Procesy w firmie, wstęp do BPM - Manage or Die Inspirations

Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

PROCESY W PROCESY W

FIRMIEFIRMIE


inspirations


Co to są procesy ?


inspirations


W formie ogólnej…

Proces – uporządkowany w czasie ciąg zmian i stanów zachodzących po

sobie. Nośnikiem każdego procesu jest zawsze w

efekcie jakiś system fizyczny.

Każdy kolejny stan/zmiana systemu spowodowana jest przez stan/zmianę poprzednią albo przez oddziaływanie zewnętrzne na system.

Źródło: http://pl.wikipedia.org/wiki/Proces


inspirations


W biznesie…

Proces biznesowy to zaplanowany przebieg działań mający na celu uzyskiwanie

określonych rezultatów.

Przebieg procesu jest najczęściej określany przez spisaną procedurę biznesową lub słowne

ustalenia kierownictwa.

Źródło: Portal Zarządzania http://biznet.gotdns.org/index.php?title=Proces_biznesowy


inspirations


W biznesie…

Procedury, instrukcje, zasady itd.

PROCES XDziałanie

ADziałanie

BDziałanie

C

Wejście

Właściciel procesu

Klient procesu

Wyjście

Zdarzenie

kończące proces

Zdarzenie rozpoczynają

ce proces


inspirations


Czyli co to

dokładnie

oznacza ?


inspirations


…że procesy są wszędzie…

…w każdym obszarze funkcjonowania firmy.

Wszystko co robimy każdego dnia, każde kolejne, nasze działanie, zmiana systemu

spowodowana jest przez nasze działanie, zmianę poprzednią albo

przez oddziaływanie zewnętrzne na firmę, dział, na nas…


inspirations


…Często termin „podejście procesowe” traktowany jest

jedynie jako hasło.

Niejednokrotnie jest wykorzystany przy tym, jako argument dla budowania systemu zarządzania jakością w sposób dość dowolny, a

czasem chaotyczny…


inspirations


Zarząd

Dział Sprzedaży i Marketingu

Dział Finansów

…Dział

ProdukcjiDział

Personalny

Specjalizacja w ramach swojej funkcji

W wielu firmach na organizację patrzy się z perspektywy

realizowanych funkcji.

Organizacja funkcjonalna


inspirations


W tym spojrzeniu na organizację stosowane jest podejście hierarchiczne, oparte na delegacji poleceń i kontroli.

Członkowie organizacji przypisani są do określonych funkcji,

a przedsiębiorstwo traktowane jest jak zbiór funkcji.

Organizacja funkcjonalna


inspirations



inspirations


Zarząd

Dział Sprzedaży i Marketingu

Dział Personalny

Dział Finansów

Dział Produkcji

…

Proces - sprzedaż towarów i usług

Proces – zatrudnienie pracownika na produkcję

Proces CProces - windykacja należności

Organizacja funkcjonalna, a procesy


inspirations


Przedsiębiorstwo jest przede wszystkim zbiorem powiązanych ze sobą czynności / działań / procesów, które przenikają poprzez funkcjonalną strukturę organizacyjną.



inspirations


Każdy dział, każda jednostka, każda

funkcja mają inne cele i zadania, ale

łączy je dostarczanie produktów,

usług i informacji klientom

(w firmie i poza nią).



inspirations


W działaniach firmy można

bazować na doświadczeniu,

intuicji, stosować metodę

„prób i błędów”,

jednak najbardziej

efektywne jest

systematyczne,

kompleksowe podejście

do tematu.


inspirations


Taką metodą jest właśnie

podejście

procesowe.


inspirations


To dlaczego firmy tego nie robią ?


inspirations


Odpowiedź jest prosta:

Bo to trudne…


inspirations


Podejście procesowe powinno stanowić

podstawę tworzenia systemów zarządzania

jakością (zgodnych z wymaganiami

ISO) oraz Total Quality Management –

Kompleksowego Zarządzania jakością.


inspirations


Podejście procesowe przede

wszystkim umożliwia

rzetelną analizę

działalności organizacji

oraz umożliwia

konstruowanie systemu

zarządzania jakością

w organizacji.

Tym samym wpływa

na ciągłe

doskonalenie

funkcjonowania firmy.


inspirations


Działając zgodnie z

procesami, procedurami i

zarządzając nimi możemy

doprowadzić np. do

obniżenia kosztów,

zwiększenia przychodów,

uzyskania większej

satysfakcji klientów…


inspirations


To wszystko przekłada się na

wzrastającą

efektywność naszego

biznesu.


inspirations


Warto także przeanalizować jak wyglądają poszczególne fazy dojrzałości procesowej firmy.

Faza zerowa

Faza inicjatyw

procesowych

Faza zarządzania

procesami

Faza procesowej

struktury

organizacyjn

ej.

1

2

3

4


inspirations


W fazie zerowej procesy są niewidzialne.

Inaczej mówiąc, istnieją, ale nikt ich nie dostrzega.

Paradoks ten jest łatwy do wytłumaczenia. Firma w tej fazie koncentruje się na swojej

strukturze organizacyjnej, nawiasem mówiąc funkcjonalnej.

Struktura ta sankcjonuje i wzmacnia hierarchię podziału pracy oraz związane z

nią uprawnienia i zakresy odpowiedzialności w wymiarze pionowym.

Źródło: Portal Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. Gruchman

Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy

Faza zerowa


inspirations


Faza zerowa



W poszczególnych pionach znajdują się pracownicy, którym dobrze pracuje się razem, ze względu

na wspólne zadania, kwalifikacje i doświadczenia. Kierownicy natomiast koncentrują się

na zarządzaniu ich działaniami. Gorzej ze współpracą,

która przekracza granice pionów funkcjonalnych.

Odpowiedzialność za koordynację i integrację unosi się do góry, aż do szczebla Prezesa firmy.


inspirations


Jak wiadomo, procesy to ciągi skoordynowanych

działań zlokalizowanych w różnych miejscach.

Działania takie wykonywane są w każdej firmie. W fazie

pierwszej nie są one natomiast całościowo

postrzegane i zarządzane w sensie

operacyjnym.

Faza zerowa




inspirations


Przekleństwem firmy funkcjonalnej jest nieuchronna

specjalizacja. W przypadku kadry

kierowniczej, znajomość zarządzanego obszaru zaczyna

się i kończy zazwyczaj na granicy podległej jednostki

organizacyjnej. Jest to zresztą znajomość ogólna, co jest

całkowicie zrozumiałe i usprawiedliwione. Im

niżej w hierarchii organizacyjnej, tym większa

znajomość szczegółów, ale tym węższe z kolei pole widzenia.

Faza zerowa

Źródło: Portal Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. GruchmanModel PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy

Mój Dział.

Moja

twierdza.


inspirations


„Prowadziłem kiedyś analizę procesów w dużej firmie

produkcyjnej, międzynarodowej zresztą, na poziomie przepływów informacji.

W jednym z działów zapytałem o pochodzenie pewnego dokumentu.

„Ten dokument otrzymuję od Pani Katarzyny.” Czym zajmuje się Pani Katarzyna ? „Nie wiem, to nie moja sprawa.”

W jakim dziale pracuje Pani Katarzyna ? „Drugie piętro, trzecie drzwi po lewej stronie”.

Co się dzieje z przygotowywanym dokumentem ? „Zanoszę go do Pana Tomasza”.

Reszty pytań i odpowiedzi nie muszę dalej cytować”.

dr Grzegorz B. Gruchmandr Grzegorz B. Gruchman

Faza zerowa

Źródło: Portal Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. GruchmanModel PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy


inspirations


W fazie drugiej procesy są już widoczne. Jest to właściwie jedyna istotna różnica pomiędzy tą fazą i poprzednią.

Nadal obowiązuje ta sama tradycyjna struktura organizacyjna. Pojawiają się natomiast mapy procesów biznesowych, opracowane przy okazji jakiegoś przedsięwzięcia. Przedsięwzięciem tym może być: ·przygotowanie do wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego·wdrożenie systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO·reorganizacja (przeprojektowanie) procesu biznesowego

Faza inicjatyw procesowych




inspirations


Warunkiem przejścia z fazy pierwszej do drugiej jest odpowiedni zakres map procesów.

Muszą one obejmować wszystkie procesy firmy lub przynajmniej te, które uznawane są

za kluczowe. Z map tych powinny wynikać poziome powiązania

i zależności działań w różnych, wyodrębnionych organizacyjnie

obszarach firmy. Dzięki mapom o takim właśnie zakresie w firmie

zaczyna rozwijać się świadomość i znajomość owych powiązań.

Faza inicjatyw procesowychŹródło: Portal www.gruchman.pl Źródło: Portal www.gruchman.pl

Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. GruchmanModel PDF czyli Procesowa Dojrzałość

Firmy

Źródło: Portal www.gruchman.pl Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. Gruchman



inspirations


Faza zarządzania procesami

W trzeciej fazie wszystkie procesy firmy są zinwentaryzowane i

opisane. Opisy procesów – co bardzo ważne – są na bieżąco aktualizowane. Słowo

„proces” znajduje się na ustach wszystkich pracowników.

Świadomość i praktyczna znajomość zależności działań w firmie jest powszechna. Przede wszystkim jednak, w fazie tej pojawiają się

osoby odpowiedzialne za procesy, zwane popularnie ich właścicielami lub liderami. Nazwa nie ma zresztą

większego znaczenia, ponieważ najważniejsza jest przydzielona

owym osobom odpowiedzialność. Dotyczy ona przede wszystkim

ciągłego doskonalenia i rozwoju procesów.




inspirations


Związane z procesami role lub nawet stanowiska organizacyjne są jednak same z siebie mało

skuteczne. Jak wynika z nazwy, zarządzanie procesami wymaga planowania,

organizowania, motywowania i kontroli działań wchodzących w ich skład.

Firma w której procesy są naprawdę zarządzane posiada:

·system wskaźników mierzących skuteczność procesów

·system motywacyjny, wiążący wynagrodzenie z efektywnością procesów

·środki zbierania i przetwarzania informacji o efektywności procesów





inspirations


Kolejność elementów firmy w trzeciej fazie dojrzałości nie jest przypadkowa.

Za zarządzanie czymkolwiek musi być ktoś odpowiedzialny.

Bez mierzenia nie ma zarządzania i realizacji. Wreszcie, do kontroli zjawisk za które jest się

odpowiedzialnym, potrzebne są informacje. W dzisiejszych czasach oznacza to

automatycznie odpowiednie oprogramowanie.





inspirations


W firmie zarządzającej swoimi procesami wszystkie wymienione elementy integrują

stosowne procedury planistyczne, realizacyjne i kontrolne, ujęte w tzw. regulaminie

organizacyjnym. Bardzo ważnym składnikiem firmy w owej fazie jest także odpowiednia kultura organizacyjna.

Bez wartości i postaw zachęcających do zmian, uczenia się i pracy zespołowej, formalne

elementy zarządzania procesami są równie pożyteczne jak niedźwiedzie w objęciach

zimowego snu.





inspirations


Firma w ostatniej fazie zarządza swoimi procesami z takim samym

entuzjazmem, jak w poprzedniej. Instytucjonalizacja

procesów osiąga natomiast jeszcze wyższy poziom.

W wymiarze pionowym nadal rządzą dyrektorzy pionów funkcjonalnych.

W wymiarze poziomym natomiast rządzą dyrektorzy

procesów. W konsekwencji, procesy biznesowe są co najmniej tak samo ważne, jak

działy i komórki organizacyjne.Słowo „rządzą” jest użyte

nieprzypadkowo. W firmie o procesowej strukturze

organizacyjnej dochodzi do rozdzielenia zarządzania ludźmi i

wykonywaną przez nich pracą.

Faza procesowej struktury organizacyjnej




inspirations


Sankcjonują to rozdzielne stanowiska organizacyjne oraz przydzielone im zakresy

odpowiedzialności i niezbędna władza. Tak jest, władza w sensie możliwości wydawania poleceń

służbowych oraz nagradzania i karania zależnie od wyników.

Władza kierownicza w wymiarze pionowym jest wyraźnie

zmniejszona i koncentruje się na rozwoju umiejętności pracowników, alokacji zadań i realizacji cząstkowych

wskaźników dla procesów. Władza kierownicza w wymiarze poziomym związana jest natomiast z realizacją wskaźników dla całych procesów

oraz ich doskonaleniem.





inspirations


Wspomniane rozdzielenie zarządzania ludźmi i procesami jest związane z daleko idącymi zmianami strukturalnymi oraz zmianami w

systemach motywacyjnych, budżetowania i kontrolingu.

Tak rozumiana struktura procesowa jest podejrzanie bliska macierzowej, ma więc w zasadzie taki sam

bagaż zalet, jak i balast wad.

Z technicznego punktu widzenia, wprowadzenie procesowej struktury organizacyjnej umożliwiają

zintegrowane systemy informatyczne i inne technologie. Podstawową przeszkodą są natomiast

problemy ludzkie związane z niezbędnymi zmianami.

Łagodnie mówiąc, mało kto lubi dzielić się władzą.


Źró

dło

: Porta

l ww

w.g

ruch

man

.pl

Źró

dło

: Porta

l ww

w.g

ruch

man

.pl

Dr G

rzeg

orz B

. Gru

chm

an

Dr G

rzeg

orz B

. Gru

chm

an

Mod

el P

DF

czyli Pro

ceso

wa D

ojrza

łość

Firm

y


inspirations


Gotowi na rozwijające zmiany ?

Na procesy marsz


inspirations


W prezentacji wykorzystano fragmenty opracowań z Portal’u www.gruchman.pl Portal’u www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. Gruchman


Zdjęcia i ilustracje: www.istockphoto.com, www.microsoft.com

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła.

Procesy w firmie, wstęp do BPM - Manage or Die Inspirations

Leadership & Management

Transcript of Procesy w firmie, wstęp do BPM - Manage or Die Inspirations