Zarządzanie procesami - Cele, metodyka, role... - Manage or Die Inspirations

inspirations

Opracował: Łukasz Koster

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die

ZARZĄDZANIE PROCESAMI

- cele, metodyka, role…

PR

OS

TO

O T

RU

DN

YC

H S

PR

AW

AC

H…

inspirations


inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die 2

„Restrukturyzacje i działania naprawcze nie przynoszą często oczekiwanych efektów,

ponieważ firmy nie dostrzegają, że problemy tkwią w rozczłonkowaniu logicznych,

kompleksowych procesów między różne, wyspecjalizowane działy funkcjonalne.”

Renata Gabryelczyk, ARIS w modelowaniu procesów biznesu. , Difin, Warszawa 2006

inspirations


inspirations


Co to jest

proces?

inspirations


inspirations


Co to jest proces?

Proces biznesowy lub metoda biznesowa – seria powiązanych ze sobą działań

lub zadań, które rozwiązują określony

problem firmy lub prowadzą do osiągnięcia określonego

efektu.

Źródło: Wikipedia : http://pl.wikipedia.org/wiki/Proces_biznesowy

inspirations


inspirations


Typy procesów biznesowych

Typy procesów biznesowych:

- Proces zarządczy, który kieruje działaniem systemu. Typowym przykładem może być proces zarządzania przedsiębiorstwem lub zarządzania strategicznego, np. w firmie XXX: Zarządzanie finansami, Planowanie budżetu, Zarządzanie personelem, Zarządzanie Jakością i Środowiskiem.

- Proces operacyjny, który stanowi istotę biznesu i jest pierwotnym źródłem wartości dodanej, np. w firmie XXX: Zarządzanie Produkcją.

-Proces pomocniczy, który wspiera procesy główne, np. w firmie XXX: Utrzymanie infrastruktury, Zarządzanie nieruchomościami, Zarządzanie zakupami, Zarządzanie marketingiem..


inspirations


inspirations


Co to jest proces?

Proces biznesowy wynika z potrzeb klientów, a jego wynikiem jest zaspokojenie tych

potrzeb. W organizacji zorientowanej procesowo powinny przełamywać bariery jednostek

organizacyjnych i zapobiegać funkcjonalnym silosom


inspirations


inspirations


Co to jest proces?

Wymagane cechy procesu biznesowego:

Definiowalność:Definiowalność: Proces musi mieć jasno zdefiniowane granice, wejście i wyjście.

Porządek:Porządek: Proces musi składać się z działań uporządkowanych według ich usytuowania w czasie i przestrzeni.

Klient:Klient: Musi być świadomy odbiorca rezultatów procesu.Zwiększanie wartości: Zwiększanie wartości: Transformacja w trakcie procesu musi dawać odbiorcy

dodatkową wartość (wyższą niż na wejściu).Osadzenie: Osadzenie: Proces nie może egzystować samodzielnie - musi być wbudowany w

strukturę organizacyjną.Wielofunkcyjność: Wielofunkcyjność: Proces może, ale niekoniecznie musi, obejmować wiele

funkcji.Właściciel procesu: Właściciel procesu: Osoba odpowiedzialna za jego działanie i ciągłe ulepszanie.

inspirations


inspirations


„Wewnątrz organizacji tylko trzy zjawiska występują naturalnie: spory, chaos i

nieefektywność – cała reszta wymaga przywództwa” i zorganizowanego

uporządkowania.(A.S.)

Peter Drucker

inspirations


inspirations


Co to znaczy zarządzać procesami?

Zarządzać procesami, znaczy lepiej rozumieć

funkcjonowanie organizacji.

inspirations


inspirations


Jakie cele stawiamy przed zarządzaniem procesami?

Cele zarządzania procesami

inspirations


inspirations


Cele zarządzania procesami

1. Skrócenie czasu realizacji czynności/zadań.

2. Redukcja kosztów funkcjonowania firmy.

3. Zapewnienie powtarzalności realizacji zadań.

4. Poprawa efektywności i jakości pracy i jej efektów.

5. Wzrost produktywności pracowników.

6. Wzmocnienie przewagi konkurencyjnej firmy.

inspirations


inspirations


Jakie cele stawiamy przed

metodyką procesową

dla poprawy funkcjonowania

organizacji?

Cele metodyki procesowej

inspirations


inspirations



1. Usprawnienie komunikacji wewnątrz Firmy XXX.

2. Identyfikacja parametrów procesu i ich monitorowanie w celu kontroli efektywności procesu.

3. Ujednolicenie sposobu identyfikacji i opisu procesów oraz obszarów biznesowych funkcjonujących w Firmie XXX.

4. Pełna dokumentacja procesów – wiedza zostaje w firmie.

inspirations


inspirations


5. Dostarczenie wiedzy o tym, za co odpowiadają Działy, Obszary w Firmie XXX.

6. Przypisanie odpowiedzialności za role w procesach.

7. Sprawniejszy dostęp do regulacji obowiązujących w Firmie XXX – przypisanie ich do poszczególnych obszarów/procesów.

8. Stworzenie centralnej bazy wiedzy o procesach i obszarach odpowiedzialności - rejestru.


inspirations


inspirations


Co zarządzanie procesami i stosowanie metodyki

procesowej oznacza dla mnie?

Ja i procesy

inspirations


inspirations


Ja i procesy

1. Lepsza kontrola nad podległymi procesami (wiem za co odpowiadam, wiem jak mierzyć moją pracę i ją monitorować).

2. Jasne zasady odpowiedzialności i uprawnień (wiem kto jest właścicielem procesu, wiem kto jest jego klientem, wiem do kogo się zwrócić w razie występujących problemów).

inspirations


inspirations


3. Znajomość w którym miejscu kończy się jeden proces, a zaczyna drugi (wiem gdzie mogą wystąpić konflikty i zawczasu je eliminować).

4. Posługujemy się tym samym językiem – jednakowe rozumienie zdefiniowanych pojęć i określeń.

Ja i procesy

inspirations


inspirations


Samo opracowanie

metodyki i logiki zarządzania procesami, to nie wszystko.

W procesach kluczową rolę odgrywają ludzie i to oni decydują o ostatecznym kształcie procesu.

inspirations


inspirations


Jasne określenie kompetencji

i odpowiedzialności w procesach, sprawia, że funkcjonowanie procesów staje się

przejrzyste i efektywne.

Role w procesie

inspirations


inspirations


Kluczowe role w procesie:

1. Właściciel procesu.

2. Klient procesu.

3. Uczestnik procesu.

Role w procesie

inspirations


inspirations


Rola Właściciela procesu

- Odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie i efekty procesu, monitorowane poprzez system wskaźników, wyznacza cele i role w procesie,

- Posiada uprawnienia do koordynowania jego realizacji z wykorzystaniem wszystkich zasobów przypisanych do procesu,

- Ma za zadanie w zakresie przydzielonych uprawnień, do podejmowania działań optymalizacyjnych, które wpływają na poprawę efektywności procesu.

inspirations


inspirations


Rola Klienta procesu

- Jest odbiorcą końcowym celów, efektów i wyników procesu,

- Określa wymagania dotyczące produktów/efektów procesu,

- Ma uprawnienia do angażowania się w tworzenie i rozwijanie produktów/efektów procesu,

- Oczekuje na produkty procesu w określonym terminie i jakości.

inspirations


inspirations


Rola Klienta procesu

Wyróżniamy klienta wewnętrznego i zewnętrznego:

- Wewnętrzny – inny Dział, Wydział lub pojedyńcza osoba, która oczekuje na produkt procesu, stanowiącego pewien etap przy realizacji procesu na rzecz klienta zewnętrznego,

- Zewnętrzny – inny podmiot gospodarczy dla którego realizowany jest proces w celu osiągnięcia przychodu lub realizacji wymagań prawnych np. Urząd skarbowy, itp.

inspirations


inspirations


Rola Uczestnika procesu

- Osoba/jednostka organizacyjna współrealizująca proces lub wykonująca jeden z jego etapów.

- Odpowiada za realizację zdefiniowanych i przypisanych do niego czynności w procesie

inspirations


inspirations


Rola Uczestnika procesu

Wyróżniamy uczestnika wewnętrznego i zewnętrznego:

- Wewnętrzny – inny Dział, Wydział lub pojedyncza osoba, która współrealizuje proces lub jego część,

- Zewnętrzny – inny podmiot gospodarczy, instytucja itp. która bierze udział przy współrealizacji procesu lub jego części. (poddostawca, jednostka badawcza).

inspirations


inspirations


Jakie są pozostałe,

kluczowe

elementy w procesie?

Kluczowe elementy procesu

inspirations


inspirations


- Cel procesu/produkt procesu

- Wejście/Wyjście do/z procesu

- Procesy powiązane (punkty styku)

- Wskaźniki, mierniki procesu

- Dokumenty regulujące proces

Kluczowe elementy procesu

inspirations


inspirations


Jak ustalić i wyznaczyć cel procesu?

- Cel procesu - to efekt, który ma zostać zrealizowany w czasie przebiegu procesu,

- Cel powinien być mierzalny i rozumiany przez wszystkich uczestników procesu.

inspirations


inspirations


Jak zidentyfikować produkty procesu?

- Produkt procesu jest efektem końcowym zrealizowanego procesu,

- W procesie może być określony jeden produkt główny (np. komplet dokumentacji lub rozliczona usługa), można również zidentyfikować kilka produktów, jeżeli chcemy wyodrębnić poszczególne elementy. (np. pojedynczy dokument, faktura itp.)

inspirations


inspirations


Jak określić co jest wejściem do procesu, a co wyjściem z niego?

- Należy ustalić jaka czynność, działanie, dokument a nawet cały inny proces, rozpoczyna, a co kończy proces,

- Elementem wejścia do procesu mogą być także, wszystkie zasoby używane w czasie realizacji procesu

inspirations


inspirations


- Elementem wyjścia z procesu najczęściej określany jest produkt procesu.

- Zarówno elementów wejścia jak i wyjścia z procesu, może być kilka.

Jak określić co jest wejściem do procesu, a co wyjściem z niego?

inspirations


inspirations


Co to jest proces powiązany i punkt styku oraz dlaczego identyfikacja tego jest taka ważna?

Zarząd

Dział Sprzedaży i Marketingu

Dział Personalny

Dział Finansów

Dział Produkcji

Spółki zależne

Proces - sprzedaż towarów i usług

Proces – zatrudnienie pracownika na produkcję

Proces CProces - windykacja należności

PUNKTY STYKU

inspirations


inspirations


- Proces powiązany jest to proces, który poprzedza rozpoczęcie analizowanego procesu (stanowi wejście do niego) jest jego następstwem (stanowi wyjście z niego), lub taki, który oddziałuje na niego w trakcie funkcjonowania (procesy wspomagające)


inspirations


inspirations


- Punktami styku w procesie mogą być osoby, zasoby, dokumenty lub czynności, którymi przenikają się dwa procesy lub realizowane są jeden po drugim,

- Na punktach styku najczęściej dochodzi do nieefektywności, konfliktów, i niewystarczająco sprecyzowanych granic odpowiedzialności itp.


inspirations


inspirations


Co to są wskaźniki i mierniki procesu i jak mierzyć?

- Są parametrami procesu, które pozwalają na ocenę skuteczności i efektywności procesu,

- Mierzenie procesu za pomocą wielkości takich jak: czas, koszt, ilość czy jakość, pomaga szybciej reagować na zakłócenia w procesie i je efektywniej modyfikować.

inspirations


inspirations


Koszt

Jakość

Czas

Optymalne parametry procesu

Trójkąt ograniczeń w procesie monitorowania procesu

inspirations


inspirations


O czym należy pamiętać, wykorzystując dane z monitorowania parametrów

procesu?

inspirations


inspirations


Jakość

CzasKoszt

Załóżmy, że chcemy skrócić czas trwania procesu:

Rosną koszty i spada jakość

inspirations


inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem podania źródła - FRM Manage or Die

Wzrasta czas i spada jakość

Czas

Jakość

Koszt

39

Załóżmy, że chcemy zmniejszyć koszty funkcjonowania procesu:

inspirations


inspirations


A co, jeśli chcemy poprawić jakość procesu?

Wzrasta koszt i czas

Koszt

Jakość

Czas

inspirations


inspirations


Jak je dobierać i gromadzić?

- W celu zapewnienia prawidłowej kontroli nad parametrami procesu, należy wyznaczyć kilka wskaźników i mierników, najlepiej opisujących charakterystyczne wielkości dla procesu,

- Wyznaczony wskaźnik lub miernik musi być rejestrowany, zapisywany ręcznie lub automatycznie, (cykliczne raportowanie wskaźników)

inspirations


inspirations


- Należy stworzyć czytelną formę ich prezentacji (wykresy, tabele),

- Zapewnić regularny monitoring oraz dostęp do archiwalnych zapisów, celem możliwości odniesienia się przy porównywaniu wyników.

Jak je dobierać i gromadzić?

inspirations


inspirations


Co to są dokumenty regulujące proces?

Wszystkie uregulowania prawne wewnętrzne i zewnętrzne, na podstawie których może lub musi

funkcjonować proces.

Mogą to być: procedury, instrukcje, regulaminy, zarządzenia wewnętrzne/zewnętrzne, akty prawne,

decyzje, pozwolenia itp..

inspirations


inspirations


Czy ustalenie tych, wszystkich elementów jest wystarczające?

inspirations


inspirations


Procesami trzeba zarządzać na bieżąco,

czyli

należy określić nieefektywności występujące w poszczególnych etapach procesu i być przygotowanym

na ich eliminację.

Ponadto ważną kwestią jest zidentyfikowanie kluczowych ryzyk i czynników wpływających na możliwość modyfikacji

procesu.

inspirations


inspirations


Jakie narzędzia wspomagają

metodykę procesową?

inspirations


inspirations


- Standard zarządzania projektami oraz zarządzania ryzykiem.

- Systemy do zbierania danych o parametrach procesu – prezentacja wskaźników procesu.

- Opracowany standard procesowy zawierający m.in. Kartę obszaru, procesu, schemat zadań, mapę procesu, formatkę dokumentu regulującego proces.

Narzędzia wspierające zarządzanie procesami

inspirations


inspirations


Karta obszaru – charakteryzuje wybrany obszar ze struktury organizacyjnej, zawiera zakres zadań i

uprawnień oraz identyfikuje funkcjonujące w nim procesy

Karta procesu – opisuje wszystkie najważniejsze kluczowe elementy procesu

Co to jest karta obszaru i procesu?

Karta obszaru i procesu

inspirations


inspirations


Jest to graficzne przedstawienie przebiegu procesu wraz z czynnościami, występujących dokumentów na poszczególnych etapach oraz powiązań między

procesami.

Może stanowić element uzupełniający do dokumentu regulującego proces.

Co to jest mapa procesu i do czego służy?

Mapa procesu

inspirations


inspirations


Co to jest system do zbierania danych o parametrach procesu ?

Wykorzystanie dostępnych narzędzi informatycznych do gromadzenia szczegółowych

danych z procesu oraz możliwość prezentacji wyników.

Zarządzanie danymi

inspirations


inspirations


Czego się dowiedzieliście?1. Co to jest proces.

2. Po co nam wiedza na temat procesów

3. Jak EPPIDO wspiera zarządzanie procesami.

4. Jakie są jego kluczowe elementy i jak je definiować.

5. Jakie korzyści dla każdego uczestnika procesu daje podejście procesowe.

Podsumowanie

inspirations


inspirations


Zdjęcia i ilustracje: www.microsoft.com

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem

zacytowania źródła.

Zarządzanie procesami - Cele, metodyka, role... - Manage or Die Inspirations

Leadership & Management

Transcript of Zarządzanie procesami - Cele, metodyka, role... - Manage or Die Inspirations