Zarz dzanie zasobami ludzkimi 341[02].Z3 · Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu...

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

MINISTERSTWO EDUKACJI i NAUKI

Halina Zwolska

Zarządzanie zasobami ludzkimi 341[02].Z3.02

Poradnik dla ucznia

Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy Radom 2005

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 1

Recenzenci: mgr Małgorzata Sienna, mgr Renata Zmysłowska Opracowanie redakcyjne: mgr inż. Katarzyna Maćkowska Konsultacja: mgr Andrzej Zych Korekta: mgr Joanna Fundowicz

Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 341[02].Z3.02. Zarządzanie zasobami ludzkimi zawartego w programie nauczania dla zawodu technik ekonomista.

Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2005


SPIS TREŚCI 1. Wprowadzenie 32. Wymagania wstępne 43. Cele kształcenia 54. Materiał nauczania 6

4.1. Istota i cele polityki personalnej przedsiębiorstwa 4.1.1. Materiał nauczania 4.1.2. Pytania sprawdzające 4.1.3. Ćwiczenia 4.1.4. Sprawdzian postępów

66889

4.2. Proces planowania zatrudnienia 4.2.1. Materiał nauczania 4.2.2. Pytania sprawdzające 4.2.3. Ćwiczenia 4.2.4. Sprawdzian postępów

1010121213

4.3. Rekrutacja i selekcja kandydatów do pracy 4.3.1. Materiał nauczania 4.3.2. Pytania sprawdzające 4.3.3. Ćwiczenia 4.3.4. Sprawdzian postępów

1414151618

4.4. Analiza stanu, struktury i płynności zatrudnienia 4.4.1. Materiał nauczania 4.4.2. Pytania sprawdzające 4.4.3. Ćwiczenia 4.4.4. Sprawdzian postępów

1919212122

4.5. Stosunki międzyludzkie w grupie 4.5.1. Materiał nauczania 4.5.2. Pytania sprawdzające 4.5.3. Ćwiczenia 4.5.4. Sprawdzian postępów

2323232424

4.6. Sporządzanie pism w sprawach osobowych 4.6.1. Materiał nauczania 4.6.2. Pytania sprawdzające 4.6.3. Ćwiczenia 4.6.4. Sprawdzian postępów

2525282829

4.7. Prowadzenie dokumentacji kadrowej 4.7.1. Materiał nauczania 4.7.2. Pytania sprawdzające 4.7.3. Ćwiczenia 4.7.4. Sprawdzian postępów

3030323236

4.8. Doradztwo kadrowe 4.8.1. Materiał nauczania 4.8.2. Pytania sprawdzające 4.8.3. Ćwiczenia 4.8.4. Sprawdzian postępów

3737383839

5. Sprawdzian osiągnięć 406. Literatura 44


1. WPROWADZENIE Poradnik będzie Ci pomocny w przyswajaniu wiedzy z zakresu zarządzania zasobami

ludzkimi, a w szczególności planowania zatrudnienia, analizy struktury zatrudnienia, rekrutacji pracowników, zarządzania działem personalnym, sporządzania dokumentacji kadrowej oraz prowadzenia dokumentacji kadrowej w przedsiębiorstwie.

W poradniku zamieszczono: − wykaz umiejętności, jakie powinieneś mieć już ukształtowane, aby bez problemów

korzystać z poradnika, − wykaz umiejętności, jakie ukształtujesz podczas pracy z tym poradnikiem, − materiał nauczania, czyli wiadomości teoretyczne niezbędne do opanowania treści

jednostki modułowej, − zestawy pytań, które pomogą Ci sprawdzić, czy już opanowałeś podane treści, − ćwiczenia, które mają na celu wykształcenie Twoich umiejętności praktycznych, − sprawdzian postępów, czyli przykładowy zestaw zadań i pytań, który umożliwi Ci

sprawdzenie poziomu wiedzy po wykonaniu ćwiczeń. Pozytywny wynik sprawdzianu potwierdzi, że dobrze pracowałeś podczas lekcji i że nabrałeś wiedzy i umiejętności z zakresu tej jednostki modułowej,

− sprawdzian osiągnięć, który posłuży nauczycielowi do przeprowadzenia sprawdzianu poziomu przyswojonych przez Ciebie wiadomości i ukształtowanych umiejętności,

− wykaz literatury, z jakiej możesz korzystać podczas nauki. W materiale nauczania zostały omówione zagadnienia dotyczące treści z obszaru

zarządzania zasobami ludzkimi, w tym: polityka personalna przedsiębiorstwa, metody rekrutacji pracowników, analiza płynności zatrudnienia, stosunki międzyludzkie, dokumentacja kadrowa.

Z rozdziałem Pytania sprawdzające możesz zapoznać się: − przed przystąpieniem do rozdziału Materiał nauczania – poznając przy tej okazji

wymagania wynikające z potrzeb zawodu, a po przyswojeniu wskazanych treści, odpowiadając na te pytania sprawdzisz stan swojej gotowości do wykonywania ćwiczeń,

− po zapoznaniu się z rozdziałem Materiał nauczania, aby sprawdzić stan swojej wiedzy, która będzie Ci potrzebna do wykonywania ćwiczeń. Kolejnym etapem poznawania zagadnień z dziedziny zarządzania zasobami ludzkimi

będzie wykonywanie ćwiczeń, których celem jest uzupełnienie i utrwalenie wiadomości. Po wykonaniu ćwiczeń sprawdź poziom swoich postępów, rozwiązując sprawdzian

postępów, zamieszczony po ćwiczeniach. W tym celu: − przeczytaj pytania i odpowiedz na nie, − podaj odpowiedź wstawiając X w odpowiednie miejsce, − zaznacz TAK, jeśli Twoja odpowiedź na pytanie jest twierdząca, − wpisz NIE, jeśli Twoja odpowiedź na pytanie jest niepoprawna.

Odpowiedzi NIE wskazują na luki w Twojej wiedzy, informują Cię również, jakich zagadnień jeszcze dobrze nie opanowałeś. Oznacza to także powrót do treści, które nie są dostatecznie opanowane.

Poznanie przez Ciebie wiadomości z dziedziny zarządzania zasobami ludzkimi będzie stanowiło dla nauczyciela podstawę przeprowadzenia sprawdzianu poziomu przyswojonych wiadomości i ukształtowanych umiejętności. W tym celu nauczyciel posłuży się Zestawem zadań testowych zawierającym: − instrukcję, w której omówiono tok postępowania podczas przeprowadzania sprawdzianu, − kartę odpowiedzi do testu, w której udzielisz odpowiedzi na zadane pytania.


2. WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej Zarządzanie zasobami ludzkimi, powinieneś umieć: − posługiwać się podstawowymi pojęciami ogólnoekonomicznymi oraz z zakresu prawa

pracy, − poszukiwać informacji w różnych źródłach, − selekcjonować, porządkować i przechowywać informacje, − korzystać z podstawowych źródeł prawa, − obsługiwać komputer na poziomie podstawowym, − współpracować w grupie, − uczestniczyć w dyskusji, prezentacji, − interpretować wyniki obliczeń działań matematycznych, − oceniać własne możliwości sprostania wymaganiom wybranego zawodu, − wykazywać się znajomością podstawowych zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.


3. CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć: − zaplanować zatrudnienie, − określić metody doboru pracowników, − zastosować obowiązujące normy zatrudnienia, − dokonać analizy struktury i płynności zatrudnienia, − scharakteryzować więzi międzyludzkie w grupach formalnych i nieformalnych, − zredagować pisma w sprawach osobowych, − sporządzić dokumentację kadrową, − wykorzystać technologię informacyjną do sporządzania dokumentacji kadrowej.


4. MATERIAŁ NAUCZANIA 4.1. Istota i cele polityki personalnej przedsiębiorstwa 4.1.1. Materiał nauczania 1. Pod pojęciem „polityka personalna” należy rozumieć tę sferę zarządzania, która polega

na świadomym formułowaniu zasad kształtowania potencjału społecznego organizacji. Na potencjał społeczny organizacji składają się kwalifikacje, motywacje i mentalność pracujących w niej ludzi.

2. Polityka personalna polega na wyznaczaniu celów związanych z kształtowaniem potencjału społecznego firmy oraz na zmierzaniu do ich realizacji w stopniu maksymalnie możliwym w istniejących uwarunkowaniach zewnętrznych i wewnętrznych.

3. Polityka personalna jest to system celów, zasad, metod i instrumentów oraz zespolonych z nimi działań, nakierowanych na kształtowanie zespołów pracowniczych, sprzyjających sprawnemu funkcjonowaniu organizacji, przy jednoczesnym spełnianiu indywidualnych potrzeb pracowników.

Istota polityki personalnej Polityka personalna przedsiębiorstwa polega na sformułowaniu własnej filozofii

zarządzania zasobami ludzkimi, określeniu długofalowej wizji pożądanego stanu oraz związanego z tym systemu działań taktycznych, który powinien zapewnić optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich, gwarantujące realizację celów istotnych dla przedsiębiorstwa w danym okresie.

Kwalifikacje zawodowe pracowników – to umiejętności i wiadomości pozwalające na sprawne wykonywanie zadań zawodowych, a także cechy umysłu i charakteru oraz stan zdrowia pracowników. To także takie cechy, jak: komunikatywność, sumienność, uczciwość, zdecydowanie, spostrzegawczość, dobra pamięć oraz wygląd zewnętrzny.

Cele polityki personalnej 1) pozyskanie odpowiednich pracowników, 2) utrzymanie pracowników w organizacji i właściwe ich wykorzystanie, 3) rozwój kwalifikacji pracowników wraz z rozwojem całej organizacji.

Zasady polityki personalnej: 1) narzucone z zewnątrz, tj. przepisy kodeksu pracy, normy prawa międzynarodowego,

podstawę tych zasad stanowi Konstytucja; 2) zasady będące rezultatem rozwoju zarządzania kadrami:

– ludzie są najważniejsi, a efektywne kierowanie nimi jest podstawą sukcesu firmy, – warunkiem sukcesu firmy jest powiązanie celów motywowania z celami i strategią

działania, – osiągnięcie integracji wysiłków pracowników na rzecz realizacji celów firmy jest

możliwe wtedy, kiedy pracownicy mają szansę realizacji własnych celów; 3) zasady, przejawiające się w codziennych kontaktach pracowników z kadrami

kierowniczymi, zawierają pewne przesłanki psychologiczne: – respektowanie osobowości pracownika, – wzajemne zaufanie i pomoc, – prawo do pomyłek, – radość z wykonywanej pracy,


– uznanie dla wysiłku i współuczestniczenie w rezultatach pracy, – współodpowiedzialność, – popieranie rozwoju.

Polityka personalna opiera się na: 1) gruntownej analizie potencjału, jakim przedsiębiorstwo dysponuje, 2) analizie wyzwań, przed jakimi przedsiębiorstwo stanie w bliższej i dalszej przyszłości, 3) wypracowanych i systematycznie stosowanych narzędziach zarządzania personelem,

takich jak: analiza stanowisk pracy, ujednolicone formy rekrutacji i selekcji, oceny pracownicze itp.

Polityka personalna obejmuje poniższe dziedziny działań w przedsiębiorstwie: 1) planowanie zasobów ludzkich (przyszłych potrzeb kadrowych) – obejmuje ocenę

potencjału, jakim przedsiębiorstwo dysponuje oraz prognozę potrzeb w najbliższej przyszłości,

2) rekrutację (nabór) – poszukiwanie kandydatów na brakujące bądź tworzone stanowiska, 3) selekcję (dobór) – przemyślany dobór osób, które najlepiej mogą wykonywać prace na

określonym stanowisku, 4) wprowadzenie do pracy – poinformowanie nowo zatrudnionych osób o zakresie

obowiązków, a jeśli zajdzie potrzeba – przeszkolenie do wykonywania swych zadań, 5) szkolenia i rozwój – definiowanie potrzeb szkoleniowych oraz przeprowadzanie szkoleń, 6) ocenę pracy – przyczynia się do wypracowania przejrzystych reguł wynagradzania, do

tworzenia możliwości awansu dla pracowników, 7) awansowanie pracowników, 8) odejście pracownika – jeśli planowanie zasobów zostało wykonane w długoterminowej

perspektywie i z uwzględnieniem możliwości odejścia pracownika, plan zasobów dostarczy odpowiedzi, jak poradzić sobie z brakiem pracownika na danym stanowisku.

Cele polityki personalnej:

1) umożliwienie kierownictwu osiągnięcia wyznaczonych celów przez zaangażowanie personelu,

2) wykorzystanie w pełni możliwości i umiejętności wszystkich zatrudnionych osób, 3) inicjowanie zaangażowania pracowników w pracę poprzez kontrolę jakości działań, 4) spajanie i integrowanie zasad polityki dotyczącej zasobów ludzkich z planami rozwoju

przedsiębiorstwa oraz wpajanie odpowiedniej kultury, 5) opracowanie spójnego zestawu zasad polityki personalnej i zatrudnienia, 6) stworzenie warunków pracy umożliwiających rozwój, nowatorstwo, pracę zespołową oraz

jakość, 7) podtrzymywanie gotowości do elastycznego działania w ramach tzw. „organizacji zdolnej

do adaptacji” oraz dążenie do jej doskonałości.

Podmioty polityki personalnej (występujące w każdej organizacji) i ich kompetencje:

1. Naczelne kierownictwo: – sprawuje nadzór nad kształtowaniem i realizacją polityki personalnej, – zleca opracowanie kompleksowego systemu polityki personalnej, – ustala kompetencje i zadania dla kierowników niższych szczebli w zakresie

zarządzania kadrami, – podejmuje decyzje co do wielkości zatrudnienia, środków na wynagrodzenia,

systemów programów szkoleniowych. 2. Kierownik komórki spraw osobowych:

– ustala wymagania, zakres odpowiedzialności dla podwładnych,


– planuje zapotrzebowanie zatrudnienia, – adaptuje i przystosowuje nowych pracowników do pracy, – odpowiada za pełne wykorzystanie kwalifikacji swoich pracowników, – formułuje wnioski o awans, podwyżkę, – odpowiada za stosunki międzyludzkie.

3. Związki zawodowe: – bronią praw i interesów pracowników w zakresie płacy i pracy, – kontrolują przestrzeganie przepisów prawa pracy.

4. Służba personalna: – wyspecjalizowana część administracji przedsiębiorstwa przygotowana do

organizowania, koordynowania i realizacji różnych przedsięwzięć kadrowych we współpracy z innymi jednostkami organizacyjnymi.

Strategia personalna

Strategia personalna określa, jacy ludzie będą potrzebni w przyszłości oraz co należy zrobić, aby ich zdobyć, jakie inwestycje w kapitał ludzki dadzą przewagę konkurencyjną.

Plany strategiczne formułowane są w następujących obszarach polityki personalnej: 1. Planowanie zasobów ludzkich. 2. Rekrutacja pracowników. 3. Rozwój pracowników (polityka szkoleń, ścieżki kariery, itp.). 4. System wynagrodzeń i system motywacyjny. 5. Zarządzanie działem personalnym. 6. Współpraca z organizacjami pracowniczymi. 4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Na czym polega istota polityki personalnej przedsiębiorstwa? 2. Jakie dziedziny działań w przedsiębiorstwie obejmuje polityka personalna? 3. Jakie są cele polityki personalnej? 4. Co rozumiesz przez pojęcie strategia personalna? 5. W jakich obszarach polityki personalnej formułowane są plany strategiczne?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Scharakteryzuj politykę personalną przedsiębiorstwa.

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) wyszukać w literaturze informacje na temat polityki personalnej, 2) zdefiniować pojęcie polityka personalna, 3) przedstawić podstawowe cele polityki personalnej, 4) przedyskutować w grupie zasady polityki personalnej.

Wyposażenie stanowiska pracy: − literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia.


Ćwiczenie 2 Wyszukaj na dowolnej stronie internetowej przykłady strategii personalnej trzech

różnych przedsiębiorstw i dokonaj ich krótkich charakterystyk w formie opisowej.


1) wyszukać na dowolnej stronie internetowej przykłady strategii personalnych trzech wybranych przedsiębiorstw,

2) przedstawić charakterystyczne cechy wybranej strategii personalnej, 3) dokonać charakterystyk strategii personalnej w formie opisowej, 4) zaprezentować rezultaty pracy na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy: − literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia, – stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu, – materiały biurowe.

4.1.4. Sprawdzian postępów

Tak Nie Czy potrafisz: 1) podać definicję polityki personalnej? 2) wymienić cele polityki personalnej przedsiębiorstwa? 3) podać definicję strategii personalnej? 4) wymienić, jakie dziedziny działań w przedsiębiorstwie

obejmuje polityka personalna? 5) wskazać, w jakich obszarach polityki personalnej są formułowane plany strategiczne? 6) podać definicję pojęcia strategia personalna?


4.2. Proces planowania zatrudnienia 4.2.1. Materiał nauczania

Planowanie zatrudnienia jest procesem, który składa się z czterech etapów: 1. planowanie dla zaspokojenia przyszłych potrzeb, tak by zapewnić rozwój

przedsiębiorstwa i realizację jego strategii, 2. planowanie dla zapewnienia równowagi w przyszłości. Zjawisko fluktuacji kadr

powoduje, że z różnych przyczyn, pracownicy odchodzą z przedsiębiorstwa, a na ich miejsce mogą być zatrudniani nowi,

3. planowanie rekrutacji, selekcji oraz redukcji. Na tym etapie planowania zatrudnienia należy określić skąd pozyskamy pracowników, jakimi metodami, jakie zostaną zastosowane procedury selekcji, kogo zwolnić, jeśli zajdzie taka potrzeba itp., mając na uwadze podaż zewnętrzną (rynek pracy) oraz wewnętrzną (pracownicy przedsiębiorstwa),

4. planowanie szkoleń zgodnie z aktualną sytuacją w zakresie popytu na pracowników i podaży potencjalnych kandydatów do pracy w przedsiębiorstwie. Realizacja powyższych etapów pozwala zaplanować odpowiednich ludzi, w

odpowiednim czasie na odpowiednich stanowiskach w przedsiębiorstwie. Planowanie zatrudnienia wymaga jednoczesnych działań w zakresie określenia przyszłego popytu (potrzeby przedsiębiorstwa w zakresie pozyskania nowych pracowników) i podaży (dostępność pracowników na rynku pracy i wewnątrz przedsiębiorstwa).

Planowanie zatrudnienia wiąże się z ustalaniem zapotrzebowania na pracowników oraz analizą możliwości zaspokajania tego zapotrzebowania. Ma ono dwa aspekty: – ilościowy: dotyczy liczby pracowników niezbędnych do realizacji działań organizacji

oraz czasu pracy, jaki będzie miał do dyspozycji pracodawca, – jakościowy: ustalenie kwalifikacji pracowników.

Cele planowania zatrudnienia: – identyfikacja przyszłych potrzeb kadrowych, czyli określenie ilu pracowników i o jakich

kwalifikacjach przedsiębiorstwo będzie potrzebowało do realizacji założonych planów, – dostosowanie wielkości i struktury zatrudnienia do przyszłych potrzeb kadrowych, – przygotowanie działań, które powinny zapewnić eliminację różnic między stanem

pożądanym a istniejącym, – lepsze wykorzystanie posiadanego potencjału pracy.

Funkcje planowania zatrudnienia: redukcja kosztów personalnych i społecznych poprzez optymalizację zatrudnienia

i eliminację niedoboru lub nadmiaru pracowników, optymalizacja poziomu wiedzy, umiejętności poprzez identyfikację potrzeb i lepsze

wykorzystanie istniejącego potencjału, określenie kompetencji ludzi niezbędnych do efektywnego funkcjonowania organizacji

teraz i w przyszłości, zachowanie stabilności i ciągłości zatrudnienia – równoważenie popytu i podaży na

pracowników o określonych kwalifikacjach, przeciwdziałanie masowym przyjęciom, grupowym zwolnieniom i znacznej fluktuacji,

właściwa alokacja kadr pomiędzy komórki organizacyjne, opracowywanie i stosowanie odpowiednich kryteriów oceny efektywności polityki

kadrowej i narzędzi pomiaru.

Korzyści z planowania zasobów ludzkich:


1. Redukcja kosztów personalnych. 2. Unikanie nadmiaru i niedoboru pracowników. 3. Optymalizacja kwalifikacji pracowników. 4. Zwiększenie elastyczności przedsiębiorstwa – lepsze przystosowanie się do zmian.

Przy planowaniu zatrudnienia w przedsiębiorstwie należy uwzględnić: 1) warunki zewnętrzne: przewidywany popyt i podaż siły roboczej, rozwój szkolnictwa

i oświaty, dostępność informacji na temat rynku pracy, ustawodawstwo, demografię siły roboczej,

2) warunki wewnętrzne: ogólny stan przedsiębiorstwa, pozycję przedsiębiorstwa na rynku, strategię działania przedsiębiorstwa, obecny stan personelu i jego płynność.

Planowanie zatrudnienia w przedsiębiorstwie obejmuje cztery podstawowe obszary: 1. Planowanie dla zaspokojenia przyszłych potrzeb (ilu ludzi i o jakich kwalifikacjach

będzie potrzebnych, aby organizacja funkcjonowała). 2. Planowanie dla zaspokojenia równowagi w przyszłości (ilu będzie przypuszczalnie nadal

pracować w przedsiębiorstwie). 3. Planowanie rekrutacji i doboru lub redukcji. 4. Planowanie i doskonalenie kadr w celu posiadania doświadczonego i kompetentnego

personelu. Proces planowania personelu składa się z następujących etapów:

1) zbieranie i analizowanie danych, przewidywanie trendów w celu opracowania prognozy podaży i popytu personelu,

2) ustalenie celów i priorytetów zarządzania potencjałem społecznym na podstawie celów strategicznych organizacji,

3) tworzenie i wdrażanie planów i programów działania w zakresie obsady, oceny, wynagrodzenia i rozwoju personelu,

4) kontrola i ocena realizacji planów i programów. Sposoby planowania zasobów pracy:

1. Prognozowanie – próba oceny przyszłych potrzeb organizacji. Polega na przewidzeniu przyszłych potrzeb kadrowych, niezbędnych do utrzymania wzrostu i wykorzystania przewidywanych możliwości przedsiębiorstwa. Podlega mu: – liczba, rodzaj, kwalifikacje ludzi w przyszłości, – zakres obowiązków do spełnienia, – rodzaj wiedzy i umiejętności potrzebnych pracowników.

2. Przegląd zasobów ludzkich – ocena istniejących zasobów organizacji. Dostarcza dwóch rodzajów informacji: – czy pracownicy organizacji mają odpowiednie kwalifikacje, – czy pracują efektywnie.

Podczas ustalania zapotrzebowania na pracowników należy określić strukturę zatrudnienia, czyli:

liczbę pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych, na których wykonywane są czynności związane z realizacją procesu technologicznego lub świadczeniem usług o charakterze materialnym,

liczbę pracowników na stanowiskach, na których wykonywane są prace pomocnicze i obsługa w zakresie niezbędnym do sprawnego przebiegu procesów produkcyjnych,

pracowników zatrudnionych na pokrewnych stanowiskach robotniczych, na których wykonywane są czynności mające charakter obsługi,

pracowników na stanowiskach nierobotniczych, czyli zajmujących stanowiska kierownicze, stanowiska specjalistów wymagające specjalistycznego przygotowania na


poziomie wyższym lub średnim, jak również stanowiska wykonawcze obejmujące czynności pomocnicze, biurowe i gospodarcze. Opracowanie planów zatrudnienia wiąże się z umiejętnością stosowania różnych technik

planowania, czy też przewidywania potrzeb. Techniki planowania:

1. Wykorzystywanie opinii osób uczestniczących w tym procesie. Polega to na wykorzystaniu opinii zainteresowanych kierowników o możliwościach i potrzebach w zakresie przyjęć, zwolnień, awansów podległych pracowników.

2. Analiza trendów. Jej istotą jest przeanalizowanie zmian w zakresie zatrudnienia w okresie kilku poprzednich lat i zidentyfikowanie tych trendów, które będą kontynuowane w przyszłości. W tego typu analizie można wykorzystać techniki statystyczne (metody korelacji).

3. Technika symulacji. Pomaga w ustaleniu, jaki model zasobów kadrowych będzie najbardziej odpowiedni w planowanym okresie. Rodzaje podstawowych planów kadrowych:

plan zatrudnienia, który określa liczbę zatrudnionych, stanowiska, jakie wymagają lub będą wymagać obsady, kwalifikacje zatrudnianych pracowników, źródła rekrutacji, metody doboru, zwolnienia pracownicze – zakres, czas, warunki,

plan doskonalenia kadr, który określa kto lub jakie grupy pracownicze powinny odbyć określony rodzaj szkolenia, rodzaje szkoleń, ich formy, metody i techniki szkoleniowe, czas trwania, terminy szkoleń, wybór dostawców, koszty szkoleń, przewidywane wyniki,

plan zastępstw określający zastępstwa na stanowisku pracy w razie odejścia, zwolnienia, przesunięcia lub czasowej nieobecności zatrudnionego,

plan rozwoju pracowników, który określa etapy kariery i jej warunki, dotyczy głównie przyszłej kadry kierowniczej i kluczowych specjalistów,

plan działań motywacyjnych obejmujący składniki materialne i niematerialne, służące oddziaływaniu na postawy i zachowania pracowników, racjonalizację wynagrodzeń i nagród, stworzenie bodźców do doskonalenia osobistego i zawodowego pracowników.

4.2.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Na czym polega proces planowania zatrudnienia? 2. Jakie są cele planowania zatrudnienia? 3. Jakie znasz funkcje planowania zatrudnienia? 4. Jakie obszary obejmuje proces planowania zatrudnienia? 5. Z jakich etapów składa się proces planowania personelu? 6. Jakie są sposoby planowania zasobów pracy? 7. Na czym polega technika planowania? 8. Jakie znasz rodzaje podstawowych planów kadrowych? 9. Jakie są grupy stanowisk pracy, które należy brać pod uwagę przy ustalaniu

zapotrzebowania na pracowników?

4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1 Uporządkuj etapy procesu planowania personelu według ich kolejności, oznacz ich

kolejność cyfrą.


Etapy w dowolnej kolejności Uporządkowane etapy procesu planowania ustalenie celów i priorytetów zarządzania potencjałem społecznym na podstawie celów strategicznych organizacji

tworzenie i wdrażanie planów i programów działania w zakresie obsady, oceny, wynagrodzenia i rozwoju personelu

kontrola i ocena realizacji planów i programów zbieranie i analizowanie danych, przewidywanie trendów w celu opracowania prognozy podaży i popytu personelu


1) wyszukać w literaturze informacje na temat planowania zatrudnienia, 2) uporządkować, wg kolejności etapy procesu planowania personelu, 3) zaprezentować rezultaty pracy na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy: − literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia, − materiały biurowe. Ćwiczenie 2

Określ grupy stanowisk pracy, jakie należy brać Twoim zdaniem pod uwagę przy ustalaniu zapotrzebowania na pracowników.


1) wyszukać w literaturze informacje na temat planowania zatrudnienia, 2) wypisać grupy pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy, 3) zaprezentować rezultaty pracy na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy: − literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia, − materiały biurowe.

4.2.4. Sprawdzian postępów Tak Nie

Czy potrafisz: 1) objaśnić proces planowania zatrudnienia?

2) wymienić cele planowania zatrudnienia?

3) opisać funkcje planowania zatrudnienia?

4) wymienić obszary, jakie obejmuje proces planowania?

5) wymienić, z jakich etapów składa się proces planowania personelu?

6) wymienić sposoby planowania zasobów pracy? 7) scharakteryzować techniki planowania?

8) wymienić rodzaje podstawowych planów kadrowych?

9) określić grupy stanowisk pracy, które należy brać pod uwagę

przy ustalaniu zapotrzebowania na pracowników?


4.3. Rekrutacja i selekcja kandydatów do pracy 4.3.1. Materiał nauczania

Rekrutacja to proces polegający na zainteresowaniu pewnej grupy kandydatów wolnym

stanowiskiem, a selekcja jest techniką wyboru nowego członka organizacji spośród dostępnych kandydatów.

Można wyodrębnić dwa źródła pokrywania potrzeb kadrowych przedsiębiorstwa, a mianowicie: wewnętrzne – pracownicy już zatrudnieni.

Rekrutacja wewnętrzna jest mniej kosztowna oraz mniej pracochłonna i pewniejsza niż na zewnętrznym rynku pracy. Pracownicy już zatrudnieni są sprawdzeni, znana jest ich wiedza, umiejętności i doświadczenie, a także siły i słabości.

zewnętrzne – w ramach rekrutacji zewnętrznej można mówić o rekrutacji szerokiej oraz segmentowej: – rekrutacja szeroka polega na kierowaniu ofert zatrudnienia na tzw. szeroki rynek pracy. Stosowane procedury są standardowe i mało skomplikowane, firmie zależy głównie na tym, aby jej wiadomość dotarła do maksymalnej liczby potencjalnych kandydatów na pracowników. Taka forma rekrutacji jest wskazana przy poszukiwaniu kandydatów na szeregowe stanowiska pracy, na przykład stanowiska bezpośrednio produkcyjne.

– rekrutacja segmentowa jest kierowana do określonego segmentu rynku pracy, tj. pewnej grupy potencjalnych kandydatów, posiadających określone kwalifikacje. Procedury stosowane w tym przypadku są bardziej rozbudowane. Oferta pracy musi trafić do takich kanałów informacyjnych, o których wiemy, że korzystają z nich interesujące nas segmenty rynku pracy: pismo specjalistyczne, określone programy radiowe, organizacje profesjonalne i naukowe, szkoły wyższe, centra zatrudnienia.

Selekcja jest nazywana końcowym etapem procesu rekrutacji. Jest to proces zbierania informacji o kandydatach na uczestników organizacji i wyboru najbardziej odpowiedniego spośród nich na dane stanowisko pracy.

Etapy selekcji kandydatów: 1. Przyjmowanie ofert kandydatów do pracy. 2. Rozmowa wstępna i analiza curriculum vitae (CV). 3. Selekcja właściwa (pozytywna lub negatywna). 4. Klasyfikacja wstępna (przydział stanowiska pracy). 5. Okres próbny – ocena procesu adaptacji do firmy. 6. Ostateczna decyzji o zatrudnieniu lub odrzuceniu kandydata.

Metody selekcji: 1. Analiza dokumentacji aplikacyjnej: CV, listy motywacyjne, świadectwa pracy oraz

dokumenty potwierdzające wymagane kwalifikacje. 2. Testy psychologiczne, czyli narzędzia służące do diagnozy potencjału kandydata w

zakresie miękkich cech i umiejętności np.: komunikatywność, asertywność, odporność na stres, funkcjonowanie interpersonalne, kontaktowość, umiejętność wywierania wpływu, kreatywność, preferowane role organizacyjne, umiejętność współpracy zespołowej.

3. Testy i ćwiczenia dotyczące kompetencji zawodowych, czyli narzędzia służące do badania kwalifikacji zawodowych kandydatów np. testy wiedzy z danego obszaru, case study - rozwiązanie konkretnego problemu w firmie, ćwiczenia dotyczące konkretnej umiejętności.


4. Gry i ćwiczenia grupowe, czyli narzędzia służące do potwierdzenia wyników uzyskanych za pomocą testów, pozwalają obserwować zachowanie kandydata w zespole. (w oparciu o assesment center).

5. Wywiady pogłębione prowadzone z udziałem ekspertów ds. zarządzania, psychologów oraz ekspertów dziedzinowych (finanse, księgowość, marketing, zarządzanie kadrami, logistyka, handel itp.).

6. Analiza i sprawdzenie referencji. Za każdym razem staramy się dotrzeć do poprzednich pracodawców naszego kandydata, w ten sposób zbierając i analizując opinie o nim.

Czytając CV należy zwrócić uwagę na: ⇒ luki i pominięcia (czasowe i logiczne), ⇒ zmiany ścieżki kariery, ⇒ częstość zmian pracy, ⇒ niespójność wykształcenie - praca, ⇒ historia zarobków, ⇒ powody odejścia z poprzedniej pracy, ⇒ przebieg kariery (poziom odpowiedzialności).

Rozmowa kwalifikacyjna jest spotkaniem potencjalnego pracownika z przyszłym pracodawcą podejmowanym w celu zebrania informacji o pracowniku, pozwalających na podjęcie decyzji o ewentualnym zatrudnieniu.

Przygotowanie do wywiadu – przykładowe pytania: ⇒ Jakiego kandydata poszukujemy na dane stanowisko? ⇒ Czy wiemy, jakie wymagania powinien spełniać kandydat? ⇒ Czego oczekujemy od kandydata? ⇒ Jakie powinien posiadać kwalifikacje? ⇒ Co możemy mu zaoferować w zamian za jego usługi?

Przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej – etapy: • informacja dla kandydata o miejscu i czasie spotkania oraz osobie rozmówcy, • przygotowanie miejsca spotkania, grafiku spotkań, • przegląd materiałów związanych z ofertą pracy (zakres obowiązków, wymagania), • przegląd dokumentów dostarczonych przez kandydata, • przygotowanie pytań oraz sposobu notowania odpowiedzi (formularz, kwestionariusz), • aranżacja przestrzeni (brak barier, ustawienie krzeseł, właściwe oświetlenie). 4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Co to jest rekrutacja i selekcja? 2. Jakie znasz źródła pokrywania potrzeb kadrowych przedsiębiorstwa? 3. Na czym polega proces selekcji kandydatów do pracy, jakie są jego etapy? 4. Jakie znasz metody selekcji? 5. Na jakie elementy (aspekty) należy zwrócić uwagę, zapoznając się z CV kandydata do

pracy? 6. Jak rozumiesz pojęcie rozmowa kwalifikacyjna? 7. Jakie znasz zasady przygotowania i przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej? 8. Jakie znasz etapy selekcji kandydatów? 9. Jakie elementy składają się na kwalifikacje zawodowe pracowników?


Kwalifikacje zawodowe

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1 Uzupełnij poniższy schemat, wpisując w puste pola słowa składające się na definicję

pojęcia kwalifikacje zawodowe.


1) wykorzystać wiedzę nabytą podczas zapoznawania się z materiałem nauczania, 2) uzupełnić schemat, 3) zaprezentować rezultaty pracy na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia, – materiały biurowe. Ćwiczenie 2

Pracodawca, współpracujący z Twoim przedsiębiorstwem zwrócił się o pomoc w znalezieniu odpowiedniej osoby na stanowisko głównego ekonomisty. Ma to być osoba z wykształceniem wyższym, znająca bardzo dobrze język angielski. Mile widziane doświadczenie w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Twoim zadaniem będzie wypisanie wszystkich możliwych źródeł rekrutacji, które powinieneś wziąć pod uwagę.


1) wykorzystać wiedzę nabytą podczas zapoznawania się z materiałem nauczania, 2) wyszukać w materiałach dydaktycznych informacje o źródłach rekrutacji, 3) wybrać źródła rekrutacji i uzasadnić wybór, 4) zaprezentować rezultaty swojej pracy.

Wyposażenie stanowiska pracy: − literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia, − materiały biurowe. Ćwiczenie 3

Zaproponuj przykłady pytań, które ułatwią sprawdzenie podczas rozmowy kwalifikacyjnej, czy dany kandydat posiada podaną poniżej cechę. Propozycje pytań wpisz do tabeli.

Cecha Propozycje pytań sprawdzających

Umiejętność pracy w grupie Łatwość nawiązywania kontaktów Dobra organizacja pracy Łatwość prowadzenia rozmów przez telefon

= + + + +


Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) wykorzystać wiedzę nabytą podczas zapoznawania się z materiałem nauczania, 2) wyszukać w materiałach dydaktycznych informacje o sposobie przeprowadzania

rozmowy kwalifikacyjnej, 3) zaproponować pytania odpowiadające danej cesze kandydata i wpisać je do tabeli, 4) zaprezentować rezultaty pracy na forum grupy.


− literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia, − materiały biurowe.

Ćwiczenie 4 Napisz krótką scenkę przedstawiającą rozmowę kwalifikacyjną, uwzględniając poniższe

założenia: – poszukiwany pracownik – sprzedawca w sklepie RTV, – rozmówcy – właściciel sklepu jako kandydat do pracy, – wymagania pracodawcy w stosunku do kandydata na to stanowisko:

znajomość technik sprzedaży, wiedza o produktach oferowanych klientom, znajomość w zakresie dokumentowania sprzedaży, umiejętność obsługi kasy fiskalnej i przyjmowania zapłaty kartą płatniczą, łatwość nawiązywania kontaktów, kultura osobista.


1) wykorzystać wiedzę nabytą podczas zapoznawania się z materiałem nauczania, 2) wyszukać w materiałach dydaktycznych informacje o sposobie przeprowadzania

rozmowy kwalifikacyjnej, 3) opracować scenariusz rozmowy, występując w roli właściciela, 4) zaprezentować rezultaty pracy na forum grupy, 5) uwzględnić uwagi grupy.


− literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia, − materiały biurowe. Ćwiczenie 5

Na podstawie przedstawionego poniżej opisu stanowiska pracy i profilu idealnego kandydata, przygotuj treść ogłoszenia prasowego dotyczącego oferty pracy dla tego stanowiska.

OPIS STANOWISKA – Specjalista ds. transportu.

ULOKOWANIE W STRUKTURZE ORGANIZACYJNEJ – Dział Transportu w pionie Dyrektora Handlowego.

CEL STANOWISKA – Administrowanie systemem planowania i kontroli środków transportu dla pełnego wykonania zleconych zadań transportowych; optymalne wykorzystanie taboru.


PODSTAWOWE ZADANIA: – wystawianie dziennych zleceń wyjazdów dla kierowców w oparciu o program

komputerowy nadzorujący stany magazynowe oraz pozwalający na koordynację przewozów,

– rozliczanie kart drogowych, w tym paliwa i godzin pracy kierowców, – zgłaszanie rezerw w wykorzystaniu taboru, w tym pustych przelotów, – planowanie napraw okresowych i doraźnych taboru.

ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI/UPRAWNIENIA: – koordynacja pracy kierowców i samochodów, – utrzymywanie współczynnika gotowości taboru na poziomie powyżej 0,9, – dotrzymywanie terminów przeglądów i remontów okresowych, – dysponowanie premią w wysokości 10% płacy zasadniczej w odniesieniu do kierowców

za nie przekroczenie limitów zużycia paliwa.


1) wykorzystać wiedzę nabytą podczas zapoznawania się z materiałem nauczania, 2) wyszukać w literaturze przedmiotu informacje o sposobie przygotowania ogłoszenia

prasowego dotyczącego oferty pracy, 3) zredagować treść ogłoszenia, 4) zaprezentować rezultaty pracy na forum grupy.




Tak Nie Czy potrafisz: 1) zdefiniować pojęcie rekrutacja, selekcja i rozmowa

kwalifikacyjna? 2) wymienić źródła pokrywania

potrzeb kadrowych przedsiębiorstwa? 3) opisać, na czym polega proces selekcji kandydatów

do pracy, jakie są jego etapy? 4) wymienić metody selekcji? 5) określić, na jakie elementy należy zwrócić uwagę,

zapoznając się z CV kandydata do pracy? 6) omówić zasady przygotowania

i przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej? 7) wymienić elementy składające się na kwalifikacje

zawodowe pracowników? 8) wymienić etapy selekcji pracowników?


4.4. Analiza stanu, struktury i płynności zatrudnienia 4.4.1. Materiał nauczania

Analiza stanu zatrudnienia ma na celu zbadanie:

1) wielkości zatrudnienia, które bada się porównując stan zatrudnienia okresu badanego ze stanem zatrudnienia okresu ubiegłego,

2) kwalifikacji pracowników, które bada się, biorąc za podstawę wykształcenie zatrudnionych pracowników w poszczególnych grupach i podgrupach,

3) stabilizacji i płynności załogi, którą bada się, biorąc pod uwagę staż pracy i wskaźnik przyjęć i zwolnień. Struktura zatrudnienia jest to układ grup osób (uwzględniający cechy demograficzne,

zawody, kwalifikacje, rodzaje wykonywanej pracy, formy wynagrodzenia) tworzących zbiorowość wszystkich zatrudnionych. O strukturze zatrudnienia stanowią proporcje między wielkościami poszczególnych grup pracowników w ogólnej liczbie zatrudnionych. Strukturę zatrudniania wyraża się najczęściej udziałem procentowym poszczególnych grup w całości zatrudnienia.

Płynność kadr, zwana również fluktuacją załogi, wyraża się w odchodzeniu z zakładu pracy jednych pracowników, a przyjmowaniu innych.

Płynność kadr może być spowodowana przyczynami obiektywnymi, do których można zaliczyć: – odejście pracowników na emeryturę lub rentę, – powołanie do służby wojskowej, – zmianę miejsca zamieszkania, – zwolnienie grupy pracowników w wyniku przerostu zatrudnienia, – zwolnienia z pracy, związane ze zmianami organizacyjnymi, produkcyjnymi i

technologicznymi, – zmniejszenie się działalności gospodarczej przedsiębiorstwa, – likwidację niektórych odcinków lub stanowisk pracy, ze względu na konieczność

dostosowania się do wymagań gospodarki rynkowej. Płynność kadr, wynikająca z inicjatywy pracownika, wyraża się najczęściej w:

– porzuceniu pracy bez wypowiedzenia, – odejściu pracownika za uprzednim wypowiedzeniem przez niego stosunku pracy.

Do najczęściej występujących przyczyn tego rodzaju fluktuacji załogi należą: 1) niewłaściwe stosunki międzyludzkie w przedsiębiorstwie, wyrażające się brakiem

życzliwości i powstawaniem częstych konfliktów w pracy, 2) błędna polityka kadrowa, polegająca m.in. na niesprawiedliwym awansowaniu

pracowników, nie stwarzaniu perspektyw awansu, braku możliwości podnoszenia kwalifikacji, kształcenia i dokształcania,

3) ciężkie warunki pracy oraz nienależyta troska o właściwy stan bezpieczeństwa i higieny pracy,

4) zmiana miejsca zamieszkania pracownika, 5) możliwość uzyskania przez pracownika lepszych warunków pracy i wynagrodzenia

w innym zakładzie pracy, 6) podjęcie przez pracownika samodzielnej działalności gospodarczej.

Ocenę poziomu płynności kadr w przedsiębiorstwie można przeprowadzić za pomocą wskaźnika przyjęć, wskaźnika zwolnień i wskaźnika wymiany kadry.

Ogólny stan zatrudnienia jest to liczba pracowników ujętych w ewidencji personalnej przedsiębiorstwa w określonym dniu.


Wskaźnik przyjęć określa udział pracowników nowo przyjętych do w ogólnym stanie zatrudnienia. Oblicza się go według wzoru:

Wp = ZPp x 100%,

gdzie: Wp – wskaźnik przyjęć, Pp – liczba przyjętych pracowników, Z – średni stan zatrudnienia.

Przykład W przedsiębiorstwie handlowym średni stan zatrudnienia w 2004 r. wynosił 1200 osób.

Obliczono go poprzez podzielenie sumy dwunastu stanów zatrudnienia na koniec poszczególnych miesięcy przez liczbę 12.

Należy obliczyć wskaźnik przyjęć przy założeniu, że w 2004 przyjęto do pracy 144 osoby.

Rozwiązanie

Wp = 1200144 = 0,12, czyli 12%

Interpretacja wyniku

Pracownicy nowo przyjęci stanowią 0,12, czyli 12% wszystkich pracowników.

Wskaźnik zwolnień określa udział pracowników zwolnionych z pracy w ogólnej liczbie zatrudnionych. Oblicza się go według wzoru:

WZP = ZPz x 100%,

gdzie: WZP – wskaźnik zwolnień, Pz – liczba zwolnionych pracowników, Z – średni stan zatrudnienia.

Przykład Średni stan zatrudnienia w przedsiębiorstwie produkcyjnym w 2004 r. wynosił 250 osób.

Należy obliczyć wskaźnik zwolnień, jeżeli wiadomo, że w 2004 r. zwolniono 30 osób.

Rozwiązanie Wzp =

25030 = 0,12, czyli 12%


Pracownicy zwolnieni stanowią 0,12, czyli 12% wszystkich pracowników.

Wskaźnik wymiany (fluktuacji) kadry przyjmuje wartości wskaźnika przyjęć lub wskaźnika zwolnień, w zależności od wartości tych dwóch wskaźników.


Przykład Należy ustalić wskaźnik wymiany, wiedząc, że w 2004 r. w przedsiębiorstwie średni stan

zatrudnienia wynosił 850 osób, zatrudnionych zostało 80 osób, a zwolnionych 120.

Rozwiązanie

Wp = 85080 = 0,09, czyli 9%

Wzp = 850120 = 0,14, czyli 14%


Ponieważ Wp < Wzp ,to wskaźnik wymiany wynosi 0,09 co stanowi 9%. 4.4.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie są cele analizy stanu zatrudnienia? 2. Na czym polega płynność kadr? 3. Jakie znasz przyczyny płynności kadr? 4. Co wyrażają wskaźniki: przyjęć, zwolnień i wymiany kadry? 5. Jaki jest wzór na obliczenie wskaźników: przyjęć, zwolnień i wymiany kadry? 6. Jakim zjawiskiem – korzystnym czy niekorzystnym – jest płynność kadr?

4.4.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1 Oblicz wskaźnik przyjęć i zwolnień przy założeniu, że w przedsiębiorstwie usługowym

średni stan zatrudnienia w 2004 r. wynosił 1500 osób. Do pracy w 2004 roku przyjęto 122 osoby, a zwolniono 135 osób.


1) wykorzystać wiadomości nabyte podczas omawiania materiału nauczania, 2) obliczyć wskaźniki przyjęć i zwolnień, 3) dokonać analizy uzyskanych wyników. Wyposażenie stanowiska pracy: − literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia, − materiały biurowe, − kalkulator. Ćwiczenie 2

Wykorzystując wyniki uzyskane jako rezultat ćwiczenia 2, ustal współczynnik wymiany kadry.



1) ustalić wskaźnik wymiany kadry, 2) dokonać analizy i interpretacji uzyskanych wyników.

Wyposażenie stanowiska pracy: − literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia, − kalkulator. Ćwiczenie 3

Określ, w którym roku wymiana pracowników była większa, jeżeli wskaźnik fluktuacji w przedsiębiorstwie „X” w 2004 roku wyniósł 0,11, a w 2003 0,12.


1) wykorzystać wiadomości nabyte podczas analizy materiału nauczania, 2) udzielić odpowiedzi na pytanie.

Wyposażenie stanowiska pracy: − literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia, − materiały biurowe, − kalkulator.


Tak Nie

Czy potrafisz: 1) określić cele analizy stanu zatrudnienia?

2) zdefiniować pojęcie płynności kadr?

3) wymienić przyczyny płynności kadr?

4) objaśnić, co wyrażają wskaźniki: przyjęć, zwolnień i wymiany kadry?

5) podać wzór na obliczenie wskaźników:

przyjęć, zwolnień i wymiany kadry?

6) ocenić zjawisko płynności kadry?


4.5. Stosunki międzyludzkie w grupie

4.5.1. Materiał nauczania

Stosunki międzyludzkie to wzajemna współpraca i kontakty zachodzące pomiędzy osobami zatrudnionymi w zakładzie pracy. Rozróżniamy formalne i nieformalne stosunki międzyludzkie.

Stosunki formalne wynikają z przepisów prawnych. To wszelka zależność służbowa, wynikająca z hierarchii i zwierzchności, struktury organizacyjnej oraz regulaminów pracy, premiowania, zakresów obowiązków oraz form odpowiedzialności materialnej.

Stosunki nieformalne to wszelkie więzi osobiste: koleżeństwa, lubienia się lub nielubienia. Więzi nieformalne zaspokajają potrzebę przynależności, ale konflikty w ich ramach mają skutki negatywne dla firmy.

Czynniki wpływające na kształtowanie stosunków międzyludzkich: 1. Bodźce ekonomiczne: wydajność pracy zależy od samopoczucia człowieka związanego

z jego stosunkiem do kolegów i przełożonych, a także od rozwiązywania jego osobistych problemów w zakładzie pracy i poza nim.

2. Organizacja pracy: sprawna organizacja sprawia, że praca wydaje się łatwiejsza, a tym samym pracownik jest bardziej wydajny. To sprzyja harmonijnej współpracy w grupie i dobrym kontaktom z przełożonym. Niewłaściwa organizacja powoduje, że praca jest uciążliwa, a pracownicy mało efektywni, co w konsekwencji prowadzi do niezadowolenia i konfliktów.

3. Przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych, a także obowiązujących w danym zakładzie wewnętrznych regulaminów, statutów i instrukcji, co wyzwala wśród załogi poczucie wewnętrznego porządku, a także integracji z własnym zakładem pracy.

4. Autorytet przełożonych: pracownicy chętnie współpracują z kierownikiem, który sprawiedliwie ocenia, jest konsekwentny w swoim działaniu, podejmuje słuszne decyzje. Te cechy wzbudzają wśród podwładnych szacunek i zaufanie.

5. Cechy osobiste pracowników: mają istotny wpływ na jakość stosunków międzyludzkich. Grupa, w której pracują ludzie odpowiedzialni, koleżeńscy, uczynni, chętnie dzielący się wiadomościami i umiejętnościami osiąga bardzo dobre wyniki pracy. Znaczenie prawidłowych stosunków międzyludzkich dla pracowników

i przedsiębiorstwa jest następujące: – zadowolenie z pracy, – integracja z przedsiębiorstwem, – zwiększenie wydajności pracy, – wyzwalanie inicjatywy i kreatywności, – tworzenie przyjaznej atmosfery pracy, – podniesienie efektywności działalności przedsiębiorstwa.


Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Co to są stosunki międzyludzkie i jakie znasz ich rodzaje? 2. Czym różnią się stosunki formalne od stosunków nieformalnych? 3. Jakie czynniki wpływają na kształtowanie stosunków międzyludzkich? 4. Jakie znaczenie mają prawidłowe stosunki międzyludzkie dla pracowników i dla całego

przedsiębiorstwa?


4.5.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1 Wykorzystując wiadomości oraz opierając się na własnych obserwacjach, podaj

przykłady stosunków formalnych i nieformalnych w pracy i w szkole.


1) wyszukać w literaturze informacje na temat stosunków międzyludzkich, 2) podać przykłady stosunków formalnych i nieformalnych w pracy i w szkole.

Wyposażenie stanowiska pracy: − literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia. Ćwiczenie 2

Twoim zadaniem będzie dokonanie klasyfikacji stosunków formalnych i nieformalnych w podanej poniżej tabeli, poprzez wstawienie znaku „x” we właściwej kolumnie tabeli.

Stosunki wynikające z: Stosunki formalne Stosunki nieformalne

cech charakteru pracowników regulaminów wynagradzania zainteresowań pracowników zakresów obowiązków struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa


1) wykorzystać wiedzę nabytą podczas zapoznawania się z materiałem nauczania, 2) wyszukać w materiałach dydaktycznych informacje o stosunkach międzyludzkich, 3) wstawić znak „x” we właściwej kolumnie tabeli, 4) zaprezentować rezultaty pracy na forum grupy.




Czy potrafisz: 1) zdefiniować pojęcie stosunków międzyludzkich

i wymienić ich rodzaje? 2) odróżnić stosunki formalne i nieformalne? 3) wymienić czynniki wpływające na kształtowanie

stosunków międzyludzkich? 4) określić, jakie znaczenie mają prawidłowe stosunki

międzyludzkie dla pracowników i dla całego przedsiębiorstwa?


4.6. Sporządzanie pism w sprawach osobowych 4.6.1. Materiał nauczania Pisma związane z przyjmowaniem pracownika do pracy

Umowa o pracę

Przed przystąpieniem do pracy pracownik podpisuje umowę o pracę. Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie. Zgodnie z kodeksem pracy stosuje się najczęściej dwie odmiany umowy o pracę: 1) umowę zawartą na czas nieokreślony (bezterminowa), w której strony nie ustalają

żadnego okresu jej trwania – generalnie będzie ona trwała tak długo, aż któraś ze stron jej nie rozwiąże,

2) umowę zawartą na czas określony – na przykład umowa zawarta na 3 miesiące, która po upływie tego okresu przestaje obowiązywać lub umowa „na zastępstwo” zawierana na okres nieobecności zastępowanego pracownika. Każda z wymienionych wyżej umów może być poprzedzona umową na okres próbny,

który nie może być dłuższy niż 3 miesiące. Umowa na okres próbny pozwala przedsiębiorcy poznać poziom kwalifikacji zawodowych pracownika, natomiast pracownikowi pozwala na dokładne poznanie warunków pracy. Jakie elementy powinna zawierać umowa o pracę?

Podstawą rozpoczęcia pracy (niezależnie od jej rodzaju) jest podpisanie którejś z powyższych umów, która określałaby wzajemne relacje obu stron. Podpisując umowę o pracę, należy zwrócić uwagę na jej formę i treść. Umowa o pracę musi posiadać określoną formę prawną, czyli powinna być: − sporządzona na piśmie w dwóch identycznych egzemplarzach – jeden dla pracownika,

drugi pozostaje dla firmy i zostaje włączony do akt osobowych pracownika, − powinna określać czytelnie strony umowy, − określona pod względem czasu jej trwania (czy jest na czas określony czy na czas

nieokreślony), − według kodeksu pracy podpisana przez dwie osoby: pracownika oraz osobę upoważnioną

przez pracodawcę, − określona według rodzaju pracy, chodzi o podanie stanowiska, na którym będzie

pracował pracownik po zawarciu umowy i „wejściu jej w życie”, również podanie funkcji lub zawodu,

− określona według miejsca wykonywania pracy, − określona terminem rozpoczęcia pracy, a w przypadku umów na czas określony również

i terminem jej zakończenia. Jeżeli nie ma podanego dnia rozpoczęcia pracy, to za taki przyjmuje się dzień podpisania umowy o pracę,

− określona wymiarem godzin pracy (czy też wysokością etatu), − określona wynagrodzeniem poprzez podanie jego wysokości oraz dodatków i premii.

Pisma związane z okresem zatrudnienia pracownika

Urlopy

Pracownik ma prawo wynikające z kodeksu pracy do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Urlopu wypoczynkowego zawsze udziela pracodawca.

Urlopy udzielane są w terminie ustalonym przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem, nie później niż na 7 dni przed terminem rozpoczęcia urlopu.


Na wniosek pracownika, urlop może zostać podzielony na części. Co najmniej jedna część urlopu powinna obejmować nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Urlop jest udzielany zgodnie z opracowanym wcześniej planem urlopów. Urlop niewykorzystany w danym roku kalendarzowym, pracownik ma obowiązek wykorzystać do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. W razie braku wniosku pracownika o udzielenie urlopu, pracownik ma obowiązek wykorzystać urlop na polecenie bezpośredniego przełożonego, z takim wyliczeniem, aby ostatni dzień przysługującego urlopu pracownik wykorzystał najpóźniej w ostatnim dniu pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego.

Karta urlopowa informuje, w jakim okresie i w jakim wymiarze oraz jakiego urlopu udzielono pracownikowi. Karty są sporządzane na specjalnych formularzach. Wzór wniosku o urlop

……………………………………. (nazwa jednostki organizacyjnej)

Wniosek o urlop

Nazwisko i imię Proszę o dni urlopu w okresie od do

podpis pracownika podpis kierownika jednostki organizacyjnej

Zmiana umowy o pracę Stosunek pracy i jego kształt nadany przez umowę o pracę z założenia powinien mieć

charakter trwały. Jednakże nie oznacza to, że w trakcie zatrudnienia nie może dojść do zmiany wcześniejszych ustaleń. Przy zachowaniu określonych przepisami procedur, umowa o pracę może być wielokrotnie modyfikowana. Zmiany umowy mogą mieć charakter trwały, dokonany w drodze porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego, bądź też charakter czasowy (czasowe powierzenie pracownikowi innej pracy).

Pismo, zmieniające dotychczasowe warunki pracy, powinno zawierać: − wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy, − uzasadnienie wypowiedzenia, − propozycję nowych warunków, − pouczenie o możliwości odwołania się do sądu pracy w terminie 7 dni od jego

otrzymania. Przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia

zmieniającego warunki pracy lub płacy. Następstwem wypowiedzenia zmieniającego może być rozwiązanie stosunku pracy. Dlatego o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony, pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika organizację związkową. Pracodawca konsultuje treść wypowiedzenia ze związkami w przypadku, gdy pracownik jest członkiem związku lub zwrócił się do organizacji związkowej o reprezentowanie i obronę swoich praw. Pracodawca nie jest jednak związany stanowiskiem związku zawodowego. Okres wypowiedzenia w takim przypadku jest


identyczny, jak przy definitywnym wypowiedzeniu umowy o pracę, co oznacza, że pracodawca jednostronnie nie może go skrócić.

Awansowanie pracownika Awansowanie pracownika polega na przyznaniu wyższego stanowiska. Zmiana ta wiąże

się z powierzeniem pracownikowi bardziej odpowiedzialnej pracy, o rozszerzonym zakresie obowiązków.

Przeszeregowanie pracownika odbywa się w ramach stanowiska poprzez przyznanie wyższej kategorii zaszeregowania albo stawki wynagrodzenia zasadniczego bądź dodatku funkcyjnego.

Przeszeregowanie pracownika może nastąpić z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek bezpośredniego przełożonego.

Pismo w sprawie awansowania i przeszeregowania powinno zawierać: − dane pracownika, − podanie terminu awansu i przeszeregowania, − uzasadnienie wnioskującego, − opinię dyrektora, − wyszczególnienie elementów płacowych, które otrzyma pracownik po awansie, − wysokość elementów płacowych (miesięcznie lub stawka godzinowa), − informację, że pozostałe warunki umowy o pracę nie ulegają zmianie.

Wzór wniosku o przeszeregowanie, awansowanie

W N I O S E K z dnia

o przeszeregowanie, awansowanie tytuł, imię, nazwisko stanowisko jednostka zatrudniająca wynagrodzenie:

- zasadnicze wg kat. zł - dodatek funkcyjny wg kat. zł

Proponuję z dniem – stanowisko – wynagrodzenie: - zasadnicze wg kat. zł

- dodatek funkcyjny wg kat. zł

Uzasadnienie

/podpis wnioskującego/

Opinia Kierownika

/ podpis/ Informacja Działu Kadr: – staż pracy: - ostatnie przeszeregowanie

/podpis/

Źródło: opracowanie własne


Pisma związane z rozwiązaniem stosunku pracy

Wypowiedzenie umowy o pracę Wypowiedzenie warunków umowy o pracę powinno zawierać:

− warunki umowy, które podlegają wypowiedzeniu, nowe warunki pracy lub płacy, − długość okresu wypowiedzenia, który wynika z przepisów kodeksu pracy, − przyczynę wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy, − termin złożenia oświadczenia o przyjęciu lub odmowie przyjęcia nowych warunków, − pouczenie o skutkach odmowy przyjęcia nowych warunków, − pouczenie o możliwości i terminie odwołania się do sądu pracy ze wskazaniem

właściwego sądu, − pouczenie o możliwości złożenia wniosku o wszczęcie postępowania pojednawczego

przed komisją pojednawczą z podaniem siedziby tej komisji. W razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych nowych warunków

pracy lub płacy, umowa o pracę ulega rozwiązaniu z upływem okresu wypowiedzenia. Świadectwo pracy Świadectwo pracy jest dokumentem, który pracodawca zobowiązany jest wydać

pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Dokument ten stwierdza okoliczności dotyczące zakończonego zatrudnienia, które mają znaczenie przy ustalaniu prawa do świadczeń albo ich wymiaru w przyszłym stosunku pracy, jak również świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Świadectwo pracy jest dokumentem o charakterze ściśle informacyjnym i nie może zawierać oceny pracownika przez pracodawcę. Nie wyłącza to możliwości zwrócenia się przez pracownika do pracodawcy z prośbą o wydanie referencji. Prośba ta nie obliguje jednak pracodawcy. Referencje nie mogą oczywiście naruszać dóbr osobistych pracownika. 4.6.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie znasz grupy pism sporządzanych przez pracownika działu kadr w sprawach

osobowych? 2. Jakie elementy powinna zawierać umowa o pracę? 3. Jak znasz pisma związane z okresem zatrudnienia pracownika? 4. Jakie elementy powinno zawierać pismo w sprawie wypowiedzenia warunków pracy? 5. Jakie informacje zobowiązany jest podać pracodawca w świadectwie pracy?

4.6.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1 Wyszukaj na stronie internetowej (pozycja 10 Literatury) rozporządzenie Ministra Pracy

i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Wykorzystując treść tego rozporządzenia napisz, z jakich elementów składa się umowa o pracę.


1) wykorzystać wiedzę nabytą podczas zapoznawania się z materiałem nauczania, 2) wyszukać na stronie internetowej, podanej w danych do ćwiczenia, treść rozporządzenia

MPiPS,


3) wynotować elementy, z jakich składa się umowa o pracę, 4) wydrukować opracowane materiały.


− literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia, − stanowisko komputerowe wyposażone w oprogramowanie niezbędne w pracy biurowej

i dostęp do Internetu.

Ćwiczenie 2 Napisz – posługując się edytorem tekstu – podanie o 2 dni urlopu wypoczynkowego.


1) wykorzystać wiedzę nabytą podczas zapoznawania się z materiałem nauczania, 2) wyszukać w materiałach dydaktycznych informacje o sporządzaniu pism w sprawach

osobowych, 3) wypisać komputerowo treść podania o urlop, 4) wydrukować pismo.

Wyposażenie stanowiska pracy: − literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia, − stanowisko komputerowe wyposażone w oprogramowanie niezbędne w pracy biurowej, − wzory pism w sprawach osobowych.

4.6.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz:

1) wymienić grupy pism sporządzanych przez pracownika działu kadr w sprawach osobowych?

2) wymienić elementy, z jakich składa się umowa o pracę? 3) wymienić pisma związane z okresem zatrudnienia pracownika? 4) wskazać, jakie elementy powinno zawierać pismo w sprawie

wypowiedzenia warunków pracy? 5) wymienić informacje, jakie zobowiązany jest podać pracodawca

w świadectwie pracy?


4.7. Prowadzenie dokumentacji kadrowej 4.7.1. Materiał nauczania

Dokumentacja kadrowa to dokumentacja związana z poszczególnymi czynnościami wynikającymi z zatrudnienia i jego fazami, a więc z przyjęciem pracownika do pracy, z zatrudnieniem i zwolnieniem z pracy.

Podstawa prawna Artykuł 2981 kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Zakres prowadzonej dokumentacji oraz sposób prowadzenia akt osobowych został określony w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dla każdego pracownika oddzielnie: akt osobowych zawierających odpowiednio:

– część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, – część B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem

zatrudnienia, – część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Rodzaje dokumentacji kadrowej

1. Dokumentacja związana z przyjmowaniem pracownika do pracy: – wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii, – świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy

zatrudnienia, – dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania

oferowanej pracy, – świadectwa ukończenia szkoły, – orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym

stanowisku, – inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. 2. Dokumentacja występująca w czasie trwania stosunku pracy: – dokumenty dotyczące podniesienia kwalifikacji, – zmiany umowy o pracę, – przeniesienia na inne stanowisko, awansowania, – pisma w sprawie urlopów okolicznościowych, przyznania nagród, udzielania pochwał

i kar itp. – zaświadczenia wydawane na życzenie pracownika, stwierdzające fakt zatrudnienia, jego

stanowisko i inne dane. 3. Dokumentacja związana z rozwiązaniem stosunku pracy: – wypowiedzenie umowy o pracę, – świadectwo pracy, – opinia o pracy, opierająca się na dokumentach znajdujących się w aktach osobowych

pracownika oraz okresowych ocenach kwalifikacyjnych. 4. Akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy: – część A, zawierająca zgromadzone dokumenty w związku z ubieganiem się

o zatrudnienie, – część B, zawierająca dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jego

przebiegu,


– część C, zawierająca dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy. 5. Dokumentacja w sprawach ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych: – dokumentacja podejrzeń o choroby zawodowe, – dokumentacja chorób zawodowych, – dokumentacja wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, – dokumenty dotyczące świadczeń związanych z tymi wypadkami i chorobami.

Zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej

1. Dokumentowanie podjęcia pracy przez pracownika Pracodawca sporządza umowę o pracę co najmniej w dwóch jednobrzmiących

egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych.

Pracodawca, przed dopuszczeniem pracownika do pracy, uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy.

Jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika, wystawia mu legitymację służbową, przepustkę lub inny dokument upoważniający pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem.

2. Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Pracodawca zakłada i prowadzi dla każdego pracownika oddzielnie teczkę akt osobowych. Ma ona ścisły układ ramowy i składa się z trzech części: A, B, C. 1) w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w

tym: a) podanie, b) CV, c) list motywacyjny, d) kwestionariusz osobowy, e) kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i kwalifikacje, f) zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku, g) opinie z poprzednich miejsc pracy,

2) w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: a) umowa o pracę, a także zakres czynności, jeżeli pracodawca określił w tej formie

zadania pracownika wynikające z umowy o pracę, b) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy oraz

zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

c) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się,

d) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, e) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub

zmiany tych warunków w innym trybie, f) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz

wymierzeniem kary porządkowej, g) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu

bezpłatnego,


h) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

3) w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym: a) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, b) kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, c) umowa o zakazie konkurencji, d) orzeczenie lekarskie wydane, w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi

po rozwiązaniu stosunku pracy. Dokumenty, znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych, powinny być

ułożone w sposób chronologiczny oraz ponumerowane, przy czym każda z części winna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej elementów składowych.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów, a oryginałów może żądać tylko do wglądu albo sporządzenia z nich kopii.

3. Obowiązkiem pracodawcy jest także prowadzenie dla każdego pracownika odrębnie:

1) karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dniach, w tym pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,

2) imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

3) kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także ekwiwalentu pieniężnego za zużywanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Akta osobowe, prowadzone karty imienne oraz inne dodatkowe ewidencje z tym związane przechowuje się przez 50 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po dacie ich wytworzenia. Ostatnim wytworzonym dokumentem jest zwykle świadectwo pracy, toteż termin 50-letni rozpocznie bieg najwcześniej od 1 stycznia roku następnego, po dacie rozwiązania stosunku pracy.


Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Co to jest dokumentacja kadrowa? 2. Jakie przepisy określają obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze

stosunkiem pracy i jaki obowiązek nakładają na pracodawcę? 3. Jakie znasz rodzaje dokumentacji kadrowej? 4. Omów zasady dokumentowania podjęcia pracy przez pracownika. 5. Jakie są zasady prowadzenia akt osobowych? 6. Jakie karty osobowe odrębnie pracodawca jest zobowiązany prowadzić dla każdego

pracownika? 7. Przez jaki okres przechowuje się akta osobowe pracownika? 4.7.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1

Wypełnij kwestionariusz osobowy, którego wzór udostępni Ci nauczyciel. Do wykonania ćwiczenia posłużą Ci dane przedstawione poniżej.


Dane pracownika: imię i nazwisko: Karmina Malina, stan cywilny: mężatka, imiona rodziców: Anna, Zdzisław, nazwisko rodowe matki: Mąkosa, data urodzenia: 1 stycznia 1978 r., miejsce urodzenia: Radom, obywatelstwo: polskie, narodowość: polska, PESEL: 78010123456, NIP: 796-421-55-03, miejsce zamieszkania: ul. Leśna 24 m. 8, 26-600 Radom, adres do korespondencji: ul. Leśna 24 m. 8, 26-600 Radom, telefon: 336 55 48, 603 894 541, wykształcenie: Zespół Szkół Ekonomicznych w Radomiu, zawód: technik ekonomista, osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku: Robert Malina, zamieszkały: ul. Leśna

24 m. 8, 26-600 Radom, telefon: 608 591 541, data wypełniania dokumentu, dowód osobisty nr RDD 144435, wydany przez Prezydenta Miasta Radomia, przebieg dotychczasowego zatrudnienia:

od 1998 – do chwili obecnej asystentka w dziale administracyjnym przedsiębiorstwa Wawer Company,

obowiązki: przyjmowanie korespondencji, prowadzenie terminarza spotkań, dbanie o prawidłowy obieg dokumentów, organizowanie spotkań, komputerowe przepisywanie tekstów, obsługa klientów,

umiejętności obsługi komputera MS Office (Word, Excel, Access), Internet, obsługa urządzeń biurowych, umiejętność prowadzenia książki przychodów i rozchodów, znajomość języka angielskiego w stopniu średnio zaawansowanym,

cechy: terminowość, operatywność, miła aparycja.

Dane przedsiębiorstwa: „Pelikan” sp. z o.o. z siedzibą w Grójcu, ul. Słoneczna 24, REGON 012141891, NIP 796-008-66-55.

Dane dotyczące stanowiska, o które kandydat się ubiega: stanowisko: pracownik handlowy w Dziale Sprzedaży, wymiar czasu pracy: pełny etat, dzień rozpoczęcia pracy: pierwszy dzień następnego miesiąca, proponowane wynagrodzenie(brutto): 2.800 zł, premia regulaminowa: 10% wynagrodzenia zasadniczego, umowa zawarta na czas nieokreślony, miejsce wykonywania pracy: siedziba przedsiębiorstwa „Pelikan” sp. z o.o.

Dane dotyczące rozwiązania umowy o pracę z Karminą Maliną: stosunek pracy zostanie rozwiązany na mocy porozumienia stron między pracownikiem

a zakładem pracy z ostatnim dniem następnego miesiąca, pracownik nie korzystał z urlopu bezpłatnego, pracownik w roku bieżącym wykorzystał 11 dni urlopu wypoczynkowego,


pracownik nie korzystał z urlopu wychowawczego, wynagrodzenie nie było zajmowane przez komornika.


1) wykorzystać wiedzę nabytą podczas zapoznawania się z materiałem nauczania, 2) wyszukać w materiałach dydaktycznych informacje o sposobie sporządzania

dokumentacji kadrowej, 3) wypełnić kwestionariusz osobowy zgodnie z podanymi danymi do wykonania ćwiczenia.


− literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia, − materiały biurowe, − zestaw przepisów prawnych, − formularze wzorów dokumentów. Ćwiczenie 2

Wykorzystując powyższe dane kandydata do pracy z ćwiczenia 1, wypełnij formularz „Wniosek w sprawie zatrudnienia pracownika”, który udostępni Ci nauczyciel.



dokumentacji kadrowej, 3) wypełnić „Wniosek w sprawie zatrudnienia pracownika”.



Wykorzystując dane kandydata do pracy z ćwiczenia 1, wypełnij formularz „Umowy o pracę”, który udostępni Ci nauczyciel.



dokumentacji kadrowej, 3) wypełnić „Umowę o pracę”.


− literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia, − materiały biurowe, − zestaw przepisów prawnych, − formularze wzorów dokumentów.


Ćwiczenie 4 Wykorzystując powyższe dane kandydata do pracy z ćwiczenia 1, wypełnij formularz

„Świadectwo pracy”, który udostępni Ci nauczyciel.


1) wykorzystać wiedzę nabytą podczas zapoznawania się z materiałem nauczania, 2) wyszukać w materiałach dydaktycznych informacji o sposobie sporządzania

dokumentacji kadrowej, 3) wypełnić „Świadectwo pracy”.



Wykorzystując dane kandydata do pracy z ćwiczenia 1 oraz podane poniżej informacje, wypełnij formularz „Zaświadczenie”, który udostępni Ci nauczyciel.

znak: KW/126/2005, miejscowość: Radom, data: dzień wykonania ćwiczenia, cel wydania zaświadczenia: przedłożenie w banku, osoba wystawiająca zaświadczenie: uczeń wykonujący ćwiczenie.



dokumentacji kadrowej, 3) wypełnić „Zaświadczenie”.



Wykorzystując rezultaty ćwiczeń: 1, 2, 3, 4, 5, załóż teczkę z aktami osobowymi pracownika i pogrupuj dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych zgodnie z obowiązującymi zasadami.


1) wykorzystać wiedzę nabytą podczas zapoznawania się z materiałem nauczania, 2) wyszukać w materiałach dydaktycznych informacje o sposobie prowadzenia

dokumentacji kadrowej, 3) założyć teczkę z aktami osobowymi pracownika, 4) pogrupować dokumenty w odpowiednich częściach akt osobowych.


Wyposażenie stanowiska pracy: − literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia, − teczka akt osobowych, − materiały biurowe, − zestaw przepisów prawnych, − formularze wzorów dokumentów.


Czy potrafisz: 1) zdefiniować pojęcie dokumentacja kadrowa?

2) wskazać przepisy określające obowiązek prowadzenia

dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

i określić, jaki obowiązek nakładają na pracodawcę?

3) wymienić rodzaje dokumentacji kadrowej?

4) objaśnić co rozumiesz pod pojęciem grup i rodzajów dokumentacji

kadrowej?

5) omówić zasady dokumentowania podjęcia pracy przez pracownika?

6) scharakteryzować zasady prowadzenia akt osobowych?

7) wymienić, jakie karty osobowe odrębnie dla każdego?

8) pracownika zobowiązany jest prowadzić pracodawca?

9) odpowiedzieć, przez jaki okres przechowuje się akta

osobowe pracownika?


4.8. Doradztwo kadrowe 4.8.1. Materiał nauczania

Doradztwo kadrowe obejmuje działania w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi oraz tworzenia procedur personalnych, tj.:

analizy zatrudnienia i tworzenia strategii personalnej firmy Celem tego działania jest opracowanie programu działań zapewniających organizacji

stabilny rozwój zasobów ludzkich z punktu widzenia strategii firmy i zmian otoczenia. Formułując diagnozę sytuacji kadrowej należy przeanalizować: 1) strukturę organizacyjną, 2) procesy zatrudnienia (wielkość zatrudnienia, ruch kadrowy, czas pracy itp.), 3) sposób funkcjonowania służb personalnych, 4) system wynagrodzeń i system motywowania, 5) otoczenie społeczno-gospodarcze firmy, 6) rolę organizacji pracowniczych w zarządzaniu organizacją. Diagnozę sytuacji kadrowej opracowuje się w kategoriach słabych i silnych stron procesu

kadrowego oraz szans i zagrożeń związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi (analiza SWOT).

Przeprowadzona analiza SWOT jest podstawą do opracowania strategii personalnej firmy. Tworząc strategię personalną przedsiębiorstwa należy skoncentrować się na silnych stronach procesu kadrowego, dążyć do minimalizacji słabości oraz starać się zaplanować działania ograniczające wpływ możliwych zewnętrznych zagrożeń dla zasobów ludzkich organizacji.

restrukturyzację zatrudnienia Restrukturyzacja zatrudnienia jest dla każdej organizacji sytuacją kryzysu. Zmianie

ulegają nie tylko relacje między zwalnianymi pracownikami a pracodawcą, ale także relacje w ramach struktury organizacyjnej, relacje współdziałania pomiędzy grupami zawodowymi (pracownikami) oraz indywidualne postawy wobec pracy. Działania w tym zakresie powinny obejmować: 1) działania wspierające restrukturyzację zatrudnienia, 2) projektowanie osłon socjalnych dla zwalnianych pracowników, 3) szkolenia i organizację akcji informacyjnych dla zwalnianych pracowników, 4) realizację polityki organizacji w zakresie zewnętrznego i wewnętrznego public

relations.

tworzenie i analizy systemu motywacyjnego i systemu wynagrodzeń Zgodnie z filozofią zarządzania zasobami ludzkimi, płace i inne świadczenia na rzecz

pracowników stanowią inwestycję, która przyniesie korzyści w postaci wzrostu efektywności i zaangażowania w pracę. Wydatki płacowe w ujęciu ekonomicznym stanowią konieczny koszt przedsiębiorstwa. Każda organizacja powinna dążyć do wypracowania racjonalnej relacji pomiędzy kosztami systemu motywowania pracowników a efektami motywacyjnymi. Działania doradcze w tym zakresie obejmują:

1) analizę i ocenę obowiązującego w organizacji systemu motywacyjnego, w tym systemu wynagrodzeń,

2) tworzenie systemu wynagrodzeń lub jego elementów składowych, 3) wdrożenie systemu motywacyjnego.


tworzenie i wdrażanie procedury ocen okresowych pracowników Oceny okresowe pracowników są procedurą, która wywiera kompleksowy wpływ na

politykę personalną i system zarządzania organizacji. Mimo, że mają przede wszystkim motywacyjny charakter, oddziaływują na takie sfery zarządzania jak: planowanie zatrudnienia, politykę szkoleń i rozwoju, planowanie awansów i przeniesień, politykę wynagrodzeń. Działania doradcze w tym zakresie mogą obejmować: 1) opracowanie metody i procedury ocen okresowych, 2) wdrażanie procedury ocen okresowych. 4.8.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie działania obejmuje doradztwo kadrowe? 2. Na czym polegają działania doradztwa kadrowego w zakresie:

a) analizy zatrudnienia i tworzenia strategii personalnej firmy? b) restrukturyzacji zatrudnienia? c) tworzenia i analizy systemu motywacyjnego i systemu wynagrodzeń? d) tworzenia i wdrażania procedury ocen okresowych pracowników?

4.8.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1 Dokonaj charakterystyki dwóch wybranych działań w zakresie doradztwa kadrowego.


1) wykorzystać wiedzę nabytą podczas zapoznawania się z materiałem nauczania, 2) opisać dwa działania w zakresie doradztwa kadrowego, 3) zaprezentować wyniki swojej pracy na forum grupy.



Ćwiczenie 2 Wyszukaj na dowolnej stronie internetowej przykłady działalności trzech różnych

przedsiębiorstw w zakresie doradztwa kadrowego i dokonaj w formie opisowej krótkich charakterystyk ich działalności.


1) wyszukać na dowolnej stronie internetowej informacje o trzech różnych przedsiębiorstwach prowadzących działalność w zakresie doradztwa kadrowego,

2) dokonać w formie opisowej, charakterystyk ich działalności, 3) zaprezentować rezultaty pracy na forum grupy.


Wyposażenie stanowiska pracy: − literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia, − stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu, − materiały biurowe.


Tak Nie Czy potrafisz: 1) wymienić zakres, jaki obejmuje doradztwo kadrowe?

2) scharakteryzować działania doradztwa kadrowego w zakresie:

a) analizy zatrudnienia i tworzenia strategii personalnej firmy?

b) restrukturyzacji zatrudnienia?

c) tworzenia i analizy systemu motywacyjnego i systemu wynagrodzeń?

d) tworzenia i wdrażania procedury ocen okresowych pracowników?


5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ INSTRUKCJA DLA UCZNIA 1. Przeczytaj uważnie instrukcję zanim zaczniesz rozwiązywać zadania. 2. Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi. 3. Zapoznaj się z zestawem zadań testowych. 4. Test składa się z 16 zadań. Na rozwiązanie wszystkich zadań masz 45 minut. Odpowiedzi

udzielaj tylko na załączonej karcie odpowiedzi. 5. W zadaniach 1–7 uzupełnij zdania. Zadania 8–16 zawierają cztery odpowiedzi, z których

tylko jedna jest poprawna. 6. Wybraną odpowiedź zakreśl kółkiem. Jeśli uznasz, że się pomyliłeś i wybrałeś

nieprawidłową odpowiedź, to przekreśl ją znakiem X i otocz kółkiem prawidłową odpowiedź.

7. Nie masz obowiązku rozwiązywania zadań w kolejności podanej w teście. Możesz zacząć od dowolnego, które jest dla Ciebie najłatwiejsze.

8. Przed wykonaniem każdego zadania przeczytaj bardzo uważnie polecenie. Powodzenia!

Zestaw zadań testowych Uzupełnij zdania w zadaniach 1–7. 1) Polityka personalna polega na ……………. ……………….. związanych z

kształtowaniem potencjału społecznego firmy.

2) Część A teczki akt osobowych zawiera dokumenty związane z ................ ..................... .............. ............... .

3) Plan zatrudnienia określa liczbę, rodzaje i strukturę .......................... .............................. .

4) Rekrutacja to proces polegający na zainteresowaniu pewnej grupy kandydatów ………… ……………, a ............. jest techniką wyboru nowego członka organizacji spośród dostępnych kandydatów.

5) Wskaźnik przyjęć oblicza się jako stosunek liczby nowo przyjętych pracowników w danym okresie do ogólnego stanu zatrudnienia. Oblicza się go według wzoru: ............................. .

6) CV to skrót od łacińskiego curriculum vitae, czyli „......................... ..............................”.

7) Pracodawca sporządza .......... ....... ............ co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych.

8) Do zasad polityki personalnej zalicza się:

a) najważniejsze wartości organizacji,

b) badanie klimatu organizacji,

c) kierowanie przez uzgadnianie celów,

d) wiedzę merytoryczną pracownika.


9. Analiza ustalania zapotrzebowania na pracowników obejmuje:

a) plany organizacyjne i plany sprzedaży,

b) plany potrzeb szkoleniowych,

c) analizę dokumentacji organizacji,

d) analizę raportów sprzedaży.

10. W części C teczki akt osobowych znajdują się:

a) kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

b) wypełniony kwestionariusz osobowy,

c) dokumenty potwierdzające kwalifikacje,

d) wyniki badań okresowych.

11. Do metod selekcji kandydatów do pracy zalicza się:

a) metodę badania kompetencji,

b) wymagania stanowiska pracy,

c) porównywanie pracowników parami,

d) analizę dokumentów aplikacyjnych kandydata.

12. Zaletą wewnętrznej rekrutacji pracowników jest:

a) większy wybór pracowników,

b) obustronna znajomość pracodawcy i pracownika,

c) nowa jakość,

d) wygoda dla pracodawcy.

13. Ogólne zasady zawierania umów o pracę określa:

a) Kodeks cwilny,

b) Kodeks spółek handlowych,

c) Kodeks pracy,

d) Kodeks postępowania administracyjnego. 14. List CV powinien zawierać:

a) zwrot grzecznościowy kierowany do konkretnej osoby,

b) kwalifikacje zawodowe,

c) krótkie przedstawienie pobudek, z jakich kandydat ubiega się o to stanowisko,

d) Post Scriptum, w którym można napisać o ewentualnych zastrzeżeniach dotyczących np. pracy w jednym pomieszczeniu z osobami palącymi itp.

15. Akta osobowe, prowadzone karty imienne oraz inne dodatkowe ewidencje z tym związane przechowuje się przez:

a) 50 lat,


b) 20 lat,

c) 5 lat,

d) 15 lat.

16. Cechą obecnego etapu rozwoju zarządzania zasobami ludzkimi jest:

a) unikanie nadmiernych kosztów wynikających z kosztownej rekrutacji personelu,

b) kształtowanie zasobów ludzkich zgodnie z kulturą i strategią firmy,

c) eksperymentowanie i szukanie nowatorskich rozwiązań,

d) uznanie pracowników za najcenniejszy zasób organizacji.


KARTA ODPOWIEDZI Imię i nazwisko ................................................................................................ Zarządzanie zasobami ludzkimi Podaj i zakreśl poprawną odpowiedź

Nr zadania Odpowiedź Punkty

1

2

3

4

5

6

7

8 a b c d

9 a b c d

10 a b c d

11 a b c d

12 a b c d

13 a b c d

14 a b c d

15 a b c d

16 a b c d

Razem:


6. LITERATURA 1. Armstrong M.: Zarządzanie zasobami ludzkimi. Strategia i działanie. Wydawnictwo

Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1996

2. Komosa A.: Szkolny słownik ekonomiczny, Ekonomik s.c. A. Komosa, J. Musiałkiewicz, Warszawa 2000

3. Komosa A.: Funkcjonowanie przedsiębiorstwa w warunkach gospodarki rynkowej, cz. 2, Ekonomik s.c. A. Komosa, J. Musiałkiewicz, Warszawa 2004

4. Komosa A.: Praca biurowa, cz. 2, Ekonomik s.c. A. Komosa, J. Musiałkiewicz, Warszawa 2005

5. Kostera M.: Zarządzanie personelem, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 1994

6. Lundy O., Cowling A.: Strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi, Dom Wydawniczy ABC, Kraków 2000

7. McKenna E., Beech N.: Zarządzanie zasobami ludzkimi, Wydawnictwo FELBERG SJA, Warszawa 1999

8. Pocztowski A.: Zarządzanie zasobami ludzkimi. Zarys problematyki i metod. Oficyna Wydawnicza ANTYKWEA s.c., Kraków 1998

9. Guzera K., Mierzejewska–Majcherek J.: Ekonomika przedsiębiorstw, cz. 1, Centrum Doradztwa i Informacji Difin, Warszawa 2006

Strona internetowa: www.abc.com.pl

Zarz dzanie zasobami ludzkimi 341[02].Z3 · Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu...

Documents

Transcript of Zarz dzanie zasobami ludzkimi 341[02].Z3 · Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu...