1

Zarządzanie portfelem

(projektów)

czyli o poszukiwaniu wartości w

przedsiębiorstwie

Agenda

• W świecie projektów

• Wprowadzenie do portfolio management

• Procesy i metodyka

• Stworzenie portfela

• Kto i co dalej?

2

Świat projektu

Zarządzanie projektami w organizacji

Podstawowe narzędzia biurowe

(czyli MS Office:Excel do zarządzania zadaniami, Outlook do przydzielania zadań…)

Specjalizowane narzędzia do prowadzenia projektu na komputerze

Project &

Portfolio Mgt

(PPM)

Widoki globalne, analityczne, przeglądowe

Dostęp przez www

Współpraca

Zaawansowane rozwiązania PPMIntegracja z LOB

Wykorzystanie optymalizacji

W skali całego przedsiębiorstwa

Podstawowe Standardowe Racjonalne Dynamiczne

3

Historia narzędzia

0 Task Name 1984 1986 1988 1990 1992 1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018 2020 2022

1The History of the Project Family

2Project Client 1 – 14 significant releases

3Project for MSDOC 1.0 – Apr 1984

4Project 1.1 – Jul 1991

5Project 0.5 – Nov 1995

6Office Project Professional 2003 – Nov 2003

7

Microsoft Office Project Professional 2007 – Nov

2006

8Project Server – 5 significant releases

9Project Central 1.0 for Navigator/IE – Apr 2000

10Project Central 2000 – May 2000

11Project Sever 2002 – Aug 2002

12Office Project Server 2007 – Nov 2003

13Microsoft Office Project Server 2007 – Nov 2006

14Portfolio Server – significant releases

15Acquired UMT Portfolio Manager 3.3 – Dec 2005

16Office Project Portfolio Server – 2006 Aug 2006

17Office Project Portfolio Server 2007 – Jan 2007

Project for MSDOS 1.0 – April 1984

Project 1.1 – July 1991

Project 95 – Nov 1995

Office Project Professional 2003 – Nov 2003

Microsoft Office Project Professional 2007 – Nov 2006

Project Central 1.0 for Navigator/IE – April 2000

Project Central 2000 – May 2000

Project Server 2002 – Aug 2002

Office Project Server 2003 – Nov 2003

Acquired UMT Portfolio Manager 3.3 – Dec 2005

Office Project Portfolio Server – 2006 Aug 2006

Office Project Portfolio Server 2007 – Jan 2007

Microsoft Office Project Server 2007 – Nov 2007

Project Portfolio

4

Project Portfolio

Project Portfolio

Do the things right Do the right things

5

Święty Graal

Zunifikowane zarządzanie portfelem projektówProces łączący wszystkie poziomy działań

Zarządzanie projektami

od szczegółu do ogółu

Zarządzanie portfelem projektów

od ogółu do szczegółu

WykonajWybierzUtwórz Zaplanuj

Priorytetyzacja portfela

Możliwości produkcyjne

Zarządzanie potrzebami

Optymalizacja portfela

Portfele raportowe

Uzasadnienie biznesowe

Harmonogramy projektów

Zarządzanie problemami i

ryzykiem

Raporowanie projektów

Pracazespołów

Raportowanie czasu pracy

Zarządzanie zasobami

6

Metodyka?

• „Podatek korporacyjny”…

• Cele strategiczne firmy i spójność strategii

• Jednolita metoda ocen i kryteria decyzji

• Proces decyzyjny w zarządzaniu

projektami – wsparcie zarządu

• Powiązanie z systemem motywacyjnym

• Definicja projektu – wspólny mianownik

• Tylko zewnętrzni konsultanci

1

Utworzenie i przygotowanie szczegółowej karty projektu (koszty, zasoby, korzyści, ryzyka, zgodność ze strategią, harmonogram)

Wybór optymalnego portfela projektów

Przekazanie wybranych projektów do realizacji

Śledzenie postępu i zarządzanie przebiegiem całości projektu. Cykliczna kontrola kondycji i zgodności portfela projektów ze strategią.

2

3

4

5

1

2

3

4

Planowanie wydajności i obciążenia, doskonalenie harmonogramu, zasobowanie, plan kosztów i realizacji

5

7

Proces adopcji rozwiązania

Wydobycie wiedzy

Spójna wizja

Zaangażowanie zarządu

Strategiczne umocowanie inicjatywy

Planowanie

Ocena i definicja procesów

Zakres i fazy wdrożenia

Szczegółowe wyzwania biznesowe

Definicja konfiguracji narzędzia

Implementacja

Wymagania sprzętowe i programowe

Instalacja narzędzi

Konfiguracja pod wymagania

Szkolenia użytkowników/analityków

Administracja i utrzymanie

Implementacja rozwiązania

Wymagania sprzętowe i programowe

Instalacja narzędzi

Konfiguracja pod wymagania

Szkolenia użytkowników/analityków

Administracja i utrzymanie

8

Planowanie wdrożenia

Zakres projektu• Struktura i fazy projektu

Schemat zarządczy • Procesy biznesowe

Karta projektu• Uzasadnienie biznesowe

WBS, harmonogramy i budżet• Specyfikacja konfiguracji

Plan komunikacji i szkoleń

Warsztat wydobywczy

• Cele biznesowe

– Definicja

– Problemy / szanse do zaadresowania

– Cele wdrożenia PPM

• Gotowość organizacji

• Planowanie ryzyk

• Zalecenia

– Strategia PPM

– Zobowiązania organizacyjne

• Jak mierzymy sukces

9

Kluczowe czynniki biznesu

Zarząd zawsze świetnie rozumie swój biznes…

RACZEJ WIZJA?

RACZEJ INICJATYWA?

TO SAMO CO WYŻEJ!

2 NA RAZ?!

NIEOSIĄGALNE

Cele i spójność strategii

Klasyfikacja i ocena celów

Powszechna znajomość

Spójna ocena

10

Dopasowanie biznesowe

Wagi projektow

11

Wsparcie decyzji

Optymalizacja portfela

22

12

Wybór i priorytetyzacja

Granica efektywności

Optymalny wybór leży na linii Granicy Efektywności:

reprezentacja wartości portfela przy najlepszym wyborze z

uwzględnieniem wybranych ograniczeń

13

Wybór wymuszonyWpływ modyfikacji optymalnego wyboru – widoczny natychmiast.

Analiza kosztów czynników

Przy wybranym portfelu inicjatyw – jaki jest rozkład kosztów na cele strategiczne?

14

Projekty w portfelu

Wykonanie

Projektowanie

Prototypy i testy rynkowe

Produkcja

Wybór

Wybór projektów

Budżetowanie i harmonogram

Akceptacja

Gromadzenie

Burze mózgów

Analiza przydatności

Informacji

Uzupełnienie

Uzasadnienie biznesowe

Analiza kosztów i korzyści

Ocena

Omówienie, obrona, ocena

Analiza portfela

POC

Definicja

Harmonogram i zespół projektowy

Prace dodatkowe

Wywiady z klientami

Analiza biznesowa

Nośniki wartości

Definicja strategii

Strategia

%

∑

$

Przykład użycia

15

Microsoft

IT

A ciąg dalszy…

Czy jesteśmy gotowi?

Ocena aktualnego poziomu dojrzałości

organizacji

Czy mamy właściwych ludzi?

Plan osiągnięcia wyższego poziomu dojrzałości

organizacji

16

Model dojrzałości

organizacji w

odniesieniu do

funkcjonalności

narzędzia

Jak spróbować?

Czyli chwila dla sponsorów

Bezpłatna wersja próbna Office 365

I do niej dołączamy Project Onlinehttp://products.office.com/pl-pl/nonprofit/office-365-nonprofit-plans-and-pricing

17

Potrzebne kompetencje

• Analityk biznesowy

• Eksperci dziedzinowi - MS EPM

• Informatycy

• Trenerzy / szkoleniowcy

• Programiści

• Testerzy

Usługi Microsoft Office 365

www.office365.com SaaS/Software As A Service

18

Zarządzanie zadaniami

Współpraca

przy projekcie

Zarządzanie Projektem

i Portfelem

Poziom złożoności

Osiągnięcie najwyższej jakości Zarządzania

Projektem i Portfelem

Harmonogramy i analiza

Przejrzystość i kontrola