Case study zarządzanie portfelem projektów inwestycyjnych w przedsiębiorstwie wod-kan
-
Upload
fidea-effect-sp-z-oo -
Category
Leadership & Management
-
view
262 -
download
2
description
Transcript of Case study zarządzanie portfelem projektów inwestycyjnych w przedsiębiorstwie wod-kan
Zarządzanie portfelem projektów inwestycyjnych w Zakładzie Wodno –
Kanalizacyjnym w Grodzisku Mazowieckim
Bydgoszcz 22 maja 2014r.
www.zwik-grodzisk.pl
2
Informacja o ZWIK Grodzisk
Wodociągi w Grodzisku Mazowieckim istnieją od 50 lat !
Obsługujemy 288 km sieci wodociągowej, 126 km sieci kanalizacyjnej
3
10. miejsce w Ogólnopolskim Rankingu Przedsiębiorstw
W 2012 r. Spółka zajęła 10. miejsce w Ogólnopolskim Rankingu Najlepszych Przedsiębiorstw Wodociągów i Kanalizacji
4
Lider Rozwoju Regionalnego
• W listopadzie 2013 r. ZWiK Sp. z o.o. otrzymał tytuł Lidera Rozwoju Regionalnego za rok 2013
5
Inwestycje – wartość nakładów
2009 2010 2011 2012 20130
1,000
2,000
3,000
4,000
5,000
6,000
7,000
8,000
9,000
3,8933,288
5,291
3,687
8,446
Inwestycje - wartość nakładów w tys. zł
6
Produkcja i sprzedaż ścieków
2009 2010 2011 2012 20130
1,000
2,000
3,000
4,000
5,000
6,000
3,405.163,589.90 3,570.04
3,319.41
4,984.32
2,401.212,585.24 2,671.06
3,064.58
3,756.05
Ścieki w tys. m3
ProdukcjaSprzedaż
7
Nowe wyzwania nowe narzędzia
Rosnący portfel inwestycji wymaga nowego podejścia do realizacji projektów.
Rozwiązaniem jest wdrożenie Systemu Zarządzania Projektami
8
Co to jest System Zarządzania Projektami?• Jasna strategia firmy odnośnie zarządzania
projektami• Opracowana i wdrożona Polityka Zarządzania
Projektami• Zdefiniowane procesy i system komunikacji
• Opracowane dokumenty projektowe
• Świadomi, przeszkoleni użytkownicy
• Dostosowana Struktura organizacyjna
• Wdrożone narzędzie do zarządzania projektami
9
Po co jest potrzebny SZP?Korzyści dla organizacji
Projekty są lepiej dopasowane do strategii organizacji
Lepsza powtarzalność wyników projektów
Ład i przejrzystość
Lepsza komunikacja w organizacji
Lepsza motywacja zespołu i jego rozwój
Struktura organizacyjna dostosowana do zadań organizacji
Elastyczność
Kontrola nad ryzykiem
Stała kontrola nad stanem projektów
Lepsze wykorzystanie zasobów
Samouczenie się organizacji
Baza wiedzy
Korzyści dla pracowników
Odpowiedzialność za działania
Doping do ciągłego uczenia się
Konsolidacja zespołów
Podejmowanie wyzwań
Przyswajanie najlepszych praktyk
Przyswajanie technik
10
Sytuacja przed wdrożeniemO narzędziach:
- wiele różnych narzędzi
- niespójne i rozproszone
- niezwykle praco- i czasochłonne tworzenie raportów dla zarządu
- brak możliwości całościowego zarządzania portfelem projektów
- brak standardów- utrudniony dostęp
do potrzebnych funkcjonalności
Narzędzia
Word
Excel
Visio
Mapa
myśli
11
Sytuacja przed wdrożeniemO informacjach:
- niespójne- rozproszone- trudne do
zinwentaryzowania- trudne do
aktualizowania- trudno dostępne- czasochłonne
pozyskiwanie- brak ochrony- utrudniona
dystrybucja- nieefektywne
wykorzystanie
Informacja
Finanse
Terminy
UmowyDane o wykona-wcach
Statusy projektó
w
12
Proces wdrożenia
Polityka zarządza-
nia projektam
i
Testy wstępn
e
Szkolenia
WdrożenieRozwiąza-
nia
Utrzymanie
i rozwój
Analiza przed-wdroże-niowa
13
Główne Akcenty przy wdrożeniu
dopasowanie rozwiązania do potrzeb i metodyki pracy w ZWIK
wykorzystanie elementów metodycznego podejścia do zarządzania projektami i portfelami projektówłatwość dostępu do potrzebnych funkcjonalności, narzędzi i usług
wdrożenie raportów wspierających potrzeby ZWIK
rozszerzenie możliwości poprzez dodanie nowych obszarów, takich jak np. zarządzanie pożyczkami, dotacjami, czy dokumentacją formalną
zapewnienie możliwości dalszego rozwoju i rozbudowy
zniwelowanie potrzeby rozbudowy istniejącej w ZWiK infrastruktury IT i uniknięcie inwestycji z tym związanych
14
Zarządzanie
Projektami
Wsparcie Zarządzania Zakresem
Wsparcie Zarządzania
Kosztami
Wsparcie Zarządzania Zasobami
Wsparcie Zarządzania Terminami
Wsparcie Zarządzania
Ryzykiem
Wsparcie Zarządzania Dokumentacj
ą
Wsparcie Organizacyjn
e
Składniki
15
Architektura
Internet/ Intranet
Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient)
Serwer(aplikacja serwerowa)
Zdalny użytkownik(www)
Kierownictwo Organizacji
(www)
Kierownik Projektu (www)
Kierownik Projektu (www)
CentralnaBaza Danych
Firewall
ssl
ssl
ssl
ssl ssl
ssl
16
Zasoby
ZWIK
2 osoby
FIDEA
17
Harmonogram
Przygotowanie udostępnienie
usługWykorzystanie i rozwój
0,5 mies.
10 mies.
Personalizacja i testy
1,5 mies.
Wdrożenie Wykorzystanie
18
Efekty• Zintegrowane, spójne i metodyczne zarządzanie
portfelem projektów• Ogólna poprawa efektywności zarządzania projektami
• Bieżące, automatyczne raportowanie• Jedno zintegrowane środowisko narzędziowe do obsługi
danych• Dostępność danych, narzędzi i usług on-line, w jednym
miejscu
• Spójność i ochrona danych
• Opracowanie i wprowadzenie standardów oraz procedur
• Zmiana kultury organizacyjnej – większa dojrzałość projektowa
19
Obszar Przed Po
Terminy Głównie dokumentacja papierowa, kłopotliwe śledzenie opóźnień
Monitorowane on-line, sygnalizacja opóźnień, wykres Gantta
Koszty Głównie dokumentacja papierowa, kłopotliwe śledzenie odchyleń
Monitorowane on-line, sygnalizacja przekroczeń, przewidywalność
Zakres Uciążliwe monitorowanie wykonania zakresu projektów
Monitorowanie on-line, analiza kamieni milowych
Zasoby i Podwykonaw
cy
Informacja rozproszona po firmie
Informacja dostępna w 1 miejscu, łatwiejsze planowanie zadań
Ryzyko Brak podejścia systemowego, ryzyko zarządzane wg wiedzy KP
Monitorowane i raportowane
Decyzje Wymagają dużej ilości pracy przy sporządzaniu informacji zarządczej
Łatwiejsze do podjęcia, informacje dostępna on-line
Organizacja Brak gromadzenia wiedzy, rozproszona komunikacja, szybkie dotarcie do informacji
Automatyczne wykonywanie powtarzających się zadań, większa kontrola nad procesem, poprawa efektywności, uczenie się
Korzyści
20
Beneficjenci zmian
Klienci Spółki
Kierownicy projektów
Zarząd
Organy nadzorcze
Specjaliści (np. od przetargów)
Partnerzy biznesowi
21
Zarządzenie Zakresem
22
Zarządzanie Kosztami
23
Zarządzanie Terminami
24
Zarządzanie Zasobami
25
Zarządzanie Ryzykiem
26
Zarządzanie Dokumentami
Internet/ Intranet
Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient)
Serwer(aplikacja serwerowa)
Zdalny użytkownik(www)
Kierownictwo Organizacji
(www)
Kierownik Projektu (www)
Kierownik Projektu (www)
CentralneRepozytoriu
mDokumentówFirewal
l
ssl
ssl
sslssl ssl
ssl
27
Obieg dokumentów
Internet/ Intranet
Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient)
Serwer(aplikacja serwerowa)
Zdalny użytkownik(www)
Kierownictwo Organizacji
(www)
Kierownik Projektu (www)
Kierownik Projektu (www)
CentralnaRepozytoriu
mDokumentówFirewal
l
ssl
ssl
sslssl ssl
ssl
28
Integracja z systemem F-K
Internet/ Intranet
Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient)
Serwer(aplikacja serwerowa)
Zdalny użytkownik(www)
Kierownictwo Organizacji
(www)
Kierownik Projektu (www)
Kierownik Projektu (www)
Firewall
ssl
ssl
sslssl ssl
ssl
Serwer systemu F-K
29
Praca zespołowa
Internet/ Intranet
Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient)
Serwer(aplikacja serwerowa)
Zdalny użytkownik(www)
Kierownictwo Organizacji
(www)
Kierownik Projektu (www)
Kierownik Projektu (www)
Firewall
ssl
ssl
sslssl ssl
ssl
Repozytorium