Zarządzanie projektami

Wykład 6

Zarządzanie zespołem projektowym

Procesy zarządzania zasobami ludzkimi w projekcie planowanie zasobów ludzkich – określanie i

dokumentowanie ról, obowiązków i relacji służbowych w projekcie oraz tworzenie planu zarządzania obsadą stanowisk

pozyskiwanie zespołu projektu – zdobywanie zasobów ludzkich potrzebnych do ukończenia projektu

kształtowanie zespołu projektu – rozwój kompetencji i wzajemnych relacji między członkami zespołu w celu usprawnienia wykonania projektu

kierowanie zespołem projektu – monitorowanie wyników członków zespołu, przekazywanie opinii i komentarzy, rozwiązywanie spornych kwestii oraz koordynacja zmian w celu usprawnienia wykonania projektu

Zespół

jest zbiorem ludzi, którzy muszą polegać na skumulowanej wiedzy, umiejętnościach i talentach każdego z wzajemnie zależnych członków zespołu;

dzięki efektywnej współpracy zespół może wygenerować rozwiązania problemów, które są znacznie lepsze od tych, jakie mogłyby być stworzone przez każdego z członków zespołu indywidualnie

Przyczyny zespołowego zarządzania projektami: skupienie się na jakości i satysfakcji klienta;

waga wkładu każdego pracownika w realizację projektu i wykonanie końcowego produktu

przekonanie, że ludzie zaakceptują to, w czego tworzeniu uczestniczyli; autokratyczne i paternalistyczne metody organizacji nie sprawdzają się przy zarządzaniu projektami

powszechnie obecne nowoczesne technologie wymagają zaangażowania wyspecjalizowanych osób, które muszą pracować wspólnie w wydajny sposób przy ograniczonych zasobach

nowe sposoby organizacji pracy wymagają współpracy i rotacji na stanowiskach pracy

współczesny menedżer projektu nie może sam decydować, planować i śledzić realizacji projektu

Konieczność pracy zespołowej w projekcie jest spowodowana przez: projekt wymaga wykonania zadań angażujących

więcej niż jedną osobę zadania jednych ludzi będą wykorzystywały

rezultaty pracy innych osób lub zespołów w ramach zespołu będą wykorzystywane te

same metody i narzędzia zespół będzie musiał wspólnie identyfikować i

rozwiązywać problemy, a także wspólnie wykorzystywać rezultaty pracy innych

ETAPY TWORZENIA ZESPOŁU

Tworzenie

Znaczny niepokój, próby wykrycia natury sytuacji, jakiej pomocy można się spodziewać od lidera czy osoby zwołującej, oraz jakie zachowania będą lub nie będą właściwe

Członkowie szukają odpowiedzi na pytanie o charakter zadania, wraz z poznawaniem reguł i metod do zastosowania

Burza

Pomiędzy podgrupami rodzi się konflikt; zostaje rzucone wyzwanie władzy lub kompetencji lidera; opinie polaryzują się; jednostki sprzeciwiają się wysiłkom sterowania nimi przez lidera lub grupę

Kwestionuje się wartość i wykonalność zadania; ludzie reagują emocjonalnie przeciw jego wymaganiom

Normowanie

Grupa zaczyna się harmonizować; po raz pierwszy doświadcza swojej spójności czy jedności; wyłaniają się normy, jako że dochodzi do pojednania osób pozostających w konflikcie i przezwyciężenia oporu; rozwija się wzajemne wsparcie

Rozpoczyna się współpraca nad zadaniem; robi się plany i wykłada normy; rozwija się komunikowanie poglądów i uczuć

Realizacja

Grupa tworzy swoją strukturę albo przyjmuje strukturę najlepiej pasującą do jej wspólnego zadania; role postrzega się w kategoriach funkcjonalności wobec zadania i rośnie ich elastyczność

Następuje fala konstruktywnej pracy nad zadaniem; doświadcza się postępu, gdyż więcej energii grupy wykorzystuje się do osiągnięcia skuteczności w dziedzinie wspólnego zadania

TWORZENIE ZESPOŁU PROJEKTOWEGO

1. Stworzenie pozytywnego środowiska: zdefiniować cele działań dotyczących budowy

zespołu określić co będzie potrzebne w kategoriach

terminów i zobowiązań skupienie się na misji zespołu określenie kluczowych zadań i

odpowiedzialności zbudowanie ról w zespole

2. Stworzenie poczucia zależności: stworzenie poczucia zależności i szacunku dla

uzupełniających się zdolności członków zespołu należy stworzyć warunki do przedyskutowania

doświadczeń i umiejętności członków zespołu

3. Zdefiniowanie i wyjaśnienie celów projektu: członkowie zespołu powinni rozumieć i

akceptować cele projektu należy wspólnie sformułować misję określającą

oczekiwania wobec zespołu na jej podstawie generuje się cele szczegółowe,

dotyczące kosztów, terminów i kryteriów oceny wykonania zadań

cele powinny być zrozumiane przez każdego członka zespołu, mierzalne i określone co do terminu realizacji

4. Zdefiniowanie ról w zespole: trzeba zdefiniować odpowiedzialność za każdą

funkcję, zdefiniować zakresy odpowiedzialności w kategoriach celów głównych i cząstkowych

przekazanie oczekiwań dotyczących wyników pracy

należy wyjaśnić i otwarcie przedyskutować przewidywane trudności dotyczące tych oczekiwań

5. Stworzenie procedur:

należy stworzyć wytyczne i zasady postępowania w sytuacjach typowych oraz nietypowych

odpowiednie wytyczne pomogą uniknąć konfliktów w przyszłości i skoncentrować się na osiągnięciu celów projektu

6. Określenie procedur podejmowania decyzji: określenie uprawnień do podejmowania decyzji ustalenie granic uprawnień i zakresu władzy

zespołu

ZALETY I WADY PRACY ZESPOŁOWEJ

Zalety pracy zespołowej

praca z innymi ludźmi wyzwala u większości osób więcej energii i kreatywności

różne perspektywy i propozycje mogą zaowocować twórczymi rozwiązaniami

praca z ludźmi może dawać dużo satysfakcji – ludzie są z natury istotami społecznymi, a struktura i przestrzeń zespołu stwarzają możliwości dla wszystkich jednostek

praca zespołowa może być efektywna – im więcej umiejętności i doświadczenia ma zespół, tym bardziej efektywna

Wady pracy zespołowej

zbyt długi czas, który przeznaczają członkowie zespołu na wzajemną komunikację – za dużo się mówi, a za mało działa

złe relacje między ludźmi, mogące znacznie obniżyć jakość pracy

cała organizacja może ucierpieć, gdy zespoły rywalizują między sobą

Warunki efektywności zespołu projektowego dostosować wielkość zespołu do

wykonywanych zadań odpowiednio rozmieścić stanowiska i

umożliwić pracownikom łatwy kontakt wzrokowo-słuchowy

starać się o jednorodny skład zespołu w celu łatwiejszego podporządkowania się normom

wpływać na zrozumienie przez pracowników sensu ich pracy

jasno formułować cele ściśle łączyć liczbę popełnianych błędów i

braków, tempo pracy i absencje z wynagrodzeniem

Bariery efektywności zespołu

nieodpowiedni styl kierowania braki materiałowe i wąskie gardła produkcyjne cechy członków zespołu uprzedzenia, którym ulegają jednostki i grupy –

bariera decyzyjna nadmierne zaufanie – im ktoś jest bardziej pewny

siebie, tym częściej się myli samospełniające się przepowiednie pułapki wynikające z zachowań stereotypowych

Dziękuję za uwagę