Wprowadzenie w tematykę zarządzania

projektami/przedsięwzięciami

punkt 2 planu zajęć

dr inż. Agata Klaus-Rosińska

1

DEFINICJA PROJEKTU

„Zbiór działań podejmowanych dla zrealizowania określonego celu i uzyskania

konkretnego, wymiernego rezultatu”

produkt projektu

2

CECHY PROJEKTU

Złożoność Cele

Unikalny

Ograniczony

Czas Autonomia

!

Projekt

3

KLASYFIKACJA PROJEKTÓW

Kryteria:

1. Ze względu na przeznaczenie (według pochodzenia zlecenia): projekty wewnętrzne i projekty zewnętrzne

2. Ze względu na naturę: projekty techniczne, administracyjne, finansowe, handlowe, itp.

3. Ze względu na oczekiwania: projekty kompleksowe lub wycinkowe

4

KLASYFIKACJA PROJEKTÓW (c.d.)

• Według stopnia nowości: projekty o niskim stopniu nowości, projekty o wysokim stopniu nowości

• Według orientacji: projekty zorientowane obiektowo, projekty zorientowane procesowo

5

PROJEKT • Projekt nakłada się na formalną strukturę organizacyjną

firmy (z reguły nie dostosowaną do potrzeb projektów) oraz codzienną działalność i przyzwyczajenia organizacji i jej członków

• Projekt ma dynamiczny charakter (częste zmiany w otoczeniu mikro- i makroekonomicznym, oraz w samym projekcie)

• Wielu udziałowców projektu, dynamiczne zmiany, konieczność pracy grupowej - potrzeba koordynacji i efektywnej komunikacji

Projekty muszą być zarządzane inaczej niż standardowa działalność przedsiębiorstwa

6

ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI

Wielkość wejściowa ---------------

potrzeba

Oczekiwany rezultat

--------------- Zaspokojenie

potrzeby

Działania kierownicze (zarządcze)

Działania operacyjne (podstawowe)

Działania wspierające (pomocnicze)

Rodzaje działań związanych z realizacją projektów

7

ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI

„Zarządzanie projektem jest procesem, w trakcie którego osoba kierująca projektem przeprowadza

celowe planowanie i kontrolowanie zadań wchodzących w skład projektu oraz dokonuje

odpowiedniej alokacji przydzielonych do realizacji projektu środków, posługując się przy tym odpowiednimi metodami i technikami, aby

osiągnąć wyznaczony cel w określonym terminie, po wyznaczonych kosztach i o odpowiedniej

jakości.”

8

Def. PMI - Project Management Institute

PODSTAWOWE PARAMETRY PROJEKTU

9

JAKOŚĆ

KOSZT CZAS

PROJEKT

+ ZAKRES

PODSTAWOWE PARAMETRY PROJEKTU

Zmiana jednego z parametrów projektu

pociąga za sobą konieczność zmiany przynajmniej jeszcze jednego parametru.

Jeżeli pozostałe parametry pozostaną jednak niezmienione, będzie to miało negatywny

wpływ na obciążenie zasobów i jakość rezultatów projektu.

11

W1

W1=W1

W3>W1

Z1

Z2>Z1

Z3=Z1

C1

C2>C1

C3>C1

K1

K2>K1

K3>K1

ZALEŻNOŚCI POMIĘDZY PARAMETRAMI PROJEKTU

CYKL ŻYCIA PROJEKTÓW

• Przedsiębiorstwa, aby usprawnić kontrolę zarządzania projektem, dzielą go zazwyczaj na kilka etapów/faz (project phases). Wszystkie etapy/fazy składają się na cykl życia projektu. Istnieje wiele różnych koncepcji definiowania tego cyklu, a najbardziej ogólną z nich przedstawia rysunek …

12

13

CYKL ŻYCIA PROJEKTÓW

CYKL ŻYCIA PROJEKTÓW

• w zależności od stopnia zaawansowania projektu zmieniają się jego zapotrzebowania na zasoby tzn. na środki finansowe, ludzi czy materiały.

• Jest to jedna ze wspólnych cech charakterystycznych dla cyklu życia projektu we wszystkich jego modelach.

• Inną istotną cechą jest to, że w początkowej fazie projektu prawdopodobieństwo jego pomyślnego zakończenia jest najmniejsze, oznacza to tym samym, że ryzyko i niepewność z nim związane są najwyższe. W miarę realizacji projektu prawdopodobieństwo zakończenia stopniowo wzrasta.

14

Fazy cyklu życia projektu wg PMBoK

Czas Rozpoczęcie

Realizacja Kontrola

Zakończenie

Dla każdej fazy określone są procesy

Planowanie

Procesy zarządzania projektami

Procesy zarządzania projektami można podzielić na 5 grup, które zawierają jeden lub większą ilość procesów:

• procesy rozpoczęcia (initiating processes) – obejmują zatwierdzenie projektu lub jego etapu

• procesy planowania (planning processes) – dotyczą określania i precyzowania celów projektu oraz wybór najlepszego z dostępnych sposobów ich osiągnięcia

16

Procesy zarządzania projektami

• procesy realizacji (executing processes) – polegają na koordynowaniu ludzi i innych zasobów w celu wykonania przyjętego planu

• procesy kontroli (controlling processes) – polegają na systematycznym monitorowaniu i mierzeniu wykonania projektu, co pozwala na wykrycie odchyleń od planu i podjęcie działań korygujących

• procesy zakończenia (closing processes) – jest to formalna akceptacja rezultatów uzyskanych w projekcie lub w danym etapie projektu

17

Procesy zarządzania projektami

• Poszczególne grupy procesów oddziałują między sobą przez powstające w ich ramach rezultaty. Często rezultaty jednej grupy procesów stają się materiałem wejściowym dla następnej.

• Oddziaływania między grupami procesów są często powtarzane, np. procesy planowania umożliwiają rozpoczęcie projektu na podstawie wstępnego planu, a także uaktualnienie tego planu w trakcie realizacji projektu.

18

ORGANIZACJA PROJEKTU W PRZEDSIĘBIORSTWIE

• Ze względu na dojrzałość w postępowaniu w zakresie zarządzania projektami, przedsiębiorstwa (lub ich działy realizujące projekty) mogą się znajdować na różnych poziomach zaawansowania:

1. REALIZOWANIA PROJEKTÓW AD HOC

2. OPERACYJNEGO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

3. STRATEGICZNEGO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

4. ORGANIZACJI ZORIENTOWANEJ NA PROJEKTY

19

20

Realizowanie projektów ad hoc Charakterystyka: Brak precyzyjnego określenia celów i efektywnych zespołów zadaniowych, co powoduje konflikty na linii: zespół - organizacja Efekty: Wysokie ryzyko nieukończenia projektów, słaba motywacja pracowników

Operacyjne zarządzanie projektami Charakterystyka: Koordynacja pomiędzy działaniami w projekcie i w organizacji jest bardzo pracochłonna Efekty: Tylko pojedyncze projekty kończą się sukcesem

Strategiczne zarządzanie projektami Charakterystyka: Jednolita i specyficzna dla przedsiębiorstwa koncepcja zarządzania projektami wykorzystywana we wszystkich projektach Efekty: Istnieje duża szansa na powodzenie realizacji projektów

Organizacja zorientowana na projekty Charakterystyka: Brak tradycyjnych schematów organizacyjnych oraz wysoka kultura pracy zespołowej Efekty: Wysoki wskaźnik powodzenia projektów i bardzo wysoki stopień motywacji pracowników

P1

P2

P3

P4

REALIZOWANIE PROJEKTÓW AD HOC

• W przedsiębiorstwach na poziomie 1 projekty istnieją, jednak ich inicjowanie oraz realizacja odbywa się bez jakiejkolwiek systematyki.

• Ważne jest, aby pracownicy przedsiębiorstw na tym poziomie właściwie rozumieli pojęcia: „zlecenie” i „projekt” i nie używali ich w dowolny sposób.

21

OPERACYJNE ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI

• W przedsiębiorstwach na poziomie 2 zarządzanie projektami funkcjonuje w prosty, tradycyjnie przyjęty sposób.

• Mimo znacznego zaangażowania kierowników projektu, występują dość duże straty.

• Projekty często nie są znane lub akceptowane w całej organizacji.

• Nie są wykorzystywane efekty synergiczne, jakie mogłyby wystąpić pomiędzy poszczególnymi projektami.

22

STRATEGICZNE ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI

• W przedsiębiorstwach na poziomie 3 świadomie inwestuje się w ciągłe doskonalenie organizacji, metod, oprogramowania i kwalifikacji personelu w dziedzinie zarządzanie projektami.

23

ORGANIZACJA ZORIENTOWANA NA PROJEKTY

• Wraz ze wzrostem znaczenia zarządzania projektami koniecznością staje się możliwość szybkiego i elastycznego przydzielania pracowników do poszczególnych projektów.

• zmiana hierarchicznej struktury organizacyjnej

• zmiana dysponowaniem zasobami ludzkimi oraz odpowiedzialności za nie

24

ORGANIZACJA ZORIENTOWANA NA PROJEKTY

• tradycyjne opisy stanowisk są zastępowane przez opisy zadań, z podanym terminem wykonania

• kierownik projektu działa i decyduje samodzielnie we wszystkich sprawach merytorycznych, handlowych i personalnych

• budżet projektu powinien być wydzielony z budżetu całego przedsiębiorstwa i niezależny od jego okresów rozrachunkowych

• zanikanie trwałych stanowisk kierowniczych

25

ORGANIZACJA ZORIENTOWANA NA PROJEKTY

Orientacja na projekty powinna być sprawą kluczową dla 3 typów przedsiębiorstw i branż:

1. przedsiębiorstw, których dochody są generowane bezpośrednio przez odpowiednie wykonanie projektów

2. branż, w których codzienna działalność jest w znaczącym stopniu determinowana przez realizację złożonych procesów innowacyjnych

3. wybranych działów np. badań i rozwoju lub technologii informacyjnych należących do dużych przedsiębiorstw przemysłowych, usługowych i handlowych

26