Post on 26-May-2015
NEGOCJACJE W BIZNESIE
dr Sylwia Wrona
Instytut Marketingu UE we Wrocławiu
sylwia.wrona@ue.wroc.pl
ETAPY PROCESU NEGOCJACJI
ETAP PRZYGOTOWAWCZY
(przygotowanie)
ETAP ZASADNICZY
(rozmowy)
ETAP FINALNY
(finalizacja)
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
ETAP 1 – PRZYGOTOWANIE
Zdefiniowanie przedmiotu negocjacji
Sprecyzowanie celów negocjacji
Określenie obszaru porozumienia
Rozpoznanie partnera rozmów i jego oferty
Przygotowanie planu negocjacji (rozmów)
Ustalenie składu zespołu negocjacyjnego
Ustalenie miejsca, czasu i szczegółów technicznych
Przygotowanie argumentacji
Opracowanie scenariusza rozmów
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
PRZEDMIOT I CELE NEGOCJACJI
przygotowanie listy problemów i zagadnień, które mogą być poruszone przez każdą ze stron
dla każdego zagadnienia określenie co chce się osiągnąć, jakie są cele
cele powinny być konkretne
cele powinny być mierzalne
cele powinny być możliwe do osiągnięcia
cele powinny być sprecyzowane w czasie
uporządkowanie i hierarchizacja celów
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
OBSZAR POROZUMIENIA wyznaczenie prawdopodobnych celów drugiej strony
dla każdego zagadnienia określenie celu maksymalnego i minimalnego obu stron negocjacji
cel minimalny wyznacza BATNA – The Best Alternative to a Negotiated Agreement (najlepsza alternatywa dla negocjowanego porozumienia); BATNA jest podstawą siły negocjacyjnej oraz narzędziem oceny potencjalnego porozumienia
realne spojrzenie na możliwość osiągnięcia spodziewanych rezultatów
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
ROZPOZNANIE PARTNERA
pozyskanie informacji dotyczących partnera rozmów oraz sytuacji jego przedsiębiorstwa (informacje dotyczące otoczenia rynkowego partnera rozmów, jego sytuacji ekonomicznej, wiarygodności, składu zespołu negocjacyjnego)
źródła informacji: badania zlecane agencjom konsultingowym, wywiadowniom gospodarczym, informacje z biura radców handlowych, urzędów, informatory branżowe, bazy danych, sprawozdania finansowe, oferty handlowe, kanały nieformalne…
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
PLAN ROZMÓW ustalenie stylu rozmów oraz strategii
i taktyk negocjacyjnych
ustalenie możliwych wariantów rozwiązań i ich alternatyw (BATNA)
przygotowanie uzasadnień propozycji własnych
ustalenie obiektywnych kryteriów oceny możliwych propozycji drugiej strony
ustalenie zadań poszczególnych osób w zespole negocjacyjnym
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
SKŁAD ZESPOŁU NEGOCJACYJNEGO
przewodniczący (lider) – odpowiada za przebieg rozmów i osiągnięte rezultaty
protokolant – notuje ustalenia, wspomaga przewodniczącego, przygotowuje streszczenia, czuwa nad kolejnością podejmowanych kwestii
słuchacz (obserwator) – aktywnie słucha, obserwuje jak przebiegają rozmowy, co zostało pominięte
krytyk – ocenia postępy w rozmowach
kontroler – ocenia współpracę zespołu i rezultaty
inni – prawnik, psycholog, tłumacz, ekspert/fachowiec
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
DOPASOWANIE i wzajemny szacunek (jasny podział ról i obowiązków)
WEWNĘTRZNA RÓWNOWAGA i zgranie pod względem zdolności oraz znajomości poszczególnych zagadnień
ZAUFANIE do kompetencji oraz moralności członków zespołu
UZNANIE ZE STRONY PRZECIWNEJ (szacunek i aprobata)
ROLE GRUPOWE (obsadzone role)
CECHY ZESPOŁU NEGOCJACYJNEGO
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
SZCZEGÓŁY TECHNICZNE
wybór miejsca (w tym aranżacja pomieszczenia)
u siebie (jako gospodarz)
u partnera
na gruncie neutralnym
bez wyznaczania miejsca (wideokonferencje)
wybór czasu negocjacji (terminu rozpoczęcia, długości trwania, terminu zakończenia obrad, pory dnia)
UWAGA na manipulację czasem (przedłużanie, opóźnianie rozmów, niepunktualne rozpoczynanie obrad, manipulowanie porą dnia, przerwami w obradach, itp.)
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
ARGUMENTACJA
ustalenie (logicznej i obiektywnej) argumentacji, która będzie używana podczas negocjacji
rodzaje argumentacji:
argumenty racjonalne (poparte dowodami)
argumenty emocjonalne
zebranie faktów, liczb, danych (dokumentów) na poparcie prezentowanych tez
przeanalizowanie potencjalnych argumentów drugiej strony i przygotowanie kontrargumentów
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
SCENARIUSZ ROZMÓW
kwintesencja wszystkich problemów analizowanych podczas pierwszego etapu (przygotowania)
szczegółowy i wspólnie ustalony harmonogram czynności obydwu stron negocjacji, z podaniem miejsca, czasu, przedmiotu rozmów i osób biorących w nich udział
SR jest precyzyjnym określeniem reguł postępowania w osiąganiu celów negocjacji, pomaga przewidzieć reakcje drugiej strony i tym samym zmniejsza ryzyko negocjacyjne
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
SCENARIUSZ ROZMÓW (etapy)
zdefiniowanie celów
identyfikacja podstawowych spraw do wyjaśnienia
zebranie informacji
stworzenie klimatu negocjacji
przygotowanie do rozwiązania konfliktu interesów stron
ustalenie sposobu osiągnięcia kompromisu w negocjowanych sprawach
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
ETAP 2 – ROZMOWY Otwarcie negocjacji
(troska o pierwsze wrażenie oraz atmosferę rozmów)
Przedstawienie porządku obrad
Przedstawienie pierwszej oferty
Ustępstwa
Podtrzymywanie rozmowy – dyskusja, przechwytywanie inicjatywy
Słuchanie, parafrazowanie, zadawanie pytań
Przełamywanie impasu
Podsumowanie obrad i podpisanie kontraktu
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
OTWARCIE NEGOCJAJI
pierwsze wrażenie (ubiór, postawa, kontakt wzrokowy, ruchy ciała, dystans, otoczenie, itp.)
atmosfera rozmów (powitanie, przedstawienie stron, small talk, budowanie wzajemnej życzliwości, zaufania, wykazanie dobrej woli)
http://images.google.pl
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
(RAMOWY) PORZĄDEK OBRAD przedstawienie listy spraw, które mają stanowić
przedmiot negocjacji wraz z ich kolejnością
poruszane kwestie:
pora rozpoczęcia i zamykania spotkań
przypuszczalny termin zakończenia rozmów
liczba spotkań
wykaz zagadnień, które będą omawiane
kolejność poruszanych tematów
przerwy w trakcie rozmów
czas trwania sesji
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
PIERWSZA OFERTA
zaprezentowanie stanowisk wyjściowych
zasady przygotowanie pierwszej oferty:
wyjście od optymistycznej wersji porozumienia z naddatkiem, aby było z czego ustępować
żądanie wiele, ale nie za dużo
przygotowanie oferty „nadmiarowej” obejmującej kwestie, z których można łatwo zrezygnować w zamian za ustępstwa drugiej strony (zapas kwestii do ustępstw)
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
KTO PIERWSZY OTWIERA KWESTIĘ?
Jeżeli orientujemy się, jakie jest
standardowe rozwiązanie danej kwestii, i wiemy,
że druga strona też je zna, to możemy być stroną
rozpoczynającą negocjacje.
Jeśli nie mamy potrzebnych informacji w danej
kwestii, to lepiej jej pierwsi nie poruszajmy.
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
JAKA POWINNA BYĆ KOLEJNOŚĆ PORUSZANYCH PROBLEMÓW?
Na początek omówienie obustronnych
korzyści i spraw oczywistych
(budowanie klimatu do dalszych rozmów).
Następnie wyjaśnienie wszelkich
wątpliwości i kwestii niezbyt jasnych.
Na koniec rozpatrzenie
spraw trudnych, potencjalnie konfliktowych.
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
USTĘPSTWA (kilka wskazówek)
ustępstwa są źródłem cennych informacji (czego chce druga strona i co jest gotowa poświecić)
każde ustępstwo oferowane drugiej stronie podnosi jej aspiracje („ustępuj powoli i w coraz mniejszym stopniu”)
druga strona powinna zapracować na ustępstwo
ustępstwa wymagają wyjaśnienia poprzez odwołanie się do faktów
ważne jest podziękowanie za ustępstwa (forma psychicznej nagrody dla partnera rozmów)
warto prowadzić rejestr wszystkich poczynań i uzyskanych ustępstw
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
DYSKUSJA podtrzymywanie rozmowy poprzez:
podsumowywanie dotychczasowych ustaleń
wyjaśnienie swojego punktu widzenia, omówienie propozycji, podziękowanie za ustępstwa
przejście do tematów neutralnych
DYSKUSJA jest doskonałym narzędziem umożliwiającym poznanie poglądów pozostałych negocjatorów i przedstawienie swoich; stwarza możliwość zebrania wielu cennych informacji zmniejszających ryzyko negocjacyjne
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
SŁUCHANIE, PARAFRAZA, PYTANIA
wykorzystywanie umiejętności komunikacyjnych
aktywne słuchanie
zachęcanie do mówienia
milczenie
zadawanie pytań
parafrazowanie
podsumowywanie
dowartościowywanie
przechwytywanie inicjatywy
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
PRZEŁAMYWANIE IMPASU (sposoby)
podsumowanie postępów w rozmowach
wyliczenie korzyści z finalizacji rozmów
wyliczenie strat jeśli rozmowy zostaną przerwane
ponowne zdefiniowanie problemów spornych
nawiązanie do dobrych relacji z przeszłości
wyliczenie korzyści z dobrych stosunków na przyszłość
udzielenie dodatkowego, symbolicznego ustępstwa
zaproszenie niezależnych ekspertów lub mediatora
stworzenie grupy roboczej do rozwiązania problemu
zmiana miejsca lub składu zespołu negocjacyjnego
spotkania nieoficjalne
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
ZAMKNIECIE ROZMÓW
metody zamknięcia rozmów
„ostateczne ustępstwo” – propozycja ustępstwa określającego warunki brzegowe strony
końcowe podsumowanie – podsumowanie rozmów i wezwanie do podjęcia decyzji
zakończenie odraczające – podsumowanie rozmów oraz ich zawieszenie w celu rozważenia propozycji oponenta i własnego stanowiska
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
PODPISANIE KONTRAKTU
przygotowanie i uroczyste podpisanie kontraktu posiadającego następujące cechy:
kompletność
poprawność pod względem prawnym
perspektywiczność
elastyczność
brak haków, pułapek
analiza treści kontraktu (jednoznaczna interpretacja)
analiza kontraktu przez ekspertów (prawników)
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie
ETAP 3 – FINALIZACJA
Opis warunków, w jakich przebiegały negocjacje
Ocena funkcji pełnionych przez poszczególne osoby z zespołu negocjacyjnego oraz ich współpracy
Krytyczna ocena przebiegu rozmów – analiza poszczególnych etapów rozmów
Analiza skuteczności stosowanych strategii i taktyk
Analiza wyniku negocjacji
Wnioski z rozmów
Ocena stopnia osiągnięcia celów negocjacji
Dopilnowanie realizacji kontraktu
Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie