Zostań ekspertem KE- jak wygląda proces rejestracji i praca eksperta

Agnieszka Wyżgolik Regionalny Punkt Kontaktowy Politechnika Śląska

Gliwice, 23.02.2017

Źródło: informacje na Participant Potral, prezentacja Marcela Groholova

Typy ekspertów

Eksperci:

• Evaluators, ERC evaluators, Ethics evaluators, Observers

• Monitors (including ethics monitors)

• Expert groups/individual experts: experts assisting with implementation of policy/programmes, experts assisting with the evaluation of programmes, experts assisting with design of policy/programmes, SME coaches, ERC Scientific Council members

• Każda osoba działająca w sferze badawczo-naukowej; • Podstawowym kryterium doboru jest posiadana

wiedza i doświadczenie w danej dziedzinie i typie ocenianych projektów;

• Ważna jest znajomość języka angielskiego, dodatkowym atutem jest znajomość innych języków;

• Atutem jest wcześniejsze doświadczenie w ocenie międzynarodowych projektów oraz znajomość obszaru przemysłowego;

• Ekspert musi wykazywać się niezależnością w ocenie;

Kto?

We do not look for expert-superman, everybody can learn it...

Kryteria wyboru

Eksperci oceniający: duże doświadczenie, umiejętności i wiedza w danym temacie (zarządzanie projektem, innowacje, wykorzystywanie wyników, rozpowszechnianie wiedzy)

• Umiejętności, doświadczenie, wiedza,

• Różnorodność geograficzna,

• Równowaga płci (cel: 40% kobiet),

• Równowaga sektorów prywatnego i publicznego,

• Adekwatna rotacja ekspertów w ciągu roku (min. 25% nowych w ciągu roku),

• Max 120 dni w ciągu 4 następujących po sobie lat.

Dlaczego warto?

• Doświadczenie - zaoszczędzenie około 50% czasu poświęcanego na przygotowanie projektów do Horyzont 2020 oraz ogromne zwiększenie szansy na odniesienie sukcesu czyli zaakceptowanie własnego projektu i otrzymanie funduszy unijnych;

• szkoła pisania projektów - uczysz się jak

wyglądają najlepiej oceniane projekty , a jak

słabe oraz czego wymaga KE (nie zawsze

jasno określone w dokumentach);

• okazja poznania stanowiska i podejścia do oceny osób z różnych krajów, a także nawiązania kontaktów

• Zajęcie płatne

Nowi eksperci

In 2014, a pool of 77 506 evaluators

were registered on a central database

as available to evaluate proposals to

Horizon 2020. A total of 9 325

contracts for evaluation have been

made with experts, however some

experts may have been contracted

more than once to participate in

different evaluations. Over half of the

contracts for expert evaluators were

given to newcomers. It is important to

ensure that the pool from which

experts are selected is constantly

expanded and renewed, to ensure

expertise in new areas of science and

technology, and to ensure that the

pool is representative of different

sectors, including public and private,

and industrial and academic.

Płeć ewaluatorów

Z 9 325 zleceń

podpisanych z

ekspertami

oceniającymi, 35.7%

przyznano kobietom.

Cel 40% nie został

jeszcze osiągnięty,

ale widać tendencję

wzrostową w

porównaniu z 33.8%

dla 7. Programu

Ramowego.

Reprezentujesz siebie

Udział w ocenie jest sprawą indywidualną każdego zgłaszającego się eksperta, nie trzeba mieć zgody swojego pracodawcy.

Ekspert jest osobą niezawisłą – nie reprezentuje żadnej organizacji.

Kontrakt eksperta

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf

VAT

• Please note that services provided under an Horizon 2020 expert contract are VAT exempted.

• A "VAT Exemption Certificate" can therefore be issued to H2020 experts who are VAT taxable in an EU Member State. Experts may request such a certificate if they are liable to charge VAT for services they provide in their capacity as a natural person. The VAT number must be registered on the expert's name as it appears in the contract and not e.g. on the name of the expert's limited liability company, which is a different legal entity and not party to the contract.

• If you are interested in receiving such a certificate, please submit a request to the email address stipulated in Article 21 of your contract. If you have not already registered your VAT number in your Expert Area/Participant Portal, please add a scan of the official national VAT registration document proving your VAT number (the document should not be older than 6 months) and specify also the number of your expert contract for which you would like to have the certificate issued.

• The "VAT Exemption Certificate" is issued only after the payment has been made. Once the "VAT Exemption Certificate" has been issued you are requested to submit an invoice addressed to European Commission, Research Executive Agency (REA), COV 2 B-1049 Brussels, Belgium.

I am independent/self-employed and liable for VAT. How do I submit my

invoice as an expert and can I get a confirmation concerning VAT?

Konflikt interesów

Ekspert deklaruje brak konfliktu interesów 3-ktornie:

• 1 po przyjęciu propozycji i podpisaniu kontraktu;

• 2 po ujawnieniu pełnej listy aplikantów;

• 3 po ujawnieniu pełnej treści wniosku.

Poufność

• Ekspert musi dochować poufności w odniesieniu do wszelkich przesłanych dokumentów lub plików elektronicznych oraz jest odpowiedzialny za zwrot, wykasowanie lub zniszczenie wszelkich poufnych dokumentów i plików po zakończeniu oceny

• Internet, specjalistyczne bazy danych itp., w celach weryfikacji tak, ale nie kontakt z osobami trzecimi bez zgody pracowników Komisji.

Zasady

• Rejestracja nie gwarantuje wyznaczenia jako eksperta;

• Zaproszenie z informacją o warunkach;

• Dzienna stawka 450 euro na podstawie umowy pomiędzy

ekspertem a Wspólnotą, dieta dzienną w wysokości ~92 euro,

dietę hotelową - ~100 euro/doba oraz zwrot kosztów podróży na

podstawie rachunków (2 klasa)

• Rocznie max 10 dni pobytu w Brukseli lub Luksemburgu, coraz

popularniejsze oceny on-line;

• Dwie opcje: ekspert oceniający i przeglądający lub monitorujący;

Proces ewaluacji w Brukseli cz 1

• ocena projektów od 4 do 5 dni roboczych; około 5 wniosków dziennie czas 2-3 tygodnie;

• około 1 miesiąca przed ewaluacją KE zwraca się do wybranych z bazy ekspertów o zgodę na udział w ocenie projektów w konkretnym konkursie;

• po otrzymaniu zgody i KE przesyła pakiet dokumentów dotyczących danego konkursu oraz formularze, w tym finansowe (np. konto bankowe) do wypełnienia i kontrakt;

• Briefing on-line – szkolenie dla eksperta;

• ewaluacja jest wspomagana przez system elektroniczny, do którego wpisywane są oceny punktowe i uzasadnienie oceny.

• kilka, kilkanaście projektów do oceny; IER- Individual evaluation report,

• wniosek jest oceniany przez 3-5 ekspertów, po ocenie indywidualnej tzw. consensus meeting.

• moderator, czyli pracownik KE, opiekujący się daną grupą ekspertów.

Proces ewaluacji w Brukseli cz2

w przypadku rozbieżności - dodatkowi eksperci (zwykle 2 lub wymiana całego panelu), ocena jest dyskutowana ponownie podczas kolejnego consensus meeting, w którym uczestniczą wszyscy eksperci oraz pracownik KE, Oceniający, którzy nie zgadzają się z oceną większości sporządzają odrębny tzw. Minority Report

• po zakończonej ocenie, KE zaprasza część ekspertów (zwykle są to osoby już wcześniej biorące udział w ewaluacji projektów i znane KE) do udziału w tzw. panelu rankingowym, na którym jest ustalana tzw. lista rankingowa projektów.

• Liczba projektów może być różna w zależności od konkursu i objętości projektów. Np. projekty MSC są szybsze w ocenie i zwykle jest ich więcej do oceny.

Wskazówki dla eksperta

Wskazówki dla eksperta 2

Ocena pracy eksperta

Każdy ekspert jest oceniany po fazie indywidualnej oceny, aby upewnić się, że ewaluatorzy systematycznie nie zawyżają bądź zaniżają swoich ocen, i wykorzystują pełną skalę ocen.

During the March 2015 cut-off Phase 1

we have sent a dummy proposal to all

731 experts involved in the evaluation

Why a dummy proposal?

To measure the reliability of the current

evaluation methodology.

To find areas for improvement.

The model expert!

Initial expectations

1. Would decline the task if not in the

SC5 topic or in one of the close

topics and/or;

2. Would score the proposal clearly

below the threshold and/or;

3. Would declare the proposal "out of

scope" if not in the SC5 and/or in

one of the close topics.

Outcome - ESRs

Jak się zarejestrować?

Rejestracja na Participant Portal

pod adresem

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop

/en/home.html

Jak się zarejestrować?

• Krok 1

Stwórz konto n a Portalu Participant Portal w systemie ECAS

(tego samego konta używasz składając wniosek projektowy czy zarządzając projektem)

• Krok 2

Zarejestruj się jako ekspert w odpowiednim module

Dane osobowe

Znajomość języków

Wykształcenie

Ekspertyza

A -Pola eksperckie – wybór dziedziny nauki

Tematy Horizon 2020 –

nie zawężaj dziedzin -

KE potrzebuje

ekspertów o szerszym

zakresie, szczególnie w

kontekście

interdyscyplinarnych

projektów

B -Pola eksperckie – wybór programu

C -Pola eksperckie – dowolne słowa kluczowe

Słowa kluczowe - przykład

• Podanie tzw. Open key words np.: HVAC systems, Energy management, Energy efficient industry, Renewable heating and cooling, Energy efficiency, Energy conversion, collection and storage, Energy efficiency in buildings, Renewable energy sources, Renewable energy in buildings, End-use energy efficiency, Rational use of energy, Energy saving, Energy efficient products

• Podanie tzw. Open Keywords np. dla eksperta w zakresie ciepłownictwa i chłodnictwa:

Cogeneration, Waste heat recovery, Energy management systems, Organic Rankine cycle, Heating and cooling, District heating and cooling systems, Energy demand prediction methods, Energy efficiency, Photovoltaics, Energy storage, Air conditioning, District heating, Building assessment research studies, Energy monitoring of residential buildings, Waste water management, User comfort in buildings, Intelligent thermal network, Intelligent district heating and cooling, Smart electricity grid, Smart control to optimise energy demand

Historia zatrudnienia

Doświadczenie w ocenie

Czy współpracowałem już z KE jako ekspert?

Czy mam doświadczenie w ocenianiu ? (peer-review i inne)

Dodatkowe informacje

Nagrody,

wyróżnienia,

staże zagraniczne,

hobby

Proces

Po wypełnieniu wszystkich obowiązkowych pól otrzymamy e-mail zwrotny z numer kandydata do zostania ekspertem.

Numer jest potrzebny przy wszelkich kontaktach z KE dotyczących kandydatury, również z helpdeskiem

Baza ekspertów H2020

https://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/refere

nce_docs.html#h2020-expertslists

Kontakt: Tel. 32 2371998

E-mail: rpk@polsl.pl www.rpk.polsl.pl

Dziękuję za uwagę