Nb (cz.4) jak wygląda proces negocjacji

NEGOCJACJE W BIZNESIE

dr Sylwia Wrona

Instytut Marketingu UE we Wrocławiu

[email protected]

mailto:[email protected]�

ETAPY PROCESU NEGOCJACJI

ETAP PRZYGOTOWAWCZY

(przygotowanie)

ETAP ZASADNICZY

(rozmowy)

ETAP FINALNY

(finalizacja)

Copyright © 2012 Sylwia Wrona Negocjacje w biznesie

ETAP 1 – PRZYGOTOWANIE

Zdefiniowanie przedmiotu negocjacji

Sprecyzowanie celów negocjacji

Określenie obszaru porozumienia

Rozpoznanie partnera rozmów i jego oferty

Przygotowanie planu negocjacji (rozmów)

Ustalenie składu zespołu negocjacyjnego

Ustalenie miejsca, czasu i szczegółów technicznych

Przygotowanie argumentacji

Opracowanie scenariusza rozmów


PRZEDMIOT I CELE NEGOCJACJI

przygotowanie listy problemów i zagadnień, które mogą być poruszone przez każdą ze stron

dla każdego zagadnienia określenie co chce się osiągnąć, jakie są cele

cele powinny być konkretne

cele powinny być mierzalne

cele powinny być możliwe do osiągnięcia

cele powinny być sprecyzowane w czasie

uporządkowanie i hierarchizacja celów


OBSZAR POROZUMIENIA wyznaczenie prawdopodobnych celów drugiej strony

dla każdego zagadnienia określenie celu maksymalnego i minimalnego obu stron negocjacji

cel minimalny wyznacza BATNA – The Best Alternative to a Negotiated Agreement (najlepsza alternatywa dla negocjowanego porozumienia); BATNA jest podstawą siły negocjacyjnej oraz narzędziem oceny potencjalnego porozumienia

realne spojrzenie na możliwość osiągnięcia spodziewanych rezultatów


ROZPOZNANIE PARTNERA

pozyskanie informacji dotyczących partnera rozmów oraz sytuacji jego przedsiębiorstwa (informacje dotyczące otoczenia rynkowego partnera rozmów, jego sytuacji ekonomicznej, wiarygodności, składu zespołu negocjacyjnego)

źródła informacji: badania zlecane agencjom konsultingowym, wywiadowniom gospodarczym, informacje z biura radców handlowych, urzędów, informatory branżowe, bazy danych, sprawozdania finansowe, oferty handlowe, kanały nieformalne…


PLAN ROZMÓW ustalenie stylu rozmów oraz strategii

i taktyk negocjacyjnych

ustalenie możliwych wariantów rozwiązań i ich alternatyw (BATNA)

przygotowanie uzasadnień propozycji własnych

ustalenie obiektywnych kryteriów oceny możliwych propozycji drugiej strony

ustalenie zadań poszczególnych osób w zespole negocjacyjnym


SKŁAD ZESPOŁU NEGOCJACYJNEGO

przewodniczący (lider) – odpowiada za przebieg rozmów i osiągnięte rezultaty

protokolant – notuje ustalenia, wspomaga przewodniczącego, przygotowuje streszczenia, czuwa nad kolejnością podejmowanych kwestii

słuchacz (obserwator) – aktywnie słucha, obserwuje jak przebiegają rozmowy, co zostało pominięte

krytyk – ocenia postępy w rozmowach

kontroler – ocenia współpracę zespołu i rezultaty

inni – prawnik, psycholog, tłumacz, ekspert/fachowiec


DOPASOWANIE i wzajemny szacunek (jasny podział ról i obowiązków)

WEWNĘTRZNA RÓWNOWAGA i zgranie pod względem zdolności oraz znajomości poszczególnych zagadnień

ZAUFANIE do kompetencji oraz moralności członków zespołu

UZNANIE ZE STRONY PRZECIWNEJ (szacunek i aprobata)

ROLE GRUPOWE (obsadzone role)

CECHY ZESPOŁU NEGOCJACYJNEGO


SZCZEGÓŁY TECHNICZNE

wybór miejsca (w tym aranżacja pomieszczenia)

u siebie (jako gospodarz)

u partnera

na gruncie neutralnym

bez wyznaczania miejsca (wideokonferencje)

wybór czasu negocjacji (terminu rozpoczęcia, długości trwania, terminu zakończenia obrad, pory dnia)

UWAGA na manipulację czasem (przedłużanie, opóźnianie rozmów, niepunktualne rozpoczynanie obrad, manipulowanie porą dnia, przerwami w obradach, itp.)


ARGUMENTACJA

ustalenie (logicznej i obiektywnej) argumentacji, która będzie używana podczas negocjacji

rodzaje argumentacji:

argumenty racjonalne (poparte dowodami)

argumenty emocjonalne

zebranie faktów, liczb, danych (dokumentów) na poparcie prezentowanych tez

przeanalizowanie potencjalnych argumentów drugiej strony i przygotowanie kontrargumentów


SCENARIUSZ ROZMÓW

kwintesencja wszystkich problemów analizowanych podczas pierwszego etapu (przygotowania)

szczegółowy i wspólnie ustalony harmonogram czynności obydwu stron negocjacji, z podaniem miejsca, czasu, przedmiotu rozmów i osób biorących w nich udział

SR jest precyzyjnym określeniem reguł postępowania w osiąganiu celów negocjacji, pomaga przewidzieć reakcje drugiej strony i tym samym zmniejsza ryzyko negocjacyjne


SCENARIUSZ ROZMÓW (etapy)

zdefiniowanie celów

identyfikacja podstawowych spraw do wyjaśnienia

zebranie informacji

stworzenie klimatu negocjacji

przygotowanie do rozwiązania konfliktu interesów stron

ustalenie sposobu osiągnięcia kompromisu w negocjowanych sprawach


ETAP 2 – ROZMOWY Otwarcie negocjacji

(troska o pierwsze wrażenie oraz atmosferę rozmów)

Przedstawienie porządku obrad

Przedstawienie pierwszej oferty

Ustępstwa

Podtrzymywanie rozmowy – dyskusja, przechwytywanie inicjatywy

Słuchanie, parafrazowanie, zadawanie pytań

Przełamywanie impasu

Podsumowanie obrad i podpisanie kontraktu


OTWARCIE NEGOCJAJI

pierwsze wrażenie (ubiór, postawa, kontakt wzrokowy, ruchy ciała, dystans, otoczenie, itp.)

atmosfera rozmów (powitanie, przedstawienie stron, small talk, budowanie wzajemnej życzliwości, zaufania, wykazanie dobrej woli)

http://images.google.pl


http://images.google.pl/�

(RAMOWY) PORZĄDEK OBRAD przedstawienie listy spraw, które mają stanowić

przedmiot negocjacji wraz z ich kolejnością

poruszane kwestie:

pora rozpoczęcia i zamykania spotkań

przypuszczalny termin zakończenia rozmów

liczba spotkań

wykaz zagadnień, które będą omawiane

kolejność poruszanych tematów

przerwy w trakcie rozmów

czas trwania sesji


PIERWSZA OFERTA

zaprezentowanie stanowisk wyjściowych

zasady przygotowanie pierwszej oferty:

wyjście od optymistycznej wersji porozumienia z naddatkiem, aby było z czego ustępować

żądanie wiele, ale nie za dużo

przygotowanie oferty „nadmiarowej” obejmującej kwestie, z których można łatwo zrezygnować w zamian za ustępstwa drugiej strony (zapas kwestii do ustępstw)


KTO PIERWSZY OTWIERA KWESTIĘ?

Jeżeli orientujemy się, jakie jest

standardowe rozwiązanie danej kwestii, i wiemy,

że druga strona też je zna, to możemy być stroną

rozpoczynającą negocjacje.

Jeśli nie mamy potrzebnych informacji w danej

kwestii, to lepiej jej pierwsi nie poruszajmy.


JAKA POWINNA BYĆ KOLEJNOŚĆ PORUSZANYCH PROBLEMÓW?

Na początek omówienie obustronnych

korzyści i spraw oczywistych

(budowanie klimatu do dalszych rozmów).

Następnie wyjaśnienie wszelkich

wątpliwości i kwestii niezbyt jasnych.

Na koniec rozpatrzenie

spraw trudnych, potencjalnie konfliktowych.


USTĘPSTWA (kilka wskazówek)

ustępstwa są źródłem cennych informacji (czego chce druga strona i co jest gotowa poświecić)

każde ustępstwo oferowane drugiej stronie podnosi jej aspiracje („ustępuj powoli i w coraz mniejszym stopniu”)

druga strona powinna zapracować na ustępstwo

ustępstwa wymagają wyjaśnienia poprzez odwołanie się do faktów

ważne jest podziękowanie za ustępstwa (forma psychicznej nagrody dla partnera rozmów)

warto prowadzić rejestr wszystkich poczynań i uzyskanych ustępstw


DYSKUSJA podtrzymywanie rozmowy poprzez:

podsumowywanie dotychczasowych ustaleń

wyjaśnienie swojego punktu widzenia, omówienie propozycji, podziękowanie za ustępstwa

przejście do tematów neutralnych

DYSKUSJA jest doskonałym narzędziem umożliwiającym poznanie poglądów pozostałych negocjatorów i przedstawienie swoich; stwarza możliwość zebrania wielu cennych informacji zmniejszających ryzyko negocjacyjne


SŁUCHANIE, PARAFRAZA, PYTANIA

wykorzystywanie umiejętności komunikacyjnych

aktywne słuchanie

zachęcanie do mówienia

milczenie

zadawanie pytań

parafrazowanie

podsumowywanie

dowartościowywanie

przechwytywanie inicjatywy


PRZEŁAMYWANIE IMPASU (sposoby)

podsumowanie postępów w rozmowach

wyliczenie korzyści z finalizacji rozmów

wyliczenie strat jeśli rozmowy zostaną przerwane

ponowne zdefiniowanie problemów spornych

nawiązanie do dobrych relacji z przeszłości

wyliczenie korzyści z dobrych stosunków na przyszłość

udzielenie dodatkowego, symbolicznego ustępstwa

zaproszenie niezależnych ekspertów lub mediatora

stworzenie grupy roboczej do rozwiązania problemu

zmiana miejsca lub składu zespołu negocjacyjnego

spotkania nieoficjalne


ZAMKNIECIE ROZMÓW

metody zamknięcia rozmów

„ostateczne ustępstwo” – propozycja ustępstwa określającego warunki brzegowe strony

końcowe podsumowanie – podsumowanie rozmów i wezwanie do podjęcia decyzji

zakończenie odraczające – podsumowanie rozmów oraz ich zawieszenie w celu rozważenia propozycji oponenta i własnego stanowiska


PODPISANIE KONTRAKTU

przygotowanie i uroczyste podpisanie kontraktu posiadającego następujące cechy:

kompletność

poprawność pod względem prawnym

perspektywiczność

elastyczność

brak haków, pułapek

analiza treści kontraktu (jednoznaczna interpretacja)

analiza kontraktu przez ekspertów (prawników)


ETAP 3 – FINALIZACJA

Opis warunków, w jakich przebiegały negocjacje

Ocena funkcji pełnionych przez poszczególne osoby z zespołu negocjacyjnego oraz ich współpracy

Krytyczna ocena przebiegu rozmów – analiza poszczególnych etapów rozmów

Analiza skuteczności stosowanych strategii i taktyk

Analiza wyniku negocjacji

Wnioski z rozmów

Ocena stopnia osiągnięcia celów negocjacji

Dopilnowanie realizacji kontraktu


Nb (cz.4) jak wygląda proces negocjacji

Documents

Transcript of Nb (cz.4) jak wygląda proces negocjacji