Wydawnictwo Helionul. Ko�ciuszki 1c44-100 Gliwicetel. 032 230 98 63e-mail: helion@helion.pl

Word 2007 PL.Ilustrowany przewodnikAutor: £ukasz SumaISBN: 978-83-246-1038-9Format: A5, stron: 152

Poznaj mo¿liwo�ci króla edytorów tekstu

� Jak otwieraæ, tworzyæ i formatowaæ dokumenty tekstowe?� W jaki sposób wstawiaæ do dokumentów elementy graficzne?� Jak drukowaæ dokumenty i tworzyæ korespondencjê seryjn¹?

Twoja praca wymaga od Ciebie opanowania edytora tekstów? Poszukujesz uniwersalnego narzêdzia do tworzenia i edycji dokumentów tekstowych, za pomoc¹ którego bêdziesz móg³ napisaæ pismo, list, a nawet ksi¹¿kê lub pracê dyplomow¹?A mo¿e korzysta³e� z poprzednich wersji Worda i zastanawiasz siê, co takiego oferuje u¿ytkownikom jego najnowsza edycja? Word 2007 to kolejne wcielenie najpopularniejszego edytora tekstów. Przeprojektowany interfejs u¿ytkownika, ogromne mo¿liwo�ci automatyzacji, wygodniejsze narzêdzia do formatowania i edycji dokumentów to tylko niektóre ze zmian, jakie zaproponowali twórcy Worda 2007.

Dziêki ksi¹¿ce �Word 2007 PL. Ilustrowany przewodnik� poznasz ten program i jego mo¿liwo�ci. Dowiesz siê, w jaki sposób tworzyæ nowe dokumenty, otwieraæ ju¿ istniej¹ce, drukowaæ je i zapisywaæ na dysku. Nauczysz siê wprowadzaæ tekst, formatowaæ go, dodawaæ do niego elementy graficzne, równania matematyczne oraz obiekty utworzone za pomoc¹ innych aplikacji. Przeczytasz o tworzeniu spisów tre�ci, skorowidzówi wykazów ilustracji, grupowej pracy nad dokumentami, generowaniu korespondencji seryjnej i konfigurowaniu Worda.

� Interfejs u¿ytkownika� Operacje na plikach� Tworzenie nowego dokumentu� Edycja i formatowanie tekstu� Wstawianie tabel, pól tekstowych i obrazków� Korzystanie z edytora równañ� Drukowanie dokumentów� Praca grupowa nad dokumentami� Tworzenie korespondencji seryjnej� Wstawianie spisów tre�ci i skorowidzów

Spis treściWstęp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

Podstawowe informacje dotyczące edytora Word . . . . . . . .9

Wymagania programu Microsoft Word 2007 . . . . . . . . . . .10

Uruchamianie i zamykanie programu Word . . . . . . . . . . . . .11

Rozdział 1. Podstawowe elementy interfejsu edytora . . . . . . .13

Elementy okna programu i ich używanie . . . . . . . . . . . . . . .14

Obszar roboczy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

Wstążka i jej elementy składowe . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

Karty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

Grupy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Kontrolki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Karty programu i narzędzia kontekstowe . . . . . . . . . . .17

Menu programu i pasek szybkiego dostępu . . . . . . . . .18

Menu kontekstowe i minipasek narzędzi . . . . . . . . . . . .19

Okna dialogowe i okienka zadań . . . . . . . . . . . . . . . . .19

Pasek stanu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

Korzystanie z różnych opcji wyświetlania . . . . . . . . . . . . . .21

Używanie widoków i zmiana powiększenia dokumentu . . . . . . . . . . . . .21

Kontrolowanie wyświetlania innych elementów . . . . .22

Dostosowywanie działania elementów okna . . . . . . . . . . .24

System pomocy programu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

Rozdział 2. Podstawowe operacje na dokumentach . . . . . . . .26

Tworzenie nowego dokumentu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

Otwieranie istniejącego dokumentu . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

Zapisywanie i zamykanie dokumentu . . . . . . . . . . . . . . . . .31

Korzystanie z szablonów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33

Rozdział 3. Edytowanie i formatowanie treści dokumentów . .36

Podstawowe operacje na treści . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

Wprowadzanie i usuwanie tekstu . . . . . . . . . . . . . . . . .37

Zaznaczanie tekstu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38

Przenoszenie, kopiowanie, wycinanie i wklejanie treści oraz korzystanie ze Schowka . . . .40

3

Wo27ip_r00_p02.qxd 13-04-07 12:48 Page 3

Korzystanie z podstawowych opcji formatowania tekstu . .45

Formatowanie czcionki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45

Formatowanie akapitów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

Używanie szybkich stylów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53

Usuwanie formatowania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58

Inne operacje związane z tekstem . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60

Wyszukiwanie i zamienianie fragmentów tekstu . . . . .60

Cofanie i powtarzanie poprzednich operacji . . . . . . . .62

Używanie narzędzi korekty i funkcji językowych . . . . .64

Rozdział 4. Wstawianie elementów specjalnych . . . . . . . . . . .67

Korzystanie z tabel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68

Wstawianie obrazów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

Wstawianie obrazów z plików graficznych . . . . . . . . . .72

Wstawianie obiektów clipart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73

Wstawianie kształtów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74

Wstawianie grafik SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74

Wstawianie wykresów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75

Korzystanie z elementów tekstowych . . . . . . . . . . . . . . . . .77

Wstawianie pól tekstowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77

Korzystanie z narzędzia Szybkie części . . . . . . . . . . . .78

Wstawianie obiektów WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78

Tworzenie inicjałów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79

Wstawianie daty i godziny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80

Wstawianie obiektów OLE i plików tekstowych . . . . . .80

Wstawianie wzorów i symboli . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82

Używanie edytora równań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82

Wstawianie symboli specjalnych . . . . . . . . . . . . . . . . . .83

Korzystanie z innych funkcji związanych ze stroną . . . . . . .85

Wstawianie stron . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85

Używanie nagłówków i stopek oraz numerowanie stron . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86

Rozdział 5. Zmiana ustawień układu strony

i drukowanie dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88

Modyfikowanie ustawień strony . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89

Podgląd wydruku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95

Drukowanie dokumentu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97

Word 2007 PL. Ilustrowany przewodnik

4

Wo27ip_r00_p02.qxd 13-04-07 12:48 Page 4

Rozdział 6. Możliwości związane z odwołaniami . . . . . . . . . .99

Tworzenie i odświeżanie spisu treści . . . . . . . . . . . . . . . . .100

Korzystanie z przypisów i funkcji bibliograficznych . . . . . .103

Korzystanie z podpisów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Tworzenie i odświeżanie indeksu haseł . . . . . . . . . . . . . . .107

Rozdział 7. Tworzenie korespondencji seryjnej . . . . . . . . . . .109

Działania początkowe i wybór źródła danych . . . . . . . . . .110

Tworzenie treści dokumentu i wstawianie pól

korespondencji seryjnej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Podgląd wyników i działania końcowe . . . . . . . . . . . . . . . .117

Rozdział 8. Możliwości współpracy nad dokumentami . . . . .120

Komentowanie tekstu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121

Korzystanie z funkcji śledzenia zmian . . . . . . . . . . . . . . . .123

Zatwierdzanie i odrzucanie poprawek . . . . . . . . . . . . . . .125

Porównywanie i ochrona dokumentów . . . . . . . . . . . . . . .126

Rozdział 9. Ustawienia programu Word . . . . . . . . . . . . . . . . .130

Ustawienia ogólne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131

Opcje sprawdzania i ustawienia językowe . . . . . . . . . . . .136

Ustawienia prywatności i zabezpieczeń . . . . . . . . . . . . . .140

Skorowidz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142

Spis treści

5

Wo27ip_r00_p02.qxd 13-04-07 12:48 Page 5

Rozdział 8.

Możliwości współpracynad dokumentami

120

Środowisko Word 2007, podobnie jakpoprzednie wersje edytora, umożliwiawygodne tworzenie, sprawdzaniei poprawianie dokumentów przezwiele różnych osób. Możliwość pisa-nia komentarzy oraz nanoszeniai zatwierdzania lub odrzucania popra-wek szczególnie przydaje się w sytuac-jach, gdy jedna osoba odpowiedzialnajest za tworzenie treści, a inna za jejkontrolowanie i odbiór. Doskonałymtego przykładem może być klasyczny

schemat pracy wydawnictwa używanypodczas tworzenia tekstów książek,gdzie autorzy i tłumacze piszą treść,a zadaniem korektorów jest wyłapaniew niej wszelkich braków i błędów orazpoinformowanie o nich odpowied-nich osób. Cała ta komunikacja możesię odbywać w dużej mierze dziękinarzędziom programu Word, umiesz-czonym na zakładce Recenzja, którazostała przedstawiona na rysunku 8.1.

Rysunek 8.1. Zakładka narzędzi Recenzja

Wo27ip_r08_p01.qxd 13-04-07 13:08 Page 120

Jedną z prostszych, a zarazem ważniej-szych funkcji dostępnych na zakładceRecenzja są polecenia należące do grupyKomentarz. Pozwalają one na dodawa-nie i usuwanie komentarzy oraz spraw-ne przechodzenie pomiędzy nimi.Komentarze to notatki niezależne odgłównego tekstu dokumentu, leczw bezpośredni sposób dotyczące jegotreści. Celem ich używania jest prze-kazywanie wszelkich uwag, spost-rzeżeń i sugestii związanych z tworzo-nym tekstem.

Możliwość dodawania komentarzyzapewnia przycisk Nowy komentarz .Aby z niego skorzystać, powinieneśzaznaczyć fragment tekstu, który mazostać skomentowany, a następnie klik-nąć kontrolkę i w widocznym na ekra-nie dymku wpisać odpowiedni tekstkomentarza. W standardowym widokuUkład wydruku komentarze są wyświet-lane w postaci dymków wskazującychwłaściwe zdania bezpośrednio w obsza-rze dokumentu, na jego prawym mar-ginesie, zaś skomentowane fragmenty sąoznaczane kolorowym zakreśleniem.Stosowane barwy są uzależnione od tego,kto tworzy komentarz, a inicjały tejosoby są widoczne w dymkach komen-tarzy lub bezpośrednio w obszarze tek-stu. Tekst każdego z komentarzy możnaswobodnie edytować; aby rozpocząć todziałanie, wystarczy kliknąć obszarodpowiedniego elementu. Przykładowekomentarze zostały pokazane na ry-sunku 8.2.

Rysunek 8.2. Komentarze dodane do tek-stu dokumentu

W przypadku korzystania z niektórychwidoków, takich jak Konspekt i Wersjarobocza, dymki komentarzy nie sąwyświetlane w obszarze tekstu; widocz-ne są tam jedynie zakreślenia odpo-wiednich fragmentów treści i inicjałyosób, które dodały poszczególne ko-mentarze. Aby zapoznać się z treściąkomentarza, wystarczy umieścić wskaź-nik myszy nad zaznaczonym tekstemi poczekać na wyświetlenie okienkakomentarza. Przykład takiego okienkazostał pokazany na rysunku 8.3.

Rysunek 8.3. Okienko komentarza

Okienko tego typu nie pozwala oczy-wiście na edytowanie treści komentarza,co jest możliwe w przypadku dymków.Nie znaczy to, że zmiana komentarzanie jest w ogóle możliwa w niektórychtrybach wyświetlania. Aby rozpocząćedytowanie tekstu komentarza, należykliknąć skomentowany fragment doku-mentu prawym przyciskiem myszy

Rozdział 8. Możliwości współpracy nad dokumentami

121

Komentowanie tekstu

Wo27ip_r08_p01.qxd 13-04-07 13:08 Page 121

i z menu kontekstowego wybrać pole-cenie Edytuj komentarz, tak jak zostało topokazane na rysunku 8.4.

Rysunek 8.4. Sposób otwierania okienkaedycji komentarza

Kliknięcie tej pozycji powoduje otwarcieokienka zadań recenzowania, któregorolą jest wyświetlanie wszystkich ko-mentarzy dodanych do dokumentui umożliwienie prostej edycji tych ele-mentów, usuwania ich oraz szybkiegoprzechodzenia pomiędzy poszczegól-nymi komentarzami. Okienko recen-zowania zawierające komentarze zostałoprzedstawione na rysunku 8.5.

Rysunek 8.5. Okienko zadań związanez recenzowaniem

Przechodzenie między poszczególny-mi komentarzami wymaga kliknięciaw okienku odpowiedniego elementulub przejścia do niego za pomocą kla-wiszy strzałek. Ten sam efekt możnaosiągnąć w głównym obszarze doku-mentu za pomocą kontrolek Poprzednikomentarz i Następny komentarz ,wchodzących w skład grupy Komenta-rze. Pozwalają one na łatwe odszukiwa-nie kolejnych komentarzy bez koniecz-ności żmudnego przeglądania tekstustrona po stronie. Okienko recenzowa-nia pozwala również na usuwaniekomentarzy za pomocą odpowiednie-go polecenia menu kontekstowego. Tosamo zadanie realizuje polecenie Usuńkomentarz, które znajduje się w menukontekstowym związanym ze skomen-towanym fragmentem tekstu, jak rów-nież kontrolka o tej samej nazwie ,wchodząca w skład grupy Komentarze.

Kontrolka Usuń komentarz ma jednaknieco większe możliwości, gdyż opróczfunkcji kasowania jednego komentarzaoferuje dostęp do poleceń usuwaniawszystkich pokazanych komentarzyoraz wszystkich komentarzy obecnychw dokumencie. Działania te możnawykonać, wybierając odpowiednieopcje z menu przycisku, które zostałopokazane na rysunku 8.6.

Rysunek 8.6. Menu kontrolki Usuńkomentarz

Word 2007 PL. Ilustrowany przewodnik

122

Wo27ip_r08_p01.qxd 13-04-07 13:08 Page 122

Drugim zbiorem funkcji związanymz zadaniami recenzowania tekstu sąpolecenia wchodzące w skład grupyŚledzenie. Pozwalają one na włączeniemechanizmu śledzenia zmian wpro-wadzanych w treści dokumentu orazokreślenie różnych parametrów zwią-zanych z wyświetlaniem dokonanychpoprawek. Mechanizm ten pozwalana rejestrowane nanoszenie poprawekw tekście, czyli na oznaczanie ichw odpowiedni sposób, który umo-żliwia późniejsze podjęcie decyzji o ichzastosowaniu lub odrzuceniu. Funkc-ja ta oferuje innymi słowy prostąmożliwość sugerowania zmian, którenie muszą mieć charakteru ostatecz-nego. Znacznie ułatwia to współpracęosób wspólnie tworzących tekst doku-mentu.

Włączenie śledzenia zmian odbywa sięza pomocą przełącznika Śledź zmiany

. Kliknięcie górnej części tej kon-trolki lub wybranie z jej menu polece-nia o tej samej nazwie powoduje przej-ście do trybu zapisywania poprawek.W trybie tym wprowadzane zmianynie są jedynie umieszczane w tekście,lecz stanowią specjalne fragmenty treś-ci, które można niezależnie przeglądaćw celu sprawdzenia charakteru mody-fikacji, a także zatwierdzać lub odrzu-cać. Są one oznaczane w dokumenciew specjalny sposób, a dodatkowona lewym marginesie strony jest na ichwysokości wyświetlana pionowa linia,wskazująca zmienione wiersze. Wyłą-czenie trybu rejestracji zmian wymaga

kolejnego kliknięcia górnej częściprzełącznika lub wybrania z jego menuodpowiedniego polecenia. Fragmenttekstu zmodyfikowanego w czasiekorzystania z trybu śledzenia zmianzostał pokazany na rysunku 8.7.

Rysunek 8.7. Przykład korzystaniaz trybu śledzenia zmian

Pozostałe dwa polecenia widocznew menu Śledź zmiany są związanez określaniem parametrów działaniamechanizmu i sposobem prezento-wania zmian, oraz z nazwą użytkow-nika, która ma się pojawić w okien-kach zmian jako nazwisko osobybędącej autorem poprawek. Wybórmetody wyświetlania danych o mody-fikacjach jest możliwy przy użyciuopcji menu kontrolki Dymki . Klik-nięcie tego elementu pozwala na sko-rzystanie z trzech różnych trybówpokazywania zmian. Tryby te sterująrównież sposobem prezentowaniakomentarzy dodanych do tekstu.

Rozdział 8. Możliwości współpracy nad dokumentami

123

Korzystanie z funkcji śledzenia zmian

Włączenie i wyłączenie trybu śledzeniazmian jest też możliwe za pomocą skrótuklawiszowego Ctrl+Shift+E.

Na skróty

Wo27ip_r08_p01.qxd 13-04-07 13:08 Page 123

Polecenia widoczne w menu Dymkizostały przedstawione na rysunku 8.8.

Rysunek 8.8. Opcje wyświetlania zmianw tekście

Oprócz metody wyświetlania samychzmian, możesz również wybrać wersjędokumentu, z której chcesz korzystać.Zapewnia to kontrolka listy rozwijanejo nazwie Wyświetl do recenzji . Możeszzatem przeglądać oryginalny tekstdokumentu, jego zmodyfikowaną treśćlub każdą z tych wersji wraz ze znacz-nikami zmian. Funkcja wyboru spo-sobu prezentowania tekstu możeznacznie uprościć czytanie treści doku-mentu. Dostępne opcje wyświetlaniazostały przedstawione na rysunku 8.9.

Rysunek 8.9. Sposób wybierania wyświetla-nej wersji dokumentu

To jeszcze nie koniec możliwości do-stosowywania sposobu pokazywania

zmian i komentarzy obecnych w doku-mencie. Kontrolka Pokaż adiustację

pozwala bowiem na pre-cyzyjny wybór elementów, które mająbyć widoczne: czy mają być wyświetla-ne komentarze, pismo odręczne, wsta-wienia i usunięcia, zmiany formato-wania oraz wyróżnienia. Umożliwianawet określenie recenzentów, którychmodyfikacje mają być pokazywane.Zawartość menu kontrolki zostałaprzedstawiona na rysunku 8.10.

Rysunek 8.10. Metoda określania rodzajupokazywanych zmian i wyboru ich autora

Ostatni przycisk w grupie, noszącynazwę Okienko recenzowania ,pozwala na wyświetlenie lub ukrycieokienka zadań recenzowania, o którymwspominałem w poprzednim podroz-dziale. Dwie opcje menu, widocznepo kliknięciu widocznego obok kon-trolki przycisku strzałki skierowanejw dół, pozwalają na wybór pionowej lubpoziomej orientacji okienka.

Word 2007 PL. Ilustrowany przewodnik

124

Wo27ip_r08_p01.qxd 13-04-07 13:08 Page 124

Sama możliwość rejestrowania zmianw dokumencie nie byłaby z pewnoś-cią niczym nadzwyczajnym bez funkc-ji pozwalających na sprawne i szybkiezatwierdzanie lub odrzucanie wpro-wadzonych poprawek. Mechanizm tenznacznie ułatwia i przyspiesza korek-tę tekstów oraz ostateczne ich opraco-wanie, i na szczęście wchodzi w składmożliwości oferowanych przez pro-gram Word 2007. Odpowiednie kon-trolki należą do grupy Zmiany.

Pierwszą i największą z nich jest przy-cisk Zaakceptuj . Kliknięcie jego gór-nej części lub kliknięcie dolnej i wybra-nie z menu polecenia Zaakceptuj i przejdźdo następnej powoduje zatwierdzeniebieżącej zmiany i przejście do kolejnej.Zatwierdzenie modyfikacji oznaczausunięcie pola zarejestrowanej zmianyi wprowadzenie jej na stałe do doku-mentu. W menu przycisku widoczne sąrównież polecenia pozwalające na samozaakceptowanie zmiany bez przecho-dzenia do następnej, na zatwierdzeniewszystkich pokazanych zmian orazna zaakceptowanie wszystkich zmianw dokumencie. Menu to zostało poka-zane na rysunku 8.11.

Podobne opcje, lecz związane z od-rzucaniem zmian, oferuje kontrolkaOdrzuć i menu widocznepo kliknięciu przycisku strzałki,który jest umieszczony w jej prawej

części. Kliknięcie samego przyciskuOdrzuć powoduje unieważnienie wska-zanej zmiany i przejście do kolejnej.Odrzucenie oznacza zatem nieza-twierdzenie modyfikacji i usunięciejej pola z dokumentu.

Jeśli nie jesteś pewien, czy należyzatwierdzić, czy też odrzucić jakąśzmianę, zawsze możesz zająć się kolej-nymi zarejestrowanymi modyfikacja-mi i wrócić do kłopotliwej zmianyw późniejszym czasie. Możliwośćsprawnego poruszania się wśródposzczególnych poprawek zapewniająprzyciski Poprzednie i Następ-ne . Podobnie jak kontrolkiumożliwiające przechodzenie pomię-dzy komentarzami, pozwalają onena poruszanie się wśród wszystkichzmian i komentarzy dodanychdo dokumentu. Po osiągnięciu jegokońca (lub początku) możliwe jestrozpoczęcie poszukiwania modyfi-kacji od początku (lub końca) pliku.

Rozdział 8. Możliwości współpracy nad dokumentami

125

Zatwierdzanie i odrzucanie poprawek

Rysunek 8.11. Możliwości związanez zatwierdzaniem zmian

Wo27ip_r08_p01.qxd 13-04-07 13:08 Page 125

W trakcie współpracy kilku osób przytworzeniu jednego tekstu może sięzdarzyć, że dwie czy trzy z nich wpro-wadzą jednocześnie jakieś zmianyw posiadanych przez siebie kopiachdokumentu. Ręczne wyszukiwaniewprowadzonych zmian i poprawianietakiego tekstu krok po kroku jest bar-dzo uciążliwą i niewdzięczną pracą,a w przypadku długich dokumentówmoże być również bardzo czaso-chłonnym zadaniem, które niezmier-nie trudno jest wykonać w sposóbbezbłędny. Z pomocą przychodziw takich sytuacjach oferowana przezedytor Word funkcja porównywaniadokumentów.

Kliknięcie kontrolki Porównywaniepowoduje wyświetlenie dwóch

kolejnych przycisków. Przycisk Porów-naj pozwala na rozpoczęcie ope-racji porównywania treści przy użyciupolecenia Porównaj… i wyświetlonegoza jego pomocą okna dialogowegoPorównywanie dokumentów. Sposóbwywoływania tego okna został poka-zany na rysunku 8.12.

Rysunek 8.12. Sposób rozpoczęcia operacjiporównywania dokumentów

Okno Porównywanie dokumentów umo-żliwia wybór dwóch dokumentów,które mają zostać porównane, zapomocą odpowiednich kontrolek listrozwijanych oraz widocznych oboknich przycisków przeglądania. Pierw-szym z nich powinien być oryginalnydokument, a więc tekst przed wprowa-dzeniem w nim jakichkolwiek popra-wek. Skorygowany dokument to z koleizmieniona treść, którą chcesz porów-nać z oryginałem. Okno w swojej pod-stawowej postaci pozwala jeszcze nazamianę dokumentów miejscami orazwybór treści etykiety, która ma byćzastosowania do oznaczenia zmian.Dodatkowe opcje są dostępne po klik-nięciu przycisku Więcej >>. Możliwe jestdzięki nim określenie rodzaju ozna-czanych zmian oraz wybranie sposo-bu i miejsca ich pokazywania. Klik-nięcie przycisku OK rozpoczyna procesporównywania tekstów. Okno dialo-gowe Porównywanie dokumentów wyświet-lane w trybie rozszerzonym zostałoprzedstawione na rysunku 8.13.

Word 2007 PL. Ilustrowany przewodnik

126

Porównywanie i ochrona dokumentów

Drugie widoczne w menu polecenie, czyli op-cja Połącz…, powoduje wyświetleniepodobnego okna dialogowego o nazwieŁączenie dokumentów, które — jak samanazwa wskazuje — umożliwia łączenie zmianwprowadzonych przez różne osoby wróżnychkopiach tego samego dokumentu.

Wskazówka

Wo27ip_r08_p01.qxd 13-04-07 13:08 Page 126

A teraz uwaga, na ekranie zajdzie małarewolucja. Pojawi się na nim bowiemnowe okno programu Word, w którymbędzie widoczny zupełnie nowy doku-ment, stanowiący wynik operacjiporównania tekstu oryginalnego zeskorygowanym. Środkową część oknabędzie zajmowało okienko porówna-nego tekstu, a więc treści z naniesiony-

mi w niej poprawkami w trybie rejes-tracji zmian. Z prawej strony ujrzyszokienka oryginalnego i skorygowane-go dokumentu, zaś z lewej okienkorecenzowania, w którym pojawią sięwszystkie wyróżnione zmiany. Oknowyniku porównania dwóch przykła-dowych dokumentów zostało poka-zane na rysunku 8.14.

Rozdział 8. Możliwości współpracy nad dokumentami

127

Rysunek 8.13. Okno dialogowe Porównywanie dokumentów

Rysunek 8.14. Przykładowy wynik porównania dokumentów

Wo27ip_r08_p01.qxd 13-04-07 13:08 Page 127

Zadaniem pozycji menu wyświetlane-go po wybraniu kontrolki Pokaż doku-menty źródłowe jest wyświetlanielub ukrywanie odpowiednich okienekwidocznych w oknie dokumentu sta-nowiącego wynik porównania. Zna-czenie poszczególnych opcji jest dośćjasne, a samo menu zostało pokazanena rysunku 8.15.

Rysunek 8.15. Opcje związane z wyświet-laniem porównywanych dokumentów

Z tematem recenzowania i wprowa-dzania zmian w dokumencie wiąże siętakże funkcja zabezpieczania treścii sposobu formatowania dokumentu.Mechanizm ten pozwala na włączenieochrony zawartości dokumentu, takaby niemożliwe stało się wprowadza-nie w nim jakichkolwiek zmian.Dostępne tu opcje umożliwiają och-ronę samej treści dokumentu, stoso-wanych w nim formatowań lub oby-dwu tych rzeczy naraz. Możliwe jestrównież określenie odpowiednichwyjątków.

Funkcja zabezpieczania dokumentujest dostępna dzięki kontrolce Chrońdokument , należącej do swojejwłasnej grupy Ochrona. Kliknięcie tegoprzycisku powoduje wyświetleniena ekranie okienka zadań o nazwieOgranicz formatowanie i edycję, któreumożliwia określenie ustawień zwią-zanych z zabezpieczaniem treści i for-matowania dokumentu. Dostępnew nim opcje pozwalają na ogranicze-nie możliwości formatowania doku-mentu tylko do zaznaczonych stylów,na wybór stopnia ograniczenia możli-wości edycji treści oraz na zdefiniowa-nie wyjątków od podanych regułochrony. Okienko zadań Ogranicz for-matowanie i edycję zostało pokazanena rysunku 8.16.

Kliknięcie przycisku Tak, zacznij wymu-szanie ochrony powoduje wyświetleniena ekranie niewielkiego okna dialogo-wego Rozpoczęcie wymuszania ochrony,w którym należy jedynie wprowadzići powtórzyć hasło dostępu do doku-

Word 2007 PL. Ilustrowany przewodnik

128

Nowy dokument pojawi się oczywiścietylko wtedy, gdy w oknie Porównywaniedokumentów pozostawisz standardowywybór miejsca pokazywania zmian, a więcopcję Nowy dokument. Możesz też jednakzdecydować się na oznaczenie zmianw oryginalnym tekście lub w jego skory-gowanej wersji.

Uwaga

Wo27ip_r08_p01.qxd 13-04-07 13:08 Page 128

mentu. Natychmiast po zatwierdzeniuhasła rozpoczyna się ochrona doku-mentu, co w bezpośredni sposób obja-wia się brakiem możliwości edyto-wania jego treści i niemożnościąwprowadzania zmian w formatowa-niach. Zmienia się również zawartośćokienka ochrony, w którym dostępnesą teraz przyciski odpowiedzialne zapokazywanie i odszukiwanie regionówdostępnych do edycji. Znajduje sięw nim również przycisk Zatrzymaj och-ronę, którego zadaniem jest oczywiściewyłączenie działania mechanizmuzabezpieczania dokumentu przedzmianami. Operacja ta wymaga rzeczjasna podania hasła zdefiniowanegopodczas włączania ochrony.

Rozdział 8. Możliwości współpracy nad dokumentami

129

Rysunek 8.16. Sposób zabezpieczania treścidokumentu przed zmianami

Wo27ip_r08_p01.qxd 13-04-07 13:08 Page 129