Zarządzenie Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dn. 30.05.2012

Podstawa: art. 15 ust. 9 ustawy z dn. 21.11.2008r. o służbie cywilnej

1) Organizacja zarządzania zasobami ludzkimi.

2) Nabór i wprowadzenie do pracy.

3) Motywowanie.

4) Rozwój i szkolenia.

5) Rozwiązanie stosunku pracy.

Cel - takie zorganizowanie pracy aby:

1. Wspierać realizację misji i celów urzędu.

2. Przyczyniać się do podwyższania poziomu satysfakcji i

zadowolenia pracowników urzędu.

Zadania dyrektora generalnego urzędu.

1. Przygotuje / dostosuje / aktualizuje program ZZL

uwzględniając:

- Diagnozę ZZL

- Priorytety ZZL

- Obszary ZZL

- Cele roczne i harmonogram wdrożenia ZZL

- Monitoring i ewaluację ZZL

2. Wprowadzenie procedur antymobbingowych w

urzędzie.

Odpowiedzialność osób kierujących pracownikami:

1. Planowanie, organizowanie, kierowanie, nadzorowanie,

motywowanie, przestrzegania przepisów prawa pracy,

przestrzeganie zasad służby cywilnej oraz zasad etyki

korpusu służby cywilnej.

2. Budowanie przyjaznej atmosfery w zespole,

rozwiązywanie konfliktów, dbanie o rozwój

pracowników, planowanie polityki kadrowej.

Zalecenia w zakresie realizacji procesów kadrowych:

1. Określenie i ich upowszechnienie, w tym obieg

dokumentów w urzędzie.

2. Opracowanie praktycznego poradnika dla osób

kierujących pracownikami.

3. Wprowadzanie usprawniających rozwiązań

informatycznych.

Zalecenia inne:

1. Upowszechnianie informacji o zmianach przepisów

prawnych dotyczących stosunku pracy pracowników

urzędu.

2. Regularne monitorowanie jakości obsługi:

a) pracowników urzędu i kandydatów do pracy;

b) klientów przez pracowników.

3. Regularne pozyskiwanie opinii pracowników na temat

ZZL.

Wprowadzenie standardów w obszarze naboru i wprowadzenia do pracy wynika z potrzeby:

Ukształtowania procesu naboru w sposób gwarantujący zachowanie otwartości i konkurencyjności;

Zatrudnienia osób posiadających kwalifikacje które umożliwią najlepszą realizację powierzonych zadań;

Sprawne organizowanie procesu wprowadzenia do pracy w urzędzie osób, które szybko i efektywnie rozpoczną wykonywanie powierzonych im zadań.

W terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie

standardów, Dyrektor generalny określi wewnętrzne

procedury naboru do służby cywilnej w urzędzie lub

dostosuje o ile jest taka konieczność, procedury

obowiązujące w urzędzie. Procedury te powinny

zapewnić:

określenie przed ogłoszeniem naboru metod i technik

naboru oraz sposobu dokonywania ocen w naborze w

celu wyeliminowania uznaniowości

i subiektywizmu;

określenie jednoznacznych kryteriów uczestnictwa w

kolejnych etapach naboru;

wskazanie progu zaliczającego badane kompetencje,

który odpowiada poziomowi kompetencji niezbędnych do

podjęcia pracy na danym stanowisku

zachowanie jednolitych zasad dla wszystkich

uczestników naboru – jasno określonych i

przedstawionych do wiadomości wszystkim uczestnikom

naboru;

zgodność ogłoszenia o naborze z opisem stanowiska

pracy ;

uznanie oferty nadanej w terminie określonym w

ogłoszeniu o naborze za ofertę złożoną w terminie w

sytuacji, gdy w ogłoszeniu o naborze został wskazany

minimalny termin wynikający ze służby cywilnej;

udział każdego kandydata spełniającego wymagania

formalne w kolejnym etapie naboru następującym po

weryfikacji ofert pod względem formalnym;

dopuszczalność zastosowania, jako kolejnego etapu

naboru, techniki selekcji bazującej na analizie

nadesłanych ofert, uwzględniającej kryteria wynikające z

ogłoszenia o naborze;

sprawdzenie wszystkich wymagań niezbędnych i

dodatkowych (pożądanych) wskazanych w ogłoszeniu –

przy użyciu adekwatnych narzędzi (umożliwiających

obiektywne sprawdzenie spełnienia tych wymagań);

przeprowadzenie selekcji kandydatów tylko w oparciu o

kryteria, które wynikają z treści ogłoszenia o naborze;

stosowanie w odniesieniu do wszystkich uczestników

naboru pytań lub zadań nakierowanych na ocenę tych

samych kompetencji w oparciu o tę samą metodę selekcji,

gwarantujących porównywalność otrzymanych wyników;

informowanie kandydatów, na równych zasadach, o

zakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru oraz o

metodach i technikach stosowanych na tym etapie;

odzwierciedlenie w dokumentacji z naboru wszystkich

czynności i zdarzeń mających wpływ na przebieg naboru

oraz jego wynik, w tym treści pytań lub zadań oraz

kryteriów i ocen dokonanych w trakcie naboru

Zalecenia dla wewnętrznych procedur naboru:

przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej w każdym

naborze;

umieszczenie w ogłoszeniu o naborze informacji o

wysokości proponowanego wynagrodzenia zasadniczego;

stosowanie zróżnicowanych metod i technik

dostosowanych do wymagań związanych ze

stanowiskiem pracy;

przeprowadzenie badania kompetencji kierowniczych w

odniesieniu do kandydatów biorących udział w naborze

na stanowiska niebędące wyższymi stanowiskami w

służbie cywilnej, na których występuje zarządzanie

zespołem lub koordynowanie prac zespołu i wymagane

jest posiadanie doświadczenia kierowniczego;

udział przedstawiciela komórki do spraw kadr w procesie

naboru, jako partnera i doradcy czuwającego nad

merytorycznością;

informowanie kandydatów , na równych zasadach, o

niezakwalifikowaniu się do kolejnego etapu naboru.

zaleca się, aby wewnętrzne procedury naboru były

umieszczone na stronie internetowej urzędu; (w tym

również informacje przydatne z punktu widzenia

kandydata)

Dyrektor generalny urzędu, w terminie od 6 miesięcy od

dnia wejścia w życie standardów, określi zasady

organizacji służby przygotowawczej w urzędzie , o ile

dotychczas nie prowadzona takiego dokumentu.

W zakresie wprowadzenia pracowników do pracy zaleca się:

zapoznanie nowego pracownika z misją i głównymi celami urzędu;

informowanie pracowników danej komórki organizacyjnej lub całego urzędu o zatrudnieniu nowej osoby w urzędzie np. poprzez komunikat w Internecie lub e-mail;

przedstawienie nowemu pracownikowi współpracowników oraz zapoznanie go z działalnością z zadaniami komórki organizacyjnej;

wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za proces adaptacji nowego pracownika w początkowym okresie pracy.

polega na świadomym i celowym oddziaływaniu na

postępowanie ludzi poprzez stworzenie środków i

możliwości realizacji ich systemów wartości i oczekiwań

dla osiągnięcia celów motywującego.

podmiot motywujący,

przedmiot motywacji,

czynniki oddziaływania motywacyjnego:

wewnętrzne

zewnętrzne:

płacowe

pozapłacowe materialne

pozapłacowe niematerialne.

umiejętne jej wykorzystanie w stymulowaniu efektów,

postaw i zachowań pracowników jest bardzo duże.

powinna ona wystarczyć na pokrycie kosztów

utrzymania, odtwarzanie zdolności do pracy

(wypoczynek) oraz rozwój pracownika.

Składniki wynagrodzenia - korpus służby cywilnej

Pracownicy służby cywilnej

wynagrodzenie zasadnicze (mnożnik razy kwota bazowa 1873,84)

dodatek za wieloletnią pracę w służbie cywilnej (po pięciu latach pracy 5 % miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek ten wzrasta o 1 % za każdy dalszy rok pracy aż do osiągnięcia 20 % miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego)

dodatek zadaniowy za wykonywanie dodatkowych, powierzonych mu przez pracodawcę zadań na okres wykonywania tych zadań (kwotowy ze środków przeznaczonych na wynagrodzenia)

Urzędnicy służby cywilnej dodatkowo: dodatek służby cywilnej (mnożnik razy kwota bazowa) pozostałe należności pieniężne - korpus służby cywilnej nagrodę jubileuszową za wieloletnią pracę członek korpusu

służby cywilnej otrzymuje w wysokości: ◦ 1) po 20 latach pracy — 75 % wynagrodzenia miesięcznego; ◦ 2) po 25 latach pracy — 100 % wynagrodzenia miesięcznego; ◦ 3) po 30 latach pracy — 150 % wynagrodzenia miesięcznego; ◦ 4) po 35 latach pracy — 200 % wynagrodzenia miesięcznego; ◦ 5) po 40 latach pracy — 300 % wynagrodzenia miesięcznego; ◦ 6) po 45 latach pracy — 400 % wynagrodzenia miesięcznego.

dodatkowe wynagrodzenie roczne na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

odprawa w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia, a jeżeli członek korpusu służby cywilnej przepracował co najmniej 20 lat w służbie cywilnej, jednorazowa odprawa przysługuje w wysokości sześciomiesięcznego wynagrodzenia w związku z przejściem na rentę z tytułu niezdolności do pracy lub emeryturę.

nagrodę pieniężna (uznaniowa). ponadto członek korpusu służby cywilnej może skorzystać

z pieniężnych świadczeń wynikających z ustawy o funduszu socjalnych wg obowiązującego w danym urzędzie regulaminu

Może otrzymywać nagrody za:

fakt szczególnie dobrego wykonywania obowiązków,

pracę w zespołach,

wykonywanie konkretnego zadania,

prowadzenie szkoleń wewnętrznych,

mentoring.

elastyczny czas pracy

niematerialne narzędzia motywacyjne:

pochwały, wyróżnienia,

przyjazna atmosfera zespołu,

sprawna komunikacja,

samorealizacja, szkolenia,

powierzanie nowych, interesujących zadań,

odpowiedzialność i samodzielność,

optymalizowanie organizacji pracy

telefon komórkowy,

samochód służbowy,

szkolenia językowe i specjalistyczne,

ubezpieczenia zdrowotne i emerytalne,

opieka medyczna,

usługi socjalno-rekreacyjne,

prawo do dłuższego urlopu,

pożyczki z preferencyjnym oprocentowaniem,

dochody odroczone.

Celem szkoleń jest:

wyrobienie umiejętności współdziałania w grupie,

koordynacji pracy w urzędzie i administracji,

upowszechnianie jednolitych, najwyższych standardów

pracy,

przygotowanie do partnerstwa europejskiego.

Szkolenia w służbie cywilnej obejmują:

szkolenia centralne - planowane, organizowane i

nadzorowane przez Szefa Służby Cywilnej;

szkolenia powszechne - planowane, organizowane i

nadzorowane przez dyrektora generalnego urzędu;

szkolenia w ramach indywidualnego programu rozwoju

zawodowego członka korpusu służby cywilnej -

planowane, organizowane i nadzorowane przez dyrektora

generalnego urzędu w porozumieniu z zatrudnionym w

danym urzędzie członkiem korpusu służby cywilnej;

szkolenia specjalistyczne - planowane, organizowane i

nadzorowane przez dyrektora generalnego urzędu,

obejmujące tematykę związaną z zadaniami urzędu.

Plan szkoleń zawiera w szczególności:

priorytety szkoleniowe wobec członków korpusu służby

cywilnej;

rodzaje szkoleń mających szczególne znaczenie w danym

roku;

inne zalecenia i informacje dla osób organizujących i

nadzorujących szkolenia w służbie cywilnej.

Dla każdego członka korpusu służby cywilnej, z wyjątkiem

dyrektora generalnego urzędu, indywidualny program

rozwoju zawodowego, stanowiący podstawę do kierowania

członka korpusu służby cywilnej na szkolenia, biorąc pod

uwagę w szczególności:

wnioski zawarte w ocenie okresowej członka korpusu

służby cywilnej,

planowaną ścieżkę awansu stanowiskowego i

finansowego członka korpusu służby cywilnej,

plany i możliwości rozwoju zawodowego członka

korpusu służby cywilnej,

potrzeby i możliwości urzędu w zakresie zatrudnienia.

Z urzędnikami służby cywilnej można rozwiązać stosunek

pracy:

z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia,

bez wypowiedzenia,

z winy pracownika,

za porozumieniem stron,

na skutek rezygnacji pracownika.

stosunek pracy może również wygasnąć.

Standardy w obszarze rozwiązania stosunku pracy.

Wprowadzenie standardów w obszarze rozwiązania

stosunków pracy ma na celu:

zapewnienie ciągłości i skuteczności pracy urzędu,

zapewnienie przestrzegania praw pracowniczych

Do zadań dyrektora generalnego urzędu należy m. in.:

wdrożenie procedury wywiadu wyjściowego dla

pracowników odchodzących

na własną prośbę,

zapewnienie przygotowania osób kierujących

pracownikami do przeprowadzenia rozmów de

rekrutacyjnych.

Obowiązki osób kierujących pracownikami, nałożone w

związku z wprowadzeniem standardów:

zabezpieczenie interesów urzędu,

dokonanie oceny okresowej pracownika (na jego

wniosek), a w przypadku pracownika, który nie podlega

ocenie okresowej, wydanie opinii o jego pracy.

Zabezpieczenie interesów urzędu, zgodnie z

wprowadzonymi standardami, polega na:

zapewnieniu przekazania przez odchodzącego

pracownika prowadzonych spraw i dokumentów,

zapewnienie ciągłości pracy na danym stanowisku

(organizacja naboru, zmiana podziału zadań, umowa na

zastępstwo).

Odchodzący pracownik ma prawo:

do informacji o przysługujących mu uprawnieniach,

do otrzymania wyjaśnień z zakresu prawa pracy.