CAROLINA PONCE SOFIA SILVA

Microsoft Access es una herramienta de Microsoft para la

definición y manipulación de bases

de datos.

Base de Datos:Una base de datos es una recopilación de

información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección

de música.

Para crear una nueva base de datos se debe hacer clic sobre la opción

Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.

Luego aparecerá un cuadro de diálogo donde se debe indicar el nombre de la base de datos

a crear y el lugar donde será guardada.

En el cuadro Guardar en se debe seleccionar la carpeta donde se guardará la base de

datos. A la base de datos se le asignará la extensión .MDB (Microsoft Data Base) y

aparecerá la ventana Base de datos.

Se puede cerrar una base de datos yendo al menú Archivo y eligiendo la opción Cerrar. O bien haciendo clic sobre el botón Cerrar de la

ventana Base de datos.

Access: base de datos relacional

• Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la

duplicidad de datos, ahorrando memoria y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas que se

relacionan entre sí.

Componentes del Access• Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra

base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características.

• Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

• Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

• Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

• Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

• Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic

Tablas:Son los elementos principales de una base de datos, ya que todos los demás objetos se crean a partir de estas. Las mismas se utilizan para guardar datos. Podemos tener más de una tabla en la base de datos para guardar información relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la información de clientes, en la otra la información del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto. Para crear una tabla de datos se tiene que posicionar en la ventana base de datos con el objeto tablas seleccionado, si se hace clic en el icono “Nuevo” se abre una ventana con las distintas formas que existen para crear una tabla.

Campos y registrosCada tabla se compone de campos y registros. A pesar de que a primera vista

casi la podríamos confundir con una hoja de Excel, existen unas diferencias fundamentales:

En Access, cada columna en una tabla es un campo y cada fila de una tabla representa un único registro que reúne la información de un elemento de la tabla.  Cada campo de Access sólo puede tener un tipo de datos: o sólo texto, o sólo números, etc.

Formas para crear tabla:

• Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que se introduzca en la columna se determinará el tipo de datos que esta tiene.• Vista diseño permite crear los campos manualmente, y configurar el diseño de la tabla.• Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.• Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos.• Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos.

Crear tabla en Vista Diseño:

Para crear una tabla en vista diseño, desde la ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado, se debe hacer doble clic en la opción “Crear una tabla en vista Diseño”.

En la barra de titulo de la nueva tabla aparecerá el nombre de la misma. Luego esta tendrá el contenido que ocupará cada columna de dicha tabla, y así en la primera fila se definirá a la primera columna, en la segunda fila a la segunda columna y así sucesivamente.

En la primera fila se debe escribir el nombre del primer campo, luego se pasa a los tipos de datos. Para cambiar el tipo de dato seleccionado, que por defecto Access siempre pone dato de tipo texto, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Tipo de Datos:Texto: Se utiliza para texto o combinaciones de texto y números, como direcciones, o para números que no requieren cálculo, como números de teléfono. Almacena hasta 255 caracteres.Memo: Se utiliza para texto de gran longitud y números, como notas o descripciones. Almacena hasta 65.536 caracteres.Numérico: Se utiliza para los datos que se van a incluir en cálculos matemáticos, exceptuando los cálculos monetarios. Fecha/Hora: Se utiliza para fechas y horas. Moneda: Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo durante los cálculos.Auto numérico: Se utiliza para números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro.Sí/No: Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado.Objeto OLE: Se utiliza para objetos OLE (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) que se crearon en otros programas mediante el protocolo OLE.Hipervínculo: Se utiliza para hipervínculos (ej: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, página Web, etc.) Almacena hasta 64.000 caracteres.Asistente para búsquedas: Se utiliza para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. La elección de esta opción en la lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definición automáticamente. Requiere el mismo tamaño de almacenamiento que la clave principal que corresponde al campo de búsqueda.

Guardar tabla:

Antes de guardar una tabla se debe crear una “clave principal” que proporciona un valor único para cada fila de la tabla y sirve de

identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. Esta se utiliza para relacionar una tabla

con claves externas de otras tablas.

Para asignar una clave principal se debe hacer clic sobre

el nombre del campo que elegiremos para que cumpla esta

función, y luego hacer clic sobre el icono Clave Principal de la Barra de

Herramientas.Para guardar una tabla se puede

dirigir uno hacia el menú Archivo y elegir la opción Guardar. O bien

hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas.

Cerrar tabla:Para Cerrar una tabla se puede ir al menú Archivo y elegir la opción Cerrar. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la tabla de datos.

Propiedades del campo:

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado. Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde se indica las características generales del campo y la ficha Búsqueda en la que se puede definir una lista de valores válidos para el campo. Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la ficha Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.

Se controla la apariencia de los datos y se puede evitar su incorrecta introducción.

Tamaño de campo:

Dentro de las propiedades del campo, podemos encontrar el “Tamaño de Campo”. Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo, siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.Para el campo Numérico las opciones son:-Byte: (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. -Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.- Entero Largo: Para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.- Simple: Para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45, para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.- Doble: Para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.- Id. de réplica: Se utiliza para claves auto numéricas en bases réplicas.- Decimal: Para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .mdb)

Formato

Formatos de campos de tipo numérico y Moneda:

• Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

• Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.

• Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.• Fijo: presenta los valores sin separador de millares.• Estándar: presenta los valores con separador de millares.• Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de

porcentaje (%).• Científico: presenta el número con notación científica.

El formato solo afecta a la presentación de los datos, nunca al valor almacenado de una tabla.

Formato personalizado para los campos de tipo “fecha/hora”:

• Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

• Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.

• Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.

• Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.

• Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.• Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35

Pm.• Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.• Fecha general: el contenido del campo se presenta en formato “fecha

corta” para las fechas “hora larga” para las horas.

Formato

Formato• Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No,

Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.• Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo

son No, Falso y Desactivado.• El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de

verificación por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la ficha Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuación.

FormatoFormato personalizado para los campos de tipo “texto” y “memo”:

Símbolo Significado

(espacio) Muestra espacios como caracteres literales.

“ABC” Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como caracteres literales.

! Realiza la alineación a la izquierda en lugar de la alineación a la derecha.

* Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter.

\ Muestra el siguiente carácter como un carácter literal. También puede mostrar caracteres literales incluyéndolos entre comillas tipográficas.

[color] Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.

<: Presentará todos los caracteres en minúsculas

>: Presentará todos los caracteres en mayúsculas

Lugares Decimales:• Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos

asignar a un tipo de dato Numérico o Moneda.

Titulo:• Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la

cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama TITULO2 e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título, en la cabecera del campo TITULO2 veremos Fecha de nacimiento.

Valor Predeterminado:• El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente

en el campo si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.

Regla de Validación:• Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se

especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 120 y 220, se puede especificar en esta propiedad >=120 Y <=130, o entre 120 y 130. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.

OPERADORES SIGNIFICADO EJEMPLOS

Y, O Consunción, disyunción >5000 y <9000

Entre LI y LS Establece sí el dato se encuentra entre los límites inferior (LI) y superior (LS), conectados con el operador Y

Entre 12 y 18

<, <=, >=, >, <>, = Menor, menor igual, mayor igual, mayor, distinto, igual

>2000

Como “contenido” Verifica que un cambio de tipo texto o memo coincida con un contenido – se usa con comodines

Como “AX”Como “SI??”

En (lista) Determina sí el dato pertenece a ciertos valores

En (“Brasil”, “Argentina”, “Perú”, “Bolivia”)

Texto de Validación:

En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.

Requerido:Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.

Permitir longitud cero:Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

indexado• Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo

campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, se puede crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores:

• No: Sin índice.• Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y

además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).

• Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.