19. Mi´dzynarodoweTargi Ksià˝ki w Krakowie

Formularzezgłoszeniowe

− co i jak?

www.ksiazka.krakow.pl

22-25paêdziernika

2015

Zastanawiasz się, czy dobrze wypełniłeś formularze zgłoszeniowe. Nie daje Ci spokoju kwestia

dodatkowych formularzy? Nie wiesz, co kryje się pod stwierdzeniem „w 2015 r. zmianom uległy

niektóre z formularzy zgłoszeniowych”?

Spokojnie.

Punkt po punkcie postaramy się odpowiedzieć na (prawie) wszystkie Twoje pytania. Jeśli czegoś

nie zamieściliśmy w niniejszym tutorialu lub wyjaśniliśmy to niezbyt zrozumiale, nie pozostaje Ci

nic innego, jak sięgnąć po telefon i skontaktować się z nami. Ale póki co zachęcamy do lektury.

FORMULARZ NR 1

Zgłoszenie udziału w targach >>> odesłać do 31.07.2015

Podstawowy formularz zgłoszeniowy, potwierdzający zgłoszenie udziału w Targach. Ważne, aby

poprawnie wypełnić na nim dane do faktury, jak i podać osobę do kontaktu, czyli imię i nazwisko (+

mail i telefon) tego pracownika firmy, który jest odpowiedzialny za udział Twojej firmy w Targach i do

którego będą docierać wszystkie targowe newsy.

Na formularzu zaznaczasz:

bezzwrotną opłatę rejestracyjną, czyli tzw. wpisowe, dzięki któremu otrzymasz:

identyfikatory, kartę parkingową, zaproszenie na galę wręczenia Nagrody im. J. Długosza,

zaproszenie na wieczór wystawców, zaproszenia dla gości targowych i wpis w targowym

informatorze (szczegóły >>> formularz 1a, pkt 9);

wybraną powierzchnię lub stoisko standardowe, przy czym pamiętaj, że:

- powierzchnia niezabudowana to pusta przestrzeń bez zabudowy, wykładziny, oświetlenia i

prądu, na której docelowo ma stanąć Twoje stoisko, zbudowane przez wynajętą przez Ciebie

firmę standową >>> przy wyborze tego rodzaju powierzchni należy wskazać liczbę m kw.;

- powierzchnia zabudowana to stoisko wykonane w systemie oktagonalnym z wykładziną,

gniazdem, oświetleniem, stołem i 2 krzesłami (szczegóły >>> formularz 1, pkt 2) >>> przy

wyborze tego rodzaju powierzchni należy wskazać liczbę m kw.;

- stoisko standardowe to ekspozycja „pod klucz”, zawierająca określone elementy

dodatkowego wyposażenia (szczegóły >>> formularz 1c) >>> stoiska dostępne w określonym

metrażu (4, 6, 12, 18 m kw.);

typ stoiska – otwarte z 2, 3 lub 4 stron (szczegóły >>> formularz 1, pkt 3).

Termin przyjmowania zgłoszeń mija 31.07.2015 r. UWAGA! Jeśli chcesz skorzystać z 10% rabatu na

powierzchnię/stoisko, nie zwlekaj z przesłaniem zgłoszenia i uregulowaniem opłat, które wynikają z

formularzy 1 i 1a. Rabat obowiązuje, jeśli:

w ciągu 2 tygodni od dnia otrzymania fv pro forma uregulujesz całość należności wynikającej

z formularzy 1 i 1a (bezzwrotna opłata rejestracyjna + stoisko/powierzchnia + opłata

infrastrukturalna obligatoryjna dla powierzchni niezabudowanej)

lub

w ciągu 2 tygodni od dnia otrzymania fv pro forma uregulujesz 100% bezzwrotnej opłaty

rejestracyjnej i 45% należności wynikającej z formularzy 1 i 1a (stoisko/powierzchnia +

opłata infrastrukturalna obligatoryjna dla powierzchni niezabudowanej), pozostałą zaś kwotę

(z formularzy 1, 1a) do 01.07.2015 r.

FORMULARZ NR 1a >>> UWAGA ZMIANY!!!

Zgłoszenie udziału w targach >>> odesłać do 31.07.2015

Nierozłączna część formularza 1, na której:

podajesz napis na fryzie (do roku ubiegłego informację tę zamieszczałeś na formularzu 1);

pamiętaj, że napis na fryzie przygotowany przez nas mają tylko te firmy, które zamówiły

powierzchnię zabudowaną lub stoisko standardowe i że w cenie powierzchni/stoiska

gwarantujemy napis do 20 znaków, a każdy dodatkowy znak jest odpłatny i kosztuje 12 zł

netto;

UWAGA! Jeśli zamówiłeś powierzchnię zabudowaną/stoisko standardowe i chcesz

przygotować fryz/napis na fryzie we własnym zakresie, poinformuj nas o tym, abyśmy mogli

podawać Ci wymiary fryzu, jak i nie dublować jego przygotowania.

zaznaczasz ikonę tematyczną, jaka ma się pojawić na fryzie obok nazwy firmy i numeru

stoiska; do wyboru masz 5 ikon. Tak jak w przypadku napisu na fryzie ikona gwarantowana

jest tym firmom, które zamówiły powierzchnię zabudowaną/stoisko standardowe;

UWAGA! Jeśli zamówiłeś powierzchnię niezabudowaną i chcesz mieć na stoisku ikonę

tematyczną, nic straconego, możesz ją zamówić (szczegóły >>> formularz 1a pkt 7). Podobnie

ma się rzecz z numerem stoiska dla powierzchni niezabudowanej. Możesz go domówić,

wybierając jednocześnie jego kolor (szczegóły >>> formularz 1a pkt 7). Oczywiście, numer

stoiska możesz przygotować we własnym zakresie.

zamawiasz logo na fryzie, przy czym pamiętaj, że procedura zamówienia jest następująca:

przesyłasz do nas wypełniony formularz wraz z logotypem w formacie JPEG, my konsultujemy

się z plastykiem, w celu weryfikacji wielkości grafiki i informujemy Cię mailowo o cenie; cena

grafiki, która nie mieści się w polu 30 cm x 30 cm, będzie wyższa niż 180 zł netto podane na

formularzu 1a;

zaznaczasz kategorie tematyczne (można zaznaczyć więcej niż jedną kategorię) publikacji,

które będzie można nabyć na Twoim stoisku podczas Targów. Wypełniając ten punkt

umożliwisz nam stworzenie branżowego podziału wystawców. Ponadto pamiętaj, że wybrane

przez Ciebie kategorie znajdą się w informatorze targowym/programie targów pod nazwą

firmy i danymi teleadresowymi (szczegóły >>> formularz 5 pkt 1).

UWAGA! Jeśli zamawiasz powierzchnię niezabudowaną, pamiętaj o wypełnieniu punktu 10

formularza 1a. W tym roku formularz 1a uległ wydłużeniu i składa się z dwóch stron, a to za sprawą

obligatoryjnej opłaty infrastrukturalnej, którą począwszy od 2015 r. będą uiszczać te firmy, które

zamówiły powierzchnię niezabudowaną. Z opłaty będzie wynikać szereg korzyści, które usprawnią

Twoją obecność na Targach, jak i wpłyną na komfort pracy firmy standowej przygotowującej Twoje

stoisko. Opłata wynosi 12 zł netto/m kw. (szczegóły >>> formularz 1a pkt 10).

FORMULARZ NR 1b

Zgłoszenie współwystawcy >>> odesłać do 04.09.2015

Formularz powinieneś wypełnić, jeśli na Twoim stoisku będą dostępne publikacje innych

wydawnictw. Dzięki tej informacji będziemy w stanie w pełni poinformować zwiedzających, czyje

książki będą mogli nabyć na Targach. Zgłoszeni przez Ciebie współwystawcy pojawią się bowiem na

liście wystawców wraz z numerem Twojego stoiska. Zgłoszenie współwystawców jest bezpłatne, a

korzyści są wymierne. Zgłaszając współwystawców, pamiętaj o zaznaczeniu kategorii, do których

mamy ich przyporządkować.

UWAGA! Możesz zamówić dla współwystawcy bezzwrotną opłatę rejestracyjną (szczegóły >>>

formularz 1b pkt 1), dzięki której współwystawca otrzyma: identyfikator, kartę parkingową,

zaproszenie na galę wręczenia Nagrody im. J. Długosza, zaproszenie na wieczór wystawców, 20

zaproszeń dla gości targowych, jak i wpis w informatorze targowym/programie targów.

FORMULARZ NR 1c

Stoiska standardowe >>> odesłać do 31.08.2015

Rysunkowe uzupełnienie formularza 1, czyli wizualizacje stoisk standardowych wraz z

wyszczególnieniem elementów składowych i docelowym układem.

UWAGA! Ułożenie elementów wyposażenia stoiska standardowego możesz zmieniać, ale każda

zmiana powinna zostać uwzględniona na formularzu 1d, na którym winneś stworzyć poglądowy plan

swojego stoiska. Ponadto pamiętaj, że sugerowany na formularzu układ stoiska może ulec zmianie.

FORMULARZ NR 2

Wyposażenie stoiska >>> odesłać do 31.08.2015

Znajdziesz tu wszystkie elementy wyposażenia stoiska. Pamiętaj, że nawet jeśli decydujesz się na

stoisko standardowe z określonym wyposażeniem, zawsze możesz domówić dodatkowe elementy,

np. półki na książki.

UWAGA! Jeśli zarezerwowałeś powierzchnię niezabudowaną, pamiętaj, że wszystkie zamówienia

składane na formularzu 2 są droższe o 100%. Z kolei zamówienia składane po 31.08.2015 będą

droższe o 50% dla powierzchni zabudowanej/stoisk standardowych i o 150% dla powierzchni

niezabudowanej.

FORMULARZ NR 2a

Elementy wyposażenia stoiska >>> odesłać do 31.08.2015

Wizualne uzupełnienie formularza 2 zawierające poglądowe rysunki poszczególnych elementów

wyposażenia stoiska.

FORMULARZE NR 2b i 3b >>> UWAGA ZMIANY!!!

Media – powierzchnia zabudowana i stoiska standardowe >>> odesłać do 31.08.2015

Media – powierzchnia niezabudowana >>> odesłać do 31.08.2015

Począwszy od tego roku media będziesz zamawiał na różnych formularzach, w zależności od tego, jak

rodzaj powierzchni/stoiska zamówiłeś.

Powierzchnia zabudowana i stoiska standardowe >>> formularz 2b

Pamiętaj, że w wyposażeniu każdej powierzchni zabudowanej i stoiska standardowego znajduje się

jedno gniazdo 230 V/2 kW. Dzięki formularzowi 2b możesz zwiększyć liczbę gniazd, jak i ich moc.

Powierzchnia niezabudowana >>> formularz 3b

Miej na uwadze, że decydując się na powierzchnię niezabudowaną, nie otrzymujesz w wyposażeniu

żadnego gniazda elektrycznego, stąd pamiętaj o terminowym wypełnieniu i przesłaniu formularza 3b,

jak i o dostarczeniu uproszczonego schematu instalacji elektrycznej.

FORMULARZE NR 2c i 3c >>> UWAGA ZMIANY!!!

Podwieszenie elementów – powierzchnia zabudowana i stoiska standardowe >>> odesłać do

31.08.2015

Podwieszenie elementów – powierzchnia niezabudowana >>> odesłać do 31.08.2015

Co roku odpowiadamy na liczne zapytania o możliwość podwieszenia elementów przestrzennych nad

stoiskiem. Postanowiliśmy tę opcję nieco usystematyzować, ubierając ją w odpowiednie formularze.

Przed przesłaniem zamówienia, skontaktuj się najpierw z Działem Organizacji Technicznej i zapytaj,

czy możesz skorzystać z tej opcji, nie we wszystkich miejscach istnieje bowiem możliwość

podwieszenia elementów.

Powierzchnia zabudowana i stoiska standardowe >>> formularz 2c

Powierzchnia niezabudowana >>> formularz 3c

FORMULARZ NR 2d

Plan powierzchni zabudowanej/stoisk standardowych >>> odesłać do 31.08.2015

Formularz wcześniej znany jako „Formularz nr 4”. Święty Graal naszych druków formularzowych. Jeśli

zamówiłeś powierzchnię zabudowaną i domówiłeś do niej elementy dodatkowego wyposażenia

stoiska, wypełnienie tego formularza jest absolutnie konieczne.

Jak to działa? Na formularzu tworzysz poglądowy schemat Twojego stoiska. Zaczynasz od metrażu i

układu, np. zamówiłeś 9 m kw. w układzie 4,5 m x 2 m. Rysujesz prostokąt o wymiarach 4,5 x 2 (jedna

kratka to 1 m kw.).

Następnie posiłkując się symbolami podanymi na dole formularza 2d wrysowujesz poszczególne

zamówione przez Ciebie elementy. Pamiętaj, że zgodnie z przygotowanym przez Ciebie rysunkiem

zostanie zbudowane stoisko. Stąd dobrze zastanów się nad umiejscowieniem poszczególnych

elementów, gdyż w dniu montażowym może się okazać się, że zmiana miejsca ich zamontowania nie

będzie możliwa. Jeszcze jedno! Pamiętaj o wrysowaniu 2 krzeseł i stołu, które wchodzą w skład

powierzchni zabudowanej.

UWAGA! Jeśli zamówiłeś stoisko standardowe, to zostanie ono przygotowane zgodnie z poglądowymi

rysunkami, które znajdziesz na formularzu 1c. Jeśli jednak:

chcesz zmienić położenie poszczególnych (montowanych na stałe) elementów, np. półek na

książki, zaplecza

lub

domówić dodatkowe elementy wyposażenia, np. półki na książki,

pamiętaj o przygotowaniu poglądowego rysunku na formularzu 2d, na którym uwzględniasz

elementy wyposażenia wchodzące w skład „standardu”, jak i te dodatkowo zamówione.

FORMULARZ NR 3 >>> UWAGA ZMIANY!!!

Zgłoszenie wykonawcy zabudowy stoiska >>> odesłać do 31.08.2015

Formularz ten dotyczy wyłącznie powierzchni niezabudowanej. Zgłaszasz na nim wykonawcę

zabudowy Twojego stoiska, z którym kontaktujemy się w kwestiach wymagających doprecyzowania.

4,5

2

2

FORMULARZ NR 3a >>> UWAGA ZMIANY!!!

Oświadczenie wykonawcy zabudowy stoiska >>> odesłać do 31.08.2015

Jeśli zamówiłeś powierzchnię niezabudowaną, czytaj uważnie. Formularz 3 jest drukiem, który

powinieneś przekazać firmie budującej Twoje stoisko. Chcemy mieć kontrolę nad każdym etapem

przygotowania do Targów, stąd zależy nam na bezpośrednim kontakcie z przedstawicielem firmy,

która będzie obecna na terenie EXPO Kraków w dniu montażowym i demontażowym. Dzięki

poprawnie wypełnionemu formularzowi będziemy w stanie nie tylko wszelkie kwestie dotyczące

zabudowy wyjaśniać bezpośrednio z firmą standową, ale także przygotujemy wskazaną liczbę

identyfikatorów montażowych, jak i zagwarantujemy odpowiednią liczbę miejsc parkingowych pod

EXPO Kraków na czas montażu i demontażu.

FORMULARZ NR 4

Internet na stoisku >>> odesłać do 31.08.2015

Zamawiasz na nim dostępu do Internetu na stoisku. Do wyboru masz dwie opcje:

Internet przewodowy, który zamawiasz na cały czas Targów,

Internet bezprzewodowy, który możesz zamówić na cały czas trwania Targów, na 12 godzin

lub na 3 godziny.

FORMULARZ NR 5 >>> UWAGA ZMIANY!!!

Materiały targowe >>> odesłać do 04.09.2015

W tym roku zmieniamy wygląd wpisów do informatora targowego/programu targów. Wzorcowy

wpis prezentuje się następująco:

Logo – plik JPEG

Nazwa firmy WYDAWNICTWO EXPO

kod miasto 31-586 Kraków

ulica ul. Galicyjska 9

tel. (+48-12) 644-59-32

fax (+48-12) 644-61-41

e-mail biuro@wydawnictwoexpo.pl

www www.wydawnictwoexpo.pl

> e-publikacje > encyklopedie, słowniki

> książki naukowe i podręczniki > książki podróżnicze, przewodniki, mapy

> książki religijne > poradniki, hobby

Pod danymi teleadresowymi zostaną zamieszczone te kategorie, które zaznaczysz wypełniając

formularz 1a pkt 7.

FORMULARZE NR 6 i 6a

Dodatkowe usługi reklamowe >>> odesłać do 11.09.2015

Za pomocą tych formularzy możesz zamówić różnego rodzaju świadczenia reklamowe, przez

dystrybucję, reklamę na zewnątrz, jak i wewnątrz EXPO Kraków, po reklamę drukowaną i

internetową.

FORMULARZ NR 7

Zamówienia i usługi dodatkowe >>> odesłać do 11.09.2015

Za pomocą tego formularza zamówisz wszystko, czego potrzeba, aby z łatwością odnaleźć się w

targowej rzeczywistości. Zwróć uwagę zwłaszcza na trzy usługi:

dodatkowe zaproszenia na Targi >>> w ramach bezzwrotnej opłaty rejestracyjnej otrzymasz

20 zaproszeń, które powinieneś przekazać swoim gościom, czyli naszym zwiedzającym.

Pamiętaj, aby obić każde zaproszenie pieczęcią firmową. Jeśli chcesz zaprosić więcej niż 20

osób, złóż zamówienie na większą liczbę zaproszeń na formularzu 7. Dostarczymy je do Ciebie

przed Targami.

dodatkowe identyfikatory targowe >>> liczbę identyfikatorów, którą otrzymasz w ramach

bezzwrotnej opłaty rejestracyjnej, determinuje liczba m kw., które zostały przez

Ciebie zarezerwowane. Wg formularza 1a na 4 m kw. przypada 1 identyfikator, stąd należy

podzielić liczbę zarezerwowanych metrów kw. przez 4 i otrzymasz liczbę należnych

identyfikatorów.

PRZYKŁAD:

stoisko 8 m kw. >>> 8 : 4 = 2 identyfikatory

stoisko 15 m kw. >>> 15 : 4 = 3,75 >>> 4 identyfikatory

stoisko 23 m kw. >>> 9 : 4 = 2,25 >>> 2 identyfikatory

Ułamki większe i równe 0,5 zaokrąglamy w górę. Uwaga! Wyjątek od powyższej reguły.

Stoiskom 4-metrowym i 6-metrowym przysługują 2 IDENTYFIKATORY.

Rzecz jasna dzięki formularzowi nr 7 możesz zamówić dodatkowe identyfikatory.

zaproszenie na galę wręczenia Nagrody im. Jana Długosza >>> w ramach bezzwrotnej opłaty

rejestracyjnej otrzymasz jedno 2-os. zaproszenie. Jeśli potrzebujesz więcej zaproszeń, zamów

je na formularzu 7.

FORMULARZE NR 8 i 8a

Wynajem sali seminaryjnej >>> odesłać do 04.09.2015

Wyposażenie sali seminaryjnej >>> odesłać do 04.09.2015

W Międzynarodowym Centrum Targowo-Kongresowym EXPO Kraków dysponujemy następującymi

salami seminaryjnymi:

BUDAPESZT, która podczas Targów jest podzielona na 2 mniejsze jednostki:

Budapeszt AB >>> 80 os.

Budapeszt C >>> 100 os.

LWÓW, która podczas Targów jest podzielona na 3 mniejsze jednostki:

Lwów A >>> 70 os.

Lwów B >>> 70 os.

Lwów C >>> 70 os.

WIEDEŃ, która podczas Targów jest podzielona na 2 mniejsze jednostki:

Wiedeń A >>> 140 os.

Wiedeń B >>> 140 os.

Sale wynajmowane są na 50 min, gdyż 10 min do pełnej godziny to czas na przygotowanie sali do

następnego spotkania. Rzecz jasna, jeśli chcesz zarezerwować salę na dłuższy czas, nic nie stoi na

przeszkodzie. Decydując się na wynajem sali, zastanów się, w który dzień i mniej więcej o jakiej porze

chcesz zorganizować spotkanie, po czym napisz do nas, abyśmy mogli sprawdzić, czy w wybranym

przez Ciebie terminie sale seminaryjne są dostępne.

Pamiętaj, że w skład wyposażenia sali wchodzą:

system nagłośnieniowy,

mikrofon bezprzewodowy,

rzutnik,

ekran.

Dodatkowe elementy wyposażenia możesz domówić na formularzu 8a. Jeśli przewidujesz większą

liczbę prelegentów, zamów dodatkowe mikrofony. Jeśli będziesz potrzebować dostępu do Internetu

podczas spotkania, zamów Internet. Pamiętaj, że zamówienia na dodatkowe wyposażenie sali

seminaryjnej składane podczas Targów będą realizowane w miarę możliwości oraz będą droższe o

100%.

E-FAKTURY

Mając na celu ochronę środowiska, jak i usprawnienie przekazu informacji, proponujemy Ci

otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Jednocześnie przypominamy, że e-faktury są

pełnoprawnymi dokumentami księgowymi. Jeśli wyrażasz zgodę na otrzymywanie faktur

elektronicznych, prześlij (uzupełnione i podpisane) oświadczenie „Zgoda na przesyłanie faktur w

formie elektronicznej”, które stanowi załącznik do niniejszego tutorialu. Wybierając fakturę w tej

formie, automatycznie rezygnujesz z otrzymania faktury w wersji papierowej.

KONTAKT

Międzynarodowe Centrum Targowo-Kongresowe EXPO Kraków

ul. Galicyjska 9

31-586 Kraków

tel.: +48 12 644 59 32

fax +48 12 644 61 41

www.ksiazka.krakow.pl

ksiazka@targi.krakow.pl

Katarzyna Popieluch-Kmiecik – komisarz targów

kmiecik@targi.krakow.pl

tel. +48 12 651 90 26, 644 59 32

tel. kom. +48 501 691 232

Barbara Sikora – zastępca komisarza

sikora@targi.krakow.pl

tel. +48 12 651 90 35, 644 81 65

tel. kom. +48 510 182 731

Magdalena Wojtoń – asystent komisarza

wojton@targi.krakow.pl

tel. +48 12 651 90 13

tel. kom. +48 506 176 932

Magdalena Sroczyńska – zastępca komisarza

sroczynska@targi.krakow.pl

tel. +48 12 651 90 46

tel. kom. +48 509 926 690

Mateusz Kania – kierownik działu organizacji technicznej

kania@targi.krakow.pl

tel. +48 12 651 90 18

tel. kom. +48 506 047 424

…………………….., dn……………………….

(miejscowość i data) ………………………………………

(nazwa Odbiorcy)

………………………………………

……………………………………… (adres)

……………………………………… (NIP)

ZGODA NA OTRZYMYWANIE FAKTUR W POSTACI ELEKTRONICZNEJ

……………………………………………………. (nazwa Odbiorcy) zwany dalej Odbiorcą faktur elektronicznych oświadcza, że zgodnie z przepisami Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), akceptuje wystawianie i przesyłanie przez Targi w Krakowie Sp. z o.o. faktur w formie elektronicznej od dnia ………………….. r. Jednocześnie Odbiorca faktur elektronicznych wyraża zgodę na przesyłanie elektronicznych faktur z wykorzystaniem poczty elektronicznej. Adres e-mail na jaki powinny być kierowane faktury elektroniczne: ………………………………………............................ (adres e-mail).

………….…………..…………………………………….

Podpis i pieczątka osoby (osób) upoważnionych

do działania w imieniu firmy