Rachunkowość cz. I 2010 -2011

Materiały do wykładów

dr Jerzy Filipiak

2

1. Przedmiot, zakres metody i zasady rachunkowości 1.1 Rachunkowość - element systemu informacyjnego jednostki Definicja:

System ciągłego w czasie ujmowania , grupowania, prezentowania i interpretowania, wyrażonych w pieniądzu , bilansujących się ogólnych i szczegółowych danych liczbowych o działalności gospodarczej i sytuacji majątkowej jednostki gospodarczej. Co wynika z definicji: system - a więc całościowy zbiór wg ściśle

określonych metod i zasad ( podstawy obecnego systemu - od końca XV wieku );

rachunkowość to nie tylko rejestracja faktów gospodarczych lecz także odpowiednie ich przetworzenie i prezentacja w ściśle określonej formie;

w ewidencji działalności jednostek gospodarczych obrazuje się nie tylko jej przebieg ale także zasoby majątkowe, źródła ich pochodzenia oraz rezultaty działalności.

Cechy rachunkowości: 1. Wszystkie operacje rachunkowości wymagają

udokumentowania; 2. Pomiar dokonuje się miernikiem pieniężnym; 3. Zdarzenia gospodarcze ujmuje się w sposób

usystematyzowany wg specjalnie w tym celu utworzonych rejestrach ( tzw. kontach ) wg zasad przyjętych w danej jednostce, kierując się obowiązującym tzw. planem kont (potrzeba zapewnienia jednolitości ewidencji);

4. Ewidencja na kontach odbywa się przy zastosowaniu metody bilansowej, tzn. zgodnie z dwoistą treścią ekonomiczną ( tzw. zasada

3

podwójnego zapisu : po stronie WINIEN jednego konta i po stronie MA drugiego konta);

5. Kompletność i ciągłość ewidencji ( przedmiotem ewidencji są wszystkie a nie tylko wybrane zdarzenia gospodarcze; ewidencje prowadzi się permanentnie);

6. Obowiązek okresowej weryfikacji danych liczbowych ze stanem faktycznym;

7. Rachunkowość finansowa jest systemem sformalizowanym ( szczegółowa regulacja w przepisach prawa).

1.2 Struktura rachunkowości. Tradycyjny podział rachunkowości: księgowość ( prowadzenie ewidencji) kalkulacja ( rachunek kosztów ); sprawozdawczość finansowa. Ideogram struktury rachunkowości podano na rysunku. Podział rachunkowości ze względu na funkcje i odbiorców: rachunkowość finansowa - rachunkowość

zajmująca się dostarczaniem informacji na potrzeby użytkowników zewnętrznych, wykorzystywana także dla wewnętrznych potrzeb przedsiębiorstwa ; ścisła prawna regulacja jej prowadzenia ( ustawa o rachunkowości, Krajowe Standardy Rachunkowości Międzynarodowe Standardy Rachunkowości);

rachunkowość zarządcza - „produkowanie „ informacji dla celów zarządzania przedsiębiorstwem; nie podlega ogólnym regulacją prawnym.

1.3. Przedmiot i metody rachunkowości Przedmiot rachunkowości:

majątek przedsiębiorstwa i jego źródła pochodzenia (finansowania);

procesy gospodarcze ( koszty , przychody); wynik finansowy ( zysk lub strata).

4

Metody rachunkowości. Metoda bilansowa. Ujmowanie wszystkich zjawisk

dotyczących majątku przedsiębiorstw i zdarzeń gospodarczych dwustronnie i równoważnie , czyli bilansowo . Metoda opisana w 1494 roku (!): ewidencje w tej metodzie ujmuje się w przekroju chronologicznym wg dat ( dziennik) oraz w przekroju systematycznym na właściwych kontach (księga główna) . Metoda ta ma charakter uniwersalny i przetrwała wieki. Metoda ta i wynikająca z tej metody „zasada dwustronnego zapisu” jest stosowana dzisiaj , także w warunkach globalizacji gospodarki.

Metoda podmiotowa. Rachunkowość jest prowadzona odrębnie dla każdego podmiotu gospodarczego. Z metody tej wynika m.in. traktowanie każdego przedsiębiorstwa jako odrębnego bytu prawnego. W holdingach każde przedsiębiorstwo prowadzi odrębną rachunkowość . W holdingu sporządza się natomiast wg ściśle określonych zasad tzw. skonsolidowane sprawozdanie finansowe.

Metoda grupowania. Polega na ewidencji w odpowiednich urządzeniach księgowych (kontach) operacji o jednorodnej lub zbliżonej treści ekonomicznej.

1.4. Zasady rachunkowości. A. Zasady uniwersalne. Stosowane we wszystkich krajach niezależnie od systemu gospodarczego: Zasada podwójnego (dwustronnego) zapisu. Zasada periodyzacji. Jest to zasad okresowych

sprawozdań. Na zakończenie przyjętego okresu sprawozdawczego sporządza się sprawozdanie ( bilans , rachunek zysków i strat i inne). Najczęściej spotykanym uniwersalnym okresem sprawozdawczym jest rok obrotowy, który obejmuje

5

12 pełnych, kolejno po sobie następujących miesięcy ( zazwyczaj 1.01 - 31.12).

B. Zasady nadrzędne. Określane są w krajowych regulacjach prawnych: Zasada kontynuacji działania. Opiera się na

założeniu, że podmiot będzie kontynuował swoją działalność gospodarczą w najbliższej przyszłości i że nie przewiduje się jego likwidacji. Przestrzeganie tej zasady ma wpływ na wycenę majątku i jego ujęcie w bilansie(art. 29 ustawy o rachunkowości).

Zasada ciągłości (porównywalności). Stosowanie w danym przedsiębiorstwie w sposób ciągły jednakowych zasad grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, dokonywania odpisów amortyzacyjnych , ustalania wyniku finansowego. Bilans na koniec roku obrotowego jest równocześnie bilansem otwarcia roku następnego.

Zasada memoriałowa. Ujmowanie wszystkich operacji gospodarczych zarówno w zakresie przychodów jak i kosztów , w momencie ich wystąpienia, a nie w momencie ( terminie ) ich zapłaty. Przeciwieństwem tej zasady jest zasad kasowa polegająca najmowaniu tych zdarzeń w momencie ich uregulowania ( rzeczywisty wpływ( przychody ) lub wypływ (koszty) środków pieniężnych ( kasa lub na konto bankowe).

Zasada współmierności. Koszty wywołujące przychody muszą być ujęte w rachunkowości w tym samym okresie , w którym zostały ujęte przychody. Realizacja tych zasad powoduje konieczność wprowadzenia rozliczeń między okresowych danych oraz uniemożliwiać podejmowanie decyzji kosztów i przychodów ( przychody i koszty przyszłych okresów).

Zasada ostrożności. Inaczej nazywana zasadą ostrożnej wyceny. Wg tej zasady ustalając wynik finansowy należy przyjmować „pesymistyczny”

6

punkt widzenia, tzn. nie zawyżać wartości majątku i przychodów oraz nie zaniżać zobowiązań i kosztów . W świeci zasad ta jest określana jako „ostrożność kupiecka”.

Zasada istotności. Zasad ta określa jakie uproszczenia w przedstawianiu informacji w rachunkowości są dopuszczalne. Ogólnie : uproszczenia w ewidencji nie mogą zniekształcać gospodarczych wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa.

Zasada prawdziwego rzetelnego obrazu. Zastosowanie takich rozwiązań w zakresie rachunkowości, które dla przedsiębiorstwa dają rzetelny ( rzeczywisty i wiarygodny ) obraz stanu majątkowego. Np. w przypadku określonych przedsiębiorstw podstawowe sprawozdania ( bilans , rachunek zysków i strat) należy uzupełnić dodatkowymi sprawozdaniami

( rachunek przepływów pieniężnych i zmiany kapitale własnym) prowadząc w tym celu odpowiednią ewidencję.

2. Podstawowe kategorie pomiaru w rachunkowości - wprowadzenie. 2.1. Pojęcie i struktura majątku przedsiębiorstwa.

Dla prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorstwu niezbędny są środki gospodarcze określane ogólnie zasobami. Zasoby te stanowią majątek tego przedsiębiorstwa. Majątek ten można rozpatrywać z dwóch punktów widzenia: majątek rzeczowy występujący w postaci

materialnej, majątek finansowy

W rachunkowości majątek przyjęto nazywać aktywam Definicje: Aktywa - kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości , powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń , które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych.

7

Aktywa obrotowe - część aktywów jednostek , które są zużywane lub zbywane (tzw. aktywa rzeczowe ) oraz płatne lub wymagalne (aktywa finansowe , należności krótkoterminowe , rozliczenia międzyokresowe) w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego.. Aktywa trwałe - aktywa jednostki nie zaliczone do aktywów obrotowych. Struktura aktywów - patrz zamieszczone schemat

2.2. Pojęcie i struktura źródeł finansowania majątku przedsiębiorstwa.

Źródła pochodzenia majątku przedsiębiorstwa ( źródła jego finansowania ) nazywa się pasywami przedsiębiorstwa. Dla oceny przedsiębiorstwa określenie tych źródeł ( struktury pasywów ) ma podstawowe znaczenie . Podstawowy podział tych źródeł to : (1) Kapitały własne: w przedsiębiorstwie państwowym - fundusz

założycielski, w spółce akcyjnej - kapitał akcyjny, w spółce z ograniczona odpowiedzialnością -

kapitał udziałowy w spółce osobowej - kapitał wspólników. Pod wpływem działalności gospodarczej może i powinno występować zjawisko powiększania kapitału własnego z zysku ( kapitał zapasowy).

(2) Kapitały obce wyrażają tę wielkość majątku (środków) , którymi dysponuje dany podmiot gospodarczy , a które są własnością innych podmiotów gospodarczych. Podlegają one w zwrotowi w określonym czasie. Do czasu zwrotu są zobowiązaniami. Wśród zobowiązań można np. wymienić: kredyty bankowe, zobowiązania wobec dostawców , zobowiązania z tytułu pożyczek innych niż kredyty

bankowe, zobowiązania wobec budżetu państwa i

samorządów, zobowiązania wobec własnych pracowników,

8

inne. Wszystkie zobowiązania dzielimy na : długoterminowe - o terminie spłaty powyżej 1 roku

licząc od dnia bilansowego ; krótkoterminowe - termin spłaty do 1 roku licząc od

dnia bilansowego Strukturę pasywów ( kapitałów) przedstawiono na zamieszczonym rysunku.

2.3. Równowaga bilansowa. W przyjętej na gruncie rachunkowości metodzie bilansowej występuje następująca zależność:

wartość aktywów = wartość pasywów Obrazuje to zamieszczony przykład 3. Istota i funkcjonowanie kont. 3.1 Części składowe ksiąg rachunkowych.

1) Dziennik( art. 14 uor). Chronologiczne ujęcie operacji gospodarczych w danym okresie sprawozdawczym. Zapisy powinny być dokonywane na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych dowodów księgowych.

2) Księga główna (art. 15 uor). Zawiera zbiór kont syntetycznych , na których dokonywane są zapisy zdarzeń ujęte systematycznie ( głównie konta bilansowe i konta wynikowe). Zapisywane są w niej operacje ujęte uprzednio ( lub równocześnie) w dzienniku , zgodnie z zasadą podwójnego zapisu 1( uwaga : mogą być stosowane wzorcowe plany kont określone w rozporządzeniu Ministra Finansów - ujednolicenie zasad grupowania operacji gospodarczych; art. 83 uor); na kontach stosuje się wyłącznie w jednostki pieniężne.

1 Metoda opisana w XV wieku. Polega na grupowaniu i przedstawianiu majątku

przedsiębiorstwa i wszystkich zjawisk gospodarczych dwustronnie i równoważnie (bilansowo). W oparciu o tą metodę opracowano zasadę „podwójnego zapisu” każdej operacji gospodarczej( po stronie Winien[debet] jednego konta i po stronie Ma [ Credit] drugiego konta.

9

3) Księgi pomocnicze (art. 16 uor). Zbiór kont analitycznych

uszczegółajawiących i uzupełniających zapisy kont głównych. Zapisy na tych kontach oraz salda tych kont są uzgadniane okresowo z zapisami na kontach księgi głównej.

Uwaga: na kontach tych w ciągu okresu sprawozdawczego obok lub zamiast jednostek pieniężnych w trakcie okresu sprawozdawczego można stosować jednostki naturalne.

4) Zestawienie obrotów i salt. Sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego na podstawie zapisów na kontach księgi głównej ( salda i obroty za okres i narastająco od początku roku).

5) Inwentarz ( art. 19 uor). Wykaz składników aktywów i pasywów potwierdzony ich inwentaryzacją

3.2 Operacje gospodarcze i ich wpływ na bilans. Klasyfikacja operacji gospodarczych. W zależności od wpływu operacji gospodarczych na aktywa i pasywa jednostki możemy wyróżnić

a) operacje wywołujące tylko zmiany w aktywach: A - x + x = P

gdzie: A - aktywa , B - pasywa x - operacja gospodarcza.

b) operacje wywołujące tylko zmiany po stronie pasywów;

A = P - x + x c) operacje powodujące zwiększenie składnika

aktywów i jednocześnie zwiększenie składnika pasywów:

A +x = P + x

d) operacje powodujące zmniejszenie składnika

10

aktywów i jednocześnie zmniejszenie składnika pasywów.

A - x = P - x Podwójna treść operacji gospodarczych. Geneza „podwójnego zapisu” w rachunkowości: w naturze operacji gospodarczej , analizowanej z

punktu widzenia dysponenta majątku tkwi podwójny wpływ na prezentacje tego majątku ( tzw. „podwójny efekt”);

podwójny zapis jest najważniejszym elementem stosowanej w rachunkowości podstawowej jej metody - metody bilansowej , odzwierciedlonej w podstawowym równaniu rachunkowości:

Aktywa = Kapitał własny + Zobowiązania Po każdej operacji gospodarczej niezależnie czego

dotyczy zmiana składników jednej czy drugiej strony równania , równanie rachunkowości zawsze się bilansuje; jest to podstawa funkcjonowania rachunkowości;

Podwójny zapis umożliwia automatyczna sprawdzalność danych rachunkowości ; gdyby nie podwójny zapis sprawdzanie ewidencji gospodarczej byłoby bardzo czasochłonne , kosztowne, nie dawałoby szybkich informacji niezbędnych dla procesowe gospodarczych.

3.3 Pojęcie konta bilansowego jego elementy i zasady funkcjonowania Ogólna charakterystyka kont. Stosuje się konta do księgowej ewidencji danych; Konto słuzy odzwierciedleniu stanu i zmian

określonego składnika aktywów i pasywów -konta bilansowe lub wyników (kosztów, przychodów , strat , zysków) -konta wynikowe,

Konto może posiadać zróżnicowane formy i układy graficzne ; paginowy - układ jednostronny lub foliowy - układ dwustronny

Dla celów wyjaśnienia istoty konta stosuje tzw. formę teową, która w sposób najbardziej przejrzysty opisuje

11

części składowe konta i zasadę jego funkcjonowania (ryc 1

Ryc 1 i 2

Przykładowo konto składnika aktywów obrotowych ( kasa ) podano na ryc. 2. Ścisłe powiązanie ze sobą odpowiednich kont poprzez operacje gospodarcze. Zasady: - zapis co najmniej na dwóch kontach, - po przeciwnych stronach kont ( patrz ryc. 3), - po obydwu stronach zapis w tej samej kwocie. Jest to tzw. „Korespondencja kont”. Może ona

przyjmować formę zapisów prostych lub złożonych:

12

Ryc. 3

3.4. Budowa i zasady funkcjonowania kont bilansowych. Zadania kont bilansowych. Odzwierciedlają poszczególne składniki majątku i

źródeł jego finansowania ( w wybranym momencie ale także w ciągłym ruchu)

Każde z tych kont kontroluje określony stan dotyczący jednego składnika ,

Nie charakteryzuje całości określonego procesu zachodzącego w przedsiębiorstwie i jego wyników ( patrz niżej : konta wynikowe),

Konta aktywów są „lustrzanym odbiciem” konta pasywów.

Budowa i zasady funkcjonowania konta bilansowego aktywów. Stan początkowy Sp danego składnika bilansu

zapisywany jest po stronie Dt, Po stronie Dt zapisuje się wszystkie jego zwiększenia

w ciągu roku, Po stronie Ct zapisuje się wszystkie zmniejszenia

danego składnika bilansu w ciągu roku, Zasad: obrót debetowy kont aktywów jest większy lub

równy obrotowi kredytowemu,

13

Saldo końcowe kont aktywów jest debetowe ( zapisywane dla równowagi po stronie Kredytowej ) lub nie występuje.

Budowa i zasady funkcjonowania konta pasywów. Stan początkowy zapisujemy po stronie kredytowej Ct, Po stronie CT zapisujemy wszystkie zwiększenia

składnika bilansu w ciągu roku, Wszystkie zmniejszenia w ciągu roku zapisujemy po

stronie debetowej, Saldo końcowe pasywów jest kredytowe ( zapisywane

dla równowagi po stronie debetowej) lub nie występ

3.5 . Budowa i funkcjonowanie kont procesowych (wynikowych) Omówione wyżej konta bilansowe odzwierciedlają poszczególne składniki majątku i źródło ich pochodzenia ( ich stan i ruch ). Każde z kont kontroluje określony składnik bilansowy natomiast nie charakteryzuje całości procesu przebiegającego w firmie i jego wyniku. Dla odzwierciedlenia osiąganych w przedsiębiorstwie efektów gospodarczych niezbędne było wprowadzenie w rachunkowości kont procesowych ( wynikowych), których zadaniem jest odzwierciedlenie przychodów z działalności prowadzonej w firmie ( sprzedaż produktów, usług, towarów) oraz związanych z tymi przychodami kosztów ( materiały, wynagrodzenia, koszty handlowe, administracyjne itp.). Na podstawie informacji pochodzących z kont procesowych sporządzany jest w jednostce rachunek zysków i strat. Dla zilustrowania zasad budowy i funkcjonowania kont procesowych należy sobie uzmysłowić , że przychody i koszty wpływają docelowo na zmianę wysokości kapitału własnego - podstawowego składnika pasywów firmy. Z dużym uproszczeniem mogłyby być zatem od razu rejestrowane na tym koncie , co pokazuje zamieszczony poniżej przykład:

14

Zauważmy iż zgodnie z budową kont bilansowych pasywów zmniejszenia kapitału odnotowywane są po stronie Dt (koszty!) , a zwiększenia po stronie po stronie Ct (przychody). Zasada merytorycznej zgodności funkcjonowania kont kosztowych i konta przychodowych z funkcjonowaniem konta „Kapitał własny” jest podstawą budowy kont procesowych. Budowę i funkcjonowanie kont kosztowych przedstawia schemat na rycinie poniżej:

Konta kosztów nie wykazują sald początkowych ani końcowych. Spełniają one w okresie sprawozdawczym funkcje „liczenia” kosztów . w ciągu kolejnych okresów sprawozdawczych ( np. kolejnych miesięcy) gromadzi się na nich zapisy o poniesionych kosztach ( zapisy debetowe) lub o ich zmniejszeniu (zapisy kredytowe) . Na koniec roku obrotowego zapisy są przeksięgowywane (zapis kredytowy) na konto „wynik finansowy” ( patrz rycina niżej). Budowę i funkcjonowanie kont przychodów, powszechnie zwanych „kontami sprzedaży”, przedstawia rycina niżej

15

Konta te także nie wykazują sald początkowych i końcowych i służą w okresie sprawozdawczym do „liczenia” przychodu. Zwiększenie przychodów jest księgowane po stronie Ct ( zapis kredytowy)a zmniejszenie po stronie Dt (zapis debetowy) . Na koniec roku obrotowego zapisy na tym koncie są przeksięgowywane na stronę Dt ( zapis debetowy) na konto wynik finansowy celem konfrontacji z kosztami dla ustalenia wyniku działalności firmy. Schematycznie operacje przeksięgowania kosztów i przychodów na konto „Wynik finansowy” pokazuje rycina poniżej:

Zauważmy, że zgodnie z tym schematem na kontach procesowych kosztów i przychodów nie są wykazywane na koniec roku obrotowego stany końcowe. Saldo końcowe , obrazujące wynik działalności wykazywane jest na koncie „Wynik finansowy” ( konto o charakterze bilansowym !). Saldo to występuje w bilansie i rachunku zysków i strat. W praktyce , dla uzyskania różnych przekrojowych informacji o ponoszonych kosztach i uzyskiwanych przychodach w firmie można prowadzić wiele kont kosztów i przychodów, funkcjonujących wg zasad opisanych wyżej. Między innymi

16

wg takich samych zasad księguje się wyniki o charakterze nadzwyczajnym , losowym, niepowtarzalnym, czyli straty i zyski nadzwyczajne. Konto „straty nadzwyczajne” działa analogicznie jak konto kosztowe, a konto „zyski nadzwyczajne” analogicznie jak konto przychodów. Konta te przeksięgowuje się na koniec okresu obrotowego na konto „wynik finansowy” 3.6. Konta księgi głównej - podsumowanie. Konta bilansowe i wynikowe noszą wspólną nazwę kont syntetycznych i razem tworzą księgę główna jednostki. Cechą tych kont jest dokonywanie na nich rejestracji gospodarczych wg zasady podwójnego zapisu, tak aby zapewnione było bilansowanie się danych ujętych na wszystkich prowadzonych przez jednostkę kontach syntetycznych. Są to konta logicznie ze sobą powiązane i tworzą jeden system kont. 3.7.Konta ksiąg pomocniczych - ewidencja analityczna. Dla spełnienia funkcji kontrolnej i informacyjnej dla bieżącego prowadzenia firmy potrzebne są niejednokrotnie szczegółowe dane o składnikach majątku ( np. dotyczące posiadanych materiałów wg asortymentów ) i procesach gospodarczych ( np. stan rozrachunków z poszczególnymi dostawcami lub od odbiorcami) .Roli takiej nie spełniają konta syntetyczne, które odzwierciedlają ogólne dane. Niezbędne szczegółowe dane zawiera ewidencja analityczna i prowadzone zbiory kont analitycznych , tzw. księgi pomocnicze. Konta analityczne to pomocnicze urządzenia księgowe , które służą do szczegółowej ewidencji danych , niezbędnych do kontroli i sterowania procesami gospodarczymi w firmie. Prowadzone są one w taki sposób, aby łączna suma ich obrotów i stanów była zgodna z danymi ewidencjonowanymi

17

na odpowiednich kontach syntetycznych. W praktyce dla wielu kont syntetycznych prowadzona jest analityka. W szczególności dotyczy to takich kont , jak konta ujmujące środki trwałe, zapasy należności, zobowiązania, koszty , przychody. Ewidencja na kontach analitycznych i syntetycznych podlega okresowemu uzgadnianiu. Na kontach analitycznych ksiąg pomocniczych księgowanie odbywa się po tej samej stronie i w tej samej kwocie co na koncie księgi głównej, dla którego prowadzone jest konto szczegółowe. Operacja jest więc najpierw ujmowana na koncie księgi głównej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu a następnie jest powtarzana na koncie szczegółowym , urządzonym do danego konta księgi głównej. W wyniku tak prowadzonych zapisów muszą być spełnione następujące relacje:

a) obrót Dt konta zbiorczego jest równy sumie obrotów Dt wszystkich kont szczegółowych prowadzonych dlatego konta,

b) obrót Ct konta zbiorczego jest równy sumie obrotów Ct wszystkich kont szczegółowych prowadzonych dla tego konta,

c) saldo Dt konta zbiorczego jest równe sumie sald Dt odpowiednich kont szczegółowych,

d) saldo Ct konta zbiorczego jest odpowiednio równe sumie sald Ct kont szczegółowych.

Badanie tych relacji nazywane jest w rachunkowości nazywane uzgadnianiem kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej. Czynności związane z księgowaniem na kontach zbiorczych i pomocniczych:

1. Otwarcie konta księgi głównej i kont księgi pomocniczej.

18

2. Rejestracja operacji gospodarczej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu na koncie księgi głównej.

3. Powtórzenie zapisu na koncie szczegółowym po tej samej stronie ( Dt lub Ct ), po której dokonano zapisu w księdze szczegółowej.

4. Zamknięcie kont księgi głównej i kont pomocniczych ( ustalenie obrotów i sald).

5. Sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont pomocniczych.

6. Uzgodnienie zapisów na kontach ksiąg pomocniczych i księgi głównej.

4. Zakładowy plan kont. Zakładowy plan kont jest jednym podstawowych dokumentów księgowych w jednostce, opisujących sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Powinien on co najmniej zawierać ( art. 10 , ust. 1 , pkt 3a , uor) wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązanie z kontami księgi głównej. W celu ujednolicenia zasad grupowania operacji gospodarczych mogą być stosowane wzorcowe plany określane rozporządzeniem Ministra Finansów (art. 83 uor). Zakładowy plan kont ustala kierownik jednostki w oparciu o obwiązujące prawo bilansowe zawarte w ustawie o rachunkowości z równoczesnym uwzględnieniem charakterystycznych cech działalności danej jednostki oraz potrzeb informacyjnych odbiorców zewnętrznych i wewnętrznych. W szczególności zakładowy plan kont powinien być tak ustalony , aby można było jasno i rzetelnie przedstawić w sprawozdaniach finansowych stan i sytuacje finansową jednostki.

19

W zakładowym planie kont konta grupowane są w zespoły kont. Każdy zespół ma swój numer , który daje początek numeracji każdego konta zawartego w tym zespole. Konta maja swoja nazwę oraz symbol cyfrowy. Przytoczony niżej wzorcowy plan kont został opracowany w Ministerstwie Finansów . Zawiera on wykaz kont syntetycznych oznaczonych symbolami dwucyfrowymi oraz określa podstawowe wymagania w zakresie ewidencji analitycznej . Stanowi on wzorzec na podstawie którego jednostka gospodarcza ustala takie rozwiązania szczegółowe , jakie są jej potrzebne.

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

5. Dokumenty księgowe.

Funkcja , podział , niezbędne elementy , zasady przygotowywania do księgowania i przechowywanie . Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dokumenty księgowe, zwane dowodami księgowymi lub dowodami źródłowymi , stwierdzające fakt zaistnienia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Dokument księgowy jest dokumentem w

30

rozumieniu prawa i wchodzi w skład dokumentacji jednostki. Dowody księgowe powinny być ( patrz art. 22 uor): rzetelne - zgodne z rzeczywistym przebiegiem

operacji gospodarczych, kompletne - zawierać wszystkie niezbędne

elementy ( patrz dalszy ciag tego rozdziału), wolne od błędów - rachunkowych i formalnych ( niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek).

Dowód powinien być sporządzony w języku polskim. Dowód opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polska wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Przeliczenie kursu zamieszcza się na dowodzie , chyba że korzysta się z automatycznego przeliczania kursu ( patrz niżej uwagi dotyczące komputerowego prowadzenia ksiąg).

5.1. Funkcje dokumentów księgowych: dowodowa - charakter operacji, miejsce i czas

wystąpienia, określenie wartościowe i ilościowe, księgowa - dowód jest podstawą księgowania, informacyjna - źródło informacji o zdarzeniach

gospodarczych, kontrolna - podstawa kontroli operacji gospodarczych.

5.2. Podział dokumentów księgowych:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są przede wszystkim (art.20 ust.2 uor) dokumenty źródłowe: zewnętrzne obce - otrzymywane od kontrahentów,

31

zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

wewnętrzne - stwierdzające zaistnienie operacji gospodarczych wewnątrz jednostki.

Postawa mogą być również dowody księgowe sporządzone przez jednostkę: zbiorcze - łączne zapisanie zbioru dokumentów

źródłowych, korygujące poprzednie zapisy, zastępcze - wystawione na czas otrzymania

zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, rozliczeniowe - ujmujące zapisy wg nowych

kryteriów klasyfikacyjnych.

Rodzaje i symbole dowodów księgowych.

32

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy pomocy komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych popełnieniu następujących warunków: zapisy mają trwałą czytelna postać , zgodną z

treścia dokumentów księgowych, możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia

zapisów,

33

stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności wprowadzonych danych,

dane źródłowe są odpowiednio chronione w całym okresie wymaganym dla przechowywania danego rodzaju dokumentu księgowego .

5.3. Wymagania dotyczące zawartości dowodów księgowych ( art. 21 uor): określenie rodzaju dowodu i jego numeru

indentyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji

gospodarczych, opis operacji jej wartość i - jeśli to możliwe - ilość

okreslona w jednostkach naturalnych, datę dokonania operacji i date sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu i osoby , której wydano lub

od której przyjęto składniki aktywów,

stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach ( dekretacja - wskazanie miesiąca oraz miejsca i sposobu ujęcia w księgach) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

5.4. Przygotowanie dokumentu do księgowania. Każdy dokument przed księgowaniem powinien podlegać: kontroli merytorycznej - sprawdzenie rzetelności ,

prawidłowości i zgodności z przepisami prawa, kontroli formalnej - sprawdzenie czy dokument

został wystawiony przez właściwą osobę i komórkę jednostki, w sposób technicznie poprawny ( czy

34

zawiera wszystkie elementy dowodu prawidłowo wypełnionego),

kontroli rachunkowej - czy nie ma błędów

arytmetycznych.

Po dokonaniu kontroli na każdym dokumencie wpisuje się dekretacje , tzn. wskazuje się sposób zaksięgowania operacji gospodarczej z podaniem kont i stron tych kont na których będzie zaksięgowana operacja . Np. na rachunku zakupu materiałów : Dt - 310 (materiały) , Ct - 100 (kasa). 5.5. Przechowywanie dokumentów. Dowody księgowe podlegają trwałemu przechowywaniu przez okres 5 lat od przyjęcia sprawozdania finansowego , którego dotyczą ( art. 74 uor ust. 1 i 2 ). Okres przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą ( art. 74. ust.3) Przechowywanie niektórych dokumentów jest uregulowane innymi przepisami . Np. przepisami podatkowymi , rentowymi i emerytalnymi (przechowywanie list wynagrodzeń pracowników ).

35

5.5. Faktura VAT - dokument podlegający szczegółowym uregulowaniom. VAT (Value Added Tax) - podatek od wartości dodanej . Podatek szczegółowo określony w ustawie o podatku VAT, opodatkowujący sprzedaż i nałożony na jednostki dokonujące sprzedaży towarów i usług Podatnikami podatku VAT nie są jednostki, które za rok ubiegły w roku ubiegłym osiągnęły obroty do 50.000 zł, do momentu nie przekroczenia tej kwoty w roku bieżącym ( tzw. zwolnienie podmiotowe) lub jednostki, które dokonują wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT podanej w załączniku do ustawy o VAT ( tzw. zwolnienie przedmiotowe). Jednostki takie w okresie zwolnienia wystawiają za swoja sprzedaż rachunki. Wszystkie pozostałe jednostki gospodarcze podlegają pod ustawę o podatku VAT i muszą wystawiać fakturę VAT. Podstawowe elementy , które musi zawierać faktura VAT uregulowane są w przywoływanej wyżej ustawie i rozporządzeniach wykonawczych do ustawy. Faktura VAT musi obowiązkowo zawierać: słowo „Faktura VAT”, nadany kolejny numer faktury, miejsce wystawienia faktury, datę wystawienia, miesiąc i rok sprzedaży, dane identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy ( nazwę,

adres z kodem pocztowym, Numer Identyfikacji Podatkowej - NIP),

nazwę towaru lub usługi , symbol klasyfikacji statystycznej towaru i usługi jeśli

stawka podatku VAT jest inna niż 22%, jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub

usług, cenę jednostkową bez podatku VAT,

36

wartość sprzedaży bez podatku VAT, stawkę podatku (22%, 7%, 3% , 0% lub zwl.), sumę wartości sprzedaży netto ( bez podatku VAT) z

podziałem wg stawek podatkowych i zwolnionych z VAT

kwotę podatku VAT z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych

wartość sprzedaży brutto ( łącznie z podatkiem VAT) z podziałem wg stawek podatkowych i zwolnionych z VAT.,

kwotę należności ogółem za fakturę (cyfrowo i słownie),

czytelne podpisy osoby uprawnionej do wystawienia faktury VAT.

Fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, w miesiącu w którym sprzedaż miała miejsce. Zasady i terminy wystawiania faktur określonych rodzajach sprzedaży ( np. sprzedaż biletów kolejowych, dostawa energii, gazu usłu telekomunikacyjnych jest szczegółowo określona w przepisach ustawy i rozporządzeniach wykonawczych. 6. Inwentaryzacja jako proces poprzedzający sporządzenie sprawozdania finansowego.

37

Zadaniem inwentaryzacji ( spisu z natury) jest weryfikacja danych z dowodów księgowych dotyczących ustalenia rzeczywistego stanu majątkowego jednostki. Waga inwentaryzacji jest podkreślona w ustawie o rachunkowości szczególnymi warunkami cesji odpowiedzialności z kierownika jednostki za przeprowadzenie spisu z natury przez inną osobę (art. 4 ust.5 uor). Zasady ,zakres i termin przeprowadzenia inwentaryzacji określa rozdział 5 uor ( art. 26 i 27). Podstawowe uregulowania ustawowe w tym zakresie to: inwentaryzacje przeprowadza się na ostatni dzień

roku obrotowego, na dzień zakończenia działalności jednostki, oraz na dzień postawienia jej w stan upadłości lub likwidacji,

w wyniku przeprowadzenia inwentaryzacji porównuje się stan rzeczywisty składników majątkowych ze stanem ewidencyjnym ( zmniejszenie wartości na skutek m.inn. właściwości naturalnych składników, uszkodzeń, zepsucia , utraty przez aktywa wartości użytkowej , błędów i nadużyć pracowników itp.),

przeprowadzenie oraz rozliczenie inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować oraz ująć w księgach rachunkowych danego roku obrotowego.

Inwentaryzacja w zależności od rodzaju składników aktywów może być dokonana trzema sposobami: przeprowadzenie spisu z natury ( środki pieniężne w

kasie, papiery wartościowe, zapasy, środki trwałe), potwierdzenie prawidłowości stanów - potwierdzenia

od banków stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych, potwierdzenie należności od kontrahentów,

porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami - środki trwałe o utrudnionym dostępie, gruntów , należności spornych itp.

38

7. Środki trwałe. Aktywa - kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości , powstałe wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych ( art. 3 ust. 1 pkt. 12 uor). Aktywa trwałe - aktywa nie zaliczone do aktywów obrotowych ( j.w. pkt 13 uor) Środki trwałe - rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok: kompletne , zdatne do użytku , przeznaczone na potrzeby jednostki

Zalicza się do nich ( j.w. pkt. 15 uor) a) nieruchomości ( grunty, prawo użytkowania

wieczystego gruntu, budowle i budynki, będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu),

b) maszyny, urządzenia , środki transportu i inne rzeczy, c) ulepszenia w obcych środkach trwałych, d) inwentarz żywy.

Środki trwałe oddane przez finansującego do używania na podstawie umowy najmu , dzierżawy lub innej o podobnym charakterze zalicza się do aktywów trwałych korzystającego, jeśli umowa spełnia co najmniej jeden z następujących warunków ( uor art. 3 ust. 4):

1) po końcu okresu trwania umowy własność środka jest przenoszona na korzystającego,

2) zawiera prawo do nabycia środka przez korzystającego po zakończeniu okresu umowy po

39

cenie niższej od wartości rynkowej z dnia nabycia,

3) okres zawarcia umowy nie jest krótszy niż ¾ okresu ekonomicznej użyteczności środka,

4) suma opłat , pomniejszonych o dyskonto, ustalona w dniu zawarcia i przypadająca do zapłaty w okresie obowiązywania umowy przekracza 90% wartości rynkowej przedmiotu umowy na ten dzień,

5) przewiduje możliwość wypowiedzenia z zastrzeżeniem , że wszelkie powstałe z tego tytułu straty poniesione przez finansującego pokrywa korzystający,

6) przedmiot umowy został dostosowany do indywidualnych potrzeb korzystającego i może być użytkowany bez wprowadzenia w nim istotnych zmian wyłącznie przez korzystającego.

Przy spełnieniu jednego z tych warunków środek trwały zalicza się do środków trwałych korzystającego a u finansującego do aktywów jako należności. Uwaga: Jeśli środki trwałe nie są użytkowane przez jednostkę do realizacji jej zadań statutowych wtedy nie są zaliczane do środków trwałych lecz do inwestycji długoterminowych. Środki trwałe w budowie - zaliczane są do środków trwałych środki trwałe w okresie budowy , montażu, ulepszenia już istniejącego środka trwałego ( uor ust. 1 pkt.16 ) Wartość początkowa środka trwałego (wartość brutto) określana jest na podstawie:

ceny nabycia - kwota zakupu powiększona o koszty związane z zakupem i montażem ( załadunek, transport, wyładunek, ubezpieczenia, montaż, opłaty notarialne, skarbowe , odsetki do czasu uruchomienia, prowizje , różnice kursowe) orza powiększona o cło i

40

nie podlegający zwrotowi podatek akcyzowy i VAT pomniejszona o opusty i rabaty (uor, art. 28 ust.2);

koszt wytworzenia - koszt obejmuje (uor j.w. ust. 3) : - koszty pozostające w bezpośrednim związku z

budową środka trwałego, montażem oraz dostosowaniem do używania,

- koszty pośrednie , które odpowiadają poziomowi tych kosztów przy normalnym (przeciętnym , zgodnym z oczekiwaniem w typowych warunkach procesu produkcyjnego) wykorzystaniu zdolności produkcyjnych,

- uwaga: do kosztów wytworzenia nie zalicza się kosztów powstałych po okresie oddania środka trwałego do używania, kosztów nadmiernych strat, zużycia materiałów i robocizny oraz kosztów ogólnego zarządu i kosztów sprzedaży produktów;

ceny sprzedaży netto takiego samego lub podobnego produktu - gdy nie jest możliwe ustalenie kosztu wytworzenia; ustalona cenę netto pomniejsza się o przeciętnie osiągany zysk brutto ze sprzedaży produktu - a w przypadku produktu w toku (środki trwałe w budowie) - także z uwzględnieniem stopnia jego przetworzenia.

Wartość początkową powiększają koszty ulepszenia środka trwałego ( przebudowa, rozbudowa, modernizacja, rekonstrukcja), powodujące , że wartość użytkowa środka jest większa niż przed ulepszeniem (zwiększenie okresu używania, zdolności wytwórczej, uzyskiwania nowej jakości produktów, zmniejszeniem kosztów eksploatacji lub innymi miarami)

Wartość bieżąca środka trwałego(netto) - wartość początkowa pomniejszona o dotychczasowe zużycie ( umorzenie - odpisy amortyzacyjne).

41

Wartość bilansowa - wartość początkowa minus odpisy amortyzacyjne(umorzenie) i minus odpis z tytułu trwałej utraty wartości.

Trwała utrata wartości - zachodzi wtedy, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że środek trwały nie przyniesie w przyszłości w znaczącej części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Dokonuje się wtedy odpisu aktualizacyjnego doprowadzającego wartość składnika aktywów wynikającą z ksiąg rachunkowych do cen sprzedaży netto , a przypadku ich braku - do ustalonej w inny sposób wartości godziwej ( uor art. 28 ust. 7) Wartość godziwa - kwota za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony na warunkach transakcji rynkowej pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi , niepowiązanymi ze sobą stronami (uor art. 28 ust. 6).

Amortyzacja - odpisy uwzględniające utratę wartości na skutek używania środka trwałego lub upływu czasu ( uor rat.31 ust. 2). Podlegają jej wszystkie środki trwałe z wyjątkiem gruntów nie służących wydobyciu kopalin. Okres amortyzacji. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się poprzez planowe rozłożenie wartości początkowej na określony okres czasu. Rozpoczęcie amortyzacji - nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, zakończenie - nie później niż z chwila zrównania odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową. Przy określaniu okresu amortyzacji należy się kierować ( uor art. 32 ust 2):

1) liczbą zmian , na która pracuje dany środek, 2) tempem postępu technicznego, 3) wydajnością środka trwałego ( np. liczbą znamionową

godzin pracy, liczb a wytwarzanych produktów), 4) prawnymi lub innymi ograniczeniami czasu pracy

środka trwałego,

42

5) przewidywana przy likwidacji ceną sprzedaży netto istotnej pozostałości środka trwałego (wartość rezydualna na końcu okresu amortyzacji ).

Metoda amortyzacji - ustalana jest - łącznie z okresem lub stawką amortyzacji - na dzień przyjęcia środka trwałego do używania. Poprawność przyjęcia okresów i stawek amortyzacyjnych powinna być okresowo weryfikowana , z możliwa korektą w następnych latach obrotowych ( uor art. 32 ust. 3). Metody amortyzacji dzielimy na :

a. równomierne - amortyzacja „liniowa” ( przezx caly okres amortyzacji równomierne zużycie)

Ar = ( Wp - RV) x A%

Ar = (Wp - RV) : t Ar - roczny odpis amortyzacyjny, Wp - wartośc początkowa, A% - roczna stopa amortyzacji , t - okres ekonomicznej użyteczności w latach

b. nierównomierne

- metoda naturalna -uzależniona od wielkości ( wydajności ) pracy wykonywanej w jednostce przez środek trwały,

- metoda degresywna - metoda przyspieszona, zakładająca malejącą przydatność srodka trwałego w okresie ekonomicznej użyteczności ( wysokośc odpisów amortyzacyjnych w na początku jest wyższe , następnie maleje); w metodzie tej zastosowanie ma procedura malejącego salda lub procedura sumy cyfr rocznych ( ich omówienie na ćwiczeniach z rachunkowości);

43

- metoda progresywna - zakłada z czasem rosnące stawki ; może to być np. związane ze wzrostem kosztów używania starzejących się środków trwałych, stopniowym uzyskiwaniem przez środki trwałe projektowanej zdolności produkcyjnej itp.)

Różnice dotyczące ujmowania i amortyzacji środków trwałych w przepisach podatkowych i w ustawie o rachunkowości.

Co się różni Ustawa o rachunkowości

Ustawy o podatku

dochodowym Środki trwałe - definicja

Nie muszą stanowić własności lub współwłasności jednostki (np. aktywa przejęte w leasing finansowy lub bezpłatne użytkowanie). Środki trwałe (w tym w budowie) wchodzą w skład aktywów trwałych, nie zaliczanych do obrotowych. O zaliczeniu środka trwałego do aktywów przedsiębiorstwa decyduje sprawowanie nad nim kontroli i uzyskiwanie korzyści ekonomicznych

Są to składniki majątku stanowiące własność lub współwłasność podatnika. Wyjątkiem są uznawane za środki trwałe budynki i budowle wzniesione na cudzym gruncie oraz inwestycje w obcych środkach trwałych, jak również rzeczowe składniki majątku wykorzystywane przez podatnika na potrzeby prowadzonej działalności na podstawie umowy leasingu (finansowego). Do środków trwałych można też zaliczyć określony składnik majątku używany w działalności prowadzonej przez spółkę osobową (cywilną, jawną, komandytową, partnerską) pod warunkiem, że stanowi on współwłasność wszystkich wspólników.

Prawo użytkowania wieczystego gruntu,

Prawa te są zaliczane do środków trwałych na równi z użytkowanymi

Prawa te są zaliczane do wartości niematerialnych i

44

spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego

nieruchomościami. prawnych.

Grunty służące wydobyciu kopalin

Dopuszcza się możliwość amortyzacji (umorzenia) gruntów służących wydobyciu kopalin metodą odkrywkową.

Nie przewiduje się takiej możliwości.

Nieruchomości o charakterze lokaty

Są zaliczane do inwestycji (tj. aktywów nabytych w celu osiągnięcia korzyści ekonomicznych wynikających z przyrostu ich wartości).

Są zaliczane do środków trwałych.

Inwentarz żywy Jest zaliczany do środków trwałych.

Nie jest zaliczany do środków trwałych.

Koszty wytworzenia Ustawa wyklucza niektóre koszty z kosztów wytworzenia środków trwałych. Doprecyzowuje, że do kosztu wytworzenia nie zalicza się kosztów nadmiernych braków, nadmiernego zużycia robocizny i innych zasobów (np. materiałów) w trakcie budowy, montażu lub ulepszenia środka trwałego i dostosowania do używania, podobnie jak i kosztów stałych niewykorzystanej zdolności produkcyjnej.

Brak zapisów wykluczających te koszty z kosztów wytworzenia

Wartość środka trwałego do likwidacji

Ustawa pozwala na uwzględnienie przewidywanej przy likwidacji wartości netto pozostałości środka trwałego już przy ustalaniu okresu amortyzacji lub stawki amortyzacyjnej tego środka.

Brak stosownych zapisów może spowodować powstanie straty w momencie likwidacji środka trwałego (jeżeli nie nastąpi umorzenie jego wartości). Strata ta jest jednak na ogół kosztem podatkowym.

Metoda amortyzacji Ustawa pozwala jednostce dokonać wyboru w kwestii metody amortyzacji (liniowej, degresywnej, progresywnej, naturalnej) w dostosowaniu do sposobu użytkowania środka trwałego

Ustawy podatkowe preferują metodę liniową. W określonych przypadkach dopuszczają zastosowanie metody degresywnej.

Zbiorcze odpisy amortyzacyjne

Ustawa przewiduje możliwość amortyzowania w sposób uproszczony środków trwałych o

Nie ma możliwości amortyzowania poprzez zbiorcze odpisy dla grup

45

niskiej cenie jednostkowej np. poprzez zbiorcze odpisy dla grup środków zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem.

środków zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem. Istnieje jednak możliwość jednorazowej amortyzacji środków trwałych o wartości początkowej do 3500zł

Zasady ustalania wysokości stawki amortyzacyjnej

Przy ustalaniu okresu amortyzacji i rocznej stawki amortyzacyjnej uwzględnia się m.in. okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego. Odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych dokonuje się drogą systematycznego, planowanego rozłożenia ich wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Na element ekonomiczny wpływają m.in. prawne lub inne ograniczenia czasu używania danego środka.

O wysokości stawek decyduje jedynie rodzaj środka trwałego oraz warunki jego użytkowania sprecyzowane w ustawodawstwie podatkowym.

Zmiana stawek amortyzacyjnych

Przyjęte stawki amortyzacyjne należy okresowo weryfikować.

Zmiana wysokości stawek amortyzacyjnych może nastąpić jedynie wyjątkowo w sposób i w przypadkach ściśle określonych w obu ustawach podatkowych.

Aktualizacja wartości środka trwałego

Trwała utrata wartości środka trwałego zachodzi wtedy, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że kontrolowany przez jednostkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości w znaczącej części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Trwała utrata wartości może nastąpić np. wskutek wycofania z używania środka trwałego. Taka sytuacja uzasadnia dokonanie odpisu aktualizującego doprowadzającego wartość składnika aktywów wynikającą z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaży netto, a w przypadku jej braku – do ustalonej w inny sposób wartości godziwej. Obowiązek doprowadzenia wartości bilansowej składnika aktywów trwałych (wartości księgowej netto) do jego realnej

Podatnik nie ma możliwości decydowania o aktualizacji wartości środków trwałych. Może to zrobić tylko minister finansów i to tylko gdy zajdą okoliczności uzasadniające taką aktualizację. Natomiast w przypadku wycofania środka trwałego z używania zachodzi obowiązek zaprzestania dokonywania odpisów amortyzacyjnych.

46

wartości spoczywa na jednostce.

8. Ewidencja materiałów i towarów. 8.1. Klasyfikacja i wycena materiałów. Materiały jako przedmioty pracy zużywają się w jednym cyklu produkcyjnym i są na ogół bardzo istotna częścią majątku firmy. Ich zużycie zapisuje się bezpośrednio w koszty. Dla niezakłóconej działalności firmy gromadzi się zapasy materiałów . Prowadzona jest dla nich specjalnie zorganizowana struktura: magazyny z osobistą odpowiedzialnością magazyniera, dokumentacja magazynowa wykazująca przyjęcie

materiałów do magazynów, wydanie materiałów , stan zapasów,

odpowiednio rozbudowana księgowość zapewniająca zarówno ewidencję wartościową jak i ilościową.

Klasyfikacja materiałów: podstawowe, pomocnicze, paliwa , części zapasowe maszyn i urządzeń, opakowania , odpadki, nisko cenne przedmioty majątku trwałego ( kwotę

wartości do której środki trwałe będą zaliczane do materiałów określa się w zakładowym planie kont) .

Materiały wiążą istotne środki finansowe firmy. Głównym zadaniem księgowości jest więc takie zorganizowanie informacji o ich zużyciu by ich zapasy utrzymywać na racjonalnym poziomie (nie zakłócanie produkcji lecz nie powodowanie nadmiernego wiązania środków finansowych).

47

Wycena materiałów. Wszystkie przychody rozchody materiałów powinny być rozliczane wg rzeczywistych cen nabycia, tzn. według cen fakturowanych , powiększonych o koszty związane z zakupem. Ponieważ koszty zakupu każdej partii materiałów mogą wykazywać wahania (różni dostawcy, miejsca zakupu, gra cenowa na rynku itp.) przy wycenie rozchodów materiałów przyjmuje się następujące rozwiązania:

metoda FIFO ( first in - first out) - cena najwcześniejsza; wycena dowodów rozchodowych według cen pierwszej dostawy a po jej wyczerpaniu dostaw następnych; Metoda ta jest właściwa przy szybkiej rotacji materiałów i umiarkowanej inflacji; przy szybkiej inflacji metoda ta powoduje zawyżenie zysków;

metoda LIFO (last in - first out) - dowody rozchodu wycenia sie wg cen ostatnich dostaw,, a po ich wyczerpaniu wg cen dostaw wcześniejszych; metoda ta daje duże obciążenie kosztów wytwarzania ; jest polecana w warunkach znaczącej inflacji;

cena przeciętna - polegająca na ustaleniu po każdej dostawie ceny średniej (wartość stanu poprzedniego + wartość nowej dostawy podzielone przez ilość odpowiadająca tej wartości); operuje się więc średnio ważoną ceną, odniesiona do aktualnego stanu; metoda kłopotliwa - każda dostawa może zmienić cenne przeciętną; do jej stosowania niezbędna jest technika komputerowa;

stałe ceny ewidencyjne - najczęściej stosowana metoda przy bardzo różnorodnym asortymencie o zmiennych cenach „przy ręcznej ewidencji

48

magazynowej”; ceny ewidencyjne ustalane są raz na cały rok i obowiązują przy wycenie zarówno przychodów jak i rozchodów ( raz w miesiącu na specjalnych kontach rozlicza się odchylenia między wartością zapasów w cenach rzeczywistych i w stałych cenach ewidencyjnych ( patrz pkt 8.3)

Materiały wytworzone we własnym zakresie mogą być wytworzone wg kosztów wytworzenia lub wg cen sprzedaży netto ( patrz określenia wg ustawy o rachunkowości).

8.2 Rozliczenie zakupu materiałów. Podstawowe dokumenty zakupu to dowód przyjęcia materiału do magazynu (Pz) i faktura dostawcy. Faktury sprawdza się pod względem: formalnym ( czy zawiera wszystkie niezbędne

elementy); merytorycznym ( zgodność z zamówieniem lub

kosztorysem); rachunkowym.

W razie wystąpienia rozbieżności stosuje się odpowiednie korekty lub sprostowania ( noty dla dostawców, rozliczenie z dostawcami ubytków w czasie transportu inne niezgodności - ujmowanie ich na koncie „rozliczenia dostawcami”, itp.) Fakturowane przez dostawcę w odrębnej pozycji koszty zakupu ( transport, opakowanie bezzwrotne, ubezpieczenie ładunku itp.) traktuje się jako koszty nabycia. 8.3. Ewidencja materiałów i ewidencja odchyleń od cen ewidencyjnych. Stałe ceny materiałów określa się na poziomie cen najczęściej występujących. Ceny te przynajmniej na koniec

49

roku powinny być weryfikowane. Zmiana cen ewidencyjnych - wyłącznie pod datą pierwszego dnia każdego okresu sprawozdawczego Weryfikacja cen ewidencyjnych nie powoduje zmiany wartości materiałów - różnice ustalone przy weryfikacji ujmuje się jednocześnie na kontach materiałowych i i kontach odchyleń od cen ewidencyjnych. Do ujęcia różnicy wyceny dostaw w cenach fakturowanych a cenach ewidencyjnych służy konto „Odchylenie od cen ewidencyjnych materiałów i towarów”. Jest to konto korygujące in plus lub in minus wartość zapasów materiałów w magazynie. Saldo tego konta przenosi się odpowiednio na saldo debetowe konta bilansowego „Materiały” Odchylenia powyższe zwykle rozliczane są łącznie za dany miesiąc na ogół w następujący sposób;

1) ustala się współczynnik procentowy narzutu (Wn): Wn =( odchylenie powstałe w miesiącu x 100%) : (wartość przychodu materiałów w miesiącu) 2) Oblicza się odchylenie przypadające na rozchody (Or) : Or = ( Wn x wartość rozchodu materiałów w m-cu) :100

Analogicznie rozlicza się odchylenie cen zakupu. W przedsiębiorstwie prowadzi się na ogół ewidencje : ilościową - prowadzi magazynier w postaci odrębnych

kartotek, ewidencje ilościowo - wartościową w formie kartoteki

, odrębnie dla każdego materiał( podstawą kartoteka magazynowa)

50

ewidencje wartościową na koncie syntetycznym po jej uzgodnieniu z ewidencją ilościowo - wartościową.

8.4. Zasady księgowania towarów. Towary są kupowane do dalszej odsprzedaży, a nie do zużycia w procesie produkcji. Zasady ewidencji towarów są analogiczne do ewidencji materiałów. Rodzaje cen towarów: cena zbytu ─ koszt własny + pozycje regulujące

rentowność ( np. akcyza) + zysk ; cena hurtowa ─ cena zbytu + marża hurtowa, cena detaliczna ─ cena hurtowa + marża detaliczna.

Marża służy do na pokrycie kosztów handlowych oraz wygospodarowanie zysku.

Cena ewidencyjną towarów to na ogół ceny detaliczne. Przeważają tutaj względy praktyczne upraszcza się prowadzenie ewidencji i rozliczenie osób odpowiedzialnych. Na ogół ewidencja szczegółowa jest prowadzona tylko w zakresie wartościowym ( duży obrót drobnymi ilościami towarów, możliwość rozliczenia odpowiedzialnych).