Projektowanie i optymalizacja struktury organizacyjnej firmy
-
Upload
mddp-business-consulting -
Category
Business
-
view
2.207 -
download
0
description
Transcript of Projektowanie i optymalizacja struktury organizacyjnej firmy
Projektowanie i optymalizacja struktury organizacyjnej Firmy – przykład podejścia Warszawa, 2012
2
Tło projektu - diagnoza istniejącej sytuacji
• Firma dystrybucyjna o zasięgu ogólnopolskim • Oferta detaliczna i hurtowa – kanał tradycyjny i internetowy • Własna sieć kilkudziesięciu sklepów • Zatrudnienie(1): 100 – 500 osób
• Wynikająca z Księgi Jakości strukturą organizacyjną nie odpowiada rzeczywistemu przebiegowi procesów biznesowych
• Brakuje aktualnych i funkcjonujących zakresów odpowiedzialności • Brak jasnego określenia hierarchii w organizacji • Brak możliwości ustalenia kto jest bezpośrednim przełożonym • Pracownicy otrzymują równoważne zadania od różnych osób w tym samym czasie lub
nie otrzymują ich wcale • Realizacja postanowień i zapisów wynikająca z istniejących zakresów i obowiązków nie
jest w pełni nadzorowana • Brak komunikacji lub generowania sprzecznych komunikatów
Problem(2)
Firma
(1) – Według przyjmowanych w analizach przedziałów. Nie pokazuje faktycznego poziomu zatrudnienia (2) - Określony w wyniku wstępnej analizy sytuacji przeprowadzonej przez konsultantów MDDP
• Kompleksowy przegląd istniejącej struktury organizacyjnej • Opracowanie docelowej struktury wraz ze wskazaniem zakresów obowiązków,
umieszczeniem poszczególnych osób w strukturze i jasnym wskazaniem relacji przełożony – podwładny
• Wzmocnienie struktury o działy/stanowiska obecnie nie istniejące a konieczne dla utrzymania pozycji i rozwoju firmy
Rozwiązanie
3
Wykorzystane przez MDDP podejście do optymalizacji struktury organizacyjnej (1/4)
Zaproponowana struktura organizacyjna była wynikiem kilkuetapowego procesu, którego celem było optymalne dopasowanie przyszłej struktury do prowadzonych obecnie i w najbliższej przyszłości przez Firmę operacji. Poszczególne etapy prac obejmowały:
Analiza obecnych zakresów obowiązków, istniejących kart stanowisk pracy oraz rozmowy z pracownikami w celu określenia kluczowych obszarów działalności Firmy i podstawowych czynności niezbędnych do ich realizacji.
ETAP 1
4
Wykorzystane przez MDDP podejście do optymalizacji struktury organizacyjnej (2/4)
Wyszczególnienie, w luźnej formie, wszystkich kluczowych obszarów i aktywności zidentyfikowanych w Etapie 1
Wstępne pogrupowanie obszarów i aktywności w piony funkcjonalne oraz, w istniejących przypadkach, w procesy realizowane poziomo w strukturze.
ETAP 2
ETAP 3
5
Wykorzystane przez MDDP podejście do optymalizacji struktury organizacyjnej (3/4)
Pogrupowanie obszarów i aktywności zgodnie z ustalonym przypisaniem, przy uwzględnieniu zarówno pionowych, jak i poziomych przebiegów odpowiedzialności. Uwzględnienie optymalnego przyporządkowania poszczególnych działań z punktu widzenia wpływu na przebieg i realizację procesów biznesowych.
Przypisanie poszczególnych obszarów i aktywności do kluczowych zakresów odpowiedzialności takich jak Sprzedaż czy Zakupy. Uporządkowanie działań z tych samych obszarów, rozrzuconych obecnie po całej strukturze. Poszczególne zakresy są oznaczone różnymi kolorami.
ETAP 4
ETAP 5
6
Wykorzystane przez MDDP podejście do optymalizacji struktury organizacyjnej (4/4)
Przełożenie zakresów odpowiedzialności na formę struktury organizacyjnej – określenie docelowych departamentów, które będą grupować wcześniej zidentyfikowane działania. Jasne wskazanie relacji i podległości (przełożony i podwładny)
ETAP 6
Dodatkowy przegląd zrealizowanych etapów, wprowadzenie ewentualnych zmian zakończone opracowaniem docelowej struktury organizacyjnej
ETAP 7
Firma
Dostarczone przez MDDP produkty prac
7
Określenie brakujących kompetencji
Docelowa struktura organizacyjna
Skrócone karty stanowisk pracy
Szczegółowy harmonogram wdrożenia zmian
W ramach projektu(1) konsultanci MDDP dostarczyli pakiet produktów, który pozwalał Firmie na samodzielnie wdrożenie najbardziej istotnych zmian w obszarze optymalizacji struktury organizacyjnej.
(1) Projekt miał uproszczony charakter i nie uwzględniał opracowania przez MDDP wszystkich wskazanych rekomendacji. Obejmowały one m.in.: etatyzację, opracowanie i wdrożenie systemu MBO dla kadry kierowniczej czy przegląd i zmiany w systemach premiowych dla pracowników (przede wszystkim Działu Handlowego).
• Wskazanie brakujących w organizacji kompetencji niezbędnych do rozwoju Firmy
• Propozycja docelowej struktury organizacyjnej uwzględniająca stworzenie nowych działów i korekty w istniejących (zmiany zakresu obowiązków lub uporządkowanie struktury)
• Opisanie, w postaci skróconych kart stanowisk pracy, zakresów odpowiedzialności i relacji dla wszystkich elementów nowej struktury Firmy
• Przygotowanie planu wdrożenia zmian, wraz z głównymi działaniami koniecznymi do przeprowadzenia oraz czasami realizacji
8
Określenie brakujących kompetencji
Zmiany w strukturze organizacyjnej Firmy dotyczyły przede wszystkim uporządkowania struktury pod kątem funkcjonalno-organizacyjnym. Natomiast zidentyfikowaliśmy także brakujące kompetencje i obszary, które powinny się w Firmie pojawić, tak aby umożliwić jej dalszy rozwój oraz zaadresować problemy wskazane w etapie analizy. Obszarami tymi były:
Kompetencje z obszaru marketingu, kształtowania oferty handlowej i asortymentowej, zarządzania relacjami z klientami, zarządzania bazą danych klientów oraz analizy i wyciągania wniosków z
danych sprzedażowych i rynkowych
Kompetencje z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi, koordynowania polityki szkoleniowej i rozwoju pracowników
Zarządzanie sprzedażą i zespołem sprzedażowym, w skali całego kraju, i poszczególnych kanałów sprzedaży
Wskazane obszary brakujących kompetencji zostały przydzielone do zaproponowanych, nowych działów Firmy lub przypisane do istniejących działów (jako wymagające dodatkowego rozwoju w ramach danego działu).
9
Zaproponowane zmiany w strukturze organizacyjnej
Działy nowe
• Dział Marketingu i Rozwoju Rynku
• Bazy Danych i CRM
• HR
Działy o skorygowanym zakresie obowiązków
• Prezes Zarządu
• Vice Prezes Zarządu
• Dział Logistyki
• Dział Importu
• Dział Zarządzania Siecią Detaliczną
• Dział Przetargów
Działy nie istniejące w takiej formie wcześniej
• Dział Administracji i Utrzymania Sieci
• Dział Zakupów
• Dział IT
• Dział Administracji Biurem Zarządu
• Dział Handlowy
Działy bez zmian
• Sekretariat Zarządu
• Dział Serwisu
• Magazyn
• Finanse i Księgowość
• Radca Prawny
• Przedstawiciele Handlowi
• Sieć Detaliczna
• Sklep Internetowy
• Dział Rozliczeń z NFZ
10
Skrócona karta stanowiska pracy - legenda
Stanowisko/Funkcja W sytuacji gdy obecny zakres obowiązków nie wystarcza do utworzenia pełnoetatowego stanowiska pracy a kompletność struktury wymaga wskazania danego działu (np. zadania związane z zarządzaniem jakością i Koordynator Jakości) pokazujemy to jako funkcję. Pełne etaty są stanowiskami.
Poglądowe miejsce w strukturze organizacyjnej firmy
Podstawowe zadania i obowiązki Przewidywany podstawowy zakres obowiązków dla danego działu.
Możliwe działania i obowiązki Możliwy lub opcjonalne zakresy obowiązków, które mogą się pojawić wraz wzrostem skali działania organizacji.
Proponowana osoba Osoba z obecnej struktury firmy, która jest wg MDDP odpowiednia na dane stanowisko/funkcję.
Podległość służbowa Określenie podległości służbowej zgodnie z umiejscowieniem w strukturze firmy
11
Skrócona karta stanowiska pracy Dział Marketingu i Rozwoju Rynku - Kierownik
Podstawowe zadania i obowiązki
• Bieżący nadzór nad pracą podległego działu
• Planowanie i realizowanie działań marketingowych w tym: materiały reklamowe, kampanie reklamowe w mediach, działania promocyjne i PR, targi i wystawy
• Poszukiwanie możliwości rozwoju ofert produktowej firmy
• Analizowanie rynku, działań konkurencji, trendów, zmian w ustawodawstwie pod kątem poszukiwania możliwości rozwoju dla firmy
• Przygotowywanie i optymalizowanie oferty produktowej dedykowanej dla poszczególnych kanałów z uwzględnieniem ich specyfiki, w tym programy lojalnościowe i rabatowe
• Pozyskiwanie i analizowanie informacji ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych, przetwarzanie, nadzór i zarządzanie tymi informacjami
• Przetwarzanie danych sprzedażowych na potrzeby Działu Handlowego
Możliwe działania i obowiązki
Stanowisko Funkcja
Miejsce w strukturze organizacyjnej
Proponowana osoba
Xxx Xxx
Podległość służbowa
Podlega
Prezes
Podlegają
• Analityk Baz Danych i CRM
• Pracownicy Działu (jeżeli zakres obowiązków będzie wymagał powiększenia zespołu)
Uwagi
Firma
Podejście do wdrożenia zaproponowanych przez MDDP zmian
12
W ramach projektu konsultanci MDDP zaproponowali, możliwe do realizacji własnymi zasobami Firmy, podejście do wdrożenia zaproponowanych zmian. Zarekomendowano projektowy charakter podejścia do wdrożenia i przygotowano kartę projektu.
Skrócona karta projektu
„Struktura organizacyjna”
13
Kontakt:
Michał Safita
Starszy Konsultant
Specjalizuje się w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań służących poprawie efektywności firm
E-mail: [email protected]
Tel.:(+48) 22 322 68 88