NARADA 10.10.2011

Rozliczanie dotacji dla jednostek OSP z KSRG

Obowiązki wynikające z umowy dotacji

- Stosowanie przepisów ustawy z 29.01.2004 r. – Prawo zamówień publicznych (14.000 euro = 53.746 zł)

- Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowity jego koszt (bez podatku VAT), a nie tylko kwota przyznanej dotacji

- Zakres asortymentowy i ilościowy zgodny z wnioskami (§ 1 umowy)

- Termin realizacji zadania (§ 2 ust. 1 umowy)

- Obowiązek prowadzenia dokumentacji finansowo – księgowej

- Obowiązek przechowywania dokumentacji przez 5 lat licząc od 1.01.2012

- Obowiązek informowania, że zadanie jest współfinansowane ze środków otrzymanych od Komendanta Głównego PSP (propozycja „Zakup finansowany z dotacji MSWiA” )

- Obowiązek sporządzenia sprawozdania końcowego

- Obowiązek zwrotu niewykorzystanej dotacji

- Zakaz zbywania rzeczy zakupionych z dotacji przez 5 lat od daty zakupu

Terminy

- Realizacja zadania: od 1.03.2011 do dnia określonego w § 2 ust. 1 umowy

- Rozliczeniu podlegają faktury z daty po 1 marca

- Zwrot niewykorzystanej dotacji: do 7.01.2012

- W przypadku rezygnacji z części lub całości dotacji zwrot do KG PSP umożliwia rozpatrzenie wniosku innej OSP

- Termin sporządzenia i przesłania sprawozdania: 30 dni od dnia określonego w § 2 ust. 1 umowy (czyli do 30.01.2012 r. w przypadku, gdy w umowie termin realizacji zadania ustalono od 1.03. do 31.12.2011 r.)

Aneks do umowy

1. Zmiana zakresu asortymentowo – ilościowego.

2. Zmiana w kosztach dotacji polegająca na zwiększeniu o więcej niż 10 % i ponad limit kwotowy (250 zł. wydatki bieżące, 1.000 zł. wydatki majątkowe)

3. Rezygnacja z części dotacji lub rozszerzenie zakresu zadania.

Limit zwiększenia o 10%

1. Wniosek:

- Hełmy 5 szt. po 400 zł., dotacja 1.000 zł.

- Buty 5 par po 500 zł., dotacja 1.500 zł.

2. Realizacja wydatków:

- Hełmy 5 szt. po 300 zł., dotacja 850 zł

- Buty 5 par po 600 zł., dotacja 1.650 zł. dotacja wzrasta o 10%, ale mniej niż 250 zł., nie wymaga aneksu do umowy

1. Wniosek:- Hełmy 5 szt. po 400 zł., dotacja 1.900 zł.- Buty 5 par po 500 zł., dotacja 1.500 zł.- Razem dotacja 3.400 zł.2. Realizacja wydatków:- Hełmy 5 szt. po 300 zł., dotacja 1.500 zł- Buty 5 par po 600 zł., dotacja może wzrosnąć do1.650

zł.- konieczny aneks do umowy lub zwrot 250 zł. jako

niewykorzystana dotacja- Przesunięcie całej kwoty oszczędności będzie

traktowane jako pobranie dotacji w nadmiernej wysokości

Pytania zgłoszone z komend powiatowych i miejskich PSP

1. Czy wysokość dofinansowania z innych źródeł (własne i obce) wymaga sporządzenia aneksu do umowy? NIE

2. Czy zmiana ilości i rzeczowości materiałów i wyposażenia wymaga sporządzenia aneksu do umowy? TAK

3. Czy zakup sprzętu tańszego niż deklarowany we wniosku o udzielenie dotacji jest zgodny z § 9 umowy? TAK, pod warunkiem zachowania ograniczeń określonych w ust. 3

4. Czy zmiana wkładu własnego powyżej § 9 ust. 3 bez zmiany zadania czy zakupu sprzętu wymaga aneksu do umowy? NIE

5. Jak obliczać i dokumentować odsetki od kwoty dotacji na rachunku OSP? Odsetki od kwoty dotacji należy wyliczyć biorąc pod uwagę kwotę dotacji i liczbę dni, kiedy była ona zdeponowana na rachunku bankowym OSP. Odsetki można uwzględnić w rozliczeniu dotacji (część II pkt 2 sprawozdania) lub odprowadzić na wskazany w umowie rachunek bankowy KG PSP.

6. Jak ma wyglądać wniosek o zmianę celu dotacji? Jak wniosek o dotację.

7. Jak mają być opisane faktury na zakupy? Każda faktura (rachunek) powinna być opatrzona pieczęcią jednostki lub podmiotu w ramach którego funkcjonuje oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych. Wskazanym jest zamieszczenie informacji o zastosowaniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz zapisu dotyczącego umieszczenia sprzętu w ewidencji składników majątku jednostki. Faktura powinna być zatwierdzona przez osoby upoważnione zgodnie ze statutem jednostki.

8. Kto może podpisać sprawozdanie jeśli osoba podpisująca umowę nie jest w stanie dokonać rozliczenia (choroba, itp.)? Może podpisać upoważniony wg statutu członek zarządu. Do sprawozdania należy wtedy dołączyć wyjaśnienie z odpisem statutu i kopią uchwały. W przypadku zmiany dokonanej po podpisaniu umowy należy dołączyć kopię uchwały w tej sprawie.

9. Czy faktury mają być sprawdzone i zatwierdzone przez właściwego Komendanta Powiatowego / Miejskiego PSP? ???

10. Czy właściwy Komendant Powiatowy / Miejski PSP po zapoznaniu z dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku i przyjęcie sprzętu na stan jednostki odnotowuje ten fakt na tych dokumentach i w jaki sposób? Umowa i wzór sprawozdania nie nakładają obowiązku w tym zakresie.

11. Czy można kupić sprzęt w kilku firmach (np. pompa i narzędzia)? TAK, ale musi być zachowany zakres rzeczowy umowy.

12. Czy rachunki przedstawione do rozliczenia mogą być z datą od dnia 1 marca 2011 r. czy z datą od zawarcia umowy? Z datą po 1 marca 2011 r., w przypadku aneksu z datą po podpisaniu aneksu !!!

13. Czy kserokopie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków i przyjęcie zakupionego sprzętu na stan jednostki powinny być przechowywane w KP? Wskazane.

14. Czy przeglądy sprzętu oraz remonty samochodów mają mieć odzwierciedlenie w dokumentacji, czy powinien być do faktury dołączony protokół? Opis na fakturze powinien zawierać dane na ten temat, protokół w przypadku gdy jest on zwyczajowo sporządzany.

Opinia komendanta powiatowego » miejscowość, data

• znak pisma• Komendant Główny • Państwowej Straży Pożarnej • 00-463 Warszawa ul. Podchorążych

38•• OPINIA• Komendanta Powiatowego (Miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej w ………………….dotycząca wykorzystania dotacji na realizację

zadania publicznego p.t.: „Zapewnienie gotowości bojowej jednostki ochrony przeciwpożarowej włączonej do krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego” przez Ochotniczą Straż Pożarną w …………………………zgodnie z umową Nr 0126/2407/2011 zawartą w dniu ……………..2011 r.

• Komendant Powiatowy (Miejski) Państwowej Straży Pożarnej w ………………………… po weryfikacji przedstawionych dokumentów związanych z zakupem sprzętu, materiałów, wyposażenia, zakupem usług związanych z naprawą, remontem, konserwacją sprzętu * zgodnie z zakresem asortymentowym i ilościowym określonym w załącznikach do umowy stwierdza, że:

• - wydatkowane środki finansowe są zgodne ze złożonymi wnioskami na • wydatki bieżące i inwestycyjne,• - ilość i asortyment zakupionego sprzętu są zgodne z wnioskami,• - koszty finansowane z dotacji są równe z kosztami określonymi w odpowiedniej pozycji kosztorysu• - opis na każdej fakturze zawiera informację, że wydatki opłacone są ze środków dotacji,• - zakupiony sprzęt i wyposażenie wpisano do ksiązki ewidencji i przyjęto • na stan wyposażenia jednostki OSP …………………• - wpłaty gotówką (przelewy bankowe)* zostały dokonane w terminie zgodnie • z fakturami,• - jednostka wykorzystała prawidłowo całość kwoty dotacji,• Zadanie publiczne p.t.: ”Zapewnienie gotowości bojowej jednostki ochrony przeciwpożarowej włączonej do krajowego systemu

ratowniczo-gaśniczego” zostało zrealizowane zgodnie z umową.