„Małe projekty” – realizacja, rozliczanie projektu, przygotowanie wniosku o płatność

„Małe projekty” – realizacja, rozliczanie projektu, przygotowanie wniosku o płatność

Szkolenie dla Beneficjentów Lokalna Grupa Działania Partnerstwo na Jurze

Chrzanów, 5 grudnia 2011 roku

„Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie. Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach osi 4 Leader

Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013”.

UMOWA O DOFINANSOWNIE – ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTA

1. Realizacja operacji lub jej etapu obejmuje:- wykonanie zakresu rzeczowego, zgodnie z zestawieniem

rzeczowo – finansowym ( załącznik do umowy );- poniesienie przez beneficjenta kosztów kwalifikowalnych

operacji, w tym dokonanie płatności za dostawy, usługi lub roboty budowlane… nie później niż do dnia złożenia wniosku o płatność lub ostatniego uzupełnienia;

- udokumentowanie wykonania operacji;- uzyskanie wymaganych opinii, zaświadczeń, pozwoleń…;- zamontowanie oraz uruchomienie nabytych maszyn,

urządzeń… .




2. Wypłata pomocy ( max 70% kosztów kwalifikowalnych ):- jednorazowo lub w transzach ( II transza nie mniej niż 25% );- zaliczka 20% lub 50% kosztów inwestycyjnych, rozliczana

we wniosku o płatność ostateczną lub pośrednią;- zwrot niewykorzystanej lub pobranej nienależnie zaliczki wraz

z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania tych środków przez agencję płatniczą;




2. Wypłata pomocy ( max 70% kosztów kwalifikowalnych ): - nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia każdego

wniosku o płatność;- dokonywana jest, jeżeli:• Beneficjent zrealizował etap operacji lub całą operację;• Beneficjent wypełnia zobowiązania określone w umowie;• wyniki kontroli i wizytacji przeprowadzonych w trakcie realizacji

operacji potwierdzają prawidłową realizację operacji lub usunięto nieprawidłowości stwierdzone podczas tych kontroli i wizytacji;




2. Wypłata pomocy ( max 70% kosztów kwalifikowalnych ):- zabezpieczenie - weksel niezupełny (in blanco) wraz

z deklaracją wekslową; - zaliczka – gwarancja;




3. Zobowiązania beneficjenta:- osiągnięcie celu operacji, a w przypadku zadań

inwestycyjnych realizowanych w ramach operacji –również jego zachowania przez okres 5 lat od dnia dokonania płatności ostatecznej;

- niefinansowanie realizacji operacji z udziałem innych środków publicznych ( wyjątki – Fundusz Kościelny, dochody własne JST, subwencja ogólna );




3. Zobowiązania beneficjenta:- poniesienie kosztów, stanowiących podstawę wyliczenia

przysługującej Beneficjentowi pomocy, w formie rozliczenia pieniężnego, a w przypadku transakcji, której wartość, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 1 tys. złotych –w formie rozliczenia bezgotówkowego za pomocą polecenia przelewu za pośrednictwem rachunku bankowego;

- nieprzenoszenie prawa własności lub posiadania rzeczy nabytych w ramach realizacji operacji, na które została przyznana i wypłacona pomoc oraz ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem - do dnia upływu 5 lat od dnia przyznania pomocy;




3. Zobowiązania beneficjenta:- niezmieniane sposobu lub miejsca prowadzenia działalności

związanej z przyznaną - do dnia upływu 5 lat od dnia przyznania pomocy;

- umożliwienie przedstawicielom Samorządu Województwa wizytacji w miejscu zamieszkania lub siedzibie Beneficjenta, innych miejscach przechowywania dokumentów oraz miejscach realizacji operacji, oraz przedstawicielom innych podmiotów ( ARiMR, MRiRW, KE ) dokonywania audytów i kontroli dokumentacji ( obecność beneficjenta obowiązkowa ) - do dnia upływu 5 lat od dnia przyznania pomocy;




3. Zobowiązania beneficjenta:- informowanie i rozpowszechnianie informacji o pomocy

otrzymanej z EFRROW - do dnia upływu 5 lat od dnia przyznania pomocy;

- niezwłoczne informowanie Samorządu Województwa o planowanych albo zaistniałych zdarzeniach, w tym związanych ze zmianą sytuacji faktycznej lub prawnej Beneficjenta w zakresie mogącym mieć wpływ na realizację operacji zgodnie z postanowieniami umowy - do dnia upływu 5 lat od dnia przyznania pomocy;




3. Zobowiązania beneficjenta:- przechowywanie całości dokumentacji związanej z przyznaną

pomocą, z wyłączeniem dokumentów, których oryginały znajdują się w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego przez okres 5 lat od dna dokonania przez Agencję płatności ostatecznej;

- zwrot pomocy/części pomocy, jeżeli w wyniku realizacji operacji nie inwestycyjnej uzyskał dochód w wysokości wyższej niż wkład własny;

- zwrot części pomocy, jeżeli uzyskał współfinansowanie operacji ze środków JST lub Funduszu Kościelnego w wysokości wyższej niż wkład własny;




3. Zobowiązania beneficjenta:- prowadzenie rachunku bankowego ( do realizacji projektu ) oraz

przekazania dokumentów potwierdzających ten fakt;- prowadzenie oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystanie

z odpowiedniego kodu rachunkowego (osoba fizyczna –zestawienie faktur na formularzu UM);

- poinformowanie SW, w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy o miejscu ( i/lub zmianie ) przechowywania dokumentów związanych z realizacją operacji, jeżeli dokumenty te są przechowywane poza miejscem zamieszkania/siedzibą/miejscem prowadzenia działalności Beneficjenta;




3. Zobowiązania beneficjenta:- niezmienianie, bez zgody SW, danych objętych opisem zadań

lub zawartych w kosztorysie inwestorskim wymienionych w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, stanowiącym cześć wniosku,(…), jeżeli zestawienie z umowy powołuje się na ten opis lub kosztorys inwestorski;

- złożenie do SW i LGD wypełnionego formularza ankiety monitorującej;

- przedłożenie dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ( jeżeli dotyczy – ustawa Prawo zamówień publicznych z 29 stycznia 2004 roku );




3. Zobowiązania beneficjenta:- złożenie osobiście lub przez pełnomocnika lub osobę reprezentującą

Beneficjenta, bezpośrednio w miejscu wskazanym przez SW, wniosek o płatność ( na formularzu udostępnionym na stronie internetowej ) wraz z wymaganymi dokumentami oraz przedstawienie oryginałów faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty, w terminach określonych w umowie, po zakończeniu realizacji operacji lub każdego z etapów;

- dołączenie do wniosku o płatność ostateczną sprawozdania z realizacji operacji, na formularzu udostępnionym przez SW;




4. Wniosek o płatność:- oryginały faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej

wartości dowodowej przedkładane wraz z wnioskiem o płatność oznaczone zostaną adnotacją „Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013”, przez pracownika Urzędu Marszałkowskiego, przyjmującego wniosek o płatność;

- po wykonaniu kopii i poświadczenia za zgodność z oryginałem zostaną zwrócone Beneficjentowi;




4. Wniosek o płatność:- w przypadku nie złożenia wniosku o płatność pośrednią lub

ostateczną w ustalonych terminach SW dwukrotnie wzywa Beneficjenta do złożenia wniosku opłatność pośrednią lub ostateczną w kolejnych wyznaczonych terminach lub do złożenia wniosku o zmianę umowy w zakresie terminu złożenia wniosku o płatność pośrednią lub ostateczną; niezłożenie przez Beneficjenta wniosku o płatność pośrednią lub ostateczną po drugim wezwaniu lub wniosku o zmianę umowy skutkować będzie rozwiązaniem umowy;




4. Wniosek o płatność:- termin rozpatrzenia – max 2 miesiące;- weryfikacja poprawności i kompletności formalnej oraz prawidłowości

realizacji i finansowania operacji – dwukrotne wezwanie do uzupełnień, poprawek lub wyjaśnień ( 2 x 14 dni );

- możliwość przeprowadzenia przez SW wizytacji lub kontroli w miejscu;- przekazanie informacji o wypłacie całości lub części kwoty pomocy dla

Beneficjenta i ARiMR ( płatnik ) – wypłata najpóźniej do 3 miesięcy;




4. Wniosek o płatność:- Beneficjentowi przysługuje prawo do wniesienia prośby do

Samorządu Województwa o ponowne rozpatrzenie sprawy w zakresie rozstrzygnięcia Samorządu Województwa dotyczącego oceny wniosku o płatność, różnicy między kwotą środków zatwierdzonych do wypłaty a wnioskowaną kwotą pomocy, odmowy wypłaty całości albo części pomocy, rozwiązania umowy, oceny postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub dokonania zmian w umowie, w terminie 14 dni od dnia doręczenia mu pisma o danym rozstrzygnięciu.




5. Obliczanie kwoty pomocy:- poszczególne koszty kwalifikowalne operacji w ramach danego etapu operacji

będą uwzględniane w wysokości faktycznie i prawidłowo poniesionych kosztów kwalifikowalnych, jednak w wysokości nie wyższej niż wskazana w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji;

- w przypadku, gdy faktycznie poniesione koszty kwalifikowalne operacji wskazane dla danej pozycji będą niższe o więcej niż 10% niż określono to w zestawieniu rzeczowo-finansowym Beneficjent składa pisemne wyjaśnienie tych zmian;




5. Obliczanie kwoty pomocy:- w przypadku, gdy faktycznie poniesione koszty kwalifikowalne operacji wykazane dla danej

pozycji będą wyższe o nie więcej niż 10% niż określono to w zestawieniu rzeczowo-finansowym wówczas przy obliczaniu kwoty pomocy koszty te będą uwzględniane w wysokości faktycznie poniesionej;

- w przypadku, gdy faktycznie poniesione koszty kwalifikowalne operacji, wykazane dla danej pozycji w będą wyższe o więcej niż 10% niż określono to w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, przy obliczaniu kwoty pomocy koszty te mogą być uwzględniane w wysokości faktycznie poniesionej, jeżeli SW na podstawie pisemnych wyjaśnień Beneficjenta uzna za uzasadnione przyczyny tych zmian;




5. Obliczanie kwoty pomocy:- w przypadku, gdy wnioskowana przez Beneficjenta we wniosku o płatność kwota

pomocy jest wyższa o więcej niż 3% od kwoty obliczonej przez SW na podstawie prawidłowo poniesionych kosztów kwalifikowalnych, kwotę refundacji pomniejsza się o kwotę stanowiącą różnicę pomiędzy kwotą wnioskowaną, a kwotą obliczoną na podstawie prawidłowo poniesionych kosztów kwalifikowalnych ( chyba, że Beneficjent udowodni, że nie ponosi winy za włączenie nie kwalifikującej się kwoty do kwoty wnioskowanej pomocy );




5. Obliczanie kwoty pomocy:

KWOTA POMOCY DO WYPŁATY = Kwota pomocy po weryfikacji w UM - (Kwota pomocy z wniosku o płatność – Kwota pomocy po weryfikacji w UM) ,

czyli:8400,00 = 9200,00 – ( 10000,00 – 9200,00 )




5. Obliczanie kwoty pomocy:- przy obliczaniu kwoty pomocy przysługującej do wypłaty poniesione koszty ogólne

( do 10% pozostałych kosztów kwalifikowalnych pomniejszonych o wartość wkładu niepieniężnego ), a także wartość pracy oraz usług świadczonych nieodpłatnie ( do 30% pozostałych kosztów kwalifikowalnych pomniejszonych o wartość kosztów ogólnych ) będą uwzględnione w wysokości nie wyższej niż określone dla poszczególnych pozycji wymienionych w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji;




6. Oświadczenia Beneficjenta ( osoba fizyczna ):- małżonka o wyrażeniu zgody na zawarcie umowy/ o niepozostawaniu w związku

małżeńskim/o ustanowionej rozdzielności majątkowej;- współwłaściciela/ współwłaścicieli przedsiębiorstwa, a w przypadku gdy

współwłaścicielem/ współwłaścicielami są osoby fizyczne –również ich małżonków - o wyrażeniu zgody na zawarcie umowy/ o niepozostawaniu w związku małżeńskim/o ustanowionej rozdzielności majątkowej;

-




7. Rozwiązanie umowy:

- nierozpoczęcie przez Beneficjenta realizacji operacji do końca terminu złożenia wniosku o płatność ostateczną;- odstąpienie przez Beneficjenta od realizacji operacji;- niewypełnienie przez Beneficjenta któregokolwiek ze zobowiązań;- niezłożenie wniosku o płatność w terminie;- odmowa wypłaty pomocy ze strony SW;

-




7. Rozwiązanie umowy:- naruszenie zasad zamówień publicznych ( jeżeli dotyczy );- złożenie podrobionych, przerobionych, nierzetelnych lub stwierdzających nieprawdę dokumentów lub oświadczeń, mających wpływ na

przyznanie lub wypłatę pomocy;- stwierdzenie nieprawidłowości związanych z ubieganiem się o pomoc ( do 5 lat od dnia przyznania pomocy ) – wykluczenie z

otrzymania pomocy, wyroki sądowe;

-




7. Zwrot pomocy:- w całości lub w części, w zależności od zakresu niewypełnionych zobowiązań;- w terminie 14 dni od wezwania;- z odsetkami jak dla zaległości podatkowych ( od 09.06.2011 – 14% w skali roku );

8. Załączniki do umowy:- zestawienie rzeczowo – finansowe;

-




9. Zmiana zapisów umowy:- umowa może zostać zmieniona na wniosek każdej ze stron, z tym że zmiana ta nie może powodować zwiększenia kwoty pomocy określonej i zmiany celu operacji;- zmiana umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności;- zmiana nie może dotyczyć celu operacji;- zmiana w zakresie prawa własności, miejsca i rodzaju prowadzonej działalności związanej z operacją jest możliwa tylko ze względu na wystąpienie okoliczności o charakterze siły wyższej lub

wyjątkowych okoliczności ( śmierć Beneficjenta, katastrofa naturalna itp. );- przyznanie pomocy następcy prawnemu Beneficjenta lub nabywcy przedsiębiorstwa Beneficjenta ( pod warunkiem spełnienia kryteriów oraz zachowania celu operacji );

-



ZASADY PRZEPROWADZANIA KONTROLI PROJEKTU PRZEZ URZĄD MARSZAŁKOWSKI

1. Rodzaje kontroli:- Wizytacja w miejscu – stanowi element kontroli administracyjnej i

przeprowadzana jest na etapie obsługi wniosku o przyznanie pomocy i wniosku o płatność (jest to kontrola problemowa). Przeprowadzana jest na zlecenie komórki zajmującej się obsługą.

- Kontrola na miejscu – czynności kontrolne wykonywane na etapie obsługi wniosku o płatność oraz w okresie związania celem w miejscu realizacji operacji, celem sprawdzenia poprawności realizacji operacji oraz wszystkich oświadczeń i deklaracji beneficjenta, jak również, wywiązywanie się z przyjętych zobowiązań umownych (jest to kontrola całościowa).




2. Procedura kontroli:- otrzymanie zlecenia / pisma o kontroli;- powiadomienie beneficjenta (tel., fax., skuteczne!);- pismo informujące podmiot kontrolowany o terminie i zakresie

czynności kontrolnych;

3. Osoba uczestnicząca w czynnościach kontrolnych ze strony beneficjenta:

- Osobą obecną przy czynnościach kontrolnych może być wnioskodawca, ustanowiony pełnomocnik (wskazany we Wniosku o przyznanie pomocy) lub osoba posiadająca pisemne upoważnienie do reprezentowania beneficjenta.




4. Przygotowanie do kontroli: W siedzibie Beneficjenta:• umowa, aneksy, wniosek o przyznanie pomocy, wniosek o płatność,

załączniki.• plany, kosztorysy, protokoły odbiorów, dziennik budowy, projekty

itp.,• zdjęcia (przed realizacją, w trakcie, po zakończeniu) lub z przebiegu

projektu szkoleniowego, edukacyjnego itp.; Na miejscu realizacji operacji:• udostępnić obiekt;• zakupiony sprzęt (karta gwarancyjna, dowód rejestracyjny);




5. Raport z kontroli:

- efektem kontroli jest raport, który zostaje sporządzony raport w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron (zespół kontrolny i beneficjent). W przypadku, gdy podmiot kontrolowany nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w Raporcie z czynności kontrolnych, ma prawo wnieść umotywowane zastrzeżenia, co do tych uwag osobie, która go sporządziła lub odmówić podpisania raportu.




5. Raport z kontroli:

- zastrzeżenia należy wnieść przed podpisaniem raportu w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Zastrzeżenia, o których mowa podmiot kontrolowany zobowiązany jest wnieść na piśmie. Odmawiając podpisania raportu, podmiot kontrolowany może złożyć, w terminie 7 dni od dnia otrzymania tego raportu, pisemne wyjaśnienie tej odmowy. Po wniesieniu umotywowanych zastrzeżeń następuje ponowna procedura kontrolna, przy czym zmienia się skład zespołu kontrolującego.

- Ta procedura kończy postępowanie odwoławcze.



ZASADY WIZUALIZACJI ZNAKU PROW

1. Beneficjenci mają możliwość stosowania wizualizacji realizowanych zadań.

2. Wizualizacja polega na umieszczeniu odpowiednich elementów ( flaga, slogan, logo ) na zakupionym sprzęcie, w miejscu szkolenia, na materiałach szkoleniowych, plakatach, zaproszeniach itd.

3. Zasady wizualizacji określa „Księga wizualizacji znaku Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013” dostępna na stronie internetowej Ministerstwa Rolnictwa.

4. W przypadku materiałów informacyjnych dopuszczalne jest umieszczenie logo innego podmiotu, np.: lokalnej grupy działania, pomiędzy znakami Unii Europejskiej i PROW 2007-2013.



WNIOSEK O PŁATNOŚĆ I ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU

1. Ogólne zasady wypełniania wniosku:- wniosek pobieramy ze strony internetowej UM lub LGD;- formularz wniosku jest dostępny w formie

przeznaczonej do elektronicznego wypełniania (format .pdf) oraz odręcznego wypełniania (format .pdf);

- w celu prawidłowej obsługi aktywnego formularza wniosku konieczne jest używanie odpowiedniego oprogramowania, tj. Adobe Reader'a w wersji 9.3 lub nowszej. Bezpłatne oprogramowanie można pobrać ze strony www.adobe.com;




1. Ogólne zasady wypełniania wniosku:- oznaczenie aktualnej wersji wniosku - PROW_413_MP/5/z ;- instrukcja wypełniania wniosku dostępna na stronie internetowej

UM lub LGD;- dla każdego etapu realizacji operacji należy złożyć oddzielny

wniosek ( o płatność pośrednią lub ostateczną ) – o terminowości decyduje data złożenia wniosku w UM;

- wniosek wypełniony elektronicznie i wydrukowany ( suma kontrolna ) lub wypełniony odręcznie w sposób czytelny, najlepiej pismem drukowanym.; dodatkowo zaleca się, aby wniosek był jednocześnie złożony w wersji elektronicznej na płycie CD;




1. Ogólne zasady wypełniania wniosku:- niektóre z pól są dynamicznie wyliczane lub wypełniane

i mogą być niedostępne do edycji;- wniosek zawiera złożone mechanizmy sprawdzające

poprawność oraz spójność danych ( „sprawdź” );- pola, których wypełnienie jest bezwzględnie wymagane lub

które zostały wypełnione niepoprawnie, są oznaczone kolorem jasnoczerwonym;

- pola oznaczone kolorem jasnoniebieskim oznaczają te pola, które mogą; ale nie muszą dotyczyć danego Beneficjenta;




1. Ogólne zasady wypełniania wniosku:- na wydruku poprawnie wypełnionego aktywnego

formularza wniosku nie występuje znak wodny o treści „wersja robocza”;

- wpisując kwoty, należy na początku wpisać kwotę złotych, a następnie przecinek, po przecinku należy wpisać kwotę groszy (dwie cyfry);

- przyciski „Dodaj”, „Usuń” oraz „+”, „-” pozwalają na dodanie lub usunięcie wiersza, tabeli lub całej sekcji;




1. Ogólne zasady wypełniania wniosku:- jeżeli Beneficjent wypełnia formularz wniosku odręcznie

w sytuacji gdy dane pole we wniosku nie dotyczy Beneficjenta – w pole tekstowe należy wstawić kreskę, natomiast w przypadku danych liczbowych należy wstawić wartość „0,00”, chyba że w instrukcji podano inaczej;

- jeśli Beneficjent korzysta z aktywnego formularza wniosku – pola, które nie dotyczą Beneficjenta należy pozostawić niewypełnione.




1. Ogólne zasady wypełniania wniosku:- Przed złożeniem wniosku należy upewnić się, czy: • wniosek został podpisany w wyznaczonym do tego miejscu

przez Beneficjenta / osoby reprezentujące Beneficjenta / pełnomocnika;

• wypełnione zostały wszystkie wymagane pola wniosku;• wydruk wniosku sporządzanego przez wypełnienie aktywnego

formularza nie zawiera oznaczenia „wersja robocza”;• załączone zostały wszystkie wymagane dokumenty (zgodnie z

sekcją VII. ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ).




2. Punkty we wniosku:

- rodzaj płatności ( pośrednia / ostateczna );- dane identyfikacyjne Beneficjenta – zgodnie ze

stanem faktycznym i dokumentami;- dane z umowy przyznania pomocy;




2. Punkty we wniosku:- dane dotyczące wniosku o płatność:• wniosek za okres - od (data złożenia wniosku w LGD) do (data

złożenia wniosku o płatność w UMWW lub data przewidziana w umowie);

• koszty całkowite realizacji danego etapu operacji - pola należy wypełnić po uprzednim wypełnieniu wykazu faktur i zestawienia rzeczowo-finansowego;

• wnioskowana kwota pomocy dla danego etapu operacji - wnioskowana kwota pomocy dla danego etapu nie może być wyższa niż kwota z umowy oraz jednocześnie nie może być wyższa niż kwota kosztów kwalifikowalnych z wniosku o płatność;




2. Punkty we wniosku:- dane dotyczące wniosku o płatność:• jeżeli kwota przyznanej dotacji / dofinansowania, wynikająca

z załączonych do wniosku dokumentów potwierdzających przyznanie dotacji / dofinansowania ze środków JST albo Funduszu Kościelnego, przekroczy 30% kosztów kwalifikowalnych (wysokość wkładu własnego w finansowanie projektu), kwotę pomocy stanowiącą maksymalnie 70% kosztów kwalifikowalnych należy pomniejszyć o kwotę dotacji przekraczającą wysokość wkładu własnego;




2. Punkty we wniosku:- dane dotyczące wniosku o płatność:• jeżeli poziom dochodów generowanych w związku z realizacją

małego projektu przekracza wysokość 30% kosztów kwalifikowalnych (wysokość wkładu własnego w finansowanie projektu), kwotę pomocy stanowiącą 70% kosztów kwalifikowalnych należy pomniejszyć o kwotę dochodu, która przekracza wysokość wkładu własnego.

• zasada ta nie dotyczy sytuacji, w której po realizacji operacji Beneficjent jest w stanie wygenerować dochody, np. wydany w ramach realizacji małego projektu album został rozdystrybuowany nieodpłatnie, a kolejne nakłady wydawnictwa mogą być już sprzedawane komercyjne;




2. Punkty we wniosku:- dane dotyczące wniosku o płatność:• jeżeli Beneficjentowi wypłacono wyprzedzające

finansowanie kosztów kwalifikowalnych operacji, kwota pomocy, która zostanie zatwierdzona do wypłaty na podstawie prawidłowo poniesionych kosztów kwalifikowalnych, będzie pomniejszona o kwotę wyprzedzającego finansowania, nie więcej jednak niż 20 / 50 % kwoty pomocy dla danego etapu;




2. Punkty we wniosku:

- wykaz faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty:

• wpisujemy dane z dokumentów faktycznie posiadanych;

• należy również uwzględnić kwotę ogółem wynikającą z informacji o wartości wkładu niepieniężnego, zawartych w Karcie wkładu niepieniężnego: pracy oraz usług świadczonych nieodpłatnie oraz udostępniania ziemi, nieruchomości, sprzętu lub surowców;




2. Punkty we wniosku:- wykaz faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej

dokumentujących poniesione koszty:• kolumna 13 - w tym VAT – należy wpisać kwotę VAT w przypadku, gdy

VAT jest kosztem kwalifikowalnym. W przypadku Beneficjenta, dla którego VAT nie będzie kosztem kwalifikowalnym należy wpisać wartość „0,00” , a w kolumnie 12 należy wpisać kwotę netto poniesionego kosztu (bez VAT).

• w przypadku aktywnej wersji wniosku dodana jest – niewidoczna na wydruku – kolumna 14 Stawka VAT. Jeżeli Beneficjent wpisze w tej kolumnie wartość liczbową (mniejszą lub równą 23%) w kolumnie 13 pojawi się automatycznie wyliczona kwota VAT. Każdorazowa zmiana wartości w polu „Stawka VAT” będzie skutkować ponownym wyliczeniem wartości pola.





dokumentujących poniesione koszty:• dokumenty akceptowane w trakcie autoryzacji płatności : faktury VAT, faktury VAT MP, rachunki, raport kasowy (KP, KW), dokumenty celne (wraz z dowodami zakupu, których dotyczą), faktury korygujące (wraz z fakturami, których dotyczą), noty korygujące (wraz z fakturami, na podstawie których zostały

wystawione),





dokumentujących poniesione koszty:• dokumenty akceptowane w trakcie autoryzacji płatności : umowy sprzedaży wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym

poniesienie wydatku ; umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne; dokumenty sporządzone dla udokumentowania zapisów w dokumentacji

księgowej lub w księdze ewidencji środków trwałych;• do przedstawionych faktur i dokumentów o równoważnej wartości

dowodowej należy dołączyć potwierdzenie poniesienia wydatku, czyli zapłaty należności tj. dowody płatności (powyżej 1 tys. zł w formie bezgotówkowej);





dokumentujących poniesione koszty:• przypadku Beneficjentów prowadzących księgi rachunkowe i sporządzających

sprawozdania finansowe przez „oddzielny system rachunkowości albo odpowiedni kod rachunkowy”, należy rozumieć ewidencję księgową wyodrębnioną w ramach prowadzonych przez Beneficjentów ksiąg rachunkowych – sankcja -10%;

• w przypadku Beneficjentów nie zobowiązanych na podstawie aktualnych przepisów do prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdania finansowego , w tym także prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów przez „oddzielny system rachunkowości albo odpowiedni kod rachunkowy należy rozumieć zestawienie faktur lub równoważnych dokumentów księgowych sporządzone zgodnie ze wzorem ustalonym we wniosku o płatność dla Wykazu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty – sankcja -10%;





dokumentujących poniesione koszty:• zaleca się aby faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej

na odwrocie dokumentu zawierały opis z następującymi informacjami: 1. Numer umowy przyznanie pomocy, 2. Numer pozycji w Zestawieniu rzeczowo – finansowym operacji, 3. Kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach danego dokumentu …… zł, 4. Numer odrębnego konta, na którym zostały zaksięgowane wydatki w ramach

danej operacji albo numer pozycji w zestawieniu faktur lub równoważnych dokumentów księgowych,

5. Potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej przez złożenie podpisu przez osoby sprawdzające wraz z datami ich złożenia.



WNIOSEK O PŁATNOŚĆ I ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU Przykładowy opis faktur:

Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) w ramach działania 4.1/413 –Wdrażanie Lokalnych Strategii Rozwoju objętego PROW 2007-2013, tj. na: operacje, które nie odpowiadają warunkom przyznania pomocy w ramach Osi 3, ale przyczyniają się do osiągnięcia celów tej osi, tzw. małych projektów

Projekt realizowany w ramach Umowy przyznania pomocy nr ……… z dnia ………………. Data i podpis osoby sprawdzającej pod względem merytorycznym…………………………….

…………………. Data i podpis osoby sprawdzającej pod względem formalno-rachunkowym……………………….

…………….. Zatwierdzono do

wypłaty…………………………………………………………………………………………… Pozycja nr ……. z Faktury nr ……….. na kwotę ……….. zł dotyczy pozycji nr ……….

z zestawienia rzeczowo-finansowego. Koszt dotyczy …………………………………………………………………………….• Osoby prowadzące pełną księgowość - dekretacja księgowa przy wyodrębnionej ewidencji • Osoby pozostałe -Pozycja numer ……….. z „Zestawienia dokumentów księgowych dotyczących

operacji”





dokumentujących poniesione koszty:• w przypadku płatności bezgotówkowych kwotę z faktury lub

dokumentu o równoważnej wartości dowodowej należy przeliczyć z waluty obcej na złote po kursie sprzedaży waluty stosowanym przez bank Beneficjenta z dnia dokonania transakcji zapłaty;

- zestawienie rzeczowo – finansowe:• wypełniane jest na podstawie danych zawartych w sekcji V „Wykaz

faktur…” oraz zgodnie z danymi w Zestawieniu rzeczowo – finansowym z realizacji operacji będącym załącznikiem do umowy;




2. Punkty we wniosku:- zestawienie rzeczowo – finansowe:• wypełniane jest na podstawie danych zawartych w sekcji V „Wykaz

faktur…” oraz zgodnie z danymi w Zestawieniu rzeczowo – finansowym z realizacji operacji będącym załącznikiem do umowy;

• kolumny 7 i 8 dotyczą kosztów faktycznie poniesionych ( kwoty muszą być spójne z wykazem faktur );

• w pozycje, które nie dotyczą danego etapu należy wpisać kreskę lub „0”;

• wartość wkładu niepieniężnego nie może przekroczyć 30% różnicy wartości pozostałych kosztów kwalifikowalnych operacji i wartości kosztów ogólnych ;




2. Punkty we wniosku:- zestawienie rzeczowo – finansowe:• obliczyć odchylenia zgodnie z podanym poniżej wzorem i wynik wpisać w

kolumnie 9 przy danej pozycji kosztów, której odchylenie dotyczy: wartość kosztów kwalifikowalnych w danej pozycji „Zestawienia rzeczowo-

finansowego płatność wniosku” - Wartość kosztów kwalifikowalnych w danej pozycji Zestawienia rzeczowo-finansowego z umowy : Wartość kosztów kwalifikowalnych w danej pozycji Zestawienia rzeczowo-finansowego z umowy x 100




3. Załączniki do wniosku o płatność:- do wniosku należy dołączyć załączniki zgodnie z wykazem;- przy nazwie każdego załącznika należy wpisać liczbę załączników, jaka jest składana z wnioskiem; - w zależności od rodzaju załącznika, do wniosku należy załączyć oryginał lub kopię; kopie

oznaczone przypisem (1) – oznaczają kopie dokumentów składanych wraz z wnioskiem potwierdzone za zgodność z oryginałem przez pracownika urzędu marszałkowskiego / wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej, realizującej zadania związane z przyznawaniem pomocy;kopie oznaczone przypisem (2) – oznaczają kopie dokumentów składanych wraz z wnioskiem potwierdzone za zgodność z oryginałem przez: notariusza lub przez podmiot, który wydał dokument lub przez pracownika urzędu marszałkowskiego/wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej realizującej zadania związane z przyznawaniem pomocy.




3. Załączniki do wniosku o płatność:- wszystkie załączone do wniosku dokumenty sporządzone w języku

obcym muszą być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego;

- beneficjent nie jest zobowiązany do składania wraz z wnioskiem załączników, które są już w posiadaniu danego UM, gdyż stanowiły załączniki do innego złożonego wniosku dotyczącego działań PROW 2007-2013, oraz nie minął jeszcze okres ważności tych załączników i nie uległy zmianie dane w nich zawarte;




3. Załączniki do wniosku o płatność:A. Załączniki dotyczące operacji :1. Faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej (w

tym umowy o dzieło, zlecenia i inne umowy cywilnoprawne) – kopie.2. Dowody zapłaty – kopie. Dowodem zapłaty bezgotówkowej może być w szczególności: • wyciąg bankowy lub inny dokument bankowy potwierdzający dokonanie płatności, lub • zestawienie przelewów dokonanych przez bank Beneficjenta zawierające wartości i daty

dokonania poszczególnych przelewów, tytuł, odbiorcę oraz stempel banku, • wydruk z systemu e- bankowości.




3. Załączniki do wniosku o płatność:A. Załączniki dotyczące operacji :2. Dowody zapłaty – kopie. Dowodem zapłaty gotówkowej może być w szczególności: • oświadczenie wystawcy faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej o

dokonaniu zapłaty przez Beneficjenta sporządzone w formie odrębnego dokumentu, lub • adnotacja sprzedającego o dokonaniu zapłaty przez Beneficjenta na fakturze lub

dokumencie o równoważnej wartości dowodowej, lub • dokument KP (Kasa Przyjmie), lub • rozliczenie pobranej przez pracownika zaliczki. Dowód zapłaty gotówkowej powinien być podpisany przez osobę przyjmującą wpłatę.




3. Załączniki do wniosku o płatność:A. Załączniki dotyczące operacji :3. Umowy z dostawcami lub wykonawcami zawierające specyfikację będącą podstawą

wystawienia każdej z przedstawionych faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, jeżeli nazwa towaru lub usługi w przedstawionej fakturze lub dokumencie o równoważnej wartości dowodowej, odnosi się do umów zawartych przez Beneficjenta lub nie pozwala na precyzyjne określenie kosztów kwalifikowalnych –kopia.

4. Wyjaśnienie zmian dokonanych dla danej pozycji w Zestawieniu rzeczowo-finansowym do wniosku o płatność w przypadku gdy faktycznie poniesione koszty kwalifikowalne operacji będą niższe albo wyższe o więcej niż 10% w stosunku do wartości zapisanych w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji stanowiącym załącznik do umowy przyznania pomocy – oryginał.




3. Załączniki do wniosku o płatność:A. Załączniki dotyczące operacji :5. Ostateczna decyzja o pozwoleniu na budowę lub decyzja o

środowiskowych uwarunkowaniach lub pozwolenie wodnoprawne lub decyzja o zatwierdzeniu projektu prac geologicznych – kopia - musi być decyzją ostateczną w dniu składania wniosku; w sytuacji, gdy Beneficjent nie dysponuje ostateczną decyzją o pozwoleniu na budowę w dniu składania wniosku, decyzję taką powinien dostarczyć najpóźniej w 14-dniowym terminie określonym w wezwaniu do uzupełnienia braków formalnych.




3. Załączniki do wniosku o płatność:A. Załączniki dotyczące operacji :6. Zgłoszenie zamiaru wykonania robót budowlanych właściwemu organowi – kopia -

wraz z: - oświadczeniem Beneficjenta, że w terminie 30 dni od dnia zgłoszenia zamiaru

wykonania robót budowlanych, właściwy organ nie wniósł sprzeciwu – oryginał lub - potwierdzeniem właściwego organu, że nie wniósł sprzeciwu wobec zgłoszonego

zamiaru wykonania robót budowlanych – kopia; Dokument wymagany w odniesieniu do robót budowlanych lub remontowych

połączonych z modernizacją realizowanego projektu.




3. Załączniki do wniosku o płatność:A. Załączniki dotyczące operacji :7. Decyzja ostateczna o pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego, jeżeli właściwy

organ nałożył taki obowiązek w wydanym pozwoleniu na budowę lub nałożył taki obowiązek innymi decyzjami – kopia.

8a. Zawiadomienie właściwego organu o zakończeniu budowy złożone co najmniej 21 dni przed zamierzonym terminem przystąpienia do użytkowania - kopia wraz z

- oświadczeniem Beneficjenta, że w ciągu 21 dni od dnia zgłoszenia zakończenia robót, właściwy organ nie wniósł sprzeciwu – oryginał lub

- potwierdzeniem właściwego organu, że nie wnosi sprzeciwu w przypadku, gdy zawiadomienie o zakończeniu robót budowlanych będzie przedkładane przed upływem 21 dni – kopia.




3. Załączniki do wniosku o płatność:A. Załączniki dotyczące operacji :9. Protokoły odbioru robót / montażu / rozruchu maszyn i urządzeń / instalacji

oprogramowania albo Oświadczenie Beneficjenta o poprawnym wykonaniu ww. czynności z udziałem środków własnych – oryginał lub kopia - yałącznik obowiązkowy dla robót budowlanych a także, gdy przedmiotem umowy był zakup maszyn i urządzeń wymagających montażu albo rozruchu oraz zakup oprogramowania komputerowego.

• Kosztorys różnicowy - oryginał lub kopia - w kosztorysie różnicowym powinny być wyspecyfikowane i wycenione zmienione elementy (przed i po zmianach), jeżeli zaistniały istotne odstępstwa od projektu.

• L.9.




3. Załączniki do wniosku o płatność:A. Załączniki dotyczące operacji :11. Interpretacja indywidualna ( ORD – IN ) wydana przez organ

upoważniony ( Izba Skarbowa ) w przypadku, gdy Beneficjent złożył do wniosku o przyznanie pomocy oświadczenie o kwalifikowalności VAT oraz wykazał VAT w kosztach kwalifikowalnych - oryginał lub kopia - przypadku Beneficjenta będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej, a ubiega się o zaliczenie podatku VAT do kosztów kwalifikowalnych operacji – załącznik nie jest wymagany; oczekiwanie może trwać do trzech miesięcy, koszt 40,00 PLN.




3. Załączniki do wniosku o płatność:A. Załączniki dotyczące operacji :12. Wycena określająca wartość rynkową zakupionego używanego sprzętu lub

wartość wkładu niepieniężnego w postaci ziemi i nieruchomości - oryginał lub kopia – w przypadku operacji dotyczących zachowania lokalnego dziedzictwa kulturowego i historycznego dopuszczalny jest zakup używanego sprzętu o charakterze zabytkowym albo historycznym, jeżeli cel i charakter operacji tego wymaga. W przypadku operacji, która przewiduje zadania obejmujące wkład własny niepieniężny w postaci udostępnienia ziemi, nieruchomości wymagane jest, aby Beneficjent załączył do wniosku jej wycenę, która odnosi się do zadeklarowanej na etapie wniosku o przyznanie pomocy wartości wkładu niepieniężnego sporządzoną przez rzeczoznawcę majątkowego lub wykwalifikowanego eksperta lub odpowiedni organ.




3. Załączniki do wniosku o płatność:A. Załączniki dotyczące operacji :13. Zaświadczenia, pozwolenia lub licencje w odniesieniu do realizowanego

zakresu rzeczowego, jeżeli są wymagane przepisami prawa krajowego – oryginał lub kopia.

14. Dokumenty potwierdzające przyznanie dotacji / dofinansowania ze środków Funduszu Kościelnego lub jednostki samorządu terytorialnego (JST) .

15. Opis sposobu rozliczenia środków przekazanych przez Fundusz Kościelny lub jednostkę samorządu terytorialnego JST, zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) – oryginał.




3. Załączniki do wniosku o płatność:A. Załączniki dotyczące operacji :16. Karta wkładu niepieniężnego: pracy oraz usług świadczonych

nieodpłatnie lub udostępnienia ziemi, nieruchomości, sprzętu, surowców sporządzona wg wzoru udostępnionego przez UM – oryginał lub kopia.

17. Pełnomocnictwo - oryginał lub kopia.18. Dokument potwierdzający numer rachunku prowadzonego przez

bank lub przez spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową Beneficjenta lub jego pełnomocnika lub cesjonariusza, na który mają być przekazane środki finansowe – oryginał lub kopia.




3. Załączniki do wniosku o płatność:A. Załączniki dotyczące operacji :19. Umowa cesji wierzytelności– oryginał lub kopia - w sytuacji, gdy

Beneficjent zawarł umowę cesji wierzytelności, na podstawie, której przenosi swoją wierzytelność wobec dłużnika na osobę trzecią, należy dołączyć taką umowę do wniosku.

20. Sprawozdanie z realizacji operacji – oryginał - powinno zawierać opis realizacji operacji. W załączniku tym należy umieścić wszelkie wyjaśnienia, dotyczące sposobu realizacji, wysokości poniesionych kosztów, dokonanych zmian, a także powinien zawierać opis wszystkich sytuacji wymagających jakiegokolwiek komentarza, ułatwiające ocenę złożonej dokumentacji.




3. Załączniki do wniosku o płatność:A. Załączniki dotyczące operacji :21. Dokument dotyczący rozliczenia w zakresie przeprowadzonych zadań

o charakterze edukacyjnym, wydarzeń promocyjnych lub kulturalnych, opracowania dotyczącego obszaru objętego LSR oraz udzielonego doradztwa, w tym:

21a. Karta rozliczenia szkolenia / warsztatu / przedsięwzięcia edukacyjnego – oryginał lub kopia.

21b. Lista obecności uczestników – oryginał lub kopia.21c. Karta publikacji / analizy / badania nad obszarem LSR - oryginał lub kopia.21d. Lista osób nagrodzonych – oryginał lub kopia.Jeśli Beneficjent posiada dokument, który zawiera wymagane informacje (również

w postaci wersji elektronicznej lub wskaże odesłanie do adresu internetowego, gdzie znajdują się potrzebne informacje lub dokumenty) wówczas nie ma obowiązku sporządzać ww. dokumentacji według wzoru.




3. Załączniki do wniosku o płatność:A. Załączniki dotyczące operacji :22. Zaświadczenie o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej

z podaniem przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności PKD (w przypadku Beneficjenta będącego osobą fizyczną) - oryginał lub kopia.

23. Kopia wypisu z Ewidencji innych obiektów, o której mowa w art. 38 ust. 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o usługach turystycznych w przypadku, gdy w ramach prowadzonej działalności Beneficjent świadczy usługi polegające na udostępnianiu miejsc noclegowych w innych obiektach, w których mogą być świadczone usługi hotelarskie – oryginał lub kopia.




3. Załączniki do wniosku o płatność:A. Załączniki dotyczące operacji :24. Decyzja określająca kategorię obiektu hotelarskiego, nadaną

na podstawie art. 38 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o usługach turystycznych, w przypadku, gdy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Beneficjent świadczy usługi turystyczne polegające na udostępnianiu miejsc noclegowych w obiektach hotelarskich – oryginał lub kopia.

B. Inne załączniki - w jego opinii są niezbędne do oceny wniosku.C. Liczba załączników (ogółem) .




4. Oświadczenie Beneficjenta: Po zapoznaniu się z treścią Oświadczenia należy wpisać

datę i miejscowość oraz złożyć w wyznaczonym miejscu: pieczęć imienną i podpis Beneficjenta albo czytelne podpisy osób reprezentujących Beneficjenta albo czytelny podpis Pełnomocnika.



ANKIETA MONITORUJĄCA

Wypełniony formularz ankiety monitorującej należy złożyć do siedziby samorządu województwa, z którym została zawarta umowa przyznania pomocy, w terminie:

- dla osób fizycznych -pomiędzy 1 stycznia i 31 stycznia drugiego roku kalendarzowego liczonego od roku otrzymania płatności ostatecznej;

- dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej: najpóźniej do 30 dni roboczych po zakończeniu roku obrotowego następującego po roku obrotowym, w którym otrzymana została ostateczna płatność.



„Małe projekty” – realizacja, rozliczanie projektu, przygotowanie wniosku o płatność

Documents

Transcript of „Małe projekty” – realizacja, rozliczanie projektu, przygotowanie wniosku o płatność