Finansowanie i rozliczanie projektów współfinansowanych w ramach RPO WŚ

na lata 2014-2020

Kielce31 marzec 2016 rok

1

Środki na realizację projektu (poza projektamipozakonkursowymi) są wypłacane jako dofinansowaniew formie zaliczki w ramach dwóch równoległychstrumieni, tj. w formie:

płatności budżetu środków europejskich w częściodpowiadającej finansowaniu ze środków EFS

oraz dotacji celowej w części odpowiadającej

współfinansowaniu krajowemu.

2

Pierwsza transza środków (n) na realizację projektówjest wypłacana w wysokości i terminie określonymw harmonogramie płatności po złożeniu przezBeneficjenta wniosku o płatność. Wniosek o płatnośćskładany jest przez beneficjenta za pośrednictwemSL2014.

warunkiem przekazania drugiej transzy (n+1) jestzłożenie wniosku o płatność rozliczającego pierwszątranszę (n), jego zweryfikowanie przez IP orazspełnienie następujących warunków:

3

wykazanie w tym wniosku o płatność wydatkówkwalifikowanych rozliczających co najmniej 70% łącznejkwoty otrzymanych transz dofinansowania,

nie stwierdzono przesłanek do rozwiązania umowy z danymbeneficjentem w trybie natychmiastowym.

Przekazanie kolejnej transzy zaliczki (n+2) jest możliwe pospełnieniu następujących warunków:

zatwierdzenie wniosku o płatność rozliczającego przedostatniątranszę (n),

4

złożenie przez beneficjenta i zweryfikowanie pierwszejwersji wniosku o płatność rozliczającego ostatniątranszę (n+1), w którym wykazano wydatkikwalifikowalne w wysokości co najmniej 70% łącznejkwoty otrzymanych transz dofinansowania,

nie stwierdzono przesłanek do rozwiązania umowy z danym beneficjentem w trybie natychmiastowym

5

Na podstawie umowy/decyzji o dofinansowanieprojektu beneficjenci sporządzają wniosek o płatnośćw Centralnym Systemie Informatycznym (SL2014),w ramach którego beneficjent:

wnioskuje o przekazanie dofinansowania, wykazuje wydatki poniesione na realizację projektu, przekazuje informację o postępie realizacji projektu,

w terminach wskazanych w umowie o dofinansowanieprojektu

6

Celem weryfikacji wniosku o płatność jest:

potwierdzenie zgodności postępu rzeczowego orazfinansowego z umową o dofinansowanie,z Wytycznymi w zakresie monitorowania postępurzeczowego realizacji programów operacyjnychi Wytycznymi w zakresie kwalifikowalnościwydatków ramach EFRR, EFS oraz FS na lata2014-2020.

7

monitorowanie projektu w zakresie osiągania jego celów tzn.czy poszczególne etapy zadań prowadzone są terminowo orazczy osiągane są wskaźniki określone we wnioskuo dofinansowanie.

Ponadto: każdorazowo sprawdza się czy dana operacjarealizowana jest zgodnie z zakresem merytorycznymwskazanym we wniosku o dofinansowanie, harmonogramem,budżetem projektu.

8

W celu zapewnienia prawidłowej ocenykwalifikowalności wydatków, w trakcie weryfikacjiwniosku o płatność i danych uczestników dokonywanajest pogłębiona analiza, polegająca na weryfikacjidokumentów źródłowych.Obligatoryjnemu sprawdzeniu podlega dokumentacjaźródłowa dotycząca minimum 5% pozycji wydatków,które zostały wykazane w tym wniosku o płatność.Sposób prowadzenia pogłębionej analizy zależy odsposobu rozliczania wydatków we wniosku o płatność, tj.rozliczanie na podstawie:

1. rzeczywiście poniesionych wydatków ,2. metod uproszczonych.

9

Ad1. W przypadku projektu rozliczanego na podstawierzeczywiście poniesionych wydatków weryfikacji podlegajądokumenty finansowo – księgowe wraz z dowodami zapłatyoraz pozostała dokumentacja źródłowa, która jest niezbędnado ustalenia kwalifikowalności wydatków w szczególności:

w przypadku wydatków na wynagrodzenia personelu: umowy o pracę , umowy cywilnoprawne, zakresy obowiązków, opisy stanowisk, listy płac, protokoły odbioru,

10

w przypadku wydatków dotyczących zamówieńo wartości przekraczającej 20 000,00 PLN netto:

dokumenty potwierdzające dokonanie rozeznania rynku, Dokumenty z przeprowadzonego postępowania

konkurencyjnego lub dokumenty potwierdzającezwolnienie z zastosowania tego trybu,

umowy i faktury, w przypadku wydatków dotyczących wykonania

różnego rodzaju produktów/opracowań/ekspertyzna rzecz projektu:

dokumenty związane z wyborem wykonawcy,

11

umowy, faktury, produkty umów dokumenty potwierdzające dokonanie odbioru

przedmiotu umowy.W przypadku projektu skierowanego do

uczestników, weryfikacji podlegająw szczególności dokumenty potwierdzającekwalifikowalność uczestnika projektu:

oświadczenia, zaświadczenia urzędowe, certyfikaty,listy obecności.

12

W przypadku projektu w którym wydatki bezpośrednierozliczane są metodami uproszczonymi, weryfikacjipodlegają dowody postępu rzeczowego projektu orazdokumenty potwierdzające osiągnięcie produktów lubrezultatów określonych w umowie o dofinansowanie takie jak:

w przypadku uczestników objętych indywidualnymporadnictwem oraz Indywidualnym Planem Działania :skany Indywidualnych Planów Działania, kart czasu pracydoradcy, listy pracy na doradztwo, karty doradcze wraz

13

z harmonogramem doradztwa, dokumentacjazdjęciowa z zajęć, plan rozwoju zawodowegouczestników, testy rozwiązywane w trakciedoradztwa, dzienniki zajęć,

w przypadku szkolenia zawodowego:skany dokumentacji zdjęciowej, protokołówegzaminacyjnych, testów wiedzy, listpotwierdzających odbiór materiałów szkoleniowychi cateringowych, dzienników zajęć,

14

kopii badań lekarskich, list obecności,harmonogramów szkoleń, programów szkoleń,dokumentów potwierdzających ukończenia szkoleń(zaświadczenia /certyfikaty / książeczki spawaniapotwierdzające nabyte kwalifikacje zawodoweuczestników),

w przypadku staży zawodowych skany:kopii badań lekarskich, umów stażowych, listobecności, programów stażu, dokumentówpotwierdzających zwrot kosztów dojazdu na miejsceodbycia stażu

15

Obligatoryjnemu sprawdzeniu podlega dokumentacjaźródłowa potwierdzająca wykonanie zadań objętychkwotami ryczałtowymi dotycząca minimum 5%uczestników projektu wykazanych w okresierozliczeniowym, za jaki składany jest wniosek o płatność

Ponadto:IP może na każdym etapie realizacji projektuprzeprowadzać pogłębioną analizę polegająca naweryfikacji dokumentów źródłowych potwierdzającychwszystkie wydatki wykazane we wniosku o płatnośći wszystkie dane uczestników.

16

Stawka ryczałtowa kosztów pośrednich jestwykazywana w umowie o dofinansowanie projektu,

beneficjent rozliczając projekt w danym wniosku opłatność posługuje się wartością procentową kosztówpośrednich zawartą w umowie o dofinansowanieprojektu.

wartość rozliczanych kosztów pośrednich zależy odwartości rozliczanych kosztów bezpośrednich i niema znaczenia wartość faktycznie poniesionychkosztów pośrednich ponieważ nie podlegają onemonitorowaniu .

17

Przekazywanie środków zaliczki na pokrycie kosztówpośrednich powinno być dokonywane w sposóbniezawyżony.

Zaleca się , aby przelewy były dokonywane ze środkówzaliczki w miarę zapotrzebowania w odniesieniu doponiesionych lub planowanych do poniesieniawydatków bezpośrednich w najbliższym okresierozliczeniowym.

Beneficjent nie może przeznaczać otrzymanych transzdofinansowania na cele inne niż związane z projektem.

18

Beneficjent powinien ponosić koszty pośrednieze środków zaliczki a nie ze środków własnych,a po zatwierdzeniu wniosku o płatność odpowiednioskorygować przekazaną zaliczkę dowysokości wynikających z rozliczonych wydatkówkwalifikowalnych.

19

Złożenie wniosku o płatność, jak i komunikacjaz beneficjentem, odbywa się za pośrednictwem SL 2014.

okres weryfikacji wniosku wynosi maksymalnie 20 dniroboczych od daty otrzymania wniosku - termin dotyczypierwszej złożonej wersji wniosku o płatność,

weryfikacja może ulec wydłużeniu o 5 dni roboczych, jeżeliweryfikacja dokonywana jest o inne dokumenty niż faktury,

20

kolejne, skorygowane wersje wniosku o płatność podlegająweryfikacji w terminie 15 dni roboczych,

wykaz dokumentów do analizy pogłębionej przekazywany jestprzez IP do beneficjenta w terminie 5 dni roboczych od dniawpływu wniosku o płatność,

Beneficjenci zobowiązani będą do przekazania dokumentówdo kontroli pogłębionej w terminie 5 dni roboczych odotrzymania informacji z wykazem dokumentów,

maksymalnie 90 dni kalendarzowych na zatwierdzeniewniosku o płatność ( liczone od dnia przedłożenia jegopierwszej wersji, z wyłączeniem okresów zawieszeniaweryfikacji

21

Jednocześnie zgodnie z art.189 ust.3 UFPw przypadku niezłożenia wniosku o płatność nakwotę i w terminie określonym przez beneficjenta wzaakceptowanym harmonogramie płatności odśrodków pozostałych do rozliczenia naliczane będąodsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone oddnia przekazania środków do dnia złożenia wnioskuo płatność rozliczającego dany wydatek.

22

Beneficjent w porozumieniu z IP może dokonywaćzmian harmonogramu płatności,

Każda zmiana wymaga akceptacji IP - 10 dniroboczych od dnia otrzymania harmonogramu, domomentu akceptacji obowiązuje harmonogramuprzednio zatwierdzony,

Harmonogram może podlegać aktualizacji przedprzekazaniem kolejnej transzy,

23

Harmonogram płatności może być aktualizowany nakolejne okresy rozliczeniowe tylko wyłącznie przedupływem bieżącego okresu rozliczeniowego,

Aktualizacja harmonogramu jest dokonywana w wersjielektronicznej za pośrednictwem SL2014

24

Faktury korygująceW przypadku pojawienia się faktury korygującejw bieżącym wniosku o płatność należy wykazaćw zestawieniu wydatków kolejno obie faktury,zaznaczając przy tym checkbox przy fakturzekorygującej. W tym przypadku nie korzysta sięz zakładki Zwroty/korekty.

25

W SL2014 w zakładce „Zwroty/Korekty”, należyumieszczać korekty wydatków zarówno ”na minus”,jeżeli omyłkowo rozliczono wydatek w zawyżonejwysokości lub wydatek został zwrócony przezuczestnika, jak i „na plus”, tj. gdy rozliczono wydatekw zaniżonej wysokości.

26

W SL2014 zakładka „Zamówienia publiczne” jestwypełniana w odniesieniu do zamówień powyżej progu 30tys. euro( w tym również zamówień w trybie zasadykonkurencyjności).

Próg 30 tys. Euro należy odnosić do szacunkowej wartościcałego zamówienia na poziomie zamawiającego np. wramach całej instytucji, czy jednostki centralnej dlapodmiotów zobligowanych do stosowania ustawy PZP lubna poziomie całego projektu dla pozostałych podmiotów .

27

Dziękuję za uwagę

Wydział Polityki Rynku PracyOddział ds. finansowej obsługi i MonitorowaniaProjektów EFS(41) 36 41 629

28