EUROPEJSKIE FORUM STUDENTÓW

ROZLICZANIE PROJEKTÓW

ALEKSANDER SALETA - SKARBNIK

CELE WARSZTATU

• zaznajomienie uczestników z pojęciem budżetu

projektu i jego rozliczeniem

• opisanie techniki budżetowania

• sporządzenie rozliczenia i sprawozdania

finansowego projektu

• omówienie najczęstszych błędów

• opracowanie tzw. case-studies

WPROWADZENIE

FAZY PROJEKTU

PODSTAWOWE POJĘCIA

Pomysł Przygotowanie Wykonanie Ewaluacja

-> budżetowanie -> porównanie

założeń z

rzeczywistością

-> gromadzenie

danych

Przygotowanie

PLANOWANIE

Wizja, cele itd.

Harmonogram

Budżet, czyli projekt przedstawiony w liczbach

• ostatni etap planowania!

• bardzo ważny z pkt-u widzenia sponsora (-ów)

• jeszcze ważniejszy dla koordynatora!

FAZA 2 - PLANOWANIE

BUDŻET – CO I PO CO?

• Liczbowe przedstawienie zaplanowanych

działań

• Miernik opłacalności

• Informacja dla Skarbnika ile $$$ szykować ;)

• Pokazuje stopień profesjonalizmu organizatorów

• Narzędzie kontroli

FAZA 2 – PLANOWANIE - BUDŻET

CECHY DOBREGO BUDŻETU

• Jasny i czytelny

• Szczegółowy (ale bez przesady)

• Adekwatny do zaplanowanych działań

• Zgodny z realiami

• Uwzględniający długoterminowe konsekwencje

• Korespondujący do wymagań sponsora

• Przygotowany z odpowiednim wyprzedzeniem

FAZA 2 – PLANOWANIE - BUDŻET

PRZYKŁAD 1

Jak NIE powinien wyglądać…

Projekt pt. LTC odbędzie się w dniach 25-27. Spodziewamy się 41.6

uczestników. Szacujemy przychody na 5 000zł z tytułu składek

celowych; wydatki na 4 999zł, głównie na zakwaterowanie. Bardzo

potrzebujemy pieniędzy żeby zarobić.

FAZA 2 - PLANOWANIE

Budżet projektu, zaplanowanego na dni 25-27

Wydatki Przychody

Dzień 1 2 000.00 zł Zakwaterowanie

Składki 5 000.00 zł Dzień 2 1 200.00 zł Wódka, kabanosy, 3 ogórki,

cebula, 6 dyń

Dzień 3 1 500.00 zł Inne rzeczy

WNIOSKI

sprawdzić poprawność danych!

zamiast „Wódka, kabanosy, 3 ogórki” –

„Wyżywienie”

Więcej szczegółów (skąd mam te dane?)

Przyłożyć. Się.

sprawdzić poprawność danych!

FAZA 2 - PLANOWANIE

PRZYKŁAD 2

Jak POWINIEN wyglądać

FAZA 2 - PLANOWANIE

Projekt pt. LTC organizujemy dla […], w celu […]. Odbędzie się w dniach 25-27.

Na podstawie zeszłorocznych danych, spodziewamy się udziału 25

uczestników oraz 6-osobowej kadry trenerów, zwolnionej z wszelkich opłat.

Szacujemy przychody na 3 750zł z tytułu składek celowych, wynoszących po

150zł. Wydatki na 6 754 zł: 1 950 zł opłaty za wynajem powierzchni w XYZ

(faktura/ umowa w załączeniu), 3 750zł na wyżywienie (rachunek za zakupy/ faktura za catering

w załączeniu), 500zł na materiały szkoleniowe dla uczestników (rachunek za zakup w

załączeniu), 120zł za materiały szkoleniowe dla trenerów (rachunek za zakup w

załączeniu) oraz 434zł za zakup biletów KM w obie strony dla wszystkich

uczestników i trenerów (dowód zakupu w załączeniu). Obecnie szacowany wynik na

projekcie wynosi –3 004zł, stąd proponujemy Państwu wsparcie finansowe w

wysokości 5 500zł – wkład własny wyniesie wtedy 19%.

PRZYKŁAD 2

Jak POWINIEN wyglądać c.d.

FAZA 2 - PLANOWANIE

Budżet projektu, zaplanowanego na dni 25-27

Kategoria kosztów Ilość jednostek Jednostka Koszt jednostkowy Koszt całkowity

Opłata za wynajem powierzchni 3 doby 650.00 zł 1 950.00 zł

Wyżywienie75 (25 uczestników

x 3 dni)uczestnicy 50.00 zł 3 750.00 zł

Materiały szkoleniowe dla uczestników 25 zestaw 20.00 zł 500.00 zł

Materiały szkoleniowe dla trenerów 6 zestaw 20.00 zł 120.00 zł

Transport

62 (25

uczestników + 6

trenerów)

bilet 7.00 zł 434.00 zł

Podsumowanie kosztów 6 754.00 zł

Kategoria przychodów Ilość jednostek Jednostka Wartość jednostkowa Wartość całkowita

Opłaty za uczestnictwo 25 Składka 150.00 zł 3 750.00 zł

Podsumowanie przychodów 3 750.00 zł

Wykonanie

WYKONANIE

• Zbieranie dokumentów księgowych

• Kontrola wydatków

• Kontrola przychodów

• „łatanie dziur”

• Informowanie Skarbnika na bieżąco

• Kalkulacja ostatecznego wyniku

FAZA 3 - WYKONANIE

CZYM JEST DOWÓD KSIĘGOWY?

Potwierdzenie zajścia operacji gospodarczej.

Przykłady:

• Faktura VAT

• KP/ KW

• Potwierdzenie przelewu

• Wyciąg z rachunku bankowego

• Dowód przyjęcia/ wydania z magazynu

FAZA 3 - WYKONANIE

NA WSZYSTKO (!!!) TRZEBA MIEĆ DOWÓD.

FAZA 3 - WYKONANIE

Ewaluacja

EWALUACJA

• Sprawdzamy czy planowany budżet został

zrealizowany

• Stwierdzamy czy projekt ma potencjał na

kontynuację.

• Sporządzamy sprawozdanie

• Przechowujemy dokumenty 5 lat

• Tworzymy historię dla potomnych

FAZA 4 - EWALUACJA

SPRAWOZDANIE FINANSOWE

Potrzebujemy:

• Budżetu wstępnego

• Dowodów księgowych (wyciągi, faktury)

• Pliku z rozliczeniami który prowadziliśmy w

trakcie projektu

• Listy uczestników (godność, wiek, podpisy)

SPRAWOZDANIE FINANSOWE

EUROPEJSKIE FORUM STUDENTÓW

CASE STUDIES

CASE STUDY 1

Widzisz, że wielu studentów nie zna podstaw

prawa i obowiązujących przepisów, w związku z

czym podpisują niekorzystne umowy (np. najmu).

Chcesz nagłośnić sprawę i organizujesz 4-

godzinne wydarzenie na ten temat.

Do dzieła!

CASE STUDY 1

CASE STUDY 2

Dostrzegasz, że wielu Aeżaków ma ochotę na powrót Winter University, w związku z czym zgłaszasz się jako koordynator. Przygotuj wstępną dokumentację.

Dane (fikcyjnego) poprzedniego sprzed kilku lat:

• 17 uczestników – 480zł składki

• 6 dni

• Wyżywienie dzienne 80zł

• Bilet w jedną stronę – 26zł

CASE STUDY 2

CASE STUDY 3

Dobiegł końca Twój projekt i musisz przygotować

sprawozdanie. Poniżej znajdują się podstawowe

dane.

• Opłata za uczestnictwo – 100zł

• 2 dni

• Bilet w jedną stronę – 12zł

• Zgłosiło się 50 osób, zapłaciło 35

• 4 trenerów - płacili tylko za transport

• Wynajem powierzchni – 16zł za osobę

CASE STUDY 3

CASE STUDY 4

Chcesz zorganizować oryginalny projekt, który

będzie polegał na cokwartalnych spotkaniach

studentów z pracodawcami. Przygotuj wstępną

dokumentację.

CASE STUDY 4

EUROPEJSKIE FORUM STUDENTÓW

PODSUMOWANIE

TAK, TO JUŻ KONIEC

NAJCZĘSTSZE BŁĘDY

• Brak budżetu

• Zrzucanie odpowiedzialności na innych

• Błędy w formułach

• Braki w dokumentacji

• Brak pytań o faktury/ umowy

• Niewykorzystywanie formularzy grantodawcy w

załącznikach do umowy

• Brak list uczestników

W IDEALNYM ŚWIECIE…

1. Wpadasz na pomysł.

2. Przelewasz go na papier (budżet wstępny) i

konsultujesz z Zarządem.

3. Organizujemy i wysyłamy oferty współpracy.

4. Wykonujemy.

5. Ewaluujemy.

6. Wysyłamy sprawozdania do partnerów

biznesowych.

7. Wracamy do pkt. 1

PODSUMOWANIE

EUROPEJSKIE FORUM STUDENTÓW

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ!

ALEKSANDER SALETA - SKARBNIK