AUDITOR SYSTEMÓW

LISTA PYTAŃ

ROZMOWA

Jacek WęglarczykJacek Węglarczyk

KOMPETENCJE AUDITORA

1. Cechy osobiste

2. Kompetencje / wiedza, umiejętności / oraz chęć i zdolność ich wykorzystywania

Auditor wewnętrzny

Auditor zewnętrzny / wiodący /

Auditor QMS

Auditor EMS

Auditor ZSZ

Wiedza ogólna

Specyfika jakości

Specyfika środowiska

1. Auditowanie – zasady, techniki, procedury• umiejętność planowania i przeprowadzania auditu• umiejętność selekcji tematów i priorytetów• umiejętność weryfikacji wiarygodności dowodów • umiejętność wyboru próbki• umiejętność wyciągania wniosków

2. Znajomość teorii i praktyki systemów zarz.• podstawy teoretyczne / cykl PDCA, ZP /• specyfika systemu• umiejętność interpretacji norm

3. Specyfika auditowanej organizacji • dane formalne, struktura, kultura organizacji• procesy podstawowe

4. Znajomość odp. prawa i przepisów - odpowiednio do systemuUwaga: prawo RP prawo UE

5. Kompetencje auditora wiodącego• kierowanie zespołem, reprezentowanie

WIEDZA OGÓLNA

WIEDZA dot. QMS

1. Metody i techniki dotyczące zarządzania jakością

- terminologia

- narzędzia QMS / statystyka, analiza błędów, planowanie

eksperymentu itp./

2. Technologia / specyfika branży

- terminologia

- procesy / w tym procesy krytyczne /

- cechy techniczne produktu

WIEDZA dot. EMS

1. Metody i techniki dot. zarządzania środowiskowego

- terminologia

- narzędzia EMS / aspekt, wpływ, EDŚ /

2. Teoria i praktyka ochrony środowiska

/ w tym metody OŚ, monitoring, zasady ekorozwoju /

3. Środowiskowe aspekty działań organizacji

- terminologia

- metody oceny aspektów

- techniki / np. BAT /

CECHY OSOBISTE

- ograniczoność

- gadatliwość

- nieśmiałość

- niecierpliwość

- konfliktowość

- drobiazgowość

- łatwowierność

- skłonność do pouczeń

- lenistwo- chęć przypodobania się

- łatwość odwrócenia uwagi

- chaotyczność zadawania pytań

- skłonność do demonstrowania władzy

- otwartość

- elastyczność

- umiejętność bycia dyplomatą

- samodyscyplina

- bezstronność

- uczciwość

- umiejętność słuchania

- cierpliwość

- łatwość nawiązywania kontaktów

- gotowość bycia niepopularnym

- umiejętność kojarzenia faktów

NIEPOŻĄDANE POŻĄDANE

SZKOLENIE AUDITORÓW

1. Wykształcenie wystarczające do przyjęcia wiedzy 2. Doświadczenie interpersonalne

- na stanowisku związanym z zarz. systemowym- stanowisku kierowniczym / zarządzanie ogólne /

3. Kurs teoretyczny

4. Praktyka w auditowaniu

5. Doszkolenie dot. wiedzy specyficznej - QMS / EMS / SZBHP

II. Auditor wiodący- doświadczenie w kierowaniu zespołem lub- odpowiednie szkolenie

LISTA PYTAŃ KONTROLNYCH (1)NARZĘDZIE I PRZYJACIEL AUDITORA

Konsekwencja wyboru „próbki”

Skojarzenie wymagań z „próbką”

Koordynator w czasie i przestrzeni

Sufler

Sposób zapisu wg planu

TRZY ASPEKTY PODEJŚCIA

Jak rutynowo są prowadzone działania?

Czy system działa mimo nietypowej

sytuacji ?

Czy w sytuacjach krytycznych sprawy

nie wymykają się spod kontroli ?

LISTA PYTAŃ KONTROLNYCH (2)

OKREŚLA „PRÓBKĘ”

Czego poszukujesz ?

Co chcesz zobaczyć ?

Z kim chcesz rozmawiać ?

O co chcesz spytać ?

SKŁANIA DO PEŁNEJ ODPOWIEDZI

Jak...? Gdzie...? Co...?

Kiedy...? Dlaczego...?

ODNOSI SIĘ DO INTERPRETACJI NORMY

Wymagania

Udokumentowane mechanizmy

ustal czas, miejsce i czasokres rozmowy,

zdefiniuj cel,

miej „itener” z miejscami na odpowiedzi,

znaj podstawowe obowiązki rozmówcy na zakładzie / jego pozycję /.

PLANOWANIE ROZMOWY

OTWARCIE WYWIADU

przedstaw się,

zapisz dane rozmówcy,

zapewnij o odpowiedniości czasu i miejsca,

przełam lody - zacznij od rozmowy nieformalnej,

wytłumacz główny cel,

wytłumacz sposób użycia informacji.

ROZMOWA

bądź aktywnym słuchaczem,

bądź zrelaksowany,

tłumacz i podsumowuj, uzyskując akceptację rozmówcy,

stawiaj pytania otwarte,

poproś o krótkie wprowadzenie w obowiązki rozmówcy,

zadawaj i kończ pytanie - tylko jedno w danym czasie,

notuj, nie używaj magnetofonu,

traktuj rozmówcę równorzędnie,

używaj języka zrozumiałego dla rozmówcy,

aranżuj spotkanie w czasie dogodnym dla rozmówcy.

ZAMKNIĘCIE WYWIADU

nie przekraczaj czasu rozmowy bez akceptacji,

kończ z akcentem pozytywnym,

podziękuj za pomoc,

podziękuj ogólnie.

OCENA AUDITORA

Ta część normy ISO 19011

jest wytyczną dla Pełnomocnika,

pomocną przy doborze i weryfikacji

zespołu auditorów.