WROcomp Excel Zaawansowany - hs.dobrekadry.pl · Programu Excel oraz zakładkę Popularne, gdzie...

„Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS

Wrocław Sp. z o.o.”

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Nr projektu: WND-POKL.08.01.01-02-094/11

CZŁOWIEK – NAJLEPSZA INWESTYCJA

WROcomp

Excel Zaawansowany MATERIAŁ DYDAKTYCZNY


Wrocław Sp. z o.o.” Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego



Strona 2 z 61

Spis treści:

II. ARKUSZE KALKULACYJNE, POZIOM ZAAWANSOWANY ................................................................................ 4

1. PRACA Z ARKUSZEM ..................................................................................................................................... 4

1.1.TWORZENIE NOWEGO SKOROSZYTU WEDŁUG DOMYŚLNEGO WZORCA (SZABLONU) ......................................................... 4 1.2. ZAPISYWANIE SKOROSZYTU JAKO PLIKU TYPU: SZABLON, PLIK TEKSTOWY, Z OKREŚLONYM ROZSZERZENIEM, WERSJĄ .............. 5 1.3 USTAWIANIE PODSTAWOWYCH OPCJI/PREFERENCJI W APLIKACJI .................................................................................. 6 1.4. WYŚWIETLANIE, UKRYWANIE WSTĄŻKI .................................................................................................................. 7

2. KOMÓRKI ..................................................................................................................................................... 8

2.1 WPROWADZANIE, ZAZNACZANIE ........................................................................................................................... 8 2.2. WPROWADZENIE LICZBY, DATY, TEKSTU DO KOMÓRKI ............................................................................................... 8 2.3. ZAZNACZANIE KOMÓRKI, BLOKU SĄSIEDNICH KOMÓREK, BLOKU DOWOLNYCH KOMÓREK, CAŁEGO ARKUSZA ........................ 9 2.4. SORTOWANIE BLOKU KOMÓREK WEDŁUG JEDNEGO KRYTERIUM, W PORZĄDKU ROSNĄCYM LUB MALEJĄCYM DLA DANYCH

LICZBOWYCH LUB TEKSTOWYCH ................................................................................................................................ 10 2.5. AUTOMATYCZNE WYPEŁNIANIE KOMÓREK DANYMI NA PODSTAWIE ZAWARTOŚCI SĄSIEDNICH KOMÓREK ........................... 11

3. ZARZĄDZANIE ARKUSZAMI ......................................................................................................................... 12

3.1. WSTAWIANIE, USUWANIE WIERSZY I KOLUMN....................................................................................................... 12 3.2. ZMIANA SZEROKOŚCI KOLUMN, WYSOKOŚCI WIERSZY O OKREŚLONĄ WIELKOŚĆ LUB O OPTYMALNEJ SZEROKOŚCI I WYSOKOŚCI13 3.3. BLOKOWANIE, ODBLOKOWYWANIE TYTUŁÓW WIERSZY I/LUB KOLUMN ...................................................................... 14 3.4. ZAMIANA POMIĘDZY ARKUSZAMI ........................................................................................................................ 15

4. REGUŁY I FUNKCJE ...................................................................................................................................... 16

4.1. STOSOWANIE DOBRYCH PRAKTYK W TWORZENIU REGUŁ: KIEROWANIE SIĘ ODWOŁANIAMI DO KOMÓREK W MIEJSCE

WPISYWANIA LICZB DO REGUŁ................................................................................................................................... 16 4.2. TWORZENIE REGUŁ PRZY UŻYCIU ODWOŁAŃ DO KOMÓREK I OPERATORÓW ARYTMETYCZNYCH (DODAWANIA, ODEJMOWANIA,

MNOŻENIA, DZIELENIA) ........................................................................................................................................... 17 4.3. ROZPOZNAWANIE I WŁAŚCIWA INTERPRETACJA PODSTAWOWYCH BŁĘDÓW ZWIĄZANYCH Z UŻYCIEM REGUŁ: #NAME?,

#DIV/0, #REF! .................................................................................................................................................... 18 4.4. ZNAJOMOŚĆ ADRESOWANIA WZGLĘDNEGO I BEZWZGLĘDNEGO (ABSOLUTNEGO) PRZY TWORZENIU REGUŁ ........................ 19

5. FUNKCJE ..................................................................................................................................................... 20

5.1. UŻYWANIE FUNKCJI SUMOWANIA, OBLICZANIA ŚREDNIEJ, WYZNACZANIA MINIMUM, MAKSIMUM, ZLICZANIA, LICZENIA

NIEPUSTYCH, ZAOKRĄGLANIA.................................................................................................................................... 20 5.2. UŻYWANIE FUNKCJI LOGICZNEJ IF (JEŻELI) WYBIERAJĄCEJ JEDNĄ Z DWÓCH MOŻLIWYCH WARTOŚCI, Z OPERATOREM

PORÓWNAWCZYM =, >, < ....................................................................................................................................... 23 5.3. FORMATOWANIE KOMÓREK ZAWIERAJĄCYCH LICZBY: WYŚWIETLANIE OKREŚLONEJ LICZBY MIEJSC DZIESIĘTNYCH,

WPROWADZENIE LUB POMINIĘCIE SEPARATORA GRUP TYSIĘCY......................................................................................... 24 5.4. FORMATOWANIE KOMÓREK ZAWIERAJĄCYCH DATY: KOLEJNOŚĆ I SPOSÓB WYŚWIETLANIA DNI, MIESIĘCY I LAT, FORMATOWANIE

KOMÓREK ZAWIERAJĄCYCH LICZBY W CELU WYŚWIETLENIA SYMBOLU WALUTY.................................................................... 25 5.5. FORMATOWANIE KOMÓREK ZAWIERAJĄCYCH LICZBĘ W CELU WYŚWIETLENIA POSTACI PROCENTOWEJ .............................. 26 5.6. ZAWIJANIE TEKSTU W KOMÓRCE, BLOKU KOMÓREK ................................................................................................ 27

6. TWORZENIE WYKRESÓW ............................................................................................................................ 27

6.1. TWORZENIE WYKRESÓW RÓŻNYCH TYPÓW NA PODSTAWIE DANYCH ZAWARTYCH W ARKUSZU: WYKRES KOLUMNOWY,

SŁUPKOWY, LINIOWY, KOŁOWY ................................................................................................................................. 28 6.2. ZAZNACZENIE WYKRESU .................................................................................................................................... 30





Strona 3 z 61

6.3. PRZENIESIENIE, ZMIANA RODZAJU, USUNIĘCIE WYKRESU ......................................................................................... 30 6.3. ZMIANA KOLORU TŁA WYKRESU, KOLORU LEGENDY ................................................................................................ 31 6.4. ZMIANA KOLORÓW KOLUMN, SŁUPKÓW, LINII, WYCINKÓW KOŁA W WYKRESIE............................................................. 31

7. FORMATOWANIE ARKUSZA ........................................................................................................................ 33

7.1 USTAWIENIA ................................................................................................................................................... 33 7.2. ZMIANA WIELKOŚCI MARGINESÓW STRONY: GÓRNEGO, DOLNEGO, LEWEGO I PRAWEGO ............................................... 33 7.3. ZMIANA ORIENTACJI STRONY: PIONOWA, POZIOMA. ZMIANA ROZMIARU PAPIERU ........................................................ 34 7.4. ROZMIESZCZENIE ZAWARTOŚCI ARKUSZA NA OKREŚLONEJ LICZBIE STRON .................................................................... 35 7.5. DODAWANIE, EDYCJA, USUWANIE TEKSTU NAGŁÓWKA, STOPKI ARKUSZA .................................................................... 36 7.6. WSTAWIANIE I USUWANIE DO NAGŁÓWKA I STOPKI NUMEROWANIA STRON, DATY, CZASU, NAZWY PLIKU I ARKUSZA ........... 37 7.7. WŁĄCZANIE I WYŁĄCZANIE WYŚWIETLANIA/DRUKOWANIA LINII SIATKI, WYŚWIETLANIE/DRUKOWANIE NAGŁÓWKÓW KOLUMN I

WIERSZY (ADRESÓW KOLUMN I WIERSZY) .................................................................................................................... 38 7.8. ZASTOSOWANIE AUTOMATYCZNEGO POWTARZANIA NAGŁÓWKÓW KOLUMN I WIERSZY (ADRESÓW KOLUMN I WIERSZY) NA

KAŻDEJ DRUKOWANEJ STRONIE ARKUSZA .................................................................................................................... 39 7.9. DRUKOWANIE ZAZNACZONEGO BLOKU KOMÓREK ARKUSZA, CAŁEGO ARKUSZA, WSKAZANEGO WYKRESU, CAŁEGO SKOROSZYTU.

USTALANIE LICZBY KOPII WYDRUKU ............................................................................................................................ 40

8. DODATKI .................................................................................................................................................... 42

9. TABELE PRZESTAWNE ................................................................................................................................. 42

9. WPROWADZENIE DO MAKR. .................................................................................................................. 57

10. SKRÓTY KLAWISZOWE EXCEL ............................................................................................................. 61





Strona 4 z 61

II. Arkusze kalkulacyjne, poziom zaawansowany

Informacje przekazane w tym module zostały opracowane pod kontem arkusza kalkulacyjnego

EXCEL w wersji 2007 wchodzącego w składa pakietu Microsoft Office 2007. Większość informacji

będzie przydatna również podczas korzystania z innych arkuszy kalkulacyjnych Jednak wszystkie

prezentacje oraz rysunki będą dotyczyły tej konkretnej wersji EXCEL.

1. Praca z arkuszem

1.1.Tworzenie nowego skoroszytu według domyślnego wzorca (szablonu)

Rozpoczęcie pracy z edytorem wiąże się z utworzeniem nowego skoroszytu. Skoroszyt ten może

otworzyć się automatycznie, będzie to wtedy czysta tabelka lub możemy sami wybrać dla niego

szablon. Szablon to szkielet skoroszytu wpływający na jego strukturę, tzn. zamiast czystej tabelki

możemy otrzymać tabelę przygotowaną do określonej sytuacji, np. bilansu. Do dyspozycji w EXCELu

mamy kilka różnego rodzaju szablonów skoroszytów oraz możliwość utworzenia własnego szablonu.

Standardowe tworzenie nowego skoroszytu odbywa się na kilka sposobów:

1. Uruchomienie arkusza kalkulacyjnego, uruchamia automatycznie nowy skoroszyt.

2. Jeżeli pracujemy z dowolnym skoroszytem używamy skrótu klawiszowego: CTRL+N,

spowoduje to otwarcie nowego okna z nowym skoroszytem.

3. Możemy skorzystać z paska menu wybierając Przycisk Office → Nowy

RYSUNEK 1 TWORZENIE NOWEGO SKOROSZYTU





Strona 5 z 61

Spowoduje to otwarcie nowego skoroszytu wraz z oknem zadań z prawej strony, gdzie mamy

możliwość wyboru szablonu dla tego nowego skoroszytu, np. amortyzacji pożyczki, bilansu.

RYSUNEK 2 WYBÓR SZABLONU DLA NOWEGO SKOROSZYTU

Teraz z prawej strony ekranu wybieramy Na moim komputerze… Otworzy nam się okno

Szablony z którego wybieramy interesujący nas szablon. Szablony te są zgrupowane na

zakładkach. Po wybraniu interesującego nas szablony klikamy OK.

1.2. Zapisywanie skoroszytu jako pliku typu: szablon, plik tekstowy, z

określonym rozszerzeniem, wersją

Zapisując skoroszyt pod wybraną nazwą możemy jeszcze dodatkowo zdecydować o rodzaju tego

skoroszytu (o rozszerzeniu zapisanego na dysku pliku). EXCEL umożliwia nam zapisywanie naszej

pracy w różnej postaci.

W tym celu w trakcie zapisywania skoroszytu poniżej pola Nazwa pliku, wybieramy z listy Zapisz

jako typ interesującą nas opcję – odpowiedni typ pliku:





Strona 6 z 61

Mamy do wyboru cała listę różnego rodzaju typów. Domyślnie (automatycznie) edytor proponuje nam

typ: Skoroszyt programu Excel, oznacza to plik w formacie EXCELa odpowiedni do

wykorzystywanej wersji edytora, czyli w naszym przypadku będzie to EXCEL 2007 (z rozszerzeniem

pliku xlsx).

Poniżej omówione zostaną te najważniejsze i najczęściej stosowane typy plików:

Arkusz kalkulacyjny XML (Extensible Markup Language) – jest to tekst uniwersalny język

przeznaczony do przedstawiania różnych danych przy pomocy określonej struktury, przy

pomocy tego formatu możemy przenosić skoroszyty pomiędzy systemami.

HTML – strona internetowa, dorabia znaczniki.

Szablon – możemy wykorzystać do tworzenia nowych dokumentów na podstawie tego

właśnie szablonu.

Tekst rozdzielany znakami tabulacji – pozwala zapisać dane w usystematyzowany sposób

przy pomocy zwykłego edytora tekstu (np. notatnika), które można zaimportować do

EXCELA

CSV – plik zawierający dane w postaci tekstu oddzielonego średnikami. Pozwala zapisać dane

w usystematyzowany sposób przy pomocy zwykłego edytora tekstu (np. notatnika), które

można zaimportować do EXCELA

Skoroszyt programu Excel 97-2003 – dokument zgodny ze starszymi wersjami programu

(.xls)

1.3 Ustawianie podstawowych opcji/preferencji w aplikacji

W tym podrozdziale nauczymy się ustawiać podstawowe opcje arkusza kalkulacyjnego, które pomogą

nam zwiększyć komfort pracy oraz dopasować program do konkretnych potrzeb. Zmian tych

dokonujemy korzystając z Przycisku Office → Opcje Programu Excel (w prawym dolnym rogu

wyświetlonego okienka) oraz odpowiedniej zakładki.

Podczas pierwszego uruchomienia EXCELa na komputerze wyświetla nam się okienko, gdzie

podajemy inicjały dla nazwy użytkownika tworzącego dokumenty w systemie. Każdy utworzony

skoroszyt posiada w swoich właściwościach nazwę użytkownika, który go stworzył. Nazwę tą można

zmieniać, w tym celu należy korzystając z paska menu wybrać pozycję Przycisk Office → Opcje

Programu Excel oraz zakładkę Popularne, gdzie możemy podać w polu Nazwa użytkownika, swoją

nazwę użytkownika.

Kolejnym parametrem do ustawienia jest folder, w którym domyślnie EXCEL zapisuje tworzone

skoroszyty. Standardowe ustawienie to Moje dokumenty, jednak w razie potrzeby możemy to

zmienić korzystając tym razem z pola Domyślna lokalizacja plików w zakładce Zapisywanie.

Możemy tutaj zadecydować o ścieżkach dostępu do miejsca zapisywania skoroszytów. W celu zmiany

domyślnej ścieżki, wpisujemy w tym miejscu nową. Wszystkie zmiany dla całego okna potwierdzamy

przyciskiem OK.





Strona 7 z 61

RYSUNEK 3 ZMIANA NAZWY UŻYTKOWNIKA W ARKUSZU KALKULACYJNYM EXCEL

W zakładce Zapisywanie możemy ustawić także czas, po którym skoroszyt będzie automatycznie

zapisywany (aktualizowany) w celu możliwości odtworzenia go w przypadku awarii. Należy pamiętać

o zapisaniu wprowadzonych zmian poprzez kliknięcie przycisku OK.

1.4. Wyświetlanie, ukrywanie wstążki

Wstążka (ang. Ribbon) umożliwia wygodną pracę z arkuszem. Szybki sposób na jej zminimalizowanie

to wciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+F1. Na Wstążce umieszczone zostały ikony odpowiadające za

określone funkcje programu. Poszczególne opcje są połączone w Grupy poleceń, które z kolei

umieszono na Kartach poleceń. Standardowo dostępne są następujące karty poleceń: Narzędzia

główne, Wstawianie, Układ strony, Formuły, Dane, Recenzja oraz Widok.





Strona 8 z 61

2. Komórki

2.1 Wprowadzanie, zaznaczanie

Podstawową jednostką którą będziemy tutaj operować jest komórka. Wszystkie dane w arkuszu są

przechowywane w komórkach. Komórek będzie używać do wykonywania obliczeń, do sortowania i

do wszystkich innych czynności, które można przy pomocy arkusza kalkulacyjnego wykonać. Każda

komórka posiada swój adres składający się z oznaczenia kolumny w której się znajduje oraz wiersza –

np. B2. Dzięki temu adresowi możemy dokładnie zorientować się, o którą komórkę nam chodzi.

Poruszanie się po arkuszu polega na wskazywaniu odpowiednich komórek przy pomocy myszki lub

przemieszczania się po nich przy pomocy klawiatury.

RYSUNEK 4 WIERSZE, KOLUMNY I KOMÓRKI W EXCELU

Jak widać na powyższym rysunku, oprócz komórki będziemy jeszcze operować pojęciem wiersza –

posiada oznaczenie w postaci numeru oraz pojęciem kolumny – posiada oznaczenie w postaci litery.

Zarówno wiersze jaki i kolumny składają się z komórek.

W odróżnieniu od WORDa, gdzie praca z dokumentem odbywała się w miejscu ustawienia kursora, w

EXCELu pracujemy z tą komórką jest zaznaczona pogrubioną ramką. Kursor znany nam z WORDa

pojawi się dopiero w momencie, gdy będziemy chcieli zmieniać zawartość wypełnionych już

komórek, jednak więcej na ten temat dowiemy się później.

2.2. Wprowadzenie liczby, daty, tekstu do komórki

Przyszedł czas na wprowadzenie danych do komórek arkusza. Komórki mogą zawierać różnego

rodzaju dane, podstawowe z nich to:

liczby w różnym formacie (procentowym, dziesiętnym, walutowym, itd.)

tekst

daty

Przed wprowadzaniem danych do wybranej komórki musimy ją zaznaczyć przy pomocy myszki,

klikając na niej. Zaznaczenie polega na sprowadzaniu na wybraną komórkę pogrubionego okienka

(widać je na rysunku 8 – komórka B2). Po uruchomieniu nowego arkusza domyślnie zaznaczona

komórka to komórka o adresie A1. Gdybyśmy nie wskazali innej komórki i zaczęli wprowadzać tekst

z klawiatury, pojawiłby się on właśnie w tej komórce. Dlatego przed rozpoczęciem wprowadzania

Wiersz

Kolumna

Komórka





Strona 9 z 61

zawartości komórki musimy najpierw wybrać tą, do której chcemy coś wpisać. Możemy to zrobić na

kilka sposobów:

1. Klikamy przy pomocy myszki lewym przyciskiem na wybranej komórce.

2. Wykorzystując klawisze strzałek sprowadzamy okienko do właściwej komórki.

3. Wykorzystując klawisz TAB możemy przesuwać okienko w prawo, natomiast SHIFT+TAB

w lewo.

Teraz pozostaje nam tylko wpisać zawartość przy pomocy klawiatury. Musimy jeszcze wyjaśnić

sposób zatwierdzania zawartości w komórce. W WORDzie sprawa była prosta, po wpisaniu tekstu

pojawiał się on w dokumencie i na tym koniec. Tutaj jest to trochę bardziej skomplikowane. Każda

komórka w momencie wprowadzania do dniej danych musi przejść przez dwa stany:

edycji

zatwierdzenia danych

Po rozpoczęciu pisania, komórka przejdzie w tryb edycji, wewnątrz komórki pojawia się dobrze nam

znany kursor w postaci mrugającej pionowej kreski. Po zakończeniu wpisywania wybranego tekstu

musimy potwierdzić zawartość komórki w jeden z wybranych sposobów:

1. Najprościej jest skorzystać z klawisza ENTER. Jest to sposób działający w każdej sytuacji i

dający 100% pewności, że wprowadzone do komórki dane, w jakiej postaci by nie były

zostały zatwierdzone.

2. Można również kliknąć przy pomocy myszki na innej dowolnie wybranej komórce.

Spowoduje to przeniesienie okienka w nowe miejsce i tym samym zatwierdzenie wartości

wpisanej do komórki. UWAGA! Ten sposób nie zadziała dla formuł i działań

arytmetycznych.

3. Można użyć klawiszy strzałek, np. strzałki w prawo. Spowoduje to przeniesienie okienka do

nowej komórki i jednoczesne zatwierdzenie wpisanej wcześniej wartości. UWAGA!

Podobnie jak poprzedni sposób, nie działa dla formuł i działań arytmetycznych.

4. Można użyć specjalnych klawiszy umieszczonych na lewo od paska formuł i na prawo od

pola nazwy. Pojawiają się one tylko w przypadku edytowania zawartości dowolnej komórki:

– oznacza zatwierdź, natomiast – oznacza anuluj (klawisz ESC)

2.3. Zaznaczanie komórki, bloku sąsiednich komórek, bloku dowolnych komórek,

całego arkusza

Wiemy już że pracować w danej chwili możemy z wybraną komórką lub blokiem komórek, np.

wierszem lub kolumną. W tym celu musimy tą komórkę lub ten blok komórek zaznaczyć. W

poprzednim podrozdziale dowiedzieliśmy się jak zaznaczać pojedyncze komórki, teraz czas na

poznanie metod zaznaczania większej liczby komórek jednocześnie. Z poprzednich modułów wiemy

już jak zaznaczać pliki oraz wyrazy, tutaj sytuacji będzie wyglądała podobnie. Zaznaczanie komórek

możemy wykonać przy użyciu myszki lub klawiatura, w szczególnych przypadkach łącząc oba te

narzędzia razem:





Strona 10 z 61

1. W celu zaznaczenia bloku komórek należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na pierwszej

komórce, którą chcemy zaznaczyć i teraz nie zwalniając tego przycisku wskazać resztę

komórek do zaznaczenia. Wszystkie komórki znajdujące się wewnątrz pogrubionej krawędzie

i podświetlone na niebiesko, po zwolnieniu lewego przycisku zostaną zaznaczone (biała

będzie tylko komórka z której rozpoczynaliśmy zaznaczanie). W ten sposób zaznaczamy bloki

sąsiadujących z sobą komórek, wierszy lub kolumn. Komórki zaznaczone muszą stanowić

ciągłość, tzn. nie można w danym zakresie żadnej z nich pominąć.

2. W celu zaznaczenia wybranego wiersza lub kilku wierszy należy przy pomocy myszki

kliknąć na wybranym numerze wiersza. Po najechaniu na niego wskaźnik myszki zmieni się w

grubą czarną strzałkę: Zostanie on wtedy w całości podświetlony, tzn. zaznaczone

zostaną wszystkie komórki w tym wierszu. Jeżeli na wysokości wybranych wierszy

przytrzymamy wciśnięty lewy przycisk myszki i przeciągniemy po nich wskaźnikiem myszki

– zaznaczymy dowolną ilość wybranych wierszy.

3. W celu zaznaczenia wybranej kolumny lub kilku kolumn należy przy pomocy myszki kliknąć

na wybranej literze opisującej kolumnę. Po najechaniu na nią wskaźnik myszki zmieni się w

grubą czarną strzałkę skierowaną w dół: Zostanie ona wtedy w całości podświetlona, tzn.

zaznaczone zostaną wszystkie komórki w tej kolumnie. Jeżeli na wysokości wybranych

kolumn przytrzymamy wciśnięty lewy przycisk myszki i przeciągniemy po nich wskaźnikiem

myszki – zaznaczymy dowolną ilość wybranych kolumn.

4. W celu zaznaczenia wszystkich komórek w arkuszu należy kliknąć na pierwszej komórce

arkusza – nieopisanej ani literą ani cyfrą, znajdującej się w górnym lewym jego rogu.

5. W celu zaznaczenia bloku dowolnych komórek musimy zaznaczyć wybrany blok w dowolny

znany nam sposób, następnie przytrzymując CTRL zaznaczamy kolejne fragmenty.

Przytrzymanie tego klawisza powoduje zaznaczenie wybranych dowolnych fragmentów w

całym tekście.

Możemy również zaznaczać komórki przy użyciu klawiatury, w tym celu ustawiamy okienko

na wybranej komórce, następnie wciskamy klawisz SHIFT i trzymając go wciśnięty klawiszami

strzałek wskazujemy kierunek zaznaczania komórek. Korzystając z samej klawiatury mamy

ograniczone możliwości w porównaniu do wykorzystania w tym celu myszki. Jednak czasami

wygodniej jest skorzystać właśnie z klawiatury, szczególnie w przypadku zaznaczania komórek

położonych obok siebie.

Poniżej spis przydatnych kombinacji klawiszy wykorzystywanych do zaznaczania komórek:

CTRL+SHIFT+← lub → – zaznacza komórkę na lewo lub prawo od okienka

SHIFT+↑ – zaznacza jedną komórkę w górę od okienka

SHIFT+↓ – zaznacza jedną komórkę w dół od okienka

CTRL+A – zaznacza wszystkie komórki arkusza

2.4. Sortowanie bloku komórek według jednego kryterium, w porządku rosnącym

lub malejącym dla danych liczbowych lub tekstowych

Wiemy już, że arkusz kalkulacyjny jest wygodnym narzędziem do gromadzenia dużej ilości danych.

Wspominaliśmy we wstępie o tym, że dane te będzie można w wygodny sposób sortować. Poznamy





Strona 11 z 61

teraz metodę uproszczonego sortowania dla jednego kryterium. Dane takie możemy posortować

rosnąco lub malejąco. W tym celu musimy wybrać dowolną komórkę w kolumnie według której ma

nastąpić sortowanie – klikamy na nią po prostu lewym przyciskiem myszki. Następnie z grupy

poleceń Edycja wybieramy przycisk Sortuj i filtruj, później klikamy odpowiednią ikonę:

odpowiada za sortowanie w porządku rosnącym

odpowiada za sortowanie w porządku malejącym

Oczywiście dane wprowadzone do arkusza są przestawiane wierszami, tzn. jeden wiersz jest

traktowany jako całość (jeden rekord). Podczas sortowania według wybranej kolumny, będą

zamieniane całe wiersze.

2.5. Automatyczne wypełnianie komórek danymi na podstawie zawartości

sąsiednich komórek

EXCEL posiada bardzo pomocną i ciekawą funkcję służącą do automatycznego wypełniania komórek

danymi – tzw. uchwyt do danych. Narzędzie to pozwala nam na wypełnienie określonego zakresu

komórek serią danych bazującą na zawartości sąsiednich komórek. Narzędzie to działa różnie w

zależności od zawartości komórek na podstawie których wypełniamy kolejne komórki, komórka

źródłowa może zawierać:

pojedyncze dowolne słowo – w skutek działania funkcji słowo to zostanie powtórzone w

wybranej ilości komórek

pojedynczą cyfrę – w skutek działania funkcji cyfra ta zostanie powtórzona w wybranej ilości

komórek

datę (w odpowiednim formatowaniu) – w skutek działania funkcji wybrane komórki będą

zawierały kolejne daty

zawartość specjalną – np. nazwę dnia tygodnia, miesiąca, można również stworzyć własną

listę takich słów (tym się jednak zajmować nie będziemy)

W celu skorzystania z tego narzędzia należy, po zaznaczeniu komórki którą będziemy wykorzystywać

do wypełniania kolejnych, ustawić się wskaźnikiem myszki w prawym dolnym rogu tej komórki

(wskaźnik myszki z dużego białego krzyżyka powinien zmienić się w cienki czarny krzyżyk – jak na

poniższym rysunku):

Następnie przytrzymując wciśnięty lewy przycisk myszki przeciągamy okienko dowolnie daleko w

dół – aż do komórki, na której wypełnianie chcemy zakończyć. Po zwolnieniu przycisku w zależności

od danych, które znajdowały się w źródłowej komórce, nowe komórki wypełnią się danymi z komórki

przeciąganej lub kolejnymi wartościami.

Najczęstszym wykorzystaniem tej metody jest tworzenie serii danych dla komórek zawierających

cyfry. W takim przypadku nie wystarczy do wypełniania użyć jednej komórki – musimy wykorzystać

dokładnie dwie. Opiszemy teraz dokładnie jak wygląda taki proces:





Strona 12 z 61

1. Zaznaczamy dokładnie dwie sąsiadujące z sobą wybrane komórki (wykorzystamy dowolną ze

znanych nam metod zaznaczania komórek). Uwaga! Komórki muszą zawierać cyfry –

cyfry mogą być dowolne.

2. Zwalniamy lewy przycisk myszki wykorzystywany podczas zaznaczania i przesuwamy

wskaźnik myszki w prawy dolny róg zaznaczonych komórek – kursor powinien zmienić się w

cienki czarny krzyżyk. Arkusz obliczy sobie jaka jest różnica pomiędzy zaznaczonymi

komórkami i dokładnie na jej podstawie będzie tworzył kolejne liczby serii.

3. Wciskamy ponownie lewy przycisk myszki i trzymając go wciśnięty przeciągamy okienko o

wybraną ilość komórek.

4. W wybranym miejscu zwalniamy przytrzymywany przycisk co spowoduje pojawienie się w

wybranych komórkach nowych wartości – obliczonych, tak jak już wspominaliśmy, na

podstawie różnicy tych dwóch zaznaczonych na początku.

Inną metodą na wykorzystanie uchwytu do danych jest przypadek, gdy chcemy szybko wypełnić

danymi komórki przylegające do wybranego zakresu komórek, np. gdy na lewo od komórki w

kolumnie A znajdują się cztery wypełnione danymi komórki. Możemy poprzez podwójne kliknięcie

na uchwyt wypełnienia komórki z kolumny B wypełnić automatycznie komórki znajdujące się pod nią

– wypełni się dokładnie tyle komórek, ile jest wypełnionych w kolumnie obok.

RYSUNEK 5 AUTOMATYCZNE WYPEŁNIANIE KOMÓREK NA PODSTAWIE KOMÓREK

SĄSIADUJĄCYCH

3. Zarządzanie arkuszami

3.1. Wstawianie, usuwanie wierszy i kolumn

Przejdziemy teraz do potrzebnej i bardzo często wykorzystywanej czynności, czyli do wstawiania

nowych wierszy i kolumn w arkuszu. Praktycznie zawsze zachodzi taka sytuacja, że mamy

przygotowane jakieś dane i nagle okazuje się, że przydały by się nowe wiersze oraz kolumny

wewnątrz tych danych. Równie często zachodzi potrzeba działania odwrotnego, tzn. chcemy się z

gotowego arkusza pozbyć wybranych wierszy oraz kolumn. Z pomocą przychodzi nam funkcja

wstawiania oraz usuwania wierszy i kolumn:

Wstawianie nowego wiersza

Musimy zapamiętać, że nowo wstawiany wiersz będzie pojawiał się zawsze powyżej miejsca

wstawiania, tzn. chcemy wstawić nowy wiersz pomiędzy wiersze 1 i 2, należy operację

przeprowadzić z wiersza 2.

W tym celu klikamy na wybranym wierszu (tym, powyżej którego chcemy wstawić nowy)

prawym przyciskiem i z pojawiającego się menu wybieramy pozycję Wstaw





Strona 13 z 61

Druga możliwość to po wybraniu dowolnej komórki z wiersza, powyżej którego chcemy

wstawić nowy, wybieramy z menu Wstaw → Wiersze

Wstawianie nowej kolumny

Musimy zapamiętać, że nowo wstawiana kolumna będzie pojawiała się zawsze przed

miejscem wstawiania, tzn. chcemy wstawić nową kolumnę pomiędzy kolumny A i B, należy

operację przeprowadzić z kolumny B.

W tym celu klikamy na wybranej kolumnie (tej, przed którą chcemy wstawić nową) prawym

przyciskiem i z pojawiającego się menu wybieramy pozycję Wstaw

Druga możliwość to po wybraniu dowolnej komórki z kolumny, przed którą chcemy wstawić

nową, wybieramy z menu Wstaw → Kolumny

Usuwanie wybranego wiersza

W tym celu na numerze wybranego wiersza (jego oznaczeniu cyfrowym – pierwsza specjalna

kolumna) klikamy prawym przyciskiem i wybieramy z pojawiającego się menu pozycję Usuń

Usuwanie wybranej kolumny

W tym celu na literze określającej wybraną kolumnę (jej oznaczeniu literowym – pierwszy

specjalny wiersz) klikamy prawym przyciskiem i wybieramy z pojawiającego się menu

pozycję Usuń

3.2. Zmiana szerokości kolumn, wysokości wierszy o określoną wielkość lub

o optymalnej szerokości i wysokości

W tym podrozdziale nauczymy się ustawiać wybraną szerokość wierszy oraz wysokość kolumn.

Poznamy kilka metod na wykonanie tej czynności. Parametry te możemy ustawić zgodnie z naszymi

wymaganiami lub wykorzystać metodę automatycznego dostosowywania do zawartości kolumny lub

wiersz.

Najczęściej zmieniamy szerokość kolumn, ponieważ ilość danych wprowadzana do komórek bardzo

często przekracza domyślnie ustawiony rozmiar. Powoduje to nieczytelność arkusza, po prostu nie

widzimy jakie dane zawierają komórki.

Nauczymy się kilku metod zmiany szerokości:

1. Metoda na oko – polega na ustawieniu szerokości przy pomocy myszki, o nowej szerokości

decydujemy my. W tym celu najeżdżamy wskaźnikiem myszki pomiędzy oznaczenia kolumn

lub wierszy, gdy zobaczymy, że kursor zmienił się w strzałki na:

przytrzymując lewy przycisk przeciągamy komórkę w prawo lub w lewo, aż do uzyskania

żądanej szerokości.

2. Auto dopasowanie komórki do zawartości – polega na automatycznym doborze optymalnej

szerokości poprzez EXCELa. W tym celu klikamy dwa razy lewym przyciskiem na prawym

końcu komórki – ale dopiero po zmianie kursora w strzałki, dokładnie tak jak na powyższym

rysunku.





Strona 14 z 61

3. Dodatkowo możemy sterować szerokością kolumn i wierszy wybierając z menu pozycję

Format → Kolumna lub Wiersz i w zależności od tego co chcemy ustawić odpowiednią

opcję.

Uwaga dodatkowa: Jeżeli w komórce widzimy znaki [######] oznacza to, że kolumna jest za wąska,

należy ją rozciągnąć. Więcej o oznaczeniach błędów dowiemy się w kolejnych rozdziałach.

3.3. Blokowanie, odblokowywanie tytułów wierszy i/lub kolumn

Podczas dotychczasowej pracy z arkuszami dało się zauważyć jak komplikuje się sprawa podczas

przeglądania arkuszy z dużą liczbą wypełnionych komórek. Bardzo często pierwszy wiersz jest

wykorzystywany do opisu zawartości poszczególnych kolumn (jest to wiersz tytułowy), kolejne

wiersze zawierają dane. Przewijając wiersze w dół, przewija nam się wszystko – łącznie z wierszem

tytułowym, co zmniejsza czytelność danych. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku kolumn,

również przewijając arkusz w prawo, tracimy z oczu to co było wpisane w początkowe kolumny.

Z pomocą przychodzi nam możliwość zablokowania wybranej liczby komórek. W praktyce

najczęściej blokuje się pierwszy wiersz lub pierwszych kilka wierszy:

Blokowanie wybranego wiersza/wierszy

W tym celu zaznaczamy wiersz poniżej wiersza, który chcemy zablokować i następnie

wybieramy z menu opcję Okno → Zablokuj okienka.

Blokowanie wybranej kolumny/kolumn

Identycznie postępujemy w przypadku blokowania kolumn. Chcąc zablokować wybraną

kolumnę, zaznaczamy kolumnę następna za tą, którą chcemy zablokować i następnie

wybieramy z menu opcję Okno → Zablokuj okienka.

Blokowanie wybranego obszaru komórek

W tym celu ustawimy się w wybranej komórce, które musi znajdować się poniżej prawego

dolnego rogu blokowanego obszaru. Po wybraniu z menu opcji Okno → Zablokuj okienka

zablokowany zostanie obszar ograniczony przez wiersz powyżej i kolumnę na lewo od

wybranej komórki.

W celu odblokowania wybranego wariantu blokowania wierszy lub kolumn, ponownie wybieramy z

menu opcję Okno → Zablokuj okienka. Uwaga! W danej chwili może być zablokowany tylko

jeden wariant: wiersze, kolumny lub obszar. Przed zablokowaniem innego obszaru, należy

odblokować ten wcześniej używany.





Strona 15 z 61

3.4. Zamiana pomiędzy arkuszami

Wykorzystując podstawowe informacje zdobyte we wstępnych rozdziałach oraz dotychczasową

wiedzę wiemy, że skoroszyt składa się z arkuszy. Liczba tych arkuszy w nowo stworzonym

skoroszycie wynosi trzy (można to zmienić w opcjach). Arkusze te posiadają swoje domyślne nazwy i

są umieszczone w określonym porządku:

RYSUNEK 6 DOMYŚLNE ARKUSZE DLA NOWEGO SKOROSZYTU

Jak widać powyżej domyślnie dostępne arkusze to: Arkusz1, Arkusz2, Arkusz3.

Mamy możliwość zamiany miejscami tych arkuszy, możemy to zrobić na dwa sposoby:

1. Klikamy przy pomocy lewego przycisku myszki na wybranym arkuszu i nie zwalniając tego

przycisku przeciągamy go w wybrane miejsce. Wskaźnik myszy zmieni się w małą kartkę

zakończoną strzałką. Operując myszką ustawiamy strzałkę w miejsce, gdzie chcemy przenieść

wybrany arkusz.

2. Klikamy prawym przyciskiem myszki na wybranym arkuszu i z pojawiającego się menu

wybieramy pozycję Przenieś lub kopiuj:

RYSUNEK 7 OKNO PRZENIEŚ LUB KOPIUJ DLA ARKUSZA

Teraz wybieramy przy pomocy myszki przed którym arkuszem z dostępnych ma się znaleźć

przenoszony arkusz i klikamy OK.





Strona 16 z 61

4. Reguły i funkcje

W tym rozdziale zajmiemy się tym, do czego EXCEL został stworzony, czyli wykonywaniem różnego

rodzaju obliczeń matematyczno – logicznych z wykorzystaniem reguł arytmetycznych. Nauczymy się

budować proste reguły oparte o wartości liczbowe oraz odwołania do komórek. Reguły będą składały

się z podstawowych działań arytmetycznych, czyli dodawania, odejmowania, mnożenia oraz dzielenie.

Dodatkowo nauczymy się właściwie interpretować błędy zgłaszane przez arkusz kalkulacyjny, w celu

nabycia umiejętności skutecznego ich usuwania.

4.1. Stosowanie dobrych praktyk w tworzeniu reguł: kierowanie się odwołaniami

do komórek w miejsce wpisywania liczb do reguł

Do tej pory wpisywaliśmy do komórek arkusza tekst oraz cyfry. Nie wykonywaliśmy jednak przy

pomocy tych komórek żadnych działań. Wiemy już, że będziemy mogli na zawartości komórek liczyć.

Oczywiście jeżeli dana komórka będzie zawierała niewłaściwe dane, proces liczenia nie powiedzie się

– o tym szerzej w kolejnych podrozdziałach. Jeżeli natomiast komórki będą zawierały liczby, będzie je

można wykorzystać do obliczeń. Komórka na której liczymy zawiera regułę, żeby tak było zawartość

wpisana do komórki musi zostać poprzedzona znakiem ”=”. Jest to bardzo ważne! Jeżeli komórka nie

będzie zaczynała się znakiem =, jej zawartość zostanie potraktowana jak zwykły tekst, co oczywiście

będzie skutkowało nie wykonaniem obliczeń.

Cały problem polega na tym, że wykonywanie obliczeń na liczbach jest nieefektywne. Powinno się

podczas tworzenia reguł korzystać z odwołań do komórek, mówiąc inaczej z adresów komórek.

Wiemy już, korzystając informacji wstępnych zdobytych w pierwszych rozdziałach, że każda komórka

posiada swój adres mówiący o jej położeniu składający się oznaczenia kolumny oraz numeru wiersza,

np. A1. Ten właśnie adres (odwołanie) powinien zostać użyty w regule obliczeniowej. Zastosowanie

takie odwołania, zamiast wpisywania na sztywno konkretnej liczby uniezależni nas od zawartości

komórki. Oznacza to tyle, że zmieniając zawartość komórki nie będziemy musieli tworzyć na nowo

reguły.





Strona 17 z 61

Najlepiej zobrazuje to konkretny przykład:

wersja 1

wersja 2

Wersja 1 – wykorzystano zawartość komórek w regule, natomiast w wersji 2 – wykorzystano

odwołania do komórek. Należy używać wersji 2, ponieważ gdybyśmy zmienili zawartość komórki A1

na 5 oraz komórki B1 na 10, wynik dla wersji1 byłby już nieprawidłowy, natomiast dla wersji 2 ciągle

właściwy.

4.2. Tworzenie reguł przy użyciu odwołań do komórek i operatorów

arytmetycznych (dodawania, odejmowania, mnożenia, dzielenia)

Wiem już co to reguła oraz odwołanie do komórki. Teraz nauczymy się budowania reguł

obliczeniowych z wykorzystaniem operatorów arytmetycznych. Przypomnijmy sobie, jak zbudowana

musi być zawartość komórki, żeby można było wykonać w niej regułę. Komórka musi zaczynać się

od =. Następnie powinna zawierać odwołania do wybranych komórek połączone operatorem lub

kilkoma operatorami. W bardziej zaawansowanych przypadkach mogą jeszcze pojawić się nawiasy,

które będą miały wpływ na kolejność wykonywania działań. Standardowo działania wykonują się

zgodnie z kolejnością wykorzystywania operatorów arytmetycznych, czyli: mnożenie, dzielenie,

dodawanie, odejmowanie.

Zakładamy, że znajdujemy się w komórce C1 i będziemy operować komórkami A1 oraz B1,

odpowiednie wykorzystując poniższe operatory:

dodawanie

=A1+B1

Jak widzimy, operator dodawania przedstawiony jest za pomocą znaku +, czyli dokładnie tak

jak oznaczamy go ręcznie na kartce. Reguła może składać się z jednego plusa lub z kliku.

Pomiędzy plusami powinny znajdować się odwołania do wybranych komórek.

odejmowanie

=A1-B1

Jak widzimy, operator odejmowania przedstawiony jest za pomocą znaku –, czyli dokładnie

tak jak oznaczamy go ręcznie na kartce. Reguła może składać się z jednego minusa lub z

kliku. Pomiędzy minusami powinny znajdować się odwołania do wybranych komórek.

mnożenie

=A1*B1





Strona 18 z 61

Jak widzimy, operator mnożenia przedstawiony jest za pomocą znaku *, czyli podobnie do

oznaczenia wykorzystywanego w obliczeniach ręcznych na kartce. Reguła może składać się z

jednej gwiazdki lub z kliku. Pomiędzy gwiazdkami powinny znajdować się odwołania do

wybranych komórek.

dzielenie

=A1/B1

Jak widzimy, operator dzielenia przedstawiony jest za pomocą znaku ukośnika /, czyli

zupełnie inaczej niż w obliczeniach ręcznych na kartce, gdzie jest to dwukropek. Reguła może

składać się z jednego ukośnika lub z kliku. Pomiędzy ukośnikami powinny znajdować się

odwołania do wybranych komórek.

4.3. Rozpoznawanie i właściwa interpretacja podstawowych błędów związanych z

użyciem reguł: #NAME?, #DIV/0, #REF!

W poprzednim podrozdziale nauczyliśmy się tworzyć proste reguły z wykorzystaniem operatorów

arytmetycznych. Wcześniej zostało zasygnalizowane, że w przypadku pełnienie różnego rodzaju

błędów, obliczenie z użyciem reguły może się nie powieść. Omówimy sobie podstawowe błędy

popełniane podczas tworzenia formuł oraz sposób ich oznaczania przez arkusz kalkulacyjny:

#NAME? – jest to błąd mówiąc o tym, że reguła zawiera funkcję o niewłaściwej nazwie

(funkcjami szczegółowo zajmiemy się w podrozdziale 4.2).

Sposób na usunięcie: należy dokładnie przejrzeć nazwy zastosowany w regule funkcji,

najczęściej popełniany błędy polegają na pojawieniu się literówek, np. zamiast suma wpisano

sumy, brakuje polskiego znaku np. srednia zamiast średnia.

#DIV/0 – jest to błąd mówiący o tym, że w wyniku zastosowania reguły dochodzi do

niedozwolonego dzielenia przez zero.

Sposób na usunięcie: należy dokładnie przejrzeć konstrukcję reguły, szczególnie odwołania

do komórek i poprawić je tak, aby dzielenie przez zero nie występowało.

#REF! – jest to błąd mówiący o zastosowaniu w regule niewłaściwego odwołania, dzieje się

tak najczęściej podczas przypadkowego skasowania kolumn lub wierszy wykorzystywanych

w takiej regule. Ewentualnie gdy przenieśliśmy lub skopiowaliśmy regułę do innej reguły.

Sposób na usunięcie: należy przejrzeć regułę i poprawić złe odwołania, szczególnie

sprawdzić, czy nie zaistniała jedna z powyżej opisanych sytuacji.

#LICZBA! – jest to błąd mówiący o niewłaściwej liczbie w regule lub w funkcji.

Sposób na usunięcie: należy sprawdzić wykorzystane liczby.

#ADR! – jest to błąd mówiący o zastosowaniu błędnego odwołania do komórki, np.

nieistniejącej.

Sposób na usunięcie: należy sprawdzić odwołania komórek wykorzystanych w regule.

#ARG! – jest to błąd występujący tylko w przypadku wykorzystywania funkcji, mówiący o

tym, że używany jest błędny rodzaj argumentu, np. brakuje argumentów lub zostały źle użyte.

Sposób na usunięcie: należy sprawdzić argumenty wykorzystywanych funkcji.





Strona 19 z 61

[#######] – jest to błąd występujący zawsze, gdy zawartość komórki jest większa od jej

szerokości i nie ma możliwości wyświetlenie całości wpisanych danych

Sposób na usunięcie: należy powiększyć szerokość kolumny zawierającej komórkę z błędem.

4.4. Znajomość adresowania względnego i bezwzględnego (absolutnego) przy

tworzeniu reguł

W poprzednich podrozdziałach nauczyliśmy się tworzyć proste reguły, zarówno z wykorzystaniem

liczb jak i odwołań. Okazuje się, że wykorzystywane przez nas odwołania (adresy komórek) do

komórek mogą być kilku rodzajów. Do tej pory (nieświadomie) wykorzystywaliśmy odwołania

względne, np. A1. Mamy jeszcze możliwość wykorzystania odwołań bezwzględnych $A$1 lub

odwołań mieszanych $A1 lub A$1.

Na czym polega różnica pomiędzy tymi odwołaniami oraz w jakim przypadku, które z nich należy

zastosować, postaramy się wytłumaczyć poniżej.

Odwołania względne

Odwołania te charakteryzują się tym, że podczas kopiowania lub przenoszenia reguł

zawierających taki rodzaj odwołań, wartości tych odwołań zmieniają się zgodnie z miejscem

docelowym:

Reguła z komórki C1 (C1=A1+B1), po przeciągnięciu do komórki C2 automatycznie

zmieniała się na C2=A2+B2, czyli przyjęła do odwołań numer wiersza, w którym się

znajduje. Nie wymagało to od nas żadnych dodatkowych działań.

Odwołania bezwzględne

Odwołania te charakteryzują się tym, że podczas kopiowania lub przenoszenia reguł

zawierających taki rodzaj odwołań, wartości tych odwołań nie zmieniają się bez względu na

miejsce docelowe:





Strona 20 z 61

Reguła z komórki C1 (C1=$A$1+$B$1), po przeciągnięciu do komórki C2 nie zmieniła się na

C2=A2+B2, tylko ciągle wygląda tak samo C2=$A$1+$B$1.

Odwołania mieszane

To połączenie dwóch opisanych powyżej przypadków, są stosowane w bardziej

zaawansowanych regułach, o których w tym module mówić nie będziemy.

5. Funkcje

W tym podrozdziale poznamy podstawowe funkcje obliczeniowe oraz logiczne. Podobnie jak reguły

służą one do wykonywania różnych działań na komórkach. Funkcja to swego rodzaju prosty program

wykonujący określone działanie na podstawie podanych mu argumentów. Każda funkcja posiada

swoją nazwę oraz argumenty (podawane w nawiasach, oddzielone od siebie średnikami), np.

=suma(A1:A10).

Przewaga funkcji jest widoczna w przypadku wykorzystywania ich do obliczeń na dużej liczbie

komórek. Funkcje można wpisywać ręcznie przy pomocy klawiatury lub wykorzystać narzędzie

Wstaw funkcję dostępne z interfejsu EXCELa.

Poznamy budowę oraz przykładowe zastosowania dla najpopularniejszych funkcji takich jak: suma,

średnia, minimum, maksimum, zaokrąglania oraz funkcję logiczną jeżeli.

5.1. Używanie funkcji sumowania, obliczania średniej, wyznaczania minimum,

maksimum, zliczania, liczenia niepustych, zaokrąglania

Tak ja wspomnieliśmy we wstępie funkcja posiada określoną składnię, jeżeli chcemy jej użyć w

wybranej komórce, musimy się tej składni bezwzględnie trzymać.

Każda funkcja składa się z:

znaku równa się (=) na początku

nazwy funkcji – nie wolno jej zmieniać lub odmieniać, określa działanie funkcji, np. suma,

średnia, min, max,… Nazw funkcji nie musimy uczyć się na pamięć, istnieje pomoc oraz

narzędzie Wstaw funkcję, które pomogą nam znaleźć odpowiednią do potrzeb. Dodatkowo

nazwy funkcji są bardzo zbliżone do sposobu ich działania, co również ułatwia używanie tych

właściwych

nawiasów () – wewnątrz podajemy argumenty funkcji

argumentów funkcji – oddzielane są średnikami, mogą nimi być odwołania do komórek lub

inne funkcje, ewentualnie reguły (formuły)

Przykładowa funkcja sumowania dla komórki C1 wygląda tak: C1=suma(A1:10;B1:B10),

pogrubione i wyróżnione na czerwono zostały elementy składowe funkcji. Bardzo ważna uwaga!

Wewnątrz funkcji nie używamy SPACJI!





Strona 21 z 61

Używanie funkcji polega na jej wpisaniu do wybranej komórki, tak jak już wspomnieliśmy można to

zrobić na dwa sposoby:

1. Wykorzystując klawiaturę, po prostu wpisując konkretną funkcję, pamiętajmy, że pierwszym

znakiem w komórce musi być znak: równa się =

2. Wykorzystując narzędzie Wstaw funkcję znajdujące przed paskiem formuł

Po kliknięciu na fx pojawi nam się okno Wstawianie funkcji, gdzie korzystając z pierwszego

okna Wyszukaj funkcję, możemy opisać problem, który przy pomocy funkcji chcemy

rozwiązać. Następnie wcisnąć przycisk Przejdź. EXCEL zaproponuje nam funkcje, które jego

zdaniem odpowiadają naszym potrzebom. Funkcję wybieramy poprzez podwójne kliknięcie

na jej nazwie, w części Wybierz funkcję. Wybór potwierdzamy poprzez kliknięcie na

przycisku OK.

RYSUNEK 8 OKNO WSTAWIANIE FUNKCJI

Następnie wypełniamy pole odpowiednie dla wybranej funkcji.

Zajmiemy się teraz szczegółowym opisem najczęściej wykorzystywanych funkcji:

1. Funkcja sumowania: =suma(), np. C1=suma(A1;A2)

Funkcja ta służy do sumowania wybranych komórek lub wybranych zakresów komórek. W

powyższym przykładzie adresy komórek, A1 oraz A2 można wpisać ręcznie lub po wpisaniu

znaku =, wskazać wybrane komórki przy pomocy kliknięcia na nich myszką.

Argumenty funkcji – podawane w nawiasach (), są to adresy poszczególne komórek, który

mogą być oddzielone od siebie średnikiem ; lub dwukropkiem :





Strona 22 z 61

Średnik – powoduje sumowanie pojedynczych wybranych komórek, natomiast dwukropek –

sumuje komórki w zakresie od … : do … (np. od A1 do A10).

2. Funkcja obliczania średniej: =średnia(), np. C1=średnia(A1;A2)

Funkcja ta służy do obliczania średniej z wybranych komórek lub wybranych zakresów

komórek. W powyższym przykładzie adresy komórek, A1 oraz A2 można wpisać ręcznie lub

po wpisaniu znaku =, wskazać wybrane komórki przy pomocy kliknięcia na nich myszką.



Średnik – powoduje liczenie średniej z pojedynczych wybranych komórek, natomiast

dwukropek – bierze pod uwagę komórki w zakresie od … : do … (np. od A1 do A10).

3. Funkcja obliczania wartości minimalnej: =min(), np. C1=min(A1:A10)

Funkcja ta służy do obliczania minimum z wybranych komórek lub wybranych zakresów


po wpisaniu znaku =, zaznaczyć wybrane komórki przy pomocy myszki.



Średnik – powoduje liczenie minimum z pojedynczych wybranych komórek, natomiast


4. Funkcja obliczania wartości maksymalnej: =max(), np. C1=max(A1:A10)

Funkcja ta służy do obliczania maksimum z wybranych komórek lub wybranych zakresów


po wpisaniu znaku =, zaznaczyć wybrane komórki przy pomocy myszki.



Średnik – powoduje liczenie maksimum z pojedynczych wybranych komórek, natomiast


5. Funkcja zliczania: =ile.liczb(), np. C1=ile.liczb(A1:A10)

Funkcja ta służy do podania ilości komórek zawierających liczby dla wybranych komórek lub

wybranych zakresów komórek. W powyższym przykładzie adresy komórek, A1 oraz A10

można wpisać ręcznie lub po wpisaniu znaku =, zaznaczyć wybrane komórki przy pomocy

myszki.



Średnik – powoduje zliczanie liczb z pojedynczych wybranych komórek, natomiast


6. Funkcja zaokrąglania do wybranej ilości miejsc po przecinku: =zaorkr(), np. C1=zaokr(A1;2)





Strona 23 z 61

Funkcja ta służy do zaokrąglania liczby ze wskazanej komórki do wybranej liczby miejsc po

przecinku. W powyższym przykładzie adresy komórki której zawartość będziemy zaokrąglać

– A1 można wpisać ręcznie lub po wpisaniu znaku =, zaznaczyć wskazać przy pomocy

myszki. Następnie po średniku wpisujemy ilość miejsc po przecinku.

Argumenty funkcji – podawane w nawiasach (), na pierwszym miejscu adres komórki, której

zawartość będziemy zaokrąglać, następnie po przecinku ilość miejsc po przecinku, które do

tego zaokrąglania wykorzystamy

5.2. Używanie funkcji logicznej if (jeżeli) wybierającej jedną z dwóch możliwych

wartości, z operatorem porównawczym =, >, <

Funkcja logiczna jeżeli, zaliczana jest do grona funkcji, czyli obowiązują w jej przypadku wszystkie

zasady poznane w poprzednim podrozdziale. Dodatkowo funkcja ta zaliczana jest do grona funkcji

logicznych, dzięki czemu jej budowa jest bardziej skomplikowania, niż w przypadku funkcji

arytmetycznych. Funkcja ta pozwala nam na wybór jednego z dwóch wariantów działania, które

zostanie wykonane po sprawdzeniu określonego warunku logicznego, np. możemy po porównaniu

wartości dwóch komórek i stwierdzeniu, że wartość pierwszej jest większa od drugiej wyświetlić

określony tekst lub wykonać jakieś działanie.

Funkcję jeżeli możemy wpisać przy pomocy klawiatury lub wstawić ze znanego już nam narzędzia

wstaw funkcję, jej składnia wygląda następująco:

=jeżeli(warunek_logiczny;Co_jeżeli_prawda;Co_jeżeli_fałsz)

Legenda:

=jeżeli – nazwa funkcji (bardzo ważne użycie polskich znaków – ż)

warunek_logiczny – tutaj wprowadzamy wybrane porównanie zawartości dwóch komórek,

dwóch zakresów komórek, liczby i komórki, liczby i zakresu komórek. Porównanie może

wykorzystywać jeden z wybranych operatorów porównawczych:

= – czyli równy

> – czyli większy

< – czyli mniejszy

>= – czyli większy lub równy

<= – czyli mniejszy lub równy

Co_jeżeli_prawda – tutaj wprowadzamy działanie, które ma zostać wykonane jeżeli podany

wcześniej warunek logiczny zostanie spełniony. Działaniem tym może być:

Wyświetlenie się określonego tekstu, np. Tak, w tym celu po pierwszym średniku

wpisujemy w cudzysłowie określony tekst, w naszym przypadku ”Tak”

Wyświetlenie zawartości określonej komórki, np. A3, w tym celu po pierwszym

średniku wpisujemy adres tej komórki, w naszym przypadku A3

Wykonanie jakiegoś działania arytmetycznego, np. A3+A4, w tym celu po pierwszym

średniku wpisujemy adresy komórek biorących udział w określonym działaniu, w

naszym przypadku A3+A4

Wykonanie jakieś funkcji, np. suma(A1:A10), w tym celu po pierwszym średniku

wpisujemy wybraną funkcję wraz z argumentami, np. suma(A1:A10)





Strona 24 z 61

Co_jeżeli_fałsz – oznaczony na czerwono, ponieważ jest to część opcjonalna, można ją

pominąć. W takim przypadku jeżeli warunek logiczny nie zostanie spełniony funkcja zwróci

wartość FAŁSZ. Możemy jednak dzięki wykorzystaniu tej części zadecydować co ma się stać

po niespełnieniu warunku. Mamy możliwości identyczne jak w przypadku pierwszego

warunku:

Wyświetlenie się określonego tekstu, np. Nie, w tym celu po drugim średniku

wpisujemy w cudzysłowie określony tekst, w naszym przypadku ”Nie”

Wyświetlenie zawartości określonej komórki, np. A3, w tym celu po drugim średniku

wpisujemy adres tej komórki, w naszym przypadku A3

Wykonanie jakiegoś działania arytmetycznego, np. A3+A4, w tym celu po drugim

średniku wpisujemy adresy komórek biorących udział w określonym działaniu, w

naszym przypadku A3+A4

Wykonanie jakieś funkcji, np. suma(A1:A10), w tym celu po drugim średniku

wpisujemy wybraną funkcję wraz z argumentami, np. suma(A1:A10)

Warunki jak również porównania wpisywane jako argumenty funkcji mogą być bardzo proste lub

bardzo skomplikowane, wewnętrznie mogą zawierać nawiasy. Ważne jest tylko prawidłowy zapis

funkcji, nie naruszający jej struktury.

5.3. Formatowanie komórek zawierających liczby: wyświetlanie określonej liczby

miejsc dziesiętnych, wprowadzenie lub pominięcie separatora grup tysięcy

W pierwszych rozdziałach dowiedzieliśmy się jakie dane możemy wpisywać do komórek arkusza.

Podstawowym rodzajem danych używanym w EXCELu są oczywiście liczby. Właśnie wykorzystując

liczby dokonujemy wszystkich obliczeń. Z każdą komórką EXCELa związany jest format tej komórki,

domyślnie każda komórka ma ustawiony format ogólny. Format taki umożliwia wprowadzenie liczb

oraz tekstu do komórki, czyli również wykonywanie obliczeń.

Sprawdzenie ustawionego formatu lub jego zmiany dla wybranej komórki wykonujemy przy pomocy

opcji Formatuj komórki… Możemy ją włączyć na dwa sposoby, po kliknięciu wybraniu dowolnej

komórki:

1. Klikamy na niej prawym przyciskiem myszki i wybieramy z dostępnego menu pozycję

Formatuj komórki… Pojawi się okno Formatowanie komórek, gdzie na zakładce Liczby,

widzimy zastosowane formatowanie. W tym właśnie miejscu klikając na odpowiedniej

pozycji lity Kategoria, ustawiamy wybrane formatowanie. W zależności od wybrania

konkretnej propozycji mamy dostępne określone dodatkowe właściwości – w prawej części

okna.

W celu uzyskania możliwości ustawienia określonej liczby miejsc dziesiętnych musimy

przełączyć format komórki na Liczbowe oraz ustawić wybraną liczbę miejsc po przecinku.

Robimy to wpisując określoną wartość lub korzystając z przycisków strzałek. Dodatkowo

możemy zaznaczając kwadrat Użyj separatora 1000 (), włączyć separator, co spowoduje

czytelniejszą prezentację liczb:





Strona 25 z 61

RYSUNEK 9 OKNO FORMATOWANIE KOMÓREK – FORMAT LICZBOWY

2. Wybieramy z głównego menu Format → Komórki… lub korzystamy ze skrótu klawiszowego

CRTL+1.

Wszystkie wprowadzone zmiany zatwierdzamy klikając na przycisk OK.

5.4. Formatowanie komórek zawierających daty: kolejność i sposób wyświetlania

dni, miesięcy i lat, formatowanie komórek zawierających liczby w celu

wyświetlenia symbolu waluty

Zajmiemy się teraz formatem daty, warto przy tej okazji wspomnieć, że EXCEL przechowuje daty w

postaci liczby oznaczającej liczbę dni od 1.01.1900, czyli na datach możemy wykonywać obliczenia.

W celu ustawienia formatu daty dla wybranej komórki, musimy przejść do jej formatowania

wykorzystując jedną z metod poznanych w poprzednim podrozdziale, np. korzystając ze skrótu

klawiszowego CTRL+1. Zobaczymy dobrze nam już znane okno Formatowanie komórek, gdzie po

wybraniu z lewej strony pozycji Data, możemy z prawej strony zmienić kolejności i sposób

wyświetlania tej daty. Mamy różne możliwości, wybieramy z listy tą, która nam odpowiada poprzez

kliknięcie na niej myszką. Dodatkowo możemy jeszcze zmienić lokalizację z polskiej na inną, nie ma

jednak potrzeby wprowadzania zmian w tym parametrze. Następnie musimy zatwierdzić

wprowadzone zmiany, w tym celu klikamy na przycisk OK.





Strona 26 z 61

RYSUNEK 10 OKNO FORMATOWANIE KOMÓREK – FORMAT DATY

W celu zamiany liczby w komórce na walutę musimy wybrać na omawianej zakładce kategorię

Walutowe. Jest ona podobna do opcji liczbowe, z tą tylko różnicą, że dodatkowo w komórce

zobaczymy znak waluty. Rodzaj waluty możemy zmieniać przy pomocy dostępnego okna

rozwijalnego Symbol.

5.5. Formatowanie komórek zawierających liczbę w celu wyświetlenia postaci

procentowej

Podobnie jak w poprzednim przypadku musimy skorzystać z okna Formatowanie komórek oraz

zakładki Liczby. Włączamy ją w jeden ze znanych nam sposobów, np. klikając prawym przyciskiem

myszki na wybranej komórce i wybierając z menu pozycję Formatuj komórki. Następnie klikamy na

pozycji procentowe. Zmiany zatwierdzamy poprzez OK.

Mamy również inny sposób, możemy wykorzystać ikonę na pasku narzędziowym formatowanie,

klikamy na drugą ikonę oznaczoną symbolem %:

Jest jeszcze inna możliwość, jeżeli wpiszemy do komórki liczbę zakończoną znakiem procentów, np.

12% – komórka automatycznie zmieni swój format na procentowy. Musimy pamiętać jeszcze o jednej

sprawie, jeżeli zmieniamy formatowanie na procentowe dla komórki, która już zawiera jakąś liczbę,

liczba to zostanie zamieniona na jej procentowy odpowiednik, np. było 1 – zrobi się z tego 100%, było

120 → powstanie 12000%.





Strona 27 z 61

5.6. Zawijanie tekstu w komórce, bloku komórek

Na początku zajmiemy się sprawą zawijania tekstu w komórce lub bloku komórek. Jest to bardzo

ciekawa i często wykorzystywana funkcja, która domyślnie dla każdej komórki jest wyłączona.

Zastosowanie zawijania tekstu powoduje, że wprowadzając tekst do komórek jesteśmy w stanie

trzymać się wydzielonej szerokości kolumny, tzn. jeżeli ilość tekstu powoduje, że nie mieści się on w

jednym wierszu komórki, automatycznie kolejne wyrazy są przenoszone do kolejnej linijki – coś na

wzór standardowego zachowania tekstu wprowadzanego w WORDZie w ramach jednego akapitu.

W celu włączenia tej funkcji dla po wskazaniu wybranej komórki lub wybranego bloku komórek

przechodzimy do omawianego już okna Formatowanie komórek i udajemy się na zakładkę

Wyrównanie:

RYSUNEK 11 OKNO FORMATOWANIE KOMÓREK – ZAKŁADKA WYRÓWNANIE

Teraz wystarcz zaznaczyć przy pomocy myszki kwadrat Zawijaj tekst i funkcja jest aktywna.

Oczywiście musimy potwierdzić zmiany klikając na przycisk OK.

6. Tworzenie wykresów

Przy pomocy arkusza kalkulacyjnego EXCEL możemy tworzyć przeróżne wykresy. Wykresy są

tworzone na podstawie danych zawartych we wskazanych przez nas komórkach. Wykres jest w

sposób ciągły połączony z tymi komórkami, tzn. że zmieniając dane w komórkach, zobaczymy

automatyczną zmianę kształtu wykresu. Przy pomocy EXCELa możemy tworzyć wykresy

przeróżnych typów, ilość dostępnych opcji jest praktycznie nie ograniczone. Możemy być pewni, że

znajdziemy odpowiedni typ do konkretnej sytuacji. W kolejnym podrozdziałach opiszemy cały proces





Strona 28 z 61

tworzenia wykresów, który okaże się bardzo prosty i intuicyjny. Tworzenie wykresu będzie opierało

się o cztery kroki kreatora, który zbierając informacje pozwoli nam przygotować odpowiedni wykres.

Dodatkową zaletą jest to, że w dowolnym momencie będziemy mogli taki wykres modyfikować, bez

potrzeby usuwania go i tworzenia od nowa w celu np. zmiany jego typu.

6.1. Tworzenie wykresów różnych typów na podstawie danych zawartych w

arkuszu: wykres kolumnowy, słupkowy, liniowy, kołowy

Zakładamy, że mamy otwarty skoroszyt oraz wybrany arkusz, gdzie znajdują się komórki zawierające

dane, które chcemy przedstawić na wykresie. Komórki te zostały zaznaczone i od tego momentu

zaczynamy procedurę polegającą na stworzeniu wykresu z tych danych. Oczywiście można rozpocząć

tworzenie wykresu z dowolnego miejsca i następnie w odpowiednim momencie wskazać dane, które

ma wykres przedstawiać, jednak taka metoda nie jest wskazana.

Tak jak wspomnieliśmy we wstępie, cały proces rysowania wykresu będzie składał się z kilku części.

Jednak utworzenie samego wykresu o domyślnych parametrach sprowadza się do kliknięcia w jedną

ikonę.

W celu narysowania wykresu zaznaczamy dane i przechodzimy na zakładkę Wstawianie oraz

wybieramy z grupy narzędziowej wykresy ikonę z typem wykresu, który chcemy wstawić:

RYSUNEK 12 RYSOWANIE WYKRESÓW – TYP WYKRESU

Kliknięcie powoduje narysowanie wykresu o domyślnych ustawieniach. Tak utworzony wykres

możemy modyfikować.

Po kliknięciu na wykresie na wstążce z prawej strony pojawiają się trzy nowe zakładki:

Projektowanie

Poniżej widzimy narzędzia projektowania, które umożliwiają zmianę wyglądu wykresu, typu, zakresu

danych.





Strona 29 z 61

Po kliknięciu na zaznacz dane zobaczymy okno widoczne poniżej, gdzie możemy zmienić zakres

danych widocznych na wykresie:

Zostały tutaj opisane komórki arkusza, które są na wykresie przedstawione, dla powyższego przykładu

wygląda to następująco:

=Arkusz1 – mówi nam o nazwie arkusza, którego dane są na wykresie

!$A$1 – mówi nam o początku danych na wykresie (pierwsza komórka danych)

:$A$5 – mówi nam o końcu danych na wykresie (ostatnia komórka danych)

Mamy jeszcze możliwość przełączenie pola wyboru Przełącz wiersz/komnę: nie robimy tego jednak,

ponieważ standardowy sposób tworzenia wykresów opiera się właśnie o serie w kolumnach.

Uwagi dodatkowe!

1. Dzięki temu, że zaczęliśmy tworzenie wykresu od zaznaczenia komórek, które chcemy

przestawić na wykresie nie mamy potrzeby wprowadzania żadnych zmian w tym kroku,

należy po prostu przy pomocy przycisku Dalej przejść do kolejnego kroku.

2. Musimy pamiętać, że wprowadzenia zmian w zakresie danych, może spowodować zmianę

komórek dla których wykres jest rysowany, co będzie skutkowało powstaniem wykresu z

danych zupełnie innych niż założyliśmy na początku.

Układ

W tym miejscu możemy ustawić parametry dodatkowe związane z rysowanym przez nas wykresem.

Przy pomocy poszczególnych grup narzędziowych możemy edytować wybrane elementy wykresu od

zmiany tytułów osi po zmiany tła.

Formatowanie





Strona 30 z 61

Przy pomocy tej zakładki możemy stosować dodatkowe efekty graficzne do elementów wykresu oraz

zmieniać ogólnie jego wygląd.

6.2. Zaznaczenie wykresu

W tym podrozdziale nauczymy się zaznaczać gotowy wykres oraz jego elementy w celu zmiany ich

właściwości lub powiększenia, przesunięcia. Musimy rozróżnić dwie sytuacje:

1. Wykres został stworzony jako obiekt w arkuszu – tutaj wystarczy kliknąć przy pomocy

myszki w dowolnym miejscu okna zawierającego wykres. Skutkuje to zaznaczeniem wykresu.

2. Wykres został stworzony jako nowy arkusz – tutaj musimy wybrać przy pomocy myszki

arkusz zawierający wykres.

Poniżej widać elementy wykresu, które można zaznaczać oraz modyfikować:

RYSUNEK 13 RYSOWANIE WYKRESÓW, KROK CZWARTY KREATORA – POŁOŻENIE WYKRESU

6.3. Przeniesienie, zmiana rodzaju, usunięcie wykresu

W tym podrozdziale dowiemy się jak gotowy wykres przenieść w obrębie jednego skoroszytu lub

pomiędzy różnymi skoroszytami. Nauczymy się również usuwać wykresy. Zajmiemy się w pierwszej

kolejności przenoszeniem wykresu. Podobnie jak w przypadku zaznaczania wykresu, procedura

postępowania będzie zależna od rodzaju wykresu:


myszki w dowolnym miejscu obszaru wykresu prawym przyciskiem myszki i wybrać z

pojawiającego się menu pozycję Wytnij (można również skorzystać ze znanego nam już

skrótu klawiszowego CTRL+X lub innej metody wycinania). Następnie przechodzimy do

miejsca docelowego i wklejamy wykres dowolną metodą, np. prawym przycisk myszki i

wklej.

obszar wykresu

obszar kreślenia

osie danych

serie

pole tytułu wykresu





Strona 31 z 61

2. Wykres został stworzony jako nowy arkusz – tutaj musimy kliknąć prawym przyciskiem

myszki na arkuszu zawierającym wykres i z pojawiającego menu wybrać pozycję Kopiuj lub

przenieś… (szczegółowo omówiliśmy tą funkcję w rozdziale 3.2.4). Następnie przy pomocy

myszki wybieramy nowe miejsca dla arkusza i klikamy OK.

Teraz przejdziemy do usuwania wykresu. Podobnie jak w przypadku zaznaczania wykresu, procedura

postępowania będzie zależna od rodzaju wykresu:


myszki w dowolnym miejscu obszaru wykresu prawym przyciskiem myszki i wybrać z

pojawiającego się menu pozycję Usuń (można również po zaznaczeniu wykresu wcisnąć

klawisz DELETE).

2. Wykres został stworzony jako nowy arkusz – tutaj musimy kliknąć prawym przyciskiem

myszki na arkuszu zawierającym wykres i z pojawiającego menu wybrać pozycję Usuń.

6.3. Zmiana koloru tła wykresu, koloru legendy

Kolejnym elementem wykresu, który możemy modyfikować jest kolor tła wykresu oraz obszaru

kreślenia. Te zmiany wprowadzamy bezpośrednio na wykresie formatując wymienione elementy:

Obszar wykresu – możemy zmienić kolor tła, klikamy prawym przyciskiem na białym

(domyślnie) obszarze wokół wykresu i wybieramy Formatuj obszar wykresu… zakładka

Wypełnienie

Obszar kreślenia – podobnie jak w przypadku obszaru wykresu, możemy zmienić tło pod

samym wykresem. Tutaj tylko należy uważać klikając prawym przyciskiem – musimy trafić

pomiędzy linie siatki, następnie wybieramy z menu Formatuj obszar wykresu… zakładka

Wypełnienie

RYSUNEK 14 FORMATOWANIE OBSZARU WYKRESU - ZMIANA KOLORU TŁA

6.4. Zmiana kolorów kolumn, słupków, linii, wycinków koła w wykresie

W tym podrozdziale dowiemy się jak zmienić kolor ogólnie mówiąc serii danych, które mogą być

przedstawione jako kolumny, słupki, linie, wycinki koła. Przed rozpoczęciem zmian musimy sobie





Strona 32 z 61

powiedzieć o jednej ważnej sprawie. Jeżeli będziemy chcieli zmienić całą serię danych musimy

postąpić zgodnie z poniższym opisem:

Serie – możemy zmienić kolor linii wykresu, kształt oraz kolor punktów obrazujących kolejne

wartości, klikamy jednokrotnie prawym przyciskiem na wybranym punkcie danych lub linii i

wybieramy Formatuj serie danych… zakładka Wypełnienie.

Bardzo ważne w tym przypadku jest kliknięcie na dowolnym punkcie danych lub linii

dokładnie raz. W takim przypadku zostanie zaznaczona cała seria i zmiana będzie dotyczyła

całości serii.

RYSUNEK 15 FORMATOWANIE SERII DANYCH - ZMIANA KOLORU SERII

Jeżeli natomiast klikniemy jeszcze drugi raz, ale wskazując już konkretny punkt danych oraz

dokonamy opisanych powyżej zmian, zmiany te będą dotyczyły tylko tego konkretnego punktu.





Strona 33 z 61

7. Formatowanie arkusza

7.1 Ustawienia

Do tej pory zajmowaliśmy się pracą z poszczególnymi elementami arkusza kalkulacyjnego,

poznawaliśmy zasady wprowadzania oraz edycji danych. W tym momencie omówimy właściwości

związane z prezentacją zawartości oraz zarządzaniem wyglądem arkuszy na wydruku.

Wszystkie te parametry będziemy ustawiać w zakładce Układ strony → Ustawienia strony…,

korzystając z odpowiednich zakładek:

RYSUNEK 16 OKNO USTAWIEŃ STRONY

7.2. Zmiana wielkości marginesów strony: górnego, dolnego, lewego i prawego

Podstawową sprawą związaną z organizacją zawartości arkusza na określonej wielkości kartce są

ustawienia marginesów. W przypadku EXCELa wygląda to zupełnie inaczej, niż w przypadku

WORDAa. Tutaj nie widzimy ustawień marginesów od razu na stronie, musimy w tym celu przejść do

Ustawień strony i skorzystać z zakładki Marginesy.





Strona 34 z 61

RYSUNEK 17 OKNO USTAWIEŃ STRONY – ZMIANA WIELKOŚCI MARGINESÓW

Teraz korzystając z odpowiednich okien ustawimy wybrane wartości dla poszczególnych marginesów.

Możemy wpisać wybraną wartość lub korzystając z klawiszy strzałek dostosować ją do naszych

potrzeb. Wszystkie zmiany potwierdzamy klikając na przycisk OK. Na zakładce tej mamy dodatkowo

dwa kwadraty – wyśrodkuj na stronie. Służą one do ustawienia zawartości dokładnie w środku kartki.

Dodatkowo mamy wizualizację wprowadzanych przez nas zmian, w postaci miniatury strony.

7.3. Zmiana orientacji strony: pionowa, pozioma. Zmiana rozmiaru papieru

Ustawienia odnośnie orientacji strony: pionowa czy pozioma wprowadzamy z zakładki Strona,

omawianego okna Ustawienia strony. Sprowadza się ona do przestawienia pola wyboru w górnej

części okna – nazwanej Orientacja. Oczywiście wszystkie strony arkusza mogą być albo ustawione

poziomo albo pionowo. Natomiast ustawienia dla poszczególnych arkuszy mogą być różne.

Poniżej natomiast mamy listę rozwijalną służącą do wyboru rozmiaru papieru. W tym celu klikamy na

liście i wybieramy wybrany rozmiar.

Wszystkie zmiany potwierdzamy klikając na przycisk OK.





Strona 35 z 61

RYSUNEK 18 OKNO USTAWIEŃ STRONY – ZMIANA ORIENTACJI STRONY ORAZ ROZMIARÓW

PAPIERU

7.4. Rozmieszczenie zawartości arkusza na określonej liczbie stron

Bardzo często zachodzi potrzeba wydrukowania zawartości arkusza w celu przeglądnięcia danych lub

ich archiwizacji w formie papierowej. Wtedy przydaje się możliwość zmieszczenia całości danych na

określonej liczbie stron, nie zmieniając jednocześnie ustawień czcionki w arkuszu. Tutaj z pomocą

przychodzi nam opcja skalowania. Skalowanie to mechanizm podobny do tego w urządzeniach ksero,

zmniejsza on optycznie wielkość całości strony do wybranego rozmiaru. Znajdziemy go na omawianej

w poprzednim podrozdziale zakładce Strona okna Ustawienia strony . EXCEL w tej kwestii oferuje

nam dwie możliwości:

dopasowanie do określonej w procentach wielkości rzeczywistej, np. pomniejszenie

o połowę, czyli 50%

wpasowanie w strony, polega to na tym, że podajemy na ilu stronach docelowo chcielibyśmy

dany arkusz zobaczyć, np. 2. Robimy to używając dwóch parametrów:

H – liczba stron w poziomie (na szerokość)

V – liczba stron w pionie (na wysokość)

Po podaniu tych parametrów EXCEL automatycznie zmniejsza do celów wydruku całość

arkusza, żeby zmieścił się on w podanej przez użytkownika liczbie stron. W celu powrotu do

domyślnych ustawień musimy wybrać pozycję Dopasuj do oraz ustawić tam wartość 100%.





Strona 36 z 61

7.5. Dodawanie, edycja, usuwanie tekstu nagłówka, stopki arkusza

Kolejną kwestią, którą omówimy w tym podrozdziale jest dodawanie oraz edycja tekstów nagłówka

oraz stopki. Podobnie jak w przypadku ustawiania marginesów, również w tej sprawie, w EXCELu to

wygląda zupełnie inaczej, niż w WORDzie. Nagłówek oraz stopkę zobaczymy dopiero na podglądzie

wydruku lub wydrukowanej stronie.

W celu wpisania tekstu do nagłówka lub stopki po raz kolejny udajemy się do omawianego okna

Ustawień strony , tym razem na zakładkę Nagłówek/Stopka:

RYSUNEK 19 OKNO USTAWIEŃ STRONY – ZMIANA ORIENTACJI STRONY ORAZ ROZMIARÓW

PAPIERU

Wpisywania tekstów zarówno do nagłówka jak i stopki przebiega w identyczny sposób. Różnica

polega tylko na tym, że korzystamy w odpowiedniej listy rozwijalnej lub przycisku. Są one wyraźnie

opisane: nagłówek lub stopka.

Mamy dwie możliwości wpisywania treści do nagłówka i stopki. Możemy użyć gotowych propozycji

lub wpisać swój tekst:

1. W celu użycia gotowej propozycji rozwijamy odpowiednią listę i wybieramy odpowiednią

pozycję, np. Strona 1 – czyli automatyczna numeracja stron.





Strona 37 z 61

2. W celu wpisania swojego tekstu klikamy na wybranym przycisku, co spowoduje otwarcie

kolejnego okna (rysunek 41 na kolejnej stronie). W oknie tym korzystając z odpowiedniej

sekcji wpisujemy wybrany tekst. Możemy również wykorzystać dostępne ikony narzędziowe

w celu wstawienia pól specjalnych (o tym więcej w kolejnym podrozdziale) lub zmiany

ustawień czcionki. Do zmiany ustawień czcionki służy ikona . Po kliknięciu na niej

zobaczymy dobrze nam znane okno ustawień czcionki.

RYSUNEK 20 OKNO SŁUŻĄCE DO TWORZENIA NIESTANDARDOWYCH NAGŁÓWKÓW I STOPEK

7.6. Wstawianie i usuwanie do nagłówka i stopki numerowania stron, daty, czasu,

nazwy pliku i arkusza

Wiemy już jak utworzyć nagłówek oraz stopkę. Poznaliśmy również możliwości wprowadzania do

nich treści. Teraz zobaczymy jak zbudować nagłówek lub stopkę zawierający określone informacje

taki jak numery stron, daty, czas, nazwę pliku i arkusza.

W tym celu musimy wykorzystać przycisk Nagłówek niestandardowy lub Stopka niestandardowa

umieszone na zakładce Nagłówek/Stopka okna Ustawienia strony.

Procedura postępowania zarówno dla nagłówka jak i dla stopki będzie identyczna, posłużymy się więc

dla przykładu nagłówkiem.

Tak jak wspomnieliśmy w poprzednim podrozdziale do dyspozycji mamy trzy sekcje: lewą, środkową

oraz prawą. Każda z tych sekcji może zawierać te same pola specjalne lub różne od siebie. Należy

tylko pamiętać, że na stronie cały ten nagłówek zostanie połączony w jedną całość i jeżeli

przesadzimy z ilością informacji tam umieszonych, efekt końcowy będzie nieciekawy (całość będzie

nieczytelna, pole mogą zachodzić na siebie). Ustawimy kursor w wybranej sekcji i korzystając

umieszonych powyżej sekcji ikon wstawiamy określone pola:





Strona 38 z 61

W kolejności od lewej strony:

zmiana ustawień czcionki – pojawia się okno Czcionka

wstawienie pola numeru aktualnej strony – pojawia się napis: &[Strona]

wstawienie pola określającego liczbę wszystkich stron – pojawia się napis: &[Strony]

wstawienie pola daty – pojawia się napis: &[Data]

wstawienie pola godziny – pojawia się napis: &[Czas]

wstawienie ścieżki dostępu wraz z nazwą pliku – pojawia się napis: &[Plik][Karta]

wstawienie nazwy pliku – pojawia się napis: &[Plik]

wstawienie nazwy arkusza – pojawia się napis: &[Karta]

wstawienie obrazka – pojawia się okno Wstawianie obrazu

Po zbudowaniu naszej wersji nagłówka lub stopki, wprowadzone zmiany zatwierdzamy klikając na

przycisk OK.

7.7. Włączanie i wyłączanie wyświetlania/drukowania linii siatki,

wyświetlanie/drukowanie nagłówków kolumn i wierszy (adresów kolumn i

wierszy)

Tak jak wspomnieliśmy na samym początku tego rozdziału, przed końcowym wydrukiem arkusza,

mamy możliwość zadecydowania o kilku jego parametrach wpływających na jego końcowy wygląd.

Możemy zadecydować czy na wydruku będą znajdowały się takie elementy jak: linie siatki, nagłówki

kolumn i wierszy. Ustawienia te wprowadzamy w oknie Ustawień strony na zakładce Arkusz

(Zakładka Układ strony → Ustawienia strony…):





Strona 39 z 61

RYSUNEK 21 OKNO SŁUŻĄCE DO TWORZENIA NIESTANDARDOWYCH NAGŁÓWKÓW I STOPEK

W tym celu należy zaznaczyć odpowiedni kwadrat w części Drukuj powyższego okna. Wszystkie

wprowadzone ustawienia potwierdzamy klikając na przycisk OK.

7.8. Zastosowanie automatycznego powtarzania nagłówków kolumn i wierszy

(adresów kolumn i wierszy) na każdej drukowanej stronie arkusza

Bardzo często drukując wypełniony danymi arkusz dochodzi do sytuacji, że dane te nie mieszczą się

na jednej stronie. Często liczba wierszy jest tak duża, że musimy wykorzystać klika lub kilkadziesiąt

kartek. Przeglądając te dane na ekranie komputera możemy wykorzystując mechanizm blokowania

okna, który poznaliśmy wcześniej, zablokować sobie wiersz nagłówkowy. Jest to bardzo pomocne

przy przeglądaniu danych z kolejnych wierszy, ponieważ dzięki temu cały czas widzimy nagłówki

określonych kolumn lub wierszy.

EXCEL umożliwia nam zastosowani podobnego mechanizmu dla wydruków takich arkuszy. Mamy

możliwość ustawić sobie wiersze lub kolumny, które będą powtarzane na każdej kolejnej nowo

drukowanej stronie. Dzięki temu przeglądanie takich danych jest komfortowe, zawsze wiemy jakie

rodzaju informacje dana komórka zawiera.

Ustawienie takie wprowadzamy w omawianym już oknie Ustawienia strony na zakładce Arkusz, w

części tytuł:





Strona 40 z 61

Jeżeli chcemy powtórzyć wybrany wiersz, klikamy na kolorowym kwadracie umieszczonym na końcu

okna. Otworzy się okno U góry powtarzaj wiersze:

Teraz przy pomocy myszki klikamy na numerze wiersz, który chcemy powtórzyć na kolejnych

stronach wydruku i ponownie klikamy na kolorowym kwadracie z prawej strony omawianego okna.

Spowoduje to zamknięcie okna i wpisanie wybranego wiersza. Musimy pamiętać, że powtarzać

możemy jeden lub klika wierszy pod warunkiem, że są to wiersze ułożone kolejno po sobie, np.

1,2,3,4. Nie da się ustawić kombinacji np. 1,3.

Teraz pozostaje nam zatwierdzenie wybranych wierszy poprzez kliknięcie na przycisk OK.

7.9. Drukowanie zaznaczonego bloku komórek arkusza, całego arkusza,

wskazanego wykresu, całego skoroszytu. Ustalanie liczby kopii wydruku

Po przejściu przez opisane powyżej narzędzia, nie pozostaje nam nic innego jak wydrukować gotowy

arkusz. Nie zawsze jednak zachodzi potrzeba drukowania całości arkusza. EXCEL umożliwiam nam

wydrukowanie tylko wybranego obszaru arkusza – poprzez ustawienie obszaru wydruku lub

skorzystanie z innych opcji, np. wydruku pojedynczego wykresu, całego skoroszytu. Oczywiście

przed samym wydrukiem mamy jeszcze możliwość ustalenie liczby kopii, wyboru drukarki oraz w

razie potrzeby zmiany jej ustawień.

W celu wydrukowania arkusza z domyślnymi ustawieniami klikamy na ikonę drukarki znajdującą się

na pasku narzędziowym Standardowy (CTRL+P). Skutek będzie taki, że wydrukowany zostanie

aktywny arkusz, w jednej kopii, na domyślnej drukarce.

Jeżeli chcemy mieć wpływ na parametry wydruku musimy skorzystać z menu Plik, gdzie wybierzemy

opcję Drukuj (Plik → Drukuj…):





Strona 41 z 61

RYSUNEK 22 OKNO DRUKOWANIA

Możemy tutaj w części Zakres wydruku zdecydować czy drukujemy wszystko, czy wybrane strony.

W części Kopie ustawiamy liczbę kopii. Mamy jeszcze sekcję Drukuj, gdzie możemy wybrać czy

drukowany ma być aktywny arkusz (domyślnie), zaznaczony obszar, czy cały skoroszyt, Proces

drukowanie uruchamiamy klikając na przycisk OK.

Wspomnieliśmy na początku tego podrozdziału o ustawieniu obszaru wydruku, w tym celu znajdując

się na arkuszu należy zaznaczyć wybrany obszar arkusza (w dowolny znany nam sposób), następnie

wybrać z menu Plik pozycję Obszar wydruku oraz Ustaw obszar wydruku. W tym momencie każde

kolejne wybranie opcji drukuj będzie zawsze drukowało ustawiony obszar. Możemy to sprawdzić

wybierając Podgląd wydruku, gdzie na pokazanej stronie powinny znajdować się tylko komórki z

ustawionego obszaru.

Jeżeli chcemy się pozbyć tego ustawienia musimy ponownie wjeść do menu Plik → Obszar wydruku

→ Wyczyść obszar wydruku.

W celu wydrukowanie jakiegoś obiektu znajdującego się w arkuszu, np. wykresu, należy go wybrać

przy pomocy myszki (klnąc go lewym przyciskiem myszki) i wybrać drukuj.





Strona 42 z 61

8. Dodatki

9. Tabele przestawne

Wprowadzenie

Arkusz kalkulacyjny jest zwykle postrzegany, jako narzędzie do wykonywania prostych lub bardziej zaawansowanych obliczeń, z wykorzystaniem wbudowanych funkcji lub własnych formuł, tworzonych przez użytkownika. Arkusz może jednak w znakomity sposób pełnić rolę bazy danych. W poprzednich rozdziałach zostały przedstawione przykłady prezentacji danych za pomocą konsolidacji i sum pośrednich. Tabele przestawne to jeszcze jedno narzędzie umożliwiające obsługę i zarządzanie danymi. Tabele przestawne łączą w sobie wszystkie zalety konsolidacji i sum pośrednich, są jednak bardziej elastyczne. Pozwalają, bowiem z dużych baz danych wybrać i wyświetlić informacje potrzebne do prezentacji analizowanego zjawiska, dowolnie zmieniać układ danych i poziom wyświetlania szczegółów. Najistotniejszą cechą tabel przestawnych jest ich trójwymiarowość. W zwykłych tabelach wartości wyrażają jedynie zależności między elementami ułożonymi w kolumny i wiersze; w tabelach przestawnych istnieje możliwość odnajdowania i prezentowania również innych powiązań. Modyfikowanie układu tabeli odbywa się w prosty sposób – przez zwykłe przeciąganie odpowiednich pól myszką. W ten sposób można szybko przestawiać poszczególne elementy np. zamieniać dane ułożone w wierszach w kolumny i odwrotnie, można dodawać nowe pola lub usuwać zbędne. Pole Strona daje możliwość filtrowania danych, co jest dodatkowym atutem przy prowadzaniu różnych analiz.

Tworzenie tabeli przestawnej

Tabela danych musi być opatrzona odpowiednimi nagłówkami kolumn, które będą przyciskami w tabeli przestawnej. Tworząc tabelę danych należy unikać scalania komórek w wierszu nagłówkowym oraz wprowadzania sum do komórek - wyliczenia pojawią się po odpowiednim zdefiniowaniu tabeli przestawnej.

Konstrukcja wiersza nagłówkowego, widoczna na rys 11.1 uniemożliwiłaby utworzenie tabeli przestawnej, dlatego tabelę należy skonstruować wg rys 11.2.

Rysunek 11.1. Nieprawidłowy wiersz nagłówkowy (wprowadzone scalanie komórek)

Ćwiczenie 11.1

Przygotować bazę danych przedstawioną na rysunku 11.2.





Strona 43 z 61

Zapisać tabelę w pliku o nazwie Tabela przestawna.xls

W komórce F2 należy wprowadzić formułę obliczającą Sprzedaż wartość =D2*E2, zatwierdzić i skopiować do zakresu F3:F31. W komórce I2 należy obliczyć Skup wartość, korzystając z formuły =G2*H2 i po zatwierdzeniu skopiować do zakresu I3:I31

Rysunek 11.2. Tabela danych

Ćwiczenie 11.2

Przeprowadzić analizę sprzedaży wszystkich walut w poszczególnych dniach.

1. Uaktywnić dowolną komórkę w tabeli danych i wybrać z menu Dane funkcję Raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego. W efekcie pojawi się pierwsze z trzech okien dialogowych. Krok pierwszy to wybór źródła danych oraz rodzaju raportu. Użytkownik ma do wyboru:

a. Listę lub bazę danych Microsoft Excel, przygotowaną w bieżącym skoroszycie lub innym skoroszycie zapisanym na dysku,

b. Zewnętrzne źródło danych, czyli bazę przygotowaną za pomocą innego programu np. Dbase, Fox-Pro, Access,

c. Konsolidację wielu zakresów, czyli połączenie wielu zakresów, a nawet wykorzystanie wcześniej utworzonych innych tabel przestawnych.





Strona 44 z 61

Ponieważ zaznaczona była komórka w tabeli danych, Excel domyślnie zaznacza pierwszą opcję. Domyślnie również została zaznaczona opcja dotycząca rodzaju raportu – Tabela przestawna.

Należy pozostawić ustawienia widoczne na rys 11.3 i wybrać przycisk Dalej.

Rysunek 11.3 Okno dialogowe Kreator tabel i wykresów przestawnych – krok 1

2. Drugie okno umożliwia zaznaczenie obszaru danych na podstawie, których będzie tworzona tabela przestawna. Automatycznie zaznaczana jest cała tabela.

3. Po wybraniu przycisku Dalej nastąpi przejście do trzeciego ekranu, w którym należy zdecydować, gdzie zostanie umieszczona tabela przestawna: w nowym lub w istniejącym arkuszu z tabelą danych. Należy uaktywnić opcję Nowy arkusz.

Rysunek 11.5. Okno dialogowe Kreator tabel i wykresów przestawnych – krok 3

Rysunek 11.4.Okno dialogowe Kreator tabel i wykresów przestawnych – krok 2





Strona 45 z 61

4. Jednak najważniejsze decyzje, związane z określeniem struktury tabeli przestawnej, podejmuje użytkownik po wybraniu przycisku Układ... w oknie dialogowym Kreatora – krok 3 z 3 (rys. 11.6)

Rysunek 11.6. Okno dialogowe Kreator tabel i wykresów przestawnych – Układ

Przyciski po prawej stronie okna reprezentują wszystkie pola bazy danych. Przeciągając je myszką do odpowiednich miejsc schematu tabeli, można tworzyć dowolne zestawienia i raporty. Do każdego obszaru można przeciągnąć dowolną liczbę przycisków; dopuszczalne są również obszary bez przycisków. Wyjątkiem jest obszar Dane, do którego należy przenieść przynajmniej jeden przycisk reprezentujący wybrane wartości, inaczej tabela straci sens.

Pole umieszczone w obszarze Kolumna stanie się nagłówkiem kolumn tabeli przestawnej, pole przeniesione w obszar Wiersz będzie tytułem dla wierszy tabeli, wartości umieszczone w obszarze Dane pojawią się na przecięciu odpowiednich kolumn i wierszy.

5. Przycisk reprezentujący pole Waluta przeciągnąć do zakresu z nagłówkiem Kolumna.

6. Przycisk Data przeciągnąć do zakresu opatrzonego etykietą Wiersz.

7. Przycisk Sprzedaż wartość przeciągnąć do zakresu Dane.

8. Rysunek 11.6 prezentuje okno dialogowe Układ z określoną strukturą tabeli przestawnej.

W przypadku, gdy do zakresu Dane zostanie przeniesione pole zawierające wartości liczbowe, Excel automatycznie zastosuje funkcję SUMA. Jeżeli do zakresu Dane zostanie przeniesione pole zawierające wartości tekstowe, zostanie użyta funkcja LICZNIK. Użytkownik może zmienić sugerowaną przez program funkcję, klikając dwukrotnie na nazwie pola, w tym przypadku jest to pole Suma: Sprzedaż wartość. Pojawi się okno dialogowe, które umożliwia zmianę automatycznie ustawionej funkcji na inną, zależną od charakteru raportu, jaki użytkownik tworzy (rys 11.7).





Strona 46 z 61

Rysunek 11.7. Okno dialogowe Pole tabeli przestawnej

9. Należy pozostawić funkcję SUMA i zatwierdzić przyciskiem OK.

10. W oknie Układ zatwierdzić budowę tabeli przestawnej OK, a w oknie Kreatora wybrać przycisk Zakończ.

W arkuszu o nazwie Arkusz4 pojawi się gotowe zestawienie, pozwalające na prezentację wartości sprzedaży walut w obu kantorach razem w poszczególnych dniach wraz z podsumowaniem wartości w wierszach i kolumnach (rys. 11.8).

Rysunek 11.8. Tabela przestawna do analizy sprzedaży i pasek narzędzi Tabela przestawna

Modyfikacja tabeli przestawnej

Sposób prezentowania danych w tabeli można w każdej chwili zmienić, modyfikując jej układ:

bezpośrednio w arkuszu przemieszczając przyciski pól,

za pomocą Kreatora tabel przestawnych lub

korzystając z paska narzędzi Tabela przestawna.

Ćwiczenie 11.3





Strona 47 z 61

Zmienić układ tabeli przestawnej w taki sposób, aby w wierszach znalazły się waluty, a w kolumnach kolejne dni. Zastosować metodę polegającą na przemieszczaniu przycisków pól bezpośrednio w arkuszu.

1. Uchwycić przycisk i przemieścić w dół i w lewo, w obszar kolumny. W czasie przemieszczania przycisku, obok kursora pojawia się ikona przedstawiająca miniaturę tabeli z zaznaczonym niebieskim kolorem: wierszem, kolumną lub obszarem wartości. Przycisk waluty przemieszczamy do momentu, gdy zaznaczona będzie kolumna.

2. Uchwycić przycisk i przemieszczać w prawo i w górę, do momentu, gdy w ikonie tabeli zaznaczony będzie wiersz.

3. W efekcie powinna pojawić się tabela przestawna o zmienionej orientacji. (rys. 11.9)

Rysunek 11.9. Zmiana orientacji tabeli

Ćwiczenie 11.4.

Dołączyć do tabeli dane dotyczące skupu oraz wyświetlanie wartości z podziałem na kantory.

1. Z paska narzędzi Tabela przestawna przeciągnąć przycisk Skup wartość w obszar wartości tabeli lub na przycisk Suma: Sprzedaż wartość.

Rysunek 11.10. Pasek narzędzi Tabela przestawna z przyciskami reprezentującymi wszystkie pola bazy danych

Ikona tabeli obok kursora powinna tym razem mieć niebieski obszar wartości.

2. Możliwość wyświetlania wartości z podziałem na kantory można uzyskać dołączając nowe pole do tabeli przestawnej – pole Kantor w obszar Strony.

3. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy w obszarze tabeli przestawnej wywoła menu kontekstowe, z którego należy wybrać funkcję Kreator...





Strona 48 z 61

4. Pojawi się okno dialogowe Kreator tabel przestawnych krok 3 z 3, w którym należy wybrać przycisk Układ...

5. W oknie dialogowym Układ przycisk Kantor przeciągnąć w obszar Strona i zatwierdzić zmiany OK i dalej Zakończ.

6. Efektem jest zmodyfikowana tabela przestawna, która ułatwia analizę danych skupu i sprzedaży oraz umożliwia zastosowanie filtra (wybór kantoru).

Rysunek 11.11. Tabela z dodanym polem strony i wartością skupu

Usunięcie pola z tabeli przestawnej można uzyskać ściągając myszką z tabeli odpowiadający mu przycisk. Jeśli jednak przycisk pola jest niewidoczny - na rys. 11.11 Skup wartość, Sprzedaż wartość nie są reprezentowane przez przyciski - należy skorzystać z okna Kreatora i ściągnąć odpowiedni przycisk z diagramu tabeli.

Liczby w tabeli są sformatowane z zastosowaniem formatu ogólnego, który jak widać na rys. 11.11 nie wpływa korzystnie na czytelność prezentowanych wartości.

Liczby w tabeli można formatować na dwa sposoby: korzystając z funkcji Autoformatowanie z menu Format lub tworząc własny format liczbowy.

Ćwiczenie 11.5

Zastosować własny format prezentujący liczby z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Ponieważ w zakresie Dane znajdują się dwa pola Sprzedaż wartość i Skup wartość formatowanie liczb należy przeprowadzić dla każdego z nich oddzielnie.

1. Zaznaczyć dowolną komórkę należącą do pola Sprzedaż wartość np. komórkę o adresie C5, kliknąć na niej prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu podręcznego funkcję Ustawienia pola...

2. W oknie dialogowym Pole tabeli przestawnej kliknąć przycisk Liczby





Strona 49 z 61

Rysunek 11.12. Menu podręczne tabeli przestawnej

3. W oknie Formatuj komórki wybrać kategorię Liczbowe i ustawić 2 miejsca dziesiętne. Zatwierdzić przyciskiem OK. W ten sposób wszystkie wartości liczbowe pola Sprzedaż wartość przyjmą ustalony format.

Rysunek 11.13. Formatowanie licz

4. Zaznaczyć dowolną komórkę należącą do pola Skup wartość np. komórkę o adresie C6 i wykonać jeszcze raz działania opisane powyżej. Wszystkie wartości z pola Skup wartość przyjmą ustalony, jednolity format liczbowy.

Po sformatowaniu liczb w sposób opisany w ćwiczeniu 11.5, Excel zachowa ten sam format w przypadku zmian struktury tabeli przestawnej. Jeśli liczby zostaną sformatowane w tradycyjny sposób z menu Format-Komórki, po przekształceniu tabeli zostanie ponownie wprowadzony format ogólny i formatowanie trzeba będzie przeprowadzać ponownie.

Ćwiczenie 11.6

Poprawnie skonstruowana tabela przestawna daje możliwość wyświetlania różnego poziomu dokładności informacji, co ułatwia wszelkiego rodzaju analizy i porównania.

Wyświetlić w tabeli, dane dotyczące skupu i sprzedaży marki niemieckiej w kantorze A w poniedziałek i piątek (2001-05-04 i 2001-05-08).

1. Rozwinąć listę Kantor i zaznaczyć Kantor A (rys. 11.14).





Strona 50 z 61

Rysunek 11.15. Listy wyboru Waluty i Daty

2. W podobny sposób rozwinąć listę Waluta, wyłączyć wszystkie oprócz marki niemieckiej oraz listę Data i pozostawić włączone 2001-05-04 i 2001-05-08.

3. W efekcie powinna pojawić się tabela przestawna przedstawiająca tylko oczekiwane wartości.

Rysunek 11.16. Tabela przestawna z ograniczonym wyświetlaniem informacji

Ćwiczenie 11.7

Wyłączyć wyświetlanie sumowania wierszy i kolumn. W tym zestawieniu te wartości są zbędne.

1. Zaznaczyć dowolną komórkę tabeli. Kliknąć na niej prawym przyciskiem myszy.

Przycisk listy rozwijalnej

Rysunek 11.14. Lista wyboru kantoru





Strona 51 z 61

2. Z menu podręcznego wybrać Opcje tabeli...

3. W oknie dialogowym Opcje tabeli przestawnej wyłączyć opcje Sumy całkowite kolumn oraz Sumy całkowite wierszy. Zatwierdzić OK.

Rysunek 11.18. Dane poddane filtrowaniu

Teraz można porównać jak z rozbudowanej tabeli danych, widocznej na rysunku 11.2 drogą kolejnych zawężeń otrzymać tabelę prezentującą tylko dane poddawane bieżącej analizie – rysunek 11.18.

Dodatkowe funkcje tabel przestawnych

Oprócz zmiany funkcji podsumowującej (rys. 11.7), kreator tabel przestawnych umożliwia również prowadzenie innego rodzaju obliczeń np. można szybko określić, jaki procent skupu wszystkich walut w całym tygodniu stanowiły wartości skupu w poszczególnych dniach.

Ćwiczenie 11.8

Określić procentowy udział skupu walut w poszczególnych dniach w odniesieniu do skupu ogółem w tygodniu.

1. Rozwinąć listę wyboru Waluta – włączyć wszystkie opcje.

2. Rozwinąć listę wyboru Data – włączyć wszystkie opcje.





Strona 52 z 61

3. Rozwinąć listę wyboru Kantor – włączyć opcję Wszystkie.

4. Rozwinąć listę wyboru Dane – wyłączyć opcję Suma: Sprzedaż wartość.

5. Włączyć sumowanie kolumn i wierszy – kliknąć prawym przyciskiem dowolną komórkę tabeli, z menu podręcznego wybrać Opcje tabeli..., zaznaczyć opcje: Sumy całkowite kolumn, Sumy całkowite wierszy. W efekcie tabela powinna wyglądać tak, jak na rys. 11.19.

Rysunek 11.19

6. Kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolną komórkę tabeli, z menu podręcznego wybrać funkcję Ustawienia pola...

7. W oknie dialogowym Pole tabeli przestawnej wybrać przycisk Opcje>>.

8. Rozwinąć listę Pokaż dane jako: i wybrać pozycję % wiersza.

Rysunek 11.20. Opcje pola tabeli przestawnej

Ćwiczenie 11.9

Excel pozwala użytkownikowi tworzyć w raportach tabel przestawnych niestandardowe formuły, w oparciu o istniejące pola i elementy. Jeśli na przykład okazuje się, że skup walut przewyższa oczekiwane wartości, można spróbować ograniczyć go o 10% i sprawdzić, czy przyniesie to oczekiwane rezultaty.

Wprowadzić do tabeli dodatkowe pole obliczeniowe o nazwie Prognoza, dające możliwość porównania bieżącej wartości skupu ze skupem ograniczonym do 90%.





Strona 53 z 61

1. Zmienić opcje wyświetlania pól na normalne (Ustawienia pola – Opcje - Pokaż dane jako: Normalne). – KLIKAMY NA CZESCI DANE…

2. Kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolną komórkę tabeli, z menu kontekstowego wybrać Formuły i dalej Pole obliczeniowe...

3. Wprowadzić w pole Nazwa: nazwę Prognoza.

4. Odszukać na liście Pola: nazwę Skup wartość, zaznaczyć ją i wybrać przycisk Wstaw pole. W ten sposób do pola Formuła po znaku = zostanie wstawiona nazwa ‘Skup wartość’. Dopisać do tworzonej formuły *90%.

Rysunek 11.21. Okno dialogowe Wstaw pole obliczeniowe

5. Ustawienia powinny być takie, jak na rys. 11.21

6. Wybrać przycisk Dodaj, a następnie OK.

7. Do tabeli zostanie dodane nowe pole Prognoza (rys. 11.22), którego wartości są wynikiem działania utworzonej formuły.

W czasie pracy z tabelą można tworzyć wiele formuł, wyświetlając tylko te, które w bieżącym raporcie są niezbędne.

Usunięcie formuły z raportu następuje po wybraniu jej nazwy i przycisku Usuń w oknie dialogowym Wstaw pole obliczeniowe (rys. 11.21).

Rysunek 11.22. Dodatkowe pole obliczeniowe Prognoza





Strona 54 z 61

Gdy element obliczeniowy zostaje utworzony, formuła jest taka sama dla wszystkich pól, wierszy, stron i kolumn w obszarze danych raportu tabeli przestawnej, dlatego zmiany związane z wyborem elementu tablicy nie deformują pola obliczeniowego.

Wykresy przestawne

W najnowszej wersji Excela istnieje możliwość tworzenia wykresu przestawnego dla już utworzonej tabeli lub tworzenie równolegle wykresu z tabelą (rys. 11.3). Wykresy te nie mogą istnieć samodzielnie i są sprzężone z tabelą, każda zmiana w tabeli jest natychmiast odzwierciedlana na wykresie.

Standardowo w nowym arkuszu tworzony jest skumulowany wykres kolumnowy, w którym pola wierszy tabeli są polami kategorii na osi X, pola kolumn – seriami danych opisanymi w legendzie, pola stron zachowują funkcję filtrów, a wartości pola danych są odkładane na osi Y.

Ćwiczenie 11.10

Utworzyć wykres przestawny dla tabeli widocznej na rys. 11.22

1. Uaktywnić dowolną komórkę w tabeli przestawnej.

2. Kliknąć prawym przyciskiem myszy, wywołując menu podręczne – wybrać z niego funkcję Wykres przestawny lub wybrać z paska narzędzi Tabela przestawna przycisk Kreator wykresów (rys. 11.23).





Strona 55 z 61

3. W ten sposób do skoroszytu zostanie dodany nowy arkusz o nazwie Wykres1 z wykresem przestawnym. Widoczne są na nim przyciski list rozwijalnych, które pozwalają modyfikować wykres przestawny z równoczesnym odzwierciedleniem tych zmian w sprzężonej z nim tabeli.

Rysunek 11.24. Wykres przestawny

Ćwiczenie 11.12

Usunąć z wykresu pole Prognoza, zmienić orientację wykresu tak, aby na osi wartości X pojawiły się dni tygodnia a w legendzie waluty.

Aby obserwować zmiany zachodzące w układzie tabeli w czasie zmian konstrukcji wykresu, wyświetlić na ekranie jednocześnie okno tabeli i wykresu.

1. W menu Okno wybrać funkcję Nowe okno. Po ponownym otwarciu menu Okno będą widoczne nazwy plików: Tabela przestawna.xls:1 oraz Tabela przestawna.xls:2

2. Rozmieścić ich okna sąsiadująco w poziomie – wybrać z menu Okno – Rozmieść... – w oknie dialogowym Rozmieść okna – zaznaczyć opcję Poziomo. Efekt powinien być podobny do układu na rys. 11.25

Rysunek 11.25. Rozmieszczenie okna wykresu i tabeli

3. Rozwinąć na wykresie listę Dane, wyłączyć opcję Prognoza.

4. Przeciągnąć przycisk Waluta w obszar legendy.

5. Przeciągnąć przycisk Data w obszar osi kategorii X.

6. Efekt zmian powinien być widoczny w arkuszu wykresu i arkuszu tabeli.





Strona 56 z 61

Rysunek 11.26. Modyfikacja wykresu i tabeli przestawnej





Strona 57 z 61

9. Wprowadzenie do Makr.

Nagrywanie i przypisywanie makr.

W tym rozdziale zostaną omówione podstawowe funkcje związane z makrami. Narzędzia te dostępne są na wstążce „Widok” w grupie makra.

Makra są to niewielkie programy tworzone w języku Microsoft Visual Basic. Funkcja ta występuje we wszystkich aplikacjach z rodziny Office. Jej zadaniem jest tworzenie nowej funkcjonalności programu. W grupie Makra został udostępniony tylko jedne przycisk. Zawiera on narzędzia do zarządzania makrami oraz kodem języka Visual Basic.

Przycisk uruchomiający makra





Strona 58 z 61

Należy pamiętać że w przeciwieństwie do innych aplikacji pakietu Office, w tym wydaniu zrezygnowano z tzw. rejestratora makr. W Power Poincie 2007 tworzyć je możemy wyłącznie przez pisanie skryptów programowych bezpośrednio kodem w udostępnionym edytorze języka Visual Basic.

Użytkownicy, którzy mają doświadczenie z programem Visual Basic mogą aktywować kartę „Deweloper”.

Aby ją aktywować należy wybrać opcję programu Power Point, następnie w sekcji „Popularne” zaznaczyć tak jak na zdjęciu poniżej.

Po aktywowaniu tej funkcji pojawi się dodatkowa zakładka „Deweloper”. Poniże zdjęcie przedstawia zawartość jej.

Włączenie karty

Deweloper





Strona 59 z 61

Wstążkę karty „Deweloper” została podzielona na dwie grupy: Kod i Format.

Grupa

Zawiera narzędzia przeznaczone do rejestrowania i pracy z makrami

Format

W tej grupie możemy znaleźć komponenty wykorzystywane w pracy z językiem Visual Basic

Po kliknięciu ikony Visual Basic w zakładce „Deweloper” otwiera nam się okno w którym będziemy programować. Poniże zdjęcie pokazuje okno programu Visual Basic.





Strona 60 z 61





Strona 61 z 61

10. Skróty klawiszowe EXCEL

CTRL+C kopiuj

CTRL+V Wklej

CTRL+X Wytnij

CTRL + klawisz strzałki (odpowiednie w prawo, w lewo, w dół, w góre) – przenosi nas do

ostatniej kolumny (lub ostatniej użytej), ostatniego wiersza (ostatniego użytego)

CTRL+HOME – zawsze przenosi nas do pierwszej komórki w arkuszu

CTRL+END – do ostatniej wykorzystanej komórki (dokładnie przecięcia ostatniego

wykorzystanego wiersza z ostatnią wykorzystana kolumną)

CTRL+F4 Zamknij okno

ALT+F4 Koniec programu Excel

CTRL+1 Formatuj komórki

CTRL+B lub CTRL+2 Pogrubienie

CTRL+I lub CTRL+3 Kursywa

CTRL+U lub CTRL+4 Podkreślenie

CTRL+F3 Definiuje nazwę

SHIFT+F3 Wyświetla Kreatora funkcji

CTRL+O lub CTRL+F12 Otwórz

CTRL+P lub CTRL+SHIFT+F12 Drukuj

F12 Zapisz jako

CTRL+S lub SHIFT+F12 Zapisz

CTRL+0 (zero) Ukryj kolumny

CTRL+9 Ukryj wiersze

CTRL+SHIFT+( Odkryj wiersze

CTRL+SHIFT+) Odkryj kolumny

CTRL+H Zastąp

CTRL+F lub SHIFT+F5 Znajdź

CTRL+PAGE DOWN Następny arkusz skoroszytu

CTRL+PAGE UP Poprzedni arkusz skoroszytu

CTRL+C lub CTRL+Insert Kopiuj

CTRL+V lub SHIFT+Insert Wklej

CTRL+X lub SHIFT+Delete Wytnij

DEL Wyczyść zawartość (w arkuszach)

F2 Uaktywnia pasek formuły

SHIFT+F2 Edytuje notatkę komórki

ALT+= Wstawia formułę =SUMA()

ALT+ENTER Wstawia znak końca wiersza (pisz w nowej linii wewnątrz komórki)

F4 Powtarza ostatnie polecenie

ALT+BACKSPACE lub CTRL+Z Cofnij ostatnie polecenie

F4 W czasie edycji formuły zamienia adres względny na bezwzględny itd..

WROcomp Excel Zaawansowany - hs.dobrekadry.pl · Programu Excel oraz zakładkę Popularne, gdzie...

Documents

Transcript of WROcomp Excel Zaawansowany - hs.dobrekadry.pl · Programu Excel oraz zakładkę Popularne, gdzie...