portal.uw.edu.pl · Web viewWdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania. Raporty...

, Raportowanie Strona /

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzaniaRaporty niestandardowe KW

Obszar biznesowy COPS

Wersja 1.0


Spis Treści1 Ogólne zasady w raportowaniu................................................................................................... 4

1.1. Ekran wyboru.................................................................................................................................... 41.2. Wyświetlanie wyników.................................................................................................................. 91.3. Tworzenie i wybór wariantów.................................................................................................. 101.4. Drukowanie raportu..................................................................................................................... 121.5. Inne funcjonalności....................................................................................................................... 175.1.1. Rozwinięcie linii............................................................................................................................................175.1.2. Pokazanie w raporcie wartości różnych od zera............................................................................175.1.3. Export wartości do excela........................................................................................................................19

2 Raporty niestandardowe KW.....................................................................................................23

2.1. Sprawozdanie ze środków budżetowych...............................................................................232.2. Sprawozdanie ze środków budżetowych wg działów gospodarczych.........................272.3. Sprawozdanie z przychodów własnych..................................................................................312.4. Sprawozdanie z przychodów własnych wg działów gospodarczych............................352.5. Zbiorcze sprawozdanie z PW i Środków budżetowych.....................................................402.6. Zbiorcze sprawozdanie z PW i Środków budżetowych wg działów gospodarczych

432.7. Raport kosztów dla projektu..................................................................................................... 472.8. Raport projektów 501.................................................................................................................. 512.9. Raport projektów 500.................................................................................................................. 57

3 Historia dokumentu...................................................................................................................... 62


1 Ogólne zasady w raportowaniu

Prawie każdy raport wykonywany w SAP posiada ekran wyboru, wyświetla wyniki, pozwala na zapisanie wariantu i późniejszy jego wybór.

Ekran wyboru - to pierwszy ekran programu, na którym ustawia się kryteria wyboru pracowników. Kryteria wyboru mogą być różne dla różnych raportów, ale zasada ich obsługi jest standardowa dla wszystkich raportów.

1.1. Ekran wyboru

Ekran wyboru dla raportów kosztowych podzielony jest na kilka części. W zależności w jakim module wykonujemy raport ekrany mogą się nieznacznie różnić od siebie.

Pierwsza dotyczy okresu, oraz wersji dla jakiej wykonywany jest raport - wybierane są dane:

Należy podać zgodnie z potrzebą:

Obszar rachunku kosztów – stała UW01

Wersję planu – dla raportowania pozycji planowanych

Rok obrotowy raportowania

Okres od – do dla raportu.

Druga część – wybór – wybór obiektów do raportowania:


W systemie projektowym podajemy projekt do raportowania – obowiązkowe pole. W przypadku raportowania dla wszystkich projektów podajemy „*”.W kryteriach wyboru można podawać pojedyncze wartości - w tym celu uzupełnia się odpowiednie wpisy w białych kratkach lub można użyć przycisku

Okno wyboru wielokrotnegoWciśnięcie tego przycisku otwiera okno wyboru wielokrotnego:

Wybór wartości pojed. - podaje się kolejne wartości, np. kolejne numery MPK, elementów PSP itp., dla których wykonuje się raport.

Wybór przedziałów - podaje się przedział, np. numery projektów od 500-D110 do 500-D994, dla których ma być wykonany raport.


Wykluczanie wart. pojed. - pozwala na wykluczenie podanych wartości, np. wykonuje się raport dla wszystkich projektów, ale bez numeru 500-D111 - wówczas w tej zakładce wpisuje się wartość 500-D111.

Wykluczanie przedziałów - pozawala na wykluczenie przedziałów wartości, np. wykonuje się raport dla wszystkich projektów, ale bez przedziału 500-D200 do 500-D220, wówczas w tej zakładce podaje się przedział 500-D200 do 500-D220.

Opcje wyboru wielokrotnego - znaczenie ikon:

- Kopiowanie - przycisk konieczny do zatwierdzenia wpisów

- Kontrola wpisów (Enter) - przycisk używany do sprawdzenia poprawności wpisów

- Opracowanie opcji wyboru - przycisk, który uruchamia dodatkowe opcje wyboru w zależności od aktywnej zakładki, dla wyboru wartości pojedynczych i wyboru przedziału:


lub dla wykluczania:

- Wstawianie linii i Usuwanie linii wyboru - przyciski używane do wstawienia lub usunięcia linii w wyborze

- Całkowite usuwanie wyboru - przycisk usuwa wszystkie wpisy we wszystkich zakładkach wyboru wielokrotnego

- Import z pliku tekstowego - przycisk pozwala na wczytanie wartości z pliku tekstowego

- Odczyt ze schowka - przycisk zastępuje standardową opcję windows ctrl+v

- Zaniechanie - przycisk zamyka okno wyboru wielokrotnego.

Po wybraniu więcej niż jednej pozycji w wyborze przycisk zmienia swój

wygląd: .


Ograniczenia dynamiczneJeżeli konieczna jest zmiana kryteriów wyboru proponowanych w raporcie

można w tym celu użyć przycisku u góry ekranu.

Po lewej stronie znajdują się kryteria, z których można w danym raporcie skorzystać, po prawej widoczne są już używane.

Aby przenieść kryterium z możliwości wyboru do pól wyboru zaznacza się dane

kryterium i przy pomocy strzałki skierowanej w prawą stronę

W części ograniczenia dynamiczne pojawi się nowe pole:

Usunięcie pola można wykonać dwukrotnie klikając na to pole w lewej części ekranu


lub klikając na ikonę .

1.2. Wyświetlanie wynikówPo ustawieniu kryteriów wyboru należy uruchomić raport. Raporty uruchamia

się przyciskiem lub klawiszem F8.

W wyniku działania raportu otrzymuje się listę wyników, którą można sortować, zmieniać kolejność kolumn, usuwać, dodawać kolumny.

Do operacji na wynikach służą ikony:

- Sortowanie rosnące i malejące - przed użyciem któregoś z tych przycisków należy zaznaczyć kolumnę, wg której system ma posortować dane

- Ustawianie filtra - przycisk pozwala na ograniczenie wartości wyświetlanych do tych określonych w filtrowaniu

- Podgląd wydruku

- Przetwarzanie tekstu - przycisk pozwala na przeniesienie danych do korespondencji seryjnej w programie MS Word

- Plik lokalny - przycisk pozwala na zapisanie raportu do pliku lokalnego w wybranym formacie, np. xls, html

W Raportach pozycji pojedynczych możliwe jest zarządzanie wyglądem ekranu:

- Zmiana układu - przycisk pozwala na usuwanie zbędnych kolumn lub dodawanie kolumn


- Wybór układu - przycisk wyboru zapamiętanego układu wyświetlania

- Zapamiętanie układu - przycisk służy do zapamiętania bieżącego układu.

Zapamiętany układ może być ustawiony, jako widoczny dla innych użytkowników systemu lub jako własny układ.

Jeżeli nazwę układu poprzedza znak "/" - jest to układ widoczny dla wszystkich użytkowników, aby zapamiętać układ widoczny tylko dla swojego użytkownika, nazwa nie może być poprzedzona "/" oraz należy zaznaczyć opcję Specyf. dla użytk.

Jeśli zaznaczona zostanie opcja Ustaw. wstępne układ będzie się podpowiadał jako domyślny przy uruchamianiu transakcji raportu, w której został opracowany.

1.3. Tworzenie i wybór wariantów


Wariant raportu - to zapamiętany układ kryteriów wyboru, oznaczony specyficzną nazwą skróconą i opisem. Warianty tworzy się dla raportów w celu szybkiego ich wykonywania, szczególnie przy raportach często powtarzanych.

Po uzupełnieniu koniecznych kryteriów wyboru, określeniu układu, w jakim ma być wyświetlany dany raport można zapamiętać ustawienia raportu używając

przycisku w górnym menu raportu.

Podaje się nazwę wariantu i ponownie wciska się .

Teraz korzystając z ikony - odczyt wariantu zawsze będzie można wrócić do zapamiętanych ustawień:


1.4. Drukowanie raportuW przypadku gdy istnieje potrzeba wydrukowania raportu należy, po wykonaniu raportu wybrać z menu:

W oknie dialogowym wybieramy sposób drukowania:

- Bieżący raport - jeżeli chcemy wydrukować dane, które są widoczne na ekranie


- Wszystkie raporty wariantowania (w osobnych zleceniach spoola) - jeżeli mają być wydrukowane wszystkie raporty (dla wszystkich obiektów, dla których został uruchomiony raport) - tu MPK-i. W przypadku, gdy każdy raport ma być w tzw. spoolu. Spool jest to miejsce w systemie, do którego raport może być przeniesiony i wydrukowany, w przypadku, gdy chcemy wydrukować raport później.- Wszystkie raporty wariantowania (w osobnych zleceniach spoola) - jeżeli mają być wydrukowane wszystkie raporty (dla wszystkich obiektów, dla których został uruchomiony raport) - tu MPK-i. W przypadku, gdy każdy raport ma być w tzw. spoolu. Spool jest to miejsce w systemie, do którego raport może być przeniesiony i wydrukowany, w przypadku, gdy chcemy wydrukować raport później.Dwa ostatnie parametry nie mają znaczenia w przypadku księgowania bezpośredniego.

Po potwierdzeniu enterem luk po kliknięciu na ikonę otrzymamy wybór parametrów drukowania:

Wybieramy jedną z opcji:- Wydruk sformatowanego raportu (długość strony 65)- Wydruk niesformatowanego raportu (brak określonej długości strony)Niezależnie od wyboru przechodzimy dalej potwierdzając enterem lub klikając

na ikonę .Otrzymamy okno dialogowe:


Wybieramy drukarkę na którą ma odbyć się wydruk - po wpisaniu loc wydruk będzie wykonany na drukarkę lokalną (domyślną dla wydruków z komputera).Należy ustawić czas wydruku na "Natychmiast":

Przechodzimy do "Właściwości" klikając na przycisk


Klikamy dwukrotnie na "Formatowanie" w celu zmiany formatu wydruku:W dolnej części okna pojawi się sekcja do zmiany formatu:

Wybieramy X_PAPER - wydruk będzie dopasowany do wielkości strony.Jeżeli wydruk ma być wykonany bez kolorów to należy rozwinąć folder Zawartość wyprowadzania:


Klikamy dwukrotnie na parametr "Ukrywanie kolorów/cieniow":

Zaznaczamy parametr "Ukrywanie kolorów/cieniowań podczas wydruku":

Potwierdzamy enterem lub klikając na ikonę . Wracamy na ekran wyboru urządzenia do wydruku:


Potwierdzamy enterem lub klikając na ikonę . Wracamy na ekran wyboru urządzenia do wydruku:Pojawi się okno drukowania na komputerze:

Wydruk powinien być wykonany na wskazanym urządzeniu.


1.5. Inne funcjonalności

5.1.1. Rozwinięcie linii.

Rozwinięcie linii, przedstawienie elementów składających się na wartość, jest możliwe po kliknięciu na ikonkę znajdującą się obok linii:

5.1.2. Pokazanie w raporcie wartości różnych od zera


W celu ukrycia wierszy z wartością zero wybieramy z menu:

W oknie dialogowym:

Zaznaczamy parametr "Ukrycie wierszy zerowych" w części "Traktowanie linii zerowych"; "Wartość po odzyskaniu"

Potwierdzamy enterem lub klikając na ikonę . Wracamy na ekran wyboru urządzenia do wydruku:Otrzymujemy raport z ograniczoną ilością wierszy:


5.1.3. Export wartości do excelaPo wykonaniu raportu wybieramy z menu:


W części "Integracja MS Office" wybieramy:

MS Excel :

Potwierdzamy enterem lub klikając na ikonę .Raport zostanie wyświetlony w formie Excela:


Zapamiętanie pliku na twardym dysku możlowe przy wykorzystaniu opcji dostępnych w Excelu:


2 Raporty niestandardowe KW

2.1. Sprawozdanie ze środków budżetowych

Menu Menu SAP → Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → Controlling → Sprawozdanie ze środków budżetowych

Transakcja Y_ERD_40000003

Po wykonaniu transakcji otrzymujemy:

Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Obszar rachunku kosztów

Wprowadzona ręcznie

Obowiązkowe. Stała UW01

Rok obrotowy Wprowadzona ręcznie

Obowiązkowe. Rok wykonania raportu

Od okresu. Wprowadzona ręcznie

Obowiązkowe. Okres początkowy raportu


Obowiązkowe. Okres końcowy raportu

Typ wartości Wprowadzo Wprowadzamy wartość 60 w


Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

na ręcznie przypadku, gdy do raportu mają zostać uwzględnione księgowania wstępne. Jeżeli wybór nie będzie wprowadzony, to w raporcie będą wyłącznie dokumenty zaksięgowane.

Grupa MPK Wprowadzona ręcznie

Opcjonalnie

MPK od do Wprowadzona ręcznie

Opcjonalnie

Dział gospodarczy


Opcjonalnie

Dział gospodarczy od do


Opcjonalnie

Po dokonaniu wyboru kliknij przycisk lub klawisz funkcyjny F8.


W celu rozwinięcia linii klikamy na ikonę obok linii:Otrzymamy rozwiniętą linie z wyszczególnionymi kontami:

Kliknięcie na wartość w kolumnie Kwota pozwoli wybrać pozycje pojedyncze dla MPK:


Po wyborze raportu, dwukrotne kliknięcie na raport MPK: Rzecz. pozyc.....

Dodatkowe ustawienia możliwe po wyborze:


Zaznaczamy Tryb ekspertowy. Po tej zmianie możliwe jest odświerzanie raportu:

Opuścić raport klikając na przycisk .

2.2. Sprawozdanie ze środków budżetowych wg działów gospodarczych

Menu Menu SAP → Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → Controlling → Spraw.Śr.Budż. wg Działów Gosp.




Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz










Typ wartości Wprowadzona ręcznie

Wprowadzamy wartość 60 w przypadku, gdy do raportu mają zostać uwzględnione księgowania wstępne. Jeżeli wybór nie będzie wprowadzony, to w raporcie będą wyłącznie dokumenty zaksięgowane.

Dział Wprowadzo Opcjonalnie


Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

gospodarczy na ręcznie



Opcjonalnie

UWAGA:Podanie działu gospodarczego spowoduje, że na ekranie selekcji będą widoczne wyłącznie dane dla wybranych działów gospodarczych.




Kliknięcie na wartość w kolumnie Kwota pozwoli wybrać pozycje pojedyncze dla MPK:

Po wyborze raportu, dwukrotne kliknięcie na raport MPK: Rzecz. pozyc.....




2.3. Sprawozdanie z przychodów własnych

Menu Menu SAP → Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → Controlling → Sprawozdanie z przychodów własnych




Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz













Opcjonalnie


Opcjonalnie

Dział gospodarczy


Opcjonalnie



Opcjonalnie



2.4. Sprawozdanie z przychodów własnych wg działów gospodarczych

Menu Menu SAP → Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → Controlling → - Spraw.z przych. własnych wg DGosp




Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz





Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz









Dział gospodarczy


Opcjonalnie



Opcjonalnie



2.5. Zbiorcze sprawozdanie z PW i Środków budżetowych

Menu Menu SAP → Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → Controlling → Zbiorcze sprawozdanie z PW i Śr.Bud



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz





Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz










Opcjonalnie


Opcjonalnie

Dział gospodarczy


Opcjonalnie



Opcjonalnie



2.6. Zbiorcze sprawozdanie z PW i Środków budżetowych wg działów gospodarczych

Menu Menu SAP → Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → Controlling → - Zbiorcze .sprawozdanie wg Dz. Gosp.




Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz












Dział gospodarczy


Opcjonalnie

Dział gospodarczy od


Opcjonalnie


Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

do





2.7. Raport kosztów dla projektu

Menu Menu SAP → Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → Controlling → Raport kosztów dla projektu

Transakcja ZFI_KWPROJEKT

Raport przedstawia przegląd kosztów dla projektu lub projektów w horyzoncie czasu 5 lat z podsumowaniem. W raporcie można wybrać dowolną grupę rodzajów kosztów pozwalającą na analizę zebranych wartości. Do analizy kosztów można wykorzystać grupę R_KOSZTY, do analizy wyniku R_WYNIK. Można wykorzystać dowolną utworzoną w systemie grupę rodzajów kosztów.



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Projekt Nr projektu Nr projektu do raportu

Element PSPPozostawiamy puste

Pozostawiamy puste lub wprowadzamy element PSP do raportu

Sieć/ZleceniePozostawiamy puste

CzynnośćPozostawiamy puste

Materiał w sieciPozostawiamy puste


Obowiązkowe. Rok początkowy wykonania raportu



Grupa rodzajów kosztów


Wprowadzamy grupę rodzajów kosztów, która zawiera te elementy, które mają być analizowane

Rodzaj kosztów od do


Opcjonalnie


Kliknięcie na wartość w kolumnie roku pozwoli wybrać pozycje pojedyncze dla projektu:

Po wyborze raportu, dwukrotne kliknięcie na raport Pozycje pojedyncze kosztów rzecz. projektów

2.8. Raport projektów 501

Menu Menu SAP → Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → Controlling → Raport projektów 501




Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Definicja projektu


Do wprowadzenia w przypadku ograniczenia raportowania

Klasyfikacja budżetowa


Dodatkowy parametr wyboru, jeżeli mają być przedstawione w raporcie


Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

elementy PSP z konkretną klasyfikacją budżetową to należy wprowadzony zakres zmienić

Obszar funkcjonalny


Możliwa zmiana i wybór konkretnych rodzajów działalności ze źródłem finansowania

Dział gospodarczy


Możliwa zmiana i wybór konkretnych działów gospodarczych







Brak zmian w parametrach wyboru zakończy się wyborem wszystkich elementów PSP.



W poszczególnych kolumnach mamy:Prz_podst - przychody podstawowe dla projektówPrz_finans - przychody finansoweK_bezp - koszty bezpośrednie - zakres kont zespołu 4*K_wydział - naliczone w okresie koszty wydziałoweK_ogólnou - naliczone w okresie koszty ogólnouczelnianeKoszt własny - suma K_bezp; K_wydział; K_ogólnouK_WŁ_OW - koszt własny obrotów wewnętrznychRazem KW - suma Koszt własny; K_WŁ_OWK_Kwal - wartości zebrane na kontach 756*Zysk/Strata - różnica między przychodami a kosztem własnym i K_KwalRoboty w toku - wyliczona wartość robót w tokuPoszczególne kolumny można rozszerzyć w celu uzyskania dłuższego opisu:

Podsumowanie można wykonać po Dziale gospodarczym:


po naciśnięciu klawisza sum pośrednich

Tak jak w raporcie pozycji pojedynczych możliwe jest utworzenie sum pośrednich wg np. działu gospodarczego i projektu:


W raporcie można również wykonać sumę wg kategorii budżetowej:

Po naciśnięciu klawisza możliwy jest przegląd w postaci tabeli Excel:

Opuszczenie raportu po naciśnięciu klawisza .


2.9. Raport projektów 500

Menu Menu SAP → Rachunkowość → System projektowy → System informacyjny → Controlling → Raport projektów 500



Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Definicja Wprowadzo Do wprowadzenia w przypadku


Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

projektu na ręcznie ograniczenia raportowania

Klasyfikacja budżetowa


Dodatkowy parametr wyboru, jeżeli mają być przedstawione w raporcie elementy PSP z konkretną klasyfikacją budżetową to należy wprowadzony zakres zmienić

Obszar funkcjonalny


Możliwa zmiana i wybór konkretnych rodzajów działalności ze źródłem finansowania

Dział gospodarczy


Możliwa zmiana i wybór konkretnych działów gospodarczych







Brak zmian w parametrach wyboru zakończy się wyborem wszystkich elementów PSP.



W poszczególnych kolumnach mamy:Prz_podst - przychody podstawowe dla projektówPrz_finans - przychody finansoweŚw.wewn - wartości zarejestrowane na koncie 4200200000K_bezp - koszty bezpośrednie - zakres kont zespołu 4*K_wydział - naliczone w okresie koszty wydziałoweK_ogólnou - naliczone w okresie koszty ogólnouczelnianeKoszt własny - suma K_bezp; K_wydział; K_ogólnouK_WŁ_OW - koszt własny obrotów wewnętrznych - 4200200000Kw_poz_OW - pozostały KW obrotów wewnętrznychRazem KW - suma Koszt własny; K_WŁ_OW; K_Kwal - wartości zebrane na kontach 756*Zysk/Strata - różnica między przychodami a kosztem własnym i K_KwalRoboty w toku - wyliczona wartość robót w tokuPoszczególne kolumny można rozszerzyć w celu uzyskania dłuższego opisu:

Podsumowanie można wykonać po Dziale gospodarczym:


po naciśnięciu klawisza sum pośrednich

Tak jak w raporcie pozycji pojedynczych możliwe jest utworzenie sum pośrednich wg np. działu gospodarczego i projektu:

W raporcie można również wykonać sumę wg kategorii budżetowej:

Po naciśnięciu klawisza możliwy jest przegląd w postaci tabeli Excel:


Opuszczenie raportu po naciśnięciu klawisza


3 Historia dokumentu

Data Autor Wersja Opis2015-10-20

Tomasz Maroń V 1.0 Wersja wstępna

2015-10-29

Tomasz Maroń V 1.0 Po uwagach z dnia 23-10-2015

2015-11-13

Tomasz Maroń V 1.0 Uzupełnienie o transakcję ZFI_KOSZTY

2015-12-22

Tomasz Maroń V 1.0 Uzupełnienie o dodatkowe raporty

portal.uw.edu.pl · Web viewWdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania. Raporty...

Documents

Transcript of portal.uw.edu.pl · Web viewWdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania. Raporty...