Podręcznik użytkownika - moduł COPS · Web viewPo naciśnięciu tego klawisza tabela będzie...

, Administracja systemem Strona /

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzaniaTworzenie nowych jednostek organizacyjnych – administracja systemem

Obszar biznesowy COPS

Wersja 1.0


Spis TreściWdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania..........................................................................1

Tworzenie nowych jednostek organizacyjnych – administracja systemem ...........1

1 Tworzenie nowych jednostek organizacyjnych.....................................................................3

1.1 Operacje konfiguracyjne................................................................................................................ 41.1.1 Tworzenie działu gospodarczego.................................................................................................................4

1.2 Operacje dodatkowe do wykonania na systemach...............................................................81.2.1 Tworzenie nowych MPK-ów...........................................................................................................................81.2.2 Tworzenie zleceń kosztów ogólnouczelnianych i wydziałowych...................................................81.2.3 Tworzenie pozycji głównej i pozycji programu inwestycyjnego....................................................81.2.4 Tworzenie elementów PSP administracyjnych – działalność dydaktyczna...............................81.2.5 Tworzenie elementów PSP administracyjnych – działalność pomocnicza................................91.2.6 Tworzenie elementów PSP administracyjnych – działalność socjalna........................................91.2.7 Tworzenie elementów PSP administracyjnych – koszty ogólnouczelniane...............................91.2.8 Tworzenie elementów PSP z dla pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych – Edytor projektu..................................................................................................................................................................... 91.2.9 Tworzenie elementów PSP technicznych...............................................................................................151.2.10 Tworzenie elementów PSP z dla funduszy 855 – Edytor projektu........................................151.2.11 Korekta raportów opartych na jednostkach organizacyjnych.................................................20

2 Historia dokumentu...................................................................................................................... 27


1 Tworzenie nowych jednostek organizacyjnych

Utworzenie nowych jednostek organizacyjnych wiąże się z koniecznością uzupełnienia odpowiednich ustawień konfiguracyjnym, zanim wprowadzi się zmiany w danych podstawowych w systemie SAP w przypadku powstania nowego działu gospodarczego. W przypadku, gdy nowa jednostka organizacyjna jest tworzona w ramach istniejącego działu gospodarczego, wszystkie operacje wykonywane są na docelowym systemie.W ramach tworzenia nowego wydziału należy wykonać następujące czynności konfiguracyjne:

Tworzenie działu gospodarczego Tworzenie odpowiednich danych w obszarze gospodarki materiałowej -

MM Tworzenie odpowiednich danych w obszarze sprzedaży - SD

Po wykonaniu powyższych czynności można uzupełnić odpowiednie dane podstawowe. W pierwszej kolejności należy wprowadzić nowe MPK, skorygować struktury programów inwestycyjnych. Po wykonaniu tych kroków można tworzyć projekty administracyjne. Pozostałe projekty należy tworzyć w razie potrzeb.

Operacja do wykonania

Kod transakcji System Cel

Utworzenie nowego działu gospodarczego

Konfiguracyjny,

Przygotowanie danych do konfiguracji

Tworzenie MPK-ów

KS01 Testowy,Produkcyjny

Przygotowanie systemu do działania

Tworzenie zleceń kosztów ogólnouczelnianych i wydziałowych

KO01 Testowy,Produkcyjny


Tworzenie pozycji głównej i pozycji programu inwestycyjnego

IM11 Testowy,Produkcyjny


Tworzenie elementów PSP administracyjnych – działalność dydaktyczna

CJ20N Testowy,Produkcyjny


Tworzenie elementów PSP

CJ20N Testowy, Przygotowanie systemu do


Operacja do wykonania

Kod transakcji System Cel

administracyjnych – działalność pomocnicza

Produkcyjny działania

Tworzenie elementów PSP administracyjnych – działalność socjalna



Tworzenie elementów PSP administracyjnych – koszty ogólnouczelniane



Tworzenie elementów PSP do księgowanie pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych



Tworzenie elementów PSP technicznych



Korekta raportów opartych na jednostkach organizacyjnych

GRR2 Testowy,Produkcyjny

Przygotowanie systemów do działania

1.1 Operacje konfiguracyjneOperacje do wykonania na systemie konfiguracyjnym, które są przenoszone na kolejne systemy przez system transportowy.

1.1.1 Tworzenie działu gospodarczegoTworzenie działu gospodarczego jest transakcją konfiguracyjną.

Należy wykonać transakcję SPRO a następnie przy wykorzystaniu poniższej ścieżki przejść do właściwej transakcji.Menu SAP Przewodnik wdrożenia dla konfiguracji Struktura

przedsiębiorstwa Definicja Rachunkowość finansowa Definiowanie działu gospodarczego

Transakcja -


Po uruchomieniu transakcji otrzymujemy:

Należy wprowadzić nowe wpisy klikając na klawisz . Po naciśnięciu tego klawisza tabela będzie gotowa do wprowadzenia nowych kluczy rozgraniczenia:


Wprowadzamy nowy dział gospodarczy: Dział gospodarczy – cztery znaki na oznaczenie techniczne np. D111 Oznaczenie – opisowa nazwa działu gospodarczego – maksymalnie 40

znaków.

Po wprowadzeniu wpisów zapamiętać klikając na przycisk lub CTRL+S.

Z uwagi na to, że jest to transakcja konfiguracyjna należy wprowadzić dodatkowe informacje dotyczące przeniesienia zmian na system testowy i produkcyjny. Tzn. wybrać lub utworzyć zlecenie transportowe.

Jeżeli takie zlecenie zostało wcześniej utworzone to będzie ustawione domyślnie:

Wystarczy potwierdzić wybór klikając na ikonę lub Enter.Jeżeli takiego zlecenia nie ma, albo chcemy przenieść te zmiany w innym transporcie to należy utworzyć nowe zlecenie:


Postępować zgodnie z ogólną procedurą tworzenia zleceń transportowych dla ustawień konfiguracyjnych.

Utworzyć nowy transport po kliknięciu na klawisz

Wpisać nazwę opisować transportu (COPS: OPIS)

Po wprowadzeniu wpisów zapamiętać klikając na przycisk lub CTRL+S. Zostanie utworzone nowe zlecenie transportowe.

Potwierdzić wybór klikając na ikonę lub Enter.W dolnej części ekranu pojawi się komunikat:


W celu zakończenia operacji wykorzystać przyciski - Powrót, Koniec, Zaniechanie.

1.2 Operacje dodatkowe do wykonania na systemach Operacje te należy wykonać na systemach docelowych (testowy, produkcyjny).

1.2.1 Tworzenie nowych MPK-ów

Szczegóły w instrukcji: COPS001_Edycja danych podstawowych MPKAdres:https://sap.sharepoint.uw.edu.pl/_layouts/15/WopiFrame.aspx?sourcedoc=/Dokumentacja%20uytkownika/Kontroling%20Podr%C4%99cznik%20u%C5%BCytkownika%20-%20COPS/COPS001_Edycja%20danych%20podstawowych%20MPK.docx&action=default

1.2.2 Tworzenie zleceń kosztów ogólnouczelnianych i wydziałowych

Szczegóły w instrukcji: COPS004_Edycja danych podstawowych zleceń wewnętrznych

Adres:https://sap.sharepoint.uw.edu.pl/_layouts/15/WopiFrame.aspx?sourcedoc=/Dokumentacja%20uytkownika/Kontroling%20Podr%C4%99cznik%20u%C5%BCytkownika%20-%20COPS/COPS004_Edycja%20danych%20podstawowych%20zlece%C5%84%20wewn%C4%99trznych.docx&action=default

1.2.3 Tworzenie pozycji głównej i pozycji programu inwestycyjnegoSzczegóły w instrukcji:COPS011_Obsługa danych podst programu inwestycyjnego pozycje

Adres:https://sap.sharepoint.uw.edu.pl/_layouts/15/WopiFrame.aspx?sourcedoc=/Dokumentacja%20uytkownika/Kontroling%20Podr%C4%99cznik%20u%C5%BCytkownika%20-%20COPS/COPS011_Obs%C5%82uga%20danych%20podst%20programu%20inwestycyjnego%20pozycje.docx&action=default

1.2.4 Tworzenie elementów PSP administracyjnych – działalność dydaktycznaSzczegóły w instrukcji:COPS013_Obsługa_danych_podst_PS_NPK

https://sap.sharepoint.uw.edu.pl/Dokumentacja%20uytkownika/Kontroling%20Podr%C4%99cznik%20u%C5%BCytkownika%20-%20COPS/COPS013_Obs%C5%82uga_danych_podst_PS_NPK.docx

https://sap.sharepoint.uw.edu.pl/_layouts/15/WopiFrame.aspx?sourcedoc=/Dokumentacja%20uytkownika/Kontroling%20Podr%C4%99cznik%20u%C5%BCytkownika%20-%20COPS/COPS011_Obs%C5%82uga%20danych%20podst%20programu%20inwestycyjnego%20pozycje.docx&action=default



https://sap.sharepoint.uw.edu.pl/Dokumentacja%20uytkownika/Kontroling%20Podr%C4%99cznik%20u%C5%BCytkownika%20-%20COPS/COPS011_Obs%C5%82uga%20danych%20podst%20programu%20inwestycyjnego%20pozycje.docx

https://sap.sharepoint.uw.edu.pl/_layouts/15/WopiFrame.aspx?sourcedoc=/Dokumentacja%20uytkownika/Kontroling%20Podr%C4%99cznik%20u%C5%BCytkownika%20-%20COPS/COPS004_Edycja%20danych%20podstawowych%20zlece%C5%84%20wewn%C4%99trznych.docx&action=default



https://sap.sharepoint.uw.edu.pl/Dokumentacja%20uytkownika/Kontroling%20Podr%C4%99cznik%20u%C5%BCytkownika%20-%20COPS/COPS004_Edycja%20danych%20podstawowych%20zlece%C5%84%20wewn%C4%99trznych.docx

https://sap.sharepoint.uw.edu.pl/_layouts/15/WopiFrame.aspx?sourcedoc=/Dokumentacja%20uytkownika/Kontroling%20Podr%C4%99cznik%20u%C5%BCytkownika%20-%20COPS/COPS001_Edycja%20danych%20podstawowych%20MPK.docx&action=default



https://sap.sharepoint.uw.edu.pl/Dokumentacja%20uytkownika/Kontroling%20Podr%C4%99cznik%20u%C5%BCytkownika%20-%20COPS/COPS001_Edycja%20danych%20podstawowych%20MPK.docx


Adres:https://sap.sharepoint.uw.edu.pl/_layouts/15/WopiFrame.aspx?sourcedoc=/Dokumentacja%20uytkownika/Kontroling%20Podr%C4%99cznik%20u%C5%BCytkownika%20-%20COPS/COPS013_Obs%C5%82uga_danych_podst_PS_NPK.docx&action=default

1.2.5 Tworzenie elementów PSP administracyjnych – działalność pomocniczaSzczegóły w instrukcji:COPS013_Obsługa_danych_podst_PS_NPK


1.2.6 Tworzenie elementów PSP administracyjnych – działalność socjalna

Szczegóły w instrukcji:COPS013_Obsługa_danych_podst_PS_NPK


1.2.7 Tworzenie elementów PSP administracyjnych – koszty ogólnouczelniane

Szczegóły w instrukcji:COPS013_Obsługa_danych_podst_PS_NPK


https://sap.sharepoint.uw.edu.pl/_layouts/15/WopiFrame.aspx?sourcedoc=/Dokumentacja%20uytkownika/Kontroling%20Podr%C4%99cznik%20u%C5%BCytkownika%20-%20COPS/COPS013_Obs%C5%82uga_danych_podst_PS_NPK.docx&action=default
















1.2.8 Tworzenie elementów PSP z dla pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych – Edytor projektu

Menu Rachunkowość → System projektowy → Projekt → Edytor projektu

Transakcja CJ20n

Aby otworzyć projekt, do którego będzie dodawany element PSP, należy kliknąć

ikonę lub kombinację klawiszy Alt + R + O i w oknie, które się pojawi wybrać nr projektu, do którego nowy element PSP ma zostać dodany.


Kliknąć Enter lub

Przechodzimy do tworzenia pierwszego elementu PSP dla jednostki organizacyjnej klikając na ikonę


Wyszukujemy elementu PSP dla działu gospodarczego MPK. W przypadku zupełnie nowego wydziału należy dodać główny element PSP dla działu gospodarczego. W tym celu klikamy na linię za którą ma być utworzony nowy

element PSP:

Następnie wprowadzamy nowa linię klikając na przycisk :

Dodajemy nowy element PSP dla działu gospodarczego (numer składa się z 7XX-DXXX gdzie DXXX – identyfikator działu gospdarczego):


Klikamy dwukrotnie na nowy element PSP:

Wprowadzamy nr głównego MPK w polu „MPK zamawiający”:


Dla każdego działu gospodarczego tyle elementów PSP ile MPK-ów w tym dziale. W przypadku nowego MPK w dziale gospodarczym dodajemy odpowiedni element PSP. Można to zrobić dwoma powyżej wskazanymi metodami.

W celu przejścia do przeglądu elementów PSP należy kliknąć dwukrotnie na

projekt oznaczony ikoną :

Następnie kliknąć na ikonę przeglądu

Zaznaczamy linię przed którą tworzymy element PSP:

i klikamy na ikonę


Wprowadzamy numer elementu PSP składającego się z poprzedniego poziomu oraz numeru MPK:

Należy pamiętać aby w kolumnie poziom wprowadzić 2.

Przechodzimy do zakładki łącznie:


Wprowadzamy nowy MPK i identyfikator działu gospodarczego:

Po wprowadzeniu danych potwierdzamy wykonane czynności enterem. I uzupełniamy kolejny element PSP aż do otrzymania pełnej struktury.

Po zakończeniu wprowadzania należy nacisnąć ikonę lub nacisnąć klawisz Ctrl + S, lub rozpocząć dodawanie nowego elementu PSP.

Otrzymamy komunikat:

1.2.9 Tworzenie elementów PSP technicznych

1.2.10 Tworzenie elementów PSP z dla funduszy 855 – Edytor projektu

Menu Rachunkowość → System projektowy → Projekt → Edytor projektu

Transakcja CJ20n


Aby otworzyć projekt, do którego będzie dodawany element PSP, należy kliknąć

ikonę lub kombinację klawiszy Alt + R + O i w oknie, które się pojawi wybrać nr projektu, do którego nowy element PSP ma zostać dodany.


Kliknąć Enter lub

Przechodzimy do tworzenia pierwszego elementu PSP dla jednostki organizacyjnej klikając na ikonę

Wyszukujemy elementu PSP dla działu gospodarczego MPK. W przypadku zupełnie nowego wydziału należy dodać główny element PSP dla działu gospodarczego. W tym celu klikamy na linię za którą ma być utworzony nowy


element PSP:

Następnie wprowadzamy nowa linię klikając na przycisk :

Dodajemy nowy element PSP dla działu gospodarczego (numer składa się z 7XX-DXXX gdzie DXXX – identyfikator działu gospdarczego):


Przechodzimy do zakładki łącznie:

Wprowadzamy nowy MPK i identyfikator działu gospodarczego:

Po wprowadzeniu danych potwierdzamy wykonane czynności enterem. I uzupełniamy kolejny element PSP aż do otrzymania pełnej struktury.

Po zakończeniu wprowadzania należy nacisnąć ikonę lub nacisnąć klawisz Ctrl + S, lub rozpocząć dodawanie nowego elementu PSP.


Otrzymamy komunikat:

1.2.11 Korekta raportów opartych na jednostkach organizacyjnych

Raporty, w których występuje wyróżniona jednostka organizacyjna należy skorygować.

Menu Menu SAP Rachunkowość Controlling Rachunek miejsc powstawania kosztów System informacyjny Narzędzia Malarz raportów Raport Zmiana

Transakcja GRR2

Po wykonaniu transakcji otrzymujemy:

Raporty do skorygowania po utworzeniu nowych działów gospodarczych:

ZUW-420Z Zbior.spraw.PW i ŚB

ZUW-011G Spr.środki budż.Dz.G


ZUW-021G Spr.Prz.Wł.Dgosp

ZUW-420Z Zbior.spraw.PW i ŚB

Klikamy dwukrotnie na raport:


Nową kolumnę ze źródłem finansowania należy dodać uprzednio znajdując miejsce, w którym należy je umieścić: w tym celu przesuwamy się belką w dolnej części ekranu:

Lub w przypadku gdy nie znajdujemy odpowiedniej kolumny strzałkami zaznaczonymi wskaźnikami:

Po odnalezieniu odpowiedniego miejsca:

Klikamy na wybraną kolumnę następnie na ikonę , kolumna będzie widoczna w następujący sposób:


Klikamy na ikoną kopiowania

Wybrana kolumna została skopiowana. Klikamy dwukrotnie na skopiowaną kolumnę:

Wprowadzamy nowy obszar funkcjonalny:


Klikamy na ikonę w celu zmiany tekstów:

Wprowadzamy nowy wpis w pole Krótki a następnie klikamy na ikonę „Kopiowanie krótkiego tekstu”

Otrzymujemy:

Potwierdzamy zmianę klikając Enter. Wracamy do poprzedniego ekranu:


Potwierdzamy zmianę klikając na ikonę .

W raporcie zdefiniowana została nowa kolumna:

Raport zawiera drugą część, żeby do niej przejść należy kliknąć na ikonę


Wyszukujemy odpowiedniej kolumny:

Postępujemy jak powyżej dodając nową kolumnę:

Zapamiętujemy zmieniony raport klikając na ikonę lub Ctrl+S.

2 Historia dokumentu

Data Autor Wersja Opis2016-03-21

Tomasz Maroń V 1.0 Wersja wstępna

Podręcznik użytkownika - moduł COPS · Web viewPo naciśnięciu tego klawisza tabela będzie...

Documents

Transcript of Podręcznik użytkownika - moduł COPS · Web viewPo naciśnięciu tego klawisza tabela będzie...