portal.uw.edu.pl · Web viewRozdział ten odpowiada na pytania jak zaewidencjonować operacje...

document.docx, 2015-10-30 12:15:30Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna

Strona 1/33

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzaniaKoszty i operacje na środkach pieniężnych w DSObszar biznesowy FI

Wersja 1.0

1


Strona 2/33

1 Spis treści

1 Spis treści........................................................................................................22 Księgowanie operacji gotówkowych w domach studenckich (Raport kasowy – FBCJ)................................................................................................................... 4

2.1 Wstęp........................................................................................................42.2 Wpłata do kasy od odbiorcy......................................................................52.3 Lista płac...................................................................................................82.4 Wydruk pokwitowania...............................................................................8

3 Księgowanie operacji na kartach – F-02........................................................103.1 Wstęp......................................................................................................103.2 Księgowanie operacji na kartach na konto 8560020020........................11

4 Płatności własne............................................................................................164.1 Wprowadzenie faktury – FV60................................................................164.2 Księgowanie wstępnie wprowadzonej faktur..........................................204.3 F110 - Wprowadzenie parametrów wyszukiwania..................................214.4 Uruchomienie propozycji płatności.........................................................224.5 Sprawdzenie propozycji płatności...........................................................234.6 Uruchamianie przebiegu płatności.........................................................23

5 Ewidencja operacji w domach studenckich za pomocą transakcji FEBAN (Wyciągi bankowe)...............................................................................................25

5.1 Ewidencja operacji na środkach pieniężnych w DS za pomocą FEBAN na przykładzie wpływu przelewu za akademik......................................................25

2


Strona 3/33

3


Strona 4/33

2 Księgowanie operacji gotówkowych w domach studenckich (Raport kasowy – FBCJ)

2.1 WstępRozdział ten odpowiada na pytania jak zaewidencjonować operacje gotówkowe w raporcie kasowym FBCJ. Procesy dotyczące operacji kasowych szczegółowo zostały opisane w instrukcji: „Ewidencja operacji kasowych”

Operacje gotówkowe w domach studenckich, które ewidencjonuje się w transakcji FBCJ to:

a) Wpłata od odbiorcy Dekret: 1*Kasa/Odbiorca

b) Wypłata dla dostawcy( pracownika)Dekret Pracownik/1*kasa

c) Wpłata od pracownika Dekret 1*kasa/Pracownik

d) Wpłata/wypłata z bankuDekret (103-/149- lub 149-/103-)

e) Lista płac Dekret Pracownik (dostawca)/1*kasa

f) Bezosobowy f. płacDekret Pracownik (dostawca)/1*kasa

Raporty kasowe dedykowane domom studenckim to:

0041 DOM STUDENTA NR 10042 DOM STUDENTA NR 20043 DOM STUDENTA NR 30044 DOM STUDENTA NR 40045 DOM STUDENTA NR 50046 DOM STUDENTA NR 6

Lista zdarzeń gospodarczych do obsługi operacji gotówkowych w DS.:Wpłata od odbiorcyDekret: 1*Kasa/Odbiorca

WPŁATA OD ODBIORCY

Wypłata dla dostawcy( pracownika)Dekret Pracownik/1*kasa

WYPŁATA DLA DOSTAWCY

Wpłata od pracownika WPŁATA OD ODBIORCY (2341*)

4


Strona 5/33

Dekret 1*kasa/Pracownik WPŁATA OD DOSTAWCY(2342*)Wpłata/wypłata z bankuDekret (103-/149- lub 149-/103-)

WPŁATA Z BANKUWYPŁATA DO BANKU

Lista płacDekret Pracownik (dostawca)/1*kasa

PŁACE - WYPŁATA

Bezosobowy f. płacDekret Pracownik (dostawca)/1*kasa

PŁACE – WYPŁATA BEZOS

2.2 Wpłata do kasy od odbiorcyNa potrzeby instrukcji zostanie opisany przykładowy proces: wpłata od odbiorcy

5


Strona 6/33

Po wejściu do raportu kasowego w pierwszej kolejności, na ekranie głównym wpisujemy numer dziennika w polu:

Następnie wybieramy odpowiedni raport kasowy, w tym przypadku użyliśmy: „DOM STUDENTA NR 1”:

Po wybraniu odpowiedniego raportu kasowego przechodzimy do zakładki „Przychody got.”

Następnie wybieramy zdarzenie gospodarcze dotyczące wpłaty od odbiorcy:

i uzupełniamy pola, niezbędne do zaksięgowania dokumentu.

6


Strona 7/33

Pole Przykład/ OpisZdarzenie gospodarcze

Wpłata od odbiorcy

Kwota 350 (PLN)/waluta jest wybierana automatycznie na podstawie raportu kasowego

Numer dziennika 7012000005/ Numer wcześniej utworzonego dziennika dokumentów dla danego działu gospodarczego

Odbiorca pokwitowania

Pani Babicka Olga/Imię nazwisko osoby wpłacającej lub kasjera w przypadku pobrania gotówki z banku. W przypadku wpłaty od odbiorcy Imię i Nazwisko wypełni się automatycznie.

Tekst Wpłata/ Treść operacji kasowej, tytułem

Dział gospodarczy D701/ Numer działu gospodarczegoKonto KG Pole wypełnia się automatycznie na

podstawie wybranego zdarzenia gospodarczego oraz numeru odbiorcy z odpowiedniej grupy

Odbiorca 26/Numer odbiorcy z systemu

Operacja po zapamiętaniu:

Księgujemy naciskając przycisk:

Operacja po zaksięgowaniu:

7


Strona 8/33

Wynikiem księgowania jest dokument FI, do którego możemy przejść poprzez dwukrotne kliknięcie w zaksięgowaną pozycję:

2.3 Lista płacUwaga: Po wybraniu zdarzeń gospodarczych:

Lista płacDekret Pracownik (dostawca)/1*kasaBezosobowy f. płacDekret Pracownik (dostawca)/1*kasa

Należy nacisnąć przycisk „Referencja do listy płac”

I wskazać odpowiednią pozycję::

8


Strona 9/33

2.4 Wydruk pokwitowaniaAby wydrukować pokwitowanie operacji kasowej, należy zaznaczyć intersujący

nas rekord, nacisnąć przycisk w dolnej sekcji raportu kasowego. Po wybraniu Urządzenia wyjściowego:

Potwierdzamy przyciskiem „Kontynuacja”:

9


Strona 10/33

10


Strona 11/33

3 Księgowanie operacji na kartach – F-02

3.1 Wstęp

Niniejszy rozdział opisuje proces księgowania operacji na kartach:

a) Księgowanie operacji na kartach na konto 8560020020 – Jednostki UW

DEKRET: Wn: Odbiorca (E-service)Ma: 8560020020 + el. PSP

b) Księgowanie operacji na kartach na konto 8560020030 – doraźny wynajem pokoi.

DEKRET: Wn: Odbiorca (E-service)Ma: 8560020030 + el. PSPMa: VAT

11


Strona 12/33

3.2 Księgowanie operacji na kartach na konto 8560020020Na potrzeby instrukcji zostanie opisany przykładowy proces: księgowanie operacji na kartach na konto 8560020020 – Jednostki UW

Aby zaksięgować operację, należy użyć transakcji F-02.

Wypełniamy szczegóły nagłówka:

Pole Wartość Uwagi

12


Strona 13/33

Data dokumentu

23.09.2015 Data dokumentu

Data księgowania

23.09.2015 Data, która określa w jakim okresie sprawozdawczym powstanie zapis trwały na kontach KG.

Rodzaj dokumentu

MI Rodzaj dokumentu, w przykładzie MI - Inne (np.. PK)

Jednostka gospodarcza

UW01 Kod jednostki gospodarczej, z reguły wypełnia się automatycznie

Waluta PLN Waluta dokumentuReferencja Operacja na kar Referencja dokumentuTekst nagłówka dokumentu

Operacja na kartach Dodatkowy opis dokumentu

Numer dziennika

7013030001 Numer otwartego dziennika dokumentów, utworzonego wcześniej, do którego przypisywany jest dokument

Następnie wprowadzamy dane odnośnie pierwszej pozycji dokumentu:

Pole Wartość UwagiKod księgowania

01 Kod sterujący po której stronie oraz na jakim rodzaju konta pozycja zostanie zaksięgowana. 29 oznacza Wn dostawca, oraz wymaga podania kodu operacji specjalnej

Konto 10000000256 Numer dostawcy

13


Strona 14/33

Następnie klikamy Enter oraz przechodzimy do szczegółów pierwszej pozycji:

Pole Wartość UwagiKwota 146,70 KwotaDział Gospodarczy

D704 Dział gospodarczy, którego operacja dotyczy

Płatne dnia 23.09.2015 W tym przypadku pole płatne dnia można wypełnić tak jak data dokumentu.

Opis Operacje na kartach Dodatkowy opis pozycji dokumentu. Pole Opis wymaga uzupełnienia przez osobę dokonująca księgowań

Kolejna pozycja dokumentu:

Pole Wartość UwagiKod księgowania

50 Kod sterujący po której stronie oraz na jakim rodzaju konta pozycja zostanie

14


Strona 15/33

zaksięgowana. 39 oznacza Ma, Dostawca z kodem operacji specjalnej

Konto 8560020020 Numer konta KG

Następnie klikamy Enter oraz przechodzimy do szczegółów drugiej pozycji:

Pole Wartość UwagiKwota 520 KwotaDział Gospodarczy

D704 Dział gospodarczy, którego operacja dotyczy, wyprowadza się automatycznie z elementu PSP

Element PSP 856-D704-7040000 Podajemy element PSPOpis Platnosc karta Dodatkowy opis pozycji dokumentu

Zanim dokument zostanie zaksięgowany ostatecznie, można wykonać symulację

księgowania :

15


Strona 16/33

Na symulacji widać daty w dokumencie, kwoty oraz konta (analityczne oraz syntetyczne), które mogą być poprawione zanim dokument zostanie zaksięgowany.

Następnie dokument można zaksięgować , po czym system poinformuje o zaksięgowaniu dokumentu informacyjnym komunikatem:

.

16


Strona 17/33

4 Płatności własne

4.1 Wprowadzenie faktury – FV60

Transakcja FV60, służy do wstępnego wprowadzania dokumentów. Jest dedykowana dla księgowań z księgą pomocniczą Dostawców.

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Księga Główna” „Dostawcy” „Księgowanie” ”Wprowadzanie wstępne” ”FV60 – Wstępne wprowadzanie lub przetwarzanie faktury”

Zakładka „Dane podstawowe”

Do wypełnienia są następujące pola:Nazwa pola

Opis Wartość

Operacja W przypadku wprowadzenia Faktury lub Nota uznaniowa w przypadku wprowadzenia faktury korygującej.

Faktura

Data faktury

Należy wpisać datę dokumentu 01.10.2015

17


Strona 18/33

Data księgowania

Należy wpisać datę księgowania (podpowiada się domyślnie data bieżąca)

01.10.2015

Referencja Należy wpisać numer faktury zakupu FVAT/01102015Rodzaj dokumentu

Wybieramy z listy rodzaj dokumentu Rejestr zakupu

Kwota Wpisujemy kwotę brutto 1500Opis Krótki opis czego dotyczy księgowanie Opłata za usługęNumer dziennika

Należy wybrać z listy lub wpisać ręcznie numer dziennika

7012000005

Zakładka „Płatność”

Nazwa pola

Opis Wartość

Data podst. Wpisujemy tu datę, od której, wg warunku płatności ma być liczony termin płatności

01.10.2015

18


Strona 19/33

War płat. Podajemy symbol warunku płatności ZP30

Bank partnera

Bank partnera 1

Bank własny

Podajemy rachunek, z którego w razie płatności ma być dokonywany przelew

MILEN/0100

Zakładka ”Szczegół”Do wypełnienia są następujące pola:Nazwa pola

Opis Wartość

Dział Gospodarczy

Należy wpisać lub wybrać z listy Dział Gospodarczy.

D701

Wracamy do zakładki „Dane podstawowe” . W pozycji dokumentu wpisujemy konto: 8560031003 i w klikamy w nie 2 razy:

19


Strona 20/33

System wyświetli ekran szczegółów pozycji:

Nazwa pola Opis WartośćKonto KG Należy wpisać lub wybrać z listy konto KG 8560031003Kwota Wpisujemy wartość brutto 1500Kod podatku

Podajemy kod podatku B1

Element PSP

Wpisujemy lub wybieramy z listy Element PSP; system automatycznie wyprowadzi Dział Gospodarczy, MPK i Numer Zlecenia.

856-D701-7010000

Opis Podajemy opis pozycji Płatność za usługę

20


Strona 21/33

Wycofujemy się

Jeśli chcemy obejrzeć dokument przed zapamiętaniem klikamy na . Wyświetli nam się podgląd dokumentu:

Następnie zapisujemy dokument klikając na . W dolnym lewym rogu ekranu pojawi się komunikat:

4.2 Księgowanie wstępnie wprowadzonej faktur

Aby zaksięgować dokument wstępnie wprowadzony należy skorzystać z transakcji FBV0.

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Księga Główna” „Dokument” „Dokumenty wstępnie wprowadzone” „FBV0 – Księgowanie/Usuwanie”

Na ekranie początkowym system podświetla ostatnio przetwarzany przez użytkownika dokument:

21


Strona 22/33

Potwierdzamy „Enterem” – system wyświetli wstępnie wprowadzony dokument Na tym etapie istnieje możliwość zmiany zawartości poszczególnych pól oraz zaksięgowania dokumentu sprzedaży. Po weryfikacji, aby zaksięgować dokument należy użyć przycisku

u góry ekranu. System wyświetli komunikat o zaksięgowaniu dokumentu, czyli powstaniu zapisu trwałego na kontach Księgi Głównej:

4.3 F110 - Wprowadzenie parametrów wyszukiwania

Proces płatności własnych został szczegółowo opisany w instrukcji „Płatności własne”

Uruchamiamy transakcję F110

Na ekranie wstępnym podajemy datę wykonania i identyfikator przebiegu płatności. Identyfikatorem mogą być np. inicjały osoby tworzącej propozycję płatności plus numer kolejny danego dnia.

22


Strona 23/33

Wprowadzamy parametry wyszukiwania.

Pole Przykład/ OpisData księgowania 30.10.2015/Data księgowania wyciąguDokumenty wpr. do 30.10.2015/Dokumenty wprowadzone

do systemu do dnia będą brane pod uwagę

Jednostka gospodarcza UW01/Kod jednostkiFormy płatności e/wskazujemy jakie formy płatności

mają być brane pod uwagęNastępna data wykonania

01.11.2015/System bierze dokumenty płatne do dnia poprzedzającego tę datę

Dostawca 1000000007/ Wskazujemy dostawcę bądź zakres dostawców

Wprowadzone parametry zatwierdzamy przyciskiem

23


Strona 24/33

4.4 Uruchomienie propozycji płatności

Naciskamy przycisk

Wybieramy opcję „Natychmiatowe rozp.” I zatwierdzamy przyciskiem

Po odświeżeniu statusu Pojawia się informacja o utworzeniu propozycji

4.5 Sprawdzenie propozycji płatności

24


Strona 25/33

Poprzez kliknięcie przycisku mamy możliwość weryfikacji wybranych pozycji do przebiegu płatności:

*Temat edycji propozycji płatności został szczegółowo opisany w instrukcji „Automatyczne płatności z banku”

4.6 Uruchamianie przebiegu płatności

Aby zapłacić za wybrane dokumenty naciskamy przycisk

Wybieramy „Natychmiast. Rozp.” oraz ‘Tworzenie nośników płatności” I zatwierdzamy

Po odświeżeniu statusu Pojawia się informacja o wykonaniu przebiegu

25


Strona 26/33

Wybrane dokumenty zostały zapłacone i został utworzony nośnik płatności.

Aby zapisać nośnik płatności, należy z paska menu dla transakcji F110 wybrać ścieżkę:Otoczenie>Nośniki płatności>Administracja KND

26


Strona 27/33

5 Ewidencja operacji w domach studenckich za pomocą transakcji FEBAN (Wyciągi bankowe)

5.1 Ewidencja operacji na środkach pieniężnych w DS za pomocą FEBAN na przykładzie wpływu przelewu za akademik

Procesy dotyczące wyciągów bankowych szczegółowo zostały opisane w instrukcji: „Wyciągi bankowe”

Lista reguł bankowych do obsługi operacji gotówkowych w DS.:Wpłata od odbiorcyDekret: 1*Kasa/Odbiorca

+NB1 Płatność od nabywcy bez rozl+NR1 Płatność od nabywcy z rozl

Wypłata dla dostawcy( pracownika)Dekret Pracownik/1*kasa

-DB1Płatność dla dostawcy bez rozl-DR1Płatność dla dostawcy z rozl

Wpłata od pracownikaDekret 1*kasa/Pracownik

+NB1 Płatność od nabywcy bez rozl+NR1 Płatność od nabywcy z rozl+DR1 Płatność od dostawcy z rozl+DR3 Płatność od dostawcy z rozl

Wpłata/wypłata z bankuDekret (103-/149- lub 149-/103-)

-KG1Wypłata (dowolne konto)+KG1 Wpłata (dowolne konto KG)

Lista płacDekret Pracownik (dostawca)/1*kasa

-KG1Wypłata (dowolne konto)

Bezosobowy f. płacDekret Pracownik (dostawca)/1*kasa

-KG1Wypłata (dowolne konto)

Aby zaksięgować operację należy otworzyć wyciąg bankowy w transakcji FEBAN.

27


Strona 28/33

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Banki” „Wejścia” „Wyciąg z konta” „FEBA_BANK_STATEMENT - Przetwarzanie dodatkowe”

Po wejściu do transakcji pojawi się ekran wyboru wyciągów bankowych, na którym podajemy numer jednostki gospodarczej (UW01) nazwę banku własnego (MILEN) oraz inne dane parametrów wyboru pozwalające nam zidentyfikować

pożądany wyciąg. Następnie należy kliknąć :

28


Strona 29/33

System otworzy ekran z niezaksięgowanym WB (o tym świadczą czerwone kropki przy kwotach):

29


Strona 30/33

Aby zaksięgować operację należy kliknąć przycisk . System wówczas pokaże pozycje WB w formie wierszy. Czerwony kolor oznacza iż pozycje nie zostały jeszcze zaksięgowane.

30


Strona 31/33

Na potrzeby instrukcji został wybrany przykład: wpływ przelewu za akademik, który księgujemy za pomocą reguły księgowania +KG1

*Reguła księgowania jest podstawiana przez system domyślnie, ale można ją zmienić ręcznie wybierając właściwą wartość ze słownika.

W celu zaksięgowania pozycji należy ją zaznaczyć (pole po lewej stronie), podświetli się ona na żółto:

oraz kliknąć przycisk (Księgowanie).

Został wybrany tryb przetwarzania „Od wyst. Błędy na pierw. Planie”:

31


Strona 32/33

Co oznacza, iż system zatrzyma się na pierwszym ekranie na którym wystąpi błąd, lub jak trzeba będzie wpisać określoną daną ręcznie. W przypadku tych księgowań użytkownik będzie musiał podać nr dziennika, numer konta KG, dział gospodarczy i element PSP:

Numer dziennika:

Konto Kg:

Element PSP:

Następnie trzeba będzie podać dział gospodarczy, w tym przypadku D701

Potwierdzamy enterem. System zwróci komunikat o zaksięgowanym dokumencie

Na ekranie WB dane pozycja będzie wyświetlana w kolorze zielonym, co oznacza, że została już zaksięgowana:

W celu weryfikacji zaksięgowanego dokumentu można dwukrotnie kliknąć na zielony wiersz, w wyniku czego w dolnej części ekranu zostaną wyświetlone numery zaksięgowanych dokumentów:

32


Strona 33/33

Po dwukrotnym kliknięciu w numer dokumentu system wyświetli dokument:

33

portal.uw.edu.pl · Web viewRozdział ten odpowiada na pytania jak zaewidencjonować operacje...

Documents

Transcript of portal.uw.edu.pl · Web viewRozdział ten odpowiada na pytania jak zaewidencjonować operacje...