(Unique Registration Facility URF · 2018-10-18 · powiadomienie na adres email podany podczas...
Transcript of (Unique Registration Facility URF · 2018-10-18 · powiadomienie na adres email podany podczas...
Przewodnik dla użytkowników
Systemu Indywidualnej Rejestracji
(Unique Registration Facility - URF)
i Portalu Uczestnika (Participant
Portal) w dziedzinach edukacji,
informacji audiowizualnej, kultury,
obywatelstwa i wolontariatu
2015/07/16 (URF/PP wersja 3.2)
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 2
Spis treści
Wprowadzenie .................................................................................................... 3
Główne cechy i wymagania .......................................................................... 3 Kontakt i wsparcie ........................................................................................ 4
Proces rejestracji w URF ..................................................................................... 6
Zarys ogólny ................................................................................................. 6 Proces rejestracji .......................................................................................... 6 Modyfikacja i aktualizacje danych organizacji .............................................. 7 Zarządzanie dokumentami ........................................................................... 8 Zarządzanie wiadomościami i błędami ........................................................ 8 Role .............................................................................................................. 8 Przeglądanie danych organizacji ................................................................. 9 Większe zmiany w danych kontaktowych organizacji .................................. 9
Rejestracja w URF ............................................................................................ 10
Rejestracja: dostęp do ECAS i URF .......................................................... 10 Rejestracja: kreator rejestracji .................................................................... 15 Kreator rejestracji: POWITANIE (wstępna kontrola) .................................. 16 Kreator rejestracji: ORGANIZACJA ........................................................... 21 Kreator rejestracji: ADRES ......................................................................... 27 Kreator rejestracji: KONTAKT .................................................................... 29 Kreator rejestracji: PROGRAM .................................................................. 32 Kreator rejestracji: ZAKOŃCZ REJESTRACJĘ ......................................... 33 Kreator rejestracji: PRZEŚLIJ (podsumowanie) ......................................... 34 Kreator rejestracji: POTWIERDZENIE ....................................................... 35 Zapisywanie wstępnej wersji i kontynuacja rejestracji ............................... 38 Modyfikacja zarejestrowanych danych ....................................................... 41 Przeglądanie zarejestrowanych danych ..................................................... 42 Ładowanie dokumentów potwierdzających ................................................ 43
Modyfikowanie i aktualizowanie danych ........................................................... 48
Modyfikowanie danych organizacji ............................................................. 48 Panel aktualizacji URF ............................................................................... 48 Aktualizacja danych podstawowych, ogólnych i szczegółowych ............... 49 Aktualizacja podstawowych danych organizacji ......................................... 49 Aktualizacja ogólnych danych organizacji ................................................. 50 Walidacja aktualizacji ................................................................................. 51
Zarządzanie dokumentami ................................................................................ 53
Zarządzanie powiadomieniami .......................................................................... 61
Komunikacja z osobami do kontaktu w organizacji .................................... 61 Powiadomienia o błędach: zarządzanie błędami w URF ........................... 65
Glosariusz ......................................................................................................... 66
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 3
Wprowadzenie
System Indywidualnej Rejestracji (Unique Registration Facility - URF) to interfejs
internetowy, który zapewnia dostęp online do serwisu rejestracji Komisji Europejskiej,
umożliwiającego identyfikację organizacji i, w określonych przypadkach, osób
fizycznych, wymaganą do wnioskowania o uczestnictwo w wielu programach
europejskich, takich jak Erasmus+, Kreatywna Europa, Europa dla Obywateli, EU Aid
Volunteer, Horyzont 2020, PR7, CIP, COSME itd. Dostęp do URF zapewniony jest za
pośrednictwem pojedynczego punktu wejścia, jakim jest Portal Uczestnika (Participant
Portal). Portal Uczestnika programu edukacyjnego Erasmus+ w dziedzinach
informacji audiowizualnej, kultury, obywatelstwa i wolontariatu znajduje się pod
następującym adresem:
http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html
Główne cechy i wymagania
URF umożliwia potencjalnym wnioskodawcom realizację dwóch typów działań
związanych z procesem rejestracji organizacji:
rejestracja organizacji (rejestracja macierzystej organizacji lub rejestracja w
imieniu innej organizacji) oraz
aktualizacja danych organizacji.
Rejestracja. Procedura rejestracji wspomagana jest poprzez kreatora rejestracji URF –
narzędzie, które krok po kroku poprowadzi użytkownika i w przystępny sposób wyjaśni
jak wpisywać wszystkie wymagane informacje, aby zarejestrować organizację. Kreator
rejestracji URF wyświetla się na stronie Portalu Uczestnika, gdy rozpoczynamy nową
rejestrację lub gdy powracamy do przerwanej (częściowo wypełnionej i zapisanej)
rejestracji. Kreator rejestracji URF wykorzystuje metodę heurystyczną w celu
wykrywania powielonych danych organizacji.
Aktualizacja danych. Zarządzanie aktualizacją danych organizacji ma miejsce
głównie z panelu aktualizacji URF, który zawiera strony z odpowiednimi danymi
organizacji. Do panelu aktualizacji URF, który zawiera opcje aktualizacji
podstawowych, powszechnych i szczegółowych danych oraz funkcje służące do
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 4
zarządzania dokumentami potwierdzającymi, można wejść z poziomu Portalu
Uczestnika.
Uczestnik zobowiązany jest zarejestrować się tylko raz; URF przypisze kod
identyfikacyjny uczestnika (Participant Identification Code – PIC), który powinien być
używany przez daną organizację w celu dalszej komunikacji i interakcji z Komisją
Europejską i jej agencjami. Nadanie PIC każdej organizacji pozwala na uniknięcie
zbędnych wniosków o przesłanie informacji i na zapewnienie aktualnych informacji na
temat uczestników.
Wymóg wstępny posiadania konta w bazie ECAS
Przed rozpoczęciem korzystania z URF, należy zapoznać się z informacjami na temat
bazy ECAS (European Commission’s user Authentication Service - System
Uwierzytelniania Komisji Europejskiej) - URF:
konto w bazie ECAS umożliwia autoryzowanym uczestnikom logowanie się do
wielu systemów informatycznych Komisji za pomocą jednej nazwy użytkownika i
hasła.
Aby rozpocząć rejestrację, trzeba posiadać konto w bazie ECAS.
Więcej informacji na temat ECAS można znaleźć w zakładce „Pomoc” pod adresem:
https://webgate.ec.europa.eu/cas/help.html
Kontakt i wsparcie
W przypadku problemów technicznych związanych z URF lub Portalem Uczestnika
prosimy o kontakt na adres e-mail: [email protected]
Wszelkie pytania dotyczące akcji Erasmus+ zarządzanych przez Narodowe Agencje
należy przesyłać do lokalnych Narodowych Agencji, jako że odgrywają one główną rolę
w praktycznej realizacji programu i udzielają odpowiedzi w języku pytającego. Listy i
informacje o osobach do kontaktu w Narodowych Agencjach zamieszczono na Portalu
Uczestnika (WSPARCIE/Kontakt), bezpośredni link do informacji znajduje się tutaj:
http://ec.europa.eu/erasmus-plus/na
Wszelkie pytania dotyczące akcji Erasmus+ zarządzanych przez Agencję Wykonawczą
ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (EACEA) oraz dotyczące programu
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 5
Kreatywna Europa, Europa dla Obywateli oraz EU Aid Volunteers należy przesyłać do
Helpdesku EACEA:
Więcej informacji zamieszczono na stronie:
https://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/support/contact.html
Uwaga kierowana do organizacji, które zarejestrowały swoje dane w przeszłości
na portalu Research Executive Agency uczestnicząc w programach
badawczych.
W celu zmiany/uzupełnienia danych właściwych dla programu Erasmus+ lub innych
programów zalecamy logowanie na stronę:
http://ec.europa.eu/education/participants/portal
a następnie wykonanie zaleceń z rozdziału ‘Aktualizacja danych wymaganych w
programie: EAC’ przewodnika.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 6
Proces rejestracji w URF
System Indywidualnej Rejestracji (URF) umożliwia rejestrację i aktualizację danych
organizacji oraz zapewnia ujednoliconą metodę rejestracji i spójność danych
organizacji.
Zarys ogólny
URF może być stosowany do dwóch celów – rejestracji nowej organizacji oraz
modyfikacji danych organizacji po zarejestrowaniu jej w systemie. Poza systemem
URF proces rejestracji obejmuje działania dodatkowe, takie jak wstępna rejestracja w
bazie ECAS.
Poniższy diagram przedstawia podstawowe kroki związane z rejestracją w URF:
Proces rejestracji
W systemie URF można zarejestrować:
własną organizację (organizację, w/dla której się pracuje lub z którą ma się bliskie
kontakty biznesowe) – po indywidualnym zarejestrowaniu się (jako osoby), lub
inną organizację – kiedy dokona się rejestracji „w imieniu innej organizacji” (opcja w
kreatorze rejestracji).
W obu przypadkach proces jest identyczny, jedyna różnica polega na tym, że na
stronie, gdzie należy podać osoby do kontaktu w przypadku rejestracji w imieniu innej
Rejestracja w bazie ECAS
Rejestracja organizacji
Wprowadzenie danych organizacji
Modyfikowanie zarejestrowanych
danych oraz załadowanie przez
zgłaszającego dokumentów
potwierdzających (do czasu aż
rozpocznie się proces
zatwierdzania czyli walidacji)
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 7
organizacji należy podać inną osobę do kontaktu niż my sami. Osoba do kontaktu musi
być formalnie powiązana z organizacją.
Proces rejestracji obejmuje korzystanie z kreatora rejestracji zawierającego serie pól
do wpisania danych i list wyboru, które są pogrupowane tematycznie na kilku stronach
oraz pytania dotyczące organizacji i dodatkowych danych, jakie należy wpisać. Ostatni
etap umożliwia wprowadzenie informacji powiązanych z programem, które pomogą
lepiej z identyfikować organizację jako przyszłego uczestnika.
Kreator rejestracji uwzględnia również etap wstępny (strona powitalna), który umożliwia
sprawdzenie, czy organizacja, którą chcemy zarejestrować, nie została już wpisana do
bazy danych. Jeżeli dane organizacji odpowiadają danym innej istniejącej jednostki,
URF przedstawi listę „podobnych” organizacji, których dane można wykorzystać.
Zapisywanie wstępnej wersji i powrót do rejestracji
Po zakończeniu wstępnego etapu rejestracji, można zapisać wstępną wersję
wpisanych danych rejestracyjnych i powrócić do rejestracji w późniejszym czasie.
Można zapisać wstępną wersję, naciskając przycisk , który jest widoczny
na każdej stronie od etapu 2. wzwyż.
Po zapisaniu wstępnej wersji danych rejestracyjnych zostanie przesłane automatyczne
powiadomienie na adres email podany podczas rejestracji w ECAS.
Możliwe jest usunięcie wstępnej wersji przy użyciu przycisku .
URF będzie przechowywać wstępną wersję przez 12 miesięcy od ostatniej daty
zapisania zmian. Jeżeli nie powrócimy do rejestracji przez okres jednego roku, dane
zostaną automatycznie usunięte.
Modyfikacja i aktualizacje danych organizacji
Możliwa jest modyfikacja danych organizacji w zakładce “Moje organizacje” (należy
kliknąć na przycisk „OD” znajdujący się obok nazwy organizacji) w głównym menu.
Po wprowadzeniu zmian do danych organizacji, URF wyświetli dane w takiej samej
formie jak podczas rejestracji i walidacji:
aktualizacje podstawowych danych organizacji
aktualizacje powszechnych danych organizacji
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 8
aktualizacje szczegółowych danych organizacji – informacje na temat statusu
prawnego organizacji, modyfikacja danych dot. programu itd.
Więcej informacji można znaleźć w rozdziale Modyfikowanie w dalszej części
dokumentu.
Zarządzanie dokumentami
Rejestrując się samodzielnie, można załadować dokumenty potwierdzające dotyczące
organizacji i modyfikować metadane.
Można również czytać i pobierać załadowane dokumenty danej organizacji. Jednakże
nie można usunąć dokumentu po jego załadowaniu do systemu, nawet jeśli samemu
się go załadowało.
Zarządzanie wiadomościami i błędami
Wiadomości: komunikaty do zgłaszającego
Funkcja zarządzania wiadomościami w panelu aktualizacji pozwala użytkownikom
powiązanym z organizacją na tworzenie i wysyłanie spersonalizowanych wiadomości
dot. organizacji jako formy wewnętrznej lub zewnętrznej komunikacji z innymi stronami
współpracującymi z organizacją.
Wiadomości o błędach
URF wyświetli wiadomość o błędzie za każdym razem, gdy zostaną wprowadzone
niepoprawne, niepełne lub brakujące dane.
Wiadomości o błędzie wyświetlane są po lewej stronie na danej stronie kreatora
rejestracji, a problematyczne pola zostaną podświetlone.
Role
Po wpisaniu danych organizacji jako nowego uczestnika, system przypisze osobie
wpisującej rolę zgłaszającego (ang. Self-registrant) jako aktywnie zalogowanemu
uczestnikowi w ECAS. Rola zgłaszającego zostanie również przypisana osobie do
kontaktu, jeżeli osoba podana w kreatorze rejestracji nie jest aktywnie zalogowanym
użytkownikiem.
Po zarejestrowaniu organizacji, rola zgłaszającego zostanie również przypisana osobie
do kontaktu w IAM (Identity and Access Management). IAM jest zsynchronizowany z
ECAS, tak więc podczas kolejnej synchronizacji obu systemów, ECAS automatycznie
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 9
wyśle zawiadomienie na adres email osoby do kontaktu, jeżeli nie posiada ona jeszcze
zarejestrowanego konta.
Przeglądanie danych organizacji
Aby przeglądać dane organizacji, z którą jesteś powiązany, zaloguj się do Portalu
Uczestnika i otwórz zakładkę “Moje organizacje”. Ze strony “Moje organizacje” możesz
przeglądać listę twoich organizacji, kliknij na przycisk obok nazwy organizacji, aby
przeglądać szczegółowe dane.
Aby przeglądać dane dowolnej organizacji zarejestrowanej w URF użyj opcji
wyszukiwania za pomocą numeru PIC lub innych kryteriów wyszukiwania.
Większe zmiany w danych kontaktowych organizacji
W przypadku, gdy konieczne jest wprowadzenie większych zmian w danych
kontaktowych organizacji, dotyczących osoby o statusie LEAR (Legal Entity Authorised
Representative) lub osoby do kontaktu, co może spowodować utratę przez organizację
dostępu do systemu URF, zaleca się kontakt z działem URF helpdesk. Dane tego
działu są dostępne na stronie:
http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/support/contact.html
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 10
Rejestracja w URF
Rejestracja: dostęp do ECAS i URF
Rejestracja w URF to rejestracja organizacji z poziomu Portalu Uczestnika.
W ten sposób możesz zarejestrować:
własną organizację jako uczestnika programu UE - np. organizację, do której
należysz lub z którą masz powiązania biznesowe, lub
organizację inną niż „twoja”, jeśli na przykład jesteś koordynatorem projektu
realizowanego przez konsorcjum, w którego skład wchodzi wiele organizacji.
Organizację może zarejestrować każdy użytkownik ECAS. Aby zarejestrować się w
URF, musisz wcześniej zalogować się w ECAS z poziomu Portalu Uczestnika.
Aby ukończyć etap przygotowawczy, należy podjąć następujące kroki – zalogować się
do ECAS i skorzystać z kreatora rejestracji URF:
1. Za pomocą przeglądarki otwórz Portal Uczestnika pod adresem
http://ec.europa.eu/education/participants/portal/
2. Zaloguj się do ECAS – kliknij na przycisk ‘Login’ jak przedstawiono na Rysunek 1:
Strona powitalna Portalu poniżej.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 11
Rysunek 1: Strona powitalna Portalu Uczestnika
Jeżeli jeszcze nie zarejestrowałeś się w ECAS, kliknij na przycisk Zarejestruj, jak
pokazano na Rysunek 2: Portal Uczestnika - rejestracja w ECAS.
Więcej informacji o rejestracji w ECAS znajdziesz w zakładce „Pomoc dotycząca
ECAS” pod adresem: https://webgate.ec.europa.eu/cas/help.html.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 12
Rysunek 2: Portal Uczestnika - rejestracja w ECAS
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 13
Po zalogowaniu się zobaczysz stronę powitalną Portalu Uczestnika – patrz Rysunek 3:
Portal Uczestnika – strona po zalogowaniu.
Uwaga: osoby fizyczne rejestrujące się w imieniu nieformalnej grupy młodzieży
powinny dokonać rejestracji zgodnie z tymi krokami.
Rysunek 3: Portal Uczestnika – strona po zalogowaniu
3. Kliknij na zakładkę Organizacje, a następnie Zarejestruj, aby otworzyć stronę
rejestracji (Rysunek 4: Portal Uczestnika - zarejestruj organizację).
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 14
Rysunek 4: Portal Uczestnika - zarejestruj organizację
4. Kliknij Zarejestruj organizację, aby rozpocząć rejestrację organizacji:
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 15
Rysunek 5: Portal Uczestnika - zarejestruj organizację
Uwaga: Jeśli już wcześniej przeszedłeś pewne kroki związane z rejestracją i zapisałeś
wprowadzone wstępnie informacje, kliknij na przycisk (wznów
rejestrację).
Rejestracja: kreator rejestracji
Kreator rejestracji URF zapewnia łatwą wieloetapową procedurę wstępnej rejestracji
obejmującą wstępne sprawdzenie, czy dane organizacji nie występują już w systemie.
Na wszystkich stronach kreatora rejestracji są dostępne następujące przyciski:
Kliknij / , aby przejść do następnej lub poprzedniej strony
rejestracji; w ten sposób możesz przechodzić między stronami tylko, jeśli
wypełniłeś wszystkie wymagane pola na otwartej stronie.
Kliknij , aby zapisać wprowadzone już dane w tymczasowej bazie
danych URF. Opcja ta jest dostępna z poziomu Kreator rejestracji: ORGANIZACJ
wzwyż.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 16
Zapisywanie wstępnej wersji i kontynuacja rejestracj.
Kliknij , aby usunąć wstępne informacje dotyczące rejestracji, jeżeli
wcześniej je zapisałeś. Ten przycisk jest nieaktywny, gdy żadne wstępne
informacje nie zostały zapisane.
Kliknij , aby wyjść z kreatora rejestracji bez zapisywania danych
wpisanych od momentu ostatniego zapisu (jeżeli miał on miejsce) lub od ostatniego
zalogowania (jeżeli wstępne dane nie zostały wpisane).
Większość wymaganych pól i list rozwijalnych zapewnia dodatkowe informacje
dostępne po naciśnięciu przycisku – najedź myszką na odpowiedni przycisk,
aby wyświetlić użyteczne informacje dotyczące wymaganych danych.
Kreator rejestracji: POWITANIE (wstępna kontrola)
Aby zapobiec powielaniu danych, przed rozpoczęciem procesu rejestracji kreator
rejestracji URF przeprowadza kontrolę danych rejestracyjnych na stronie powitalnej,
sprawdzając, czy organizacja nie została już wcześniej zarejestrowana w systemie.
Na stronie powitalnej (patrz Rysunek 6: Rejestracja – powitanie) wykonaj następujące
czynności:
1. Wpisz nazwę urzędową organizacji, używając alfabetu łacińskiego. Jeśli nazwa
organizacji pisana jest alfabetem innym niż łaciński, pełną nazwę w alfabecie
narodowym można wpisać w następnym oknie w polu „Nazwa” ("Business
name").
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 17
Rysunek 6: Rejestracja – powitanie
2. Wybierz kraj rejestracji. Jeżeli jesteś osobą fizyczną dokonującą rejestracji w
imieniu nieformalnej grupy młodzieżowej, wprowadź miejsce zamieszkania.
3. Wpisz nr identyfikacyjny płatnika VAT (NIP) organizacji, jeżeli taki istnieje:
Jeżeli organizacja posiada nr NIP, kliknij [Tak] i wpisz numer w polu,
które pojawia się obok pola przycisku;
lub kliknij [Nie] i przejdź do kolejnego kroku.
4. Wpisz numer rejestracyjny KRS organizacji; jeżeli organizacja nie posiada nr
KRS, to wpisz REGON:
jeżeli organizacja posiada KRS, kliknij [Tak] i wpisz numer w polu, które
pojawia się obok pola przycisku; Jeżeli organizacja posiada krajowy numer
identyfikacyjny inny niż PIC i NIP, można go wpisać w tym miejscu.
lub kliknij [Nie] i przejdź do kolejnego kroku.
5. Wpisz adres strony internetowej organizacji, jeżeli strona taka istnieje:
jeżeli organizacja posiada oficjalną stronę internetową, kliknij [Tak] i wpisz
adres strony internetowej w polu, które pojawia się obok pola przycisku;
lub kliknij [Nie] i przejdź do kolejnego kroku.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 18
6. Kliknij [Następna], aby przejść na kolejną stronę lub kliknij [Zamknij] aby
zakończyć rejestrację w tym miejscu.
Uwaga: Na tym etapie nie możesz zapisać wstępnych danych rejestracyjnych.
System wyświetli listę „podobnych” organizacji pasujących (lub podobnych) do
wpisanych kryteriów. Status organizacji może być różny ('ZADEKLAROWANO',
'ZATWIERDZONO' itd.), jak przedstawiono na Rysunek 7: Pasujące organizacje
poniżej:
Rysunek 7: Pasujące organizacje
Jeżeli nie znalazłeś swojej organizacji na liście, kliknij , aby rozpocząć
procedurę rejestracji.
Jeżeli organizacja została wyświetlona na liście, oznacza to, że już została
zarejestrowana w URF. Kliknij , aby wyświetlić odpowiednie dane
organizacji, rozpocząć korzystanie z danych tej organizacji jako uczestnika
oraz, aby przeglądać dostępne informacje na jej temat (patrz Rysunek 8:
Wcześniej zarejestrowana organizacja).
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 19
Rysunek 8: Wcześniej zarejestrowana organizacja
Na stronie ‘’Gotowe’ wyświetlą się następujące opcje:
Kliknij , aby wysłać email do osoby do kontaktu z “podobnej” organizacji -
patrz Rysunek 9: Email z prośbą o wyjaśnienie do osoby kontaktowej w podobnej
organizacji.
Celem takiego komunikatu może być na przykład formalne sprawdzenie z osobą do
kontaktu, czy jest to właściwa organizacja i czy można wykorzystać jej dane; jeśli
nie, to możesz kontynuować rejestrację nowej jednostki.
Kliknij , aby otrzymać email zawierający niektóre dane „podobnej”
organizacji. Patrz ilustracja poniżej.
Kliknij , aby wydrukować podsumowanie danych organizacji.
Kliknij , aby powrócić do nowej strony rejestracji.
Kliknij , aby powrócić i wyjść z kreatora rejestracji oraz powrócić do Portalu
Uczestnika.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 20
Rysunek 9: Email z prośbą o wyjaśnienie do osoby kontaktowej w podobnej organizacji
Wpisz treść wiadomości email skierowanej do osoby kontaktowej w organizacji i kliknij
, aby wysłać email lub , aby anulować.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 21
Kreator rejestracji: ORGANIZACJA
Na stronie kreatora rejestracji zatytułowanej ORGANIZACJA URF zada podstawowe
pytania dot. organizacji, takie jak: nazwa urzędowa, numer rejestracyjny, władze
nadzorcze itd. Konieczne jest wypełnienie wszystkich wymaganych pól (oznaczonych
gwiazdką*) oraz zalecane jest podanie możliwie jak najpełniejszych informacji w
przypadku wszystkich innych pytań.
Na stronie „Organizacja” (patrz Rysunek 10: Rejestracja – podstawowe dane organizacji),
należy wykonać następujące czynności:
1. Na pierwsze pytanie „Czy rejestrujesz inną organizację?”, możesz odpowiedzieć
„Tak”, jeżeli rejestrujesz nie zatrudniającą cię, ale inną organizację. Domyślna
odpowiedź to „Nie”. Każdy użytkownik ECAS, na przykład koordynator projektu,
może zarejestrować inną organizację niż jego własna.
Uwaga: Jeżeli rejestrujesz inną organizację, kod identyfikacyjny uczestnika (PIC),
przyznany pod koniec procesu rejestracji, zostanie przypisany tej organizacji, tak
więc na kolejnych etapach rejestracji należy podać dane kontaktowe tej organizacji,
w tym osobę do kontaktu, która będzie zobowiązana przedstawić dokumenty
potwierdzające w procesie zatwierdzania (walidacji) danych.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 22
Rysunek 10: Rejestracja – podstawowe dane organizacji
2. Kolejne pytania dotyczą typu organizacji, którą rejestrujesz.
POLE KOMENTARZ
Osoba prawna Osoba prawna posiada osobowość prawną, może działać we
własnym imieniu, korzystać z praw i zaciągać zobowiązania.
Osoba prawna zostaje ustanowiona na podstawie aktu
założycielskiego i zwykle wymagana jest jej rejestracja. Osoba
prawna korzysta z praw i podlega obowiązkom na mocy prawa
krajowego miejsca założenia, prawa wspólnotowego lub
międzynarodowego. Osoba prawna może obejmować inne
jednostki (osoby fizyczne lub prawne) lub być tylko w posiadaniu
(np. fundacja).
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 23
POLE KOMENTARZ
Osoba fizyczna Osoba fizyczna to obywatel (w odróżnieniu od 'osoby prawnej',
która dotyczy spółek itd.). W przypadku nieformalnych grup
młodzieży, jeden członek grupy powinien zarejestrować się
jako osoba fizyczna w imieniu grupy, w zakładce
„Organizacja”. Osoby fizyczne zawsze posiadają osobowość
prawną i dlatego są osobami prawnymi, na potwierdzenie czego
nie są wymagane żadne inne dowody poza dokumentami
tożsamości.
Osoba, która jest zarejestrowana jako ekspert pracujący na
umowę zlecenie i która posiada nr NIP może również być
traktowana jako osoba prawna, a nie tylko jako osoba fizyczna.
Obywatel, który jest ekspertem pracującym na umowę zlecenie
musi zdecydować, czy chce się zarejestrować jako „osoba
fizyczna” czy jako „osoba prawna”.
Organizacja non-profit Dana jednostka może być traktowana jako organizacja non-
profit w przypadku, gdy zostanie uznana za taką w świetle
prawa krajowego lub międzynarodowego (organizacje
międzynarodowe oraz specjalistyczne agencje utworzone przez
organizacje międzynarodowe).
Ogólna zasada jest taka, że wszelkie możliwe korzyści muszą
zostać ponownie zainwestowane w samą organizację i nie
mogą być dystrybuowane. Fakt posiadania statusu organizacji
non-profit musi być potwierdzony w statucie.
Organ publiczny Organ publiczny oznacza każdą jednostkę utworzoną jako taka
na mocy krajowego prawa publicznego oraz organizacje
międzynarodowe.
„Utworzona” oznacza, że jednostka musi zostać zarejestrowana
jako organ publiczny na mocy oficjalnego aktu i/lub musi
podlegać prawu publicznemu (zazwyczaj musi spełniać oba
warunki).
Aby zdefiniować jednostkę jako organ publiczny, wymagane są
dodatkowe kryteria poza tymi, że jednostka jest bezpośrednio
nadzorowana przez państwo, jest finansowana z budżetu
państwa lub służy dobru publicznemu.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 24
POLE KOMENTARZ
Organizacja pozarządowa Organizacja pozarządowa to przedsiębiorstwo utworzone
zgodnie z prawem przez osobę fizyczną lub prawną, które
działa niezależnie od wszelkich władz rządowych. Termin ten
zazwyczaj odnosi się do organizacji, które nie są jednostkami
rządowymi i które nie są tradycyjnymi spółkami mającymi
przynosić zyski. W przypadku, gdy organizacje pozarządowe są
w całości lub częściowo finansowane przez rządy, zachowują
one swój pozarządowy status poprzez wykluczenie możliwości
udziału w nich przedstawicieli rządu. Organizacje pozarządowe
są zazwyczaj organizacjami non-profit.
3. Wpisz urzędową nazwę organizacji (opcjonalnie). W polu tym można wpisać
nazwę organizacji z języku narodowym. Należy tutaj wpisać nazwę organizacji
zapisaną alfabetem innym niż łaciński, jeżeli taka nazwa widnieje w oficjalnych
dokumentach związanych z jej rejestracją lub założeniem. Nazwa może mieć
do 400 znaków.
4. Wpisz nr rejestracyjny (KRS) organizacji, a jeśli organizacja nie posiada nr
KRS, wpisz REGON. Zazwyczaj podawany numer rejestracyjny jest to unikalny
kod identyfikujący organizację, najczęściej nadany przez izbę handlową w kraju
rejestracji/utworzenia organizacji.
Wskazówka: informacje na temat numeru rejestracyjnego, organu
rejestrującego oraz danych rejestracyjnych zazwyczaj można znaleźć w jednym
dokumencie. Aby uzyskać więcej informacji, należy skontaktować się z działem
finansowym. W tym polu można wpisać wszelkie inne krajowe numery
identyfikacyjne organizacji, poza kodem PIC i numerem NIP. Jeżeli organizacja
nie posiada numeru rejestracyjnego, można wpisać "nie dotyczy".
5. Wpisz datę rejestracji, z jaką organizacja została utworzona/zarejestrowana.
Data rejestracji jest datą, z jaką organizacja została utworzona lub
zarejestrowana – na przykład przez izbę handlową w danym kraju.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 25
Rysunek 11: Rejestracja – podstawowe dane organizacji (przewijanie w dół)
6. Wpisz „organ rejestrujący”, przez który organizacja została utworzona/
zarejestrowana. Organ rejestrujący to władze, które zarejestrowały organizację
– na przykład władze administracyjne miasta/regionu, izba handlowa itp.
7. Wybierz kraj utworzenia/rejestracji organizacji z rozwijalnej listy. Zazwyczaj jest
to kraj, w którym organizacja posiada główną siedzibę /centralę.
8. Wybierz region/województwo, w którym organizacja została utworzona/
zarejestrowana. Nawet jeżeli informacja ta jest oznaczona jako “opcjonalna” ma
ona podstawowe znaczenie dla programu edukacyjnego. Zaleca się wpisanie
nazwy regionu.
9. Wpisz nazwę urzędową organizacji. Nazwa urzędowa musi być zgodna z
oficjalną nazwą podaną w statucie organizacji. Pole może zawierać
maksymalnie 240 znaków.
10. Wybierz język urzędowy organizacji. Jest to język oficjalnie wykorzystywany do
komunikacji w ramach organizacji.
11. Podaj numer NIP organizacji (jeżeli posiada) – kliknij ‘Tak ’ i wpisz numer NIP
w polu, które pojawi się w polu obok przycisku. Nr NIP to indywidualny numer
płatnika podatku VAT.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 26
12. Podaj kod NACE organizacji (jeżeli dotyczy). Statystyczna klasyfikacja
działalności gospodarczych w Unii Europejskiej (w jęz. francuskim:
Nomenclature statistique des activités économiques dans la Communauté
européenne), w skrócie zwana 'NACE', to system klasyfikacji, w którym
stosowany jest format kodu zawierający 6 znaków. Więcej informacji:
http://ec.europa.eu/eurostat/ramon/index.cfm?TargetUrl=DSP_PUB_WELC
13. Określ formę prawną organizacji – rozwiń listę rozwijalną i wybierz opcję, która
najbliżej odpowiada formie rejestracji organizacji. Wybierz ‘NIEZNANA’
(UNKNOWN), jeżeli nie możesz znaleźć odpowiadającej formy prawnej na
liście.
Forma prawna zazwyczaj określona jest w dokumencie rejestracyjnym/statucie
organizacji. Uzależniona jest od osobowości prawnej i kraju rejestracji. Na
przykład, jeżeli organizacja jest przedsiębiorstwem prywatnym, forma prawna
jaką może posiadać to sp. z o.o., Ltd., SA, GmbH itd. Po przeprowadzeniu
walidacji danych organizacyjnych, pole „forma prawna” będzie oznaczone jako
zweryfikowane przez Komisję Europejską.
Uwaga: „Uniwersytet” czy „organ publiczny” nie są oznaczeniami formy
prawnej.
14. Kliknij .
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 27
Kreator rejestracji: ADRES
Na stronie kreatora rejestracji zatytułowanej ADRES URF zada pytanie dot. adresu
siedziby organizacji oraz innych powiązanych danych – takich jak adres strony
internetowej, numery telefonów itd.
Należy wypełnić wszystkie obowiązkowe pola (oznaczone gwiazdką*), zalecane jest
też podanie możliwie jak najpełniejszych informacji w odpowiedzi na pozostałe pytania.
Na stronie „Adres” (patrz Rysunek 12: ), wykonaj następujące czynności:
1. Wpisz nazwę ulicy stanowiącej część adresu siedziby jak określono w statucie
lub dokumencie rejestracyjnym organizacji (w większości przypadków jest to
adres siedziby głównej lub centrali, a nie filii, oddziału itp.).
Rysunek 12: Adres organizacji i powiązane informacje
2. Wpisz numer lub nazwę budynku, w którym znajduje się siedziba organizacji
(można wpisać do 20 znaków alfanumerycznych).
3. Wpisz numer skrytki pocztowej, jeżeli organizacja taką posiada.
4. Wpisz kod pocztowy dla siedziby głównej organizacji.
5. Wpisz kod CEDEX– obowiązuje tylko we Francji.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 28
6. Wybierz z listy miasto, w którym organizacja ma siedzibę. Musi to być
urzędowa nazwa miasta, w którym organizacja została utworzona lub w
przypadku osób fizycznych miejsce zamieszkania.
7. Określ region/województwo, w którym organizacja została utworzona, lub
miejsce zamieszkania w przypadku osób fizycznych.
8. Wybierz z listy kraj, w którym organizacja ma siedzibę. Musi to być urzędowa
nazwa kraju, w którym organizacja została utworzona lub w przypadku osób
fizycznych miejsce zamieszkania.
9. Określ główny numer telefonu do komunikacji z organizacją. Wpisz numer w
następującym formacie, bez spacji: +CCCNNNNNNNNNNNNNNxBBBBB:
numer kierunkowy kraju-C- (1-3 cyfry, bez zer) następnie numer telefonu -N-
(maks. 14 cyfr), następnie numer wewnętrzny -B- ("x” znaków + maks 5 cyfr;
opcjonalnie).
10. Wpisz numer faksu do komunikacji z organizacją. Wpisz numer w
następującym formacie, bez spacji: +CCCNNNNNNNNNNNNNNxBBBBB:
numer kierunkowy kraju -C- (1-3 cyfry, bez zer) następnie numer telefonu -N-
(maks. 14 cyfr), następnie numer wewnętrzny -B- ("x" znaków + maks 5 cyfr;
opcjonalnie).
11. Określ drugi numer telefonu do komunikacji z organizacją. Wpisz numer w
następującym formacie, bez spacji: +CCCNNNNNNNNNNNNNNxBBBBB:
numer kierunkowy kraju-C- (1-3 cyfry, bez zer) następnie numer telefonu -N-
(maks. 14 cyfr , następnie numer wewnętrzny -B- ("x” znaków + maks 5 cyfr;
opcjonalnie).
12. Określ adres strony internetowej do komunikacji z organizacją. Wymagany
format to www.stronagłówna.domena - na przykład, www.mycompany.com.
13. Kliknij , aby kontynuować.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 29
Kreator rejestracji: KONTAKT
Na stronie kreatora rejestracji zatytułowanej KONTAKT URF poprosi o wpisanie
danych kontaktowych osoby, która będzie oficjalnym łącznikiem ze strony organizacji.
Jeżeli dokonujesz rejestracji w imieniu innej organizacji, kod identyfikacyjny uczestnika
(PIC) przypisany na końcu procesu rejestracji zostanie nadany tej organizacji, tak więc
wymagane jest podanie danych kontaktowych do tej jednostki, w tym danych osoby do
kontaktu, która będzie zobowiązana przesłać dokumenty potwierdzające na etapie
zatwierdzania (walidacji) danych.
Musisz wypełnić wszystkie obowiązkowe pola (oznaczone gwiazdką*), zalecane jest
też podanie możliwie jak najpełniejszych informacji w odpowiedzi na pozostałe pytania.
Na stronie zatytułowanej „Osoba do kontaktu” (patrz Rysunek 13: ), wykonaj następujące
czynności:
1. Wpisz tytuł osoby do kontaktu (Pan, Pani, prof., dr, itd.).
Rysunek 13: Rejestracja – osoba do kontaktu
2. Wpisz stanowisko osoby do kontaktu w organizacji, jeżeli dotyczy.
3. Wpisz nazwę wydziału/działu w organizacji, w którym osoba do kontaktu
pracuje, jeżeli dotyczy.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 30
4. Wpisz oficjalny adres e-mail osoby do kontaktu. Adres musi być przypisany do
osoby, a nie do jej stanowiska/zespołu/grupy w organizacji.
5. Określ płeć osoby do kontaktu.
6. Wpisz nazwisko osoby do kontaktu. System automatycznie wyświetla nazwisko
zgłaszającego – wprowadź zmiany, jeżeli ktoś inny będzie osobą do kontaktu.
7. Wpisz imię osoby do kontaktu. System automatycznie wyświetla imię
zgłaszającego – wprowadź zmiany, jeżeli ktoś będzie osobą do kontaktu.
8. W sekcji „Adres” kliknij „tak”, jeżeli chcesz wykorzystać wcześniej wpisany
adres osoby prawnej. Za pomocą tej opcji automatycznie zostanie skopiowany
adres wpisany na poprzednim etapie.
Jeżeli nie odznaczysz opcji „Nie” (domyślnie), należy podać nowy adres
zgodnie z poniższymi instrukcjami.
a. Wpisz nazwę ulicy adresu osoby do kontaktu.
b. Wpisz numer lub nazwę budynku, jak powyżej w adresie osoby do
kontaktu (można wpisać do 20 znaków alfanumerycznych).
c. Wpisz numer skrytki pocztowej, jeżeli osoba do kontaktu ją posiada.
Rysunek 14: Rejestracja – osoba do kontaktu (przewiń niżej)
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 31
d. Wpisz kod pocztowy adresu osoby do kontaktu.
e. Wpisz kod CEDEX– obowiązuje tylko we Francji.
f. Wybierz z listy miasto osoby do kontaktu.
g. Określ region osoby do kontaktu.
h. Wybierz kraj osoby do kontaktu
9. W sekcji „Numery telefonu” wybierz „tak”, jeżeli numery telefonu osoby do
kontaktu są takie same jak te wpisane w odniesieniu do osoby prawnej. Za
pomocą tej opcji automatycznie zostaną skopiowane numery telefonu wpisane
na poprzednim etapie. Jeżeli nie odznaczysz opcji „nie” (domyślnie), podaj
nowy numer telefonu zgodnie z poniższymi instrukcjami.
a. Określ główny numer telefonu osoby do kontaktu. Wpisz numer w
następującym formacie, bez spacji:
+CCCNNNNNNNNNNNNNNxBBBBB: numer kierunkowy kraju-C- (1-3
cyfry, bez zer) następnie numer telefonu -N- (maks. 14 cyfr), następnie
numer wewnętrzny -B- ("x” znaków + maks 5 cyfr; opcjonalnie).
b. Wpisz numer faksu osoby do kontaktu. Wpisz numer w następującym
formacie, bez spacji: +CCCNNNNNNNNNNNNNNxBBBBB: numer
kierunkowy kraju-C- (1-3 cyfry, bez zer) następnie numer telefonu -N-
(maks. 14 cyfr), następnie numer wewnętrzny -B- ("x” znaków + maks 5
cyfr; opcjonalnie).
c. Określ drugi numer telefonu osoby do kontaktu. Wpisz numer w
następującym formacie, bez spacji:
+CCCNNNNNNNNNNNNNNxBBBBB: numer kierunkowy kraju-C- (1-3
cyfry, bez zer) następnie numer telefonu -N- (maks. 14 cyfr), następnie
numer wewnętrzny -B- ("x” znaków + maks 5 cyfr; opcjonalnie).
Kliknij , aby kontynuować.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 32
Kreator rejestracji: PROGRAM
Następnym etapem rejestracji jest wprowadzenie danych związanych z ewentualnym
statusem małego lub średniego przedsiębiorstwa (SME status).
Rysunek 15: Kreator rejestracji: PROGRAM – status małego lub średniego przedsiębiorstwa
Zaznacz właściwe okienko w zależności od tego, czy Twoja organizacja jest, czy nie
jest małym lub średnim przedsiębiorstwem.
Jeśli wybierzesz “Tak”, pojawi się nowe okno z kreatorem “Samooceny” SME, w
którym należy podać pewne dane dotyczące przedsiębiorstwa. Można wypełnić pola
samooceny na tym etapie albo pominąć ten krok, jeśli nie jest on w danym przypadku
niezbędny. Można również uzupełnić dane później, aktualizując dane organizacji. Aby
uczestniczyć w niektórych akcjach programu Horizon 2020 (np. "SME instrument"),
samoocena w przypadku zadeklarowanego status SME jest wymagana.
Jeśli zamierzasz wypełnić dane związane z samooceną przedsiębiorstwa, więcej
informacji i wskazówek znajdziesz na stronie:
https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/display/ecresearchgms/beneficiaries
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 33
Kreator rejestracji: ZAKOŃCZ REJESTRACJĘ
Kliknij na , aby wyświetlić podsumowanie danych
rejestrowanej organizacji.
Rysunek 16: Kończenie rejestracji
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 34
Kreator rejestracji: PRZEŚLIJ (podsumowanie)
Na stronie PRZEŚLIJ możesz dokonać przeglądu i zweryfikować wszystkie dane, które
wpisałeś w procesie rejestracji (Rysunek 17: Rejestracja – podsumowanie danych).
Rysunek 17: Rejestracja – podsumowanie danych
Wykonaj jedno z poniższych działań:
Aby wydrukować podsumowanie danych kliknij „Drukuj”.
Aby wstrzymać weryfikację danych i zapisać wstępną ich wersję kliknij „Zapisz
wstępną wersję”. Następnie dane zostaną zapisane, a wyskakujące okienko
zostanie zamknięte.
Aby usunąć zapisaną wstępną wersję danych rejestracyjnych (jeżeli istnieje),
kliknij „Usuń wstępną wersję”.
Jeśli znajdziesz błąd lub chciałbyś wprowadzić korektę z innego powodu, kliknij
na odpowiedni przycisk u góry strony (organizacja, adres, kontakt lub program),
aby przejść na odpowiednią stronę, na której chcesz zmodyfikować dane.
Kiedy sprawdzisz wszystkie dane i upewnisz się, że są poprawne i spójne,
kliknij , aby przesłać informacje.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 35
Po przesłaniu danych rejestracyjnych kreator rejestracji wyświetli stronę z
potwierdzeniem (Rysunek 18: Rejestracja - ), na której pojawi się kod identyfikacyjny
uczestnika (PIC) przypisany organizacji.
Kreator rejestracji: POTWIERDZENIE
Strona z potwierdzeniem przedstawia krótkie podsumowanie danych organizacji oraz
kod identyfikacyjny uczestnika (PIC) przypisany organizacji - patrz Rysunek 18:
Rejestracja - potwierdzenie).
Rysunek 18: Rejestracja - potwierdzenie
W tym momencie URF wyśle e-mail z potwierdzeniem zawierający przesłane dane
oraz kod identyfikacyjny uczestnika (PIC) przypisany organizacji. Wiadomość zostanie
przesłana na adres email zgłaszającego (jak zdefiniowano na koncie w systemie
ECAS) oraz na adres osoby do kontaktu (na adres email wpisany na stronie „Kontakt”).
Poniżej przedstawiamy przykładową wiadomość zawierającą informacje dot. programu
Erasmus+:
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 36
Informujemy, że główną osobą do kontaktu jest osoba do kontaktu podana podczas
rejestracji instytucji.
Dotyczy: Rejestracja w Systemie Indywidualnej Rejestracji KE (URF)
Szanowna Pani/Szanowny Panie,
Dyrekcja Generalna ds. Edukacji i Kultury oraz Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora
Audiowizualnego Komisji Europejskiej dziękują za zarejestrowanie jednostki w bazie danych
uczestniczących organizacji.
Zgłoszenie zostało przyjęte. TYMCZASOWY kod identyfikacyjny uczestnika (PIC) zarejestrowanej
jednostki to 929904275..
Od teraz mogą Państwo posługiwać się kodem PIC, aby składać wnioski w programach zarządzanych
przez EiK/EACEA. Jeżeli organizacja zostanie wybrana do realizacji projektów zarządzanych przez
EACEA, zostanie przeprowadzony proces zatwierdzania (walidacji) informacji dotyczących osoby prawnej i
konieczne będzie przesłanie dokumentów potwierdzających.
Poniżej zamieszczamy link do formularzy i instrukcji, które można pobrać:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm#fr
Jeżeli organizacja wnioskuje o realizację projektów zarządzanych przez narodowe agencje
(http://ec.europa.eu/erasmus-plus/na), będzie zobowiązana przesłać dokumenty potwierdzające
wyszczególnione w „Przewodniku dla wnioskodawców” i wymagane przez narodową agencję (dokumenty
potwierdzające można załadować w URF).
W wyniku procesu walidacji może zostać nadany nowy kod PIC (jeżeli na przykład okaże się, że osoba
prawna występuje już w systemie pod innym kodem PIC).
z poważaniem
Zespół ds. zatwierdzania danych (walidacji)
Poniżej przedstawiamy podsumowanie wpisanych danych:
Dane Organizacji
===================
Nazwa urzędowa: Organizacja Demo
Nazwa: DEMO Organizacja
Kraj rejestracji: Belgia
Język urzędowy: angielski
Kod NACE: Działalność związana z oprogramowaniem, doradztwem w zakresie informatyki i działalności
Forma prawna: NIEZNANA
Opis formy prawnej:
numer NIP: BE123456789
Numer rejestracyjny: 123456789
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 37
Data rejestracji: 01-01-1990
Organ rejestrujący: OrganDemo
Adres
===================
Ulica i numer: Rue Demo
skr. poczt.: 1
Region/województwo: Arr. Admin. Bruxelles-Capitale - Admin. Arr. Brussel hoofdstad
Kod pocztowy: 1000
CEDEX:
Miasto: Bruksela
Kraj: Belgia
Strona internetowa: www.demo.com
Faks:
Główny numer telefonu: +322123456
Drugi numer telefonu:
Główna osoba do kontaktu
===================
Tytuł osoby do kontaktu: Pan
Płeć osoby do kontaktu: M
Stanowisko osoby do kontaktu w organizacji: Dyrektor
Dział, w którym pracuje osoba do kontaktu:
Nazwisko osoby do kontaktu: USER
Imię osoby do kontaktu: DEMO
Kraj osoby do kontaktu: Belgium
Adres osoby do kontaktu (ulica): Rue Demo
Adres osoby do kontaktu (numer):
skr. poczt. osoby do kontaktu: 1
Region osoby do kontaktu: Arr. Admin. Bruxelles-Capitale - Admin. Arr. Brussel hoofdstad
Kod pocztowy: 1000
Kod CEDEX:
Miasto: Bruksela
Numer faksu osoby do kontaktu:
Główny numer telefonu osoby do kontaktu: +322123456
Drugi numer telefonu osoby do kontaktu:
e-mail osoby do kontaktu: [email protected]
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 38
Zapisywanie wstępnej wersji i kontynuacja rejestracji
Po zakończeniu wstępnego etapu procesu rejestracji, możliwe jest zapisanie wstępnej
wersji danych rejestracyjnych oraz kontynuowanie rejestracji w późniejszym czasie.
Aby zapisać wstępną wersję, kliknij przycisk , który wyświetla się na każdej
stronie Kreator rejestracji: ORGANIZACJ i wzwyż. URF wyświetli na ekranie dwa
powiadomienia, jak przedstawiono na Rysunek 19: Rejestracja – zapisz wstępną wersję -
powiadomienie 1 oraz na Rysunek 20: Rejestracja – zapisz wstępną wersję - powiadomienie 2.
Rysunek 19: Rejestracja – zapisz wstępną wersję - powiadomienie 1
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 39
Rysunek 20: Rejestracja – zapisz wstępną wersję - powiadomienie 2
Za każdym razem, gdy zapiszesz wstępną wersję danych rejestracyjnych, otrzymasz
automatycznie wygenerowane powiadomienie na adres email podany podczas
rejestracji w ECAS.
Aby kontynuować rejestrację wstępnie zapisanych danych, zaloguj się i kliknij link
w oknie „Kontynuuj rejestrację” w zakładce „Zarejestruj” - patrz
Rysunek 21: Rejestracja – :
Rysunek 21: Rejestracja – kontynuacja rejestracji
Uwaga: W systemie możliwa jest kontynuacja rejestracji na podstawie uprzednio
zapisanych wstępnych danych – dostępna jest tylko jedna - ostatnia wersja danych
rejestracyjnych.
Uwaga: Link jest dostępny wyłącznie w przypadku, gdy
wcześniej zapisano wpisane dane.
Kreator rejestracji otworzy stronę, na której zapisałeś wstępne dane, tak, aby było
możliwe uzupełnienie wszelkich brakujących danych oraz
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 40
modyfikowanie/zweryfikowanie danych zapisanych na poszczególnych stronach - patrz
Rysunek 22: Rejestracja - modyfikacja danych.
Rysunek 22: Rejestracja - modyfikacja danych
Możesz usunąć wstępną wersję za pomocą przycisku na każdej stronie
(tylko do odczytu, gdy dane nie zostały zapisane). Kreator rejestracji zamknie się.
Uwaga: URF przechowuje dane przez 12 miesięcy od daty ostatniego zapisania. Jeżeli
nie będziesz kontynuować rejestracji przez okres jednego roku, wstępne dane zostaną
automatycznie usunięte.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 41
Modyfikacja zarejestrowanych danych
Po przesłaniu danych rejestracyjnych możesz modyfikować zarejestrowane dane w
zakładce „Organizacje” > „Moje organizacje”. Aby to zrobić, kliknij przycisk (Modify
Organisations) obok nazwy organizacji – patrz Rysunek 23: Zarejestrowane organizacje .
Rysunek 23: Zarejestrowane organizacje
Więcej informacji znajdziesz w rozdziale Modyfikowanie danych organizacji.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 42
Przeglądanie zarejestrowanych danych
Aby przeglądać dane rejestracyjne jako zgłaszający po ich przesłaniu, a przed
rozpoczęciem procesu walidacji, przejdź do zakładki „Organizacje > Moje organizacje” i
kliknij przycisk obok danej organizacji.
Zakładka 'Moja organizacja' w panelu aktualizacji danych organizacji otworzy się jako
strona domyślna. Na poszczególnych stronach w tej zakładce możesz przeglądać dane
organizacji, takie jak adres i osoba do kontaktu (patrz Rysunek 24: Rejestracja – przesłane
dane).
Rysunek 24: Rejestracja – przesłane dane
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 43
Ładowanie dokumentów potwierdzających
Możesz załadować dodatkowe dokumenty, każdy plik może mieć do 6 MB. Po
załadowaniu dokumentów tych nie można usunąć ani modyfikować.
UWAGA: Szczegółowe informacje na temat zarządzania dokumentami w URF
znajdziesz w rozdziale Zarządzanie dokumentami. W niniejszym rozdziale przedstawiono
jedynie sposób ładowania dokumentów przez zgłaszającego.
Aby uruchomić funkcję „Zarządzanie dokumentami”, kliknij zakładkę „Moje organizacje”
> „Organizacje” w głównym menu Portalu Uczestnika, następnie kliknij przycisk
obok nazwy organizacji, której dokumenty chcesz załadować.
Zakładka 'Organizacja' w panelu aktualizacji URF otworzy się jako domyślna strona.
Aby załadować dokument, przejdź do zakładki „Dokumenty” jak przedstawiono na
Rysunek 25: Rejestracja – strona „Dokumenty”.
Rysunek 25: Rejestracja – strona „Dokumenty”
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 44
Uwaga: Panel aktualizacji, w którym znajduje się funkcja zarządzania dokumentami,
wyświetli dodatkowe zakładki, gdy określony program zostanie wybrany z listy
rozwijalnej w lewym dolnym rogu strony.
Aby załadować nowy dokument, wykonaj następujące czynności:
1. Kliknij , sekcja z właściwościami dokumentu pojawi się po
prawej stronie:
Rysunek 26: Rejestracja – strona „Załaduj nowy dokument”
2. Kliknij , aby przeglądać pliki i wybrać ten, który chcesz załadować.
3. Wybierz właściwy dokument i kliknij
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 45
4. Wybierz typ dokumentu z listy rozwijalnej (Rysunek 27: Rejestracja - załaduj
dokument – typ dokumentu ).
Rysunek 27: Rejestracja - załaduj dokument – typ dokumentu
Uwaga: Jeżeli dokument nie odpowiada żadnemu z typów wymienionych na
liście, wybierz ‘Inne’. Więcej informacji na temat typów dokumentów w
rozdziale: Zarządzanie dokumentami.
5. W polu „Opis” (Rysunek 28: Rejestracja - załaduj dokument – opis i język ), podaj opis
pliku – autor, temat, treść itd.
6. Zaznacz pole „Język urzędowy”, jeżeli dokument został sporządzony w języku
urzędowym organizacji (na przykład, w języku miejsca utworzenia organizacji).
7. Na zakończenie kliknij , aby zapisać dane i załadować plik.
Dokument został załadowany – wszystkie załadowane pliki możesz zobaczyć
na liście dokumentów po lewej stronie (Rysunek 29: Rejestracja - lista załadowanych
dokumentów).
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 46
Uwaga: Więcej informacji nt statusów dokumentów w rozdziale Zarządzanie
dokumentami.
Rysunek 28: Rejestracja - załaduj dokument – opis i język urzędowy
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 47
Rysunek 29: Rejestracja - lista załadowanych dokumentów
8. Teraz możesz:
kliknąć , aby załadować kolejny dokument lub
kliknąć , aby wyjść z funkcji „Zarządzanie dokumentami” w Panelu
Aktualizacji URF.
Uwaga: Wszystkie zmiany wprowadzone w zakładce 'Dokumenty' są bezpośrednio
zapisywane. Jeżeli wprowadzałeś inne aktualizacje w pozostałych zakładkach musisz
kliknąć , aby zapisać wszystkie zmiany przed opuszczeniem strony.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 48
Modyfikowanie i aktualizowanie danych
Modyfikowanie danych organizacji
Dane rejestracyjne można zmieniać. Opcja aktualizacji jest dostępna na widocznym
przycisku w panelu aktualizacji URF.
Panel aktualizacji URF
Panel aktualizacji URF umożliwia użytkownikom aktualizowanie danych organizacji.
Panel Aktualizacji URF zawiera następujące zakładki:
Wiadomości
Dokumenty
Organizacja
Adres
Osoba do kontaktu
Status prawny
LEAR
EiK (ang. EAC)
Uwaga: Aby wyświetlić wszystkie zakładki wybierz program ramowy z listy rozwijalnej
zamieszczonej w lewym dolnym rogu panelu.
Opcje wspólne panelu aktualizacji
Wszystkie zakładki w panelu aktualizacji zawierają opcję – kiedy
klikniesz ten przycisk, URF zapisze WSZYSTKIE zmiany WE WSZYSTKICH
zakładkach, a następnie zamknie panel. Jedynym wyjątkiem jest funkcja „Dokumenty”
– wszystkie załadowane dokumenty są ładowane, a zmiany są wprowadzane
bezpośrednio po przesłaniu.
Rysunek 30: Panel aktualizacji URF – opcje wspólne
Możesz również zresetować listę określonych programów znajdujących się na liście po
lewej stronie panelu aktualizacji za pomocą przycisku .
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 49
Przycisk powoduje zaniechanie zmian i zamknięcie panelu aktualizacji bez
zapisywania jakichkolwiek aktualizacji.
Aktualizacja danych podstawowych, ogólnych i szczegółowych
Panel aktualizacji umożliwia aktualizację podstawowych, ogólnych i szczegółowych
danych organizacji, zgodnie z kolejnością podawania danych na wstępnym etapie
rejestracji.
Dane podstawowe
o dane organizacji (nazwa, numer rejestracyjny, numer NIP itd.)
o adres
Dane ogólne:
o osoba do kontaktu
o zarządzanie dokumentami
Aktualizacja podstawowych danych organizacji
Aktualizacja danych podstawowych obejmuje modyfikację podstawowych informacji
dot. organizacji oraz adresu siedziby organizacji w zakładkach „Adres siedziby”.
Uwaga: organizacje, których dane zostały zatwierdzone (validated) przez centralną
jednostkę ds. zatwierdzania danych (URF Validation Services) będą podlegać
ponownemu procesowi zatwierdzania danych („walidacji”) w przypadku, gdy
wprowadzono zmiany w danych podstawowych. Jednostka ds. zatwierdzania danych
może wymagać złożenia dodatkowych dokumentów potwierdzających wprowadzone
zmiany.
Dane organizacji
W zakładce „Organizacja” możesz modyfikować wszystkie podstawowe dane
organizacji, które zostały wpisane na etapie rejestracji. W rozdziale Kreator rejestracji:
ORGANIZACJ, możesz zapoznać się ze szczegółowymi informacjami o każdym polu.
Po wprowadzeniu zmian w nazwie urzędowej, numerze rejestracyjnym i/lub kraju
utworzenia/rejestracji organizacji, wymagane jest podanie daty, z jaką zmiany mają
wejść w życie. Informacje te są wymagane do celów wprowadzenia zmian dotyczących
dofinansowania.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 50
Uwaga: Pole „Data wejścia w życie” jest domyślnie tylko do odczytu i będzie
edytowalna po wprowadzeniu jednej lub kilku zmian wyszczególnionych powyżej.
Adres
W zakładce „Adres” możesz modyfikować wszelkie informacje związane z adresem
organizacji.
Po wprowadzeniu zmian w polu nazwa ulicy, numer ulicy, kod pocztowy, miasto i/lub
kraj, ukryte pole daty wejścia w życie wyświetli się i automatycznie będzie ustawione
na aktualną datę. Możesz wpisać inną datę, z jaką zmiany mają wejść w życie.
Informacje te są wymagane w celu wprowadzenia zmian dotyczących dofinansowania.
Aktualizacja ogólnych danych organizacji
Aktualizacja danych powszechnych obejmuje modyfikację informacji dot. organizacji,
takich jak osoba do kontaktu i dokumenty.
Osoba do kontaktu
W zakładce „Osoba do kontaktu” możesz zmodyfikować dane tej osoby.
Dokumenty: zarządzanie dokumentami
Funkcja „zarządzanie dokumentami” (zakładka „Dokumenty” w panelu aktualizacji
URF) umożliwia autoryzowanym użytkownikom załadowanie nowych dokumentów
potwierdzających oraz modyfikowanie metadanych (opisów) załadowanych
dokumentów.
Możesz załadować pliki o rozmiarze do 6 Mb. Nie ma ograniczenia łącznej wielkości
dokumentów załadowanych przez daną organizację. Musisz podać opis, typ i autora
każdego załadowanego dokumentu – pola te są obowiązkowe.
Możesz również czytać i pobierać wszystkie załadowane dokumenty danej
organizacji. Jednak nie możesz usunąć dokumentu po jego załadowaniu do systemu,
nawet jeśli samodzielnie go załadowałeś.
UWAGA: ze szczegółowymi informacjami na temat zarządzania dokumentami w URF
można się zapoznać w rozdziale Zarządzanie dokumentami.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 51
Walidacja aktualizacji
Wszystkie zakładki w panelu aktualizacji URF zawierają przycisk
oraz (Rysunek 31: Przyciski „Aktualizuj/Wyjdź” znajdujące się we wszystkich zakładkach).
Rysunek 31: Przyciski „Aktualizuj/Wyjdź” znajdujące się we wszystkich zakładkach
Aby zaniechać aktualizacji:
Kliknij , aby zamknąć panel aktualizacji URF bez zapisywania najnowszych
aktualizacji.
Aby przeprowadzić walidację aktualizacji:
Kliknij , aby zapisać wszystkie zmiany we WSZYSTKICH zakładkach.
Pojawi się okienko z prośbą o potwierdzenie, że chcesz przesłać zmiany (Rysunek 32:
Potwierdzenie modyfikacji)
Rysunek 32: Potwierdzenie modyfikacji
Jeżeli nie prześlesz zmian do zatwierdzenia (walidacji), URF zachowa ostatnie
aktualizacje i powrócisz do ostatniej zakładki, jaką wcześniej otworzyłeś. Możesz
kontynuować aktualizacje oraz wprowadzać nowe zmiany.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 52
Po potwierdzeniu walidacji, URF zapisze twoje aktualizacje i zamknie panel
aktualizacji. Następnie możesz powrócić do strony Portalu Uczestnika programów
w dziedzinie EiK (ang. EAC – Participant Portal) lub się wylogować.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 53
Zarządzanie dokumentami
Funkcja „Zarządzanie dokumentami” (zakładka „Dokumenty” w panelu aktualizacji
URF) umożliwia uprawnionym użytkownikom ładowanie nowych dokumentów
potwierdzających i modyfikowanie metadanych (opisów) załadowanych dokumentów.
Możesz załadować pliki o rozmiarze do 6 Mb. Nie ma ograniczenia łącznej wielkości
dokumentów załadowanych przez daną organizację. Musisz podać opis, typ i autora
każdego załadowanego dokumentu – pola te są obowiązkowe.
Możesz również czytać i pobierać wszystkie załadowane dokumenty danej
organizacji. Jednak nie możesz usunąć dokumentu po jego załadowaniu do systemu,
nawet jeśli samodzielnie go załadowałeś.
Przeglądanie, sortowanie i wyszukiwanie
Przeglądanie: Aby przeglądać właściwości dokumentu, kliknij w dowolnym miejscu
w oknie wokół listy. Szczegóły dokumentu pojawią się po prawej stronie. W tym
miejscu możesz edytować metadane.
Sortowanie: Dokumenty wyświetlane są na liście w kolejności, w jakiej zostały
załadowane. Użyj przycisku z małą strzałką obok etykiety „Sortuj”, aby zmienić
kolejność sortowania dokumentów (rosnąco/malejąco).
Wyszukiwanie: Możesz wyszukiwać dokumenty potwierdzające związane z
organizacją, używając pola „Filtruj” powyżej listy dokumentów (ukryte, jeżeli żadne
dokumenty nie znajdują się na liście). Wyszukiwanie dokumentów odbywa się za
pomocą następujących metadanych: nazwa, typ, autor, status pliku.
Typy dokumentów
Funkcja zarządzania dokumentami URF zawiera listę predefiniowanych typów
dokumentów do wyboru podczas ładowania dokumentu.
Lista wyboru typu dokumentu dostępna jest po prawej stronie po dodaniu nowego
dokumentu lub po przeprowadzeniu edycji danych istniejącego dokumentu.
Nazwa typu dokumentu opisuje jego przeznaczenie i treść. Po załadowaniu dokumentu
potwierdzającego należy wybrać typ, który najlepiej odpowiada dokumentowi. Jeżeli
żaden z predefiniowanych typów nie jest odpowiedni, wybierz typ „Inne” i dodaj
odpowiednie informacje w polu „Opis”.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 54
Ograniczenia
Nie można ładować plików wykonywalnych ani skryptów – nie są one akceptowane
przez system (np. pliki o rozszerzeniach: .exe, .bat, .com, .vbs, .vbx, .ocx, .tlb, .js, .bas,
.dll, .war, .cmd, .pl, .php, .sh).
Nie możesz załadować plików mających więcej niż 6 Mb.
Ładowanie nowego dokumentu
Aby załadować ("dodać") nowy dokument, wykonaj następujące czynności:
1. Kliknij , po prawej stronie wyświetli ekran właściwości
dokumentu:
Rysunek 33: Aktualizacje – dodawanie nowego dokumentu (przeglądaj)
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 55
2. Kliknij , aby przeglądać i wybrać plik do załadowania.
3. Wybierz typ dokumentu z listy rozwijalnej. Jeżeli dokument nie odpowiada
żadnemu z typów określonych na liście, wybierz „Inny”.
4. W polu „Opis” wpisz opis pliku – autora, temat, treść itd.
Rysunek 34: Aktualizacje – dodawanie nowego dokumentu (właściwości)
5. Zaznacz pole „język urzędowy”, jeżeli dokument został sporządzony w języku
urzędowym organizacji (na przykład, w języku miejsca utworzenia organizacji).
6. Na zakończenie, kliknij , aby zapisać dane i załadować
plik.
Edytowanie właściwości dokumentu
Aby edytować właściwości załadowanego dokumentu:
1. Kliknij na pole wokół dokumentu, którego właściwości chcesz wyświetlić na
ekranie właściwości dokumentu:
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 56
Rysunek 35: Aktualizacje – dodawanie nowego dokumentu (edytowanie właściwości dokumentu 1)
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 57
2. Kliknij , aby otworzyć edytowanie właściwości dokumentu:
Rysunek 36: Aktualizacje – dodawanie nowego dokumentu (edytowanie właściwości dokumentu 2)
3. Wprowadź wymagane modyfikacje dokumentu.
4. Kliknij , aby zapisać zmiany lub kliknij , aby anulować
aktualizację.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 58
Wymiana dokumentu
Aby wymienić załadowany dokument:
1. Kliknij na pole wokół tego dokumentu, aby wyświetlić jego właściwości na
ekranie właściwości dokumentu:
Rysunek 37: Aktualizacje – dodawanie nowego dokumentu (wymiana dokumentu 1)
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 59
2. Kliknij , aby otworzyć edytowanie właściwości dokumentu:
Rysunek 38: Aktualizacje – dodawanie nowego dokumentu (wymiana dokumentu 2)
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 60
3. Kliknij , aby przeglądać i wybrać plik do wymiany:
4. Kliknij , aby zapisać zmiany lub kliknij , aby anulować
aktualizację.
Pobieranie dokumentu
Aby pobrać dokument, kliknij na jego nazwę na liście dokumentów. Zazwyczaj
wyświetla się ekran z pytaniem o pobranie dokumenty, co jest uzależnione od ustawień
przeglądarki.
Jeżeli nie możesz pobrać dokumentu, sprawdź ustawienia bezpieczeństwa w
przeglądarce.
Usuwanie dokumentu
Nie jest możliwe usunięcie dokumentu, który został załadowany za pomocą funkcji
zarządzania dokumentami URF.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 61
Zarządzanie powiadomieniami
Komunikacja z osobami do kontaktu w organizacji
System URF wspiera system komunikacji, który obejmuje powiadomienia, które są
następującego rodzaju:
generowane przez system- - do celów związanych z systemem, takie jak
"Dokument otrzymano" lub podobne,
wewnętrzne – do komunikacji wewnętrznej między użytkownikami systemu
oraz
zewnętrzne – do komunikacji przychodzącej i wychodzącej pomiędzy
uczestnikiem a osobami z zewnątrz.
Funkcja zarządzania wiadomościami w panelu aktualizacji URF umożliwia tworzenie
i wysyłanie powiadomień typu zewnętrzne. Takie powiadomienia zostaną wysłane do
wszystkich osób, które są powiązane z organizacją.
Uwaga: W URF, powiadomienia mogą zawierać wyłącznie tekst i nie mogą zostać
usunięte przez użytkownika.
Aby utworzyć nowe powiadomienie, uruchom panel aktualizacji URF i wykonaj
następujące czynności:
1. Aby dodać nowe powiadomienie, kliknij .
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 62
Rysunek 39: Zarządzanie powiadomieniami (pusty folder)
2. Otworzy się nowe okno dialogowe, w którym możesz wpisać temat i treść
wiadomości (Rysunek 40:). Możesz korzystać ze standardowych narzędzi do
edytowania i formatowania dostępnych z paska narzędzi formatowanie.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 63
Rysunek 40: Zarządzanie komunikatami – dodanie nowego komunikatu
3. Po wpisaniu treści wiadomości kliknij . Aby zaniechać
wysyłania wiadomości, kliknij .
4. Twoja wiadomość zostanie dodana do listy powiadomień (Rysunek 41:
Zarządzanie powiadomieniami – lista powiadomień).
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 64
Rysunek 41: Zarządzanie powiadomieniami – lista powiadomień
5. Możesz wyszukiwać powiadomienia za pomocą słów kluczowych w oknie
„Wyszukaj” w prawym górnym rogu strony.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 65
Powiadomienia o błędach: zarządzanie błędami w URF
URF wyświetli powiadomienia o błędzie po lewej stronie panelu aktualizacji URF, jeżeli
wpiszesz niepoprawne lub niepełne dane.
Powiadomienie o błędach wyświetli listę wpisów, które należy poprawić, a
problematyczne pola zostaną podświetlone na ekranie, jak pokazano poniżej:
Rysunek 42: Powiadomienia o błędach
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 66
Glosariusz
Termin Definicja
Autonomiczna
(organizacja)
Autonomous
(organisation)
Autonomiczna organizacja to instytucja, która jest niezależna od
innych osób prawnych, z którymi może być powiązana, która jest
samorządna i podejmuje własne decyzje na temat tego jak
wydatkować posiadane środki i co jest głównym przedmiotem jej
działalności. Niezależna organizacja zazwyczaj posiada własny
zarząd.
Beneficjent
Beneficiary
Osoba prawna, która może korzystać z dofinansowania w ramach
7. PR.
Dokumenty
potwierdzające
Supporting documents
Dokumenty urzędowe (w dowolnym języku urzędowym UE), jakie
uczestnicy zobowiązani są dostarczyć jako potwierdzenie
zadeklarowanych informacji administracyjnych, finansowych lub
prawnych.
EAC-EA Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora
Audiowizualnego w Komisji Europejskiej (Agencja Wykonawcza) jest
odpowiedzialna za wdrażanie scentralizowanych akcji programu
Erasmus+.
ECAS (European Commission’s Authentification Service) – System
Uwierzytelniania Komisji Europejskiej
EiK
EAC
Dyrekcja Generalna Komisji Europejskiej ds. Edukacji i Kultury
IAM (Identity and Access Management) Zarządzanie tożsamością i
dostępem.
Jednostka
Legal Entity
Pojęcie abstrakcyjne oznaczające prawa i obowiązki w odniesieniu
do prawa i posiadania. Jednostka posiada osobowość prawną.
Każda organizacja zarejestrowana jako jednostka (osoba) prawna
(„personne morale”) na mocy obowiązującego prawa lub każda
osoba fizyczna działająca w relacji prawnej („personne physique”),
która wchodzi w stosunki z Komisją: wykonawca (osoba prawna),
dostawca, klient, beneficjent, osoba.
Koordynator
Coordinator
Uczestnik wyznaczony jako koordynator w umowie konsorcjum i w
umowie o dofinansowanie
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 67
Termin Definicja
Kreator rejestracji
Registration Wizard
Kreator rejestracji to funkcja umożliwiająca łatwą i przyjazną dla
użytkownika procedurę rejestracji organizacji z zastosowaniem
zrzutów formularzy, które krok po kroku prowadzą przez proces
wypełniania wszystkich wymaganych pól i list do wpisywania
danych organizacji.
Kreator rejestracji wyświetla się na stronie Portalu Uczestnika EiK,
gdy użytkownik rozpoczyna rejestrację nowej organizacji lub
powraca do przerwanej rejestracji.
MŚP (SME) Małe i Średnie Przedsiębiorstwa.
Narodowe Agencje
National Agencies
Instytucje wyznaczone przez każdy kraj uczestniczący w
programie Erasmus+ do realizacji programu na poziomie krajowym
oraz do działania w charakterze łącznika pomiędzy Komisją
Europejską a uczestniczącymi organizacjami na poziomie
krajowym, regionalnym i lokalnym.
Organ publiczny
Public Body
Organ publiczny to jednostka prawna ustanowiona jako taka na
mocy prawa krajowego oraz organizacje międzynarodowe.
Organizacja
Organisation
Osoba prawna lub organizacja bona-fide.
Organizacja bona-fide
Bona-fide organisation
Nie posiada osobowości prawnej, lecz może działać jak
przedsiębiorstwo skupiające inne osoby prawne.
Organizacja
międzynarodowa
International organisation
Instytucja międzyrządowa inna niż Wspólnota Europejska, która
posiada osobowość prawną na mocy międzynarodowego prawa
publicznego oraz każda specjalistyczna agencja utworzona przez
taką instytucję międzynarodową.
Osoba fizyczna
Natural Person
Osobowość prawna odnosząca się do osób. Osoba fizyczna może
mieć status przedsiębiorstwa i może być zarejestrowana w
rejestrze przedsiębiorstw.
Osoba prawna albo osoba
fizyczna
Legal Person or Natural
Person
Prawne pojęcie abstrakcyjne oznaczające prawa i obowiązki w
odniesieniu do prawa krajowego miejsca utworzenia, prawa
wspólnotowego lub prawa międzynarodowego oraz posiadanie.
Osoba prawna stanowi przeciwieństwo osoby fizycznej. Osoba
prawna może obejmować inne jednostki (fizyczne lub prawne) lub
odnosić się jedynie do posiadania (np. fundacja).
PIC (Participant Identity Code) - kod identyfikacyjny uczestnika.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 68
Termin Definicja
PIC (Participant Identity
Code)
Kod identyfikacyjny uczestnika to niepowtarzalny numer
identyfikacyjny organizacji. PIC składający się z 9 cyfr zostaje
nadany podczas rejestracji w URF i jest wykorzystywany na
każdym etapie do identyfikacji organizacji. PIC otrzymany podczas
rejestracji musi zostać potwierdzony przez VS (Validation Service).
7. PR
FP7
7. Program Ramowy Komisji Europejskiej w zakresie badań i
rozwoju technologicznego
Przedsiębiorstwo
Enterprise
Każda osoba prawna zaangażowana w działalność gospodarczą,
bez względu na jej formę prawną. To spółki prawa handlowego jak
również, szczególnie, osoby prowadzące działalność gospodarczą
i firmy rodzinne działające w sektorze rzemiosła i innych sektorach,
oraz partnerstwa lub stowarzyszenia prowadzące działalność
gospodarczą.
Przedsiębiorstwo lub
spółka prywatna
Private body or private
corporation
Osoba prawna podlegająca głównie prawu publicznemu,
szczególnie w odniesieniu do rejestracji, składu i audytu.
REA (Research Executive Agency) Agencja Wykonawcza ds. Badań
Naukowych
SOA Service-Oriented Architecture – Architektura oparta na usługach
SSO Single Sign On – pojedyncze logowanie
System zarządzania
dokumentami
Document Management
Facility
Funkcja zarządzania dokumentami (Document Management
Facility) dostępna jest w zakładce dokumenty w panelu aktualizacji
URF, który umożliwia rejestrującym się ładowanie dokumentów
potwierdzających.
ge
URF/PP User’s Guide (2015/07/16) – 3.2 69
Termin Definicja
Uczestnik
Participant
Każda osoba prawna lub fizyczna, która utrzymuje stosunki z PR
lub programem CIP. Na przykład: osoba prawna jako partner
umowy finansowej, wydział lub instytucja jako taka, osoba
pracująca w uczestniczącej organizacji mająca związek z
programem, ekspert. Uczestnicy są osobami spoza Komisji.
Aby bardziej szczegółowo usystematyzować koncepcję
uczestnika, przeprowadzono rozróżnienie między:
uczestnikiem realizującym działanie (ang. "executing participant"),
który wnioskuje o i realizuje działanie (np. wydział uniwersytetu lub
niezależny ekspert),
uczestniczącą jednostką (ang. "participating legal entity"), która
przyjmuje odpowiedzialność za wniosek i jego realizację (np.
uniwersytet lub ekspert działający jako osoba prawna).
Uczestnicząca jednostka to każda jednostka, która uczestniczyła,
uczestniczy lub będzie uczestniczyć w programach ramowych lub
programach CIP, czy to jedynie w ramach umów finansowych,
umów lub wniosków (Lista umów PDM/URF WG, z dnia 14
stycznia 2007).
„Osoby do kontaktu” ze strony uczestników realizujących działanie
i uczestniczących jednostek do celów wymiany informacji (np.
profesor pracujący na danym wydziale uniwersytetu, pracownik
uniwersytetu odpowiedzialny za finanse, ekspert itd.) Osoby do
kontaktu mają określone obowiązki w uczestniczących
organizacjach i mogą mieć określony adres.
Uczestnik realizujący działanie i uczestnicząca jednostka to może
być ta sama osoba prawna (np. spółka); kilka osób prawnych
może wspólnie ponosić odpowiedzialność za jednego uczestnika
realizującego działanie (w przypadku konsorcjum).
URF Unique Registration Facility – System Indywidualnej Rejestracji.
System pozwala na rejestrację uczestników Programów
Ramowych na etapie składania wniosków i zawierania umów.
Obejmuje on zestaw zasad dot. zbierania i walidacji danych.
Urzędnik KE
EC Officer
Urzędnik KE ds. projektów/nauki lub administracji reprezentujący
Komisję Europejską podczas negocjacji.
Zobowiązanie prawne
Legal Commitment
Podstawa prawna dla praw i obowiązków Komisji oraz innej osoby
prawnej.