Szukanie i zatrudnianie w firmie praktykantów -...

Szukanie i zatrudnianie w firmie praktykantów Zatrudnianie stażystów – przewodnik dla małych i średnich firm

Zastosuj nowe

pomysły

Broszura powstała we współpracy partnerów w ramach projektu "Starting with Apprenticeship”. Projekt został sfinansowany w funduszy Komisji Europejskiej. Treść niniejszej publikacji odzwierciedla tylko stanowiska i opinie autorów. Komisja Europejska wraz z Niemiecką Narodową Agencją ds. Szkoleń Zawodowych (NA-BIBB) nie ponosi odpowiedzialności za treści zamieszczone w/w publikacji.

Przedmowa

3

Przedmowa

Jak możemy przyciągnąć do naszej firmy zdolnych stażystów? Obecnie dla wielu firm oferujących staże jest to bardzo ważne pytanie. Czasy kiedy firmy mogły przebierać w stażystach dawno już minęły i nastała znacząca konkurencja między firmami walczącymi o najlepszych stażystów.

Wyciągnąwszy wnioski z tej sytuacji, firmy rozpoczęły szereg działań zmierzających do podwyższenia szans na pozyskanie najlepszych stażystów. Powyższy przewodnik został stworzony w celu wsparcia wysiłków firm w ramach pozyskiwania i szkolenia kandydatów na przyszłych pracowników.

W przewodniku zawarto szeroką gamę instrumentów i dobrych praktyk, dzięki którym firmy mają szansę stać się atrakcyjnym miejscem pracy dla młodych ludzi.

Powyższy przewodnik jest doskonałym źródłem praktycznej wiedzy, jaką mogą wykorzystać firmy chcące dorównać współczesnym zmianom zachodzącym na rynku pracy. Czytelnik wprowadzany jest krok po kroku w fazy zatrudnienia i zapoznawany z efektywnymi sposobami pozyskiwania nowych pracowników. Duża ilość przykładów oraz porad zamieszczonych w niniejszej książce pozwoli na szybkie wprowadzenie zmian w proces rekrutacji w każdej firmie niezależnie od branży. Przewodnik ukazuje nowe sposoby pozyskiwania do pracy młodych ludzi i pokazywania im, że praca może stać się ich pasją.

Spis treści

4

Spis treści Jak korzystać z przewodnika ...................................................................................................... 7

1 Potrzebne są nowe rozwiązania ....................................................................................... 10

2 Bieżące złote zasady rekrutacji stażystów ....................................................................... 12

3 Narzędzia do rekrutacji stażystów ................................................................................... 16

3.1 Pięć faz rekrutacji stażystów. ................................................................................... 16

3.2 Przegląd instrumentów rekrutacyjnych ................................................................... 17

3.3 Faza rekrutacji 1: Planowanie .................................................................................. 20

3.4 Faza rekrutacji 2: Pozyskanie. .................................................................................. 24

3.4.1 Reklama i PR ....................................................................................................... 27

3.4.1.1 Strona internetowa z ofertami staży. ......................................................... 27

3.4.1.2 Blog ............................................................................................................. 28

3.4.1.3 Ogłoszenia o pracę. ..................................................................................... 30

3.4.1.4 Broszury i ulotki. ......................................................................................... 31

3.4.1.5 Inne materiały promocyjne. ........................................................................ 32

3.4.1.6 Raporty medialne. ....................................................................................... 32

3.4.1.7 Media społecznościowe. ............................................................................. 34

3.4.1.8 Telefoniczna linia informacyjna. ................................................................. 34

3.4.1.9 Kampanie szkoleniowe. .............................................................................. 34

3.4.1.10 Konkursy. ..................................................................................................... 35

3.4.2 Wydarzenia. ........................................................................................................ 36

3.4.2.1 Dni otwarte w firmie. .................................................................................. 36

3.4.2.2 Wycieczka po firmie/fabryce. ..................................................................... 38

3.4.2.3 Wykłady i seminaria. ................................................................................... 39

3.4.2.4 Nauczanie w szkołach. ................................................................................ 39

3.4.2.5 Targi szkoleń................................................................................................ 40

3.4.2.6 Dni kariery. .................................................................................................. 41

3.4.3 Praktyka. ............................................................................................................. 42

3.4.3.1 Praktyka w miejscu pracy. ........................................................................... 42

3.4.3.2 Odkrywcze dni. ............................................................................................ 44

3.4.3.3 Tygodnie projektów. ................................................................................... 44

3.4.4 Ambasadorzy i mentoring. ................................................................................. 45

3.4.4.1 Ambasadorzy szkolenia. .............................................................................. 45

3.4.4.2 Mentoring uczniów. .................................................................................... 47

3.4.5 Współpraca i sieć powiązań. .............................................................................. 48

Spis treści

5

3.4.5.1 Partnerstwo ze szkołami. ............................................................................ 48

3.4.5.2 Sieć powiązań. ............................................................................................. 50

3.4.5.3 Programy dla przyszłych pracowników ....................................................... 51

3.5 Faza rekrutacji 3: Wybór. ......................................................................................... 52

3.5.1 Profil kwalifikacyjny. ........................................................................................... 54

3.5.2 Dokumenty aplikacyjne. ..................................................................................... 56

3.5.3 Integracja stażystów/speed dating. ................................................................... 57

3.5.4 Szkolenia last minute. ........................................................................................ 58

3.5.5 Wywiad. .............................................................................................................. 58

3.5.6 Standardowe testy. ............................................................................................ 60

3.5.7 Ocena zintegrowana........................................................................................... 61

3.5.8 Próbna praca. ..................................................................................................... 63

3.5.9 Próbne dni. ......................................................................................................... 63

3.6 Faza rekrutacyjna 4: Wszystko co powinieneś wiedzieć o zawarciu umowy........... 64

3.6.1 Zawarcie umowy. ............................................................................................... 66

3.6.2 Spotkanie powitalne. .......................................................................................... 66

3.6.3 Wydarzenia wewnątrz firmy. ............................................................................. 67

3.6.4 Komunikacja wewnętrzna. ................................................................................. 67

3.7 Faza rekrutacji 5: Integracja w pierwszych kilku tygodniach. .................................. 68

3.7.1 Plan. .................................................................................................................... 70

3.7.2 Folder szkoleniowy. ............................................................................................ 71

3.7.3 Powitalny dzień. ................................................................................................. 72

3.7.4 Wstępne warsztaty. ............................................................................................ 73

3.7.5 Budowanie zespołu. ........................................................................................... 74

3.7.6 Sponsorzy szkolenia. .......................................................................................... 74

3.7.7 Dyskusja na temat informacji zwrotnych. .......................................................... 74

3.8 Zaangażowanie innej grupy docelowej. ................................................................... 75

3.8.1 Wywiadówka ...................................................................................................... 76

3.8.2 Dni projektów & praktyki dla nauczycieli. .......................................................... 77

4 Fundamenty rekrutacji stażystów. ................................................................................... 79

4.1 W jaki sposób mam zaprezentować swoją firmę, aby była ona atrakcyjna dla stażystów? ............................................................................................................................ 79

4.2 Czy mam się dostosować do oczekiwań młodych ludzi? ......................................... 81

4.3 W jaki sposób działać w doradztwie personalnym? ................................................ 82

4.4 Jak skutecznie komunikować się z młodymi ludźmi? ............................................... 84

4.5 Jak skorzystać z pomocy stażystów w procesie rekrutacji? ..................................... 85

Spis treści

6

4.6 Kim są moi przyszli stażyści? .................................................................................... 87

4.7 Co jest najważniejsze przy wyborze stażystów? ...................................................... 88

5 Zapewnienie sukcesu rekrutacji. ...................................................................................... 91

6 Instytucje partnerskie oraz wsparcie. ............................................................................ 103

7 Indeks ............................................................................................................................. 104

Bieżące złote reguły rekrutacji stażystów

7

Jak korzystać z przewodnika

Kto powinien przeczytać ten przewodnik?

Powyższy przewodnik jest skierowany do wszystkich firm – głównie MŚP – reprezentujących każdy sektor gospodarki chcących stworzyć program szkoleń dla młodych pracowników. W niniejszej publikacji można znaleźć informacje, na różnych poziomach zaawansowania, w zależności od tego jak firma radzi sobie z pozyskiwaniem stażystów.

Rysunek 1: Grupa docelowa

- Nowicjusze - Firmy

rozpoczynające swoją karierę w rekrutowaniu

stażystów

- Dobrze zapowiadający się -

Firmy planujące szkolenia

- Starzy wyjadacze - Doświadczone firmy, nie

mające problemów z pozyskiwaniem stażystów

- Starzy wyjadacze - Doświadczone firmy

oferujące przestarzały system szkoleń i mające problemy z pozyskaniem

stażystów

Użyj przewodnika, aby…

- uzyskać solidną wiedzę na temat pozyskiwania stażystów - ukierunkować się na sprostanie wyzwań i realizację zadań związanych z pozyskiwaniem stażystów - uzyskać ogólne omówienie instrumentów rekrutacyjnych - dowiedzieć się jak wykorzystać zdobytą wiedzę w praktyce

- dowiedzieć się więcej o rozszerzonych możliwościach pozyskiwania stażystów - zdobyć wiedzę na temat współczesnych trendów rekrutacyjnych

- zaktualizować swój program praktyk - dowiedzieć się więcej na temat współczesnych instrumentów rekrutacyjnych - dowiedzieć się jak wykorzystać zdobytą wiedzę w praktyce

Korzyść dla firm z użycia przewodnika

Jest wiele warunków, których spełnienie sprawia, że firma staje się atrakcyjniejsza dla stażystów. Praktyki związane z pozyskiwaniem młodych pracowników odgrywają dużą rolę w działalności wielu przedsiębiorstw. Właśnie temu tematowi jest poświęcony ten przewodnik: Jego celem jest wsparcie firm w efektywnym pozyskiwaniu stażystów. Aby zrealizować ten cel, należy optymalizować i uaktualniać procesy rekrutacji stażystów.

Przewodnik zawiera szereg instrumentów, przy użyciu których, firmy będą miały możliwość pozyskaniu wielu uzdolnionych stażystów. Dzięki tej książce firmy poczują się zmotywowane do stawienia czoła bieżącym problemom i wyzwaniom współczesnego rynku pracy, ale także uzyskają intuicyjne narzędzie umożliwiające im zwiększenie ich potencjału kadrowego. Poniżej wymienione są główne elementy przewodnika:


8

Rysunek 2: Główne elementy przewodnika

W tym kontekście, przewodnik dostarcza informacji pomocnych przy: Co, w dzisiejszych czasach, należy wziąć pod uwagę przy rekrutacji stażystów? Co jako firma jesteśmy w stanie zrobić, i co ja osobiście mogę zrobić? Jakie konkretne kroki należy przedsięwziąć? Jakie działania? W jaki sposób należy udoskonalać programy praktyk w mojej firmie?

Rysunek 3 : Plan przewodnika

Zad

ania

dla

firm

Zrozumienie wyzwań związanych z

rekrutowaniem stażystów

Sprostanie wyzwaniom związanym z rekrutacją

stażystów

Kontrola powodzenia/sukcesu

Co

fir

my

po

win

ny

wie

dzi

eć

Warunki rekrutacji

Zasady rekrutacji

Instrumenty rekrutacyjne

Instrukcje dotyczące wprowadzania instrumentów rekrutacyjnych

Wskaźniki i instrumenty oceny powodzenia działań

Gd

zie

firm

y m

ogą

zdo

być

po

trze

bn

e

info

rmac

je

Rozdz. Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.: Potrzebne są nowe rozwiązania

Rozdz. 2. Złote zasady rekrutacji

Rozdz. 4: Podstawy rekrutacji stażystów

Rozdz. 3: Rekrutacja stażystów - instrumenty

Rozdz. 5: Zapewnienie powodzenia działań

Jak korzystać z przewodnika

Jest to przewodnik ułatwiający pozyskiwanie i zatrudnianie stażystów w firmie. W treści zamieszczono szeroką gamę informacji i wskazówek ułatwiających pozyskanie odpowiednich, młodych pracowników.

Pięć faz pozyskania stażysty

Siedem podstawowych zasad pozyskania stażysty

Dwadzieścia złotych reguł pozyskania stażysty

Czterdzieści sześć instrumentów pozyskania stażysty


9

Treść przewodnika dopasowana jest do potrzeb firm działających w europejskim otoczeniu biznesowym. W zależności od doświadczenia poszczególnych firm w pozyskiwaniu stażystów podręcznik może pełnić rolę przewodnika lub tylko poradnika.

Książka ma formę modułową. Każdy może wybrać dla siebie interesujący go fragment treści, czy też działań w zależności od ustalonych celów. Co chcę wiedzieć? Jakie obszary chcę udoskonalić? Gdzie mogę ulepszyć swoje działania? Czytelnicy mogą wybrać tylko te rozdziały, które ich najbardziej zainteresują.

Oto kilka przykładów użycia podręcznika:

1. Co należy wiedzieć, aby rozwinąć lepsze podejście do pozyskiwania stażystów? Część zatytułowana „3.3Planowanie” Rozdział 3.3.

2. Jakich instrumentów rekrutacyjnych należy używać? Rozdział 3.2 część “Przegląd instrumentów rekrutacyjnych”.

3. Wypróbowanie nowych instrumentów rekrutacyjnych. Inspirację znajdziesz w Rozdziale Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania. “Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.”.

4. Wskazówki jak odpowiednio i efektywnie wykorzystać instrumenty rekrutacyjne. Zobacz wskazówki zamieszczone w Rozdziale Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania. “Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.”.

5. Jak aktywnie włączyć się w procesy kierowania kariera młodych ludzi? Inspirację znajdziesz w Rozdziale 4.3 “W jaki sposób mogę wziąć aktywny udział w kierowaniu karierą młodych ludzi”?

6. Jak uchronić się przed stratami w trakcie szkolenia? Rozdział 3.6 “Faza rekrutacyjna 4: Wszystko co powinieneś wiedzieć o zawarciu umowy” oraz Rozdział 3.7 “Faza rekrutacji 5: Integracja ” opowiadający o tym jak kreować poczucie lojalności u nowego pracownika wobec firmy, od pierwszych dni jego pracy.

7. Problemy z zapełnieniem wolnych staży. Jak działać, jak temu zapobiegać? Oceń swoje praktyki stażowe zgodnie z checklistą zamieszczoną w Rozdziale 5 “Osiąganie sukcesu rekrutacyjnego” i rozpocznij działania naprawcze.

Zastosowanie nowych pomysłów w praktyce jest nawet ważniejsze niż przeczytanie całego podręcznika. Podręcznik będzie bardzo pomocny jeśli firma zdoła wprowadzić przynajmniej jedno z poniższych działań:

Rysunek 4: Odpowiednie korzystanie z podręcznika


10

1 Potrzebne są nowe rozwiązania

Dlaczego firmy powinny przeanalizować proces rekrutacji stażystów

Staże w miejscu pracy rozpoczynają się od pozyskania stażystów. Ten proces wymaga wielu uzgodnień wewnątrz firmy i wprowadzenia odpowiednich zasad. Tak powołany do życia system najczęściej funkcjonuje przez wiele lat, bez znaczących zmian ani uaktualnień. Niestety świat się szybko zmienia, a wraz z nim otoczenie biznesowe w jakim działają firmy. We współczesnym świecie, nie jest już tak łatwo pozyskać zdolnych stażystów, tak jak to miało miejsce kilkanaście lat temu.

Zmiany na rynku pracy, zmiany demograficzne oraz zmiany trendów nauczania (coraz więcej ludzi wybiera studia wyższe) skutkuje tym, że zaczyna brakować absolwentów szkół technicznych i zawodowych. Niedostosowanie szkolnictwa zawodowego do potrzeb rynku pracy powoduje, że absolwenci szkół zawodowych nie mają odpowiednich kwalifikacji do podjęcia pracy. Niestety ten trend będzie się umacniał i nic nie wskazuje na to, że w najbliższych latach ten problem zostanie rozwiązany.

Rysunek 5: Warunki społeczne vs. Szkolenia w miejscu pracy

Jeśli firmy nie zaczną przeciwdziałać temu spadkowi, to może się okazać, że za parę lat zabraknie rąk do pracy, nie wspominając o wykwalifikowanych technikach. Obecnie widać wyraźnie, że firmy mają problem z zapełnieniem wolnych miejsc przeznaczonych dla stażystów.


11

Aby skłonić młodych ludzi do podjęcia pracy, firmy muszą zmienić swoje podejście do organizowania staży. Programy stażowe muszą stać się atrakcyjniejsze dla potencjalnych pracowników i dawać im wymierną korzyść, w postaci zdobycia doświadczenia zawodowego lub stałej pracy w przedsiębiorstwie po zakończeniu okresu próbnego.

Optymalizacja procesów stażowych powoli staje się jednym z zadań umieszczanych w procesach biznesowych. Współcześnie, aby uczynić system szkoleniowy efektywniejszym, wymaga to dokładniejszej analizy rynku pracy i podjęcia strategicznych kroków w stronę poprawy obecnej sytuacji oraz wypracowania konkretnych instrumentów.

Firmy muszą być proaktywne, aby móc walczyć z niedoborem stażystów.

Dotychczasowe doświadczenie pokazuje, że firmy mają duży wpływ na powodzenie działań związanych z pozyskiwaniem stażystów. Badania pokazują, że firmy które zmieniały i dostosowywały swoje podejście podczas procesów rekrutacji, osiągnęły większy sukces niż te, które działały według sztywnych reguł. Oto przykłady działań firm, które odniosły sukces:

Tworzą długookresowe plany praktyk.

Korzystają z różnych form dotarcia i wsparcia grupy docelowej.

Bezpośrednio kontaktują się z młodymi ludźmi, oferując im atrakcyjne praktyki i staże.

Są otwarte na aplikantów reprezentujących każdy poziom kształcenia np. zawodowe, techniczne i uniwersyteckie.

Przywiązują większą uwagę do miękkich kwalifikacji aplikantów, niż do twardych wskaźników np. wyniki w nauce.

Chętniej przyjmują aplikantów, nawet tych którzy nie spełniają w 100% oczekiwań firmy.

MŚP a szczególne wyzwanie.

MŚP są w szczególny sposób dotknięte brakami personalnymi. Wynika to z faktu, że nie potrafią się poruszać w procesie rekrutacji stażystów oraz nie są w stanie zaadaptować odpowiednich instrumentów rekrutacyjnych.

Wiele z tych problemów wynika z braku odpowiedniej kadry i środków finansowych. Niemniej jednak, kiedy kadra i finanse nie stanowią przeszkody, to i tak MŚP tylko w znikomym stopniu stosują opcję staży w miejscu pracy.


12

2 Bieżące złote zasady rekrutacji stażystów

Zmieniające się warunki rynkowe wpłynęły na stworzenie przez przedsiębiorstwa nowych wymagań odnośnie procesów rekrutacji stażystów. Można to ująć w czterech elementach oraz w dwudziestu złotych regułach:

Rysunek 6: Główne elementy współczesnej rekrutacji stażystów

Budowanie fundamentów

Zmiana poglądów

Nowe podejście

Myślenie na przyszłość

Budowanie fundamentów

Zasad 1: Zacznij działać.

Przeanalizuj swoją sytuację. Czy masz problem z zapełnieniem wolnych miejsc pracy przeznaczonych dla stażystów? Czy uważasz, że w przyszłości będzie jeszcze trudniej znaleźć stażystów chętnych do pracy? Czas podjąć jakieś działania. Nikt nie rozwiąże za ciebie problemów. Zamiast tego, wszystko dokładnie przeanalizuj i zacznij wdrażać nowe rozwiązania.

Zasada 2: Sprawa staży musi być jednym z twoich priorytetów.

Uruchom odpowiednie procedury i zaangażuj potrzebny potencjał. Poprawa sytuacji nie zależy tylko od finansów, ale także od osobistego zaangażowania i miękkich kwalifikacji.

Zasad 3: Zintensyfikuj swoje wysiłki.

Zaangażuj się w działania rynku edukacyjnego. Wprowadź w firmie stosowne reguły i instrumenty ułatwiające pozyskanie stażystów do pracy. Działaj ofensywnie. Używaj różnych instrumentów rekrutacyjnych. Wprowadzaj w życie nowe pomysły.

Zasad 4: Rekrutacja stażystów, jako standardowe działanie.

Zwiększenie działań rekrutacyjnych w naturalny sposób zbiega się z rozpoczęciem samego procesu rekrutacji. Rekrutację i zatrudnienie stażystów należy traktować bardzo poważnie. Będzie to miało wpływ na długookresowe funkcjonowanie twojej firmy. Program szkoleń należy planować jak najwcześniej, a nie podczas pracy stażysty.

Zasada 5: Wzmocnij działania marketingowe dotyczące staży.

Stwórz działania marketingowe przeznaczone do promocji programu szkoleń. Staraj się zakotwiczyć strategię marketingową w strategii operacyjnej przedsiębiorstwa.


13

Zintensyfikuj działania związane z podwyższeniem świadomości u odbiorców, prezentujące twoją firmę jako wiarygodnego i profesjonalnego pracodawcę u którego można wiele się nauczyć i zdobyć stałą, dobrze płatną pracę.

Zasada 6: Likwidacja barier związanych z aplikowaniem do twojej firmy.

Należy uprościć procedurę aplikacyjną i wprowadzić wskazówki ułatwiającej przebycie każdej z jej faz. Zawsze odpowiadaj na pytania kandydatów.

Zasada 7: Sprawiaj wrażenie firmy, która oferuje profesjonalne staże.

Zapewniaj atrakcyjne warunki szkolenia i wysoki standard nauki. Buduj swoją renomę. Tylko w ten sposób jesteś w stanie zbudować wizerunek firmy jako wiarygodnego i w pełni profesjonalnego pracodawcy. Bądź pewny, że potencjalni kandydaci to docenią i sami zaczną się do ciebie zgłaszać. Nie slogany, ale działania najlepiej trafiają do młodych ludzi.

Zmiana poglądów

Zasada 8: Pierwszy zaprezentuj się kandydatom a nie odwrotnie.

Traktuj kandydatów na stażystów jak potencjalnych klientów. Przedstawiaj swoją ofertę szkoleniową jak jeden z produktów twojej firmy. Nie zadawaj pytań w stylu: „Czemu właśnie ciebie mielibyśmy zatrudnić?” Zamiast tego, spójrz na kandydata z jego perspektywy "Czemu miałbym zaakceptować propozycję stażu właśnie w tej firmie a nie innej?” Bądź pewny, że znasz odpowiedź na to pytanie.

Zasada 9: Myśl jak stażysta.

Nie kieruj się tylko swoim własnym interesem, ale także wczuj się w rolę drugiej strony. W swoim programie szkoleniowym i strategii staraj się koncentrować na potrzebach edukacyjnych kandydatów, ich oczekiwaniach oraz planach zawodowych. Twój program staży musi być atrakcyjny i wzbudzać zainteresowanie u młodych ludzi.

Zasada 10: Przekonuj aplikantów zarówno na poziomie emocjonalnym, jak i merytorycznym.

Informacja na temat twojego programu szkoleniowego jest bardzo ważna. Kontekst emocjonalny jest również istotny. Większość młodych ludzi kieruje się intuicją przy podejmowaniu wielu decyzji. Nie lekceważ tego. Dbaj o pozytywną energię w trakcie rekrutacji, jak też praktyk i staży. Atmosfera przyjaźni, koleżeństwa, otwartości oraz szczerości jest nie do przecenienia.

Zasada 11: Otwórz się na nowe grupy odbiorców.

Twoja polityka rekrutacyjna powinna być na tyle elastyczna, abyś mógł nią objąć wiele grup docelowych. Otwórz się na kandydatów posiadających różny stopień umiejętności. Korzystaj z każdego młodego talent. Oceń, które z grup odbiorców zostały przez ciebie niedocenione w poprzednich rekrutacjach.

Zasada 12: Bądź pewny, że jesteś w stanie rozpoznać wykwalifikowanego kandydata.

Podejmowanie decyzji o zatrudnieniu nowego pracownika na podstawie tylko intuicji to błąd i zamierzchłe czasy. Zamiast tego określ zestaw koniecznych umiejętności jakie kandydat musi posiadać, aby pracować w twojej firmie. Stwórz zakres obowiązków i profile zawodowe dotyczące stanowisk, które mają zająć potencjalni kandydaci. Stwórz


14

proste formuły oceniające potencjał kandydatów.

Zasada 13: Stawiaj kandydatom realistyczne wymagania.

Upewnij się, że twoje oczekiwania względem kandydatów nie są zanadto wyolbrzymione. Rozważ, które umiejętności są nieodzowne. Bądź gotowy na kompromis. Nie podejmuj arbitralnych decyzji. Jeśli nie będziesz w stanie znaleźć odpowiedniego kandydata, staraj się wybrać tego najbliżej ideału i zaoferuj mu dodatkową możliwość rozwoju pozwalająca mu na sprostanie oczekiwań stawianych podczas szkolenia.

Nowe podejście

Zasad 14: Optymalizuj kontakty z grupą docelową.

Rozpowszechnianie informacji o twoim programie staży musi być prowadzone na szeroką skalę. Wykorzystuj wszelkie dostępne kanały informacji.

Zasada 15: Kieruj swoją ofertę szkoleniową do określonej grupy odbiorców.

Staraj się podchodzić do każdego działania rekrutacyjnego jako do indywidualnego zadania. To co należy wziąć pod uwagę to wielkość danej grupy i potencjalne kwalifikacje poszczególnych osób. Należy dostosowywać swoje działania biorąc pod uwagę słabości i mocne strony odbiorców.

Zasada 16: Zaangażuj rodziców i nauczycieli.

W swoich działaniach musisz wziąć pod uwagę role jaką odgrywają tak zwani drugoplanowi aktorzy. Są nimi nauczyciele i rodzice, którzy mają znaczący wpływa na kierowanie edukacją młodych ludzi oraz ich kariera zawodową – przynajmniej w jej pierwszej fazie. Dlatego ważne jest, aby rodzice i nauczyciele także zostali objęci działaniami promującymi twój system szkoleń.

Zasada 17: Polegaj na swoich stażystach.

Nikt nie jest bliżej młodych ludzi niż oni sami. Dlatego też wykorzystuj obecnych stażystów do promowania swojej firmy wśród potencjalnych nowych stażystów.

Myślenie o przyszłości

Zasada 18: Budowanie przywiązania do firmy.

Staraj się zorganizować proces rekrutacji tak, aby już od samego początku jego trwania, starać się nawiązać bezpośredni kontakt ze stażystami i zintegrować ich w strukturze przedsiębiorstwa. Taka relacja pomiędzy pracodawcą a pracownikiem zmniejsza ryzyko rezygnacji stażystów z udziału w szkoleniu. Ponadto zwiększa to szanse na pozostanie stażysty w firmie, już po zakończeniu szkolenia.

Zasad 19: Myśl o wszystkich osobach zainteresowanych szkoleniem, jako o potencjalnych przyszłych pracownikach.

Traktuj proces szkolenia jako działanie przynoszące długotrwałe korzyści. Stawiaj odległe


15

cele. Traktuj stażystów jako potencjalnych przyszłych stałych pracowników, a okres stażu jako okres próbny. Aktywnie wspieraj szkolenie mniej utalentowanych osób pod warunkiem, że wykazują oni chęć rozwoju i pracy dla ciebie.

Zasada 20: Rozważ zalety dualnego system kształcenia.

I na koniec: staraj się angażować w budowanie i udoskonalanie dualnego system nauczania. W obecnych czasach większość młodych ludzi wybiera się na studia. Niestety „jakość” absolwentów kończących niektóre kierunki jest raczej wątpliwa. Dlatego też należy włożyć jak najwięcej wysiłku w promowanie szkolnictwa zawodowego. Przecież nie każdy musi być studentem i nie każdy się do tego nadaje. Trzeba walczyć ze złą renomą edukacji zawodowej, która nie jest gorsza od ogólnego procesu kształcenia, a w większości wypadków jest nawet bardziej wymagająca.

Narzędzia do rekrutacji stażystów

16

3 Narzędzia do rekrutacji stażystów

3.1 Pięć faz rekrutacji stażystów.

Rekrutacja stażystów zawiera wszystkie działania związane z ciągłym uzupełnianiem wolnych wakatów przeznaczonych na staże w firmie. Jej głównym zadaniem jest dostarczenie stażystów do firmy według określonych kosztów i potrzeb. Poniżej przedstawiono pięć faz rekrutacji stażystów:

Rysunek 7: Pięciofazowy model rekrutacji stażystów

Planowanie jest to rozwinięta strategia i zdefiniowane cele oraz zestaw działań nastawionych na pozyskanie stażystów. Głównym zadaniem jest określenie instrumentów rekrutacyjnych.

Pozyskanie jest promocją wolnych staży oraz działań związanych z rekrutacją stażystów. Proces pozyskiwania stażystów trwa cały rok stażowy.

Wybór zawiera szereg działań, podczas których rozpoznaje się potencjał stażystów i poziom ich umiejętności.

Zawarcie umowy odnosi się do fazy rekrutacji podczas której następuje podpisanie umowy na staż pomiędzy firmą, a stażystą.

Integracja to faza rekrutacji, która następuje pomiędzy pierwszym, a ostatnim dniem szkolenia/stażu. Zawiera w sobie wszelkie działania zmierzające do nawiązania więzi pomiędzy firmą, a stażystą i zbudowania długookresowej relacji.


17

Rysunek 8: Fazy rekrutacji podczas całego roku szkoleniowego

Instrumenty rekrutacyjne są używane podczas każdej fazy

Instrumenty rekrutacyjne są to wszystkie środki i kanały informacji przy użyciu, których biznes rekrutuje, wybiera i zatrudnia stażystów. Jest głównym zadaniem fazy planowania.

Tego typu instrumenty są używane w każdej fazie rekrutacji. Niektóre instrumenty mogą się duplikować inne zaś uzupełniać. Istnieje szeroka gama instrumentów, które mogą być zastosowane do pozyskania, wyboru, zatrudnienia i integracji stażystów.

3.2 Przegląd instrumentów rekrutacyjnych

Poniższa tabela zawiera przegląd wszystkich instrumentów rekrutacyjnych, które zostaną omówione w następnych rozdziałach.

Rysunek 9: Instrumenty rekrutacyjne i kluczowe korzyści


* Szczególnie efektywny instrument rekrutacyjny

Korzyści

Instrumenty rekrutacyjne Faza 2: Pozyskanie:

Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.*

(Rozdz. Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.)

Instrument o nieograniczonych możliwościach. Główne źródło informacji dla młodych ludzi o stażach.

Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.


Dziennik w wersji online na bieżąco dostarczający informacji o przebiegu szkoleń.



Informacja na temat bieżących ofert stażowych.


18

Broszury i ulotki*

(Rozdz. 3.4.1.4)

Użyteczne i poręczne źródło informacji o stażach i szkoleniach.

Inne materiały promocyjne

(Rozdz. 3.4.1.5)

Użyteczne narzędzia umożliwiające dotarcie z informacją do grupy docelowej.

Raporty medialne

(Rozdz. 3.4.1.6)

Instrument dla firm chcących pochwalić się szerszej publiczności swoimi sukcesami.

Media społecznościowe

(Rozdz. 3.4.1.7)

Nowe medium o nieocenionym zasięgu i oddziaływaniu na młodych odbiorców.

Telefoniczna linia informacyjna

(Rozdz. 3.4.1.8 )

Prosty i łatwy sposób uzyskania potrzebnych informacji.

Kampanie szkoleniowe

(Rozdz. 3.4.1.9)

Opłacalny sposób promocji działań.

Konkursy

(Rozdz. 3.4.1.10 )

Instrument dla firm, które osiągają doskonałe wyniki w pozyskiwaniu stażystów.

Dni otwarte w firmie

(Rozdz. 3.4.2.1)

Okazja na spotkanie się z grupą docelową i nawiązanie kontaktów.

Wycieczka po firmie/fabryce

(Rozdz. 3.4.2.2)

Alternatywa do dnia otwartego.

Wykłady i seminaria

(Rozdz. 3.4.2.3)

Uzupełniający instrument używany przy promocji firmy pośród grupy docelowej.



Uzupełniający instrument używany przy promocji firmy, jako jednostki wspierającej szkolnictwo zawodowe.

T

(Rozdz. 3.4.2.5)

Okazja na promocję przedsiębiorstwa i zaprezentowanie polityki staży.

Dni kariery

(Rozdz. 3.4.2.6)

Opłacalna platforma komunikacji pomiędzy beneficjentami a firmami oferującymi praktyki i staże.

Praktyka w miejscu pracy*

(Rozdz. 3.4.3.1)

Efektywne narzędzie pozwalające młodym ludziom zapoznać się z charakterem pracy/zawodu, którego uczą się w szkole.



Alternatywa w stosunku do praktyk.


Ekscytujący sposób na zaangażowanie młodych ludzi we wspólną pracę nad wybranymi projektami w firmie.


19


Ambasadorzy szkolenia

(Rozdz. 3.4.4.1)

Idealny sposób promocji staży wśród młodych ludzi.



Instrument umożliwiający bliską współpracę z potencjalnymi kandydatami do pracy.

Partnerstwo ze szkołami. *

(Rozdz. 3.4.5.1)

Wsparcie kształcenia zawodowego. Promocja młodych talentów.



Powiązanie szerszego grona odbiorców przy wsparciu inicjatyw edukacyjnych i stażowych.

Programy dla przyszłych pracowników

(Rozdz. 3.4.5.3)

Opłacalny program skierowany na rekrutację pracowników.

Instrumenty rekrutacyjne Faza 3: Wybór



Nieodzowny przy ocenie kandydatów.



Instrument przedwstępnej selekcji kandydatów.

Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania. dla stażystów


Szybka preselekcja stażystów ułatwiająca ostateczny wybór.



Preselekcja w przypadku braku czasu.



Instrument do ostatecznej selekcji kandydatów.


(Rozdz. Błąd! Nie można odnaleźć źródła

Instrument do oceny umiejętności zawodowych.


20

odwołania.)



Instrument do oceny umiejętności zawodowych.



Instrument do oceny umiejętności zawodowych. Wysoka skuteczność.


(Rozdz.Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.)

Instrument do oceny umiejętności zawodowych. Wysoka skuteczność.

Instrumenty rekrutacyjne Faza 4: Zawarcie umowy



Formalne zawarcie umowy pomiędzy stażystą a firmą. Wymóg prawny.



Instrument integrujący stażystów z firmą. Stosowany na początku stażu.



Instrument integrujący stażystów z firmą. Stosowany na początku stażu.



Instrument integrujący stażystów z firmą.

Instrumenty rekrutacyjne Faza 5: Integracja podczas pierwszych kilku miesięcy

Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania. orientacyjny*


Warunek wstępny rozpoczęcia szkolenia.

Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania. szkoleniowy


Instrument pozwalający łatwiej się zorientować młodym ludziom w działaniu szkolenia.


21



Powitanie nowych stażystów.



Instrument kierowany do stażystów pochodzących ze Wschodu.



Integracja stażystów wewnątrz zespołów.



Opcjonalny instrument. Opcjonalne wsparcie stażystów podczas trwania stażu.



Instrument umożliwiający porównanie oczekiwań z obu stron oraz zamykający fazę selekcji.

Instrumenty dla innych grup docelowych



Instrument używany do przekonywania rodziców co do słuszności wyboru stażu w danym przedsiębiorstwie przez ich dzieci.

Dni projektów &

(Rozdz. 3.8.2)

Instrument stworzony z myślą o nauczycielach przedmiotów zawodowych.

3.3 Faza rekrutacji 1: Planowanie

Rysunek 10: Rekrutacja stażystów, Faza 1: Planowanie


22

Planowanie rekrutacji stażystów ma znaczący wpływ na sukces całego programu szkoleniowego. Na tym etapie podejmowane są wszystkie niezbędne decyzje i ustalenia odnośnie programu staży. Planowanie zawiera w sobie strategię działania, ustalenie celów oraz określenie sposobu ich realizacji. Korzyści wynikające z dobrego planowania są oczywiste. Dzięki takiemu uporządkowanemu działaniu firmy pozyskują wykwalifikowanych stażystów i osiągają wysoki stopień profesjonalizmu.

Zadania, która pojawiają się podczas fazy projektowania rekrutacji są różnego rodzaju i zakresu. Są także ściśle związane z charakterem firmy, jej celów korporacyjnych, polityki kadrowej, marketingiem, jak też marką przedsiębiorstwa.

Tworzenie podstaw.

Zakres: Determinuje rodzaj wykonywanych prac oraz liczbę miejsc dla stażystów. Tworząc zakres należy oprzeć się na wymaganiach biznesowych (jakie prace mają być wykonywane biorąc pod uwagę średni okres czasu), oraz na wartości reprezentowanych przez firmę (np. odpowiedzialność społeczna biznesu dotycząca najbliższego regionu, w którym działa firma).

Okazje do szkolenia: Należy określić rodzaje szkolenia, które firma oferuje. Polegając na swoich ocenach należy określić dodatkowe szkolenia, zajęcia dydaktyczne, materiały szkoleniowe oraz sprzęt potrzebny do przeprowadzenia szkoleń.

Warunki szkolenia: Należy określić czy stażystom będzie przyznawane stypendium lub inne korzyści wynikające z pracy na rzecz danej firmy. Jest to pewien rodzaj zachęty dla młodych ludzi. Do niefinansowych korzyści można zaliczyć: certyfikaty ukończenia dodatkowych szkoleń, udziały w targach i w podróżach służbowych, jak też małe podarunki (smartfony, tablety, etc.).

Rozwój strategii rekrutacji i określenie celów.

Cele rekrutacji: Należy jak najdokładniej określić cele związane z rekrutacją stażystów. Należy także określić ilościowe wskaźniki, a w szczególności ilość wolnych wakatów oraz ilość zakończonych szkoleń. Idealnie byłoby ustalić wskaźniki jakościowe, takie jak „rekrutowanie zmotywowanych kandydatów“ lub "poszukiwanie przyszłych profesjonalistów do działu X”. Należy sformułować swoje wymagania odnośnie rekrutacji stażystów.

Grupa docelowa: Należy określić swoją grupę docelową, jej charakter i rodzaj. Na przykład jaki poziom wiedzy i wykształcenia powinna posiadać dana grupa. Jakie umiejętności, kompetencje oraz są wymagane, aby dany aplikant ukończył program stażowy. Jaki obszar będzie objęty działaniem rekrutacyjnym. Należy także wziąć pod uwagę drugoplanowych


23

beneficjentów, rodziców i nauczycieli, którzy mają bardzo duży wpływ na podejmowane przez młodych ludzi decyzje.

Metody i instrumenty rekrutacyjne: Należy zdecydować i określić ilość instrumentów, jakie zostaną użyte do przeprowadzenia kampanii szkoleniowej. Instrumenty rekrutacyjne to wszystkie środki oraz kanały, których używa się do przeprowadzenia rekrutacji, wyboru stażystów, przeszkolenia ich i zatrudnienia w firmie. Przykładem tego mogą być informacje na stronach internetowych z ofertą staży, współpraca ze szkołami zawodowymi, organizowanie praktyk zawodowych dla uczniów, wywiady, ale także programy stypendialne.

Istnieje szerokie spektrum działań. Należy dokładnie przeanalizować wszystkie dostępne informacje, poszerzyć swoje horyzonty, zamiast pospiesznie sięgać po jeden, czy dwa instrumenty. Istnieje możliwość doboru wielu różnych instrumentów dostosowanych do potrzeb grupy odbiorców.

Wskazówka 1: Który z instrumentów rekrutacyjnych jest najlepszy dla mojej firmy?

Który z instrumentów rekrutacyjnych jest najlepszy dla mojej firmy?

Skąd mamy wiedzieć, jako firma, który instrument jest dla nas najlepszy? Ilość i różnorodność instrumentów nie ułatwia tego wyboru.

Niestety nie ma jednej reguły jasno określającej, który z instrumentów jest byłby bardziej lub mniej efektywny w określonym zadaniu. Dlatego też firmy powinny zbierać informacje dotyczące użycia instrumentów i podawać je wnikliwej ocenie. Takie zestawienia pozwolą na łatwiejszy wybór instrumentów w dalszych działaniach firmy. Trzy kryteria odgrywają znaczącą rolę w poszukiwaniu właściwego instrumentu:

Wykonalność

Ile czasu i pieniędzy należy przeznaczyć do wdrożenia danego instrumentu?

Jakie kompetencje są potrzebne, aby obsługiwać dany instrument?

Liczba aplikacji

Czy dotarłeś do dużej grupy odbiorców?

Czy dotarłeś do rodziców i nauczycieli?

Jakość aplikacji

Czy pozyskałeś „właściwych“ kandydatów – to jest dobrze wykwalifikowanych?

Wdrażanie: Należy planować użycie danego instrumentu w konkretnym celu. Jakie są części składowe stażu, na przykład, jakie pytania powinny być zadawane podczas wstępnej rozmowy z kandydatami? Jakie warunki muszą być spełnione, aby wdrażanie zakończyło się


24

sukcesem? Czy przewiduje się wystąpienie jakiś problemów i trudności? Jak im przeciwdziałać? Jak je rozwiązywać?

Zasoby: Projektowanie i wdrażanie strategii rekrutacji zależy w dużej mierze od dostępnych źródeł/zasobów i potencjału firmy. Kluczowym pytaniem jest: Jakie źródła muszą być zaangażowane, w minimalnym stopniu, aby pozyskać właściwych stażystów? Należy to przeanalizować indywidualnie i dostosować rozwiązania do rozmiarów każdej firmy.

Wskazówka 2: Jakie miary określają zasoby potrzebne do rekrutacji stażystów?

Jakie miary określają zasoby potrzebne do rekrutacji stażystów?

Polityka personalna

Poziom zasobów powinien być większy jeśli,

polityka personalna nastawiona jest na pozyskiwanie stażystów do pracy w firmie.

przywiązuje się dużą uwagę do szkoleń, jako działań zabezpieczających odpływ wykwalifikowanego personelu z firmy.

Rozgłos


firma nie jest znana szerszej publiczności.

firma nie promuje wolnych wakatów.

Atrakcyjność


praca lub branża jest mało atrakcyjna.

Wymagania


jest wiele ofert szkoleń w miejscu pracy (liczba wolnych miejsc pracy)

jest duża potrzeba wykwalifikowanych pracowników (obecnie i w przyszłości)

Sytuacja wśród kandydatów


jest mała podaż wykwalifikowanych kandydatów.

aplikanci charakteryzują się niską jakością.

jest trudno zapełnić wolne miejsca szkoleniowe (obecnie i w przyszłości)

Środowisko


istnieje poważna konkurencja w regionie ze strony innych firm w zakresie pozyskiwania stażystów.

jest problem demograficzny związany z brakiem młodych ludzi gotowych podjąć pracę.


25

Wydajność i efektywność: Należy się upewnić, że cały proces rekrutacji jest odpowiednio skalkulowany. Na przykład: nie jest warto angażować środków finansowych, kiedy jesteśmy prawie pewni, że nie osiągniemy zaplanowanych rezultatów – nie znajdzie się wymagana liczba kandydatów na staże.

Analiza rynku: Strategia rekrutacyjna powinna być stworzona i rozwijana w kontekście warunków panujących w danej firmie. Należy dokładnie analizować otoczenie firmy, trendy rynkowe oraz rynek na którym ona funkcjonuje (np. wskaźniki demograficzne, podaż potencjalnych młodych ludzi gotowych podjąć pracę). Bardzo ważną kwestią jest sprawa konkurencyjności między firmami (konkurencja o kandydatów na staże).

Wskazówka 2: Analiza rynku – Jak mogę ją przeprowadzić będąc MŚP?

Analiza rynku – Jak mogę ją przeprowadzić będąc MŚP? Przeprowadzenie badań rynkowych nie jest opcją dla MŚP z uwagi na wysokie koszty badań. Ale można skorzystać z ogólnie dostępnych danych oferowanych przez agencje pracy, izby handlowe, urzędy miast oraz różne portale internetowe.

Można także uzyskać informacje w mniej formalny sposób. Na przykład rozmawiając z mieszkańcami regionu, innymi pracodawcami. Można łatwo się zorientować, np. przy użyciu Internetu, jakie działania podejmują inne firmy.

Potrzebne analizy: Należy rozumieć potrzeby i oczekiwania młodych ludzi, tak aby jak najlepiej sprostać ich wymaganiom. Można się od nich dowiedzieć czego dokładnie oczekują od programów szkoleniowych, jakich warunków, jakich perspektyw?

Wskazówka 3: Skąd zdobyć informacje dotyczące potrzeb grupy odbiorców?

Skąd zdobyć informacje dotyczące potrzeb grupy odbiorców?

Skąd mam wiedzieć, czego młodzi ludzie oczekują od mojego programu szkoleniowego? Po prostu spytaj potencjalnych kandydatów. Zorganizuj parę spotkań, podczas których młodzież będzie mogła wyrazić swoje opinie na temat programów stażowych. Można także zrobić anonimowe badania ankietowe wśród grupy beneficjentów. Tym sposobem można łatwo dowiedzieć się co należy ulepszyć, a co całkowicie zmienić.

Kolejnym rozwiązaniem jest zorganizowanie dni otwartych w firmie i bezpośrednia rozmowa z potencjalnymi kandydatami na stażystów. Podczas takich dni będzie możliwość zaprezentowania przykładowego programu szkoleniowego i zapytanie się o wrażenia z prezentacji oraz o sugestie zmian.

Podczas formalnych lub nieformalnych spotkań istnieją możliwość uzyskania wielu potrzebnych informacji, które mogą się okazać wartościowsze niż niejedno badanie statystyczne.


26

3.4 Faza rekrutacji 2: Pozyskanie.

Rysunek 11: Rekrutacja stażystów, Faza 2: Pozyskanie

Pozyskanie stażystów - czyli promocja wolnych miejsc pracy i rekrutacja wykwalifikowanych kandydatów - jest głównym składnikiem rekrutacji stażystów. Zawiera w sobie dwa elementy. Po pierwsze zwiększa świadomość o istnieniu firmy wśród potencjalnych pracowników, jak też informuje o dostępnych miejscach pracy. Celem promocji jest przekonanie potencjalnych kandydatów na stażystów, że nasza firma jest właśnie tą jedyną.

Po drugie faza pozyskiwania kandydatów jest fazą pomagającą w zwiększeniu atrakcyjności firmy w oczach odbiorców, czyli grupy docelowej. Dzięki temu firma nie tylko promuje siebie jako przedsiębiorstwo, ale także jako potencjalnego pracodawcę.

Wskazówka ułatwiająca pozyskanie stażystów.

! Aby jak najlepiej skorzystać z instrumentów ułatwiających pozyskiwanie stażystów, zobacz następujące rozdziały: W jaki sposób mam zaprezentować swoją firmę, aby była ona atrakcyjna dla stażystów? (Rozdz. 4.1) Czy mam się dostosować do oczekiwań młodych ludzi? (Rozdz. 4.2) Jak skutecznie komunikować się z młodymi ludźmi? (Rozdz. 4.4) Jak skorzystać z pomocy stażystów w procesie rekrutacji? (Rozdz. 4.5)

Być blisko grupy odbiorczej.

Należy tak zaprojektować środki i instrumenty rekrutacji, aby trafiły one bezpośrednio do grupy odbiorczej. Jeśli chcesz być jak najbliżej beneficjentów musisz wejść w ich środowisko –szkoła, kluby, sale sportowe, festiwale. Staraj się być aktywnym wtedy kiedy młodzi ludzie się razem spotykają na przykład wieczorami lub w weekendy. Pamiętaj także, że masz do czynienia z pokoleniem ery cyfrowej, także nie zapominaj o mediach społecznościowych i Internetach. Nie unikaj kontaktu online. Jest równie ważny jak ten w realu.


27

Nie wrzucaj wszystkich do jednego garnka.

Absolwenci liceów chcą być traktowani odmiennie od osób wykluczonych zawodowo, przyszli bankowcy nie chcą się znaleźć w grupie osób predestynowanych do prac fizycznych. Rodzice uczniów i nauczyciele muszą być także inaczej traktowani niż młodzi ludzie. Bardzo ważne jest zrozumienie potrzeb informacyjnych odbiorców oraz poziomu komunikacji z nimi. Spróbuj odpowiedzieć sobie na kilka pytań: Co interesuje grupę odbiorców? Jakie informacje chcieliby oni otrzymać? Jakie jest najlepsze medium do kontaktu z nimi?

Polegaj na bezpośrednim kontakcie.

Staraj się organizować jak najwięcej spotkań twarzą w twarz. Nic nie zastąpi bezpośredniego kontaktu nawet najlepszy komunikator online. Organizuj u siebie w firmie otwarte dni, targi pracy i szkoleń, etc. Nawet jeśli będzie niewielu odwiedzających to na pewno jakość bezpośredniego kontaktu będzie nieporównywalnie wyższa od kontaktu przy użyciu Internetu, czy ogłoszeń o pracę. W trakcie takich spotkań firma ma niepowtarzalną okazję uzyskać wszelkie sugestie ze strony beneficjentów oraz dopasować swoje programy szkoleniowe do potrzeb rynku pracy.

Aktywnie poszukuj kandydatów.

Staraj się nawiązywać kontakt z grupą odbiorców. Nie bądź instytucją oferującą tylko określone usługi szkoleniowe. Staraj się poszukiwać zdolnych ludzi, którzy nie zawsze potrafią się wybić z tłumu. Prowadź ciągłą analizę grupy docelowej, tak aby dopasować się do ich potrzeb. Naucz się rozpoznawać dobrze zmotywowanych kandydatów.

Utrzymuj kontakt z beneficjentami.

Staraj się systematycznie tworzyć bazę danych potencjalnych kandydatów. W przyszłości ułatwi ci ona kontakt z tymi, którzy są najbardziej zainteresowani twoją firmą i twoim programem szkoleniowym. Nigdy nie trać kontaktu z osobami, które w wyraźny sposób zasygnalizowały, że chcą pracować w twojej firmie. Staraj się na bieżąco informować ich o zmianach zachodzących w twojej firmie i nowych planach związanych z rekrutacją.

Korzystaj z pomocy odpowiednich ludzi.

Nie każdy specjalista, czy menadżer ma łatwą umiejętność komunikacji z młodymi ludźmi. Dlatego też wybieraj tylko takich pracowników, którzy potrafią się porozumieć z młodzieżą. Mają umiejętność przekazywania informacji w sposób jasny i prosty. Wybieraj tylko taki personel, który będzie w stanie motywować młodych ludzi i tworzyć przyjazną atmosferę wokół firmy oraz także wewnątrz niej. Jeśli to możliwe wyślij wybrane osoby na kurs pedagogiczny.

Zawsze miej pod ręką materiały informacyjne.

Podczas każdego spotkania z beneficjentami powinieneś mieć przy sobie gotowe informacje na temat działalności swojej firmy, jak też informacje na temat programów stażowych. Ulotki są bardzo dogodną formą przekazywania krótkich i jasnych komunikatów grupie odbiorczej.

Zrównoważone instrumenty do pozyskiwania stażystów.

Instrumenty do pozyskiwania stażystów lub instrumenty rekrutacyjne są używane do przyciągania kandydatów na staże. Przy pomocy tych instrumentów łatwo jest zwiększyć atrakcyjność przedsiębiorstwa w oczach beneficjentów. Istnieje szeroka gama instrumentów, jakich można użyć do tego celu. Zasadniczo można je podzielić na pięć kategorii:


28

Rysunek 12: Pięć kategorii instrumentów do pozyskiwania stażystów

3.4.1 Reklama i PR Rysunek 13: Omówienie instrumentów do pozyskiwania stażystów: Reklama i public relations

3.4.1.1 Strona internetowa z ofertami staży.

Oddzielna zakładka na firmowych stronach internetowych poświęcona ofertom pracy i staży jest obowiązkowym elementem promocji firmy. Strony internetowe firm są głównym źródłem informacji dla ludzi poszukujących pracy. Zakładka z informacjami o wolnych stanowiskach pracy ma wiele zalet. Jest dostępna online i ma nieograniczony zasięg, jako narzędzie marketingowe. Zawartość takiej zakładki może być dowolnie modelowana.

Jak to działa:


29

Jeśli jeszcze nie stworzyłeś zakładki z ofertami pracy to zrób to niezwłocznie. Może być ona częścią głównego menu lub zupełnie osobna treścią na twojej firmowej stronie internetowej.

Staraj się zwrócić uwagę na zakładkę z karierą umieszczając baner z informacją na stronie głównej lub link przekierowujący do tej zakładki/podstrony.

Zastanów się jakie informacje chciałbyś umieścić w zakładce kariera tak, aby były one czytelne dla odwiedzających ją młodych ludzi. Celem takiego działania jest nakłonienie młodych ludzi do aplikowania na stanowiska pracy oferowane przez twoje przedsiębiorstwo.

Wskazówka 4: Jakie informacje chcesz zamieścić z zakładce kariera?

Jakie informacje chcesz zamieścić z zakładce kariera? Następujące informacje są bardzo ważne dla młodych ludzi:

Profil zawodowy

Firma

Program szkolenia

Instruktorzy

Stypendia

Ciągłość pracy, perspektywy

Środowisko pracy

Poza podstawowymi informacjami zaprezentowanymi na stronie, można także zamieścić szczególne informacje, które spowodują że twoja firma będzie się wyróżniać spośród grona innych przedsiębiorstw. Mogą to być informacje o dodatkowych opcjach oferowanych stażystom, jak na przykład: doradztwo personalne, warunki pracy, perspektywy rozwoju, dodatkowe świadczenia socjalne, etc.

Nie bój się prezentować szczegółowych informacji na stronie. Możesz na przykład zamieścić opis typowego dnia pracy w twojej firmie lub nawet tygodnia. Taki opis ułatwi kandydatom wyobrazić sobie, na czym polega dana praca.

Bardzo ważne jest promowanie aktualnych ofert pracy. Bądź pewny że strona internetowa skaluje się na urządzeniach mobilnych, a oferty pracy są wystarczająco widoczne. Urządzenia mobilne takie jak smartfony, czy tablety są najpopularniejszym urządzeniem elektronicznym wśród młodzieży.

Nie pozwól, aby informacje zamieszczone na stronie były nieaktualne bądź nieczytelne. Nie ma nic gorszego niż firmowa strona z nieaktualnymi ofertami pracy.

W celu zwiększenia odwiedzin zakładki z praca możesz promować ją na różnych portalach i mediach społecznościowych.

3.4.1.2 Blog

Firmowe blogi oferują możliwość zaprezentowania się firmom jako profesjonalnym pracodawcom oferującym doskonałe warunki pracy. Żadne inne aplikacje nie oferują równie wiarygodnego przepływu informacji w obu kierunkach, jak właśnie blogi firmowe. Umożliwiają one spojrzenie na firmę od wewnątrz. Blogi składają się z codziennych wpisów


30

zawierających „sprawozdania“ z codziennych zajęć stażystów. Blogi mogą zawierać zdjęcia, krótkie filmiki, linki do mediów społecznościowych, ankiety, i wiele innych materiałów związanych z firmą i programem staży. Dodatkowo oferują łatwość kontaktu między czytelnikami.

Jak to działa:

Załóż blog, najlepiej gdyby był on częścią firmowej strony internetowej.

Określ obowiązki. Blog składa się z wpisów i aktualnych informacji. Wyznacz osoby odpowiedzialne za prowadzenie bloga. Zaangażuj w to także stażystów. Oni będą najlepiej wiedzieć jakie informacje należy umieszczać na temat zwykłego dnia pracy w firmie. Ponadto młodym ludziom zajmie to mniej czasu niż komuś wyznaczonemu z twojej starej kadry. Zawsze pamiętaj o moderowaniu takiego medium.

Stwórz odpowiednie procedury. Blog musi być codziennie aktualizowany. Muszą się na nim pojawiać także posty. Bez tego będzie „martwy”.

Określ zakres tematyczny blogu. Jeśli ma być on skierowany tylko do stażystów to musi zawierać wiele szczegółowych informacji na temat bieżących programów stażowych, jak też ofert pracy w najbliższym czasie. Blog w łatwy sposób może się stać platformą do wymiany myśli i doświadczeń oraz miejscem wirtualnych spotkań twoich stażystów.

Wskazówka 5: Jakie tematy powinny być publikowane na blogu?

Jakie tematy powinny być publikowane na blogu? Blog żyje kiedy publikowane są na nim najnowsze informacje. Posty powinny być zarówno interesujące, jak też atrakcyjne dla czytelników. Blog poświęcony szkoleniom i programom stażowym powinien zawierać jak najwięcej informacji o stażach. Informacje mogą dotyczyć spraw formalnych związanych z organizacją staży, ale także wpisy opisujące bieżące szkolenia. We wprowadzeniu do blogu postaraj się jak najlepiej opisać cel powstania blogu i jego przeznaczenie. Przedstaw swoją firmę i cel jej działalności. Zaprezentuj siebie jako wiarygodnego pracodawcę. Oto kilka przykładów pomysłów na post:

Stwórz odnośniki do bieżących ofert szkoleniowych.

Opis pierwszego dnia w pracy.

Opis Powitalnego dnia.

Wyjaśnij jak się stać profesjonalistą w danym zawodzie.

Opis różnych faz treningu stażystów.

Pokazanie działania firm od wewnątrz.

Prezentacja bieżących szkoleń i ich zaawansowania.

Prezentacja profili stażystów.

Prezentacja dodatkowych opcji kształcenia zawodowego.

Sprawozdania z targów pracy i dni otwartych.

Prezentacja kultury korporacyjnej – opis firmowych eventów, wigilii, imprez integracyjnych, olimpiad sportowych, etc.

Prezentacja ambasadorów projektu.

Wywiady.


31

Posty stażystów.

Każdy kto będzie publikował informacje na blogu musi stosować się do reguł według, których tworzy się blogi. Oto kilka wskazówek: należy utrzymywać jakość wpisów, należy stosować szablony wpisów, nie należy używać wulgaryzmów, nie należy zdradzać tajemnicy firmy, ani publikować strategicznych informacji na jej temat, nie wolno naruszać praw autorskich przy publikowaniu materiałów.

Aktualizuj blog. Staraj się, aby każda następna wersja blogu była lepsza od poprzedniej.

3.4.1.3 Ogłoszenia o pracę.

Ogłoszenia o pracę dla stażystów powinny być publikowane online na stronie firmy lub offline w drukowanych mediach. Ogłoszenia online mają nieporównywalnie większy zasięg niż media drukowane. Zwykłe reklamy mogą być publikowane w mediach lokalnych, magazynach młodzieżowych, gazetkach osiedlowych, etc. Niemniej ich siła oddziaływania jest niewielka. Dlatego radzi się raczej w 100% wykorzystywać media elektroniczne.

Niezależnie od rodzaju mediów ogłoszenia o pracę są efektywnym instrumentem rekrutacji. Są elementem łączącym ofertę szkoleniową firmy z interesariuszami. Zarówno wersje online jak i offline mają swoje wady i zalety. Tradycyjne drukowane ogłoszenia są znacznie droższe od elektronicznych, ale także są poważniej traktowane przez odbiorców. Ogłoszenia o pracę znajdujące się na portalach internetowych zamieszczają mniej znane firmy, ponieważ zwiększają tym samym prawdopodobieństwo znalezienia odpowiednich kandydatów. Także młodzi ludzi częściej korzystają z Internetu niż z tradycyjnych środków masowego przekazu.

Jak to działa:

Ogłoszenia powinny przykuwać uwagę odbiorców i wzbudzać ich ciekawość. Ogłoszenie powinno zawierać tylko najważniejsze informacje dotyczące posady oraz link lub adres strony internetowej firmy, na której znajduje się więcej szczegółowych informacji.

Wskazówka 6: Jakie informacje powinno zawierać ogłoszenie o pracę?

Jakie informacje powinno zawierać ogłoszenie o pracę? Przedstawienie firmy. W tej części należy zamieścić opis firmy, jej wielkość, oddziały, wartość i kulturę. Im mniej znana jest twoja firma, tym więcej szczegółów powinieneś zamieścić. Nie zapomnij wspomnieć o benefitach dla potencjalnych pracowników. Opis szans szkolenia. Zawsze kieruj się polityką równouprawnienia.


32

Opis rodzaju stażu/posady. W oparciu o profil kwalifikacyjny, opisz konkretne zadania i wymagania, jak też przywileje związane z danym stanowiskiem. Opis wymagań. Tu powinna się znaleźć lista zawodowych, osobistych i merytorycznych umiejętności, których oczekujesz od przyszłego kandydata. Rozróżnij te konieczne od tych opcjonalnych. Benefity. Zaprezentuj benefity i korzyści, jakie może zapewnić twoja firma potencjalnym kandydatom. Mogą to być na przykład stypendia, kolejne szkolenia, opieka socjalna i inne. Kontakt. Podaj imię i nazwisko osoby do kontaktu oraz telefon i email. Taka osoba powinna być na tyle kompetentna, aby móc odpowiedzieć na każde pytanie zadane przez kandydatów. Informacja o procedurze aplikacyjnej. Podaj szczegółowe informacje dotyczące formy aplikacji (email, online lub zwykły list), oraz terminu składania listów motywacyjnych i CV. Podsumowanie. Możesz zachęcić wybrane grupy odbiorców (dziewczyny, niepełnosprawne osoby) do których szczególnie chcesz skierować ogłoszenie. Staraj się zakończyć ogłoszenie jakimś miłym akcentem.

W przypadku zamieszczania ogłoszenia na portalu z pracą, staraj się używać kluczowych słów, które są wpisywane w wyszukiwarkę przez młodych ludzi. Takie działanie zwiększy prawdopodobieństwo natrafienia na twój post. Po jakimś czasie odśwież ogłoszenie lub wprowadź nowe, tak aby nie zniknąć w natłoku innych postów.

Poszukuj innowacyjnych sposobów prezentacji swojej oferty. Zamiast angażować do tego celu dział HR, spróbuj wyznaczyć specjalny zespół, który będzie się zajmował tylko poszukiwaniem stażystów.

Ogłoszenia mogą zawierać linki do filmów zamieszczonych na YouTube prezentujących wirtualny spacer po firmie. W ten sposób aplikanci zostaną wprowadzeni w świat firmy. Inne linki mogą być powiązane ze stroną firmy.

3.4.1.4 Broszury i ulotki.

Broszury lub ich krótsze wersje ulotki są doskonałym narzędziem reklamującym ofertę szkoleniowa firmy. Każda firma powinna posiadać takie materiały promocyjne.

Jak to działa:


33

Ustal jaką treść chciałbyś umieścić w ulotce lub broszurze. Informacje zawarte w materiałach mogą się od siebie różnić w zależności od rodzaju branży, kultury korporacyjnej i odbiorców. W każdym wypadku należy się skoncentrować na najważniejszych kwestiach związanych z programem staży.

Wskazówka 7: Co jest zawarte w broszurze ?

Zastanów się gdzie i jak powinna być dostarczana broszura. W końcu broszura, która nie dotrze do nikogo nie spełni swojego zadania. Sama firma, jej oddziały, zakłady oraz biura mogą służyć za kanały dystrybucyjne. Broszura powinna się znaleźć wszędzie tam, gdzie pojawiają się klienci firmy. Inne miejsca dystrybucji broszury to: targi pracy, szkoły, oraz centra szkoleniowe. Broszurę w wersji elektronicznej można rozpowszechniać w Internetach, a szczególnie w mediach społecznościowych. Poproś pracowników oraz stażystów, aby wsparli dystrybucję broszury.

Pamiętaj o regularnym uaktualnianiu informacji zamieszczonych w broszurze.

Co jest zawarte w broszurze? Broszura powinna zawierać następujące elementy:

Powinna zaczynać się wstępem lub przedmową napisaną przez zarząd firmy.

Powinna zawierać kluczowe informacje na temat przedsiębiorstwa.

Powinna zawierać omówienie staży oferowanych w twojej firmie.

Powinna przekazywać najważniejsze informacje na temat programu staży, czasu ich trwania oraz perspektyw po ich zakończeniu.

Zawiera opinie trenerów.

Podaje powody dla których stażyści powinni wybrać właśnie twoją firmę.

Powinna zawierać krótkie opinie stażystów na temat staży oferowanych przez twoje przedsiębiorstwo (np. mój typowy dzień w pracy).

Powinna zawierać wywiady z obecnymi stażystami, jak i osobami, które dostały stałą posadę.

Podaje użyteczne informacje udzielane przez szkoleniowców np. jak najlepiej aplikować do firmy.

Zawiera krótki test sprawdzający umiejętności zawodowe kandydatów ("poznaj swoje silne strony").

Jej treść ma przekonać potencjalnych odbiorców do aplikowania na stanowiska oferowane w twojej firmie.

Zawiera szczegółowe informacje kontaktowe, link do strony internetowej firmy/mediów społecznościowych oraz inne istotne informacje.


34

3.4.1.5 Inne materiały promocyjne.

Poza broszurami i ulotkami istnieją także inne materiały promocyjne, które są wykorzystywane przy pozyskiwaniu nowych kandydatów do stażów. Takie materiały mogą być droższe i mniej elastyczne, ale są skuteczne. Do takich materiałów można zaliczyć plakaty, banery, oraz inne. Mogą one wspierać różne wydarzenia rekrutacyjne, takie jak prezentacje programów staży podczas targów pracy, targów edukacyjnych, w szkołach lub podczas dni otwartych w firmach. Mogą być także użyteczne wszędzie tam, gdzie najłatwiej uzyskać dostęp do grupy docelowej na przykład: autobusy szkolne, metro, domy kultury.

3.4.1.6 Raporty medialne.

Raporty w mediach, zarówno lokalnych, jak i ogólnokrajowych, umożliwiają dość szybko podwyższyć atrakcyjność mało znanej firmy. Za ich sprawą nie tylko uzyska się dostęp do grupy docelowej, ale także do rodziców i nauczycieli.

Jak to działa:

Aby w pełni skorzystać z potencjału raportów medialnych należy najpierw mieć gotową historię, jaką chcemy „sprzedać“. Taka historia powinna być związana z tematem staży proponowanych przez twoją firmę. Powinna być napisana i pokazana w interesujący sposób, tak aby zwrócić uwagę odbiorców.

Wskazówka 8: Jaki rodzaj historii nadaje się do raportów medialnych?

Jaki rodzaj historii nadaje się do raportów medialnych? Media zawsze są zainteresowane nowymi i ciekawymi tematami. Sam temat staży nie jest zbyt nośny, ale w kontekście problemów demograficznych, bezrobocia wśród młodych ludzi, braku wykwalifikowanych pracowników staje się atrakcyjny dla massmediów. Właśnie twoim zadaniem jest znalezienie takiego tematu w swojej firmie. Oto kilka przykładów:

Jeden z twoich stażystów spędził kilka tygodni w zagranicznej firmie. Była to jedna z faz programu szkolenia. Po powrocie podzielił się swoimi wrażeniami. Zdobył także wiele doświadczenia i nowych umiejętności, które zamierzał wykorzystać w firmie.

Twoi najlepsi stażyści pomagają nowo przyjętym kandydatom zaaklimatyzować się w firmie. Takie działanie minimalizuje ryzyko niepowodzenia programów szkoleniowych.

Zaoferowałeś „trudnym uczniom“ szansę zdobycia dobrego zawodu i rozpoczęcia obiecującej i stabilnej kariery zawodowej.

Poza tym, że oferujesz szkolenia standardowej grupie docelowej, to także osobą w trudnym położeniu życiowym, młodym rodzicom, oraz osobom w średnim wieku. Opowiedz o ich motywacjach i sukcesach.

Oferujesz staże i praktyki młodym ludziom, którzy znajdują się trudnej sytuacji życiowej.

Podziel się swoimi pomysłami jak najlepiej dotrzeć do grupy docelowej i przekonać ją do pracy w mało atrakcyjnej branży.


35

Po raz pierwszy szkolisz młode osoby. Podziel się swoimi spostrzeżeniami: Co cię skłoniło do zainicjowania szkoleń? Co należy zrobić, aby stać się firmą oferującą programy staży? Jakie zdobyłeś doświadczenie i jakie uzyskałeś korzyści wynikające z wprowadzenia program praktyk? Czy taka decyzja ci się opłaciła?

Jeśli trudno ci jest znaleźć taką historię w firmie, to ją stwórz przez odpowiednie działania! Zastanów się jakie szkolenia byłyby najlepsze dla twojej firmy z perspektywy jej działalności biznesowe, jacy stażyści, zacznij planować, stwórz program praktyk, pozyskaj kandydatów, a następnie podziel się swoim doświadczeniem.

Skontaktuj się z przedstawicielami mediów lokalnych i zaoferuj im swoją historię. Nie poddawaj się jeśli nie osiągniesz sukcesu za pierwszym razem, czasem to musi potrwać, aby temat trafił na podatny grunt.

3.4.1.7 Media społecznościowe.

Nawiązanie kontaktu z młodymi ludźmi przy użyciu mediów społecznościowych jest banalnie proste. Prawie wszyscy młodzi ludzie codziennie korzystają z Facebook, You Tube, Instagram oraz Tweeter. Dlatego też publikowanie informacji o programach stażowych na tych portalach jest bardzo istotne z punktu widzenia ich siły oddziaływania na grupę odbiorców. Powyższe serwisy społecznościowe oferują możliwość linkowania, na przykład bezpośrednio do firmowej strony internetowej.

Jako instrument rekrutacyjny, media społecznościowe mogą być używane w podobny sposób co blogi. Pozwalają na umieszczanie ciekawych zdjęć i filmików przedstawiających działalność firmy oraz ideę staży. Interaktywna funkcja tych mediów pozwala użytkownikom na bezpośredni kontakt z adresatem postów.

Jak to działa:

Rozpoznaj media społecznościowe, które najlepiej trafią do interesującej cię grupy odbiorczej. Rozważ także wady i zalety wynikające z użycia tego rodzaju kanału informacyjnego.

Zaplanuj swoją aktywność w mediach społecznościowych podobnie jak to ma miejsce przy tworzeniu bloga: stwórz konto oraz profil firmy oraz określ obowiązki i reguły zarządzania nim. Miej pewność, ze twoje komunikaty docierają do odbiorców. Określ standardy i reguły takiej komunikacji. Wyznacz osoby, które będą się zajmowały zarządzaniem twoimi profilami.

Dokładnie określ tematy oraz rodzaj prezentowanej treści. Przykładowe tematy znajdziesz w rozdziale Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania. “Blog”.

Zastanów się, jak zamierzasz budować wizerunek swojej firmy przy użyciu Internetu i mediów społecznościowych. Takie działanie wpływa w bezpośredni sposób na szukanie, nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z potencjalnymi odbiorcami.


36

Ogólnie istnienie w mediach społecznościowych ma sens tylko wtedy kiedy profile i konta są regularnie aktualizowane.

3.4.1.8 Telefoniczna linia informacyjna.

Telefoniczna linia informacyjna może być czynna nawet w nietypowych porach dnia. Daje ona potencjalnym kandydatom możliwość bezpośredniego skontaktowania się z firmą i uzyskania potrzebnych informacji na temat staży. Nie każdy z kandydatów może mieć możliwość skontaktowania się z biurem firmy w czasie jego standardowych godzin urzędowania. Ponadto niektóre osoby nie czują się biegłe w obsłudze komputera i korzystania z potencjału Internetu. Dlatego też, taka linia informacyjna jest dodatkowym kanałem komunikacji firmy ze światem zewnętrznym.

3.4.1.9 Kampanie szkoleniowe.

Obecnie wiele firm na własną rękę organizuje swoje kampanie szkoleniowe. Jednak dla MŚP ze względu na wysoki koszt takiego przedsięwzięcia, opcją jest przyłączenie się do już istniejących kampania obecnych na rynku. Wiele regionalnych stowarzyszeń pracodawców, jak też izb przemysłowych organizuje tego typu akcje dla swoich członków. Celem jest promocja branży, regionalnego biznesu, firm, ich produktów oraz potencjału jaki oferują zarówno dla klientów, jak też potencjalnych pracowników. Członkowie takich organizacji mają możliwość bezpłatnego lub tylko częściowo płatnego przystąpienia do takiego wydarzenia.

Jak to działa:

Znajdź ciekawe propozycje programów stażowych i stań się ich orędownikiem.

Skorzystaj z zalet jakie niesie za sobą zorganizowanie kampanii wspierających twoje inicjatywy szkoleniowe.

Wskazówka 9: W jaki sposób kampanie szkoleniowe mogą wspierać rekrutacje stażystów?

W jaki sposób kampanie szkoleniowe mogą wspierać rekrutacje stażystów?

Kampanie szkoleniowe zawsze są powiązane z atrakcyjnymi portalami internetowymi.

Strony internetowe kampanii szkoleniowych prezentują interesujące treści w bardzo profesjonalny sposób. Informacje dotyczą branży, zawodów, możliwości rozwoju zawodowego; można na nich znaleźć wiele interesujących historii na temat odbytych, bądź też bieżących staży. Wiele wpisów na tego typu stronach podaje użyteczne i praktyczne informacje, z punktu widzenia potencjalnych kandydatów do pracy. Używa się do tego celu atrakcyjnych formatów takich jak, filmy, czy krótkie wywiady. Na niektórych portalach zamieszcza się też chat. Jako potencjalny dostawca programów stażowych powinieneś skorzystać z potencjału tego typu medium.

Wszelkie portale z ofertami pracy, z których zapewne już korzystałeś, opierają się na informacjach zdobytych właśnie za pośrednictwem


37

stron internetowych kampanii szkoleniowych.

Niektóre kampanie szkoleniowe swoim zasięgiem obejmują szkoły i różnego rodzaje wydarzenia taki jak na przykład targi edukacyjne, tragi pracy, etc. Przy okazji tego typu spotkań ty także możesz zaprezentować swoją ofertę programową.

Niektóre kampanie posiadają bardziej konkretną ofertę, polegającą na możliwości skontaktowania się z grupą odbiorców i poproszenia jej o udział w twoich firmowych dniach otwartych.

3.4.1.10 Konkursy.

Jest to instrument przyciągający uwagę młodych ludzi, jak też ich rodziców i nauczycieli. Konkursy mogą dotyczyć nie tylko firm „najlepsza firma stażowa” , ale także grupy odbiorczej „najlepszy stażysta”. Konkursy mogą być tematyczne, na przykład na najlepszego szkoleniowca, najlepszy staż, wszystkie takie działania budują wiarygodny wizerunek firmy w oczach beneficjentów. Konkursy są regularnie organizowane, nie tylko przez firmy, ale także przez izby handlowe, stowarzyszenia pracodawców i związki zawodowe. Często nastawione są na konkretną branżę, region i wielkość firm. Tego typu konkursy przynoszą obopólną korzyść. Beneficjenci zyskują nagrody i możliwość stażu, a firmy publicity. Zwycięzcy konkursów ogłaszani są na portalach internetowych i w lokalnych środkach masowego przekazu.

Jak to działa:

Poszukaj odpowiednich konkursów. Zgłoś się sam, albo zaakceptuj zgłoszenie.

Oczywiście powinieneś zaprezentować wyjątkowe zaangażowanie w program stażowe. To co może cię wyróżnić to doskonałe warunki praktyk, unikalne projekty, regularne szkolenia, system motywacyjny, aktywna współpraca ze szkołami, obiecujące perspektywy zatrudnienia po ukończeniu stażu – te i podobne czynniki ułatwią ci uzyskać dobrą ocenę, poważanie sędziów oraz zdobyć renomę wśród beneficjentów twoich programów szkoleniowych.

3.4.2 Wydarzenia.

! Wydarzenia potrzebują uczestników. Aby zdobyć wymagana ilość odbiorców należy mieć z nimi kontakt i wiedzieć jak się do nich zwrócić. Dobrym sposobem jest zawarcie współpracy ze szkołami. Więcej informacji na ten temat znajduje się w rozdziale 3.4.5.1.

Rysunek 14: Przegląd instrumentów do pozyskiwania kandydatów: Wydarzenia


38

3.4.2.1 Dni otwarte w firmie.

Podczas tego typu spotkań młodzi ludzie są zapraszani na zwiedzanie firmy i mają możliwość zapoznania się z jej działalnością. Mogą zadawać pytania i przyjrzeć się bliżej na jakich zasadach dane przedsiębiorstwo funkcjonuje. Takie wydarzenia są korzystne dla obu stron: firma ma możliwość bezpośredniego kontaktu z potencjalnymi kandydatami na staże i zachęcenia ich do udziału w programie szkoleniowym. Natomiast beneficjenci uzyskują interesujące ich informacje bez konieczność podjęcia jakichkolwiek zobowiązań oraz mają pełny pogląd na działalność firmy.

Jak to działa:

Po pierwsze zastanów się kogo chciałbyś zaprosić na takie spotkanie. Uczniowie ostatnich klas, świeżo upieczeni absolwenci powinni znaleźć się w polu twojego zainteresowania. Ale takie dni mogą być także organizowane dla uczniów gimnazjów i podstawówek. Inną grupę docelową, równie ważną, stanowią rodzice i nauczyciele, którym warto przedstawić profil firmy i jej potencjał biznesowy i szkoleniowy.

Zaplanuj rozmiar, format i plan takiego spotkania. Dostosuj jego charakter do wymagań grupy docelowej. Dużo wcześniej postaraj się dowiedzieć co ich interesuje i jakie mają oczekiwania. Niezbyt długi format spotkań może być równie efektywny co całodniowe spotkania.

Takie wydarzenia, jak dni otwarte, powinny pozostawić w odbiorcach długotrwałe wrażenie. Dlatego też jakość, temat i sposób organizowania tego typu spotkań jest tak istotny.

Wskazówka 10: Jak powinien być zorganizowany dzień otwarty?

Jak powinien być zorganizowany dzień otwarty? Jest wiele sposobów organizowania tego typu spotkań. Przedstawione pomysły ilustrują całą gamę idei związanych z pozyskaniem właściwych uczestników i stworzeniu miłej i profesjonalnej atmosfery. Powitanie.

Uczestnicy powinni być formalnie i oficjalnie powitani przez kierownictwo firmy.

Zaprezentowanie charakteru przedsiębiorstwa.

Przedstaw w skrócie historię firmy, strukturę organizacyjną, produkty, oddziały, załogę etc.


39

Oprowadź uczestników po przedsiębiorstwie: odwiedźcie zakład produkcyjny, wspólnie omówcie poszczególne fazy produkcji oraz rodzaje wykonywanych prac i stanowisk. Pozwól przyjrzeć się młodym ludziom jak pracują twoi pracownicy. Nie pozwól, aby nadmiar informacji i detali przytłoczył młodych ludzi. Prezentacja musi być prowadzona z wyczuciem. Informacje powinny być zwięzłe i ciekawe. Swoje wykłady opieraj na przykładach wziętych z życia codziennego firmy np. śledzenie tworzenia jakiegoś produktu na taśmie produkcyjnej. Staraj się pokazać młodym ludziom to co jest najbardziej ekscytujące w tym zawodzie.

Przekazuj informacje na temat szkolenia.

Daj beneficjentom możliwość zdobycia wszelkich niezbędnych informacji o programie szkoleniowym. Młodzi ludzie powinni mieć sposobność porozmawiania ze szkoleniowcami i stażystami na temat zawodów, które będą w przyszłości wykonywać. Powinni uzyskać wiedzę na temat dalszej kariery zawodowej i możliwości kształcenia zawodowego w firmie. Ważne są praktyczne wskazówki odnośnie formy aplikowania do firmy, procesu rekrutacji i wolnych stanowisk pracy.

Zadania praktyczne.

Zorganizuj zadania praktyczne, podczas których uczestnicy wizyt będą mieli możliwość pokazania co potrafią i jaką posiadają wiedzę i umiejętności. Postaraj się, aby zadanie nie było zbyt skomplikowane. To może ich zniechęcić zamiast zmotywować.

Trening rekrutacyjny.

Możesz także stworzyć warunki zbliżone do procesu rekrutacji. W ten sposób młodzi ludzie mogą się bezstresowo oswoić z procesem rekrutacyjnym. Pokaż im przykładowe testy kwalifikacyjne i przeprowadź z nimi rozmowy kwalifikacyjne.

Ważna wiedza.

Krótkie seminaria i kursy na temat budowania kariery zawodowej w twojej firmie oraz jakości wykonywanej pracy sprawią, że beneficjenci poczują się na krótką jej częścią. Na przykład możesz omówić z nimi kilka kroków związanych z obsługą klienta, pokazać jak składać zamówienia itp.

Przedstawienie podstaw prowadzenia rozmów biznesowych, jak też wprowadzenie w struktury korporacyjne może być także dobrą lekcją dla młodych ludzi. Wspólnie przedyskutujcie model funkcjonowania firmy i główne fazy produkcji towarów.

Czy jesteś firmą badawczą? Jeśli tak, to pozwól gościom przeprowadzić jakiś bezpieczny eksperyment.

Wnioski.


40

Przeprowadź krótki test sprawdzający wiedzę jaką zdobyli podczas spotkania. Ufunduj symboliczne nagrody dla zwycięzców.

Przeprowadź podsumowująca sesję podczas, której będzie można zadawać pytania i podyskutować. Poinformuj młodych ludzi co konkretnie muszą zrobić, aby dostać się do pracy w twojej firmie. Podaj kontakt do osoby, która zajmuje się sprawami rekrutacji.

Byłoby idealnie, gdyby dni otwarte odbywały się regularnie co jakiś czas. Taka stała data lub daty w kalendarzu ułatwiła by kontakt z grupą odbiorców. Dobrym czasem na zorganizowanie tego typu spotkań jest okres przed wakacjami lub zaraz po nich.

3.4.2.2 Wycieczka po firmie/fabryce.

Wycieczka po zakładzie pracy jest alternatywą do dni otwartych. Jest to równie efektywny sposób zapoznania beneficjentów z działaniem firmy i przekonanie ich do wzięcia udziału w programie staży.

Jak to działa:

Zwiedzanie zakładu pracy jest podobne do dni otwartych, z tym, że ograniczone tylko do zwiedzania firmy. Podczas takiego spaceru po przedsiębiorstwie goście zapoznają się z działaniem biznesu podczas codziennego dnia pracy. Podczas takiej wizyty należy się skoncentrować na działach oferujących możliwości praktyk i staży. Wycieczkę powinna kończyć wspólna dyskusja podczas której uczestnicy będą mieli możliwość zdobycia informacji na temat programu szkoleń .

W tego typu wydarzeniach mogą także uczestniczyć nauczyciele. Kontynuacją tego typu działań mogą być spotkania przedstawicieli firmy w szkołach.

3.4.2.3 Wykłady i seminaria.

Wykłady i seminaria są zupełnie inną formą kontaktu z grupą odbiorców. Podczas takich spotkań młodzież jest zapraszana do wzięcia udziału w jedno lub dwugodzinnym spotkaniu podczas, którego dowiadują się istotnych rzeczy na temat działania przedsiębiorstwa oraz formy programów szkoleniowych. Każde spotkanie powinno się kończyć dyskusją i podsumowaniem.

Jak to działa:

Sukces takich spotkań w dużym stopniu zależy od tematu wykładów. Temat seminariów musi być ważny dla ciebie, jako właściciela firmy, ale także interesujący dla beneficjentów. Na przykład: możesz opowiedzieć w jaki sposób wymyślane są twoje produkty, jak są produkowane, jakie problemy wiążą się z ich procesem produkcji. Ogólne tematy są także mile widziane – na przykład tematy związane z procesem rekrutacji i rozwojem zawodowym w firmie. Dla młodych ludzi poszukujących pracy jest interesujące jakie są oczekiwania firmy w stosunku do


41

nowych pracowników; jakie są profity dla pracowników pracujących w firmie; jakie są perspektywy rozwoju i awansu.

3.4.2.4 Nauczanie w szkołach.

Wykłady i seminaria mogą odbywać się bezpośrednio w szkole. Często są one włączane w program nauczania i odbywają się podczas lekcji związanych z tematem zarządzania firmą.

Jak to działa:

Razem z nauczycielem wybierzcie tematy, które odnosiłyby się do przedmiotów wykładanych w szkole, jak też do działalności twojej firmy. Istotną rzeczą jest poprowadzenie zajęć w interesujący sposób. Osoba będąca takim wykładowcom musi posiadać charyzmę lidera i odpowiednią wiedzę zawodową. Zajęcia mogą dotyczyć praktycznych aspektów zawodu np. sposoby wykonania obmiarów pomieszczeń przed malowaniem; zakup odpowiedniej ilości materiałów potrzebnych do remontu, etc.

3.4.2.5 Targi szkoleń.

Co roku odbywają się targi pracy i dni kariery. Podczas tych wydarzeń firmy mają możliwość prezentacji swojej oferty szkoleniowej dla stażystów i perspektyw rozwoju zawodowego. Targi są doskonałym miejscem do nawiązania kontaktów z młodymi ludźmi, ale także z nauczycielami i rodzicami.

Jak to działa:

Sprawdź jaki rodzaj targów organizowany jest w twoim regionie. Upewnij się, że temat i charakter spotkań jest współmierny z twoimi celami.

Zaplanuj swój udział. Przygotuj się odpowiednio wcześniej. Możesz skorzystać z pomocy oferowanej przez organizatorów tego rodzaju imprez.

Zaktualizuj swoje cele. Mogą one dotyczyć: o Rekrutacji stażystów. o Lepszego zrozumienia oczekiwań młodych ludzi odnośnie programów

stażowych. o Nauczycieli i rodziców. o Rozpoczęcia ścisłej współpracy ze szkołami. o Śledzenia działań konkurencji w temacie szkoleń (analiza rynku). o Wzmocnienie wizerunku firmy i jej produktów.

Zaprojektuj swoje stoisko w nawiązaniu do powyższych celi.

Postaraj się jak najlepiej zareklamować swoje stoisko. Nie polegaj tylko na tym co oferują organizatorzy. Twoje stoisko musi zwracać uwagę młodych ludzi. Staraj się być atrakcyjniejszy od konkurencji. Przed rozpoczęciem targów postaraj się poinformować grupę odbiorców o tym, gdzie będziesz i zachęć ich do wizyty i rozmów.


42

Sukces tego typu przedsięwzięć zależy w dużej mierze od tego, czy uda ci się nawiązać kontakt z beneficjentami. Młodzi ludzi niechętnie zwracają się bezpośrednio do firm. Dlatego to do ciebie będzie należeć wykonanie pierwszego kroku.

Upewnij się, że na twoim stoisku znajduje się wystarczająco miejsca doprowadzenia rozmów. Oryginalny wygląd stoiska na pewno będzie bardziej interesujący dla młodych osób niż zwyczajny standardowy wystrój. Miej odwagę wprowadzać niestandardowe pomysły.

Improwizacja jest nie do uniknięcia w kontaktach z młodymi osobami. Niemniej jednak nie zastąpi ona przygotowania do prowadzenia merytorycznych rozmów.

Wskazówka 11: Jak zaangażować się w dialog podczas targów?

Jak zaangażować się w dialog podczas targów?

Staraj się zwrócić uwagę przechodzących osób. Bardzo niewielu odwiedzających zatrzyma się z własnej inicjatywy przy twoim stoisku. To ty musisz się wykazać inicjatywą. Nie możesz być natrętny, takie zachowanie skutecznie zniechęca do podjęcia rozmowy. Musisz mieć gotowe schematy rozpoczęcia rozmowy. Na przykład możesz zacząć kilkoma niezobowiązującymi pytaniami, które umożliwią przełamanie lodów. Jeśli sam nie masz pomysłu jak to zrobić zapytaj swoich stażystów, jak oni to sobie wyobrażają. Możesz także użyć stażystów, którzy na pewno lepiej sobie poradzą w nawiązaniu kontaktów ze swoimi rówieśnikami.

Staraj się nie „atakować” odwiedzających. Muszą mieć szansę spokojnie zapoznać się z twoim stoiskiem. Jednak bądź gotowy udzielić odpowiedzi, jeśli padnie z ich strony jakieś pytanie odnośnie warunków staży.

Staraj się dowiedzieć na początku rozmowy z kim masz do czynienia. Czym dana osoba jest zainteresowana. Kiedy uzyskasz takie informacje to staraj się je wykorzystać podczas rozmowy.

Udzielaj jasnych i wyczerpujących odpowiedzi. Pozwól swoim stażystom wziąć udział w rozmowie i pozwolić im przedstawić twoją firmę i jej potencjał. Zawsze miej pod ręką ulotki, broszury lub inne materiały promocyjne, które będziesz mógł wręczyć gościom. Osobom, które wykazały znaczne zainteresowanie twoją ofertą możesz wręczyć firmowe gadżety.

Zanotuj najbardziej interesujące wnioski z przeprowadzonych rozmów.

Celem targów jest powiększenie bazy kontaktowej firmy. Dlatego też dopilnuj, że każdy rozmówca otrzyma twoją wizytówkę. Niezależnie od tego, staraj się pozyskać kontakt do każdej osoby z która rozmawiałeś.


43

3.4.2.6 Dni kariery.

Dni kariery organizowane są przez pozarządowe organizacje, stowarzyszenia pracodawców, firmy, jak też szkoły. Dni kariery maja często bardzo podobny format do targów szkoleń, ale także dni otwartych. Zazwyczaj trwają jeden lub dwa dni.

Podczas trwania dni kariery odwiedzający mają możliwość skorzystania z konsultacji doradców zawodowych, szkoleniowców, a także spotkania się z przedstawicielami różnych firm oferujących staże. Często same firmy prowadzące programy szkoleniowe angażują się w organizację i tworzenie programu dni kariery. Rodzice i nauczyciele także biorą udział w takich wydarzeniach.

Jak to działa:

Dni kariery są ogłaszane z dużym wyprzedzeniem. Poszukaj w swoim regionie interesujących cię wydarzeń.

Zastanów się w jakiej roli mógłbyś wystąpić przy organizowaniu tego typu spotkań. Przygotuj sobie plan działania z opisanymi celami do zrealizowania. Skorzystaj z informacji zawartych w rozdziale 3.4.2.1 “Dni otwarte w firmie” oraz w rozdziale 3.4.2.5 “Targi szkoleń”.

3.4.3 Praktyka.

Rysunek 15: Przegląd instrumentów do pozyskiwania stażystów: Praktyka

3.4.3.1 Praktyka w miejscu pracy.

Jest to najskuteczniejszy instrument pozyskiwania stażystów. Gwarantuje sukces po obu stronach. Firma korzysta z potencjału młodego człowieka, w zamian on zdobywa doświadczenie zawodowe.

Korzyści wynikające z wprowadzenia praktyk są wielorakie. W szczególności pozwalają na zawiązanie relacji praktykant – pracodawca na wczesnym etapie nauki. Na podstawie praktyk firma ma możliwość łatwej oceny, czy dany kandydat nadaje się do pracy, czy działa zgodnie z etyką firmy, i czy jest zmotywowany, aby dołączyć do programu staży po ukończeniu szkoły. Informacje na temat młodych pracowników zebrane podczas praktyk są znacznie bardziej użyteczne i czytelniejsze od tych umieszczanych w raportach przesyłanych ze szkół. Podczas odbywania praktyk młodzi ludzie zdobywają wiedzę i umiejętności


44

praktyczne. Poza tym czują się bardziej związani z przedsiębiorstwem, wiedzą czego się spodziewać i jakie oczekiwania są stawiane przed nimi. Takie działania minimalizują liczbę osób przerywających staże podczas ich trwania.

Wskazówka 12: Jakie są rodzaje praktyk?

Jakie są rodzaje praktyk?

Typową formą praktyk są praktyki studenckie, na wyższych uczelniach, ale także uczniowskie w technikach i szkołach zawodowych. Trwają one od jednego tygodnia do kilku. Są obowiązkowe. Odbywają się podczas roku szkolnego lub wakacji.

Jak to działa:

Określ do kogo chcesz skierować ofertę praktyk, a następnie zaplanuj je zgodnie z potrzebami grupy odbiorczej.

Stwórz plan praktyk. Im będzie on dokładniejszy – opisany każdy dzień- tym lepiej. Przedyskutuj elementy planu z praktykantami podczas pierwszego spotkania z nimi.

Wskazówka 13: Jak wygląda plan praktyk przeznaczonych dla studentów?

Jak wygląda plan praktyk przeznaczonych dla studentów?

Plan praktyk zawiera wiele różnych elementów, które muszą być ustalone zanim ruszą zajęcia.

Fazy przygotowawcze.

Po pierwsze należy określić sprawy organizacyjne. Ustal czas trwania praktyk. Określ ilość praktykantów, których możesz przyjąć podczas jednego roku. Wyznacz stanowiska pracy, zapewnij narzędzia i inne konieczne wyposażenie pracownika. Wyznacz opiekuna lub opiekunów praktyk.

Określ fazy praktyk. Rozpocznij od wprowadzenia, opowiedz o firmie i jej strategii oraz o charakterze pracy do wykonania. Oprowadź praktykantów po firmie. Zapoznaj ich z pracownikami firmy lub kluczowymi osobami. Przeprowadź szkolenie BHP. Poinformuj o końcowej ocenie praktyk i samych praktykantów.

Program praktyk.

Określ jakie rodzaje działań i zadania do wykonania będą się pojawiać podczas trwania praktyk. Powinny być one zbieżne z prowadzonym przez ciebie programem staży.

Zadania powinny dać możliwość praktykantom jak najlepszego poznania firmy i charakteru pracy, którą podejmą po zakończeniu


45

nauki. Taka praktyka pozwoli utwierdzić ich w przekonaniu, że wybrali właściwą firmę i zawód lub skłonić do zmiany decyzji, jeśli praktyki i wykonywana praca nie przypadnie im do gustu.

Ewaluacja praktyk.

Wybierz najbardziej odpowiadających ci praktykantów. Traktuj ich jak potencjalnych przyszłych kandydatów do stażu. W tym celu oceniaj ich pracę używając przejrzystych i efektywnych metod oceny pracowników.

Najlepiej, aby firma stworzyła profil kwalifikacyjny kandydata do pracy. Na jego podstawie można szybko ocenić, czy osoba nadaje się na dane stanowisko, czy nie. Łatwej jest także ustalić oczekiwania względem kandydatów do pracy. Ewaluacja praktykantów powinna być prowadzona regularnie przez przeszkolone do tego celu osoby. Należy dokumentować wnioski z ewaluacji.

Tego typu dokumenty powinny być używane jako podstawa do podjęcia decyzji, czy dany praktykant ma potencjał i jest zmotywowany, czy też nie. Informacje zawarte w kwestionariuszach oceny są wartościowe także dla praktykantów. Pracodawca może informować praktykantów o ich mocnych i słabych stronach.

Rekrutacja.

Zachęcaj praktykantów, którzy uzyskali dobre wyki, do składania swoich aplikacji na staże w firmie. Najzdolniejszym możesz od razu zaoferować podpisanie umowy stażowej. Staraj się utrzymywać kontakt z praktykantami, którzy spełnili twoje oczekiwania. Zapraszaj najlepszych na imprezy i spotkania firmowe. Możesz im zapewnić indywidualne programy mentorskie.

W przypadku długich praktyk należy przygotować wstępne warsztaty przygotowujące kandydatów do odbycia zajęć praktycznych w firmie. To jest doskonały sposób na sprawdzenie, czy są oni dostatecznie zmotywowani i zainteresowani praktyką w twojej firmie. W końcu praktyki są kosztowne i czasochłonne.

Postaraj się pozostawić dobre wrażenie w umysłach praktykantów po zakończeniu praktyk. Nie tylko sprawy techniczne związane z organizacja i zakresem praktyk są istotne, ale także atmosfera podczas ich przebiegu. Staraj się zapewnić nadzór kompetentnej osoby nad praktykami i działaj na rzecz integracji praktykantów z pracownikami firmy.

Na zakończenie praktyk wręcz każdej osobie certyfikat ukończenia praktyk. Certyfikat powinien zawierać informacje na temat czasu trwania praktyk, wykonywanych prac, miejsca pracy, ale także ogólną ocenę praktykanta.


46

3.4.3.2 Odkrywcze dni.

Jest to alternatywa w stosunku do praktyk. Taka opcja kształcenia praktycznego trwa znacznie krócej niż praktyki bo zaledwie kilka dni. Podczas tego czasu młodzi ludzie mają okazję zapoznać się z działaniem firmy od środka i zdobyć niewielkie doświadczenie zawodowe. Odkrywcze dni to połączenie elementów opartych o praktykę i obserwowanie doświadczonych pracowników przy pracy. Młodzi ludzie starają się podpatrywać profesjonalistów, a potem na własną rękę wykonywać niewielkie i niezbyt skomplikowane zadania.

Jak to działa:

Zanim wprowadzisz odkrywcze dni w swojej firmie musisz mieć przygotowany kompletny plan działania. Musisz wiedzieć jak ma wyglądać poszczególny dzień twoich praktykantów w twojej firmie. Staraj się wywrzeć jak najlepsze wrażenie na młodych ludziach.

3.4.3.3 Tygodnie projektów.

Tygodnie projektów są doskonałą okazją do zapoznania się z potencjalnymi stażystami. Są one organizowane wspólnie ze szkołami i trwają około kilku tygodni. Tygodnie projektów są częścią standardowego programu nauczania. Takie spotkania mogą odbywać się na terenie szkoły lub poza nią. Podczas takich zajęć uczestnicy otrzymują potrzebną wiedzę nie tylko od swoich nauczycieli, ale także od pracowników firmy, która współpracuje ze szkołą. Mogą być różne tematy projektów. Związane są one najczęściej z działalnością firmy oraz po części z programem nauczania.

Podczas tygodni projektów uczniowie kilka razy odwiedzają firmę, aby zdobyć teoretyczną i praktyczną wiedzę bezpośrednio od profesjonalistów. Podczas takich tygodni firmy mają okazję dokładnie przyjrzeć się uczniom i nawiązać kontakt z najzdolniejszymi. Takie inicjatywy szkoleniowe są bardzo popularne szczególnie z krajach zachodnich. Pozwalają na efektywne budowanie relacji firma – młodzi ludzie.

Jak to działa:

Tygodnie projektów są inicjatywą wychodzącą od szkół. Aby przystąpić do takiego projektu należy wcześniej podpisać ze szkołą porozumienie o współpracy.

Zorganizowanie tego typu zajęć wymaga długotrwałych przygotowań. Szkoły mają swoją wizję projektu i oczekiwania względem niego. Firmy włączające się do działania mogą także pomóc w przygotowaniu i realizacji programu zajęć.

Przed przystąpieniem do prac nad projektem należy wyraźnie określić rolę firmy i szkoły. Wyznaczyć obowiązki i zadania do wykonania. Następnie przystąpić do wykorzystania potrzebnych środków jakimi dysponuje firma.

Dzięki takim programom firma może się wiele nauczyć, jak radzić sobie z młodymi ludźmi i jak ich kształcić. Takie doświadczenie będzie bardzo pomocne przy prowadzeniu własnych programów stażowych.


47

3.4.4 Ambasadorzy i mentoring.

Rysunek 16: Przegląd instrumentów do pozyskiwania stażystów: Ambasadorzy i mentoring

3.4.4.1 Ambasadorzy szkolenia.

Stosowanie instrumentów do rekrutacji stażystów ma większą użyteczność kiedy odbiorcy naszych wysiłków angażują się w cały proces. Ambasadorzy szkoleń to stażyści posiadający wyższe kwalifikacje, których zadaniem jest reprezentowanie firmy na zewnątrz. Ich szczególną rolą jest odwiedzanie szkół oraz innych miejsc, w których można spotkać potencjalnych kandydatów na staże i promocja programu staży oferowanych przez twoje przedsiębiorstwo. Działalność ambasadorów jest także widoczna podczas dni otwartych organizowanych w firmach oraz podczas targów kariery. Ich szczególna cechą jest łatwe nawiązywanie kontaktu z grupą docelową. Ambasadorzy przedstawiają firmę, w jak najlepszym świetle, jako profesjonalnego partnera do współpracy przy kształceniu zawodowym młodych ludzi. Takie działania marketingowe są bardzo ważne, aby przekonać rodziców i nauczycieli o słuszności wyboru takiej, a nie innej firmy, która będzie odpowiedzialna za rozpoczęcie drogi zawodowej ich dzieci/uczniów.

Firmy korzystają z ambasadorów na dwa sposoby. Po pierwsze, ambasadorzy przekazują informacje na temat codziennego funkcjonowania firmy, jej programów szkoleniowych oraz jakości prowadzonej działalności. Poza tym są najwiarygodniejszym źródłem informacji na temat traktowania pracowników przez dane przedsiębiorstwo. Po drugie są najbliżej grupy docelowej. Mają z nią doskonały kontakt i porozumienie.

Jak to działa:

Wybierz ze swojej grupy stażystów osoby, które mają umiejętności, aby stać się twoimi ambasadorami. Muszą oni wykazać zainteresowanie i entuzjazm związany z pełnioną przez siebie funkcją.

Przygotuj razem z przyszłymi ambasadorami strategię i plan działania. Klasyczną metodą ich działania jest rozpowszechnianie informacji o programach staży w szkołach. Można także zastanowić się nad innymi możliwościami.

Wskazówka 14: Co ambasadorzy robią podczas wizyt w szkołach?

Co ambasadorzy robią podczas wizyt w szkołach?

Pierwszym krokiem jest przedstawienie się i wyjaśnienie powodu


48

wizyty. Powinni oni opowiedzieć o swoim życiu zawodowym, zainteresowaniach, przyjaciołach tak, aby jak najlepiej nawiązać kontakt ze słuchaczami.

Następnie w swojej prezentacji powinni szczegółowo opisać ich bieżącą pracę, na przykład typowy dzień w firmie, ale także osobiste odczucia na temat pracy w przedsiębiorstwie, jak też zdobyte doświadczenie zawodowe.

Powinni zachęcać zebranych do dyskusji. Jest wiele metod ułatwiających to zadanie np. quizy sprawdzające wiedzę uczestników, gry symulujące pracę w firmie, etc.

Następnie powinni zachęcić odbiorców do zadawania pytań.

Na zakończenie powinni się upewnić, że uczestnicy uzyskali odpowiedzi na nurtujące ich pytania i dokładnie wiedzą jak zgłosić swój udział w programie staży oraz do kogo się udać.

Podczas takich spotkań ambasadorzy powinni rozdawać zebranym materiały promocyjne związane z programami staży.

Takie typowe spotkanie nie powinno trwać dłużej niż jedną godzinę.

Odszukaj szkoły, które są chętne przyjąć twoich ambasadorów. Na pewno takie działanie ułatwi podpisanie ze szkołą porozumienia o współpracy. Jeśli nie zawarłeś takiego porozumienie to nie czekaj, aż szkoła wykona pierwszy krok - bądź proaktywny. Skontaktuj się ze szkołami działającymi w twoim regionie, izbami handlowymi i podobnymi organizacjami i stwórz sieć wsparcia dla twoich działań.

Zadbaj o odpowiednie wyszkolenie swoich ambasadorów. Na pewno przyda im się kurs związany z technikami prezentacji i komunikacji. Powinni zostać poinformowani o szczegółach związanych z ogólną działalnością firmy i jej celami.

Pozwól zaangażować się młodym ludziom w tworzenie program dla ambasadorów. Postarajcie się, aby wydarzenia były ciekawe dla odbiorów. Pamiętaj, że twoi stażyści wiedzą najlepiej jakie oczekiwania ma grupa docelowa.

Staraj się wspierać swoich ambasadorów przez cały czas trwania akcji promocyjnej. Możesz na przykład zaproponować swoje uczestnictwo w próbnych prezentacjach. Nie zapomnij o pochwałach. Bądź zawsze gotowy im pomóc.

Stwórz atrakcyjne warunki dla ambasadorów. Daj im cały dzień wolny wtedy kiedy mają prezentację. Pokryj wszystkie koszty, które mają związek z ich uczestnictwem w spotkaniach. Wyraźnie daj im odczuć, że doceniasz ich pracę.

3.4.4.2 Mentoring uczniów.

Mentorem nazywamy osobę, która przekazuje swoją wiedzę niedoświadczonym osobom. Mentoring może być skutecznie wykorzystywany jako instrument rekrutacyjny. Zazwyczaj mentoring trwa około roku. Jest prowadzony indywidualnie, mentor - uczeń. Korzyścią dla uczniów związaną z wprowadzeniem mentorów jest możliwość lepszego przygotowania się do kariery zawodowej i zdobycia potrzebnej wiedzy. Dla firm jest to doskonała okazja na wykształcenie przyszłych pracowników i zmotywowania ich do pracy w przedsiębiorstwie.


49

Jak to działa:

Sprawdź czy mentoring działa w miejscu lub regionie, w którym pracujesz lub działa twoja firma. Jeśli już istnieje taka inicjatywa to może warto się do niej dołączyć. Jeśli nie ma interesujących cię programów to postaraj się stworzyć własny. Może on być skonstruowany tylko dla twojej firmy i przez nią, lub przy współpracy z innymi partnerami z twojej branży, czy regionu.

Stwórz swój program mentoring. Każdy taki program znacznie się od siebie różni. Wszystko zależy od tego co przy jego pomocy chcemy uzyskać.

Wskazówka 15: W jaki sposób mogę wykorzystać mentoring?

W jaki sposób mogę wykorzystać mentoring?

Kilka formatów mentoring uczniów:

Wymiana wiedzy pomiędzy mentorem a uczniem.

Przekazywanie wiedzy w formie seminariów lub rozmów na temat specjalistycznych zagadnień. Zadawanie pytań dotyczących aplikowania do pracy w firmie.

Zajęcia praktyczne w formie warsztatów lub praktyk.

Prezentacje przykładowych zajęć z mentorem podczas lekcji w szkołach technicznych.

Ocena umiejętności i testy osobowe.

Postaraj się znaleźć odpowiednie osoby w swojej firmie, które mogą pełnić role mentorów. W zależności jak zaplanujesz swój program mentorski, tak musisz dobrać odpowiednie osoby do jego poprowadzenia. Do udziału w programu zaproś, na przykład super zdolnych stażystów. Postaraj się ich pozyskać przedstawiając im korzyści jakie mogą wynieść z uczestnictwa w takim szkoleniu. Poza tym może uda ci się znaleźć w firmie młoda osobę, która spełnia warunki, aby zostać mentorem. Zaznacz, że jest to wielkie wyróżnienie dla pracownika.

Znajdź osoby chcące wziąć udział w mentoring. Szkoły z którymi współpracujesz mogą być doskonałym miejscem do twoich poszukiwań. Powinieneś zaangażować wszystkie swoje kanały komunikacyjne - public relations. Poproś o pomoc inne instytucje działające na rzecz kształcenia zawodowego.

Połącz mentorów z odbiorcami. Upewnij się, że jest między nimi interakcja. Mentoring opiera się na zaufaniu i empatii. Jeśli układ uczeń – mentor nie funkcjonuje poprawnie to nie wahaj się wprowadzić zamiany.

3.4.5 Współpraca i sieć powiązań.

Rysunek 17: Przegląd instrumentów do pozyskania stażystów: Współpraca i sieć powiązań


50

3.4.5.1 Partnerstwo ze szkołami.

Współpraca ze szkołami, obejmowanie klas patronatem, współpraca przy szkoleniach uczniów oraz inne działania są nieodzowne w procesie rekrutacji stażystów. Żadne inne narzędzie rekrutacyjne nie umożliwi nam na bliższe dotarcie do grupy docelowej, czyli uczniów ale także nauczycieli i rodziców.

Jak to działa:

Wybierz interesujące cię szkoły, które znajdują się w twoim regionie. Pamiętaj, że zależy ci na określonej grupie odbiorców spełniających twoje oczekiwania odnośnie ich umiejętności i wykształcenia. Dlatego też musisz rozważyć różne specjalizacje jakie charakteryzują poszczególne klasy.

Nawiąż współpracę z jedną lub kilkoma szkołami. Czasami może to być dużym wyzwaniem. Nie każda szkoła jest chętna do współpracy z firmami.

Wskazówka 16: Jak przekonać szkoły do współpracy z moją firmą?

Jak przekonać szkoły do współpracy z moją firmą?

Nawiązywanie kontaktu.

Przekaż swoje pomysły bezpośrednio do władz szkół z twojego region.

Skorzystaj z kontaktów, które do tej pory zawarłeś. Możesz poprosić o pomoc swoich pracowników, którzy mają dzieci w wieku szkolnym. Może pomogą ci nawiązać kontakt z nauczycielami. Poproś także o wsparcie młodych pracowników, którzy niedawno skończyli szkołę.

Dowiedz się czy izby handlowe działające w twoim regionie mają jakiś kontakt ze szkołami.

Dowiedz się czy nie ma prowadzonych jakiś projektów mających na celu wsparcie współpracy pomiędzy biznesem a szkolnictwem.

Zaangażuj się w tworzenie regionalnych sieci kontaktów wspierających partnerstwo edukacyjnozawodowe. Wiele szkół jest zaangażowanych w tego typu działania.

Stworzenie partnerstwa.

Podczas pierwszych kontaktów ze szkołami podkreśl obopólne korzyści wynikające z ustanowienia partnerstwa.

Zorganizuj pierwsze spotkanie. Podczas niego należy omówić cele partnerstwa oraz oczekiwania obu stron. Dowiedz się jakie są


51

konkretne oczekiwania ze strony szkoły i jej długookresowe cele. Może się okazać, że szkoła działa już w jakimś partnerstwie, a ty możesz zobaczyć jak działa już wdrożony program partnerstwa. Być może będziesz mógł go użyć jako podstawy do stworzenia swojego partnerstwa. Jeśli nie uda ci się osiągnąć porozumienia ze szkołą nie bądź natarczywy i poszukaj innej jednostki.

Wyznacz osoby do kontaktu.

Postaraj się o potwierdzenie zawarcia partnerstwa w formie umowy. Umowa powinna określać prawa i obowiązki przysługujące obu stroną, planowane działania i cele.

Aktywnie wspieraj partnerstwo. Prowadź kontrolę jakości nad wszystkimi jego działaniami .

W przypadku współpracy ze szkołami zainicjuj zwyczaj wspólnego działania. Jest wiele metod takiej współpracy. Działania mogą być ograniczone do jednego lub dwóch celów np. pozyskiwania stażystów. Jednak najważniejsze jest wspólne działanie i zaangażowanie płynące z obu stron.

Wskazówka 17: Jak tworzyć partnerstwo?

Jak tworzyć partnerstwo?

Oto kilka przykładów działań przeprowadzonych w ramach partnerstwa:

Umieszczanie prezentacji firmy i jej ofert pracy w szkole i klasach.

Prezentacja działania procesu rekrutacji i oczekiwań firmy względem potencjalnych pracowników.

Wystąpienia i prezentacje kierowników w ramach zajęć lekcyjnych. Podczas takich spotkań mają oni za zadanie wyszukiwać najlepszych kandydatów na staże firmie. Wybrane osoby będą miały możliwość zapoznania się z bliska z działalnością firmy (wycieczki po firmie, zwiedzanie zakładu, udział w szkoleniach zawodowych, etc.).

Reklama staży i praktyk zawodowych.

Organizowanie spotkań dla przyszłych stażystów (na przykład przy okazji zwiedzania firmy).

Zapewnienie mentoringu dla uczniów .

Organizowanie tygodni projektów lub wsparcie merytoryczne podczas zajęć w klasach.

Finansowanie małych projektów badawczych, których temat jest zbieżny z działalnością firmy.

Oferowanie stypendiów.

Publikowanie płatnych reklam w gazetce uczniowskiej.

Organizowanie wspólnych wydarzeń – na przykład wystaw, szkoleń, targów.

Wzajemne szkolenie się.


52

3.4.5.2 Sieć powiązań.

Lepiej pracować razem! Rekrutacja stażystów przebiega znacznie efektywniej, gdy się pracuje razem tj. szkoła – firma. Sieć powiązać w znacznym stopniu wspiera te wysiłki. W wielu regionach działa sieć łącząca beneficjentów mających określone cele do zrealizowania na przykład izby handlowe, organizacje pracodawców, instytucje zajmujące się kształceniem zawodowym, szkoły. Wiele z tych sieci promuje tematy związane ze szkoleniami i sprawia, że interesariusze wymieniają się informacjami i nie są skazani na samotne poszukiwania interesujących ich tematów. Sieć pozwala wykorzystać efekt synergii.

Jak to działa:

Odszukaj w swoim regionie działające sieci oraz partnerstwa i dowiedz się w jakim stopniu mógłbyś być zainteresowany współpracą z nimi. Zaangażuj się w kilka działań i powiązań, które uznasz za najbardziej atrakcyjne i spełniające twoje oczekiwania odnośnie rekrutacji stażystów.

Jeśli nie znajdziesz niczego interesującego, spróbuj założyć własną sieć. Aby tego dokonać zaproś do współpracy firmy z twojego regionu, które także są zaangażowane w poszukiwanie nowych pracowników.

Stwórz formalną sieć powiązań. Może ona mieć formę stowarzyszenia. Postaraj się zdefiniować wspólne cele, określić zadania, zakres działań, role i odpowiedzialność.

Pracuj nad swoim PR (na przykład zadbaj o promocję swoich inicjatyw w sieci)

3.4.5.3 Programy dla przyszłych pracowników

Korzystanie z prywatnych kontaktów oraz sieci współpracy między pracodawcami jest najefektywniejszą metodą prowadzenia rekrutacji. Prywatne kontakty wzmacniają prawdziwość przekazu na temat danego przedsiębiorstwa i jego działań związanych z programem staży. Programy dla przyszłych pracowników mogą być wspierane przez różne osoby mniej lub bardziej związane z kształceniem i szkoleniem zawodowym. Mogę to być przyjaciele, koledzy, nauczyciele i członkowie rodziny. Najlepiej jak informacja byłaby przekazywana z ust do ust.

Programy dla przyszłych pracowników mogą być uzupełniane zestawem specjalnych usług i działań na rzecz np. dzieci pracowników danej firmy. Do takich działań można zaliczyć stypendia, organizowanie wyjazdów wakacyjnych, etc.

Jak to działa:

Zaplanuj i stwórz program dla przyszłych pracowników.

Wprowadź zachęty dla pracowników (finansowe) aby skłonić ich do pomocy w poszukiwaniu właściwych kandydatów do pracy w firmie. W końcu o sukcesie twojego programu decyduje ilość zgłoszonych chętnych do podjęcia współpracy. Muszą oni posiadać odpowiednie kwalifikacje i być odpowiednio zmotywowani.


53

Poinformuj swoich pracowników i stażystów o zasadach na jakich działa program. Przedyskutuj z nimi różne opcje działania i wykorzystania kanałów do kontaktu z potencjalnymi beneficjentami na przykład przy użyciu portali społecznościowych (np. Xing lub Facebook).

Postaraj się jasno wyrazić jak bardzo zależy ci na sukcesie program i w jakim stopniu wpisuje się on w strategię i kulturę firmy.

Zabiegaj o poparcie twojego program u swoich pracowników, podwykonawców, klientów, dostawców, jak też zewnętrznych partnerów społecznych.

Kto byłby w stanie aktywnie wypromować twoją firmę?

Kiedy masz wolne wakaty, zawsze pytaj swoich pracowników, czy nie mają nikogo chętnego do pracy. Zadbaj, aby pracownicy byli poinformowani na temat bieżących ofert i warunków zatrudnienia nowych osób.


54

3.5 Faza rekrutacji 3: Wybór.

Rysunek 18: Rekrutacja stażystów Faza 3: Wybór

Wybór wykwalifikowanych kandydatów jest kolejną znaczącą fazą rekrutacji stażystów. Głównym zadaniem jest stworzenie profilu kwalifikacyjnego, który ułatwi nam wybór właściwych kandydatów spośród wszystkich aplikujących. Proces wyboru kandydatów przebiega zazwyczaj w dwóch fazach. Pierwsza selekcja następuje w oparciu o pisemne aplikacje/zgłoszenia. Druga faza w całości opiera się na rozmowie i wywiadzie przeprowadzonym z wybraną osobą. (rozmowa kwalifikacyjna, test, etc.).

Praktyczne informacje związane z wyborem odpowiedniego kandydata.

! Kiedy najlepiej zastosować instrumenty wyboru: Rozdz. 4.1: W jaki sposób mam zaprezentować swoją firmę, aby była ona atrakcyjna dla stażystów? Rozdz. 4.4: Jak skutecznie komunikować się z młodymi ludźmi? Rozdz. 4.6: Kim są moi przyszli stażyści? Rozdz. 4.7: Co jest najważniejsze przy wyborze stażystów?

Okaż respekt i uznanie.

Faza wyboru jest najczęściej pierwszym kontaktem firmy z kandydatem do pracy. Ten pierwszy kontakt można nazwać “wizytówka” firmy. Pierwsze wrażenie robi się tylko raz. Respekt i uznanie okazane kandydatowi na samym początku będzie stanowić o sukcesie fazy wyboru. Aplikanci, którzy czują, że nie zostali poważnie potraktowani wybiorą inna firmę. Traktuj z szacunkiem nie tylko wygranych, czyli tych którzy zostali przez ciebie zaakceptowani, ale także przegranych. Pamiętaj, że opinia idzie w świat i na pewno ci co zostali niezaakceptowani podziela się tą informację z innymi. Nie potraktowanie ich


55

z należytym szacunkiem może wpłynąć na pogorszenie wizerunku twojej firmy i ciebie jako pracodawcy. Dobrze widziane jest pełne uzasadnienie dlaczego dany kandydat nie zakwalifikował się do dalszej rekrutacji.

Daj odczuć kandydatom, że prezentują sobą jakąś wartość.

Daj wyraźnie do zrozumienia, że wierzysz w potencjał młodych ludzi i ich zaangażowanie w pracę oraz że ty, jak też twoja firma wspiera ich zatrudnianie i kształcenie.

Spraw pozytywne pierwsze wrażenie.

Młodzi ludzie podejmują decyzje o rozpoczęciu swojej pierwszej pracy w oparciu o pozornie nieistotne szczegóły. Badania wyraźnie pokazują, że kandydaci kierują się raczej intuicją, czy też uczuciami, a nie racjonalnymi przesłankami. Dlatego tak ważne jest, aby proces rekrutacji przebiegał w miłej atmosferze. Nie staraj się na siłę stworzyć luźnej atmosfery, ale także nie bądź przesadnie zasadniczy i surowy.

Efektywna komunikacja.

Młode pokolenie zorientowane jest relację klient – sprzedawca. Oczekują odpowiedniego i profesjonalnego traktowania jako klienci. Odpowiedź na zadane przez nich pytania musi paść jak najszybciej, inaczej tracą zainteresowanie. Dlatego też staraj się, aby stworzony przez ciebie proces rekrutacji kandydatów przebiegał dynamicznie i bez żadnych opóźnień przy odpowiadaniu na pytania zadawane przez beneficjentów. Staraj się w miarę krótkim czasie odpowiadać na przesłane do ciebie aplikacje. Ponadto wyznacz osoby do kontaktu z potencjalnymi stażystami, tak aby kanał komunikacji był jak najbardziej efektywny.

Bądź zrozumiały.

Zadbaj o to, aby wszystkie informacje oraz sam proces rekrutacji był jasny dla kandydatów. Wyraźnie określ czas trwania rekrutacji i terminy nadsyłania zgłoszeń. Ponadto podaj jasne kryteria oceny potencjalnych chętnych do pracy. W ten sposób pokażesz młodym ludziom, że ich ocena profilu zawodowego przeprowadzana jest według ustalonych kryteriów.

Komunikuj swój wybór w przekonujący sposób.

Kandydaci, którzy przeszli przez proces selekcji powinni poinformowani o tym osobiście. Uzasadnij swój wybór. Wytłumacz, które z mocnych stron kandydata przykuły twoją uwagę i dlaczego twoim zdaniem dana osoba nadaje się do pracy w twojej firmie.

Pozwól, aby potencjał był twoim przewodnikiem.

Młodzi ludzie nie są ekspertami; podejmują pracę w twojej firmie chcą się nauczyć zawodu. Dlatego też ich wiedza zawodowa jest na drugim planie, a ich motywacja i chęci do pracy odgrywają pierwszoplanową rolę. Pytaniem jakie możesz sobie zadać podczas prowadzenia naboru jest: “czy dany kandydat ma potencjał aby stać się ekspertem w mojej firmie?”. Poza twardymi umiejętnościami takimi jak wiedza, wyniki w nauce, etc. musisz wziąć pod uwagę także miękkie umiejętności takie jak osobowość, umiejętność pracy w zespole, etc.


56

Dopasuj instrumenty rekrutacyjne do każdego kandydata.

Zazwyczaj przy wyborze kandydatów używa się wielu instrumentów rekrutacji. Dostosowuje się je do charakteru każdego z kandydatów oraz rodzaju wymagań jakie musi on spełniać. Każdy instrument może dawać różne wyniki oceny. Dlatego należy szczegółowo opracować i wdrażać metody oceny i badania wyników kandydatów.

Zrównoważone instrumenty naboru.

Instrumenty wspierające nabór kandydatów umożliwiają skuteczne i relatywnie szybkie pozyskanie nowego pracownika. Istnieje wiele rodzajów instrumentów jakimi dysponuje firma. Niektóre z nich są standardowe i są stosowane przez firmy niezależnie od ich rozmiaru, czy rodzaju kandydatów – CV, listy motywacyjne. Inne stanowią uzupełnienie do podstawowego pakietu rekrutacyjnego.

Rysunek 19: Przegląd instrumentów rekrutacyjnych

3.5.1 Profil kwalifikacyjny.

Profil kwalifikacyjny jest instrumentem pojawiającym się na samym początku procesu rekrutacji. Przy jego użyciu określa się charakter, umiejętności oraz możliwości kandydatów. Wszystkie te czynniki muszą być spełnione, aby kandydat mógł sprostać zadaniom, jakie będą przed nim stawiane. Kandydaci nie spełniających tych kryteriów zostają wykluczeni z naboru.

Kryteria wyboru ustalane są według zadań i rodzaju pracy jaką kandydat będzie w przyszłości musiał wykonywać. Firmy nie powinny podejmować swoich decyzji tylko w oparciu o certyfikaty i dyplomy dostarczone przez kandydatów. Raczej powinny patrzeć na aplikantów z punktu widzenia profesjonalistów poszukujących osób, które mają potencjał i dążą do bycia wysoko wykwalifikowanymi specjalistami.


57

Profil kwalifikacyjny jest podstawą procesu naboru. Koniec końców wszystkie instrumenty rekrutacyjne odnoszą się do profilu kwalifikacyjnego. Przy ich użyciu określa się w jakim stopniu kandydaci spełniają stawiane przed nimi wymagania.

Jak to działa:

Zakres kwalifikacji, jaki ma posiadać dany kandydat jest ściśle określony przez rodzaj i zakres prac jakimi będzie się on w przyszłości zajmował. Dlatego pierwszym krokiem powinno być precyzyjne określenie zadań związanych z konkretnym zawodem. Należy określić czym dokładnie nowy kandydat będzie się zajmował. Nie mniej ważne są warunki pracy (np. praca w zespole, współpraca z klientem).

To stanowi podstawę kryterium kwalifikacyjnego – skrupulatna charakterystyka umiejętności i możliwości młodych kandydatów pozwala ocenić jaki rodzaj prac należy mu przydzielić do wykonania. Im dokładniejsze będzie to oszacowanie tym lepszy start.

Wskazówka 18: Jakie wymagania odnośnie szkolenia powinienem zawrzeć w profile kwalifikacyjnym?

Jakie wymagania odnośnie szkolenia powinienem zawrzeć w profile kwalifikacyjnym?

Wymagania odnośnie wykształcenia. Na przykład świadectwo ukończenia szkoły. Techniczne/zawodowe umiejętności. Umiejętności analitycznego myślenia, znajomość języków obcych, wiedza techniczna, znajomość obsługi komputera, zdolności interpersonalne. Zdolności interpersonalne. Motywacja, chęć zdobywania wiedzy, etyka pracy, umiejętność szybkiego uczenia się, umiejętność pracy w zespole, samodzielność, ambicje, elastyczność. Umiejętności społeczne. Praca w zespole, nastawienie wobec zwierzchników, rozwiązywanie konfliktów, krytyczne myślenie, tolerancja, komunikacyjność.

Nie wszystkie z w/w kryteriów posiadają ten sam ciężar gatunkowy. Aby profil kwalifikacyjny był wiarygodny należy określić mierniki każdego z tych kryteriów. Jednym ze sposobów jest określenie koniecznych kryteriów (must have) oraz pożądanych (nice to have). Ponadto, należy oznaczyć które kwalifikacje są niezbędne w procesie szkolenia, a które zostaną rozwinięte w trakcie jego trwania.

Na koniec, określ które zachowania kandydatów świadczą o ich potencjale. W jaki sposób możesz sprawdzić, czy dany kandydat jest zdolny do pracy w zespole, jest chętny do zdobywania wiedzy oraz umie samodzielnie rozwiązywać problemy? Skorzystaj z odpowiednich instrumentów rekrutacyjnych.


58

3.5.2 Dokumenty aplikacyjne.

Pisemne aplikacje składane przez kandydatów do pracy są podstawą procesu rekrutacji. Na ich podstawie można stworzyć w miarę realny profil kwalifikacyjny. Nie wymaga to wielkiego wysiłku i jest stosunkowo proste do wykonania. W zamian otrzymuje się przejrzysty obraz przyszłego pracownika. Jednocześnie na podstawie zdobytych informacji możemy także przeprowadzić wstępną ocenę kandydata.

Jak to działa:

Zdecyduj jakie dokumenty są ci potrzebne, aby przeprowadzić wstępną ocenę kandydatów do pracy. W ogłoszeniu o pracę podaj informacje, jakie konkretnie dokumenty muszą zostać dostarczone w procesie rekrutacji.

Wskazówka 19: Jakie są typowe części pisemnej aplikacji o pracę?

Jakie są typowe części pisemnej aplikacji o pracę?

List motywacyjny. To pierwsze wrażenie, jakie uzyskujemy o kandydacie. Z lektury listu możemy się dowiedzieć o motywacjach kierujących kandydatem, o powodach podjęcia pracy w naszej firmie, chęci do współpracy i rozwoju zawodowego. Życiorys. Zawiera podstawowe dane na temat kandydata, informacje na temat jego wykształcenia i dotychczasowej kariery zawodowej. Często jest w nim mowa o hobby i zainteresowaniach. Standardowa forma aplikacji. Zawiera typowe dane często zbieżne z tymi, które są zawarte w CV, ale przedstawione w formie pytań i odpowiedzi. Certyfikaty dotyczące odbytych praktyk. Dokumentują one rodzaj odbytych praktyk oraz zdobyte umiejętności. Referencje. Jeśli kandydat posiada referencje to z ich treści możesz się przekonać, jaki potencjał w nim drzemie oraz jakie doświadczenie zawodowe zdobył do tej pory. Testy. Wypełnione testy osobowościowe mogą być dodawane do aplikacji o pracę. Na ich podstawie możliwe jest określenie profilu danego kandydata i stwierdzenie, czy wpisuje się on w kulturę przedsiębiorstwa.


59

Zastanów się jaką wartość prezentuje dla ciebie każdy z dokumentów. Nie oceniaj kandydatów na podstawie tylko jednego kryterium i jednego dokumentu. Musisz analizować wszystko razem. Zwróć tylko uwagę na przedmioty, jakie były wykładane w szkole. To ma ścisły związek z wiedzą jaką zdobył aplikant podczas okresu nauki i będzie miało bezpośredni przełożenie na pełnione przez niego obowiązki zawodowe.

Oceń, które z dokumentów aplikacyjnych przynoszą ci najwięcej korzyści. Standardowy zestaw dokumentów wymaga wiele wysiłków ze strony kandydatów, aby je wypełnić. Pamiętaj, że większość młodych ludzi jest niecierpliwa. Może warto byłoby się zastanowić nad skróceniem formy aplikacji.

Zdecyduj jak w jaki sposób chcesz otrzymywać dokumenty. Forma pisemna jest bardzo popularna, nawet wśród osób bezgranicznie oddanych nowym technologią. Znacznie tańszą i efektywniejszą metoda jest skorzystanie z poczty elektronicznej lub gotowych aplikacji rekrutacyjnych.

3.5.3 Integracja stażystów/speed dating.

Są to spotkania organizowane przez izby handlowe, organizacje społeczne, czasem firmy, najczęściej na początku procesu rekrutacji lub w jego końcowej fazie. Ich forma opiera się na idei „speed dating”. Przedstawiciele firm mają tylko kilka minut (około 10) na zaprezentowanie oferty pracy w firmie, a potencjalni chętni do podjęcia pracy, także w określonym czasie, przedstawiają swoją kandydaturę. W tego rodzaju wydarzeniach najczęściej biorą udział osoby, które zostały odrzucone podczas innych rozmów kwalifikacyjnych.

Taka integracja stażystów jest efektywnym procesem prowadzenia rekrutacji. Takie wydarzenia są najczęściej organizowane z inicjatywy organizacji wspierających zatrudnienie i walczących z bezrobociem.

Jak to działa:

Poszukaj w swoim regionie czy tego typu wydarzenia są w ogóle organizowane.

Wyzwanie tego typu spotkań opiera się na szybkim podejmowaniu decyzji i dynamicznym prezentowaniu swojego profilu działalności, oczekiwań, jak również rozpoznawaniu potencjału w kandydatach. Aby ułatwić sobie udział w takich spotkaniach można stworzyć podręcznik, w którym umieścimy wskazówki dotyczące sposobu prowadzenia rozmów oraz przedstawiania swoich wymagań.

Podczas tego typu spotkań masz okazję na zapoznanie się z kandydatami i dokumentami jakie ze sobą przynoszą. Nie ma zbyt wiele czasu, dlatego pierwsze wrażenie jest najważniejsze. Ale pamiętaj, żeby nie podejmować decyzji opierając się tylko na osobistych przeczuciach. Staraj się tak poprowadzić rozmowę, aby jej wynik prowadził do jasnych i zrozumiałych konkluzji.

Staraj się udokumentować każde spotkanie.

Jeśli jesteś w 100% przekonany do kandydata to możesz od raz zaproponować mu umowę o staż. Zazwyczaj, podczas spotkań typu speed dating, najbardziej obiecującym kandydatom proponuje się kolejna rozmowę, ale już siedzibie firmy. Od razu ustal termin kolejnego spotkania.


60

3.5.4 Szkolenia last minute.

Szkolenia last minute są wydarzeniami organizowanymi i sponsorowanymi przez administrację państwową. Biorą w nim udział izby handlowe, biura pośrednictwa pracy, organizacje pozarządowe. Wydarzenia odbywają się na początku roku stażowego. Uczestnikami spotkań są osoby, które nie zdołały znaleźć dla siebie firmy, która chciałaby przyjąć ich na staż. W spotkaniach uczestniczą także firmy oferujące swoje ostatnie wolne miejsca na staż. Każda ze stron może zaprezentować swoją propozycję współpracy. Uczestnictwo w wydarzeniu jest bezpłatne.

Jak to działa:

Zarejestruj się jako uczestnik spotkania.

Jeśli chodzi o rodzaj prezentacji swojej oferty to zrób to podobnie jak w przypadku uczestniczenia w targach (Rozdz. 3.4.2.5). Określ wskazówki, które pomogą ci zdobyć wszystkie potrzebne informacje na temat kandydatów. Rób notatki z każdego wywiadu.

Podczas spotkań zadbaj o to, aby towarzyszył ci ktoś z działu HR oraz stażyści pracujący w twojej firmie.

Zaproś najbardziej obiecujących kandydatów do dalszych rozmów.

3.5.5 Wywiad.

Rozmowa o pracę jest najważniejszym instrumentem rekrutacji, który ułatwia ci podjęcie decyzji, czy dany kandydat jest odpowiednią osobą do pracy w twojej firmie. Podczas takiej rozmowy pracodawca ma możliwość uzyskania informacji na temat kandydata oraz jego kwalifikacji zawodowych i osobowości. Najczęściej pierwszy bezpośredni kontakt z kandydatem następuje właśnie podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Jednocześnie po zakończeniu rozmowy kandydat ma wiedze na temat działalności firmy, jej potencjału, oczekiwań względem jego samego, jak i innych pracowników oraz perspektyw związanych z karierą zawodową. Rozmowa kwalifikacyjna jest doskonałą okazją do zadawania pytań i uzyskiwania szybkich odpowiedzi.

Jak to działa:

Postaraj się stworzyć przyjemne zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Wykonanie telefonu do potencjalnego kandydata może być sposobem na przełamanie lodów.

W dniu spotkania wyślij sms-em przypomnienie kandydatowi, że go oczekujesz.

Przygotuj się do wywiadu. Napisz sobie konspekt rozmowy.

Wskazówka 20: Jak mam przygotować wywiad?

Jak mam przygotować wywiad? Wstęp i powitanie Towarzysz kandydatowi w drodze od wejścia do biura, aż do Sali konferencyjnej. Nie pozwól, aby sam szukał drogi. Powitaj go w uprzejmy sposób i zaoferuj coś


61

do picia. Jeśli towarzyszą ci inne osoby, na przykład z działu HR, przedstaw je gościowi. Wywiad rozpocznij rozmową na niezobowiązujący temat (zapytaj jak minęła mu podróż, czy ciężko było trafić do firmy). Zaprezentuj profil firmy. Opowiedz, o strukturze firmy, jej ofercie oraz procesie produkcji. Wspomnij o historii przedsiębiorstwa, kulturze i etyce jaka w nim panuje. Następnie opisz stanowisko na jakie poszukujesz pracownika. Określ swoje wymagania i oczekiwania względem przyszłego pracownika. Zaprezentuj program stażu i benefity wynikające z jego odbycia w twojej firmie. Upewnij się, że przekazałeś wszystkie najistotniejsze informacje. Staraj się, aby wywiad przyjął formę rozmowy. Staraj się zachęcić aplikanta do dialogu i zadawania pytań. Poznaj lepiej swojego kandydata. Skorzystaj z okazji i poznaj jaki jest twój kandydat na staż. Poproś, aby opowiedział coś o sobie, zaprezentował swoje kwalifikacje zawodowe zdobyte podczas odbywania praktyk zawodowych oraz opisał zakres wiedzy jaką zdobył podczas nauki w szkole. Staraj się dowiedzieć, czym się kierował przy wyborze twojej firmy, jako miejsce stażu. Spróbuj wybadać, czy jest on silnie zmotywowany, aby pracować dla ciebie. Wszystkie uzyskane informacje porównuj z przygotowanym wcześniej profilem zawodowym. Konkluzja. Po przedyskutowaniu wszystkich kluczowych punktów postaraj się zebrać wszystkie wnioski i podsumować spotkanie. Nie zapomnij o podkreśleniu pozytywnych aspektów spotkania. Zapytaj się kandydata, czy może chce zadać jakieś pytania oraz dowiedz się ma wrażenia zdobytego spotkania. Ocena. Użyj gotowego formularza oceny spotkania zaraz po jego zakończeniu oraz wszystkich znanych ci instrumentów ułatwiających przeprowadzenie takiej oceny.

Staraj się zapewnić sympatyczną atmosferę przed i podczas trwania spotkania. Pamiętaj, że młodzi ludzie mają niewielkie lub żadne doświadczenie związane z uczestnictwem w rozmowach kwalifikacyjnych. Zatem najlepiej byłoby wytłumaczyć im czego mogą się spodziewać podczas takiego spotkania. Jeśli kandydaci sprawiają wrażenie zdenerwowanych to postaraj się ich uspokoić. Bądź wyrozumiały.

Zastanów się kogo jeszcze z wyjątkiem działu HR mógłbyś zaprosić do udziału w rozmowie kwalifikacyjnej. Może na przykład osoby, które w przyszłości będą pracować razem ze stażystą.

Wybierz odpowiednie miejsce do przeprowadzenia rozmowy. Zadbaj, aby nikt nie przeszkadzał wam w spotkaniu.


62

3.5.6 Standardowe testy.

Poza pisemnymi aplikacjami oraz rozmowami kwalifikacyjnymi/wywiadami z kandydatami firmy mają inne instrumenty umożliwiające im skuteczną selekcję stażystów. Standardowe testy są jednym z tych instrumentów. Pozwalają one sprawdzić i zweryfikować faktyczną wiedzę kandydatów do pracy oraz ich umiejętności. Celem tego działania jest skontrolowanie, czy dany stażysta będzie się w sposób należyty wywiązywał ze swoich obowiązków. Takie testy są wiarygodniejsze niż lista ocen zdobytych podczas nauki w szkole. Ponadto wyniki uzyskane podczas testów są łatwiejsze w przeprowadzeniu porównania.

Testy są dostępne w kilku wersjach:

Wskazówka 21: Jakie są wersje testów?

Jakie są wersje testów? Testy związane z zainteresowaniami. Profil zawodowy pracownika jest najczęściej współmierny z jego zainteresowaniami. Wiele decyzji związanych z karierą zawodową w mniejszym lub większym stopniu zależy od tematów i zagadnień jakimi interesuje się dany kandydat. Dzięki tej wiedzy firmy mogą dobrać kandydatom odpowiedniejsze stanowiska pracy, tak aby stażyści mogli wykorzystać dodatkową wiedzę w swojej codziennej pracy. Dodatkowo takie działanie motywuje młodych ludzi do sumienniejszego wykonywania swojego zawodu. Robią to co lubią. Test wiedzy ogólnej. Staje się coraz bardziej popularny w procesach rekrutacji. W wielu zawodach solidna wiedza ogólna jest podstawą. Przy użyciu tego testu firmy są w stanie ocenić poziom wiedzy ogólnej wybranych kandydatów. Testy osobowości. Sukces szkolenia jest uzależniony nie tylko od technicznych umiejętności i wiedzy, ale także od osobowości kandydatów. Celem tego testu jest sprawdzenie zachowania kandydatów w sytuacjach stresowych, podczas pracy w grupie, czy potrafią oni podejmować samodzielnie decyzję, etc. Testy kompetencyjne. Celem tego testu jest sprawdzenie, czy wybrany kandydat nadaje się do pracy na określonym stanowisku. Wyniki tego testu pozwalają przeprowadzić porównanie kwalifikacji kandydatów z wymaganiami związanymi z pracą na danym stanowisku. Testy kompetencyjne pozwalają zdefiniować miękkie i twarde umiejętności reprezentowane przez kandydatów na staż. Na przykład: zdolność logicznego myślenia, wiedzę ogólną, wiedzę specjalistyczną, cechy charakteru, itd.

Każdy test ma swoje wady i zalety. Czasami należy wykonać kilka testów, aby uzyskać prawdziwy obraz sylwetki kandydata. Cały czas trwają prace nad stworzeniem coraz


63

efektywniejszych testów. Choć niektórzy poddają pod wątpliwość ich skuteczność. Niemniej jednak cały czas testy należą do najpopularniejszego instrumentu do zbierania informacji o kandydatach.

Jak to działa:

Zdecyduj jaki rodzaj testów chcesz użyć i w jakim celu. Musisz dostosować typ testu do rodzaju pracy. Oceń czy użycie określonego testu wprowadzi wartość dodaną do procesu rekrutacji.

Zdobądź informacje na temat istniejących procedur testowania. Możesz równie dobrze stworzyć własne procedury. Niemniej jednak ekonomiczniej jest użyć już istniejących i sprawdzonych procedur niż wymyślać własne. Może następujące pytania pomogą ci wybrać odpowiedni rodzaj testów: jaki procedury odnośnie testowania są dostępne na rynku? Czy mogę zastosować standardowe testy, czy muszę je dostosować do indywidualnych potrzeb mojej firmy? Jakie koszty będę musiał ponieść w związku z wprowadzeniem testowania?

Podejdź krytycznie do oceny różnych opcji. Nie wszystkie testy posiadają jednakową jakość i skuteczność. Możesz założyć, że testy dostarczone przez sprawdzone organizacje, na przykład instytucje publiczne, będą dobrej jakości.

Pomyśl, w jaki sposób włączyć testy w proces rekrutacji. Oto kilka możliwości: o Testy są przeprowadzane podczas fazy prekwalifikacji, a ich wyniki są

przesyłane razem z dokumentami aplikacyjnymi . o Testy online w połączeniu z aplikowaniem przez Internet. o Testy przeprowadzane podczas rozmowy kwalifikacyjnej. o Testy przeprowadzane w grupach – na przykład kilku kandydatów rozwiązuje

jednocześnie test.

3.5.7 Ocena zintegrowana.

Ocena zintegrowana to ustrukturalizowany proces selekcji pracowników często stosowany do wyboru kandydatów na staże. Indywidualne lub grupowe testy organizowane w centrum oceny sprawdzają umiejętności i potencjał kandydatów w kontekście wykonywanego zawodu. Gry RPG, symulacje, jak też gry polegające na rozwiązywaniu określonych problemów przez kandydatów są klasycznym przykładem, jak działa ocena zintegrowana. Sprawdza się, jak kandydaci zachowują się podczas uczestnictwa w w/w grach. Oceny dokonują eksperci ds. zatrudnienia. Zazwyczaj ocena zintegrowana trwa cały dzień. W jednej turze może brać od 8. do 12. uczestników.

Ocena zintegrowana oferuje wiele korzyści szczególnie dla firm posiadających dużo wolnych wakatów dla stażystów. W końcu za jednym razem można wybrać kilku kandydatów. Jest to znaczna oszczędność czasu i pieniędzy.

Jak to działa:

Po pierwsze musisz zdecydować, czy chcesz zlecić przeprowadzenie oceny zintegrowanej firmie zewnętrznej, i nie organizować jej u siebie w firmie. Czy też, przeprowadzisz całe działanie u siebie w przedsiębiorstwie, angażując w nie swoich ekspertów i pracowników.


64

Jeśli jesteś za zleceniem wykonania zadania na zewnątrz to sprawdź jakie masz opcje do wyboru. Skontaktuj się ze swoimi partnerami biznesowymi i poproś o pomoc przy wyborze odpowiedniego usługodawcy. Koniecznie weź udział w ocenie zintegrowane, żeby sprawdzić czy jej jakość nie odbiega od twoich oczekiwań.

Jeśli decydujesz się przeprowadzić to u siebie w firmie, to musisz zebrać wszystkie potrzebne środki do przeprowadzenia tego działania. Użyj gotowych profili kwalifikacyjnych do oceny uczestników. Zaangażuj swoich ekspertów i pracowników. Przygotuj dla uczestników zadania do wykonania (np. praca w grupie, rozwiązywanie problemów i konfliktów, kontakt z klientem). Staraj się, aby zadania odzwierciedlały realne problemy.

Powodzenie oceny zintegrowanej zależy od szczegółowego określenia oczekiwań wobec stażystów. Zadania podczas ćwiczeń muszą być dobrane w taki sposób, żeby jak najlepiej określały umiejętności kandydatów. Podczas oceny muszą być obecni kierownicy, doświadczeni pracownicy oraz inni stażyści.

Zaproś kandydatów do wzięcia udziału w ocenie zintegrowanej i zapoznaj ich z funkcjonowaniem tego procesu.

Określ kolejność działań przewidzianych w ramach oceny zintegrowanej. Wybierz te zadania, które umożliwią ci jak najlepiej ocenić profile kandydatów. Wskazówka 22: Jakie element zawiera ocean zintegrowana?

Jakie element zawiera ocean zintegrowana? Prezentacja. Ocean zintegrowana rozpoczyna się od przedstawienia uczestników wydarzenia. Moderator przedstawia siebie oraz opisuje profil firmy. Następnie przedstawiają się ewaluatorzy oraz kandydaci. Mogą się oni przedstawić grupowo lub indywidualnie w oparciu o wcześniej przygotowaną prezentację. Ćwiczenia indywidualne. Podczas tej fazy każdy z kandydatów musi samodzielnie wykonać powierzone mu zadanie, a efekty swojej pracy zaprezentować zebranym. Oto kilka przykładów: przygotowanie prezentacji produktu dla nowego klienta, przygotowanie posiłku z udostępnionych składników. Przedstawiciele firm oraz ewaluatorzy mają możliwość obserwowania uczestników podczas wykonywania przez nich zadań. Jest to doskonała okazja na sprawdzenie, czy dany kandydat posiada odpowiednie umiejętności i potencjał jakiego szuka firma. Zajęcia praktyczne w grupach. W tej fazie oceny zadania rozdzielane są pomiędzy grupy stażystów. Celem jest sprawdzenie kto nadaje się na lidera, a kto potrafi pracować w grupie. Zadania do wykonania mogą się różnić stopniem skomplikowania. Test wiedzy. Ocean zintegrowana może być poszerzona o zestaw testów badających ogólna wiedzę kandydatów lub inne cechy związane z wyuczonym


65

zawodem.

Ocean zintegrowana może mieć sztywny format. Jednak dla młodych kandydatów lepiej wybrać lekki format, łączący w sobie elementy profesjonalizmu z zabawą. Celem jest zachęcenie ich do podjęcia pracy, a nie zniechęcenie. Należy unikać zadań powodujących niepotrzebne napięcia.

Młodzi ludzie często kojarzą termin “ocena zintegrowana” z niepewnością i czymś niepokojącym. Staraj się zlikwidować tę asocjację, zmieniając nazwę działania na przykład na „casting na stażystę”.

3.5.8 Próbna praca.

Ocena zintegrowana nie nadaje się do stosowania we wszystkich firmach. Firmy nastawione na badanie elementów praktycznych powinny raczej stosować testy związane z badaniem praktycznych umiejętności. Ich przedmiotem jest wykonywanie małych i praktycznych zadań odzwierciedlających wyzwania, jakie mogą napotkać podczas pracy zawodowej. Na przykład w firmach zajmujących się robotami wykończeniowymi stażyści proszeni są o przygotowanie i pomalowanie jednej ściany. Z kolei mechanicy samochodowi muszą wymienić olej w silniku.

W zależności od rodzaju zadania do wykonania, kandydaci mogą je zrealizować, a rezultaty zaprezentować podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Jednak test umiejętności praktycznych musi być przeprowadzony w miejscu pracy. Może on być częścią rozmowy kwalifikacyjnej lub być osobnym elementem rekrutacji. Powinien trwać nie więcej niż jedną godzinę. Test praktyczny od razu pokazuje, czy dany kandydat posiada odpowiednią wiedzę i umiejętności do wykonywania zawodu.

3.5.9 Próbne dni.

Próbne dni są dobrą okazją, aby dowiedzieć się czy dany kandydat posiada umiejętności związane z wykonywaniem zawodu. Kandydaci zapraszani są do spędzenia kilku dni (maksimum trzech) w firmie i proszeni o wykonanie określonych zadań. Próbne dni to doskonała okazja dla szefostwa firmy do zaobserwowania, jak kandydat radzi sobie w pracy. Wiele firm stosuje tę metodę oceny po zakończeniu rozmowy kwalifikacyjnej, aby podjąć ostateczną decyzję o zatrudnieniu.

Jak to działa:

Wybierz proste zadanie i poproś stażystę o jego wykonanie. Zadanie musi być zbliżone do tych z którymi stażysta będzie miał do czynienia podczas programu stażowego. Przygotuj wszystkie materiały jakich będzie potrzebował kandydat do wykonania zadania (warsztat pracy, sprzęt ochrony indywidualne, etc. ).

Zaproś kandydata do wzięcia udziału w dniach próbnych. Wyjaśnij na czym ma polegać jego zadanie . jeśli to konieczne zaoferuj swoją pomoc w przygotowaniu się do tego działania.


66

Obserwuj kandydatów podczas próbnych dni. Oceniaj ich pracę korzystając z profili kwalifikacyjnych. Na zakończenie każdego dnia skomentuj wykonane zadania i udziel potrzebnych rad.

Próbne dni cieszą się złą sławą wśród stażystów. Kandydaci uważają, że są wykorzystywani jako tania siła robocza. Szczególnie ci, którzy nie przeszli procesu rekrutacji. Twoim zadaniem jest wyprowadzenie ich z błędu. Musisz im wskazać same benefity płynące z udziału w próbnych dniach. Staraj się tak przygotować próbne dni, aby zachęcały do pracy, a nie zniechęcały. Stworzenie przyjaznego środowiska pracy jest bardzo ważne. Możesz zaoferować uczestnikom za ich trzydniową pracę drobne upominki np. w postaci voucherów, firmowych gadżetów.

3.6 Faza rekrutacyjna 4: Wszystko co powinieneś wiedzieć o zawarciu umowy.

Rysunek 20: Rekrutacja stażystów, Faza 4: Zawarcie umowy

Zawarcie umowy jest kolejną fazą rekrutacji i niewątpliwie stanowi jej bardzo ważny punkt. Zawarcie umowy ze stażystą jest celem prowadzenia procesu rekrutacji. W poprzednich fazach rekrutacji firma starała się zwrócić uwagę stażystów i zachęcić ich do odbycia stażu właśnie w tej, a nie innej firmie. Zawarcie umowy o staż jest ukoronowaniem tych wysiłków.

W treści umowy powinny się znaleźć punkty dotyczące ustalenia warunków rozpoczęcia stażu. Bardzo ważne jest sprecyzowanie terminu rozpoczęcia stażu oraz zobowiązań stojących po obu stronach, szczególnie w okresie pomiędzy podpisaniem umowy, a rozpoczęciem programu stażowego. W tym wypadku dużą rolę odgrywa lojalność i uczciwość zarówno pracodawcy, jak też przyszłego stażysty. Niemniej jednak przez cały ten okres stażysta powinien znajdować się pod opieką firmy. Jest to czas, jaki można poświęcić na jego integrację z przedsiębiorstwem.


67

Praktyczne informacje związane z zawieraniem umowy.

! Wprowadzając w życie tę fazę odnieś się do następujących punktów: Rozdz. 4.1: W jaki sposób mam zaprezentować swoją firmę, aby była ona atrakcyjna dla stażystów? Rozdz. 4.4: Jak skutecznie komunikować się z młodymi ludźmi? Rozdz. 4.5: Jak skorzystać z pomocy stażystów w procesie rekrutacji?

Wyjaśnij dlaczego szkolenie w twojej firmie jest uważane za atrakcyjne.

Postaraj się wymienić w umowie wszystkie korzyści płynące z wzięcia udziału w twoim programie szkoleniowym. Podczas podpisywania umowy podkreśl fakt, że twoja firma jest najlepszym miejscem do odbycia stażu. Podaj konkretne przykłady oraz zaprezentuj perspektywy rozwoju.

Rozważ zatrudnienie stażystów na stałe.

Bądź pozytywnie nastawiony do stażystów i ich osiągnięć. Traktuj ich, jakby byli stałymi pracownikami w twojej firmie, niezależnie od tego, że dopiero rozpoczęli swój staż. Takie podejście na pewno będzie entuzjastycznie przyjęte ze strony młodych ludzi. Odwdzięczą się zapałem do pracy oraz motywacją.

Przygotuj stażystów do wejścia w świat pracy.

Ukończenie szkoły i rozpoczęcie pracy jest trudnym wyzwaniem dla młodych ludzi. Staraj się otoczyć opieką nowo przybyłych, wspieraj ich w codziennej pracy. Na początku może być im trudno się dostosować. Przekazuj im wiedzę i doświadczenie, które na pewno zwiększą ich pewność siebie i pozwolą zminimalizować stres.

Zrównoważone instrumenty związane z zawarciem umowy.

Poniżej zostało wymienionych kilka instrumentów, które ułatwią zawarcie umowy oraz pomogą nawiązać porozumienie pomiędzy nowymi stażystami a przedsiębiorstwem.

Rysunek 21: Przegląd instrumentów związanych z zawarciem umowy


68

3.6.1 Zawarcie umowy.

Podpisanie umowy jest przypieczętowaniem rozmów i ustaleń pomiędzy firmą a stażystą. Poza formalnym znaczeniem umowy, ma ona także znaczenie emocjonalne. Dzięki niej stażysta czuje się po części związany z daną firmą, a jego samoocena istotnie wzrasta.

Jak to działa:

Dowiedz się jakie niezbędne zapisy powinny się znajdować w umowie. Możesz nawet skorzystać z gotowego formularza umowy.

Poinformuj, a najlepiej prześlij wersję próbną umowy do stażysty, żeby się zapoznał z jej treścią przed podpisaniem właściwego dokumentu. Poinformuj go o jego obowiązkach oraz o istotnych warunkach waszej umowy. Przedstaw w szczegółach program przyszłego stażu.

W dzień podpisania umowy przejrzyj z kandydatem jeszcze raz wszystkie punkty i upewnij się, czy wszystko zostało wyjaśnione. W razie jakiś problemów lub wątpliwości nie zmuszaj stażysty do podpisania umowy.

Poza formalnymi działaniami związanymi z podpisaniem umowy, możesz dodać jakiś miły akcent, który będzie zmniejszał napięcie związane z wejściem młodego człowieka w nowe środowisko. Na przykład:

o Połącz moment podpisania umowy z ceremonia powitalną. o Po podpisaniu umowy zaproś wszystkich zaangażowanych w ten akt na

wspólny posiłek. o Zaraz po podpisaniu umowy wręcz stażyście jego narzędzia pracy, ubiór, może

jakieś firmowe gadżety, jako symbol przynależności do firmy. o Możesz zorganizować podpisanie umowy poza firmą.

3.6.2 Spotkanie powitalne.

Zorganizowanie powitalnych wydarzeń specjalnie dla nowych stażystów przed rozpoczęciem przez nich szkoleń jest doskonałym sposobem na nawiązanie więzi pomiędzy pracownikiem a pracodawcom. Poza tym jest to okazja, dla młodych ludzi, do spotkania się z innymi pracownikami i nawiązania znajomości, ułatwiających wykonywanie pracy. Ponadto takie spotkania zmniejszają poziom napięcia u nowo przybyłych związanego z wejściem w nowe środowisko. Takie spotkania mogą przyjmować różnorakie formy.

Jak to działa:

Zastanów jaki rodzaj spotkania byłby najlepszy dla twoich nowych stażystów. Zaangażuj ich w przygotowanie tego wydarzenia.

Nadaj spotkaniu oficjalny charakter. W zależności od formatu wydarzenia możesz zaprosić na nie innych zainteresowanych na przykład rodziców lub nauczycieli, zarząd firmy, kierowników, dział HR lub partnerów biznesowych. Jest to także doskonała okazja do promocji przedsiębiorstwa.

Zadbaj o to, aby stażyści byli świadomi tego, że to spotkanie jest zorganizowane specjalnie dla nich.


69

Wskazówka 23: Jak ma wyglądać spotkanie powitalne?

Jak ma wyglądać spotkanie powitalne?

Oto kilka przykładów:

Poczęstunek powitalny.

Zaproś wszystkich pracowników i stażystów na poczęstunek. Możesz wynająć restaurację lub catering i zorganizować spotkanie w firmie. Możesz połączyć to spotkanie z jakimś regularnym wydarzeniem odbywającym się w twojej firmie. Podczas tego spotkania oficjalnie powitaj nowych pracowników. Zadbaj, aby przemówienie wygłosił ktoś z wyższego kierownictwa.

Spotkanie w małym gronie.

Zorganizuj kameralne spotkanie z udziałem kluczowych pracowników i nowych stażystów.

Uroczyste zakończenie programu staży.

Wykorzystaj z okazji i podczas spotkania podsumowującego zakończony program staży powitaj nowych stażystów w firmie. Jest to doskonała okazja, żeby nowi członkowie twojego personelu przekonali się o skuteczności twojego programu szkoleniowego.

3.6.3 Wydarzenia wewnątrz firmy.

Wykorzystaj te spotkania do powitania nowych pracowników. Niekoniecznie musisz organizować je z myślą o nowych kandydatach. Firmy często organizują wydarzenia w powiązaniu ze świętami np. wigilia, lub na zakończenie znaczących inwestycji, czy przy podpisywaniu nowego kontraktu. Można do tego celu wykorzystać także kameralne, regularnie organizowane spotkania z personelem firmy. Takie wydarzenia mogą być łączone przy okazji dni otwartych w przedsiębiorstwie. Stażyści będą mieli okazję zapoznać się z innymi pracownikami, jak też nawiązać kontakty z innymi osobami obecnymi na spotkaniu.

3.6.4 Komunikacja wewnętrzna.

Wiele firm ma ustalony system komunikacji wewnętrznej. W jego skład wchodzą: biuletyny, intranet, firmowa gazetka, etc. Niektóre firmy rozszerzają swój zakres kultury korporacyjnej i wysyłają życzenia z okazji urodzin, imienin, świąt do swoich pracowników. Nowo przybyli pracownicy powinni zostać umieszczeni na takiej liście adresowej. To sprawi, że będą informowani o wszystkich wydarzeniach i działaniach firmy i poczują się silniej zintegrowani z firmą.


70

3.7 Faza rekrutacji 5: Integracja w pierwszych kilku tygodniach.

Rysunek 22: Rekrutowanie stażystów, Faza 5: Integracja

“Integracja w pierwszych kilku tygodniach" jest ostatnią fazą cyklu rekrutacji stażystów. Jest to podsumowanie wysiłków włożonych w cały proces rekrutacji stażystów. Faza integracji rozpoczyna się pierwszego dnia szkolenia i trwa przez kolejnych kilka miesięcy. Rezultatem tej fazy jest nie tylko pozyskanie stażysty, podpisanie z nim umowy, ale także jego „fizyczna” obecność w firmie. Dzięki instrumentom użytym w tej fazie proces integracji i asymilacji nowego pracownika przebiega w bardziej efektywny sposób. Dzięki tym działaniom pracownik czuje, że znalazł swoje miejsce w firmie, jest częścią zespołu i jest odpowiedzialny za wykonywanie przydzielonych mu obowiązków.

Faza integracji jest nie tylko fazą asymilacji pracownika, ale także stanowi okres próbny podczas którego obie strony zapoznają się ze sobą i w konsekwencji przekonają się czy decyzja o wyborze stażu była słuszna lub nie. Podczas tej fazy firma testuje nowego pracownika, jego umiejętności i zaangażowanie. Jednocześnie stażysta ocenia, czy program w którym uczestniczy, odpowiada jego oczekiwaniom. Przedsiębiorstwo musi pełnić pozornie dwie sprzeczne ze sobą role: z jednej strony otoczyć opieką stażystę, być przyjazną firmą, a z drugiej strony prowadzić ciągły monitoring jego zachowań i oceniać wykonywaną przez niego pracę.

Praktyczne informacje związane z fazą integracji

! Podczas wprowadzania tej fazy odnieś się do następujących punktów: Rozdz. 4.1: W jaki sposób mam zaprezentować swoją firmę, aby była ona atrakcyjna dla stażystów? Rozdz. 4.4: Jak skutecznie komunikować się z młodymi ludźmi? Rozdz. 4.5: Jak skorzystać z pomocy stażystów w procesie rekrutacji?


71

Pokaż stażystom, że są mile widziani.

Pierwsze wrażenie robi się tylko raz. To jak stażysta zapamięta pierwsze dni w pracy pozostanie w jego pamięci przez dłuższy czas. Dlatego ważne jest, aby nowi pracownicy zostali mile przyjęci i od początku traktowani jak pełnoprawni pracownicy firmy.

Buduj zaufanie.

Badania pokazują, że emocjonalna i osobista więź stażysty z instruktorem jest kluczowa dla powodzenia program szkoleniowego. Bardzo ważne jest dopilnowanie, że taka relacja rozwija się w dobrym kierunku. Nie traktuj stażystów przedmiotowo, jako „użytecznych” ludzi do wykonywania czarnej roboty. Pamiętaj, że są to młodzi ludzie, którzy starają się sprostać stawianym im wymaganiom, w nowym środowisku. To nie jest łatwe zadanie. Staraj się budować zaufanie i oferować swoje wsparcie każdego dnia.

Aktywnie wspieraj ich wejście w świat pracy.

Świat pracy jest całkowicie nowym doświadczeniem dla młodych ludzi, którzy dopiero ukończyli szkołę. Muszą sprostać wielu nowym obowiązkom dotychczas im nieznanym. Będą konfrontowani z wieloma wyzwaniami i będą musieli rozwiązać wiele problemów. Dlatego też ustawiczne wsparcie i wprowadzanie ich w arkana zawodu jest rolą przedsiębiorstwa. Staraj się na bieżąco uzyskiwać od nowych pracowników ich opinii na temat programu stażowego oraz wsparcia oferowanego przez firmę.

Wskazówka 24: Jakie są wyzwania związane z wejściem młodych ludzi w świat pracy?

Jakie są wyzwania związane z wejściem młodych ludzi w świat pracy? Szkolenie jest próba konfrontacji stażystów z nową rzeczywistością. Rozpoczęcie pracy to wejście w zupełnie nowe środowisko, konieczność sprostania nowym wyzwaniom i wymaganiom kompletnie nieznanych dla osób, które nigdy nie pracowały.

Dzień pracy trwa dłużej niż dzień nauki w szkole.

Nowa praca może wymagać od kandydatów wysiłku fizycznego. Wiele pracy wykonywanych jest w pozycji stojącej, siedzącej lub innej, która może być również niedogodna.

W pracy można się zetknąć z poważnymi zagrożeniami i problemami. Każde błędne działanie niesie za sobą nieprzyjemne konsekwencje.

Szkolenie w miejscu pracy to całkowicie odmienny model nauki od stosowanego w szkole (nauka przez pracę).

Nauczyciele zostali zastąpieni instruktorami, szkoleniowcami, kierownikami lub klientami.

Stażyści muszą się podporządkować hierarchii panującej w przedsiębiorstwie.

Rozpoczęcie kariery zawodowej wymaga od stażystów nabycia nowych umiejętności interpersonalnych.


72

Pierwsza pensja to pierwsze zarobione pieniądze, które mogą być przeznaczone na swoje potrzeby.

Pierwsza praca to wejście w dorosłość i uzyskanie samodzielności.

Udowodnij, że twoja firma jest najlepszym miejscem do odbycia stażu.

Przy każdej okazji podkreślaj, że wybierając twoją firmę, stażyści dokonali trafnego wyboru. Zapewniaj ich, że są otoczeni profesjonalną opieką i mają gwarancję profesjonalnego startu w życie zawodowe.

Zrównoważone instrumenty integracyjne.

Instrumenty integracyjne są potrzebne do wzmacniania współpracy i relacji między stażystami a firmą. Ich użycie jest szczególnie nieodzowne podczas pierwszych kilku miesięcy trwania stażu. Pomagają one w prowadzeniu programu szkoleniowego i potwierdzają słuszność dokonanego wyboru grupy stażowej.

Rysunek 23: Przegląd instrumentów integracyjnych – okres próbny.

3.7.1 Plan.

Program stażu rozpoczyna się przeszkoleniem kandydatów. Takie wstępne szkolenie nowych kandydatów musi być wcześniej przygotowane i gotowe do wdrożenia. Orientacyjny plan szkolenia musi zawierać szczegóły i poszczególne punkty takiego treningu.

Jak to działa:

Stwórz plan szkolenia.

Wskazówka 25: Co zawiera plan orientacyjny?

Co zawiera plan orientacyjny?


73

Dobry plan orientacyjny powinien zawierać następujące elementy: Okres poprzedzający rozpoczęcie program staży. Informacje i materiały przeznaczone dla przyszłych stażystów (np. w formie ciekawego folderu), dotyczące powitania kandydatów, spotkań wewnątrz firmy i innych działań. Zaplanuj pierwszy dzień. Napisz agendę pierwszego dnia szkolenia. Zaplanuj okres próbny. Stwórz dokładny opis działań związanych z asymilacją nowych stażystów w firmie. Opis powinien zawierać definicje i wdrożenie celów szkolenia, wsparcie i mentoring kandydatów, informacje zwrotne z odbytego szkolenia, etc. Informacje zwrotne dotyczące okresu próbnego. Podsumowanie okresu próbnego, wnioski i zalecenia na przyszłość.

3.7.2 Folder szkoleniowy.

Folder szkoleniowy jest instrumentem ułatwiającym asymilację stażystów w firmie. Powinien zawierać wszystkie informacje dotyczące program szkolenia oraz działalności firmy. Jego ważną częścią jest opisanie faz szkolenia. Folder może służyć jako przewodnik po szkoleniu zawierający kamienie milowe, główne rezultaty i zadania.

Jak to działa:

Folder powinien zawierać treść merytoryczną dotyczącą szkolenia oraz wskazówki ułatwiające stażystą uczestniczenie w stażu. Należy unikać podawania zbyt wielu informacji. W zamian należy się skoncentrować na najważniejszych zagadnieniach. Folder musi być na bieżąco uaktualniany.

Folder należy przekazać uczestnikom pierwszego dnia szkolenia lub nawet wcześniej na przykład podczas Fazy 4: Zawieranie umowy. Stażyści będą mieli wystarczająco czasu, aby przygotować się do odbycia stażu.

Staraj się korzystać z foldera podczas prowadzenia staży (np. plan szkolenia).

Wskazówka 26: Jakie informacje powinny być zawarte w folderze?

Jakie informacje powinny być zawarte w folderze? Oto przykłady tematów, jakie powinny się znaleźć w folderze: Informacja na temat przedsiębiorstwa.

Informacja na temat firmy (cele, branża, historia, produkty, zakres świadczonych usług, etc.).

Kultura organizacyjna.

Struktura organizacyjna.


74

Pakiety socjalne.

Benefity (np. bony, wycieczki). Informacja na temat szkolenia i stanowiska pracy.

Osoby odpowiedzialne za szkolenie.

Cele szkolenia.

Fazy szkolenia.

Plan szkolenia/opis wykonywanej pracy.

Prawa i obowiązki stażystów.

Wymagania odnośnie szkolenia.

Informacje na temat szkół zawodowych .

Podstawy BHP.

Możliwości kształcenia zawodowego.

Dokumentacja dotycząca szkolenia (dyplom ukończenia szkoły, ukończone szkolenia, informacje zwrotne na temat stażu, etc.).

3.7.3 Powitalny dzień.

Pierwszy dzień szkolenia, albo pierwszy tydzień jest dużym wyzwaniem dla stażystów. Jest to niewątpliwie przyjemne doświadczenie, ale nie wolne od stresu i niepokoju. Zorganizowanie dla nowych stażystów dnia powitalnego pozwoli na zminimalizowanie niepotrzebnych nerwów i stresu związanego z rozpoczęciem nowego etapu w życiu młodych ludzi. W zależności od potrzeb i liczby stażystów może on trwać jeden bądź dwa dni.

Jak to działa:

Stwórz agenda powitalnego dnia. Musi ona zawierać plan dnia, rodzaj atrakcji, oraz inne informacje, które mogą być istotne z punktu widzenia stażystów.

Wskazówka 27: Jak zaplanować powitalny dzień?

Jak zaplanować powitalny dzień? Powitanie. Musi być oficjalne, z udziałem kierownictwa firmy. W przemówieniu można się odnieść do własnego doświadczenia związanego z odbywaniem stażu. Wycieczka po firmie. Oprowadź stażystów po firmie. Zapoznanie. Zapoznaj nowo przybyłych ze szkoleniowcami, współpracownikami, kierownikami, etc. każdy powinien się przedstawić podając swoje imię, nazwisko, stanowisko i kontakt do siebie.


75

Wstęp do szkolenia. Razem ze stażystami przeanalizuj plan szkolenia. Zaprezentuj zebranym z jakich elementów składa się szkolenie, jakie są oczekiwania ze strony firmy oraz obowiązki stażystów. Zapytaj się o zainteresowania stażystów oraz ich wyobrażenie na temat programu staży. Wprowadź ich w zasady funkcjonowania przedsiębiorstwa (np. przerwy obiadowe, urlopy). Prezentacja miejsca pracy. Zaprezentuj stażystom ich miejsce pracy/stanowisko pracy. Zapoznaj ich z narzędziami jakich będą używać podczas pracy, ubraniem roboczym i innymi rzeczami. Pracownicy biurowi powinni otrzymać informacje na przykład na temat haseł do komputerów, poczty mailowej itp. Budowanie zespołu. Jeśli zatrudniłeś kilku stażystów to musisz im dać czas na wzajemne poznanie się. Możesz zaproponować im zorganizowanie niewielkiego spotkania integracyjnego. Konkluzje. Na zakończenie dnia spytaj się wszystkich jak im się podobał pierwszy dzień w pracy. Poproś o komentarze i pytania. Na tym etapie wszystkie niedopowiedzenia i wątpliwości powinny zostać wyjaśnione. Przekaż im informacje na temat kolejnych kilku tygodni.

3.7.4 Wstępne warsztaty.

Poza powitalnym dniem firmy organizują wstępne warsztaty dla stażystów, którzy zakwalifikowali się do odbycia stażu. Podczas warsztatów omawiane są tematy związane z programem staży. Udział w takim spotkaniu powoduje, że kandydaci stopniowo zapoznają się ze specyfiką pracy. Unika się gwałtownego przejścia z trybu szkolnego w tryb zawodowy.

Jak to działa:

Przygotuj tematy, jakie będą omawiane podczas warsztatów. Ustal ich liczbę i czas trwania.

Wskazówka 28: Jakie mogą być tematy warsztatów?

Jakie mogą być tematy warsztatów? Oto kilka przykładowych tematów:

Integracja kandydatów.

Budowanie zespołu.

Budowanie zaufania pomiędzy trenerami a stażystami.

Identyfikacja słabych i mocnych stron kandydatów.

Zachowanie w grupie.


76

Rozstrzyganie sytuacji konfliktowych.

Oczekiwania odnośnie szkolenia.

Kultura pracy.

Wielokulturowość .

Pomyśl nad formatem warsztatów i miejscem, w którym chciałbyś je zorganizować. Skorzystaj z konsultacji swoich szkoleniowców.

Wybierz nieformalny charakter spotkania. Warsztaty powinny być przeprowadzone w luźnej, bezstresowej atmosferze.

3.7.5 Budowanie zespołu.

Integracja grupy stażystów powinna być wspierana działaniami związanymi z budowaniem zespołu. Aby osiągnąć ten cel można użyć wielu środków na przykład: wspólne wycieczki, gry zespołowe, wspólne posiłki, etc. Takie działania, wdrożone na początku programu stażu budują zaufanie i wzmacniają wzajemne relacje, także pomiędzy instruktorami a stażystami.

3.7.6 Sponsorzy szkolenia.

To działanie opiera się na współpracy pomiędzy doświadczonymi stażystami a nowo przybyłymi. Starsi koledzy i koleżanki udzielają wsparcia merytorycznego młodym kandydatom. Łatwiej się zadaje pytania swoim rówieśnikom niż przełożonym. Sponsoring jest korzystny dla obu stron. Jedna strona zdobywa wiedzę, a druga uczy się ją przekazywać.

Jak to działa:

Uważnie wybierz kandydatów na sponsorów spośród doświadczonych stażystów. Muszą oni posiadać odpowiednie umiejętności i podejście do młodych ludzi.

Określ ich obowiązki i sprecyzuj role, jakie mają odegrać. Ich głównym zadaniem jest wsparcie merytoryczne nowych stażystów oraz pomoc w ich asymilacji w przedsiębiorstwie. Sponsorzy mogą pomóc w poszukiwaniu mieszkania, czy pokoju do wynajęcia, jeśli kandydaci pochodzą z odległych miejscowości. Zapewnij udział sponsorów we wszystkich spotkaniach organizowanych ze stażystami.

Zainicjuj program sponsoring. Powitalne dni świetnie nadają się do tego celu. korzystne jest rozpoczęcie działań związanych ze sponsoringiem już w Fazie 4 – Rekrutacja. Możesz skorzystać z uwag na temat kandydatów przekazywanych przez sponsorów.

Wspieraj działania sponsorów i pozwól im samodzielnie rozwiązywać problemy.

3.7.7 Dyskusja na temat informacji zwrotnych.

Podczas pierwszych kilku miesięcy szkolenia zarówno firma, jak i stażyści oceniają podjętą przez siebie decyzję. Organizowanie regularnych spotkań i dyskusji pozwala na bieżąco oceniać przebieg program stażowego. Podczas takich spotkań strony mają możliwość wyrazić swoje zdanie na temat programu i proponować różne zmiany.


77

Jest istotne, aby od samego początku wprowadzić zwyczaj spotykań, budując w ten sposób wzajemne relacje pomiędzy stażystami a trenerami. Takie spotkania mogą się odbywać na zakończenie dnia pracy, co kilka dni, lub raz w tygodniu. Każde spotkanie powinno się kończyć podsumowaniem.

Jest także możliwość zorganizowania bardziej złożonego spotkania. Wszystko zależy od jakości i przebiegu program szkoleniowego. Takie spotkanie powinny się odbyć dwa miesiące po rozpoczęciu szkolenia, ale nie później niż na zakończenie okresu próbnego. Jeśli jakiekolwiek problemy pojawiłyby się wcześniej, wtedy takie spotkanie powinno być niezwłocznie zwołane. W zwykłym trybie, kolejne spotkanie powinno się odbyć od 2 do 6 miesięcy po pierwszej sesji.

Jak to działa:

Ustal wskazówki dotyczące informacji zwrotnych.

Wprowadź ankiety ewaluacyjne. Stwórz katalog szkolenia w oparciu o profile kwalifikacyjne. Ułatwi ci to ocenę pracy kandydatów.

Na początku spotkania poinformuj wszystkich obecnych, że każdy ma prawo głosu.

Wyraźnie formuj swoje opinie i mów szczerze.

Na zakończenie spotkania zrób szczegółowe podsumowanie oraz przedstaw plany na najbliższy okres.

3.8 Zaangażowanie innej grupy docelowej.

Powoli odchodzi się od kierowania działań rekrutacyjnych tylko do stażystów. Złota reguła numer 16 mówi o konieczności zaangażowania dodatkowych beneficjentów, którzy byliby w stanie wesprzeć działania rekrutacyjne.

Taka dodatkowa grupa składa się z rodziców kandydatów na staże oraz z nauczycieli zawodu. Wiele młodych ludzi korzysta z rad rodziców podejmując decyzję o swojej karierze zawodowej. Rodzice są traktowani, jako pomocne źródło informacji na temat rynku pracy. W związku z tym mają duży wpływ na podejmowanie decyzji przez swoje dzieci. Dlatego też firmy muszą starać się przekonywać rodziców, a nie tylko samych stażystów, że wybór danej firmy jest strzałem w dziesiątkę.

Rodzice pełnią dwie zasadnicze role w procesie rekrutacji:

1. Mogą wspierać decyzje podjęte przez dzieci. Oceniają faktyczne benefity związane z wzięciem udziału w programie szkoleń. Starają się wybrać jak najlepszą pracę dla swoich pociech.

2. Wspierają i motywują kandydatów podczas odbywania stażu. W ten sposób minimalizują ryzyko przerwania szkolenia przez kandydatów. Jest to częsta reakcja młodych ludzi na pierwsze niepowodzenia.

Przedsiębiorstwa zabiegają o wsparcie ze strony rodziców. Rzadko zdarza się, aby rodzice wychodzi z własną inicjatywą. Często muszą ich motywować do działania przy użyciu różnych instrumentów rekrutacyjnych. Wiele z nich wymieniono w poniższym przewodniku. Jednak muszą być one odpowiednio dostosowane do grupy odbiorczej, jaką stanowią rodzice.


78

Instrumenty stosowane do zaangażowania rodziców w rekrutację i staże mogą być używane na każdym etapie rekrutacji.

Rysunek 24: Działania związane z aktywizacją rodziców

Faza rekrutacji

Zadania dla rodziców Instrumenty (przykłady)

Pozyskanie Powinni oni: - zwiększyć swoje zainteresowanie stażami - dowiedzieć się na temat procesu szkolenia - promować firmę jako miejsce do odbycia profesjonalnego szkolenia Rezultat: Rodzice promują szkolenie

Wywiadówka (Rozdz. Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.)

Broszura/ulotka (Rozdz. 3.4.1.4)

Raport medialny 3.4.1.6)

Konkursy 3.4.1.10)

Dzień otwarty (Rozdz. 3.4.2.1)

Wycieczka po firmie (Rozdz. 3.4.2.2)

Targi szkoleniowe (Rozdz. 3.4.2.5)

Dni kariery (Rozdz. 3.4.2.6)

Wsparcie stażystów (Rozdz. 3.4.5.3)

Wybór Powinni oni: - promować firmę jako miejsce do odbycia profesjonalnego szkolenia - udzielać się w spotkaniach - nawiązywać relacje z firmą Rezultat: Rodzice minimalizują liczbę osób rezygnujących ze stażu

Udział rodziców w szkoleniach

(Rozdz.Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.)

Zawarcie umowy

Powinni oni: - promować firmę jako miejsce do odbycia profesjonalnego szkolenia - udzielać się w spotkaniach - nawiązywać relacje z firmą Rezultat: Rodzice minimalizują liczbę osób rezygnujących ze stażu


Udział w podpisywaniu umowy


Zaproszenia na spotkania (Rozdz.

Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.)

Integracja Powinni oni: -promować firmę jako miejsce do odbycia profesjonalnego szkolenia - udzielać się w spotkaniach - nawiązywać relacje z firmą Rezultat: Rodzice minimalizują liczbę osób rezygnujących ze stażu


Folder szkoleniowy (Rozdz. Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.)


79

3.8.1 Wywiadówka

Jest to bardzo skuteczny instrument używany do kontaktu z rodzicami. Może być stosowany w wielu różnych fazach rekrutacji np. Faza 2: Pozyskanie, wywiadówka może być dobrą okazją na zaprezentowanie programu szkolenia; Faza 4 – Zawarcie umowy; Faza 5 - Integracja. Wszystkie te działania mają na celu przekonać rodziców o słuszności wyboru twojej firmy na miejsce stażu dla ich dzieci. Udział rodziców w poszczególnych fazach daje im możliwość kierowania rozwojem zawodowym ich pociech, ale także kontrolę nad ich decyzjami i wyborami, które nie zawsze muszą być słuszne.

Jak to działa w fazie pozyskania:

Twoim zadaniem jest zwrócenie uwagi rodziców na promowane przez ciebie działania. Nie jest to łatwe zadanie. Do tego celu użyj ulotek, folderów informacyjnych, które możesz rozpowszechnić w szkołach lub centrach handlowych. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest podpisanie współpracy ze szkołami. Wzbudza to więcej zaufania niż zwykła ulotka.

Postaraj się zorganizować spotkania przy okazji wywiadówek odbywających się w szkołach. Możesz także zorganizować wywiadówkę w swojej firmie. Szkoła na pewno chętnie zgodzi się na takie spotkanie. Będzie ono zupełnie inne od regularnych wywiadówek. Ponadto będzie dowodem na intensyfikację działań ze strony szkoły w ramach promowania staży dla uczniów. Zadbaj o uczestnictwo dyrekcji szkoły oraz nauczycieli.

Zastanów się co chciałbyś osiągnąć organizując takie spotkanie. Zaplanuj agendę spotkania nie dłuższą niż 90 minut. Spotkanie powinno się rozpocząć od przedstawienia twojej firmy oraz proponowanego programu staży. Zapoznaj zebranych z ideą jaka towarzyszy twoim szkoleniom. Jest bardzo ważne przedstawić ofertę staży i pracę w firmie, jako alternatywę do wyższych studiów. Jest to także forma nauki. W końcu nie wszyscy muszą studiować. Postaraj się odpowiadając na wszystkie pytania. Zakończ spotkanie wspólną dyskusją.

Daj okazję rodzicom na spotkanie się z twoimi obecnymi stażystami.

Jak to działa w fazie podpisywania umowy:

Zaproś swoich stażystów do udziału w wywiadówce zorganizowanej przez siebie w twojej firmie. Przekonaj młodych ludzi, że warto się chwalić swoimi sukcesami. Niektórzy być mało entuzjastycznie nastawieni do twojego pomysłu (szczególnie starsi stażyści). Powinieneś przekonać wszystkich o słuszności zorganizowania takiego wydarzenia. Jest to niepowtarzalna okazja na zaprezentowanie rodzicom sukcesów ich dzieci ("pokaż swoim rodzicom jakie fajne rzeczy potrafisz zrobić").

Czasem bywa tak, że rodzice także nie będą entuzjastycznie nastawieni do twojego pomysłu z wywiadówką. Musisz zatem jasno podkreślić jakie benefity dla obu stron wynikają z takiego spotkania.

Stwórz agendę spotkania. Skoncentruj się na treści szkolenia i jego najważniejszych aspektach edukacyjnych. Zaprezentuj rodzicom jak wygląda taki staż w twojej firmie. Opisz korzyści wynikające z ukończenia stażu oraz perspektywy zatrudnienia.

Zadbaj o przyjemną atmosferę. Możesz zorganizować mały poczęstunek dla zaproszonych gości.


80

3.8.2 Dni projektów & praktyki dla nauczycieli.

Rodzice nie są jedyną grupą, która może wesprzeć twoje działania promujące program stażowy. Inne grupy jak: nauczyciele, członkowie rodziny, znajomi, dyrektorzy szkół, szefowie biur pośrednictwa pracy i inni są równie ważni w procesie rozpowszechniania informacji o twoich planach. Możesz wykorzystać sławnych sportowców, muzyków oraz ludzi biznesu, którzy swoją charyzmą i autorytetem potwierdzą o słuszności twoich działań.

Zwracając się do tej grupy docelowej możesz także użyć instrumentów rekrutacyjnych. Możesz zorganizować dni projektów oraz praktyki dla nauczycieli.

Dni projektów są formą szkolenia praktycznego przeznaczoną dla nauczycieli. Trwają od jednego do kilku dni, podczas których uczestnicy mają zrealizować kilka małych projektów. Kolejnym wsparciem dla nauczycieli są praktyki. Trwają nieco dłużej bo od kilkunastu dni do paru miesięcy. Podczas praktyk nauczyciele zdobywają wiedzę zawodową, zapoznają się z najnowszymi technikami pracy i technologiami.

Organizowanie szkoleń dla nauczycieli jest doskonałym sposobem na nawiązanie współpracy ze szkołami.

Jak to działa:

Wyznacz osobę w firmie, która będzie odpowiedzialna za szkolenie nauczycieli.

Wspólnie ze swoimi doświadczonymi pracownikami wymyśl program takiego szkolenia.

Zaoferuj odpowiednie wsparcie uczestnikom szkolenia.

Podczas sesji podsumowującej szkolenie wręcz wszystkim certyfikaty ukończenia kursu.

Postaraj się w przyszłości utrzymywać kontakt z uczestnikami szkoleń.

Fundamenty rekrutacji stażystów

81

4 Fundamenty rekrutacji stażystów.

4.1 W jaki sposób mam zaprezentować swoją firmę, aby była ona atrakcyjna dla stażystów?

! Złota reguła 5 i 6: Staraj się sprawiać jak najlepsze wrażenie, jako firma oferująca program staży. Zintensyfikuj swoje działania marketingowe.

Dla wielu MŚP jest bardzo trudno zaprezentować się jako atrakcyjny pracodawca oferujący ciekawy pakiet szkoleń. Raczej duże firmy kojarzą się z tego typu inicjatywami. To one są dostarczycielem wysokiej jakości programów stażowych. MŚP ze względu na ograniczenia finansowe i zakres działań nie mogą konkurować z dużymi przedsiębiorstwami o zasięgu międzynarodowym. Młodzi ludzi mają lepsze nastawienie do firm, które znają niż do mało znanych MŚP.

Renoma i marka firmy vs. beneficjenci.

Pozytywne skojarzenie z przedsiębiorstwem i znana marka ułatwiają firmie docieranie z ofertą szkoleniową do grupy docelowej. Niestety rozpoznawalne marki to zazwyczaj wielkie korporacje. Niemniej jednak MŚP mają także swoje zalety i mocne strony:

Personel zatrudniony w MŚP jest angażowany, a przynajmniej informowany o większości działań podejmowanych w firmie.

Nowi pracownicy mają, wliczając w to stażystów mają dużo więcej swobody w organizowaniu sobie pracy niż to ma miejsce w ustrukturyzowanych korporacjach.

Szybszy tryb decyzyjny.

Różnorodność zadań.

Duża odpowiedzialność za wykonywaną pracę.

Nieformalna atmosfera pracy.

Zadaniem MŚP jest podkreślenie swoich zalet w działaniach promujących program staży. Kluczowe pytania jakie powinny być postawione to: co czyni moją firmę wyjątkową, jako dostawce szkoleń stażowych? W jaki sposób mogę wyróżnić swoją firmę jako dostawcę program szkoleniowego? Co sprawia, że moja firma jest atrakcyjna dla potencjalnych kandydatów na staże?

Młodzi ludzie decydują jakie szkolenie jest atrakcyjne.

MŚP byłyby wygrane, gdyby mogły odpowiedzieć na powyższe pytania, byłyby świadome oczekiwań swojej grupy odbiorczej oraz byłyby w stanie umiejętnie realizować strategię związana ze stażami. Młodzi ludzie uważają szkolenie za atrakcyjne, gdy…

Program jest profesjonalnie przygotowany. Akcent jest położony na wiedzę praktyczną. Zadania są różnorodne. Poziom trudności jest dostosowany do wiedzy i umiejętności młodych ludzi. Stażyści powinni wykonywać "prawdziwą pracę" i być zaangażowani w realizację dużych zadań. Muszą istnieć perspektywy rozwoju.


82

Otrzymują odpowiednie wsparcie ze strony pracodawcy. Są szkoleni przez kompetentnych instruktorów. Poświęca się im uwagę oraz ocenia wykonane zadania.

Istnieją namacalne perspektywy rozwoju zawodowego. Istnieje perspektywa zatrudnienia po ukończeniu stażu oraz dalsza możliwość szkolenia się.

Musi panować przyjemna atmosfera w pracy. Pracownicy muszą być dobrze traktowani przez pracodawcę.

Warunki stażu powinny być na odpowiednim poziomie. Mile widziane stypendium dla najlepszych stażystów. Profesjonalnie przygotowane stanowisko pracy.

Firma powinna sprawiać dobre wrażenie. Powinna panować w niej kultura korporacyjna opierająca się na trwałych wartościach związanych z etyką zawodową. Pakiet socjalny jest również ważnym elementem troski o pracownika.

Zaangażowanie i kreatywność to podstawa.

Im lepiej firma promuje swoje program stażowe, tym skuteczność w pozyskiwaniu nowych kandydatów jest wyższa. Możliwości MŚP związane z docieraniem z komunikatem do grupy odbiorczej są nieograniczone. Znalezienie odpowiednich kandydatów jest kwestią zaangażowania i kreatywności. Poniżej przedstawiono przykłady atrakcyjnych korzyści dla beneficjentów wynikających z udziału w programie staży:

Zdobycie dodatkowych kwalifikacji; dodatkowe szkolenia zawodowe.

Perspektywy rozwoju zawodowego.

Indywidualny tok stażu.

Wsparcie ze strony pracowników firmy – mentoring.

Nagrody i wyróżnienia przyznawane za pracę np. premie, nagrody rzeczowe.

Szkolenia i specjalne program szkoleniowe. Np. na czas kilku dni stażysta staje się kierownikiem.

Specjalne program szkolenia np. wymiany pracowników pomiędzy zakładami, oddziałami.

Nagrody finansowe przyznawane za szczególne wyniki w pracy.

Wyposażenie warsztatu pracy.

Ćwiczenia związane z budowaniem zespołu.

Praca poza biurem – home office.

Firmy, które podchodzą do swojego program staży w sposób kreatywny na pewno odniosą sukces. Kandydaci docenią ich wysiłki. Wiele z tych działań można zrealizować bez kosztowo, przy skorzystaniu z wewnętrznych zasobów firmy. Najważniejsze jest zaoferowanie młodym ludziom dobrego startu w życie zawodowe, ciekawej pracy i ustawicznego rozwoju zawodowego.

Strategia promocji staży – marketing szkoleniowy.

Celem stosowania tego rodzaju działań marketingowych jest zachęcenie młodych ludzi do aplikowania do naszej firmy. Firma musi zaistnieć na rynku jako wiarygodny dostawca nie tylko swoich usług, produktów, ale także jako jednostka gwarantująca profesjonalny program szkoleń dla swoich pracowników. Marketing szkoleniowy musi się odwoływać do potrzeb i oczekiwań grupy docelowej.

Tak jak ogólne działania marketingowe, tak marketing szkoleniowy zawiera kilka kluczowych elementów.


83

Są to:

Produkt: głównym produktem jest zestaw szkoleń stworzonych z myślą o młodych stażystach. W skład tego produktu mogą wchodzić: stypendia, dodatkowe szkolenia, perspektywa zatrudnienia na czas nieokreślony, etc.

Cena: jest ona związana z rodzajem kwalifikacji wymaganych od kandydatów.

Komunikacja: jest to reklama i działania public relations, organizowanie praktyk zawodowych, działalność ambasadorów, mentoring, oraz budowanie sieci kontaktów.

Dystrybucja: jest to rozpowszechnianie informacji o stażach, kontakty z rodzicami i nauczycielami, partnerami społecznymi, izbami, szkołami, etc.

4.2 Czy mam się dostosować do oczekiwań młodych ludzi?

! Złota reguła 8: Myśl jak stażysta.

Jeśli firmy chcą zwrócić uwagę stażystów i pozyskać ich do pracy, muszą dostosować się do ich oczekiwań i wymagań. Ale jakie to są te oczekiwania?

Młodzi ludzie mają wysokie wymagania.

Posiadanie atrakcyjnej oraz dobrze płatnej pracy jest najwyższym priorytetem dla młodych osób. Obecnie potencjalni stażyści przykładają wiele uwagi do jakości i potencjału oferowanych im szkoleń. Jednocześnie rzadko idąc na kompromis w tej kwestii. Dlatego firmy muszą być tego świadome przy tworzeniu swojej oferty szkoleniowej.

Praca w przyjaznym środowisku.

Według opinii młodych ludzi praca powinna być wykonywana w przyjaznym środowisku. Szukają pracy, która jest rozwojowa, ale także nie powoduje stresów. Przyjaźnie nastawieni koledzy w pracy to podstawa. Kolejną rzeczą jest bezpieczeństwo pracy oraz jej stabilność. Nie małą rolę odgrywają perspektywy rozwoju oraz pakiety socjalne.

Szkolenie powinno być oparte na prawdziwej pracy.

Dobre szkolenie powinno przygotowywać młodych ludzi do podjęcia w przyszłości prawdziwej pracy. Dlatego też stażyści oczekują, że będą realizować prawdziwe zadania, a nie takie, które zostały wymyślone na potrzeby szkolenia. Jest to jedno z głównych kryteriów wyboru program stażowego. Jednocześnie stażyści oczekują opieki ze strony firmy i kontroli ich pracy.

Różnorodność.

Pamiętaj, że nie ma czegoś takiego jak typowy stażysta. Każda osoba to indywidualna jednostka mająca swoje własne oczekiwania i potencjał. Firma powinna starać się określać wspólne potrzeby określonych grup docelowych i próbować je grupować. Drugą metodą jest prowadzenie indywidualnych staży, dostosowanych do każdego kandydata.


84

4.3 W jaki sposób działać w doradztwie personalnym?

W swoich dążeniach do pozyskania kandydatów na szkolenia firmy nie powinny tylko polegać na wsparciu ze strony partnerów zewnętrznych takich jak: biura zatrudnienia, doradztwo personalne, etc. Powinny również zacząć działań na tym polu. Im bliżej będą kandydatów, tym łatwiej będzie ich pozyskać oraz spełnić ich wymagania i oczekiwania.

Bądź świadomy obaw młodych ludzi.

Dla wielu młodych ludzi doradztwo personalne kojarzy się z wieloma wyzwaniami i problemami. Wielu z nich nie wierzy w swój potencjał oraz zdolność sprostania wyzwaniom stawianych przez współczesny rynek pracy. Ponadto istnieje silna obawa przed wyborem złej drogi zawodowej. Wielu młodych ludzi nie ma sprecyzowanych planów odnośnie życia zawodowego.

Firmy, które zdecydują się wdrożyć do swojej rekrutacji element doradztwa personalnego, mogą zwiększyć swoje nabory na szkolenia. Młodzi ludzie często są słabo poinformowani o pracy do jakiej aplikują. Dlatego zwrócenie się bezpośrednio do firmy, która posiada w swoich strukturach dział doradztwa, zwiększy ich pewność co do dokonanego wyboru. Takie przedsiębiorstwo będzie znacznie bardziej wiarygodne dla młodego człowieka niż zwykła firma dająca jedynie ogłoszenia o pracę.

Podczas procesu rekrutacji lub doradztwa, młodzi ludzie mają możliwość zadawania pytań, poradzenia się w sprawach zawodowych, jak też rozwiania różnych wątpliwości związanych z karierą zawodową.

Komunikuj się bezpośrednio z młodymi ludźmi.

Grupa docelowa musi być przez ciebie informowana na temat szkolenia. Informacja musi być zwięzła i przekazana w czytelny sposób. Najlepszą metoda dotarcia do beneficjentów jest skorzystanie z wielu różnych kanałów komunikacji.

Tabela, przedstawiona poniżej, pokazuje jakie kanały komunikacji są najistotniejsze w dotarciu do młodych ludzi. Należy korzystać z nich przy jednoczesnym wsparciu instrumentów rekrutacyjnych. Należy także pamiętać, o formach przekazu za pośrednictwem różnych kanałów. Firma powinna się skoncentrować na trzech aspektach związanych z procesem komunikacji:

Skoncentruj się na promocji szkoleń praktycznych: praktyki postrzegane są przez młodych ludzi jako doskonała okazja do zdobycia konkretnych umiejętności zawodowych. Firmy powinny się koncentrować na tworzeniu profesjonalnych programów praktyk.

Zwiększ oddziaływanie na grupę wspierającą beneficjentów: rozmawiaj z rodzicami stażystów i nauczycielami. Pytaj ich o radę i w razie potrzeby proś o wsparcie. Włączając rodziców i nauczycieli w swoje działania, zyskujesz nie tylko partnerów, ale także sprawach, że ich wiedza na temat rynku pracy będzie obszerniejsza. Ponadto ich udział w procesie rekrutacji będzie nie do przecenienia.

Bądź obecny w Internetach: młodzi ludzie to “pokolenie cyfrowe”. Dla nich Internet stanowi główne źródło informacji o świecie. Posiadanie strony internetowej jest

! Złota reguła 12: Optymalizuj kontakt z twoją grupą docelową.


85

podstawą. Pamiętaj o jej uaktualnianiu. Możesz użyć także innych mediów elektronicznych.

Rysunek 25: Kanały informacyjne używane przez młodych ludzi oraz instrumentów rekrutacyjnych

Kanały informacyjne używane przez młodych ludzi

*Ocenione przez młodych ludzi

Legenda: Stopień wykorzystania przez młode osoby

100% -75%

75% - 50% 50% -25% 25% - 0%

Przykłady instrumentów rekrutacyjnych używanych przez firmy

Rozmowa z rodzicami* Wywiadówka (Rozdz. Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.)

Partnerstwo ze szkołą (Rozdz. 3.4.5.1)


Ambasadorzy szkolenia (Rozdz. 3.4.4.1)

Rozmowa z przyjaciółmi i znajomymi Program wsparcia dla kandydatów (Rozdz. 3.4.5.3)

Poszukiwania w Internecie* Strony z ofertami pracy (Rozdz. Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.)

Blogi na temat szkoleń (Rozdz. Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.)

Oferty staży (Rozdz. Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.)

Praktyki w firmach* Praktyki w firmie (Rozdz. 3.4.3.1)

Rozmowa z członkami rodziny Program wsparcia dla kandydatów (Rozdz. 3.4.5.3)

Rozmowa z nauczycielami Dni projektów /praktyki dla nauczycieli (Rozdz. 3.8.2)

Partnerstwa ze szkołami (Rozdz. 3.4.5.1)



Broszury, materiały informacyjne Broszury/ulotki (Rozdz. 3.4.1.4)

Inne materiały informacyjne (Rozdz. 3.4.1.5)

Rozmowa z pracownikami firmy* Dzień otwarty (Rozdz. 3.4.2.1)

Praktyki (Rozdz. 3.4.3.1)

Program wsparcia dla kandydatów (Rozdz. 3.4.5.3)

Rozmowa z poprzednimi stażystami* Partnerstwo ze szkołą (Rozdz. 3.4.5.1)



Program wsparcia dla kandydatów (Rozdz. 3.4.5.3)

Reportaż w TV Raporty medialne (Rozdz. 3.4.1.6)


86

Kampanie szkoleniowe (Rozdz. 3.4.1.9)

Targi pracy Targi pracy (Rozdz. 3.4.2.5)

Artykuły w gazetach i magazynach Raporty medialne (Rozdz. 3.4.1.6)

Kampanie szkoleniowe (Rozdz. 3.4.1.9)

Urząd pracy Współpraca z agencjami ds. zatrudnienia (Rozdz. Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.)

Sieć społecznościowa Media społecznościowe (Rozdz. 3.4.1.7)

Informacje uzyskane bezpośrednio w firmie * Zakładka na stronie internetowej firmy przeznaczona dla stażystów (Rozdz. Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.)

Informacyjna linia telefoniczna (Rozdz. 3.4.1.8)

Informacja uzyskana na miejscu w firmie Dzień otwarty (Rozdz. 3.4.2.1)

(Źródło: ALLENSBACH DEMOSCOPICS INSTITUTE: The McDonald's TRAINING STUDY 2013: Practically happy: Trainees between the couch and a career. A representative survey of young people aged 15 to 25 years, Munich 2013 )

Nowe kanały informacyjne.

Niektóre mniej znane kanały informacyjne są mało używane przez młodych ludzi. Powodem jest mała ilość i rodzaj informacji przekazywanych za pośrednictwem tych mediów, a nie ich popularność, czy jakość. Firmy powinny wykorzystać wszystkie formy i drogi komunikacji z beneficjentami. Powinny także zadbać o ciekawe tematy. Poszukiwanie nowych sposobów komunikacji z młodymi ludźmi jest niesłychanie ważne z punktu widzenia procesu rekrutacyjnego. Celem jest stworzenie przekazywanie wiarygodnych i istotnych informacji na temat szkoleń oraz samego przedsiębiorstwa. Takie działania budują wiarygodność firmy w oczach potencjalnych pracowników.

4.4 Jak skutecznie komunikować się z młodymi ludźmi?

! Złota reguła 9: Musisz starać się być wiarygodny dla potencjalnych stażystów.

Dostosuj treść komunikatu do odbiorców.

Bądź przyjazny dla swoich kandydatów. Co to oznacza w kontekście komunikatu. Otóż treść zawarta w informacji musi odpowiadać zainteresowaniom grupy odbiorczej. Komunikat powinien być jasny oraz bezpośrednio przekazywany do beneficjentów.

Przekazuj kluczowe informacje.

Przekazuj informacje na temat działania firmy, jej produktów, szkoleń, ekspertów, pracowników, kierownictwa, kultury pracy, wymagań w stosunku do pracowników, perspektyw rozwoju zawodowego oraz zatrudnienia.

Używaj zrozumiałego dla młodych ludzi języka.

Wyrażaj się w sposób zrozumiały. Nie ograniczaj się tylko do formalnego języka. Możesz używać zwrotów używanych przez grupę docelową. Teksty pisane powinny być proste w


87

odbiorze. Unikaj zbyt wielu technicznych zwrotów i żargonu zawodowego. Podczas dyskusji wyrażaj się w sposób zrozumiały a nie „górnolotny”. Zrozumiały komunikat buduje zaufanie i porozumienie pomiędzy rozmówcami.

Bądź autentyczny.

Młodzi ludzie są bardzo wrażliwi na fałsz. Aby zostać przez nich zaakceptowanym musisz być wiarygodny i szczery. Nie używaj zwrotów rodem z reklam. Posługuj się prosty i zrozumiałym językiem. Mile widziane jest przedstawianie przykładów wziętych z życia codziennego.

Bądź konkretny.

Twój opis oferty praktyk powinien zawierać jak najwięcej szczegółów. To sprawi, że odbiorcy będą mogli sobie lepiej wyobrazić jak wygląda staż w twojej firmie. Staraj się nie generalizować. Skoncentruj się na głównych aspektach szkolenia.

Konkretne informacje.

Przedstawiaj konkretne przykłady i terminy. Opieraj się na przykładach wziętych z życia codziennego. Zaprezentuj jak wygląda standardowy dzień pracy w twojej firmie. Jeśli to potrzebne, zaproś któregoś ze swoich stażystów, aby przedstawił swój punt widzenia na temat szkoleń. W swojej prezentacji możesz użyć filmów korporacyjnych, instruktażowych, wywiadów z pracownikami oraz innych materiałów.

Nadaj tożsamość swojej firmie.

Zaprezentuj swoich pracowników i obecnych stażystów. To sprawi, że twoja firma nabierze ludzkiego charakteru.

Zaprezentuj opinie na temat firmy.

Wywiady z pracownikami, klientami, krótkie filmy na temat przedsiębiorstwa, wywiady ze stażystami opisującymi swoje pierwsze dni w pracy mogą być bardzo pomocne podczas twojej prezentacji.

Pokaż, że szkolenie może być przyjemne.

Młodzi ludzi nie lubią być zbyt rygorystycznie traktowani i ograniczani. W codziennej pracy zawsze jest miejsce na odrobine luzu. Pokaż, że twoja firma działa profesjonalnie, ale także dopuszcza pewna swobodę, oczywiście w ramach zdrowego rozsądku.

Swój komunikat kieruj zarówno do kobiet, jak i mężczyzn.

Nie kieruj się stereotypami. Komunikat musi być dopasowany i kierowany do obu płci.

4.5 Jak skorzystać z pomocy stażystów w procesie rekrutacji?

! Złota reguła 17: Polegaj na stażystach.

Obecni stażyści w twojej firmie nie są wiele starsi od potencjalnych kandydatów na staż. Mają podobne zainteresowania, problemy i oczekiwania odnośnie swojej kariery zawodowej. Używają podobnego języka i komunikują się w ten sam sposób co inni młodzi ludzie. Pamiętaj, że nikt nie będzie w stanie przedstawić zalet związanych ze szkoleniem lepiej niż ci


88

co są w trakcie stażu. Dlatego też poproś ich o pomoc w procesie rekrutacji. Oto kilka przykładów:

Doświadczeni stażyści informują przyszłych stażystów.

Stażyści mogą na wiele sposobów informować o odbywanym przez siebie stażu. Może to przebiegać w formie bezpośredniego kontaktu z rówieśnikami, podczas nieformalnych rozmów, bądź wizyt studyjnych w szkole, podczas targów pracy, dni otwartych, etc. Blogi poświęcone stażom tworzone są przez samych stażystów i mogą służyć za doskonałe źródło informacji. Jest wiele sposobów na uzyskanie potrzebnych informacji i odpowiedzi na pytania stawiane przez potencjalnych stażystów. Oto kilka rodzajów pytań:

Jaka wygląda struktura szkolenia?

Jakie są oczekiwania wobec stażystów?

Kto wspiera stażystów podczas szkolenia?

Jak wygląda pierwszy dzień stażu?

Czego można się nauczyć podczas stażu?

Jakie umiejętności można zdobyć po pierwszym roku szkolenia/po ukończeniu stażu?

Jak się przygotowywać do egzaminów?

Jakie są możliwości pracy po zakończeniu szkolenia?

Co jest ciekawego w szkoleniu?

Jak wygląda kultura korporacyjna?

Stażyści informują inne grupy odbiorców.

Stażyści skutecznie dostarczają informacje na temat program szkoleniowego i tego jak działa grupie osób wspierających potencjalnych stażystów. Są to nauczyciele i rodzice. Takie działania mogą być prowadzone targów edukacyjnych, targów pracy, wywiadówek, dni otwartych, etc.

Stażyści wspierają przyszłych/nowych stażystów.

Przykładem tego jest mentoring i sponsoring. Takie wsparcie prowadzone jest w sposób intensywny przez pierwszy okres trwania stażu. W późniejszej fazie jego moc maleje z uwagi na fakt, że nowi kandydaci są już dobrze zasymilowani w firmie. W ten sposób nowo przybyli czują się częścią firmy.

Kolejną rolą jaka mogą pełnić doświadczeni stażyści jest czuwanie nad pracą nowych kandydatów. Monitorują ich jakość pracy i udzielają niezbędnych wskazówek.

Stażyści rekrutują przyszłych stażystów.

Stażyści mają znajomych, przyjaciół, rodzeństwo i kontakty za pośrednictwem mediów społecznościowych. Firma oferująca program szkoleniowy powinna skorzystać z tego typu kontaktów do przekazywania informacji o szkoleniach. Przekazywanie informacji z ust do ust oraz gwarancja jej wiarygodności jest najskuteczniejszą metodą na pozyskanie nowych kandydatów.

Stażyści wspierający rekrutację.


89

Stażyści mogą w znacznym stopniu przyczynić się do wsparcia działań rekrutacyjnych prowadzonych przez przedsiębiorstwo. Mogą służyć radą na temat wykorzystania instrumentów do rekrutacji oraz użycia kanałów informacyjnych.

Dodatkowo, dzięki swoim kontaktowym, mogą wspierać budowanie partnerstwa z innymi beneficjentami jak nauczyciele, szkoły, byli uczniowie.

Czynniki sukcesu związane z pomocą stażystów.

Doświadczeni stażyści mogą być bardzo pomocni w prowadzeniu procesu rekrutacyjnego. Poniżej przedstawiono kilka przykładów ich działań:

Wybór: kandydaci wybrani do pomocy przy realizacji tej fazy rekrutacji muszą być wizytówka firmy.

Szkolenie: szkolenie wstępne jest kluczowe dla powodzenia całego programu stażowego. Doświadczeni stażyści poprzez swoje wsparcie nowych pracowników ułatwiają im wdrożenie się w strukturę firmy. Osoby odpowiedzialne za to zadanie powinny mieć odpowiednie umiejętności dydaktyczne.

Wyznaczanie zadań: każdy młody stażysta powinien otrzymywać do trzech zadań do wykonania przez miesiąc. Nie należy przeciążać stażystów dodatkowymi obowiązkami.

Nadzór: należy kontrolować jakość pracy wykonywanej przez stażystów podczas trwania całego program stażowego.

Nagrody: powinno się nagradzać zaangażowanie i oddanie w stosunku do firmy.

4.6 Kim są moi przyszli stażyści?

! Złota reguła 11 Otwórz się na nowe grupy docelowe.

Firmy potrzebują właściwej strategii, aby przeciwdziałać niedoborom wśród kadry pracowników.

Wsparcie dla młodych osób z problemami: Jest to grupa posiadająca bardzo niskie kwalifikacje lub nie mająca ich wcale. Firmy, których wymagania wobec pracowników nie są zbyt wysokie mogą pozwolić sobie na przeszkolenie tego typu osób. jest to niewykorzystana grupa beneficjentów obecna na rynku pracy. Ponadto niejednokrotnie zdarza się, że ludzie z niskimi kwalifikacjami lub wykształceniem bardziej poświęcają się swojej pracy niż na przykład grupy uprzywilejowane. Oczywiście, że tacy “kłopotliwi” pracownicy będą wymagać więcej uwagi i szkoleń. Niemniej wdzięczność za danie szansy możliwości pracy może być bezgraniczna. W ten sposób firma może zdobyć sobie bardzo lojalnych pracowników. Wiele rządowych programów oferuje pracodawców wsparcie finansowe i merytoryczne w ramach aktywizacji osób wykluczonych zawodowo..

Imigranci: Jest to bardzo zbliżona sytuacja, z jaka mamy do czynienia w przypadku osób wykluczonych zawodowo. W tym wypadku dochodzi także czynnik w postaci dyskryminacji.

Niepełnosprawni: Jest to grupa młodych ludzi, która ma utrudniony start w życie zawodowe. Faktem jest, że niektóre branże jak na przykład budownictwo są raczej niedostępne dla


90

niepełnosprawnych osób z uwagi na przepisy BHP i niebezpieczeństwo wypadku. Niemniej niepełnosprawne osoby często okazują się lepszymi pracownikami i silniej zmotywowanymi niż zwykli pracownicy. Pracodawcy zatrudniający niepełnosprawnych mogą liczyć na wsparcie ze strony państwa, ulgi podatkowe oraz inne benefity. Należy jednak pamiętać, że firma zatrudniająca niepełnosprawnych musi być dostosowana do ich obecności np. odpowiednie wyposażenie toalet, podjazdy dla wózków inwalidzkich, etc.

Absolwenci szkół wyższych: Młodzi ludzie z wyższym wykształceniem są poszukiwani przez firmy ze względu na ich wiedzę i kwalifikacje. Tacy kandydaci wymagają od pracodawcy atrakcyjnych warunków zatrudnienia, jak też perspektyw rozwoju zawodowego i dalszej nauki – szkolenia zawodowe, studia podyplomowe czy MBA.

Osoby, które przerwały naukę: Jest to szczególna grupa osób z niepełnym wyższym wykształceniem. Powody przerwania nauki mogą być różne: za dużo wiedzy teoretycznej, za mało praktyki lub konieczność podjęcia pracy. Osoby reprezentujące tę grupę charakteryzuje silna motywacja do podjęcia pracy i nie potwierdzona formalnie wiedza zawodowa.

Dziewczyny i młode kobiety: Ta grupa jest niedoceniona przez pracodawców, a tym samym jej reprezentacja w firmach jest bardzo niska. W większości wypadków kobiety posiadają więcej umiejętności zawodowych niż mężczyźni, są dokładniejsze i bardziej przykładają się do pracy. Niestety uprzedzenia panujące względem tej grupy nie pozwalają im w pełni wykorzystywać posiadanego potencjału. Przedsiębiorstwa powinny walczyć z uprzedzeniami i zmieniać swoje nastawienie do żeńskiej grupy odbiorców. W ogłoszeniach o pracę należy wyraźnie podkreślać chęć zatrudnienia kobiet. Umieszczanie zdjęć żeńskiego personelu na stronie z ofertami pracy także ułatwi walkę ze stereotypami.

Młode matki i ojcowie: Ta grupa osób jest wypierana przez osoby nie posiadające dzieci. Firmy nie chcą posiadać takich pracowników z uwagi na ich mniejszą elastyczność i dyspozycyjność. Młodzi rodzice są bardziej zorganizowani, odpowiedzialni i zmotywowani niż bezdzietni pracownicy. Ponadto zatrudniając młodych rodziców firma wzmacnia swój wizerunek jako przedsiębiorstwa dbającego o rozwój społeczeństwa. Młodzi rodzice mogą pracować na część etatu.

Starsi aplikanci: Osoby powyżej 29 roku życia oraz ci którzy do tej pory pracowali na własną rękę i zdobywali kwalifikacje w pozaformalny sposób mogą przejść odpowiednie szkolenia, które umożliwią im dopasowanie się do struktury i funkcjonowania firmy. Ta grupa docelowa łączy w sobie ambicje z silną motywacją oraz doświadczeniem.

Kandydaci z innych regionów: Wiele osób poszukujących pracy jest gotowych dojeżdżać o niej lub nawet zmienić miejsce zamieszkania. Firmy, którym zależy na konkretnych pracownikach, muszą włożyć wiele wysiłku, aby przekonać ich do zmiany miejsca zamieszkania lub poświęcenia czasu na dojazdy do firmy. Przedsiębiorstwo może pokrywać koszty dojazdów, jak też wynajmu mieszkania dla pracownika. Może także zaoferować ruchomy czas pracy lub prace z domu. Jednak jest to uzależnione od charakteru działalności firmy. Jest to bardzo popularny rodzaj pracy, jeśli chodzi o pracę w branży IT.

4.7 Co jest najważniejsze przy wyborze stażystów?


91

! Złota reguła 13 i 15: Ustal realistyczne wymagania odnośnie zgłaszających się kandydatów. Przygotuj oferty dla określonej grupy docelowej.

W czasach kiedy trudno jest pozyskać nowego pracownika, firmy powinny się zastanowić nad stosowanym przez siebie modelem rekrutacji. W większości taki model jest przestarzały i odbiega od rzeczywistości. Potrzebne jest gruntowne przemyślenie działań rekrutacyjnych i wprowadzenie stosownych zmian. Badania pokazują, że firmy które nie są elastycznie nastawione do procesu rekrutacji, nie są w stanie zapełnić wolnych wakatów.

Świadectwo ukończenia szkoły to nie wszystko.

Świadectwo ukończenia szkoły oraz uzyskane oceny w toku nauczania są częścią klasycznego profilu zawodowego kandydata. Podstawowa wiedza zdobyta w szkole stanowi podstawę w programie stażowym. Każdy kandydat powinien posiadać wiedzę zawodową, aby efektywnie skorzystać z programu stażowego. Niemniej jednak firmy, podejmując decyzję o zatrudnieniu, nie powinny kierować się tylko wynikami w nauce.

Wiele firm jest zdania, że świadectwa ukończenia szkoły i lista ocen są nieadekwatne w stosunku do posiadanej wiedzy. Dlatego też kandydaci, aplikujący do firmy, muszą zdawać testy oceniające ich wiedzę.

Świadectwa są tylko ogólną ocean wiedzy kandydatów. Każdy zawód wymaga nabycia określonej wiedzy i umiejętności. Nabywa się ich w toku stażu. Często inne umiejętności, jak umiejętności manualne, zdolność logicznego myślenia są o wiele ważniejsze od wiedzy teoretycznej zdobytej w szkole.

Czytając świadectwo ukończenia szkoły nie jesteśmy w stanie dowiedzieć się jak dany kandydat będzie się zachowywał w pracy. Dlatego też przywiązywanie dużej uwagi do wyników w nauce jest poważnym błędem popełnianym przez pracodawców. Z jednej strony pracownicy o odpowiednich kwalifikacjach, ale ze złymi ocenami są odrzucani w toku rekrutacji, natomiast kandydaci z dobrymi notami okazują się fatalnymi pracownikami.

Podsumowując, firmy powinny zrewidować swój proces rekrutacyjny. Świadectwa powinny być tylko jednym z wielu kryteriów wyboru, jakie jest brane pod uwagę przy zatrudnianiu pracownika .

Wzrost znaczenia miękkich kompetencji.

W ostatnich czasach widać wyraźnie, że osobowość oraz umiejętność pracy w grupie są coraz bardziej docenianymi cechami kandydatów ubiegających się o pracę. Wiele firm wychodzi z założenia, że wiedzę techniczną można nabyć w toku szkolenia, natomiast miękkie kompetencje są raczej „przyrodzone”. Bardzo trudno jest się ich nauczyć. Takie cechy jak komunikatywność, prawdomówność, sumienność, zdolność do akceptowania krytyki, są bardzo rzadko występują u pracowników. Ich posiadanie w znacznym stopniu zależy, czy dany kandydat będzie w stanie ukończyć program stażowy i czy będzie zdolny pracować w naszej firmie.

To co nowi pracownicy wnoszą do firmy to jest ich potencjał i chęć do pracy. Takie podejście kształtuje atmosferę pracy i w bezpośredni sposób wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.


92

Każdy profil kwalifikacyjny powinien zawierać część poświęconą miękkim kompetencjom. W działaniach HR widać wyraźny trend skupiony wokół analizowania miękkich kompetencji, które stały się nie mniej ważne niż umiejętności techniczne. Firmy, które mają problemy z zapełnieniem wolnych miejsc stażowych powinny przeanalizować swój proces rekrutacji i skoncentrować się bardziej na miękkich kompetencjach.

Jakkolwiek miękkie kompetencje są bardzo trudne do zaprezentowania. Dlatego firmy muszą wprowadzić odpowiednie narzędzia rekrutacji ułatwiające przeprowadzenie takiej analizy. Dobrą metodą jest zorganizowanie testów praktycznych w firmie lub dnia próbnego.

Żegnaj wymarzony kandydacie?

Nadal wiele firm, mimo problemów demograficznych, jest w stanie znaleźć swoich wymarzonych kandydatów do pracy. Bez problemu są w stanie wypełnić wszystkie wakaty stażowe. Jednak pozostałe przedsiębiorstwa mają z tym olbrzymi problem. W najbliższej przyszłości sytuacja nie ulegnie gwałtownej poprawie. Będzie coraz trudniej o wykwalifikowanego pracownika.

Obecnie firmy mogą rozwiązać ten problem na trzy sposoby:

A) Firmy mogą się poddać i przestać się starać o pracowników, licząc na to, że sytuacja sama się rozwiąże w przyszłości.

B) Firmy mogą wprowadzić działania zmierzające do wypromowania ich jako atrakcyjnych pracodawców oferujących interesujące pakiety szkoleń. To sprawi, że więcej aplikacji w sprawie pracy zacznie spływać do firmy.

C) Firmy wykażą więcej zainteresowania stażystami. Będą się starać sprostać ich wymaganiom i potrzebom. Konieczne jest także zaktualizowanie programu staży i samego procesu rekrutacji.

Wymagania firm odnośnie wyboru kandydatów powinny ulec zmianie. Obecnie są zbyt sztywne. Wiele osób posiadających odpowiednie kwalifikacje jest uznawanych za nieodpowiednich do pracy w danej firmie z powodu niespełnienia mało istotnych kryteriów formalnych np. wiek, oceny, miejsce zamieszkania, pochodzenie, brak formalnego wykształcenia. Wielu z tych młodych ludzi nie spełnia oczekiwań stawianych im przez firmę. Często posiadają brak doświadczenia zawodowego. Przedsiębiorcy muszą zdać sobie sprawę, że aby młody człowiek stał się wykwalifikowanym pracownikiem, to musi gdzieś zacząć pracować. Należy mu dać szanse się wykazać. Bez tego sytuacja na rynku pracy będzie stawać się coraz dramatyczniejsza.

Młodzi ludzie powinni otrzymać kredyt zaufania od przedsiębiorców. Inwestycja w młodych, zdolnych i chętnych do pracy jest inwestycją w potencjał firmy. W wielu przypadkach firmy nie oferują żadnego wsparcia nowo zatrudnionym.

To są wyzwania przed jakimi stoją obecnie firmy. Niemniej nie są one osamotnione w tej walce. Wiele programów rządowych oferuje wsparcie finansowe przedsiębiorcom, którzy byliby skłonni zatrudnić młodych ludzi i wykształcić ich na wykwalifikowanych pracowników.

Firmy powinny podchodzić elastycznie do procesu rekrutacji. Kryteria wyboru każdego pracownika nie powinny być takie same, nie powinny być sztywne i traktowane arbitralnie. Każdy człowiek jest inny, ma inne zdolności i wiedzę. To co powinno się przede wszystkim liczyć w pracowniku to jego gotowość do pracy, chęć jej wykonywania, motywacja i chęć kształcenia się zawodowego.


93

Dobrze zaprojektowane i prowadzone fazy wyboru w znacznym stopniu ułatwią pozyskanie odpowiedniego kandydata.

Zapewnianie sukcesu rekrutacji

94

5 Zapewnienie sukcesu rekrutacji.

Nauka przez doświadczenie.

Sposobów i działań związanych ze zdobywaniem kandydatów na staże jest wiele. Stosując niektóre narzędzia firmy powinny być elastyczne i wykazywać się inwencją. Nie ma jednego uniwersalnego przepisu na stosowanie instrumentów rekrutacyjnych. Nawet jeśli jakieś działanie się powiedzie w jednym przypadku, to nie znaczy, że będzie ono działało w innych. Warunki rynkowe podlegają ciągłym zmianą. Przedsiębiorstwa muszą stale prowadzić kampanię promocyjną i zachęcać młodych ludzi do wstępowania w ich szeregi.

Rysunek 26: Cykl jakościowy związany z rekrutacją stażystów

Firmy powinny, co jakiś czas, zmieniać i ulepszać swoje strategie związane z zatrudnieniem. Ocenianie działań jest niezbędne jeśli chce się być skutecznym i odnosić sukcesy. Ustawiczne uczenie się i zdobywanie doświadczenia jest podstawą sukcesu.

Ocean sukcesów i porażek

Jak dokładnie określić cele rekrutacji? Każda firma ma na to inny sposób. Inne robią to lepiej, inne gorzej, dlatego konieczne jest ocenianie prowadzonych działań.

Można to zrobić przy pomocy pewnych wskaźników (cele), które będą kontrolowane przez system monitoring. Uzyskane dane są potem porównywane z założonymi celami. Rezultaty są poddawane ewaluacji. Czy mój program staży działa tak, jak sobie to wyobrażałem; co, i jak może być udoskonalone?


95

Rysunek 27: Ocena rekrutacji stażystów

Działania włożone w proces rekrutacji są uznawane jako warte wysiłków i poniesionych kosztów jeśli uzyskane wyniki są zbliżone do wartości opisujących założone cele. Jeśli są rozbieżności to należy wprowadzić konieczne zmiany związane z poprawa efektywności procesu rekrutacji. Jest to prawda w przypadku, gdy nie zapełniono wszystkich wolnych miejsc/lub gdy liczba zgłoszonych stażystów jest zbyt niska.

Poniższe wskaźniki wydajności pomogą uzyskać potrzebne dane:

Rysunek 28: Lista kontrolna powodzenia procesu rekrutacji

Wskaźniki wydajności rekrutacji stażystów Wskaźnik X osiągnięty – nie osiągnięty?

Liczba kandydatów pozyskanych w procesie rekrutacji

Całkowita liczba aplikantów na staże

Kandydaci z kwalifikacjami (akceptowalne zgłoszenia)

Liczba kandydatów zaproszona na rozmowę

Liczba kandydatów, która nie pojawiła się na rozmowie (wskaźnik 0)

Liczba wolnych miejsc stażowych/zawarcie umowy (wskaźnik 0)

Liczba zajętych staży

Liczba wolnych wakatów (wskaźnik 0)

Liczba szkoleń ukończonych z sukcesem

Liczba osób, które przerwały szkolenie w trakcie jego trwania (wskaźnik 0)

Każdy z tych wskaźników może być dowolnie określony przez firmę. Wszystko zależy od indywidualnych potrzeb szkoleniowych. Niektóre z wymienionych wskaźników powinny być bliskie zeru na przykład ilość wolnych miejsc stażowych w firmie.

Inicjowanie ulepszeń

Co może zrobić firma, jeśli otrzymane dane w znaczący sposób odbiegają od obranych celi, a proces rekrutacji nie przebiega pomyślnie?

Krok 1: Dowiedz się gdzie leży problem.

Analiza i zrozumienie problemu to pierwszy krok w stronę poprawy sytuacji. Poniższe zestawienie pokazuje wskazówki, jakich można użyć w procesie naprawczym.


96

Rysunek 29: Analiza problemów związanych z rekrutacją

Problem Faza rekrutacji Oceniające pytania Rozwiązanie

Liczba kandydatów na staże jest mała

Pozyskanie Czy użyto wszystkich instrumentów?

Czy rodzaj instrumentów został dostosowany do grupy docelowej?

Czy instrumenty zostały efektywnie wdrożone?

Czy rodzice i nauczyciele zostali wzięci pod uwagę?

Rozdz. 3.4; Rozdz. 3.8

Ilość przesłanych aplikacji jest niewystarczająca

Pozyskanie Czy użyto wszystkich instrumentów do pozyskiwania aplikacji?


Czy w odpowiedni sposób firma została zaprezentowana?




Liczba dobrych jakościowo aplikacji jest za niska

Pozyskanie Czy użyto wszystkich instrumentów do pozyskiwania aplikacji?


Czy w odpowiedni sposób firma została zaprezentowana?




Wybór Czy kryteria wyboru zostały oparte o profil kwalifikacyjny?

Czy kryteria zawarte w profile kwalifikacyjnym zostały zaadoptowane do poziomu reprezentowanego przez grupę docelową?

Czy instrumenty zastosowane w fazie wyboru były w stanie zidentyfikować kwalifikacje kandydatów?


Rozdz. 3.5

Liczba osób, które nie pojawiły się na rozmowie jest za wysoka

Pozyskanie Czy instrumenty użyte do pozyskania kandydatów spełniły swoją rolę związaną z prezentacją potencjału firmy?

Rozdz. 3.4

Wybór Czy profil firmy i jej potencjał został właściwie zaprezentowany aplikantom?

Czy instrumenty użyte do wyboru kandydatów spełniły swoją rolę związaną z prezentacją potencjału

Rozdz. 3.5


97

firmy?

Liczba osób, które nie pojawiły się na podpisaniu umowy jest za wysoka

Pozyskanie Czy instrumenty użyte do pozyskania kandydatów spełniły swoją rolę związaną z prezentacją potencjału firmy?

Rozdz. 3.4

Wybór Czy instrumenty użyte do wyboru kandydatów spełniły swoją rolę związaną z prezentacją potencjału firmy?

Czy instrumenty użyte do wyboru kandydatów spełniły swoją rolę związaną z pokazaniem jaką wartość przedstawiają stażyści dla firmy?

Rozdz. 3.5

Zawarcie umowy

Czy proces związany podpisaniem umowy był prawidłowo przeprowadzony?

Czy zastosowano instrumenty umożliwiające nawiązanie relacji pracodawca - stażysta?




Liczba wolnych miejsc stazy jest zbyt wysoka

Pozyskanie Czy została użyta określona liczba instrumentów umożliwiających pozyskanie kandydatów?

Czy użyte instrumenty zostały dostosowane do grupy docelowej?

Czy instrumenty użyte do pozyskania kandydatów spełniły swoją rolę związaną z prezentacją potencjału firmy?




Wybór Czy kryteria wyboru zostały określone na podstawie profilu kwalifikacyjnego?

Czy wybrane instrumenty selekcyjne były w stanie zidentyfikować wykwalifikowanych kandydatów?


Czy podczas procesu wyboru kandydatów firma została przedstawiona jako atrakcyjne miejsce do odbycia szkolenia?

Czy instrumenty użyte do wyboru kandydatów spełniły swoją rolę związaną z pokazaniem jaką wartość przedstawiają stażyści dla firmy?

Rozdz. 3.5

Zawarcie umowy

Czy proces związany podpisaniem umowy był prawidłowo przeprowadzony?

Czy zastosowano instrumenty umożliwiające



98

nawiązanie relacji pracodawca - stażysta?



Liczba osób, które przerwały szkolenie jest za wysoka

Zawarcie umowy

Czy zastosowano instrumenty umożliwiające nawiązanie relacji pracodawca - stażysta?




Integracja Czy zastosowano instrumenty umożliwiające nawiązanie relacji pracodawca - stażysta?



Rozdz. 3.7; Rozdz. 3.83.73.8

Krok 2: Oceń swoją strategię rekrutacji.

Słabość strategii rekrutacji w prostej linii prowadzi do problemów z pozyskaniem właściwej liczby stażystów. Poniższe omówienie pozwoli ocenić firmom jakość i skuteczność ich strategii rekrutacji. Poniższe wymagania nawiązują do złotych reguł.

Rysunek 30: Wskazówki dotyczące oceny strategii rekrutacji

Wymagania odnośnie procesu rekrutacji Faza rekrutacji Rozwiązanie

Ustal podstawy Czy dążysz do zatrudniania wykwalifikowanych stażystów? (Złota reguła 1)

Planowanie Pozyskanie Wybór Zawarcie umowy Integracja

Rozdz. 3.3; 3.4; 3.5; 3.6; 3.7

Czy nadałeś wysoki priorytet działaniom rekrutacyjnym? (Złota reguła 2) Planowanie Rozdz. 3.3 Czy używasz różnorodnych instrumentów rekrutacyjnych (Złota reguła 3) Pozyskanie

Wybór Zawarcie umowy Integracja

Rozdz. 3.4; 3.5; 3.6; 3.7

Czy działania rekrutacyjne prowadzone są przez cały rok? (Złota reguła 4) Planowanie Rozdz. 3.3 Czy działania marketingowe związane ze stażami są prowadzone na odpowiednim poziomie? (Złota reguła 5)

Planowanie Rozdz. 3.3; 4.1

Czy starasz się usuwać wszelkie przeszkody związane z rekrutacją? (Złota reguła 6)

Pozyskanie Wybór Zawarcie umowy Integracja

Rozdz. 3.4; 3.5; 3.6; 3.7

Czy jakość szkolenia stanowi dla ciebie wysoki priorytet? (Złota reguła 7) Planowanie Rozdz. 3.3; 4.1


99

Zmiana poglądów

Czy ty szukasz kandydatów, czy też oni ciebie? (Złota reguła 8)


Rozdz. 3.4; 3.5; 3.6; 3.7

Czy bierzesz pod uwagę potrzeby i zainteresowania twoich aplikantów? (Złota reguła 9)


Rozdz. 3.4; 3.5; 3.6; 3.7; 4.2; 4.4

Czy dobrze prezentujesz swoją ofertę szkolenia? (Złota reguła 10)


Rozdz.3.4; 3.5; 3.6; 3.7; 4.4

Czy jesteś otwarty na nowe grupy stażystów? (Złota reguła 11) Planowanie Rozdz. 3.3;

4.6

Czy wiesz dokładnie czego oczekujesz od kandydatów? (Złota reguła 12) Wybór Rozdz. 3.5;

4.7 Czy twoje oczekiwania względem kandydatów są realistyczne? (Złota reguła 13)

Wybór Rozdz. 3.5; 4.7

Nowe podejście

Czy używasz różnych kanałów komunikacji? (Złota reguła 14) Pozyskanie Rozdz. 3.4;

4.3 Czy do każdej z grup zwracasz się osobno? (Złota reguła 15) Planowanie Rozdz. 3.3

Czy angażujesz rodziców i nauczycieli w działania rekrutacyjne? (Złota reguła 16)


Rozdz.3.8

Czy angażujesz swoich stażystów w działania rekrutacyjne? (Złota reguła 17)


Rozdz.3.4; 3.5; 3.6; 3.7; 4.5

Planowanie

Czy nawiązujesz relacje ze stażystami na samym początku kiedy rozpoczynają pracę w firmie? (Złota reguła 18)

Zawarcie umowy

Rozdz. 3.6; 3.7

Czy myślisz o stażystach jako o przyszłych zawodowcach? (Złota reguła 19)

Planowanie Rozdz. 3.3

Czy starasz się promować staże oferowane przez twoją firmę? (Złota reguła 20)


Rozdz. 3.4; 3.5; 3.6; 3.7

Krok 3: Oceń swoje instrumenty rekrutacyjne.

Problemy związane z rekrutacja nie zawsze są spowodowane przez słabości użytej strategii. Często zdarza się, ze zastosowano niewłaściwy instrument rekrutacyjny, który nie do końca spełnia swojej roli lub po prostu jest niedopracowany. Przykładem mogą być zakładki poświęcone ofertom staży umieszczone na stronach internetowych firm. Są one rzadko uaktualniane, a przez nieodwiedzane przez młodych ludzi. Kolejnym przykładem może być


100

zła organizacja praktyk w przedsiębiorstwie i dni otwartych. Często są nieciekawe i mało atrakcyjne dla potencjalnych uczestników.

Firmy powinny regularnie przeprowadzać ocenę wszystkich instrumentów, eliminować błędy i dążyć do ich ulepszania. Ich użyteczność potwierdza się tym, że doskonale działają w poszczególnych fazach rekrutacji:

Cel - pozyskanie: określona liczba osób została poinformowana o programie stażowym. Wymagana liczba aplikacji dotarła do firmy.

Cel - wybór: ze wszystkich zgłoszonych aplikacji, wybrano najzdolniejszych kandydatów i zaoferowano im udział w stażu.

Cel – zawarcie umowy: umowę zawarto z odpowiednią liczbą kandydatów. Wszyscy rozpoczęli szkolenie.

Cel – integracja: wszyscy ukończyli okres próbny i fazę integracji.

Ustalone cele muszą być mierzalne. Każdy z użytych instrumentów musi przyczyniać się do realizacji określonych celów. Na przykład: w jakim stopniu strona internetowa z informacjami o stażach przyczynia się do wzrostu liczby przesyłanych aplikacji; ile osób zostało pozyskanych w procesie rekrutacji; jaki jest udział wykwalifikowanych pracowników w ogólnej liczbie przesłanych aplikacji; jaki instrument X, czy Y został użyty do zwiększenia efektywności procesu rekrutacji. Kiedy otrzymane dane są niezadowalające, wtedy firma musi podjąć konkretne kroki zmierzające do zweryfikowania działań związanych z pozyskiwaniem nowych ludzi do pracy. Kluczową rzeczą jest zidentyfikowanie i zrozumienie potrzeb grupy docelowej.

Poniższa tabela prezentuje punkty, które mogą posłużyć do przeprowadzenia samooceny przedsiębiorstwa.

Rysunek 31: Instrumenty i wskaźniki ewaluacyjne pozyskiwania pracowników


Instrumenty i wskaźniki ewaluacyjne (przykłady)

Rozwiązanie

Instrumenty - Faza 2: Pozyskanie

Kluczowe pytania:

Co zrobiliśmy?

Jak wiele osób zostało pozyskanych przy użyciu tego instrumentu?

Jak bardzo atrakcyjny jest ten instrument dla docelowej grupy?

Ilu kandydatów udało się pozyskać dzięki temu instrumentowi?


System monitoringu: liczba uaktualnień, liczba wyświetleń, liczba ściągnięć, zamieszczonych/zgłoszonych aplikacji.

Wywiady z grupą docelową: atrakcyjność strony.

Rozdz.



101

Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.stażystów

System monitoringu: liczba postów, liczba wyświetleń, liczba komentarzy, ilość zastosowań.

Analiza treści blog: atrakcyjność postów.

Rozdz.



System monitorowania: liczba ogłoszeń o pracę; ilość zastosowań.

Rozdz.


Broszury i ulotki i ulotki

System monitorowania: liczba rozdanych broszur, ilość zastosowań.

Krótki wywiady ze stażystami i grupa docelową: atrakcyjność broszur.

Rozdz. 3.4.1.4

Inne materiały promocyjne materiały

promocyjne

System monitorowania: liczba i rodzaj rozdystrybuowanych materiałów; ilość zastosowań.

Krótki wywiady ze stażystami i grupa docelową: atrakcyjność broszur.

Rozdz. 3.4.1.5

Raporty medialne medialne

System monitorowania: liczba raportów, liczba odnośników /linków do raportu, ilość czytelników, ilość zastosowań.

Rozdz. 3.4.1.6

Media społecznościowe

System monitorowania: liczba postów, liczba obserwujących, lików, znajomych etc. .; ilość zastosowań.

Analiza treści komentarzy: atrakcyjność postów.

Rozdz. 3.4.1.7

Telefoniczna linia informacyjna linia

telefoniczna

System monitorowania: liczba rozmów; ilość zastosowań.

Ocena instrumentu: satysfakcja po odbyciu rozmowy telefonicznej.

Rozdz. 3.4.1.8

Kampanie szkoleniowe

szkoleniowe

System monitorowania: liczba i rodzaj uczestników kampanii: ilość osób zainteresowanych szkoleniami; ilość zastosowań.

Rozdz. 3.4.1.9

Konkursy

System monitorowania: liczba uczestników konkursów, liczba zwycięzców; ilość zastosowań.

Analiza mediów: liczba publikacji, wyświetleń, linków, etc.

Rozdz. 3.4.1.10

Dni otwarte w firmie

otwarty w firmie

System monitorowania: liczba wydarzeń, uczestnicy wydarzenia, ilość uczestników zainteresowanych pracą w danej firmie; ilość zastosowań.

Krótki wywiady ze stażystami i grupa docelową.

Rozdz. 3.4.2.1


102

Wizyta w fabryce

System monitorowania: liczba wydarzeń; rodzaj i typ uczestników, liczba osób zainteresowanych praca w danym zakładzie; ilość zastosowań.

Ocena wydarzenia: satysfakcja uczestników z udziału w spotkaniach.

Rozdz. 3.4.2.2

Wykłady i seminaria i

seminaria

System monitorowania: ilość spotkań, liczba i rodzaj uczestników; liczba uczestników zainteresowanych współpracą z firmami uczestniczącymi w spotkaniach.


Rozdz. 3.4.2.3

Nauka w szkołach

System monitorowania: ilość szkoleń, liczba i rodzaj uczestników; liczba uczestników.


Rozdz.


T szkoleń

System monitorowania: liczba uczestników targów, liczba wystawców.

Ocena wydarzenia: satysfakcja uczestników z udziału w spotkaniach

Rozdz. 3.4.2.5

Dni kariery

System monitorowania: liczba uczestników wydarzeń, liczba wystawców.


Rozdz. 3.4.2.6

Praktyka w miejscu pracy w przedsiębiorstwie

System monitorowania: liczba staży, liczba chętnych chcących wziąć udział w stażu.



Rozdz. 3.4.3.1

Dni odkrywców

System monitorowania: ilość wydarzeń; liczba i rodzaj uczestników, ilość osób zainteresowanych współpracą z firmami.



Rozdz.


Tygodnie projektów

System monitorowania: ilość wydarzeń; liczba i rodzaj uczestników, ilość osób zainteresowanych współpracą z firmami.



Rozdz.

Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołan


103

ia.

Ambasadorzy szkolenia

szkolenia

System monitorowania: liczba ambasadorów; liczba podpisanych porozumień, liczba i rodzaj uczestników, ilość osób zainteresowanych współpracą z firmami.



Rozdz. 3.4.4.1

Mentoring dla studentów

System monitorowania: liczba działań mentorskich, liczba podpisanych porozumień, liczba i rodzaj uczestników, ilość osób zainteresowanych współpracą z firmami.

Ocena wydarzenia: satysfakcja uczestników ze skorzystania z mentoringu.


Rozdz.


Partnerstwo ze szkołami

System monitorowania: liczba umów partnerskich, wielkość grupy docelowej, liczba i rodzaj uczestników, ilość osób zainteresowanych współpracą.

Ocena wydarzenia: opinie uczniów i nauczycieli.

Krótki wywiady z uczniami i nauczycielami.

Rozdz. 3.4.5.1

Sieć

System monitorowania: liczba i rodzaje współpracy; liczba i rodzaj uczestników, ilość osób zainteresowanych współpracą.

Rozdz.


Programy dla przyszłych pracowników

System monitorowania: liczba pracowników aktywnie biorąca udział w tym programie, liczba udzielonych wywiadów i wypełnionych ankiet ewaluacyjnych, liczba pracowników i stażystów jaka wzięła udział w/w programie.

Rozdz. 3.4.5.3

Instrumenty - Faza 3: Wybór

Kluczowe pytania:

Co zrobiliśmy?

Do ilu osób dotarła informacja?

Ilu wykwalifikowanych kandydatów zostało zidentyfikowanych przy pomocy tego intrumentu?

Czy grupa docelowa zaakceptowała w/w instrument?

Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania. kwalifikacyjny

System monitorowania: liczba akceptowalnych aplikacji Rozdz.

Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołan


104

ia.


System monitorowania: liczba otrzymanych aplikacji; liczba akceptowalnych aplikacji; liczba kandydatów zaproszona na rozmowę; liczba oferowanych miejsc pracy

Rozdz.



System monitorowania: liczba osób, które się skontaktowały z firmą; liczba osób z odpowiednimi kwalifikacjami; liczba kandydatów zaproszonych na rozmowy; liczba proponowanych staży

Rozdz.


Staże – last minutes

System monitorowania: liczba osób, które się skontaktowały z firmą; liczba osób z odpowiednimi kwalifikacjami; liczba kandydatów zaproszonych na rozmowy; liczba proponowanych staży

Rozdz.


Rozmowy kwalifikacyjne

System monitorowania: liczba osób zaproszona na rozmowy; liczba osób, które pojawiły się na rozmowie, liczba akceptowalnych aplikacji, liczba proponowanych staży

Rozdz.


Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.owe testy

System monitorowania: liczba osób zaproszonych na testy; liczba osób, które pojawiły się na testach; liczba akceptowalnych aplikacji; liczba proponowanych miejsc staży. Informacja zwrotna związana z testami

Rozdz.


Ocena integracyjna

System monitorowania: całkowita liczba osób zaproszonych do oceny integracyjnej; liczba osób, które pojawiały się na ocenie; liczba zaakceptowanych aplikacji; liczba wolnych miejsc

Informacja zwrotna: zaakceptowanie oceny integracyjnej.

Rozdz.

Błąd! Nie można odnaleźć


105

źródła odwołania.

Próbna praca

System monitorowania: całkowita liczba kandydatów zaproszona do próbnej pracy; liczba osób, które ukończyły okres próbny; liczba zaakceptowanych aplikacji; liczba miejsc wolnych miejsc.

Rozmowy z kandydatami: zaakceptowanie próbnej pracy.

Rozdz.


Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania. dni

System monitorowania: całkowita liczba uczestników próbnych dni; liczba osób, które pojawiły się w firmie; liczba zaakceptowanych aplikacji; liczba wolnych miejsc.

Feedback interview with participants: Acceptance of trial days

Rozdz.


Instrumenty Faza 4: Zawarcie umowy

Kluczowe pytania:

Co zrobiliśmy?

Czy użyty instrument był skuteczny w odniesieniu do grypy docelowej?

Ilu stażystów zdecydowało się podpisać umowę?

Ile osób rozpoczęło szkolenie dzięki zastosowaniu tego instrument rekrutacji?


System monitorowania: liczba osób, które podpisały umowę; liczba osób, które rozpoczęły staż.

Informacja zwrotna: zadowolenie wynikające z podpisania umowy.

Rozdz.



System monitorowania: liczba i rodzaj spotkań; liczba osób rozpoczynających staż.

Informacja zwrotna: zadowolenie wynikające z wzięcia udziału w spotkaniach.

Rozdz.



System monitorowania: liczba i rodzaj wydarzeń; liczba osób rozpoczynających staż.

Rozdz.

Błąd! Nie można


106

odnaleźć źródła odwołania.


System monitorowania: liczba i rodzaj środków komunikacji; liczba osób rozpoczynających staż.

Rozdz.


Instrumenty Faza 5: Integracja przez pierwszych kilka miesięcy

Kluczowe pytania:

Co zrobiliśmy?

Czy użyty instrument był skuteczny w odniesieniu do grypy docelowej?

Ilu kandydatów, pozyskanych przy użyciu tego instrumentu, ukończyła okres próbny (tj. udowodniła, że potrafi profesjonalnie realizować swoje zadania)?

Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania. orientacyjny

System monitorowania: liczba wybranych kandydatów, którzy ukończyli okres próbny.

Rozdz.



System monitorowania: liczba wybranych kandydatów, którzy ukończyli okres próbny.

Rozdz.



System monitorowania: liczba i rodzaj spotkań; liczba wybranych kandydatów, którzy ukończyli okres próbny.

Ankiety ewaluacyjne: zadowolenie z udziału w spotkaniu.

Rozdz.


Błąd! Nie można odnaleźć źródła



Rozdz.

Błąd! Nie


107

odwołania.

można odnaleźć źródła odwołania.




Rozdz.



System monitorowania: liczba sponsorów; liczba i rodzaj spotkań; liczba wybranych kandydatów, którzy ukończyli okres próbny.

Ankiety ewaluacyjne: zadowolenie z udziału w sponsoringu.

Rozdz.



System monitorowania: ilość informacji zwrotnych; liczba wybranych kandydatów, którzy ukończyli okres próbny.

Ankiety ewaluacyjne: zadowolenie z udziału w dyskusji.

Rozdz.


Instrumenty skierowane do innych grup docelowych


System monitorowania: liczba spotkań; liczba uczestników; liczba wybranych kandydatów, którzy ukończyli okres próbny.


Rozdz.


Dni projektów &

System monitorowania: liczba spotkań; liczba i rodzaj uczestników; liczba uzyskanych kontaktów; liczba zawartych porozumień ze szkołami.


Rozdz. 3.8.2

Krok 4: Można robić to dobrze.


108

Może być wiele powodów związanych z zawodnością procesu rekrutacji. Tyle samo istnieje rozwiązań. Aby rozwiązać problem firmy muszą zdobyć odpowiednią wiedzę. Właśnie ten podręcznik może posłużyć jako przewodnik. Dzięki jego lekturze firmy mogą się zastanowić i ocenić swoje działania związane z rekrutacją: co działało dobrze; gdzie potrzebujemy wsparcia; co można zrobić lepiej; jakie mamy możliwości? Potrzeba zmian wymaga ulepszenia strategii rekrutacji pracowników, a czasami tylko niewielkich zmian związanych z używaniem instrumentów rekrutacyjnych. Jakkolwiek regularna ocena swoich działań jest koniecznością dla firm, które chcą być atrakcyjne dla potencjalnych pracowników i wzmacniać swój potencjał personalny.

Instytucje partnerskie oraz wsparcie

109

6 Instytucje partnerskie oraz wsparcie.

Agencje pośrednictwa pracy.

Jako firma oferująca staże możesz skorzystać z pomocy innych organizacji zewnętrznych przy rekrutacji kandydatów. Mogą to być organizacje pozarządowe, biura pośrednictwa pracy, szkoły i władze lokalne.

Pomoc w zakresie:

Jak napisać skuteczne ogłoszenie o pracę.

Gdzie umieścić ofertę związaną z programem staży.

Jak stworzyć profile kwalifikacyjne dla kandydatów oraz inne dokumenty wspierające proces rekrutacji.

Stworzenia odpowiedniej strategii rekrutacji.

Organizacji działań promocyjnych.

Nawiązania współpracy ze szkołami/uczelniami.

Izby, gildie, stowarzyszenia.

Izby, gildie, stowarzyszenia także mogą oferować wsparcie w następujących obszarach:

Publikacja ofert staży.

Wsparcie ze strony innych MŚP reprezentujących branże nie będące dla ciebie konkurencją.

Wsparcie w organizacji programów stażowych dla osób wykluczonych społecznie.

Nawiązanie współpracy z partnerami z zagranicy w ramach programów wymiany pracowników.

Nawiązanie współpracy ze szkołami lub uczelniami wyższymi.

Wymiana doświadczeń i wspólna praca nad programem staży.

Korzystanie z konsultacji profesjonalistów i szkoleniowców.

Izby mogą zaoferować ci udział w wydarzeniach organizowanych z ich inicjatywy. Mogą to być spotkania branżowe, konferencje, seminaria, targi. Podczas takich spotkań możesz rozpowszechniać informacje na temat swojego programu stażowego.

Inni partnerzy.

Skorzystanie z pomocy instytucji zajmujących się kształceniem zawodowym na przykład Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, Krajowy Ośrodek Wspierania Edukacji Zawodowej i Ustawicznej oraz Hufce pracy i Centra Kształcenia Praktycznego.

Indeks

110

7 Indeks Wskazówki Wskazówka 1: Który z instrumentów rekrutacyjnych jest najlepszy dla mojej firmy? ............ 22

Wskazówka 3: Analiza rynku – Jak mogę ją przeprowadzić będąc MŚP? ................................ 23

Wskazówka 4: Skąd zdobyć informacje dotyczące potrzeb grupy odbiorców? ...................... 24

Wskazówka 5: Jakie informacje chcesz zamieścić z zakładce kariera? .................................... 27

Wskazówka 6: Jakie tematy powinny być publikowane na blogu? ......................................... 29

Wskazówka 7: Jakie informacje powinno zawierać ogłoszenie o pracę? ................................ 30

Wskazówka 8: Co jest zawarte w broszurze ? .......................................................................... 31

Wskazówka 9: Jaki rodzaj historii nadaje się do raportów medialnych? ................................. 33

Wskazówka 10: W jaki sposób kampanie szkoleniowe mogą wspierać rekrutacje stażystów? .................................................................................................................................................. 35

Wskazówka 11: Jak powinien być zorganizowany dzień otwarty? .......................................... 37

Wskazówka 12: Jak zaangażować się w dialog podczas targów? ............................................ 40

Wskazówka 13: Jakie są rodzaje praktyk? ................................................................................ 42

Wskazówka 14: Jak wygląda plan praktyk przeznaczonych dla studentów? ........................... 43

Wskazówka 15: Co ambasadorzy robią podczas wizyt w szkołach? ........................................ 46

Wskazówka 16: W jaki sposób mogę wykorzystać mentoring? ............................................... 47

Wskazówka 17: Jak przekonać szkoły do współpracy z moją firmą? ....................................... 49

Wskazówka 18: Jak tworzyć partnerstwo? .............................................................................. 50

Wskazówka 19: Jakie wymagania odnośnie szkolenia powinienem zawrzeć w profile kwalifikacyjnym? ...................................................................................................................... 55

Wskazówka 20: Jakie są typowe części pisemnej aplikacji o pracę? ....................................... 56

Wskazówka 21: Jak mam przygotować wywiad? ..................................................................... 58

Wskazówka 22: Jakie są wersje testów? .................................................................................. 60

Wskazówka 23: Jakie element zawiera ocean zintegrowana? ................................................ 62

Wskazówka 24: Jak ma wyglądać spotkanie powitalne? ......................................................... 67

Wskazówka 25: Jakie są wyzwania związane z wejściem młodych ludzi w świat pracy? ....... 69

Wskazówka 26: Co zawiera plan orientacyjny? ....................................................................... 70

Wskazówka 27: Jakie informacje powinny być zawarte w folderze? ..................................... 71

Wskazówka 28: Jak zaplanować powitalny dzień? .................................................................. 72

Wskazówka 29: Jakie mogą być tematy warsztatów? ............................................................. 73

Indeks

111

Rysunki Rysunek 1: Grupa docelowa ....................................................................................................... 7

Rysunek 2: Główne elementy przewodnika ............................................................................... 8

Rysunek 3 : Plan przewodnika .................................................................................................... 8

Rysunek 4: Odpowiednie korzystanie z podręcznika ................................................................. 9

Rysunek 5: Warunki społeczne vs. Szkolenia w miejscu pracy ................................................ 10

Rysunek 6: Główne elementy współczesnej rekrutacji stażystów ........................................... 12

Rysunek 7: Pięciofazowy model rekrutacji stażystów .............................................................. 16

Rysunek 8: Fazy rekrutacji podczas całego roku szkoleniowego ............................................. 17

Rysunek 9: Instrumenty rekrutacyjne i kluczowe korzyści ...................................................... 17

Rysunek 10: Rekrutacja stażystów, Faza 1: Planowanie .......................................................... 20

Rysunek 11: Rekrutacja stażystów, Faza 2: Pozyskanie ........................................................... 24

Rysunek 12: Pięć kategorii instrumentów do pozyskiwania stażystów ................................... 26

Rysunek 13: Omówienie instrumentów do pozyskiwania stażystów: Reklama i public relations .................................................................................................................................... 27

Rysunek 14: Przegląd instrumentów do pozyskiwania kandydatów: Wydarzenia .................. 36

Rysunek 15: Przegląd instrumentów do pozyskiwania stażystów: Praktyka ........................... 42

Rysunek 16: Przegląd instrumentów do pozyskiwania stażystów: Ambasadorzy i mentoring 45

Rysunek 17: Przegląd instrumentów do pozyskania stażystów: Współpraca i sieć powiązań 48

Rysunek 18: Rekrutacja stażystów Faza 3: Wybór ................................................................... 52

Rysunek 19: Przegląd instrumentów rekrutacyjnych ............................................................... 54

Rysunek 20: Rekrutacja stażystów, Faza 4: Zawarcie umowy ................................................. 64

Rysunek 21: Przegląd instrumentów związanych z zawarciem umowy .................................. 65

Rysunek 22: Rekrutowanie stażystów, Faza 5: Integracja ....................................................... 68

Rysunek 23: Przegląd instrumentów integracyjnych – okres próbny. ..................................... 70

Rysunek 24: Działania związane z aktywizacją rodziców ......................................................... 76

Rysunek 25: Kanały informacyjne używane przez młodych ludzi oraz instrumentów rekrutacyjnych .......................................................................................................................... 83

Rysunek 26: Cykl jakościowy związany z rekrutacją stażystów ................................................ 91

Rysunek 27: Ocena rekrutacji stażystów .................................................................................. 92

Rysunek 28: Lista kontrolna powodzenia procesu rekrutacji ................................................. 92

Rysunek 29: Analiza problemów związanych z rekrutacją ....................................................... 93

Rysunek 30: Wskazówki dotyczące oceny strategii rekrutacji ................................................. 95

Rysunek 31: Instrumenty i wskaźniki ewaluacyjne pozyskiwania pracowników .................... 97

112

Stopka Broszura Szukanie i zatrudnianie w firmie praktykantów. Zatrudnianie stażystów – przewodnik dla małych i średnich został stworzony przez k.o.s GmbH, Berlin Austrian Institute for Research on Vocational Training (Oeibf), Wiedeń We współpracy z: ABB Ausbildungszentrum Berlin gGmbH, Institute of Entrepreneurship Development (IED), Larissa, Polski Związek Pracodawców Budownictwa (PZPB), Warszawa. Autorzy Anja Lietzmann (k.o.s GmbH), Martin Mayerl (Oeibf) Adres do kontaktu Polski Związek Pracodawców Budownictwa ul. Żelazna 59A lok. 0026 00-848 Warszawa Tel: +48 (22) 114 95 26 Fax: +48 (22) 119 95 73 e-mail: [email protected] http://www.pzpb.com.pl Data: Grudzień 2015 Projekt Jürgen Brües/altanoite.com Zdjęcia XX Printing druck.at

Szukanie i zatrudnianie w firmie praktykantów -...

Documents

Transcript of Szukanie i zatrudnianie w firmie praktykantów -...