STRUKTURA DOKUMENTACJI SYSTEMOWEJ

Grazyna Szydłowska - Bojda

Właściwie prowadzona dokumentacja jest niezbędna do:

• sprawnego zarządzania firmą,• uzyskania powtarzalności jakości

wyrobów gotowych,• poprawienia skuteczności komuni-

kacji między kadrą kierowniczą i pracownikami

• usprawnienia komunikowania się pracowników firmy z klientami, dostawcami oraz stronami trzecimi

• wykazania, że wdrożony system zarządzania działa zgodnie z normą

Każda norma ISO określa poprzez swoje wymagania strukturę dokumentacji

Każda organizacja wdrażająca system decyduje o ilości dokumentacji

Dokumentacja nie musi prowadzić do nadmiernego zbiurokratyzowania – czego wiele organizacji się szczególnie obawia

Cechy biurokratycznego zarządzania wpływające na ilość

dokumentacji• nadmierna formalizacja wszelkich działań• nadmierna formalizacja oceny pracowników• nadmierne zaufanie do kontroli• skłonność do „rozrastania siꔕ nadmierne zbiurokratyzowanie procesu podejmowania decyzji

Biurokratyczne zarządzanie jest• bardzo podatne na skostnienie• kosztowne i wolno działa,ogranicza osiągnięcia pracowników.W rezultacie – System tonie w sprzecznościach

Opracowanie i aktualizacja dokumentacji systemowej stanowi:

• dowód opracowania i wdrożenia w organizacji danego systemu,

• podstawowe źródło informacji o systemie,

• zapis odpowiedzialności i kompetencji,

• zapis większości powtarzalnych i rutynowych działań wykonywanych w ramach systemu

ZASADYzarządzania dokumentacją

systemową

Struktura dokumentacji powinna uwzględniać istniejące i planowane systemy zarządzania

Zasada 1

Co buduje strukturę dokumentacji ?

• Normy /międzynarodowe, krajowe, branżowe/

• Wymagania prawne

• Dokumenty wewnętrzne organizacji

Hierarchia dokumentacji systemowej

dokumenty strategiczne

dokumenty

operacyjne

dokumenty

wykonawcze

dokumenty potwierdzające

działania

Hierarchia dokumentacji systemowej

SZŚ SZJ SZ BHP

ZSZ

Podejście procesowe

• Dokumentacja firmy

• Dokumentacja Klienta

• Dokumentacja Dostawcy

Hierarchia dokumentacji systemowej

Dokumentacja powinna być na tyle rozbudowana, na ile jest to niezbędne do funkcjonowania systemu

Zasada 2

Co należy uwzględnić ?

• poziom kwalifikacji pracowników

• obowiązujące przepisy prawne

• istniejąca dokumentację firmy

• stopień automatyzacji procesów wytwarzania

Przed opracowaniem dokumentacji należy ustalić zasady jej tworzenia

Zasada 3

Rodzaje dokumentacji systemowej

Księga

procedury

instrukcje, wytyczne

zapisy

Rodzaje dokumentacji systemowej

• Księga – nie wszystkie normy wymagają jej opracowania

• Procedury – poszczególne normy stawiają swoje wymagania

• Instrukcje, wytyczne – nie bezpośredniego wymogu w normach

• Inne dokumenty• Zapisy – tak jak w wypadku

procedur

Do opracowania procedur i instrukcji należy włączyć przyszłych jej użytkowników

Zasada 4

• Wskazanie osoby odpowiedzialnej za zarządzanie tym dokumentem,

• Wskazanie użytkownika dokumentu,

• Wykonanie szkicu dokumentu przez użytkownika procedury/instrukcji,

• Sprawdzenie, uzupełnienie, poprawienie szkicu przez przełożonego lub inną kompetentna osobę,

• Sprawdzenie szkicu przez osobę odpowiedzialną za zarządzanie tym dokumentem,

Schemat opracowania dokumentu

Dokumentacja powinna być przyjazna dla jej użytkownika

Zasada 5

Przystępność dokumentacji

Zrozumiałe słownictwo

Prosta i czytelna forma

Zwarte opisy

Prosta struktura

Ograniczenie liczby dokumentów

Wzajemne relacje pomiędzy dokumentami

KSIĘGASposób odbioru towaru od dostawców kontrolowany

jest przed magazynowaniem zgodnie z procedurą A1

Procedura A11. Pracownik magazynu,

przyjmujący daną dostawę zobowiązany jest odebrać dokumenty przewozowe od dostawcy.

2. Następnie, powinien sprawdzić towar podczas rozładunku pod kątem zgodności, ilości i w razie potrzeby pod względem oczywistych uszkodzeń ( instrukcja 11)

3. O jakichkolwiek problemach powinien natychmiast powiadomić kierownika magazynu.

Instrukcja 11Instrukcja sprawdzania materiału

ABC pod względem uszkodzeń zewnętrznych

1. Sprawdzone opakowanie nie może mieć śladów uszkodzeń.

2. Pobranie próbki losowej ( instrukcja ST02)

3. Sprawdzenie wzrokowe: - uszkodzeń fizycznych

(pekniecia, wykruszenia), - zawilgoceń, - plam oleju - zabrudzeń innego rodzaju4. W wypadku wystąpienia

niezgodności natychmiast poinformować o tym kierownika magazynu

5. Wyniki kontroli zapisać w formularzu ZAP/11

Zapisy

Inna dokumentacj

a

KSIĘGA

Zawartość obligują normyProcedura A1

1.Cel.

2. Sposób realizacji

3. Odpowiedzialność

4. Zapisy

5. Załączniki.

Instrukcja

Budowa jak najprostsza

Budowa dokumentów

Dokumentacja przed jej przekazaniem do użytkowania powinna być sprawdzona i zatwierdzona

Zasada 6

Dokumentowanie odpowiedzialności za tworzenie dokumentacji

Procedura A1

Nadzór nad dokumentacją

OPRACOWAŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ

PODPIS PODPIS PODPIS

W dokumentacji należy unikać zbędnych powtórzeń

Zasada 7

Jeżeli jakieś działanie zostanie opisane w jednym dokumencie, to we wszystkich pozostałych dokumentach należy odwoływać się do tego opisu, przywołując np. numer i tytuł dokumentu

Każdy dokument powinien mieć określony sposób jednoznacznej identyfikacji nazwy i wersji

Zasada 8

Dane identyfikujące dokument powinny zawierać:

• rodzaj dokumentu,• jednoznaczny kod

identyfikujący,• tytuł lub opis,• oznaczenie wersji,• datę wydania.

Przykład hierarchicznego systemu kodowania

Procedury P/J/01

InstrukcjeI/P/J/01/01

ZapisyZ/P/J/01/01 lub Z/I/P/J/01/01

Przykład hierarchicznego systemu kodowania

P/J/01- 001-01-001

Numer dokumentu wyższej rangi

Numer seryjny maszyny lub stanowiska

Identyfikator podstawowych podzespołów lub zadań np..:

01 Instrukcje obsługi i konserwacji

02 Lista zalecanych części zamiennych

03 Rysunek koncepcyjny

04 Wyposażenie kontrolne

05 Oprogramowanie kontrolne

……..

Numer zapisu

Opis danych identyfikujących procedurę - przykład

LOGO firmy Numer procedury

data wydania

numer wydania

TYTUŁ

Zakres obowiązywania

… Jednak zaleca się, aby

organizacja skupiła się przede wszystkim na skutecznym wdrożeniu systemu zarządzania środowiskowego oraz efektach działalności środowiskowej, a nie na złożonym systemie nadzorowania dokumentacji.

Cytat z normy ISO 14001