SPOTKANIE WPROWADZAJĄCE DO ZASAD

REALIZACJI UMOWY FINANSOWEJ

„Mobilność studentów i pracowników szkół wyższych między krajami programu” (projekty KA103) i

„Mobilność studentów i pracowników szkół wyższych między krajami programu i krajami partnerskimi”(projekty KA107)

Warszawa, 30-31 maja 2016 r

CEL SPOTKANIA

Pomoc w realizacji projektów mobilności z krajami

programu (KA103) i krajami partnerskimi (KA107)

Kick-off meeting dla projektów 2016 niezależnie od

czasu ich trwania

Przegląd najważniejszych zapisów w umowach

finansowych

Dzielenie się wiedzą i doświadczeniem

NOWY ZARZĄD FRSE

p.o. Dyrektora Generalnego FRSE – dr Paweł Poszytek

Z-ca Dyrektora Generalnego FRSE –

Aleksandra Ścibich-Kopiec (Dyrektor programu Erasmus+

nadzorujący sektor szkolnictwa wyższego)

Członek Zarządu FRSE – Anna Salamończyk-Mochel

Członek Zarządu FRSE – Andrzej Wyczawski

SESJA I

ZASADY FINANSOWANIA MOBILNOŚCI

Beata Skibińska, Renata Decewicz,

Dorota Rytwińska

PROJEKTY MOBILNOŚCI W ROKU 2016

Mobilność z krajami programu (KA103-2016)

PO WER 2016 (projekt „Zagraniczna mobilność studentów

niepełnosprawnych oraz znajdujących się w trudnej

sytuacji materialnej, edycja 2”).

Mobilność z krajami partnerskimi (KA107-2016)

KA103 – MOBILNOŚĆ Z KRAJAMI PROGRAMU

Informacja o wysokości przyznanego dofinansowania

wysłana 29 kwietnia 2016 r.

Uruchomienie procesu podpisywania umów –

6 czerwca 2016 r.

Warunek uruchomienia procesu – przesłanie do NA

Ankiety Beneficjenta

PO WER HE (1)

Wstępna informacja o wysokości przyznanego

dofinansowania wysłana 25 maja 2016 r.

Dlaczego wstępna?

Poprosimy o wypełnianie Ankiety Beneficjenta

(w systemie OnLine FRSE)

Załączniki do umowy finansowej – wzory umów

Uczelnia – Uczestnik – dostępne na stronie

internetowej.

PO WER HE (2)

Przewidywane rozpoczęcie procesu podpisywania umów –

po 15 czerwca 2016 r. i po złożeniu Ankiety Beneficjenta

27 czerwca 2016 r. – spotkanie informacyjne

wprowadzające do realizacji umowy PO WER w roku

2016/17

KA107 – MOBILNOŚĆ Z KRAJAMI PARTNERSKIMI

Wstępna informacja o wysokości przyznanego

dofinansowania zostanie wysłana 1 czerwca 2016 r.

Dlaczego wstępna?

Poprosimy o wypełnianie Ankiety Beneficjenta

(w systemie OnLine FRSE)

Przewidywane rozpoczęcie procesu podpisywania umów –

po 15 czerwca 2016 r. i po złożeniu Ankiety Beneficjenta

PROCES PODPISYWANIA UMÓW FINANSOWYCH

POMIĘDZY NA A UCZELNIĄ

Ankieta Beneficjenta

Badanie wiarygodności finansowej (jeśli dotyczy)

Wystawienie umowy

- dostarczenie zabezpieczenia (jeśli dotyczy)

Podpisanie umowy

- wydrukowanie, parafowanie przez prawnego

przedstawiciela uczelni

- oraz przesłanie do NA wraz z niezbędnymi dokumentami

- podpisanie przez przedstawiciela NA

Zlecenie przelewu

PROCES PODPISYWANIA UMÓW FINANSOWYCH

POMIĘDZY NA A UCZELNIĄ

UMOWA FINANSOWA

ZAŁĄCZNIKI DO UMOWY

Umowa finansowa (strona zerowa + warunki

szczegółowe) indywidualne dla każdej uczelni

Załącznik 0: pierwsza strona umowy

Załącznik I: Warunki ogólne

Załącznik II: Opis projektu i planowany budżet

Załącznik III: Zasady finansowe i umowne

Załącznik IV: Stawki mające zastosowanie w umowie

ZAŁĄCZNIKI DO UMOWY

Załącznik V: Wzory dokumentów mające zastosowanie do

umów finansowych pomiędzy Beneficjentem a uczestnikami

projektu:

– Umowa finansowa pomiędzy uczelnią a studentem – SMS/SMP

– Karta Studenta Erasmusa

– Porozumienie o programie studiów

– Porozumienie o programie praktyki

– Umowa finansowa pomiędzy uczelnią a pracownikiem – STT/STT

– Porozumienie o programie nauczania

– Porozumienie o programie szkolenia

Załącznik VI: Wzór potwierdzenia otrzymanych środków

finansowych

ZAŁĄCZNIKI DO UMOWY (2)

ZASADY ALOKACJI I DOFINANSOWANIA KA103

W ROKU AKADEMICKIM 2016/17

Obliczenie „liczby wyjazdów” w danej kategorii:

40% liczby wyjazdów zaplanowanych na rok 2016/17

(dane z wniosku o dofinansowanie na rok 2016/17)

+ 30% liczby mobilności wyjazdowych realizowanych

w roku 2015/16 (dane z umowy finansowej 2015/16)

+ 30% liczby mobilności wyjazdowych zrealizowanych

w roku 2014/15 (dane wygenerowane z systemu MT+,

stan na 14 grudnia 2015 r.)

ZASADY ALOKACJI I DOFINANSOWANIA KA103

W ROKU AKADEMICKIM 2016/17

wnioskowana

liczba

wyjazdów

liczba wyjazdów,

na jaką uczelnia

otrzymała

dofinansowanie z NA

ZASADY ALOKACJI I DOFINANSOWANIA KA103

W ROKU AKADEMICKIM 2016/17

Wniosek: SMS, SMP, STA, STT;

Alokacja: SMS, SMP, STA-STT, OS – wsparcie organizacyjne;

SMS SMP STA-STT

Uśredniona stawka €

(wsparcie indywidualne) 400 €/m-c 500 €/m-c

100 €

/dzień

Uśredniony czas trwania 6 m-cy 3 m-ce 6 dni

Uśredniona stawka €

(podróż) 0 0

275 €

/wyjazd

OS - do 100 os: 350 €/osobę, >100 os: 200 €/osobę.

ZASADY ALOKACJI I DOFINANSOWANIA KA103

W ROKU AKADEMICKIM 2016/17

uśrednione

stawki z alokacji

stawki

stypendialne

MIESIĘCZNE STAWKI STYPENDIALNE SMS I SMP KA103

SMS SMP

Grupa 1 - Austria, Dania, Finlandia, Francja,

Irlandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwecja,

Wielka Brytania, Włochy

500 € 600 €

Grupa 2 – Belgia, Chorwacja, Cypr, Czechy,

Grecja, Hiszpania, Holandia, Islandia,

Luksemburg, Niemcy, Portugalia, Słowenia,

Turcja

400 € 500 €

Grupa 3 – Bułgaria, Estonia, FYROM (Była

Jugosłowiańska Republika Macedonii), Litwa,

Łotwa, Malta, Rumunia, Słowacja, Węgry 300 € 400 €

DZIENNE STAWKI STYPENDIALNE STA I STT KA103

<=14

dni

>14 dni

Grupa 1 – Dania, Holandia, Irlandia, Szwecja,

Wielka Brytania 130 € 91 €

Grupa 2 – Austria, Belgia, Bułgaria, Cypr,

Czechy, Finlandia, Francja, Grecja, Islandia,

Liechtenstein, Luksemburg, Norwegia, Polska,

Rumunia, Turcja, Węgry, Włochy

110 € 77 €

Grupa 3 – FYROM, Hiszpania, Łotwa, Malta,

Niemcy, Portugalia, Słowacja 100 € 70 €

Grupa 4 – Chorwacja, Estonia, Litwa, Słowenia 80 € 56 €

WYJAZDY PRACOWNIKÓW KA103

Wyjazdy STA – minimum 8 godzin zajęć *

Koszty utrzymania

Koszty podróży – kalkulator odległości

* Pobyt 5 dni i krótszy. Proporcjonalne zwiększenie liczby godzin zajęć w przypadku pobytów dłuższych

Erasmus +

Wyjazdy pracowników w celu prowadzenia zajęć STA

2 dni – 2 miesiące Wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych STT

MOBILNOŚĆ PRACOWNIKÓW - FINANSOWANIE

Opcja I

Wypłata dofinansowania w kwocie wynikającej z określonych

dla wyjazdów polskich pracowników kwot ryczałtowych;

Opcja II

Zapewnienie świadczeń o porównywalnej jakości;

Opcja III

Wypłata jednej składowej (wsparcie indywidualne lub podróż)

przy jednoczesnym zapewnieniu świadczeń o porównywalnej

jakości drugiej składowej (podróż lub wsparcie indywidualne).

WYJAZDY STUDENTÓW KA103

Możliwość wielokrotnych wyjazdów studenckich w programie Erasmus+ w ramach posiadanego kapitału mobilności.

Łączna długości pobytów za granicą:

max 12 miesięcy w obrębie jednego cyklu studiów;

*max 24 miesiące na jednolitych studiach magisterskich.

Rozliczenie czasu trwania wyjazdów studenckich z dokładnością do 1 dnia. Miesiąc = 30 dni.

Erasmus +

Wyjazdy studentów na studia

3-12* miesięcy

Wyjazdy studentów na praktykę

2-12* miesięcy

CZAS MOBILNOŚCI A CZAS DOFINANSOWANIA

Minimalny czas pobytu 60/90 dni

Wyjazd ze stypendium = finansowanie na minimum 60/90 dni

Przedłużenie*:

- z dofinansowaniem

- bez dofinansowania

Skrócenie pobytu

- zmniejszenie stypendium

- elastyczność 5 dni

Uwaga! W KA107 czas mobilności = czas finansowania

* Decyzja sformalizowana przed zakończeniem pierwotnie ustalonego

okresu pobytu na stypendium.

PO WER, UMOWA 2016 R.

Od roku 2016/17 w ramach PO WER:

wyjazdy na studia

wyjazdy na praktykę (bez recent graduates)

dla

studentów z prawem do dodatku socjalnego

studentów niepełnosprawnych

PO WER, UMOWA 2016 R. (2)

UWAGA! Student finansowany z PO WER jest sprawozdawany

w ramach umowy KA103 jako student z dofinansowaniem ZEROWYM.

Oznacza to:

- stosowanie takich samych zasad realizacji wyjazdów

- wliczenie tych studentów do ogólnej liczby stypendystów E+ (OS)

PO WER, UMOWA 2016 R. (3)

Studenci z prawem do dodatku socjalnego wyjeżdżający na praktykę

muszą zdecydować który dodatek wybrać:

- dodatek 100 EUR* (z tytułu wyjazdu na praktykę) = finansowanie

z budżetu Erasmus+ w EUR

- dodatek 853 PLN* (równowartość 200 EUR, z tytułu trudnej

sytuacji materialnej) = finansowanie z budżetu PO WER w PLN

*dodatek doliczany jest do podstawowej stawki stypendialnej

obowiązującej przy wyjeździe na studia

HARMONOGRAM UMOWY KA103 I KA107

Okres realizacji umowy: od 1 czerwca 2016 do:

– 30.09.2017 (umowa 16-miesięczna)

– 31.05.2018 (umowa 24-miesięczna)

– tylko KA107: do 31.07.2018 (umowa 26-miesięczna)

Wspólne terminy dla umów 16-, 24- i 26-miesięcznych:

Ankieta Beneficjenta

Badanie wiarygodności finansowej

Wystawienie umowy

Pierwsza płatność (zaliczkowa): 30 dni

Raport przejściowy: 15.11.2016 i 15.03.2017 [KA107: 05.05.2017]

Druga płatność (zaliczkowa): 60 dni

Raport końcowy: 60 dni, tj. 30.11.2017 lub 30.07.2018 lub 30.09.2018

STAWKI STYPENDIALNE KA107

Wsparcie indywidualne/stypendium

Przyjazdy studentów z krajów partnerskich do Polski

750 € na miesiąc

Wyjazdy studentów z Polski do krajów partnerskich

650 € na miesiąc

Przyjazdy pracowników z krajów partnerskich do Polski

140 € na dzień dla pobytu nie przekraczającego

14 dni i 98 € na dzień od 15. dnia pobytu

Wyjazdy pracowników z Polski do krajów partnerskich

160 € na dzień dla pobytu nie

przekraczającego

14 dni i 112 € na dzień od 15. dnia

pobytu

STAWKI RYCZAŁTOWE KA103 I KA107

Koszty podróży – ryczałt wg kalkulatora http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

dystans podróży kwota

pomiędzy 100 a 499 KM: 180 EUR

pomiędzy 500 a 1999 KM: 275 EUR

pomiędzy 2000 a 2999 KM: 360 EUR

pomiędzy 3000 a 3999 KM: 530 EUR

pomiędzy 4000 a 7999 KM: 820 EUR

8000 KM i więcej: 1100 EUR

Wsparcie organizacyjne – ryczałt na każdą mobilność:

• 350 € na każdego uczestnika (1-100 mobilności)

• 200 € na każdego uczestnika (powyżej 100 mobilności)

RÓŻNICE POMIĘDZY KA103 I KA107

KA103 vs KA107

KA103 KA107

Długość trwania umowy 16 albo 24

miesiące

16 albo 24 albo 26

miesięcy

Elastyczność realizacji umowy tak nie

Naliczanie OS tylko wyjazdy wyjazdy /przyjazdy

Czas mobilności = czas finansowania tak-nie tak

KA103 vs KA107 (2)

KA103 KA107

Rodzaje mobilności SMS, SMP,

STA, STT

SMS,

STA, STT

Online Linguistic Support tak (SM) nie

Czas trwania wyjazdów ST 2 dni

– 2 miesiące

5 dni

– 2 miesiące

Przyjazdy pracowników przedsiębiorstw (STA) tak nie

Finansowanie mobilności przyjazdowej nie tak

KA103-SM KA107-SM KA103-ST KA107-ST

Wypłata

I raty

30 dni od podpisania

umowy LUB

rozpoczęcia

mobilności/

potwierdzeniu

przybycia;

70-100%

Uzgodniony

sposób

30 dni od

podpisania

umowy ale nie

później niż

w dniu

rozpoczęcia

mobilności);

70-100%

Uzgodniony

sposób

Raport

uczestnika

30 dni 10 dni 30 dni

od wezwania

Wypłata

II raty

45 dni 20 dni 45 dni

od złożenia raportu uczestnika

KA103 vs KA107 (3)

Umowa KA107-2016

Możliwość przedłużenia okresu obowiązywania umowy

do 31.07.2018

KA103 VS KA107 (4)

„WNIOSEK O ZMIANĘ”

KA 103: – zmiana rachunku bankowego

- zmiana okresu obowiązywania umowy

- zmniejszenie dofinansowania na wniosek uczelni

KA 107: - j.w. oraz

- wszelkie zmiany w budżecie/ strukturze mobilności poza:

liczbą mobilności

czasem trwania mobilności

przesunięciem do 50% z OS do ST/SM

Do pobrania http://erasmusplus.org.pl/dokumenty/szkolnictwo-wyzsze/

Wymagają uzyskania akceptacji NA:

zmiana kategorii w ramach mobilności wyjazdowej ze studentów na

pracowników i odwrotnie;

zmiana kategorii w ramach mobilności przyjazdowej ze studentów na

pracowników i odwrotnie;

zmiana kategorii mobilność pracowników w celu prowadzenia zajęć

dydaktycznych (STA) na mobilność pracowników w celach

szkoleniowych (STT) i odwrotnie;

zmiana wyjazdu na przyjazd i odwrotnie;

zmiana poziomu studiów dla mobilności studentów.

„WNIOSEK O ZMIANĘ” (2)

SPRAWOZDAWCZOŚĆ Z MOBILNOŚCI

EDUKACYJNEJ W PROGRAMIE ERASMUS+

SPRAWOZDAWCZOŚĆ Z MOBILNOŚCI EDUKACYJNEJ

W PROGRAMIE ERASMUS+

Raport przejściowy – FRSE Online

Raport końcowy - Mobility Tool+

oraz

Indywidualny raport uczestnika

Testy biegłości językowej OLS (KA103)

RAPORT PRZEJŚCIOWY

Dotyczy wszystkich uczelni

Cel:

Sprawdzenie czy uczelnia wykorzysta całą przyznaną pulę

środków

„Nie” => o ile należy zmniejszyć kwotę umowy;

„Tak” => czy uczelnia:

zrealizuje więcej wyjazdów/dłuższe pobyty?

wnioskuje o dodatkowe fundusze?

Zlecenie drugiej/kolejnej płatności (zaliczkowej);

Przeprowadzenie redystrybucji;

Formularz w Online FRSE (https://online.frse.org.pl/) .

RAPORT KOŃCOWY

Termin złożenia:

– 30.11.2017 (umowa 16-miesięczna);

– 30.07.2018 (umowa 24-miesięczna);

Cel:

Podsumowanie działań zrealizowanych w projekcie (liczba

wyjazdów, czas trwania, wypłacona kwota; ocena jakościowa

dokonana przez stypendystów);

Formularz w Mobility Tool+:

część statystyczno-finansowa;

część opisowa.

OPODATKOWANIE STYPENDIÓW (DOFINANSOWANIA)

OTRZYMYWANEGO Z BUDŻETU PROGRAMU ERASMUS+

Wskazana przez MF podstawa prawna, właściwa dla

dofinansowania otrzymywanego z budżetu programu

Erasmus+:

– Art. 21 ust. 1 pkt. 23 a ustawy o podatku dochodowym

od osób fizycznych

Studenci wyjeżdzający (KA103 i KA107) – nie ma konieczności

odprowadzania podatku

Co z pracownikami?

– Jeżeli uczelnia wybierze opcję 2 (umowa Uczelnia –

pracownik) – kwestia podatkowa jest rozwiązana

11 sierpnia 2015 r. MF wydał rozporządzenie w sprawie

zaniechania poboru podatku od osób fizycznych od

niektórych dochodów (przychodów) – Dz.U. z 14 sierpnia

2015 r., poz. 1176

Rozporządzenie obowiązuje do 31 grudnia 2016 r.

OPODATKOWANIE STYPENDIÓW (DOFINANSOWANIA)

OTRZYMYWANEGO Z BUDŻETU PROGRAMU ERASMUS+ (2)

Co z osobami przyjeżdzającymi w ramach projektów

KA107?

Po czyjej stronie leży obowiązek uregulowania kwestii

podatkowych?

OPODATKOWANIE STYPENDIÓW (DOFINANSOWANIA)

OTRZYMYWANEGO Z BUDŻETU PROGRAMU ERASMUS+ (3)

DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ