Rozliczanie projektów w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko – aspekty praktyczne

UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI

EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO



ROZLICZANIE PROJEKTÓW W RAMACH PROGRAMU INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO – ASPEKTY PRAKTYCZNE

Warszawa8-9 grudnia 2011r.Prowadzący: Michał Rutkowski



8-9 grudnia 2011r.Ministerstwo Środowiska 2



3 8-9 grudnia 2011r.Ministerstwo Środowiska



Archiwizacja 2007-2013

5

Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z

realizacją projektu do 31 grudnia 20??r., a w przypadku pomocy publicznej

przez okres 10 lat od podpisania umowy (rozp. 1083/2006 art. 90 ust. 1a)

8-9 grudnia 2011r.Ministerstwo Środowiska



Archiwizacja 2007-2013W przypadku działalności finansowanej ze środków UE, istnienie projektu oraz

dowody na to że był on zarządzany zgodnie z regulacjami i przepisami mogą

być potwierdzone (wstecz) jedynie poprzez odpowiednią dokumentację

projektową:– umowa o dofinansowanie wraz ze wszystkimi załącznikami i aneksami, – umowy z wykonawcami, dokumentacja przetargową, korespondencja z

wykonawcami, – protokoły odbioru, – korespondencja z IW/IP/IZ, – wnioski o płatność i sprawozdania,– dokumentacja działań informacyjno promocyjnych, – wyjaśnienia, oświadczenia,– dokumentacja finansowo-księgową dotycząca projektu itp..




Akty prawne i dokumenty• Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.

ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu

Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Fundusz Społecznego oraz

Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999

• Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r.

ustanawiające szczegółowe zasady wykonywania Rozporządzenia

Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego

przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju

Regionalnego, Europejskiego Fundusz Społecznego oraz Funduszu

Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/19997 8-9 grudnia 2011r.Ministerstwo Środowiska



Akty prawne i dokumenty• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1080/2006 z dnia 5

lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i

uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 539/2010 z dnia

16 czerwca 2010 r. zmieniające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 w

odniesieniu do uproszczenia niektórych przepisów oraz w odniesieniu do

niektórych przepisów w zakresie zarządzania finansowego

• Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju

• Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko




Akty prawne i dokumenty• SzOP POIiŚ wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego

• Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w

ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w

okresie programowania 2007-2013

• Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ

• Wytyczne w zakresie sprawozdawczości POIiŚ




Akty prawne i dokumenty• Zasady promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ

• Podręcznik Wdrażania – Przewodnik po POIiŚ

• Instrukcja do wniosku o płatność

UWAGA:

• Nie wolno też zapominać o krajowych ustawach, a zwłaszcza ustawie

o finansach publicznych, ustawie o rachunkowości, prawie zamówień

publicznych, prawie budowlanym, prawie ochrony środowiska!!!




Zalecenia IZ• Zalecenia dla beneficjentów funduszy UE dotyczące

interpretacji przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych• Zalecenia w zakresie sposobu korygowania wydatków

nieprawidłowo poniesionych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

• Taryfikator• Największe zagrożenia w procedurze udzielania zamówień

publicznych - Poradnik dla beneficjenta Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko




Zalecenia IZ• Zalecenia w zakresie systemu obiegu środków finansowych w

ramach Programu Infrastruktura i Środowisko• Zalecenia w zakresie systemu obiegu środków finansowych w

ramach Programu Infrastruktura i Środowisko - zestawienie uwag• Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w

ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko - wersja obowiązująca od 23 czerwca 2010 r.

• Zalecenia Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko (IZPOIiŚ) w sprawie ustanawiania zabezpieczeń należytego wykonania przez beneficjentów zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie (wersja IV - z dnia 17.06.2010 r)




Zalecenia IZ• Zalecenia nr 7/2010 IZ PO IiŚ w sprawie stosowania w PO IiŚ stawek

korekt finansowych odnośnie uchybień zidentyfikowanych przez KE w Planie Działań dla Polski na lata 2000-2006 oraz audytach KE na projektach FS w perspektywie finansowej 2000-2006

• Zalecenia nr 8/2010 IZ PO IiŚ dotyczące rozliczania i dokumentowania przedsięwzięć realizowanych siłami własnymi w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko - dokument z dnia 1 lipca 2010 r.

• Zalecenia nr 10/2010 Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko w sprawie wymogów kontroli na zakończenia realizacji projektów oraz kontroli trwałości po zakończeniu realizacji projektu.




Zalecenia IZ• Rekomendacja dotycząca obowiązku określania, w treści

ogłoszenia o zamówieniu kierowanego do DUUE, pełnego katalogu dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

• Zalecenia dotyczące wpisywania pełnego katalogu dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego - 3.06.2011 r.




Ewidencja księgowaBeneficjent zobowiązany jest (rozp. 1083/2006 art. 60):

– posiadać wewnętrzne procedury opisujące zasady

rachunkowości stosowane przy wydatkowaniu środków unijnych

– prowadzić dla Projektu odrębną informatyczną ewidencję

księgową kosztów, wydatków i przychodów lub stosować w

ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji

księgowej odrębny kodu księgowy umożliwiający identyfikację

wszystkich transakcji




Ewidencja księgowa– zapewnić identyfikację wszystkich operacji bankowych

realizowanych w ramach projektu– dokonywać księgowań środków zgodnie z obowiązującymi

przepisami

Prowadząc ewidencję księgową beneficjent opisuje w swojej

polityce rachunkowości wyraźnie sposób powiązania dokumentu

zarejestrowanego w informatycznych zbiorach ksiąg z

dokumentem źródłowym znajdującym się w archiwum papierowych

dokumentów, tj. zapewnia ścieżkę audytu.




Praktyczne wskazówki dotyczącefunkcjonowania Jednostki Realizującej Projekt

zgodnie z zasadami POIiŚ




Plan Prezentacji

Tworzenie struktury JRP

Powoływanie MAO

Organizacja i funkcjonowanie JRP w Projekcie

Podział zadań i kompetencji w ramach JRP

Procedury działania MAO i JRP w ramach Projektu

Obieg dokumentacji w JRP

Rekrutacja oraz zatrudnienie osób JRP

Koszty oraz źródła finansowania JRP

Rozliczanie kosztów kwalifikowanych w ramach wytycznych MRR

Rozliczanie robót budowlanych i dostaw w ramach Projektu




Tworzenie struktury JRP

Podstawa prawna :

Umowa Beneficjenta z Instytucją Wdrażającą lub Pośredniczącąo dofinansowanie Projektu

Decyzja Komisji Europejskiej o dofinansowanie Projektu

Uchwała Organu Beneficjenta o utworzeniu JRP – np. Prezydenta Miasta jako Organu Wykonawczego Gminy lub Zarządu Spółki komunalnej

8-9 grudnia 2011r.Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.Ministerstwo Środowiska 19



Podstawy programowe POIiŚ

Dokumenty programowe dot. JRP i MAO:

Podręcznik procedur wdrażania Funduszu Spójności w NFOŚiGW

Zarządzanie i Kontrola Funduszu Spójności. Ogólny podręcznik MRR.

Informacja w sprawie weryfikacji kandydatów na Pełnomocników ds. Realizacji Projektu (MAO - Measure Authorising Officer)

Informacja nt. trybu powoływania i obowiązków MAO – Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu (ang. - Measure Authorising Officer)




STRUKTURAORGANIZACYJNA

Jednostka Realizująca Projekt – JRP

JRP powinna zostać wydzielona ze struktur podstawowych beneficjenta (lub podmiotu upoważnionego w umowie o dofinansowanie) w zakresie personelu podstawowego, tak aby nie było sytuacji częściowego oddelegowania osób i ich podwójnej podległości służbowej




Zarządzanie projektem grupowym-Struktura organizacyjnaJRP

Kierownik JRP 1etat

MAO*

BK-POZR 1 BK-POZR 2 BK-POZR 3

Z-ca MAO 1 Z-ca MAO 2* Z-ca MAO3

K

KGP1

SPP1 1 etat

TECH P1

KGP2

SPP2

TECH P2

KGP3

SPP3

TECH P3

Księgowość KGP 1,5 etatu

Sprawozdawczość SPP 0,7 etatu

Technika projektuTECH P

1 etat - Vacat

Kancelaria + archiwum 1etat

5,2 etatów/ 6 osób

Prac. w ramach łącz. obowiązków.

Prac. w ramach łącz. obowiązków.

Wyk Prac. JRP + ramach łącz. obowiązków.




Powoływanie JRP

JRP powoływane jest na mocy :

Decyzji o powołaniu JRP, która jest wydawana w formie np. zarządzenia lub uchwały właściwego organu beneficjenta lub innego podmiotu upoważnionego w umowie o dofinansowanie, w której nastąpi określenie zadania schematu organizacyjnego, zakresów czynności oraz innych ważnych warunków np. współpraca komórek organizacyjnych.




Zakres obowiązków JRP

W decyzji o powołaniu musi być jasno określony zakreszadań, obowiązków, procedur z każdego pola działaniaJRP m.in.:• Zarządzanie• Zamówienia Publiczne• Zawieranie Umów• Kontrola Finansowa• Monitoring i Sprawozdawczość




Ustanowienie MAO Beneficjent najpóźniej w terminie 7 dni od daty

podpisania umowy o dofinansowanie jest zobowiązany do ustanowienia Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu, który będzie osobą właściwą do reprezentowania beneficjenta w stosunkach z Instytucją Wdrażającą w sprawach związanych z realizacją umowy.

Pełnomocnik może zostać powołany na etapie przygotowania projektu do realizacji.

Za ustanowienie struktury instytucjonalnej beneficjenta (tzn. MAO i Jednostki Realizującej Projekt) beneficjent uzyskuje dodatkowy punkt przy ocenie merytorycznej projektu.




Powołanie MAO w jednostce beneficjenta przybiera formę zarządzenia Prezydenta / Burmistrza, uchwały Rady Gminy, lub uchwały właściwego organu spółki.

Pełnomocnikiem może być wyłącznie osoba, która pozytywnie ukończyła postępowanie weryfikacyjne prowadzone przez Instytucję Pośredniczącą (zdała egzamin)

Nominacja przybiera formę pisma Urzędnika Zatwierdzającego Instytucji Pośredniczącej/zastępcy UZIP, adresowanego do wskazanej przez beneficjenta osoby, w którym UZIP/zastępca UZIP powierza jej pełnienie funkcji MAO.




POWOŁYWANIE MAOUmowa o dofinansowanie Projektu

Zasady realizacji ProjektuBeneficjent potwierdzi w terminie 7 dni od podpisania umowyustanowienie Pełnomocnika ds. Projektu, który będzie osobąwłaściwą do reprezentowania Beneficjenta w stosunkach zInstytucją Wdrażającą w sprawach związanych z realizacjąumowy. Beneficjent niezwłocznie informuje Instytucję Wdrażającą o wyznaczeniu lub zmianie Pełnomocnika ds. Projektu




Pre-umowa

Szczegółowe warunki umowy

Beneficjent zgodnie z właściwą procedurą ustanowiw terminie 30 dni kalendarzowych od dnia podpisaniaUmowy Pełnomocnika ds. Przygotowania Projektu, którybędzie osobą właściwą w imieniu Beneficjenta dodokonywania wszelkich czynności związanychz wykonaniem obowiązków Beneficjenta wynikającychz Umowy.




Tryb Powoływania MAO

MAO może pochodzić spoza struktury organizacyjnej beneficjenta :

- Tryb powoływania zależy od rodzaju jednostki powołującej

- Zalecane jest powołanie vice-MAO – tryb powoływania identyczny jak dla MAO

- MAO musi dysponować odpowiednią ilością czasu- Procedura obowiązuje wszystkich beneficjentów

(nowe i stare projekty)




Pełnomocnik ds. Przygotowania Projektu (pre-umowa) a MAO

Przygotowanie Projektu Realizacja Projektu• Funkcja Pełnomocnika ds. Przygotowania Projektu, mieści się w ramach wykonywania funkcji (MAO).• MAO będzie zawsze Pełnomocnikiem ds. PrzygotowaniaProjektu.Odrębność w nazewnictwie jest związana z faktem, iżPełnomocnik ds. Realizacji Projektu (MAO), przed formalnąakceptacją projektu i udzieleniem mu dofinansowania, wykonuje czynności związane z przygotowaniem projektu.




Kroki postępowania - MAO

1. Formalnie występowanie jako MAO2. Data podpisania nominacji3. Zakończenie naboru wniosku4. Informacja do IW o powołanym Pełnomocniku ds.

Realizacji Projektu - MAO




NOMINACJA MAO3 dokumenty + test1. Pismo przewodnie Beneficjenta z prośbą o nominację do SUZ2. Kopia dokumentu powołującego Pełnomocnika ds.Realizacji Projektu wraz z określonym zakresem obowiązków.- Zarządzenie prezydenta, burmistrza, wójta lub uchwały właściwegoorganu beneficjenta (np. uchwała zarządu, walnego zgromadzenia)3. Życiorys zawodowy (z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych dokumencie).




WERYFIKACJA MAO

• Test zamknięty, jednokrotnego wyboru, 25 pytań• Zakres:

• Polityka Strukturalna UE,• POIiŚ,• PZP,• POŚ,• Wytyczne MRR,• Pomoc publiczna




OBOWIĄZUJĄCE DOKUMETY• Zatwierdzone Wytyczne Ministerstwa Rozwoju • Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko

-wersja zaakceptowana przez Komisję Europejską 5 grudnia 2007 r.• Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko w ramach Narodowych

Strategicznych Ram Odniesienia 2007 – 2013. • Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych• Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju• Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody• Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane• Ustawa z dnia 18 lipca 2001 r. Prawo wodne• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych• Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska• Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 22 grudnia 2004 r. w sprawie sposobu wyznaczania obszaru i

granic aglomeracji• Krajowy program oczyszczania ścieków komunalnych• Rozporządzenie komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. rozporządzenie rady (WE) nr

1084/2006z dnia 11 lipca 2006 r. Ustanawiające fundusz spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1164/94

• Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 parlamentu europejskiego i rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie europejskiego funduszu rozwoju regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) Nr 1783/1999 rozporządzenie rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.




Przykładowe pytaniaW ramach osi priorytetowej I można realizować inwestycjez zakresu zaopatrzenia w wodę i kanalizacji deszczowej, jeżeli:a) stanowią one powyżej 50% zakresu rzeczowego projektub) można realizować bez ograniczeń zdania związanez zaopatrzeniem w wodę w ramach osi priorytetowej Ic) stanowią one poniżej 50% zakresu rzeczowego projektud) nie można realizować tego typu zadań w ramach I osipriorytetoweje) budowa kanalizacji deszczowej nie może być finansowanaw ramach Funduszu Spójności




Przykładowe pytania

Czy w Krajowym Programie Oczyszczania Ścieków Komunalnych zamieszczono aglomeracje z zakresu poniżej 2 tys. RLM?

a) Takb) Nie





• Jaki procent powierzchni tablicy powinny zajmować informacje dotyczące wkładu UE?

• a) co najmniej 25%• b) nie więcej niż 25%• c) ponad 50%• d) dokładnie 50%





Czy gmina organizująca zamówienie publiczne może żądać wskazania od wykonawców wartości zamówienia, które przekaże podwykonawcom?

a) TAK b) NIE





Czy beneficjent może upoważnić inny podmiot doponoszenia wydatków kwalifikowanych?a) nie ma takiej możliwościb) może upoważnić nieokreśloną liczbę podmiotów,z tym że zawsze pozostaje odpowiedzialny za zapewnienietrwałości projektuc) w wyjątkowych przypadkach może powołać jeden podmiotzałączając we wniosku o dofinansowanie opis strukturywłasności majątku wytworzonego w związku z realizacjąprojektu oraz strukturę przepływów finansowych





W stosunku do którego rodzaju niżej wymienionychdokumentów beneficjent nie ma obowiązku archiwizacji:

a) dokumenty aplikacyjne,b) oferty od dostawców,c) protokoły odbioru,d) żadna odpowiedź nie jest prawidłowa




POZYTYWNY WYNIK WERYFIKACJI

15 prawidłowych odpowiedzi (60%)

Testy są przeprowadzane głównie w siedzibie Ministerstwa Środowiska, również w odpowiedniej IW przy zapewnionym udziale pracownika MŚ




WERYFIKACJA MAO

• Urzędnik Zatwierdzający Instytucji PośredniczącejSekretarz Stanu – Ministerstwo Środowiska

• Zastępca Urzędnika Zatwierdzającego Instytucji PośredniczącejDyrektor Departamentu Programu Operacyjnego Infrastruktura i

Środowisko Ministerstwo Środowiska




OBOWIĄZKI PEŁNOMOCNIKA DS. REALIZACJI PROJEKTU

Szczegółowo opisane są w Umowie o dofinansowaniePrzede wszystkim MAO odpowiada za:- prawidłową realizację projektu, zarządzanie administracyjne,

finansowe i techniczne; monitoring- poprawność i kompletność umów z wykonawcą,- przechowywanie udostępniane dokumentacji związanej z realizacją

projektu- rachunek bankowy projektu- wnioski beneficjenta o przekazanie środków - zaliczka, płatność

pośrednia, końcowa (wraz z niezbędnymi dokumentami warunkującymi przekazanie środków)





Zatwierdzanie i podpisywanie, poświadczanie dokumentów potwierdzających prawidłowe wykonanie zakresu rzeczowego części lub całości projektu:

- protokoły częściowego odbioru wykonanych robót,

- świadectwa przejęcia, świadectwa wykonania lub protokoły końcowego odbioru przekazania do eksploatacji,





- przejściowe świadectwa płatności, protokoły z negocjacji, dokumenty

- osiągnięcie ekologicznych efektów raporty potwierdzające zakładane efekty ekologiczne, efekt końcowy itp.

- przygotowanie przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z ustawą PZP (m.in. przygotowanie, publikacja ogłoszenia)

- przygotowanie SIWZ, w tym kryteriów oceny ofert.




KONTROLA

- Powiadomienie o kontroli (data, zakres, tryb)(wyjątek: w szczególnych przypadkach – kontrola doraźna)

- MAO odpowiada za przygotowanie dokumentów, skierowanie do współpracy osób odpowiedzialnych za realizację zadań, upoważnia osoby do udzielania informacji, podpisywania protokołu

- zgłoszenie zastrzeżenia do protokołu pokontrolnego




Przykładowa Struktura JRPMAO

Kierownik JRP (Z-ca MAO)

Zespól ds. Prawnych i Zamówień

Publicznych

Zespól ds. Finansowo-Księgowych

Główny Księgowy Projektu

Zespól ds.Monitoringu,

Sprawozdawczości,Organizacji i

Promocji

Zespól ds. Technicznych

Organizacja i funkcjonowanie JRP w Projekcie




Model zarządzania projektem – Projekt grupowyJRP

Kierownik JRP

Struktura organizacyjna

Beneficjenta

Komitet Koordynacyjny

MAO*

BK-POZR 1 BK-POZR 2 BK-POZR 3

STRUKTURAORG.

STRUKTURAORG.

STRUKTURAORG.

Z-ca MAO 1 Z-ca MAO 2* Z-ca MAO3

K

KGP1

SPP1

TECH P1

KGP2

SPP2

TECH P2

KGP3

SPP3

TECH P3

Księgowość KGP

Sprawozdawczość SPP

Technika projektuTECH P

Zamówienia publ.

Pomoc TechnicznaPodmiot zewnętrzny

Inżynier KontraktuPodmiot zewnętrzny

MF- INSTYTUCJA PŁANICZAMRR - IZ MŚ -IPZI

Komisje Przetargowe u BK-POZR(1..3)

Komisja Przetargowa

NFOŚiGW -IPZII




Podział zadań i kompetencji w ramach JRP

MAO jest odpowiedzialny za prawidłową realizację projektu, a w szczególności za odpowiednie zarządzanie:

administracyjne,

finansowe,

techniczne,

monitoring Projektu

Odpowiada przed Beneficjentem za prawidłowe zrealizowanie i rozliczenie Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie

Projektu lub Decyzją Komisji Europejskiej




Zadania MAO • nadzór nad działalnością JRP,• zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne projektem

oraz monitorowanie jego realizacji poprzez podległą JRP,• nadzór nad zapewnieniem ciągłości finansowania projektu,• nadzór nad poprawnością i kompletnością umów na usługi,

dostawy i roboty budowlane związane z realizacją projektu, • nadzór nad poprawnością i kompletnością dokumentacji

przetargowej związanej z realizacją projektu,• nadzór nad prawidłową współpracą pomiędzy JRP a

wykonawcami i Inżynierem kontraktu, • monitorowanie rzeczowego i finansowego postępu w realizacji

projektu oraz zgodności realizacji projektu z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, umową o dofinansowanie oraz wymogami IP i IZ,




Zadania MAO • zatwierdzanie dokumentów związanych z przygotowaniem i

przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach projektu,

• zatwierdzanie składu członków komisji przetargowej,• zatwierdzanie planów płatności, planów wystąpień i

harmonogramów rzeczowo-finansowych, harmonogramu procedur przetargowych,

• zatwierdzanie i podpisywanie sprawozdań finansowych i raportów,

• akceptacja umów z wykonawcami,• akceptacja SIWZ dla wszystkich postępowań o udzielenie

zamówienia publicznego,• reprezentowanie beneficjenta wobec IZ, IP, IPII.




JRP – struktura i zadania jednostkiStruktura JRP uzależniona jest m.in. • od zakresu rzeczowego prowadzonych zamówień publicznych

w ramach projektu,• kosztów inwestycyjnych, • obszaru, na którym prowadzone są inwestycje.

Struktura JRP – powinna uwzględniać :1. Zespół/sekcja ds. finansowych,

2. Zespół/sekcja ds. technicznych,

3. Zespół/sekcja ds. administracyjno – prawnych.




Sekcja/zespół ds. finansowych – do jej zadań należy :• zarządzanie płatnościami na rachunku Projektu w imieniu i na

rzecz beneficjenta,• prowadzenie rachunkowości, • weryfikacja faktur i realizacja płatności, • monitorowanie harmonogramów rzeczowo-finansowych i

planów płatności, • monitoring zgodności i realizacji płatności zgodnie z zapisami

kontraktów, • przygotowywanie miesięcznych i cyklicznych sprawozdań

finansowych dla instytucji finansujących i kontrolnych,• przygotowywanie wniosków o przekazanie funduszy zgodnie z

planem płatności. 8-9 grudnia 2011r.Ministerstwo Środowiska 54



Sekcja/zespół ds. technicznych – do jej zadań należy :• opracowywanie materiałów przetargowych i przeprowadzanie

przetargów (na usługi oraz na roboty budowlane),• zawieranie kontraktów na usługi i roboty budowlane zgodnie z

obowiązującym prawem,• kontrola i sprawozdawczość postępu robót i realizacji zakresu

rzeczowego kontraktów,• nadzór nad pracami Inżyniera Kontraktu,• koordynacja prac konsultantów pomocy technicznej,• nadzór i udział w przeprowadzanych próbach rozruchowych,

rozruchach i odbiorach częściowych i końcowych części lub całości realizowanych zadań,

• przygotowywanie i przekazywanie informacji dla potrzeb wymaganego raportowania wewnętrznego i zewnętrznego.




Zespół/sekcja ds. administracyjno – prawnych - do jej zadań należy :

• kompletowanie i weryfikowanie wymaganych dokumentów, • prowadzenie promocji i publicznego rozpowszechniania

informacji o projekcie ze szczególnym uwzględnieniem udziału środków UE w realizacji projektu,

• nadzór nad przestrzeganiem obowiązujących w JRP procedur i zasad obowiązujących w Funduszu Spójności,

• weryfikowanie pod względem prawnym materiałów przetargowych, przestrzeganie wymaganych procedur przetargowych, umów i kontraktów,

• prowadzenie postępowań w przypadku roszczeń i sporów.




Procedury działania MAO i JRP są integralnym elementem przygotowania Beneficjenta będącym przedmiotem kontroli Instytucji Wdrażającej/Pośredniczącej w ramach kontroli przedrealizacyjnej lub realizacyjnej Projektu

Procedury opisują zależności i kompetencje struktury zarządzania Projektem, odpowiedzialności oraz zakresu zadań osób związanych z realizacją Projektu w ramach JRP.

Procedury są zatwierdzane przez Beneficjenta w postaci Zarządzeń lub Uchwał Organów Beneficjenta.

Procedury działania MAO i JRP w ramach Projektu




KIEROWNIK JRP

KIEROWNIK JRP odpowiada za prace i funkcjonowanie JRPOdpowiada w ramach procedur i kompetencji za :- nadzór nad Projektem - kontrolę nad pracownikami JRP- koordynację realizacji projektu- opracowanie i wdrożenie procedur- organizacje spotkań JRP z instytucjami zewnętrznymi- monitorowanie postępu prac zgodnego z harmonogramem

rzeczowo-finansowym- Rozliczenie Projektu zgodnie z Decyzją KE / Umową o

dofinansowanie




KIEROWNIK JRP

- identyfikację zagrożeń w realizacji Projektu- wykrywanie i informowanie o nieprawidłowościach

Projektu- nadzór, inicjacja działań informacyjnych i promocyjnych

Kierownik jest bezpośrednio podległy MAOZakres kompetencji Kierownika JRP powinien być ustalony tak,

aby mógł podejmować robocze decyzje bez podpisu MAO




ZADANIA JRP

JRP odpowiada za przygotowanie, realizację i rozliczenie Projektu

JRP musi posiadać znajomość :zakresu inwestycji,zakresu rzeczowego i finansowego kontraktów,dokumentacji budowlanej, identyfikacji zagrożeń, problemów

JRP odpowiada za wdrażanie projektu – aktualizacja dokumentów składanych w instytucjach, zmiany prawne, procedury wdrażania, procedury wewnętrzne, dokumentację przetargową.




ZADANIA JRPNadzór nad realizacją – kontrola postępu prac, bezpośrednia współpraca z : wykonawcami i inżynierami, identyfikacja zagrożeń i odpowiednie reagowanie.

Finansowanie i planowanie – wnioskowanie o środki, dokonywanie płatności.

Monitoring i sprawozdawczość – przygotowanie raportów i sprawozdań : opisywanie zagrożeń i problemów oraz informowanie o nich odpowiednich instytucji, prowadzenie dokumentacji zgodnie z wytycznymi, inf. dla instytucji kontrolujących.




62

ZADANIA JRP Działania informacyjno-promocyjne

obowiązki Beneficjentów - JRP

Podstawy prawne działań informacyjno-promocyjnych w UERozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r.

ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999.

Art. 69• Państwo członkowskie i IZ PO dostarczają informacji na temat

operacji i współfinansowanych programów oraz zapewniają ich promocję. Informacje takie kierują do obywateli UE i beneficjentów w celu podkreślenia roli Wspólnoty i zapewnienia przejrzystości pomocy.




Obieg dokumentacji w JRP

Obieg dokumentacji JRP w ramach struktur Beneficjenta jest oparty :

- na wewnętrznych instrukcjach kancelaryjnych Urzędu Gminy

- na wewnętrznych instrukcjach kancelaryjnych Spółki komunalnej

- zarządzeniach Organu Beneficjenta- procedurach JRP




Obieg dokumentacji JRPObieg dokumentacji JRP polega na :

- rejestracji pism przychodzących i wychodzących w ramach systemu biura JRP

- sygnowaniu pism, notatek, faksów – sygnaturami JRP- nadaniu priorytetu rangi ważności i pilności załatwiania

spraw- chronologii akceptacji i zatwierdzania spraw np.

podpisywania umów, aneksów, protokołów odbioru, faktur

- Identyfikacji osób odpowiedzialnych za załatwianie spraw w JRP




Rekrutacja oraz zatrudnienie osób JRPZatrudnienie osób w ramach JRP może nastąpić na

podstawie :

- Umowy o pracę- Umowy kontraktowej – kontraktu menadżerskiego- Umowy zlecenia – na okres Projektu

- Charakter umów powinien być stały na czas trwania Projektu np. 2-4 lat.




Ryzyko w projekcie a zasoby ludzkie

Oprócz typowych ryzyk jak w każdym projekcie inwestycyjnym w projektach FS o dużym stopniu skomplikowania i sformalizowania zarządzania występuje duże

ryzyko popełnienia błędu niedotrzymania formalnych uwarunkowań przekładających się na skutki finansowe

Pracownicy o doświadczeniu w

zarządzaniu projektami inwestycyjnymi o wiedzy

interdyscyplinarnej.

Pracownicy skłonni pracować pod presją czasu, skłonni do

ponoszenia ryzyka w rozwiązywaniu problemów

związanych z projektem.

Pracownicy z rynku spełniający wymagania

muszą być dobrze opłacani, co jest nie zawsze do

spełnienia.

Determinuje wymagania co do zasobów ludzkich




Rekrutacja osób do JRP

Rekrutację prowadzi zwykle Beneficjent.

Za skompletowanie obsady JRP odpowiada MAO.

Można także powierzyć rekrutację personelu wyspecjalizowanym agencjom pośrednictwa pracy lub Human Reaserching




Zatrudnianie w JRP

Zatrudnianie w JRP odbywa się z grona pracowników:

- Urzędów Gmin - Spółek komunalnych- Osób zewnętrznych dobranych do Projektu

Warunek podstawowy zatrudnienia w JRP :Doświadczenie zawodowe w realizacji Projektów lub kontraktów w ramach POiIŚ – Fundusz Spójności !!!




Specjalności pracowników JRPKierownik Projektu – menadżer Główny Księgowy Projektu – księgowy Specjalista ds. finansowych - ekonomistaSpecjalista techniczny – specjalista branżysta z uprawnieniami np. w

zakresie sieci wod-kan, odpadów, energetykiSpecjalista ds. prawnych – prawnik lub administratywistaSpecjalista ds. marketingu i promocji – marketingowiecSpecjalista ds. kontroli – audytor lub kontrolerSpecjalista ds. zamówień publicznych – prawnikSpecjalista ds. organizacji – specjalista ds. obsługi biura JRPSpecjalista ds. technologii - technolog




Zarządzanie projektem – Umowa JRP

W zakresie efektywnego zarządzania Projektem Beneficjent powinien dobrze skonstruować umowę z personelem JRP celem należytego dobrania specjalistycznej kadry, w tym

określenia zdań, odpowiedzialności oraz wynagrodzenia.

Umowa

określa

Zadania JRPWynagrodzenie

pokrywające koszty JRP

Odpowiedzialność




Koszty kwalifikowane

Zatrudnianie pracowników w ramach struktury JRP jest kosztem kwalifikowanym pod warunkiem :

- Wpisania tych kosztów w strukturze wydatków aplikacji - Potwierdzenia tych kosztów w umowie o dofinansowanie

lub decyzji Komisji Europejskiej - Udokumentowanie zgodnie z zasadami księgowości i

ustawy o rachunkowości faktycznie poniesionych kosztów na zatrudnienie pracowników w JRP




Koszty oraz źródła finansowania JRP

Finansowanie JRP jest ukształtowane w ramach montażu finansowego Projektu :

Może pochodzić ze źródeł :

- Beneficjenta – 100% (koszty własne - kw)- Beneficjenta i źródeł zewnętrznych np. 30% kw / 70

% (montaż finansowy np. wkład własny, NFOŚiGW i UE)




Koszty osobowe w JRPW zależności od rodzaju i złożoności Projektu koszty osobowe osób zatrudnionych w JRP średnio w skali kraju wynoszą:Koszty są podane w cenach netto :MAO – 5000 -10 000 PLN Kierownik JRP – 3000 – 6000 PLN Księgowy Projektu – 3000-5000 PLN Specjalista ds. technicznych – 2500 – 4000 PLN Specjalista ds. prawnych – 3000-4500 PLN Specjalista ds. finansowych – 2500 – 4000 PLN Specjalista ds. organizacji i promocji – 2000 – 4000

PLN 8-9 grudnia 2011r.Ministerstwo Środowiska 73



Jedna z przyczyn kłopotów we właściwym organizowaniu zarządzania projektami są :

Późne organizowanie struktur Jednostek Realizujących Projekt – zazwyczaj przed podpisaniem umowy o dofinansowaniu poprzedzonej kontrolą.

1.Przesadne oszczędzanie beneficjentów objawiające się ograniczaniem do minimum etatyzacji JRP, wynagrodzeń .2. Łączenie obowiązków w JRP z innymi obowiązkami- w strukturze Beneficjenta – nieskuteczność i nieefektywność działania JRP.

Zarządzanie projektemKoszty Osobowe JRP




Kategorie kosztów JRP

Kategoriami kosztów utrzymania i obsługi JRP mogą być:

- Koszty zatrudnienia pracowników- Koszty obsługi biura - Koszty środków ruchomych – np. samochodu JRP- Koszty reprezentacji JRP – np. delegacji, szkoleń- Koszty obsługi JRP – zewnętrznego doradztwa

UWAGA :Koszty te muszą być potwierdzone w strukturze

wydatków w umowie o dofinansowanie




JRP – WYDATEK KWALIFIKOWANYWydatki związane z zarządzaniem projektem – wydatkiponiesione na niezbędne działania towarzyszące realizacjiprojektu (które nie są działaniami związanymiz przygotowaniem projektu) zgodne z obowiązującymiWytycznymi pkt. 6.2.

WARUNEK:Szczegółowe opisanie, uzasadnienie we wnioskuo dofinansowanie, oraz zatwierdzenie w umowie

o dofinansowanie




JRP – WYDATEK KWALIFIKOWANYWydatki związane z zarządzaniem projektem:

- nadzór nad prowadzonymi robotami budowlanymi- elementy wdrażania projektu zarządzanie projektemprzez podmiot zewnętrzny, ekspertyzy- wydatki osobowe- koszty ogólne (czynsz energia, ogrzewanie, kosztyadministracyjne)- systemy informatyczne (zakup, instalacja, użytkowanie)




Zasady realizacji projektu• Czy jest dopuszczalna zmiana zakresu rzeczowego projektu?

– Pamiętaj o ograniczeniach wynikających z umowy• Czy jest dopuszczalna zmiana okresu kwalifikowania

wydatków?– Pamiętaj o ograniczeniach wynikających z umowy




„Burza mózgów”




Zasady i termin realizacji projektu• Beneficjent zobowiązuje się do zrealizowania Projektu w pełnym

zakresie, zgodnie z Umową i jej załącznikami, w tym:– Wnioskiem o dofinansowanie– Opisem Projektu– Harmonogramem Projektu tj.

• Harmonogramem Realizacji Projektu – zał. 3 do umowy• Planem finansowania Projektu – zał. 3a do umowy• Planem wystąpień o środki dotacji celowej – zał. 3b do

umowyUWAGA:Harmonogram jest narzędziem „żywym”, niemniej zmiany do niego trzeba wprowadzać „z głową” (patrz § 4 umowy)




Zmiana zakresu rzeczowego projektu• zmiana w zakresie rzeczowym projektu opisanym najpierw we

wniosku o dofinansowanie, a później w umowie o dofinansowanie, możliwa jest jedynie w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach.

• Wymaga spełnienia przez Beneficjenta szeregu warunków umożliwiających udzielenie zgody przez Instytucję Wdrażającą oraz Instytucję Pośredniczącą na dokonanie takiej korekty umowy. Beneficjent powinien udowodnić łączne spełnienie następujących warunków:

• brak możliwości przewidzenia przez Beneficjenta na etapie wniosku o dofinansowanie konieczności wykonania dodatkowych zadań w projekcie (np. zakupienia dodatkowego niezbędnego sprzętu); • rozszerzenie zakresu rzeczowego projektu jest konieczne do jego prawidłowej realizacji (brak zgody na rozszerzenie zakresu rzeczowego projektu co najmniej w sposób istotny ograniczy możliwość realizacji projektu przez Beneficjenta);




Zmiana zakresu rzeczowego projektu• zmiana zakresu rzeczowego projektu jest dopuszczalna jedynie po

przeprowadzeniu testu zgodności zaproponowanych nowych warunków realizacji projektu z kryteriami wyboru projektów do dofinansowania (nie jest dopuszczalna zmiana Umowy w zakresie warunków realizacji projektu, w rezultacie której projekt przestałby spełniać kryteria wyboru projektów, według których był oceniany, zawarte w dokumencie Kryteria wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko stanowiącym załącznik nr 1 do Szczegółowego Opisu Priorytetów PO IiŚ oraz w zakresie warunków realizacji Projektu, której rezultatem byłoby nieprzyznanie projektowi dofinansowania w czasie, gdy projekt podlegał ocenie w ramach procedury wyboru projektów;

• wydatki poniesione na rozszerzony zakres rzeczowy projektu nie mogą skutkować zwiększeniem kosztów realizacji projektu pokrywanych ze środków europejskich i pochodzą z oszczędności wygenerowanych w projekcie.82 8-9 grudnia 2011r.Ministerstwo Środowiska



Monitoring




Długoterminowe efektyosiągniętych rezultatów

Bezpośrednie i natychmiastowe efektyu beneficjentów

Skutki (materialne, usługi)zaangażowanych środków

Zaangażowane środki(finansowe, prawne,organizacyjne, ludzkie, etc.)

85

WKŁAD

PRODUKT

REZULTAT

ODDZIAŁYWANIE




Harmonogram realizacji Projektu• Studium wykonalności przedstawia działania Beneficjenta jako

Projektodawcy w skali czasowej – na skali harmonogramu rzeczowo-finansowego.

• Harmonogram realizacji Projektu obejmuje fazę:– przygotowawczą, – realizacyjną, – eksploatacyjną.

• Odbywa się to za pomocą narządzi wykresów H-RF za pomocą oprogramowania EXCELL, MS PROJECT, itp..




Harmonogram realizacji Projektu

88

Działania I I I I I I IV V VI VII VIII IX X XI XII

1.1 * 1.1.1

1.1.1.1

2.1

2.1.1 * * *

2.1.2

3.1

3.2

3.2.1

3.2.1.1. * *




Harmonogram realizacji Projektu• Harmonogram określa :

– przygotowanie projektu,– postępowania przetargowe / PZP,– zadania inwestycyjne,– zadania usługowe,– kampanię promocyjną,– płynność finansową / cash flow,– rozliczenie projektu,– zmiany ewentualne w umowie.




Harmonogram UWAGI:• Harmonogram określa :

– postępowania przetargowe / PZP• terminy zawiłe np. 52 dni plus prace komisji

przetargowych• plus KIO plus ewentualne odwołania do Sądu

powszechnego– warunki pogodowe – zima – przesunięcie czasowe oddania

inwestycji do użytkowania np. o 6 m-cy– FIDIC – Yellow – konieczność uzyskania niezbędnych

pozloweń na budowę – opóźnienie o np. 8 m-cy




Harmonogram UWAGI:• Zakończenie inwestycji – prawomocne oddanie obiektu do

użytkowania zgodnie z prawem budowlanym- Odbiór obiektu przez odpowiednie służby PSP, Inspektoraty - Okres zgłaszania wad oraz rękojmi- FIDIC – świadectwo wykonania

• Rozliczenie Projektu:• Rezerwa czasowa na ukończenie inwestycji oraz rzeczowe

i finansowe rozliczenie inwestycji – co najmniej 6 m-cy




Harmonogram UWAGI:• Etap eksploatacji obiektu musi być poparty rzetelną analizą

finansową Beneficjenta w zakresie konieczności utrzymania wskaźników Projektu - w tym trwałości Projektu przez 5 lat od daty zakończenia Projektu.

• Zagrożenia – źle wyliczona amortyzacja majątku, zabezpieczenia na odtworzenia majątku.

• Zagrożenia – brak finansowania bieżących potrzeb majątkowych wybudowanego obiektu w ramach Projektu




Wartość projektu i źródła finansowania• Koszt całkowity, a wydatki kwalifikowalne

– Konsekwencje nieujawnienia wydatków niekwalifikowalnych

• Środki funduszu/dofinansowanie – max kwotowy /

% na sztywno

• Jak ujmować wydatki wykraczające poza maksymalną kwotę

wydatków kwalifikowalnych?

• Co robić z odsetkami od kwoty dofinansowania w formie zaliczki?




Dochodowość• Rzeczywisty poziom dofinansowania, odnoszący się do całkowitego

kosztu inwestycji może kształtować się na niższym poziomie niż to wynika z umowy!

• Wynika to z przepisów art. 55 rozporządzenia nr 1083/2006, zgodnie z którymi w przypadku projektów generujących dochód, które nie są objęte zasadami pomocy publicznej i których koszt całkowity przekracza 1 mln euro, wysokość wydatków kwalifikowanych odpowiada luce finansowej (tj. wartości inwestycji pomniejszonej o wysokość dochodów generowanych w trakcie funkcjonowania projektu).

• Szczegółowe zasady wyliczania poziomu dofinansowania dla takich projektów określone są w wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód.94 8-9 grudnia 2011r.Ministerstwo Środowiska



Dochodowość – zapoznaj się koniecznie z:• Wydaną przez Komisję Europejską – Komitet Koordynujący

Fundusze (COCOF) interpretacją zapisów art. 55

rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006

– COCOF 07/0074/09 z dnia 30 listopada 2010r.




Ćwiczenie

Luka finansowa




Kary umowne• Kara umowna wynikająca z postanowień umowy zawartej z

Wykonawcą, powinna być traktowana jak incydentalny

dochód, a zatem zmniejsza kwotę poniesionych wydatków

kwalifikowalnych, które mogą być zadeklarowane do

refundacji we wniosku o płatność

• W praktyce stosowane są dwa alternatywne sposoby

rozliczania kar umownych:




Kary umowne– kara umowna jest traktowana jako przychód i jest w całości

odjęta od wydatków kwalifikowalnych na poziomie WoP

– kara umowna jest potrącana z płatności za daną fakturę, a we

WoP, zgodnie z zasadą ogólną, rozliczany jest tylko wydatek

faktycznie poniesiony

• jednocześnie dodatkowe wydatki poniesione przez beneficjenta

wskutek niewywiązania się przez Wykonawcę z postanowień

umownych mogą być uznane za kwalifikowalne, pod warunkiem,

że zostaną odpowiednio udokumentowane oraz będą zgodne z

pozostałymi zasadami kwalifikowania wydatków.98 8-9 grudnia 2011r.Ministerstwo Środowiska



99

Koszt całkowity realizacji projektu

Koszty kwalifikowaneKoszty

niekwalifikowane

Rozporządzenie 1083/2006

Fundusz strukturalny

Wkład własny

Wkład pieniężny

Wkład pieniężnyWkład niepieniężny (art. 56 ust. 2c)




Rozliczanie kosztów kwalifikowanych w ramach wytycznych MRR

Podstawa rozliczania kosztów kwalifikowanych w ramach POIiŚ jest stosowanie przez Beneficjenta :

Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999

Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 (...) oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie EFRR

Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami i innymi nieprawidłowościami.

Wytyczne MRR w sprawie wydatków kwalifikowanych




Weryfikacja 100% dokumentów poświadczających wydatki

Weryfikacja wydatków

Weryfikacja dokumentów poświadczających wydatki na próbie

Kontrola 100% projektów

Kontrola projektów na próbie

Kontrole projektów na miejscu

Weryfikacja 100% wniosków o płatność

Beneficjent dostarcza wszystkie faktury

Beneficjent dostarcza zestawienie faktur wraz z wybranymi fakturami

Beneficjent dostarcza zestawienie faktur




• Do wszystkich wydatków kwalifikowalnych mają zastosowanie te same zasady dotyczące ich ponoszenia, dokumentowania, zasad sporządzania wniosków o płatność itp. bez względu, czy wydatek został poniesionych przez Beneficjenta, czy przez inny podmiot upoważniony przez Beneficjenta do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych

• Zmiana podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych może być dokonana na uzasadniony wniosek Beneficjenta, za zgodą instytucji będącej stroną umowy o dofinansowanie z Beneficjentem, w formie aneksu do umowy o dofinansowanie

Ogólne zasady – podmiot dokonujący wydatków kwalifikowalnych




Szczegółowe kategorie wydatków

kwalifikowalnych w projektachInfrastrukturalnych POIiŚ




• Niezbędne wydatki związane z przygotowaniem projektów poniesione na przygotowanie koniecznych dokumentów np.:

Wydatki związane z przygotowaniem projektu (1/2)

- dokumentacja projektowa,- dokumentacja techniczna, - studium wykonalności

(w tym analiza finansowo-ekonomiczna),

- raport oddziaływania na środowisko,

- dokumentacja przetargowa,- master plan

(jeśli jest niezbędny),

- wydatki poniesione na opłaty związane z uzyskaniem niezbędnych decyzji administracyjnych na etapie przygotowania przedsięwzięcia,

- w przypadku projektów przyrodniczych wydatki poniesione na wykonanie dokumentacji przyrodniczej (w tym m. in. planów ochrony gatunków i siedlisk, inwentaryzacji przyrodniczej, opisu stanu istniejącego, analiza potrzeb/analiza opcji)

mogą być uznane za kwalifikowalne, pod warunkiem, że projekt kwalifikuje się do wsparcia w ramach POIiŚ




• Wydatki poniesione na wypełnienie formularza wniosku o dofinansowanie nie są wydatkami kwalifikowalnymi

Wydatki związane z przygotowaniem projektu (2/2)




• Wydatki związane z zarządzaniem projektem – wydatki poniesione przez Beneficjenta na niezbędne działania towarzyszące realizacji projektu (z zachowaniem zasad określonych w Wytycznych), które nie są działaniami związanymi z przygotowaniem projektu

• Warunkiem uznania wydatków poniesionych w związku z zarządzeniem projektem za kwalifikowalne jest ich szczegółowe opisanie we wniosku o dofinansowanie oraz zatwierdzenie w umowie o dofinansowanie

Wydatki związanez zarządzaniem projektem (1/2)




Wydatki związanez zarządzaniem projektem (2/2)

• Wydatki związane z zarządzaniem projektem mogą dotyczyć:a) wydatków związanych z nadzorem nad prowadzonymi robotami

budowlanymi,b) wydatków związanych z wdrażaniem projektu (tj. np. niezbędne

ekspertyzy, powierzenie zarządzania projektem podmiotowi zewnętrznemu),c) kosztów ogólnych (tj. m.in. opłat czynszowych, kosztów administracyjnych,

opłat za energię, ogrzewanie),d) wydatków osobowych,e) wydatków związanych z zakupem i instalacją informatycznych

systemów wspomagających zarządzanie i monitorowanie.• Całkowita kwota wydatków związanych z zarządzaniem projektem, z

wyłączeniem wydatków związanych z nadzorem nad robotami budowlanymi, a więc (b+c+d+e) nie będzie mogła przekroczyć 3% wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu




• Łączna kwota wydatków kwalifikowalnych w kategorii „Zakup terenu” (tj. wszystkich wydatków związanych bezpośrednio z zakupem nieruchomości) nie może przekraczać 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu (z zastrzeżeniem projektów związanych z ochroną środowiska naturalnego, współfinansowanych przez EFRR)

• Wydatki na nabycie nieruchomości niezabudowanej będą uznane za kwalifikowalne, jeśli zostaną spełnione następujące warunki:1) nabyta nieruchomość niezabudowana jest bezpośrednio

niezbędna dla realizacji projektu i zostanie bezpośrednio wykorzystana do realizacji projektu

Wydatki na zakup nieruchomości niezabudowanej (1/2)




2) wydatek poniesiony na nabycie nieruchomości niezabudowanej nie przekracza wartości rynkowej, a wartość nieruchomości jest potwierdzona operatem szacunkowym

3) nabycie nieruchomości niezabudowanej zostało przewidziane we wniosku o dofinansowanie i bezpośrednio wskazane w umowie o dofinansowanie

Wydatki na zakup nieruchomościniezabudowanej (2/2)

Zatem, nawet jeśli np. ze względów własnościowych nie jest możliwy zakup jedynie tej części gruntu, która będzie wykorzystana bezpośrednio do realizacji projektu, ale konieczny jest zakup dodatkowej powierzchni, to ta część wydatku na nabycie nieruchomości niezabudowanej, która dotyczy terenu, który nie będzie bezpośrednio wykorzystany dla realizacji projektu nie może zostać uznana za wydatek kwalifikowalny.




• Wydatki na nabycie nieruchomości zabudowanej będą uznane za kwalifikowalne, jeśli spełnią następujące warunki:

1) nabyta nieruchomość zabudowana jest bezpośrednio niezbędna dla realizacji projektu zostanie bezpośrednio wykorzystana do realizacji projektu

Wydatki na zakup nieruchomości zabudowanej (1/2)

Zatem, nawet jeśli np. ze względów własnościowych nie jest możliwy zakup jedynie tej części nieruchomości zabudowanej, która będzie wykorzystana bezpośrednio do realizacji projektu, ale konieczny jest zakup dodatkowej powierzchni, to ta część wydatku na zakup nieruchomości gruntowej niezabudowanej, która dotyczy terenu, który nie będzie bezpośrednio wykorzystany dla realizacji projektu nie może zostać uznana za wydatek kwalifikowalny.




2) wydatek poniesiony na nabycie nieruchomości zabudowanej nie przekracza wartości rynkowej, a wartość nieruchomości jest potwierdzona operatem szacunkowym

3) nabycie nieruchomości zabudowanej zostało przewidziane we wniosku o dofinansowanie i bezpośrednio wskazane w umowie o dofinansowanie

4) budynki są dostosowane do potrzeb projektu (tj. będą wykorzystywane do wdrażania projektu)

Wydatki na zakup nieruchomości zabudowanej (2/2)

W przypadku zakupu nieruchomości zabudowanej z zamiarem wyburzenia stojących na niej budynków/budowli, za wydatek kwalifikowalny będzie można uznać jedynie wydatek odpowiadający wartości gruntu oraz wydatek związany z wyburzeniem niepotrzebnego budynku/budowli. Wydatek odpowiadający wartości budynku/budowli, które ulegną wyburzeniu, nie będzie uznany za wydatek kwalifikowalny.




• Wydatki poniesione na przygotowanie terenu i budowę niezbędne dla realizacji projektu będą kwalifikowalne

• Wydatki na działania kompensacyjne wynikające z raportu z oceny oddziaływania na środowisko oraz z decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia mogą być uznane za kwalifikowalne

Przygotowanie placu budowy i budowa




• Wydatki na zakup środków trwałych, które będą na stałe zainstalowane w ramach projektu będą wydatkami kwalifikowalnymi jeśli:

− środki te będą włączone w rejestr środków trwałych Beneficjenta oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości

Sprzęt i wyposażenie (1/3)




• Wydatki na zakup przenośnych środków trwałych, które nie będą na stałe zainstalowane w projekcie (np. specjalistyczne pojazdy do monitorowania sieci kanalizacyjnej, wozy asenizacyjne, specjalistyczny sprzęt komputerowy, fotoradary zamontowane w pojazdach właściwych służb itp.) mogą być uznane za kwalifikowalne po spełnieniu następujących warunków:− są niezbędne dla realizacji projektu bądź dla poprawnego

funkcjonowania infrastruktury wytworzonej w wyniku realizacji projektu,

− będą wykorzystywane tylko dla celów związanych z danym projektemw ramach którego zostaną zakupione,

− przenośne środki trwałe zostaną bezpośrednio wskazane we wnioskuo dofinansowanie wraz z uzasadnieniem dla konieczności ich zakupu,

− zostaną wskazane w umowie o dofinansowanie projektu,− zostaną włączone w rejestr środków trwałych Beneficjenta oraz

wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości.





• Wydatki na przenośne środki trwałe nie zainstalowane na stałe w projekcie, zakupione lub wytworzone w celu realizacji projektu (np. samochody, komputery, meble, drukarki, itp.) mogą być kwalifikowalne jeżeli:− są bezpośrednio niezbędne dla realizacji projektu –

w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym były wykorzystywane dla realizacji projektu - wartość rezydualna (księgowa wartość likwidacyjna) środków trwałych po zakończeniu realizacji projektu nie jest wydatkiem kwalifikowalnym,

− są bezpośrednio wskazane we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie projektu.





• Podatek od towarów i usług (VAT) będzie wydatkiem kwalifikowalnym tylko wtedy, gdy nie podlega zwrotowi w oparciu o przepisy o podatku od towarów i usług (nie jest możliwe jego odzyskanie przez Beneficjenta)

• VAT podlegający odzyskaniu nie będzie uważany za kwalifikowalny, nawet jeśli nie został faktycznie odzyskany przez Beneficjenta

• Beneficjenci, którzy zaliczą VAT do wydatków kwalifikowalnych są zobowiązani dołączyć do Wniosku o dofinansowanie z przekazywanego do IP „Oświadczenie o kwalifikowalności VAT”, którego wzór będzie stanowił załącznik do Wytycznych

Podatek od towarów i usług (VAT)




• Inne niż podatek VAT obciążenia, podatki, opłaty, których poniesienie jest niezbędne dla realizacji projektu mogą stanowić wydatki kwalifikowalne tylko wtedy, jeśli zostały rzeczywiście i ostatecznie poniesione przez Beneficjenta

Niezbędne opłaty




• Inne niż wskazane dotychczas kategorie wydatków mogą być uznane za kwalifikowalne, jeżeli konieczność ich poniesienia wynika bezpośrednio ze specyfiki realizowanego projektu i jeśli zostaną wskazane w umowie o dofinansowanie

Inne kategorie wydatków




Szczegółowe kwestie dotyczące kwalifikowania wydatków

są uregulowane w Wytycznychw zakresie kwalifikowania wydatkóww ramach Programu Operacyjnego

Infrastruktura i Środowisko




Rozliczanie robót budowlanych i dostaw w ramach Projektu

Rozliczanie robót budowlanych i dostaw przez Beneficjenta w ramach Projektu oparte jest na :

Prawomocnie zawartej umowie lub kontrakcie :

Umowie o dofinansowanie Projektu/Decyzji Komisji EUUmowie z Wykonawcą robót budowlanychUmowie z Wykonawcą dostaw




Podstawy prawne

Aby rozliczyć kontrakt lub Projekt Beneficjent musi stosować :

- Prawo zamówień publicznych- Prawo budowlane- Kodeks cywilny- Ustawę o rachunkowości- Ustawę o finansach publicznych- Procedury FIDIC (do wyboru Beneficjenta)




W realizacji Projektu można go podzielić na kontrakty w ramach zamówień publicznych - przetargi nieograniczone/ograniczone

Kontrakty na roboty i dostawy

Zamawiający

JRP

Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3 -5

1 kontrakt na roboty –czerwony FIDIC

np.

1 kontrakt na dostawy: przepompowni przydomowych, pompowni sieciowych

1 kontrakt na roboty –czerwony FIDIC 1 kontrakt na roboty

–żółty FIDIC ( projektuj i buduj )




W realizacji Projekt podzielony na kontrakty usługowe w ramach zamówień publicznych - przetargi nieograniczone/ograniczone

Kontrakty usługowe

Doradztwo prawne

Pomoc techniczna

Działania promocyjne

Zamawiający JRP

Inżynier Kontraktu




Data zakończenia inwestycji

Datą odbioru inwestycji od wykonawcy zgodnie z Wytycznymi do przygotowania Raportu Końcowego projektu Funduszu Spójności dla projektów realizowanych według Warunków Kontraktowych FIDIC, jest data wystawienia wykonawcy Świadectwa Przejęcia.

Dla wykonawcy protokół odbioru robót stanowi potwierdzenie wykonania robót oraz podstawę do żądania wynagrodzenia, natomiast dla inwestora protokół ten stanowi podstawę do kontroli wykonywanych przez wykonawcę postanowień umowy w zakresie ilości zamówionych i wykonanych robót, terminowości ich realizacji oraz stwierdza ewentualne wady i usterki. Protokół odbioru nie oznacza potwierdzenia braku wad fizycznych.




Protokół odbioru

Świadectwo Przejęcia może być uznane za odpowiednik protokołu odbioru, przy założeniu, że takie znaczenie zostało mu nadane w umowie.

Natomiast wydanie Świadectwa Wykonania oznacza, że wykonawca wywiązał się ze wszystkich zobowiązań wynikających z umowy, w tym związanych z usunięciem wad stwierdzonych w tzw. Okresie Zgłaszania Wad stanowiącym faktycznie okres gwarancji.




Ukończenie kontraktu

Warunki Kontraktowe FIDIC posługują się pojęciem „czas na ukończenie” rozumianym jako czas liczony od daty rozpoczęcia przeznaczonym na ukończenie robót ustalonym w załączniku do Oferty wraz ze wszelkimi przedłużeniami na mocy klauzuli 8.4, nie zaś obowiązującym w polskim prawie budowlanym, mniej elastycznym pojęciem „termin wykonania robót”.

W sytuacji, kiedy inwestor przewiduje możliwość przedłużenia terminu realizacji robót ustanawia w SWIZ katalog przesłanek, który może być tożsamy z katalogiem określonym w FIDIC.




Okres zgłaszania wadW polskim prawie funkcjonuje pojęcie rękojmi i gwarancji jakości. Zgodnie z Art. 568. § 1 k.c. uprawnienia z tytułu rękojmi za wady fizyczne wygasają po upływie roku, a gdy chodzi o wady budynku - po upływie lat trzech, licząc od dnia, kiedy rzecz została kupującemu wydana, zaś termin udzielenia gwarancji jest określany w dokumencie gwarancyjnym.

Natomiast Warunki Kontraktowe FIDIC operują pojęciem „Okres Zgłaszania Wad”, przez które należy rozumieć okres zgłaszania wad w Robotach lub Odcinku, liczony od daty, z jaką Roboty lub Odcinek zostały ukończone, jak poświadczono zgodnie z klauzulą 10.1 (Przejęcie Robót lub Odcinków).




ROZLICZENIE PROJEKTUZa ostateczne rozliczenie przez Beneficjenta Projektu będzie rozliczenie ostatniej transzy płatności z Instytucją Zarządzającą IZ / KE – w postaci rozliczenia ostatniej transzy płatności tzw. kwoty zatrzymanej i poświadczenie przez Instytucję Certyfikującą końcowej deklaracji wydatków Projektu.

Rozliczenie finansowe musi także potwierdzać stan faktyczny oraz mieć przełożenie w aspekcie rozliczenia rzeczowego Projektu, w tym osiągnięcia wskaźników produktu i rezultatu oraz utrzymania trwałości Projektu przez 5 lat od jego zakończenia




Wkład własny• Środki finansowe beneficjenta, będącego jednostką samorządu

terytorialnego lub jednostką podległą, przeznaczone na zapewnienie wkładu własnego muszą przynajmniej częściowo (5% wydatków kwalifikowanych) pochodzić ze środków własnych lub nie podlegających umorzeniu pożyczek.

• W tym przypadku środkami własnymi nie są w szczególności:– środki pochodzące z części budżetowych poszczególnych

dysponentów w formie dotacji na realizację danego przedsięwzięcia,

– środki bezzwrotne państwowych osób prawnych w rozumieniu art. 9 pkt 14 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych




Zakaz podwójnego finansowania• Podwójne finansowanie oznacza niedozwolone zrefundowanie

całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków

publicznych - wspólnotowych lub krajowych.

• Podwójnym finansowaniem jest w szczególności:

– zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch

różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy

strukturalnych lub Funduszu Spójności.




Zakaz podwójnego finansowania– zrefundowanie kosztów podatku VAT ze środków publicznych,

a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o Ustawę o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. z późn. zm.

– zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności.

– zrefundowanie ze środków funduszy strukturalnych wydatku poniesionego na używany środek trwały/nieruchomość, który był współfinansowany ze środków krajowych lub wspólnotowych w ciągu ostatnich 7 lat




KONTROLE KRZYŻOWEweryfikacja przestrzegania zasady zakazującej podwójnego

współfinansowania




Podatek VAT• Podatek od towarów i usług (VAT) może być uznany za

wydatek kwalifikowany tylko wtedy gdy:– został faktycznie poniesiony przez Beneficjenta, oraz

– Beneficjent nie ma prawnej możliwości odzyskania podatku VAT w myśl ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. (uwaga: pismo Ministerstwa Rozwoju Regionalnego z dnia 31 stycznia 2008r. (DZF-IV-92261-8-AS/08/935 o niekwalifikowalności odliczeń podatku VAT na podstawie proporcji)




Podatek VAT• Beneficjent, który uzna VAT za wydatek kwalifikowalny jest

zobowiązany do przedstawienia we wniosku o

dofinansowanie szczegółowego uzasadnienia zawierającego

podstawę prawną wskazującą na brak możliwości obniżenia

VAT należnego o VAT naliczony zarówno na dzień

sporządzania wniosku o dofinansowanie, jak również mając

na uwadze planowany sposób wykorzystania w przyszłości

majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu.




Podatek VAT

• Beneficjent składa „Oświadczenie o kwalifikowalności VAT”, którym

jest związany w okresie od dnia złożenia do IW wniosku o

dofinansowanie projektu w ramach POIiŚ, przez okres realizacji

projektu oraz przez okres trwałości projektu (5 lat)




Podatek VAT• Ani Instytucja Wdrażająca ani żadna inna nie będą wydawać

opinii dotyczących podatków…

• … jedyną rekomendacją jest wystąpienie o

interpretację do właściwego Urzędu Skarbowego, Izby

Skarbowej oraz Krajowej Informacji Podatkowej




Forma i warunki wypłaty dofinansowania• Terminy, wysokość oraz formę wypłaty dofinansowania określa

Harmonogram Projektu

• Uwaga na odsetki „karne” w przypadku nierozliczenia w terminie

wsparcia udzielonego w formie zaliczki!!!

• Dotacja celowa, a koniec roku budżetowego

• Płatności pośrednie - wymagania

• Pamiętaj o warunkach, które musisz wypełnić by otrzymać płatność

końcową




Kontrola, audyt, ewaluacja, monitorowanie...

• Różnice dotyczące przedmiotu badań na poziomie celów;

• Różnice dotyczące zakresu badania;

• Różnice dotyczące wykorzystywanych narzędzi;

• Różnice dotyczące wpływu zarządzającego na kształt i zakres

badania;

• Różnice dotyczące terminu prowadzenia badania.




Procedura zawierania umów w ramach wydatków kwalifikowalnych dla zadań objętych projektem• Obowiązek przekazywania na wniosek IW dokumentacji

związanej z prowadzeniem procedur

• Jak nie PZP to specjalne reguły i procedury!

• Ewentualne korekty finansowe za naruszenie zgodnie z

taryfikatorem

• Naruszenie Ustawy Pzp jest jak dotychczas

najpowszechniejszym powodem

zwrotu środków przez Beneficjentów




Instytucje uczestniczące w kontroli realizacji projektów w ramach POIiŚ

Instytucje krajowe

IZ RPO IC/IPOC (wizyty

sprawdzające) *

Instytucje wspólnotowe

KE OLAF ETOGIKS/UKS

NIK UZP

* w szczególnych przypadkach m.in. w sytuacji braku możliwości przeprowadzenia kontroli wydatków w IZ.




Trwałość Projektu• Beneficjent zobowiązuje się do zapewnienia trwałości Projektu,

w rozumieniu art. 57 ust. 1 rozporządzenia 1083/2006, w

okresie 5 lat od daty zakończenia realizacji Projektu, pod

rygorem obowiązku zwrotu środków

• Rozporządzenie 539/2010 zmodyfikowało treść art. 57 rozp.

1083/2006




Monitoring i sprawozdawczość• Beneficjent zobowiązany jest systematycznie monitorować przebieg

realizacji projektu

• Obowiązek ten wykracza poza okres realizacji projektu

– przez 5 lat po zakończeniu realizacji projektu Beneficjent ma

obowiązek przedstawienia raportu z osiągniętych efektów

• W trakcie realizacji projektu funkcję sprawozdania z realizacji

projektu pełni wniosek o płatność




Wniosek o płatnośćFormularz wniosku beneficjenta o płatność:

• służy rozliczeniu dotychczas poniesionych wydatków i

wnioskowania o ich refundację lub kolejną zaliczkę, poprzez:

– płatność zaliczkową - pierwsza płatność zaliczkowa

nastąpi po złożeniu zabezpieczenia wymaganego umową o

dofinansowanie, kolejne transze zaliczki zostaną wypłacone

po rozliczeniu 70% środków dotychczas przekazanych Beneficjentowi




Wniosek o płatność– płatność pośrednią i końcową, które występują w

systemie refundacyjnym, gdzie płatność dla beneficjenta jest

zwrotem określonej części poniesionych przez beneficjenta

wydatków wykazanych w wniosku o płatność.

W przypadku płatności zaliczkowych należy koniecznie

zwrócić uwagę na konsekwencje zmiany Ustawy o finansach

publicznych (01.01.2010r.)




Wniosek o płatność• Dodatkowo Ustawa o finansach publicznych wprowadziła art.

190 „W przypadku gdy beneficjentem projektu finansowanego ze środków europejskich jest jednostka sektora finansów publicznych, każdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku o płatność przekazywanym właściwej instytucji w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia.”

• UFP nie przewiduje sankcji za naruszenie tego przepisu




Wniosek o płatność• WBoP wykazuje postęp finansowy i rzeczowy z realizacji projektu, przy

czym obowiązuje zasada, zgodnie z którą postęp rzeczowy powinien

korespondować z przedstawionymi wydatkami (postępem finansowym):

– krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych

zadań/etapów projektu - przygotowanie dokumentacji przetargowej,

ogłoszenie przetargu, rozpoczęcie robót budowlanych etapu I,

zamieszczenie tablic informacyjnych (liczbę i termin umieszczenia

tablic), zamieszczenie informacji o projekcie na stronie www.




Wniosek o płatność– tabela wydatków kwalifikowanych związanych z

działaniami podejmowanymi w projekcie w bieżącym okresie

– postęp finansowy realizacji projektu (wszystkie wydatki)– krótki opis prezentujący zadania/etapy, jakie beneficjent

planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. Jeśli w ramach danego zadania nie będą podejmowane żadne działania należy o tym napisać

– opis postępu we wskaźnikach produktu - materialne efekty, jakie powstały w wyniku wydatkowania pieniędzy publicznych w okresie realizacji projektu




Wniosek o płatność• Kwota zatwierdzona przez IW do wypłaty na rzecz Beneficjenta

może zostać pomniejszona o środki uznane na podstawie

decyzji administracyjnej za nieprawidłowo wydatkowane, a

przekazane na podstawie wcześniej zrealizowanych WBoP

Beneficjenta oraz o niewydatkowaną lub nierozliczoną zaliczkę.

• Wypłata dofinansowania następuje pod warunkiem jego

dostępności




Wniosek o płatność• W przypadku Beneficjentów będących państwowymi

jednostkami budżetowymi środki na realizacje Projektów

uwzględniane są w budżecie konkretnej jednostki na dany rok

budżetowy.

• Beneficjent jest informowany każdorazowo o wysokości

zaakceptowanego wniosku o płatność oraz o korektach

finansowych i przyczynach ich dokonania w ramach danego

wniosku.




Data poniesienia wydatku• dokonanego przelewem lub obciążeniową kartą płatniczą –

data obciążenia rachunku bankowego podmiotu ponoszącego

wydatek

• dokonanego kartą kredytową lub podobnym instrumentem

płatniczym o odroczonej płatności – datę transakcji skutkującej

obciążeniem rachunku bankowego

• dokonanego gotówką – datę faktycznego dokonania płatności

• Wkładu niepieniężny – datę faktycznego wniesienia wkładu




Wniosek o płatność - załączniki• potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów

księgowych o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami

zapłaty (WB, historia rachunku, potwierdzenie przelewu przyjęte

przez bank do realizacji - na przelewie powinien być podany numer

kontraktu lub inne dane identyfikujące wydatek z projektem. Dla

płatności gotówkowych oznaczenie na dokumencie księgowym

„zapłacono gotówką” lub dokument „Kasa przyjmie” (KP) lub „Kasa

wypłaci” (KW) wraz z Raportem Kasowym)




Wniosek o płatność - załączniki• oświadczenie o kwalifikowalności VAT (co rok!!!)

• wyciąg z wyodrębnionej dla projektu ewidencji księgowej,

• przy płatnościach w walucie obcej, informację o zasadach

ujętych w polityce rachunkowości stosowanych do rozliczeń

związanych z transakcjami walutowymi (1-szy raz).

• potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów

potwierdzających prawidłowość operacji w zależności od

rodzaju kontraktu. Zazwyczaj są to dokumenty wymagane

przepisami prawa lub umową z wykonawcą/dostawcą.152 8-9 grudnia 2011r.Ministerstwo Środowiska



Dokumenty potwierdzające prawidłowość operacjiKontrakty na roboty budowlane:• dokumentacja dotycząca zamówienia publicznego• umowa z wykonawcą• gwarancji dobrego wykonania i gwarancja zaliczkowa• przejściowe świadectwa płatności lub innych dokumentów określających

zakres wykonanych robót (tabela elementów skończonych)• protokoły z negocjacji dla robót dodatkowych i zamiennych• protokoły konieczności• protokoły odbiorów częściowych• świadectwo przejęcia wstępnego odcinka• świadectwo przejęcia wstępnego robót• poświadczenie zwolnienia kwot zatrzymanych• protokoły wypełnienia gwarancji.




Dokumenty potwierdzające prawidłowość operacjiKontrakty na dostawy:• dokumentacja dotycząca zamówienia publicznego• umowa z dostawcą;• gwarancja dobrego wykonania i gwarancja zaliczkowa• protokoły odbiorów wstępnych i końcowych.• książka inwentarzowa• dokument przyjęcia na magazyn z podaniem miejsca

składowania lub dowód przychodowy OT "Przyjęcie środka trwałego" (wraz z informacją gdzie znajduje się sprzęt i pod czyją opieką)




Dokumenty potwierdzające prawidłowość operacji

Kontrakty na usługi:• dokumentacja dotycząca zamówienia publicznego• umowa z wykonawcą• gwarancja zaliczkowa• dokument akceptujący przyjęcie raportu przejściowego lub

końcowego• dokumenty wymagane do potwierdzenia pracy personelu (jeżeli

dotyczy)• inne dokumenty przewidziane umową, wymagane do odbioru

usługi.




Dokumenty potwierdzające prawidłowość operacji

Przykłady innych wydatków:

• Wydatki na wynagrodzenia - ???

• Delegacje - ???




Wniosek o płatność - załącznikiPotwierdzanie za zgodność z oryginałem:

– umieszczenie np. słów „za zgodność z oryginałem”/”zgodnie z

oryginałem” oraz daty i czytelnego podpisu osoby z pionu

finansowego (np. główny księgowy/skarbnik) lub innej osoby

upoważnionej pisemnie przez beneficjenta (upoważnienie należy

dołączyć do WBoP), wraz z podaniem pełnionej funkcji/stanowiska

służbowego w instytucji składającej wniosek (np. pieczątka imienna i

parafka lub odręczny czytelny podpis).




Dokumentacja projektu• Do współfinansowania kwalifikuje się wydatek faktycznie

poniesiony przez beneficjenta (nastąpił rozchód środków

pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta - z

wyjątkiem amortyzacji i wkładu niepieniężnego).

• Dowodem poniesienia wydatku jest faktura lub inny dokument

księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z

dowodem płatności (preferowany - wyciąg bankowy)




Dokumentacja projektu

• Zasady dokumentowania kosztów związanych z wkładem

niepieniężnym, amortyzacją oraz innych kosztów określa IZ.

• Wydatek kwalifikowalny to wydatek udokumentowany

Brak dokumentacji = brak kwalifikowalności




Opis dokumentu

Opis dokumentu księgowego powinien zawierać :

• numer umowy o dofinansowanie projektu (+ tytuł projektu)

• informację, że projekt współfinansowany jest z EFRR

• nazwę Programu Operacyjnego

• nr osi priorytetowej oraz nr działania




Opis dokumentu• Opis związku wydatku z projektem

– Nazwa i nr kategorii wydatku, przedstawionej we wniosku o dofinansowanie projektu, której dotyczy wydatek wraz z podaniem pozycji z faktury, wartości wydatku kwalifikowanego z wyszczególnieniem podatku od towarów i usług (VAT).

– W przypadku, gdy dokument zawiera różne kategorie wydatków, należy wymienić wszystkie z podaniem ich wartości.

– Ponadto, jeżeli występują również wydatki niekwalifikowalne, należy wskazać ich wartość tak aby suma wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych była tożsama z wartością całkowitą dokumentu.




Opis dokumentu• w przypadku PJB – kod klasyfikacji budżetowej

• informację o poprawności formalno-rachunkowej i

merytorycznej

• podstawa prawna wyboru wykonawcy (Pzp) - w przypadku

wydatków co do których nie stosuje się ustawy PZP, należy

wskazać podstawę prawną na podstawie której wydatek został

poniesiony

• informacja, czy dany wydatek jest wydatkiem inwestycyjnym,

czy bieżącym162 8-9 grudnia 2011r.Ministerstwo Środowiska



Opis dokumentu• numer i datę (lub tylko datę jeśli brak jest numeru) zawarcia

kontraktu/umowy z Wykonawcą, z tytułu którego poniesiono

wydatek

• jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający

wykonanie/odebranie robót/usług/dostaw – dane identyfikujące

ten dokument (np. numer, data sporządzenia)

• w przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN - kurs,

po którym przeliczono jej wartość, na potrzeby ujęcia w

księgach rachunkowych.163 8-9 grudnia 2011r.Ministerstwo Środowiska



Opis dokumentuDodatkowo należy:

• Zawrzeć na opisie/podpiąć informację z jakiego rachunku

bankowego i kiedy dokument został zapłacony (+ ew. kiedy skąd

został zrefundowany)

• Zawrzeć na opisie informację w jakim wniosku o płatność

dokument został ujęty

• Podpiąć pod dokument wszelkie wyliczenia i oświadczenia jeśli

sam opis nie jest wystarczający (może budzić wątpliwości)




Zabezpieczenie• W jakiej wysokości?

• W jakiej formie?

• Na jak długo?




166

Podstawy prawne działań informacyjno-promocyjnych w UE Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828 z 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS, FS.

Art.8 Obowiązki beneficjentów w zakresie działań informacyjnych

i promocyjnych skierowanych do opinii publicznej

„Beneficjenci są odpowiedzialni za informowanie opinii publicznejo pomocy otrzymanej z funduszy poprzez wykorzystanie narzędzii kanałów określonych w ust. 2, 3 i 4.”




Rozporządzenie 1828/2006 nakłada na beneficjentów obowiązki w zakresie informacji i promocji:

1. W trakcie realizacji projektu:Jeśli wkład publiczny do projektu przekracza 500.000 EUR, projekt dotyczy robót infrastrukturalnych lub budowlanych – należy umieścić tablicę informacyjną w każdym miejscu realizacji projektu.

2. Po zakończeniu realizacji projektu:jeśli wkład publiczny do projektu przekracza 500.000 EUR, projekt dotyczy zakupu środków trwałych, finansowania robót infrastrukturalnych lub budowlanych – należy umieścić na stałe widoczną tablicę pamiątkową, nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu realizacji projektu.

3. Wszystkie jakiekolwiek dokumenty (np. zaświadczenia) dotyczące projektu muszą zawierać informację o współfinansowaniu PO z EFS lub EFRR, FS.




Obowiązki informacyjne

• Niby „oczywista oczywistość”, a w praktyce niechlujstwo na

każdym kroku!!!




Jeśli zaistniała konieczność dokonania reprodukcji na kolorowym tle, należy najpierw umieścić wokół prostokąta biały pasek o szerokości równej 1/25 wysokości tego prostokąta




Zasady oznaczania działań informacyjnych i promocyjnych

• Wszelkie materiały informacyjne, promocyjne i szkoleniowe w zależności od ich wielkości, rodzaju i techniki wykonania powinny być oznaczane według jednego z dwóch możliwych wariantów:– wariant podstawowy – dla dużych materiałów (w tym multimedialne,

wybrane drukowane)– wariant minimalny – dla małych materiałów (w tym wybrane

drukowane)• Wybór zastosowanego wariantu zależy od wielkości materiału,

rodzaju i techniki wykonania, przy czym rekomendowane jest stosowanie wariantu podstawowego w każdym przypadku, gdy warunki techniczne to umożliwiają.175 8-9 grudnia 2011r.Ministerstwo Środowiska



Wariant podstawowy - dla dużych materiałów

• Wariant podstawowy zakłada, że wszelkie duże materiały promocyjne, materiały multimedialne oraz wybrane materiały drukowane będą zawierały, zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym oraz Księgą identyfikacji wizualnej NSS, obowiązkowo:– emblemat Unii Europejskiej, – odwołanie słowne do Unii Europejskiej wraz z odwołaniem słownym do

Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Funduszu Spójności lub obu funduszy,

– logo POIiŚ, – hasło promocyjne POIiŚ, – a opcjonalnie (jeśli to możliwe) np. logo beneficjenta, logo podmiotu

upoważnionego, logo instytucji, herb JST oraz informację o współfinansowaniu projektu.




Uwagi do wariantu podstawowego:

• Hasło POIiŚ jest umieszczane w dowolnym miejscu materiału. – Musi być jednak umieszczone poza ciągiem znaków.

• Informacja o współfinansowaniu jest umieszczana w dowolnym miejscu materiału. – Musi być jednak umieszczona poza ciągiem znaków.

• W przypadku stron internetowych, ogłoszeń internetowych, baz danych, filmów, prezentacji PowerPoint oraz innych materiałów multimedialnych dopuszczalne jest tworzenie i stosowanie animowanych wersji elementów wizualizacji.




Wariant minimalny - dla małych materiałów• Wariant minimalny zakłada, że małe materiały

promocyjne oraz wybrane materiały drukowane będą zawierały, zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym oraz Księgą identyfikacji wizualnej NSS obowiązkowo: – emblemat Unii Europejskiej, – odwołanie słowne do Unii Europejskiej, – logo POIiŚ, – a opcjonalnie (jeśli to możliwe): np. logo beneficjenta,

logo podmiotu upoważnionego, logo instytucji, herb JST.




Stosowanie informacji o współfinansowaniu

• W informacji o współfinansowaniu należy posługiwać się pełnymi nazwami tj. Unia Europejska i Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego lub Fundusz Spójności.

• Należy również zadbać o dostrzegalność oznaczeń, tak by oznaczenia wraz z informacją o współfinansowaniu były widoczne dla odbiorców.

• Dodatkowo w informacji o współfinansowaniu nie można używać nazw: beneficjenta, instytucji pośredniczących i wdrażających, innych źródeł współfinansowania oraz wszelkich innych informacji, które mogłyby sprawić, że przekaz o udziale środków UE będzie nieczytelny i mało przejrzysty.

• Wyjątek stanowią projekty w odniesieniu do których możliwe jest odwołanie do współfinansowania ze środków budżetu państwa.

• Dopuszcza się, aby w informacji o współfinansowaniu używać nazw projektów




Tablica informacyjna• Beneficjent niezwłocznie po rzeczowym rozpoczęciu realizacji projektu tj.

rzeczywistym rozpoczęciu robót i/lub dostaw umieszcza tablicę informacyjną w widocznym punkcie, w miejscu realizacji projektu.

• W przypadku, gdy termin rzeczowego rozpoczęcia realizacji projektu przypada przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, wówczas beneficjent jest zobligowany do zamieszczenia tablicy informacyjnej niezwłocznie po podpisaniu umowy.

• Beneficjent jest zobowiązany do umieszczenia tablicy informacyjnej, gdy projekt spełnia łącznie następujące warunki:– całkowity wkład publiczny w projekcie przekracza 500 000 euro,– projekt dotyczy finansowania robót infrastrukturalnych lub budowlanych.

• W przypadku mniejszych inwestycji umieszczenie tablic informacyjnych nie jest obligatoryjne ale rekomendowane.




Tablica informacyjna – elementy obowiązkowe

• emblemat UE z odwołaniem słownym do UE oraz odwołaniem słownym do EFRR lub Funduszu Spójności,

• logo POIiŚ, • logo beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego, • hasło promocyjne POIiŚ• informację o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej: „Projekt

współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności (lub ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego) w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko”,

• tytuł projektu,• nazwę beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego,• wartość projektu w PLN (w zaokrągleniu do pełnego PLN) • kwotę dofinansowania z EFRR lub Funduszu Spójności (w zaokrągleniu do

pełnego PLN).




Tablica informacyjna

• Zalecane wymiary tablicy informacyjnej wynoszą 3 m (szerokość) x 2 m (wysokość).

• Dopuszcza się możliwość zmniejszania lub zwiększania wymiarów tablicy z uwagi na rodzaj i charakter projektu, pod warunkiem zachowania wszystkich proporcji oryginalnego wzoru tablicy.

• Minimalna wymagana liczba tablic wynosi 1. • Zaleca się, jeśli charakter projektu na to pozwala, ustawienie większej ilości

tablic.• Po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu tablicę informacyjną zastępuje

się stałą tablicą pamiątkową. • W przypadku wystawienia większej ilości tablic informacyjnych, nie każdą

tablicę informacyjną należy zastąpić tablicą pamiątkową. • Beneficjent może, dla zapewnienia lepszego upowszechniania informacji,

umieścić większą ilość tablic pamiątkowych.




Tablica pamiątkowa• W celu pozostawienia trwałej informacji o współfinansowaniu projektu ze

środków EFRR lub Funduszu Spójności w ramach POIiŚ, nie później niż sześć miesięcy po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu tj. rzeczywistym zakończeniu wszystkich robót i/lub dostaw, należy umieścić tablicę pamiątkową.

• W sytuacji, gdy rzeczowa realizacja projektu dobiegła końca przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, beneficjent zamieszcza tablicę pamiątkową niezwłocznie po podpisaniu umowy.

• Minimalna wymagana liczba tablic pamiątkowych dla projektu wynosi 1.• Beneficjent jest zobowiązany do zamieszczenia tablicy pamiątkowej, gdy projekt

spełnia łącznie następujące warunki:– całkowity wkład publiczny przekracza 500 000 euro,– projekt dotyczy zakupu środków trwałych lub finansowania robót

infrastrukturalnych lub budowlanych.




Tablica pamiątkowa musi zawierać:• emblemat Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej,

odwołanie słowne do EFRR lub Funduszu Spójności,• logo POIiŚ, • logo beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego, • hasło promocyjne POIiŚ• informację o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej:

„Projekt (należy wstawić tytuł projektu - może być skrócona nazwa lub zakup, przebudowa, budowa, modernizacja itp.) współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności (lub ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego) w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko”.




Tablice pamiątkowe• Zaleca się, aby tablice pamiątkowe były wykonane z materiałów

trwałych, tj. odpornych na warunki atmosferyczne, dzięki czemu zapewniona zostanie czytelność informacji oraz wysoki poziom estetyczny tablicy, co najmniej w okresie trwałości projektu, tj. 5 lat od zakończenia realizacji projektu (3 lata w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw).

• Nie ma obowiązku usunięcia tablicy po upływie ww. terminów.• Zalecane wymiary tablicy pamiątkowej wynoszą 1 m (szerokość) x

0,7 m (wysokość).• Dopuszcza się możliwość zmniejszania lub zwiększania wymiarów

tablicy z uwagi na rodzaj i charakter projektu, pod warunkiem zachowania wszystkich proporcji oryginalnego wzoru tablicy.




Umieszczanie tablic informacyjnych i pamiątkowych• Tablice informacyjne i pamiątkowe należy umieszczać w

miejscach najbardziej widocznych, zapewniających dostęp jak największej liczbie osób oraz umożliwiających swobodne zapoznanie się z jej treścią.

• Umiejscowienie tablicy nie może zagrażać bezpieczeństwu osób zapoznających się z jej treścią.

• Do najbardziej widocznych miejsc należy zaliczyć m.in. bramy wjazdowe, wejścia do budynków, hole budynków, parkingi, stacje kolejowe (w pobliżu głównego budynku dworca lub w budynku dworca).




Tablica pamiątkowa




Tabliczki i naklejki informacyjne• Dla oznakowania środków trwałych m.in. maszyn i urządzeń, pojazdów,

aparatury, wyposażenia biurowego, sprzętu komputerowego zakupionych dzięki wsparciu ze środków Unii Europejskiej stosuje się oznaczenie w postaci tabliczek lub naklejek informacyjnych.

• Tabliczki/naklejki informacyjne stosuje się również w przypadku wartości niematerialnych i prawnych np. oprogramowanie, umieszczając je w widocznym miejscu na sprzęcie, w którym dane oprogramowanie zostało zainstalowane.

• Ponadto tabliczki/naklejki informacyjne mogą być wykorzystane do oznaczenia współfinansowania stanowisk pracy w ramach POIiŚ.

• W bezpośrednim, stałym (o ile istnieje) miejscu pracy osób zamieszcza się informację w formie tabliczki np. przed pokojem, w którym dana osoba wykonuje obowiązki.




Tabliczki i naklejki informacyjne

• Zalecane wymiary naklejki informacyjnej wynoszą 7 cm (szerokość) x 5 cm (wysokość).

• Na naklejkach należy stosować oznaczenie w wariancie podstawowym. • Jeżeli wielkość zakupionej rzeczy na to nie pozwala, na naklejkach należy

stosować wariant minimalny. • W przypadku tabliczek zalecane wymiary wynoszą 20 cm (szerokość) x 15

cm (wysokość). • Na tabliczkach należy stosować oznaczenie właściwe dla wariantu

podstawowego.• Dopuszcza się możliwość zmniejszania lub zwiększania wymiarów naklejki i

tabliczki z uwagi na rodzaj i charakter projektu, pod warunkiem zachowania wszystkich proporcji oryginalnych wzorów.




Tabliczki i naklejki informacyjne

• Przedmioty, na których nie ma możliwości zamieszczenia czytelnych logotypów i informacji o współfinansowaniu, można oznaczyć przez zamieszczenie logotypów i informacji na opakowaniu sprzętu.

• Naklejki informacyjne stosuje się przede wszystkim dla oznaczenia sprzętu o małych gabarytach m.in. komputerów, drukarek, kserokopiarek, tabliczek na drzwi.

• Naklejka powinna być umieszczona bezpośrednio na danym przedmiocie, jednakże w taki sposób, aby nie utracić gwarancji lub rękojmi i nie zniszczyć przedmiotu.

• W ramach oznaczania sprzętu możliwe jest wykorzystywanie naklejek papierowych, na folii samoprzylepnej, adhezyjnej, a także tabliczek plastikowych, metalowych, graweru itp.




Naklejka




Tabliczka informacyjna




Oznaczanie dokumentów• Oznaczeniu stosownymi znakami i opcjonalnie informacją o

współfinansowaniu podlegają dokumenty dotyczące realizacji projektu po podpisaniu przez beneficjenta umowy o dofinansowanie, za wyjątkiem wewnętrznych dokumentów, które nie będą przedstawiane innym podmiotom.

• Oznaczeniu podlega tylko pierwsza strona dokumentu. • Dokumenty powinny być oznaczone wszystkimi obowiązkowymi elementami

wariantu podstawowego, (tj. emblematem Unii Europejskiej, odwołaniem słownym do Unii Europejskiej, odwołaniem słownym do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Funduszu Spójności, logo POIiŚ, (opcjonalnie - hasłem promocyjnym).

• W przypadku korespondencji papierowej (na papierze firmowym) obowiązuje wariant minimalny oznaczania.




Oznaczeniu podlegają w szczególności:• korespondencja prowadzona w sprawie projektu ze wszystkimi

podmiotami oraz instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie POIiŚ (zarówno papierowa jak i elektroniczna),

• opisy stanowisk pracy lub umowy cywilno-prawne na świadczenie usług (np. doradztwa),

• umowy z wykonawcami,• dokumentacja przetargowa tj. specyfikacja istotnych warunków

zamówienia,• ogłoszenia o wyborze wykonawcy w ramach projektu umieszczane w

siedzibie i/lub na stronach internetowych zamawiającego,• certyfikaty i zaświadczenia.




Oznaczanie dokumentów• Dokumenty finansowe – faktury, rachunki i inne

dokumenty finansowo-księgowe nie podlegają oznaczaniu.

• Wszelkie wymogi odnoszące się do oznaczania dokumentów dotyczą sytuacji, w których oznaczenie jest wykonalne technicznie.

• W przypadku dokumentów mających charakter gotowych formularzy, wzorów, w których treść instytucja/podmiot nie ma możliwości ingerencji (np. druki samokopiujące, druki faktur/rachunków, itp.) lub gdy dokumenty wystawiają zewnętrzne podmioty, oznaczanie nie jest wymagane.




Najchętniej stosowane dotychczas narzędzia promocyjne przez beneficjentów Funduszy Europejskich

- inauguracja rozpoczęcia realizacji projektu/poszczególnego etapu/festyn promujący projekt,

- konferencja prasowa,- materiały promocyjne (gadżety) związane z projektem,- informacja prasowa i telewizyjna dot. projektu,- stosowanie tablic informacyjnych i pamiątkowych,- ulotki informacyjne o projekcie,- strony internetowe dot. projektu.




Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ

„Wydatki poniesione przez beneficjentów na działania informacyjno-promocyjne zgodne ze szczegółowymi zasadami wypełniania obowiązków informacyjnych, które zostaną określone przez Instytucję Zarządzającą, uwzględnione w budżecie projektu wskazanym w umowie o dofinansowanie, będą mogły być uznane za kwalifikowane”(Podrozdział 6.6 - Działania informacyjne i promocyjne)




Kontrola i audytWybrane instytucje uprawnione do kontroli:• Europejski Trybunał Obrachunkowy• Komisja Europejska• Zewnętrzne firmy audytorskie wybrane przez KE• European Anti-Fraud Office- Europejskie Biuro ds.

Przeciwdziałania Oszustwom Finansowym (OLAF) • Instytucja Zarządzająca (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego)• Instytucja Pośrednicząca/ Instytucja Pośrednicząca 2 stopnia

(Instytucja Wdrażająca)• Ministerstwo Finansów• Najwyższa Izba Kontroli • Urzędy Kontroli Skarbowej




Kontrola i audytGłówne obszary kontroli:• Legalność (prawo krajowe i wspólnotowe)• Prawidłowość pod względem księgowym• Zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym• Zgodność z decyzją o dofinansowaniu oraz wszystkim warunkami

dotyczącym i jej przeznaczenia, wykorzystania i zakładanych celów• Faktyczność poniesienia wydatków• Kwalifikowalność wydatków• Promocja i informacja• Polityki wspólnotowe




Najczęstsze nieprawidłowości• Niewłaściwe prowadzenie rachunkowości• Ponoszenie ze środków UE kosztów niekwalifikowanych• Niewłaściwe/niewystarczające dokumentowanie wydatków• Niewłaściwy wybór wykonawców (PZP)• Ponoszenie kosztów

– przed/po okresie kwalifikowalności wydatków– przed uzyskaniem zgody na wprowadzenie zmian do

projektu• Nieprzestrzeganie zasad informacji i promocji




Najczęstsze nieprawidłowości• Refundacja wydatków poniesionych niezgodnie z przepisami

dotyczącymi zamówień publicznych:– Nieprawidłowe ogłoszenie (brak ogłoszenia w DZ.U.UE.,

brak informacji o współfinansowaniu z UE, różne ogłoszenia w prasie/UZP/siedzibie zamawiającego)

– Niewłaściwy wybór trybu (niekonkurencyjny),– Aneksowanie umowy niezgodnie z ustawą Pzp,– Nieuprawnione dzielenie zamówienia na kilka mniejszych w

celu ominięcia progu lub niektórych przepisów ustawy Pzp,




Najczęstsze nieprawidłowości– Zawarcie umowy bez posiadanego pozwolenia na budowę i

opracowanej dokumentacji projektowej,

– Udzielenie zamówienia bez stosowania ustawy Pzp,

pomimo że Beneficjent był do tego zobowiązany,

– Nierówne traktowanie wykonawców,

– Niedozwolona zmiana w SIWZ w trakcie postępowania




Najczęstsze nieprawidłowości• Refundacja wydatków na podstawie fałszywych dokumentów

lub nieprawdziwych oświadczeń potwierdzających zrealizowanie działań/dostaw/ usług/robót dot. m.in.:– protokołów odbioru robót/ dostaw/usług, – faktur, – potwierdzeń zapłaty (KW/KP), – potwierdzeń dokonania przelewu, – oświadczeń, – ewidencji czasu pracy, – ewidencji magazynowej, – ofert, wycen, kosztorysów




Najczęstsze nieprawidłowości• Przedkładanie do refundacji kopii faktur, których oryginały

„zaginęły”;

• Opisy na oryginałach faktur nie są zgodne z opisami na

kopiach faktur przedkładanych przez Beneficjenta wraz z

wnioskiem o płatność lub na oryginałach faktur brak opisów

które widnieją na kopii;

• Posługiwanie się fakturami wystawionymi przez nieuprawnione

lub nieistniejące podmioty;




Metody wykrycia nieprawidłowości

207

wstępne czynności

sprawdzające28%

kontrola na miejscu

36%

kontrola dokumentów

23%

kontrola ex-post3%

kontrola skarbowa

4%

inne6%




Katalog sankcjiNie osiągnięcie celu i założonych wskaźników grozi:

• Rozwiązaniem umowy• Zwrotem całości lub części dofinansowania wraz z

odsetkami jak za zaległości podatkowe• Wstrzymaniem dofinansowania• Zatrzymaniem płatności końcowej • Karą 3 letniego zakazu korzystania ze środków publicznych

(nie dotyczy jst) • Odpowiedzialnością karną




Rozwiązanie umowy• W praktyce nie grozi gdy beneficjent i IW współpracują ze sobą,

ufają sobie wzajemnie i rozumieją, że „jadą na jednym wózku”




Dziękuję i życzę powodzenia


Rozliczanie projektów w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko – aspekty praktyczne

Documents

Transcript of Rozliczanie projektów w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko – aspekty praktyczne