Skuteczna komunikacja pisemna

w biznesie

Podstawowe zasady

Przed rozpoczęciem pisania…

Odpowiedz na trzy ważne pytania:

1. Do kogo piszę?

2. Dlaczego piszę?

3. Co mój adresat wie

o sprawie?

Do kogo piszę?

• Pomoże Ci to w dobraniu odpowiedniej formy komunikacji oraz właściwego stylu.

• Z reguły pisanie do zwierzchników bądź do klientów wymaga bardziej formalnego stylu niż pisanie do kolegów na tym samym poziomie struktury organizacyjnej

• Pamiętaj, że komunikacja biznesowa powinna być zawsze bardziej sformalizowana niż komunikacja prywatna. Zawsze też powinna być uprzejma i rzeczowa

Dlaczego piszę?

• Określ szczegółowo cel,

bądź cele, które chcesz

osiągnąć.

• Jaki komunikat chcesz

wysłać?

• Określenie celu pomoże Ci

w doborze odpowiedniej

formy przekazu

Co mój adresat wie o sprawie?

• Nigdy nie zakładaj, że Twój adresat ma odpowiednią wiedzę o sprawie by zrozumieć Twój przekaz.

• Pomyśl o wszystkich szczegółach, które będziesz musiał opisać, by Twój adresat właściwie zrozumiał Twój przekaz i podjął odpowiednie działania

W trakcie pisania

• Pisz treściwie, przejrzyście,

spójnie i na temat

• Pamiętaj o celu, który

chcesz osiągnąć

• Nie używaj skrótów typu:

– n/K wn. o kr. w r. bież.

• Zachowaj odpowiednie

zabarwienie emocjonalne

Przed wysłaniem…

• Zawsze przeczytaj to co

napisałeś

• Zadaj sobie pytanie czy gdybyś

był odbiorcą tekstu byłbyś w

stanie podjąć określone

działanie po przeczytaniu

• Sprawdź czy w tekście nie ma

błędów ortograficznych,

gramatycznych i

interpunkcyjnych