Pierwsza strona

Oprogramowanie wspierające pracę w grupach

A.D.Danilecki

M. Kalewski

Pierwsza strona

Wstęp Co to jest Groupware? Historia Groupware. Co powinno oferować

oprogramowanie Problemy związane z Groupware

Pierwsza strona

Współpraca

We take collaboration to mean working jointly with others, especially in an intellectual activity („Software to Aid Collaboration: Focus on Collaborative Authoring” Bordin Sapsomboon, Restiani Andriati, Linda Roberts, Michael B. Spring, 1997

Pierwsza strona

Jak wspierać współpracę? Jak zaprząc komputery sensownie

do pracy? Problem biegającej pani Basi Problem komunikacji w firmie

Pierwsza strona

Proces biznesowy

Proces biznesowy jest to zbiór jednej lub więcej połączonych procedur bądź działań, które wspólnie realizują cel biznesu lub polityki, zwykle w kontekście struktury organizacyjnej.

Pierwsza strona

Przepływ dokumentów

Przepływ dokumentów (ang. Workflow) jest to automatyzacja procesu biznesowego, w całości lub części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przesyłane od jednego uczestnika do następnego celem realizacji, zgodnie ze zbiorem sformalizowanych zasad postępowania.

Pierwsza strona

Przepływ dokumentów (2) System zarządzania przepływem

dokumentów jest to oprogramowanie do zarządzania i realizowania przepływu, będące w stanie interpretować definicje procesu, współpracować z uczestnikami oraz w miarę potrzeby odwoływać się do użycia innych narzędzi (modułów lub aplikacji) informatycznych.

Pierwsza strona

Nudne definicje

Mapa procesów jest to odzworowanie wszystkich procesów w przedsiębiorstwie lub organizacji.

Pierwsza strona

Nudne definicje cd.

Dokument jest obiektem mogącym zawierać tekst, elementy graficzne, sekwencje wideo i/lub audio oraz inne rodzaje informacji.

Pierwsza strona

Nudne definicje kontratakują

Działania (procedury) są to kolejne kroki procesu. Działania są podejmowane (wykonywane) przez przypisanych do nich użytkowników. Każdy użytkownik posiada listę działań, które należy wykonać (wykonywać).

Pierwsza strona

Groupware – Definicje

Oprogramowanie które ułatwia pracę w grupach.

„Network-compatible software applications that facilitate shared work on information and documents.”„Groupware is software designed to improve the productivity of individuals with common goals or interests. Groupware relies on computer networking to open communications channels among people and to share data.”

Pierwsza strona

Groupware – Definicje (2)

Groupware refers to programs that help people work together collectively even if they are located remotely from each other. Groupware services can include the sharing of calendars, collective writing, e-mail handling, shared database access, electronic meetings with each person able to see and display information to others, and other activities.

Pierwsza strona

Groupware – Definicje (3)1. Groupware is a market term for

products that are used in group working.

2. GroupWare is a message-based system for collaborating projects and data.

3. Groupware is a kind of contradiction -- personal software that is for groups

4. Groupware is an umbrella term for any tool that allows workers to communicate, collaborate and coordinate.

Pierwsza strona

Groupware – Definicje (4)1. Groupware is a computer-

based technology that supports a group's communication and decision-making processes.

2. Groupware is a class of products designed for joint usage, joint work and exchange of data between the members of the working group.

Pierwsza strona

Czego oczekujemy?

groupware products should allow organizations to create customized forms for handling structured data

rudimentary support for workflow automation

you should be able to integrate your own line-of-business applications and logic into the groupware system

Pierwsza strona

Czym jest więc groupware? Wszelkie aplikacje (sieciowe),

które usprawniają komunikację, koordynację, rozwiązywanie problemów oraz negocjowanie grupą ludzi (Lotus Developer Domain, „The history of Notes and Domino”, International Business Machines Corporation, 2002)

Pierwsza strona

Komputerowo Wspomagana Praca Kooperacyjna

Komputerowo Wspomagana Praca Kooperacyjna (ang. Computer-Supported Cooperative Work – CSCW) jest to dyscyplina naukowa zainteresowana projektowaniem, wdrażaniem oraz użytkowaniem systemów pracy grupowej. Zajmuje się również zarządzaniem dużymi organizacjami.

Pierwsza strona

CSCW a Groupware

While Groupware refers to the real computer-based systems, the notion CSCW means the study of tools and techniques of Groupware as well as their psychological, social and organizational effects

Pierwsza strona

Powrót nudnych definicji

Messaging (system wymiany wiadomości) jest to rozbudowany system typu klient/serwer z wbudowanymi współdzielonymi kalendarzami oraz metodami szeregowania, pozwalający grupie ludzi na łatwe wysyłanie i współdzielenie informacji. W skład takiego systemu mogą np. wchodzić implementację protokołów takich jak SMTP czy POP3

Pierwsza strona

Klasyfikacja systemów pracy grupowej (1) podział tradycyjny

Pierwsza strona

Klasyfikacja systemów pracy grupowej (2)podział tradycyjny cd

Pierwsza strona

Klasyfikacja systemów pracy grupowej (3) podział zadanie/struktura

• formal group/formal process

• formal group/informal process

• informal group/ formal process

• informal group/informal process

Pierwsza strona

Klasyfikacja systemów pracy grupowej (4) Colemann, Khanna

Pierwsza strona

Inne możliwe klasyfikacje Co współdzielimy (informacje,

dane, dokumenty, funkcje) Rozmiar grupy ....

Pierwsza strona

Zastosowania pracy grupowej (1)asynchroniczna praca grupowa

Email – szablony, grupy wymiany wiadomości, trasowanie, przekierowywanie, automatyczne przetwarzanie itp.

Grupy dyskusyjne Systemy workflow – tworzenie

form, trasowanie dokumentów, określanie praw, zadań itp

Pierwsza strona

Zastosowania pracy grupowej (2)asynchroniczna praca grupowa

Hipertekst – tworzenie powiązań między dokumentami, gromadzenie informacji o używaniu zasobów, o tym kto utworzył powiązanie, dokument itp.

Kalendarze grupowe – planowanie, zarządzanie projektami, koordynowanie pracy dużych grup ludzi, zarządzanie zasobami itd.

Współpracujące systemy edycji – rejestracja dokonywanych zmian, łączenie różnych dokumentów, planowanie i koordynowanie tworzenia.

Pierwsza strona

Zastosowania pracy grupowej (2)synchroniczna praca grupowa

Współdzielone tablice – rysowanie i planowanie, edycja i podgląd wspólnych płaszczyzn, przy czym różni użytkownicy mogą być rozróżniani np. różnymi kolorami linii. (np. Tivoli)

Wideo-konferencje Chat (pogawędki) Systemy wspierające podejmowanie

decyzji – ustawianie miar i wag probalibistycznych dla wariantów zdarzeń, głosowania użytkowników itd

Pierwsza strona

Historia Groupware – Hypertext1945 – „As we may think” Vannevar Bush i MEMEX

1968 Engelbart demonstruje NLS, pierwszy hypertext

1965 – Ted Nelson wymyśla „hypertext”

1967 Andy van Dam Hypertext Editing System

Pierwsza strona

Historia Groupware

Group Decision Support Systems (1970s)

Konferencje na temat CSCW od połowy 1980

Pierwsza strona

Lotus Domino

Pierwsza aplikacja, Lotus Notes 1.0 powstała w 1989 roku, chociaż aplikację zaczęto rozwijać w 1984 w specjalnej firmie założonej i finansowanej przez Lotus.

Pierwsza strona

Lotus Notes 1.0

Uwierzytelnianie i szyfrowanie za pomocą mechanizmu kluczy publicznych (RSA)

Specjalny język skryptowy Online Help DocLinks Mail system

Pierwsza strona

Lotus Notes 2.0

Powstał w 1991 API dla programów w C Rich text support więcej funkcji, użytkowników,

większe bazy danych

Pierwsza strona

Lotus Notes 3.0

Powstał w 1993. W tym czasie 2000 firm i około pół miliona użytkowników używało tej aplikacji.

200 osób naraz mogło korzystać z serwera

full-text search, replikacja...

Pierwsza strona

Lotus Notes 4.0

Powstał w 1996 Nowy interfejs, integracja z WWW

(web browser) LotusScript RAD (Rapid Application

development) SOCKS, Proxy HTTP etc

Pierwsza strona

Lotus Domino

W 1995 IBM kupił Lotus, głównie z uwagi na technologię NOTES.

Zmiana nazwy od wersji 4.5 na Domino

Messaging (POP3, cc:Mail, SMTP) Przeszukiwanie całych baz danych Java

Pierwsza strona

Lotus Domino 5.0

Wypuszczono na rynek w 1999 JavaScript Pełna integracja z www LDAP Współpraca z IIS

Pierwsza strona

Lotus Domino a Linuks

Kenneth Brunsen zaczął ten projekt jako osobiste hobby.

Mniejszy koszt Niebezpieczeństwa związane z

różnicami między systemami operacyjnymi

Mniejsza wydajność (Linux 2.2) w porównaniu z UNIXami i Windows 2000

Pierwsza strona

Porażki i klęski

Pierwsza generacja produktów groupware ponosiła często spektakularne porażki

Użytkownicy często po prostu nie używali systemów

Robert Kraut: „Only succesful CSCW application has been email”

Lee Sproull, 1990: „groupware will never be practical and widely used in organizations if it follows its current trajectory”

Pierwsza strona

Mainframe?

Aplikacje na systemy mainframe zdawałoby się natykają się na podobne zadania, a jednak wdrażanie tych aplikacji często kończyło się powodzeniem

„an organization may adapt to large computer system, but a small application program must adapt to the organisation” (Grudin 1994)

Pierwsza strona

Osiem wyzwań – Jonathan Grudin 1994

Główne zainteresowanie tymi aplikacjami pochodziło od ludzi uprzednio programujących aplikacje dla pojedynczych użytkowników oraz od użytkowników tych aplikacji.

Ponieważ używają tych aplikacji pojedyńczy użytkownicy, wciąż są aktualne wszystkie wyzwania które stoją przed projektem zwykłych aplikacji.

Dochodzą problemy związane jednak z tym, że aplikacji ma używać też cała grupa

Pierwsza strona

Osiem wyzwań (2)

Disparity in work and benefit Critical mass and Prisoner’s dilemma

problems Disruption of social processes Exception handling Unobtrusive accesibility Difficulty of evaluation Failure of intuition The adoption process

Pierwsza strona

Disparity work vs benefit

Idealnie by było, gdyby wszyscy użytkownicy zyskiwali, nawet jeżeli zyskiwaliby nierówno

Jednakże większość systemów groupware wymaga dodatkowej pracy od niektórych użytkowników

Pierwsza strona

Przykład: elektroniczne kalendarze Zazwyczaj menadżerzy używają

elektronicznych kalendarzy w celu ustalania spotkań. Jednakże to nie oni ponoszą gro kosztów związanych z utrzymywaniem kalendarzy!

Pierwsza strona

Przykład: załączniki głosowe. Jest wygodniej coś powiedzieć niż

napisać... Jednakże trudniej jest zrozumieć (z

uwagi na niedoskonałość przekazu) i trudniej wprowadzać poprawki.

Pierwsza strona

Środki zaradcze

Spotkania demonstrujące korzyści z używania dla grupy

Redukcja dodatkowych kosztów Zwiększenie korzyści dla

wszystkich użytkowników

Pierwsza strona

Critical mass problem

Prawo Metcalfe’a! Większość użytkowników zacznie

używać groupware, jeżeli większość zacznie używać groupware.

Nawet jedna albo dwie osoby nie chcące używać programu mogą powodować problemy przy ustalaniu spotkań itd.!

„Dylemat więźnia”: jeżeli wszyscy działają by zwiększyć swoją korzyść, rezultat jest zwykle gorszy dla całej grupy i pojedyńczych członków.

Pierwsza strona

Środki zaradcze

W systemach mainframe: proste. Wymuszanie od góry.

Trzeba zmniejszyć trudności związane z użyciem, dodać bezpośrednio widoczne korzyści z używania

Spotkania podkreślające korzyści dla grupy.

Pierwsza strona

Czynnik społeczny

Często nasze poczynania zależą od naszej znajomości charakteru konkretnych osób, ich priorytetów.

Osobiste sprawy mające wpływ na działania często są taktowanie pomijane milczeniem – na przykład sekretarka wie, że szef w piątki ma sesje golfa, ale nie może przecież tego ująć w jego rozkładzie zajęć.

Pierwsza strona

Czynnik Społeczny (2)

Przykład: „priority problem” Tak samo nadawanie priorytetów

zadaniom i wiadomościom zawodziło, gdyż często pracownicy odmawiali przyznania, że ich zadania mają niski priorytet.

Systemy mające zachęcać do krytyki zawodziły, gdyż ludzie bali się oficjalnie pisać to, co wcześniej mogli powiedzieć w czasie nieformalnych pogawędek.

Systemy raportowania powodują, że ludzie czują się szpiegowani przez „Wielkiego brata”

Pierwsza strona

Czynnik społeczny (3)

Wsparcie dla podejmowania decyzji – lepsza jakość decyzji, ale mniejsza satysfakcja z udziału i dłuższy czas.

Systemy wspierające workflow - bardziej rygorystyczny nadzór, ludzie czują się szpiegowani.

Email & fax < telefon < twarz-w-twarz Tekst czytany przez komputer – zero rezultatów Dodanie „awatarów” pogarsza nawet rezultaty Opóźnienia itp. spowodowane przez wolne łącza

mogą być czasami podświadomie kojarzone z chęcią kłamania!

Pierwsza strona

Środki zaradcze

Rozpoznać problem Nigdy nie zakładać, że ludzie

pracują racjonalnie. Należy współpracować z

reprezentatywnymi użytkownikami i unikać hurra-propagandy.

Pierwsza strona

Sytuacje wyjątkowe

Trudność z opisaniem faktycznego przebiegu pracy

Systemy które trzymają się oficjalnego, ustandaryzowanego przepływu pracy mogą spowodować dramatyczny spadek wydajności.

Często standardowe procedury zawodzą gdyż zachodzą nieprzewidziane sytuacje.

Pierwsza strona

Przykład

W fabryce czekolady jeden oddział uważał się za ważniejszy od innych i sabotował działanie całego systemu, po to, by elastycznie reagować na wymaganie klientów.

System jednak wprowadzono z uwagi na to, że jeden z szefów nie chciał stracić twarzy.

Pierwsza strona

Sytuacje wyjątkowe

„behavior that upset computer is characteristic of efficient performance”

Pierwsza strona

Środki zaradcze

Developerzy muszą sprawdzić na miejscu, jak faktycznie praca przebiega.

Należy pamiętać, że ludzie często nie mają pojęcia jak działa cała organizacja

Pierwsza strona

Gdy masz młotek, wszędzie widzisz gwoździe... Zwiększenie rozmiaru prowadzi do

zmniejszenia efektywności, chyba, że się zmniejszy komunikację...

... jednak developerzy projektując groupware wszędzie pakują funkcje wspomagające komunikację.

Pierwsza strona

Środki zaradcze

Rzadko używane funkcje do wspierania pracy grupowej nie mogą przeszkadzać w normalnej pracy.

Lepsza integracja z normalnymi aplikacjami!

Lepiej wybrać stand-alone aplikację i do niej dodawać nowe właściwości niż projektować od zera...

Pierwsza strona

Trudność oceny

Oprogramowanie wieloużytkownikowe jest trudniejsze w ocenie niż jednoużytkownikowe.

Trudno testować takie oprogramowanie w laboratorium.

Pierwsza strona

Kiedy męska intuicja zawodzi... Menadżerzy podejmując decyzję

polegają na „dobrze poinformowanej” intuicji.

Menadżerzy wymuszają takie rozwiązania, które najbardziej ułatwiają ich pracę, lekceważąc extra koszt dla innych użytkowników.

Oficjalne wsparcie dla procesu podejmowania decyzji prowadzi do zaniku innych metod, którymi zwykli pracownicy często zwykli wpływać na decyzję: lobbying itd..

Pierwsza strona

Intuicja cd.

Menadźerzy nie doceniają właściwości, które sprawiają korzyści innym (Nawet jeżeli sprawia to korzyść całej grupie).

Pierwsza strona

Środki zaradcze

Kontaktować się nie tylko z menadżerami!!

Pierwsza strona

Akceptacja systemu

Developerzy zazwyczaj są oddzieleni od tego problemu przez dział promocji, marketingu i sprzedaży.

Procesor tekstu który lubi jedna osoba na pięć wciąż może być dobrym produktem. Aplikacja wspierająca pracę systemu pięciu pielęgniarek który lubi tylko jedna, zawiedzie.

Pierwsza strona

Środki zaradcze

Problem można ominąć dodając właściwości do istniejących, lubianych aplikacji.

Polepszyć jakość treningu przed użyciem aplikacji.

Pierwsza strona

Kwestie związane z projektowaniem groupware Używanie izolowanych narzędzi utrudnia

korzystanie z groupware Ludzie szybko zapominają o rzeczach

rzadko używanych Gdy pojawia się problem, nie sięgają do

podręcznika, nie rozumieją pomocy podręcznej i pytają kolegów (wytrenować guru!)

Skupić się na zarządzaniu wielkimi ilościami informacji, a nie na dodawaniu nowych funkcji!

Pierwsza strona

Co się podoba?

Email. Przy czym użytkownicy ignorują wyrafinowaną semantykę.

Łączenie dokumentów i wiadomości: wątki, wiadomości związane z tematem X itd..

Najbardziej podobają się narzędzia, które są podobne do tradycyjnych metod.

Pierwsza strona

Poczta elektroniczna – niemożliwy sukces Takie same korzyści dla nadawcy i

odbiorcy Kompatybilna z przyzwyczajeniami

użytkowników Asynchroniczna natury poczty i jej

elastyczność ułatwia radzenie z wyjątkowymi problemami

Poczta jest używana wyjątkowo często

Pierwsza strona

Poczta elektroniczna – niemożliwy sukces Poczta nie daje więcej korzyści

menadżerom ... Co więcej, może ona zwiększyć

koszt pracy menadżerów!

Pierwsza strona

Poczta elektroniczna – niemożliwy sukces Ludzie, którzy nigdy by nie śmieli

zasugerować coś szefom na formalnym spotkaniu, mogą wysłać sugestię w nieformalnym liście.

Kraut (1998) email prowadzi do ograniczania kontaktów z rodziną i prowadzi do depresji i samotności.

Pierwsza strona

Grupowe kalendarze

Open, Partially Open (tylko dostęp do czasu, ale nie do zawartości), Controlled Access, Closed (używa agentów)

Zwykły problem relacyjnej bazy danych (relacje 1 do wielu)

Mail-enhanced (jeżeli baza danych rozproszona) bądź mail-based (jeżeli każdy klient posiada osobną bazę danych)

Pierwsza strona

Grupowe Kalendarze (2)

Powinna być możliwość poglądu kilku kalendarzy i dat z kilku kalendarzy

Papierowe kalendarze pełnią więcej ról niż elektroniczne

Problem społeczny: pozwalamy widzieć innym co robimy i planujemy...

Pierwsza strona

Grupowe kalendarze (3)

Ludzie mogą wyznaczać „wirtualne” spotkania, by w ten sposób zyskać nieco czasu na prywatne sprawy.

Ludzie mogą nie chcieć przyznać, że spotkanie z szefem ma niski priorytet

Niektórzy mogą chcieć ukryć, że ich praca jest znacznie bardziej elastyczna niż to wynika z stanowiska

Kalendarze naruszają prywatność!

Pierwsza strona

Groupware - aplikacje

Lotus Domino Netscape Communicator Microsoft BackOffice (Exchange) Novell Groupwise Oracle Collaboration Suite http://www.capterra.com/

groupware-solutions

Pierwsza strona

Novell Groupwise

Powstał jako biblioteka dla programu WordPerfect w maju 1986, wersja z lutego 1987 zawierała osobisty kalendarz, w 1988 dodana obsługa emaili i organizowanie spotkań.

1994 Zakup przez Novell, integracja z Netware, Groupwise 1.4, AppleScript.

Pierwsza strona

Novell Groupwise (2)

1995 Dodanie dostępu z poziomu WWW

1997: Groupwise 5.2 IMAP, LDAP, Java, workflow support

Obecna wersja (2003) GroupWise 6.5 – współdzielone foldery, messaging, workflow, TLS, SSL, SMS-y na komórki i pagery, PDA, dostęp zdalny itp. itd

Pierwsza strona

Microsoft Exchange

Instant messaging Chat rooms Workflow support WebServer Poczta

Pierwsza strona

Inne aplikacje

CommonKnowledge: group document editor

Collabra-share: conferencing tool GroupSystems: electronic meetings:

wsparcie dla głosowania, burzy mózgów, itp. itd.

GroupWorks: project managers TeamLinks/LinkWorks (firmy Digital) OpenGroupware (OGo)

Pierwsza strona

Przyszłość...

Systemy rozproszone integrują funkcje groupware

Można mieć nadzieję, że opisywane funkcje staną się standardami w przyszłych sieciowych i rozproszonych systemach operacyjnych.