Kontrola na miejscu na zakończenie realizacji projektu – doświadczenia CKPŚ

www.ckps.lasy.gov.pl

Kontrola na miejscu na zakończenie realizacji projektu – doświadczenia CKPŚ

Spotkanie przedstawicieli Instytucji Pośredniczącej i Instytucji Wdrażających środowiskowe priorytety w ramach PO IiŚ

Jarnołtówek, 19 kwietnia 2013 r.


Kontrole na miejscu na zakończenie w podziale na działania V priorytetu POIiŚ

Działanie 5.1Wspieranie kompleksowych projektów z zakresu ochrony siedlisk przyrodniczych (ekosystemów) na obszarach chronionych oraz zachowanie różnorodności gatunkowej Działanie 5.2Zwiększanie drożności korytarzy ekologicznych

Działanie 5.3Opracowywanie planów ochrony

Działanie 5.4Kształtowanie postaw społecznych sprzyjających ochronie środowiska, w tym różnorodności biologicznej


Wyniki przeprowadzonych przez CKPŚ kontroli na miejscu na zakończenie realizacji projektu


Główne obszary uchybienia/nieprawidłowości na zakończenie realizacji projektu

Wykonanie rzeczowe projektu deklarowane we wniosku.

Poziom osiągnięcia wskaźników produktu i rezultatu.

Sposób zarządzania projektem.

Sposób archiwizacji dokumentacji projektowej.

Wyodrębniona ewidencja księgowa projektu.

Informacja i promocja


Brak zgodności prac deklarowanych we wniosku końcowym z pracami rzeczywiście zrealizowanymi

W wyniku wizytacji w terenie stwierdzono:

brak użytkowania części zakupionych w projekcie urządzeńPrzykład: Beneficjent uznał, iż w celu osiągnięcia zakładanego efektu nie jest konieczne użycie wszystkich zakupionych w projekcie urządzeń do pomiaru poziomu wód gruntowych.

Efekt: Uznanie zakupu nieużytkowanych urządzeń za

wydatek nieefektywny i w konsekwencji za niekwalifikowalny

w projekcie.


Brak zgodności prac deklarowanych we wniosku końcowym z pracami rzeczywiście zrealizowanymi

W wyniku wizytacji w terenie stwierdzono:

niesprawne urządzenia zakupione w ramach projektu

Przykład: Podczas użytkowania przez Beneficjenta zakupionego sprzętu nastąpiła jego awaria, skutkująca niemożnością jego dalszego użytkowania bez dokonania naprawy, której Beneficjent nie przeprowadził do momentu kontroli na miejscu.

Efekt: Zobowiązanie Beneficjenta do naprawienia lub Wymiany urządzenia, w konsekwencji braku podjęcia działań naprawczych przez Beneficjenta skutkujące uznaniem wydatku zakupu sprzętu za niekwalifikowane.


Nieosiągnięcie zakładanych wskaźników

W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono:

nieosiągnięcie wskazanych w umowie o dofinansowanie wskaźników produktu

Przykład: Beneficjent nie osiągnął wskaźnika pt. „Liczba godzin obsługi prawnej projektu ”.

Efekt: Przedmiotowy wskaźnik nie był w żaden sposób powiązany z osiągniętym efektem ekologicznym. W związku z powyższym odstąpiono od wymierzenia korekty finansowej.




nieosiągnięcie wskazanych w umowie o dofinansowanie wskaźników rezultatu

Przykład: Beneficjent nie osiągnął wskaźnika ,,Liczba osób uczestniczących w imprezach masowych”.

Efekt: IW będzie monitorować osiągnięcie wskaźnika w okresie jednego roku po zakończeniu realizacji projektu.




brak posiadania dokumentacji potwierdzającej osiągnięcie wskaźników rezultatu

Przykład: Beneficjent nie posiada wszystkich list obecności uczestników szkoleń z zakresu oceny oddziaływania na środowisko.

Efekt: IW uznaje, iż Beneficjent nie osiągnął wskaźnika w 100% i zaleca osiągnięcie wskaźnika w okresie jednego roku po zakończeniu realizacji projektu.


Niewłaściwe raportowanie wysokości osiągniętych wskaźników

Niezgodność rzeczywistych poziomów wskaźników ze wskaźnikami określonymi we wniosku końcowym

Przykład: Z dokumentacji wynika, iż wskaźnik został osiągnięty w wysokości 110%, natomiast Beneficjent wskazał we wniosku końcowym wartość 100%.

Efekt: Zobowiązanie Beneficjenta do poprawienia wartości osiągniętych wskaźników we wniosku o płatność końcową.


Archiwizacja dokumentacji projektowej

Brak procedur gwarantujących właściwy okres archiwizacji dokumentacji projektowej

Przykład: Beneficjent nie posiada żadnych procedur dot. archiwizacji i stosuje terminy zgodne z prawem krajowym (np. ustawa o rachunkowości).

Efekt: Zobowiązanie Beneficjenta do stworzenia procedur dot. archiwizacji.



Niewłaściwe procedury archiwizacyjne

Przykład: Beneficjent posiada procedury które nie zapewniają wymaganego przez IW okresu archiwizacji dokumentacji projektowej. Dokumentacji księgowej i Pzp związanej z projektem przypisano kategorię archiwizacji B-5.

Efekt: Zobowiązanie Beneficjenta do dokonania korekty procedur dotyczących archiwizacji.



Utrudniona ścieżka audytu/kontroli

Przykład: Dokumentacja projektowa przechowywana jest w wielu miejscach Brak jasno określonych reguł archiwizacji.

Efekt: Zobowiązanie Beneficjenta do uporządkowania dokumentacji projektowej.



Braki w dokumentacji projektowej

Przykład: Beneficjent nie posiada oryginału umowy z wykonawcą.


Ewidencja księgowa

Brak wyodrębnienia wszystkich operacji księgowych związanych z realizacją projektu

Przykład: brak wyodrębnionej ewidencji księgowej dla środków trwałych (księgowanie na koncie ogólnym środków trwałych).

Efekt: Zobowiązanie Beneficjenta do przeksięgowania środków trwałych na wyodrębnione konto księgowe lub oznaczenie dokumentów księgowych odpowiednim kodem oraz stworzenie zestawienia (dla operacji zaksięgowanych, dla których księgi rachunkowe są już zamknięte).


Informacja i promocja

Stosowanie logotypów niezgodnie z wytycznymi

Przykład: w ciągu znaków znajduje się logotyp inny niż Beneficjenta czy podmiotu upoważnionego

Przykład: zaburzony ciąg znaków tj. logotyp Beneficjenta umieszczony niezgodnie z zasadami.

Efekt: Zobowiązanie Beneficjenta do poprawienia niewłaściwych oznaczeń.

www.ckps.lasy.gov.plwww.ckps.lasy.gov.pl

Centrum KoordynacjiProjektów Środowiskowychul. Stawki 2, piętro 2000-193 Warszawa [email protected]. +48 (22) 318 70 44, fax +48 (22) 318 70 98

Dziękuję za uwagę

Kontrola na miejscu na zakończenie realizacji projektu – doświadczenia CKPŚ

Documents

Transcript of Kontrola na miejscu na zakończenie realizacji projektu – doświadczenia CKPŚ