KONTROLA – najważniejsze aspekty

Warszawa, 11 kwietnia 2011 r.

Biuro Kontroli i Audytu

1. Ważne dokumenty

• Zapisy umowy o dofinansowanie• Zasady kontroli w ramach Programu Operacyjnego

Kapitał Ludzki 2007 – 2013

2. Rodzaje kontroli

• Kontrole planowe – kontrole prowadzone na podstawie Rocznych Planów Kontroli.

• Kontrole doraźne – kontrole nieujęte w RPK. Kontrola doraźna powinna być przeprowadzona szczególnie w przypadku:

– podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości/ uchybień/zaniedbań ze strony beneficjenta,

– otrzymania przez jednostkę kontrolującą informacji/skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości w projekcie.

3. Przebieg kontroli

Realizacja kontroli składa się z następujących etapów:

• przekazanie zawiadomienia o kontroli,• przeprowadzenie czynności kontrolnych, • sporządzenie Informacji pokontrolnej, • sformułowanie Zaleceń pokontrolnych,

• raportowanie o nieprawidłowościach do odpowiednich instytucji w ramach PO KL.

4. Co podlega kontroli?

I. Kontrola na miejscu realizacji projektu – w siedzibie beneficjenta/partnera

w szczególności obejmuje:

• prawidłowość rozliczeń finansowych,• poprawność dokumentacji dotyczącej personelu projektu,• sposób rekrutacji uczestników projektu, • sposób przetwarzania danych osobowych

uczestników projektu (w ramach PEFS 2007) zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,

Co podlega kontroli? – cd.

• zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego

oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta,

• poprawność udzielania zamówień publicznych,• poprawność stosowania zasady konkurencyjności,• poprawność udokumentowania rozeznania rynku

w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania przepisy PZP oraz zasada konkurencyjności,

• poprawność realizacji działań informacyjno-promocyjnych,

• sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu.

Co podlega kontroli? – cd.

II. Kontrola podczas wizyty monitoringowej w szczególności obejmuje sprawdzenie:

• czy świadczona usługa jest zgodna z umową/decyzją o dofinansowanie projektu oraz umową na realizację usługi,

• czy realizowana usługa jest zgodna z harmonogramem realizacji projektu,

• czy zakres tematyczny szkolenia, warsztatu czy konferencji jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu,

• dokumentów potwierdzających zrealizowanie usługi zgodnie z liczbą osobogodzin zawartą w umowie z wykonawcą na realizację usługi,

Co podlega kontroli? – cd.

• czy pomieszczenia, w których realizowana jest dana usługa, są oznakowane plakatami lub tablicami z logo PO KL i UE, informującymi o współfinansowaniu projektu z EFS,

• czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe, które są oznakowane zgodnie z zasadami informowania i promowania projektów w ramach PO KL.

5. Obowiązki beneficjenta:

• zapewnienie odpowiedniego pomieszczenia do pracy,

• zapewnienie swobodnego poruszania się po terenie jednostki, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową,

• przygotowanie i udostępnienie całości dokumentacji dotyczącej kontrolowanego projektu,

• zapewnienie ciągłego kontaktu z osobami merytorycznie odpowiedzialnymi za poszczególne elementy wdrażania projektu,

Obowiązki beneficjenta – cd.

• przygotowywanie na żądania kontrolujących kopii, odpisów i wyciągów zweryfikowanych dokumentów, potwierdzonych za zgodność z oryginałem,

• zapewnienie możliwości przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych,

• przekazywanie kontrolującym ustnych oraz pisemnych wyjaśnień.

• składanie pisemnych oświadczeń.

6. Najczęstsze błędy występujące podczas kontroli:

• brak należytego nadzoru beneficjenta nad projektem,• brak ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy

personelu,• zawieranie dodatkowych umów cywilno-prawnych

z etatowymi pracownikami beneficjenta,• brak wskazania w zakresie obowiązków personelu

projektu wymiaru czasu pracy na rzecz projektu,• realizacja kilku funkcji/tych samych funkcji w kilku

projektach,• niedostosowana polityka rachunkowości do specyfiki

projektu,• niewłaściwy/częściowy opis dokumentów finansowo-

księgowych,• dokonywanie płatności bez wymaganych akceptacji,

Najczęstsze błędy występujące podczas kontroli cd.:

• umieszczanie we wniosku o płatność wydatków niezwiązanych z projektem,

• nie osiągnięcie zakładanych wskaźników w projekcie,• braki w dokumentacji rekrutacyjnej,• rekrutowanie uczestników projektu niezgodnie z jego

założeniami• brak wszystkich wymaganych przez prawo

elementów w polityce bezpieczeństwa oraz w instrukcji zarządzania systemem informatycznym,

• niepełny rejestr do przetwarzania danych osobowych,

Najczęstsze błędy występujące podczas kontroli cd.:

• niestosowanie wszystkich założeń zasady konkurencyjności,

• stosowanie dyskryminacyjnych kryteriów oceny ofert,• brak łączenia tożsamych zamówień,• niewłaściwy wybór trybu zamówienia,• niedostateczna promocja/nadmierna promocja, • braki w dokumentacji,• brak zachowania ścieżki audytu w weryfikowanych

obszarach,• nieterminowa realizacja projektu.

7. Dobre praktyki – „kontrola marzeń”

• przeczytanie i respektowanie zapisów umowy o dofinansowanie,

• dokładne, kompleksowe i staranne sporządzanie dokumentacji,

• jasny, czytelny podział obowiązków personelu zatrudnionego w projekcie,

• terminowe przesyłanie sprawozdań i wniosków o płatność,

• dokumenty/materiały potwierdzające dokonanie zakupów/wykonanie usług,

• dobrze prowadzona ewidencja czasu pracy.

Dobre praktyki – „kontrola marzeń” – cd.

• rzetelne prowadzenie rekrutacji beneficjentów – kwalifikowalność,

• zachowanie ścieżki audytu,• skuteczna ochrona danych osobowych,• przestrzeganie zasady konkurencyjności.

A także…

dbanie o rzetelne, racjonalne, celowe, efektywne wydatkowanie środków

publicznych.

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ

Ministerstwo Edukacji Narodowej

Biuro Kontroli i Audytu

al. J. Ch. Szucha 25, 00-918 Warszawa

tel. (022) 34 74 574

fax (022) 34 74 172