GALACTICA VIRGO - Oprogramowanie dla...

GALACTICA VIRGOGALACTICA VIRGO

Instrukcja Użytkownika

FIRMA I PRODUKT POLSKI

© 2006 - 2010 - GALACTICA

Galactica Virgo


I. INFORMACJE PODSTAWOWE ................................................................................................... 4

I.1. Logowanie do systemu ............................................................................................................................. 4

I.2. Budowa okienka ...................................................................................................................................... 4 I.2.1. Pasek górnego menu okna .......................................................................................................................... 5 I.2.2. Lista i jej elementy: ...................................................................................................................................... 5 I.2.3 Menu podręczne .......................................................................................................................................... 6 I.2.4. Zmiana danych rekordu ............................................................................................................................... 6

I.3. Przybornik ............................................................................................................................................... 7 I.3.1. Wyświetlanie przybornika ............................................................................................................................ 7 I.3.2. Zmiana wyświetlania przybornika ................................................................................................................ 7 I.3.3. Otwarte okna ................................................................................................................................................ 8 I.3.4. Ulubione ...................................................................................................................................................... 8

I.4. Menu Galactica ........................................................................................................................................ 9 I.4.1. Opcje menu Galactica .................................................................................................................................. 9

I.5. Poruszanie się pomiędzy oknami ............................................................................................................ 12

II. GALACTICA VIRGO ................................................................................................................... 13

II.1. Tablica informacyjna ............................................................................................................................. 13 II.1.1. Wyświetlanie Tablicy informacyjnej .......................................................................................................... 13 II.1.2. Rodzaje komunikatów na Tablicy informacyjnej ...................................................................................... 15 II.1.3. Menu Tablicy informacyjnej ...................................................................................................................... 22

II.2. Lista ofert sprzedaży, wynajmu ............................................................................................................. 23 II.2.1. Ikony do pracy grupowej na ofertach ....................................................................................................... 23 II.2.2. Dodatkowe ikony w Liście ofert ................................................................................................................ 25 II.2.3. Wiersz filtracyjny ....................................................................................................................................... 27

II.3. Lista ofert kupna, Lista poszukiwań wynajmu ........................................................................................ 28

II.4. Wyszukiwanie zaawansowane ofert ...................................................................................................... 29

II.5. Lista Klientów ....................................................................................................................................... 32

II.6. Nowy klient ........................................................................................................................................... 34

II.7. Jak zarejestrować ofertę sprzedaży, wynajmu ........................................................................................ 36 II.7.1. Wprowadzanie opisu oferty ...................................................................................................................... 37 II.7.2. Korzystanie z kalendarza ........................................................................................................................... 44 II.7.3. Uzupełnianie informacji o ofercie ............................................................................................................. 44 II.7.4. Załączanie zdjęć i dokumentów do oferty ................................................................................................ 47 II.7.5. Foto Zmniejszacz ....................................................................................................................................... 50 II.7.6. FotoEdytor ................................................................................................................................................. 51 II.7.7. Edytor planów pomieszczeń ...................................................................................................................... 53 II.7.8. Galeria zdjęć. ............................................................................................................................................. 55 II.7.9. Pokazywanie nieruchomości na mapie ..................................................................................................... 55 II.7.10. Śledzenie zainteresowania ofertą ........................................................................................................... 56 II.7.11. Dziennik i kontakty oraz Menu metryki oferty ....................................................................................... 57 II.7.12. Podsumowanie informacji o ofercie ....................................................................................................... 58 II.7.13. Odnotowywanie kontaktu z klientem. .................................................................................................... 59

Strona 2

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.7.14. Kopiowanie oferty ................................................................................................................................... 60

II.8. Jak zarejestrować ofertę kupna, wynajmu: Nowe poszukiwanie ............................................................ 61 II.8.1. Prowadzenie klienta poszukującego ......................................................................................................... 64 II.8.2. Dodawanie ofert spoza kryteriów ............................................................................................................. 64 II.8.3. Oferty Do obejrzenia ................................................................................................................................. 67 II.8.4. Oferty Do decyzji ....................................................................................................................................... 69 II.8.5. Oferty Odrzucone ...................................................................................................................................... 69

II.9. Kalkulator kosztów ................................................................................................................................ 70

II.10. Kalkulator kredytowy .......................................................................................................................... 71

II.11. Karty nieruchomości ............................................................................................................................ 72

II.12. Statystyki ............................................................................................................................................ 73

II.13. Zastępstwa agentów ........................................................................................................................... 74

II.14. Publikacje ofert ................................................................................................................................... 75 II.14.1. Konfiguracja miejsc publikacji ................................................................................................................. 75 II.14.2. Określenie publikacji w metryce oferty .................................................................................................. 75 II.14.3. Utworzenie nowej publikacji ................................................................................................................... 76 II.14.4. Lista publikacji ......................................................................................................................................... 78 II.14.5. Drukowanie publikacji ............................................................................................................................. 79 II.14.6. Wysyłanie ofert publikacji na e-mail. ...................................................................................................... 79

II.15. Inwestycje ........................................................................................................................................... 80

II.16. Potencjalne oferty ............................................................................................................................... 86 II.16.1. Lista potencjalnych ofert ......................................................................................................................... 86 II.16.2. Nowa potencjalna oferta ........................................................................................................................ 87 II.16.3. Obliczanie liczby poszukiwań pasujących do preoferty .......................................................................... 89 II.16.4. Import potencjalnych ofert z arkusza kalkulacyjnego ............................................................................ 89 II.16.5. Przekształcenie oferty potencjalnej w ofertę aktualną. ......................................................................... 90

III. POCZTA E-MAIL ....................................................................................................................... 91

III.1. Wysyłanie oferty na e-mail ................................................................................................................... 91 III.1.1. Opcje wysyłanej wiadomości ................................................................................................................... 92

III.2. Skrzynka pocztowa ............................................................................................................................... 93 III.2.1. Ikony w Skrzynce pocztowej .................................................................................................................... 93 III.2.2. Wiadomość e-mail .................................................................................................................................... 94 III.2.3. Grupy adresów ......................................................................................................................................... 95

IV. TERMINARZ .............................................................................................................................. 97

Strona 3

Galactica Virgo


I. Informacje podstawoweI.1. Logowanie do systemu

Aby zalogować się do systemu należy być zarejestrowanym użytkownikiem, to znaczy posiadać swój unikalny login i hasło dostępowe. Użytkowników w systemie rejestruje Administrator. O tym, jak dodać użytkownika czytaj w dalszej części instrukcji.Aby wywołać okienko logowania należy w przeglądarce wpisać adres podany przez administratora.

W okienku należy wpisać dane logowania, a następnie kliknąć przycisk Login. UWAGA: W przypadku, gdy zapomną Państwo hasło należy kliknąć przycisk [Opcje] i wybrać pozycję [Nie pamiętam hasła]. Po zalogowaniu pojawi się okno aplikacji i będzie można rozpocząć pracę w systemie.

I.2. Budowa okienka

Powyżej widoczne jest przykładowe okno z programu Galactica Virgo.Każde okno w programie składa się z kilku podstawowych elementów.

Strona 4

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika I.2.1. Pasek górnego menu okna

Pasek górnego menu okna zawiera:• nazwę okna, • ikonę z zielonymi strzałkami - pozwala ona na odświeżenie zawartości okna (podobnie jak

przycisk [Odśwież] zamieszczony na dole okna). Jest ona przydatna, gdy chcemy zobaczyć rezultaty filtrowania, sortowania, zmiany ilości rekordów wyświetlanych jednocześnie, bądź inne dokonane zmiany,

• inne ikony, różne w zależności od nazwy okna, • ikonę czerwonego krzyżyka - pozwala ona na zamknięcie okna.

I.2.2. Lista i jej elementy:

Lista zawiera:• nazwa listy, z zaznaczeniem liczby pozycji obecnie wyświetlanych oraz liczby pozycji ogółem.

• STRONICOWANIE REKORDÓW (ilość widocznych pozycji w oknie)Służą do tego kwadraty, umieszczone w prawym górnym roku tabeli z rekordami. Zaznaczając odpowiedni kwadrat użytkownik określa liczbę pozycji, jakie mają być wyświetlane na liście - 5, 10, 30, wszystkie. Użytkownik wybierając pierwszy kwadrat może samodzielnie ustalić liczbę wyświetlanych rekordów.

• SORTOWANIE REKORDÓW Przy każdej nazwie nagłówka znajdują się dwa trójkąty - skierowane grotem do góry bądź w dół. Kliknięcie jednego z nich pozwala na sortowanie rekordów rosnąco bądź malejąco.

• SZCZEGÓŁY REKORDÓWAby zobaczyć okno ze szczegółami danego rekordu potrzebna jest kolumna ID. Zawiera linki, które pozwalają na wywołanie okna charakterystycznego dla danego rekordu.

• WYSZUKIWANIE / FILTROWANIE Pod każdą listą znajdują się pola, w które można wpisać kryteria filtrowania rekordów. Filtrowanie, szukanie odbywa się zawsze wśród wszystkich rekordów, bez względu na to, ile rekordów jest obecnie wyświetlonych na stronie. Aby wyfiltrować listę należy wpisać w komórkę na dole tabeli, w odpowiedniej kolumnie całość bądź część nazwy poszukiwanego rekordu. Aby zobaczyć szukane rekordy należy: wcisnąć ENTER bądź wybrać jedną z opcji [Odśwież],

Strona 5

Galactica Virgo


• USUWANIE REKORDÓW Aby usunąć rekord należy zwrócić uwagę na ostatnią kolumnę tabeli, która zawiera krzyżyki. Pozwalają one na usunięcie rekordu z tabeli. System zawsze prosi o potwierdzenie chęci usunięcia rekordu tak, by zminimalizować ryzyko omyłkowego usunięcia danych.

• NAWIGOWANIE PO DANYCHSłuży do tego zestaw dolnych przycisków:

• przyciski z dwoma strzałkami pozwalają na szybkie przemieszczenie się do pierwszej bądź ostatniej strony wyników,

• przyciski z jedną strzałką pozwalają na przejście do kolejnej bądź poprzedniej strony wyników, • przycisk [Odśwież] odnawia zawartość okna.

I.2.3 Menu podręczne

Wybierając mały kwadrat z czarnym środkiem umieszczony w lewym górnym rogu każdego okna, użytkownik ma możliwość wywołania podręcznego menu.

• Po wybraniu pozycji Dodaj do ulubionych, okno zostanie dodane do listy ulubionych w Przyborniku (biały panel widoczny po lewej stronie okna aplikacji). Dzięki temu będzie możliwy szybki dostęp do wybranego okna,

• Dostępne są także opcje typowe dla klasycznego menu Windows, czyli maksymalizowanie i minimalizowanie rozmiaru okna,

• Pozycja Dostosuj rozmiar okna pozwala na niestandardowe ustawienie rozmiaru okna,• Ostatnia opcja w menu pozwala na zamknięcie okna.

I.2.4. Zmiana danych rekordu

• Aby zmienić dane dotyczące już istniejącego rekordu należy go wyedytować, czyli otworzyć okno, które wyświetli szczegóły związane z danym rekordem.

• Aby wyświetlić okno rekordu należy kliknąć jego ID (pierwsza kolumna z lewej strony listy z rekordami).

• W niniejszym oknie można teraz wprowadzić zmiany. • W następnej kolejności należy zapisać zmiany wybierając przycisk [Zapisz] na dole okna. • Po wprowadzeniu i zapisaniu zmian można zamknąć okno.

Strona 6

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika I.3. Przybornik

W systemie Galactica pracę ułatwia tzw. „Przybornik”, który jest widoczny po zalogowaniu się do systemu w postaci białego paska po lewej stronie ekranu.

I.3.1. Wyświetlanie przybornika

Przybornik widoczny jest standardowo po zalogowaniu się do systemu. Jeśli jednak nie jest widoczny, można go wywołać, korzystając z menu umieszczonego w lewym dolnym rogu okna głównego.

I.3.2. Zmiana wyświetlania przybornika

Przybornik posiada swój pasek menu.

Menu podręczne widoczne jest po kliknięciu w kwadrat z czarnym środkiem, umieszczony w lewym górnym rogu Przybornika. Pozwala ono na:

• określenie, które tabelki w przyborniku maja być wyświetlane: Ulubione, Wyświetlone okna. Wybierając poszczególne nazwy, można chować bądź pokazywać tabele. Tabele wyświetlone oznaczone są niebieską falką.

Strona 7

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika • ukrycie przybornika • zakończenie pracy z aplikacją • szerokość Przybornika można dowolnie ustalać - służą do tego strzałki, skierowane w prawą i

w lewą stronę.• Przybornik można również zminimalizować. W tym celu należy wybrać ikonę umieszczoną

obok krzyżyka. Przybornik zostanie zminimalizowany do postaci szarego paska umieszczonego przy lewym brzegu okna głównego aplikacji,

• aby powrócić do poprzedniego widoku należy ponownie kliknąć niniejszą ikonę. • Przybornik można zamknąć, klikając ikonę krzyżyka.

Wszystkie tabele w przyborniku można zminimalizować, wtedy wygląda on tak:

Aby zobaczyć zawartość poszczególnych tabel należy kliknąć ikonę umieszczoną obok krzyżyka.

I.3.3. Otwarte okna

Tabela Otwarte okna pokazuje wszystkie otwarte przez użytkownika okna i służy do szybkiego poruszania się pomiędzy nimi. Aktualnie wyświetlane okno oznaczone jest kolorem czerwonym.

I.3.4. Ulubione

Funkcja tabeli Ulubione jest analogiczna do zakładki Ulubione w standardowych przeglądarkach internetowych.

Jej głównym zadaniem jest gromadzenie linków do najczęściej używanych przez użytkownika obszarów systemu..

Aby dodać nowy link do tabeli Ulubione należy wywołać pożądane okno -> kliknąć mały kwadrat z czarnym środkiem umieszczony w lewym górnym rogu -> z menu podręcznego wybrać opcję Dodaj do ulubionych.

Strona 8

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Aby usunąć pozycję z tabeli Ulubione należy wybrać link Porządkowanie ulubionych. Po jego aktywacji pojawi się okno z listą ulubionych linków. Aby usunąć wybrany link należy kliknąć krzyżyk w ostatniej kolumnie przy wybranym wierszu i potwierdzić usunięcie.

I.4. Menu Galactica

W menu Galactica znajduje się szereg opcji ogólnych, przydatnych w codziennej pracy z systemem.

I.4.1. Opcje menu Galactica

Opcja Uruchom ponownie powoduje ponowne wczytanie całego interfejsu aplikacji. Nie ma przy tym konieczności powtórnego logowania. Opcja Ostatnio otwarte dokumenty ma podmenu, które zawiera nazwy ostatnio otwieranych okien. Nazwy te są linkami do okien dokumentów.

Strona 9

Galactica Virgo


Kliknięcie w link Zalogowani użytkownicy pokazuje tabelkę z informacją, kto obecnie pracuje w systemie.

Dostosuj mój profil powoduje wyświetlenie opcji pozwalających na dostosowanie wyglądu i niektórych funkcji aplikacji do upodobań użytkownika. Umożliwia ZMIANĘ HASŁA, podanie konfiguracji skrzynki mailowej.

Strona 10

Galactica Virgo


Poczta wewnątrzsystemowa pozwala na wywołanie okna, w którym wyświetlane są wiadomości, jakie mogą przesyłać użytkownicy systemu pomiędzy sobą.

Repozytorium plików jest to wbudowany w system „e-dysk”, spełnia analogiczną funkcję jak dysk sieciowy. Za pomocą tej funkcji użytkownicy mają możliwość wymieniania się plikami, bądź też udostępniania sobie pewnych dokumentów lub ich wzorów. W repozytorium mogą znajdować się wszystkie dokumenty niezbędne do pracy - akty prawne, różnego typu formularze, druki, wzory umów etc. Ważne jest to, że każdy użytkownik ma do nich dostęp z dowolnego komputera mającego podłączenie do sieci.

Strona 11

Zielone strzałki odświeżają zawartość tablicy, a koperta pozwala na wysłanie nowej wiadomości.

Zakładki pozwalają na przełączanie się pomiędzy skrzynką odbiorczą a wiadomościami wysłanymi

Aby wyświetlić wiadomość należy kliknąć jej ID

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Repozytorium plików składa się z zakładek:

• Moje pliki - tam znajdują się pliki, które widziane są jedynie przez zalogowanego użytkownika, • Pliki współdzielone - tam gromadzone są pliki, które mogą pobierać wszyscy zarejestrowani

użytkownicy systemu,• Ostatnia zakładka Dokumenty klientów pozwala na gromadzenie dokumentacji od Klientów w

wersji elektronicznej.

Aby pobrać plik na lokalny dysk należy kliknąć ikonę dyskietki widoczną przy nazwie danego pliku.

Menu Repozytorium plików

• Kliknięcie ikony rękawiczki powoduje zaznaczenie wszystkich plików z listy,• Ikona przypominająca dwie karteczki powoduje utworzenie kopii wcześniej zaznaczonych

plików w Moich plikach lub w Plikach współdzielonych (w zależności od tego na jakiej zakładce obecnie znajduje się użytkownik),

• Ikona karteczki ze strzałkami pozwala na przenoszenie plików do Moich plików lub do Plików współdzielonych (w zależności od tego na jakiej zakładce obecnie znajduje się użytkownik).

• Za pomocą przycisku z zieloną strzałką można dodać nowy plik do repozytorium,• Ikona kosza usuwa zaznaczone pliki.

• Zielone strzałki pozwalają na odświeżenie zawartości tabelki,• Niebieska ikona z gwiazdką umożliwia dodanie nowego folderu w wybranej zakładce,• Ikona kosza służy do usuwania foldera.

Ostatnia pozycja w menu Galactica umożliwia zakończenie pracy z aplikacją.

I.5. Poruszanie się pomiędzy oknami

W systemie Galactica można wyświetlić wiele okien jednocześnie.

Istnieją dwa sposoby wyświetlania okien w systemie, w układzie warstwowym oraz szeregowym. Przełączanie typu układu wyświetlania okien odbywa się poprzez wskazanie opcji Układ warstwowy lub Układ szeregowy w menu dostępnym w lewym dolnym rogu okna głównego aplikacji.

Układ warstwowy dostępny jest w lewym dolnym rogu okna aplikacji. Po wybraniu tej opcji na ekranie będzie wyświetlane tylko jedno okno, jednak należy pamiętać, że można otworzyć wiele okien jednocześnie. Nawigowanie pomiędzy otwartymi oknami odbywa się za pomocą listy w „Przyborniku”.

Po wybraniu opcji wyświetlania Układ szeregowy, każde nowe okno pojawia się z prawej strony poprzedniego. Przemieszczanie się pomiędzy oknami jest proste i może się odbywać na kilka sposobów: przesuwając scroll bar umieszczony na dole okna głównego aplikacji lub używając listy otwartych okien w „Przyborniku”.

Strona 12

Galactica Virgo


II. Galactica Virgo

II.1. Tablica informacyjna

II.1.1. Wyświetlanie Tablicy informacyjnej

Aby wyświetlić Tablicę informacyjną należy kliknąć ikonę:

lub wybrać MENU > NIERUCHOMOŚCI > TABLICA INFORMACYJNA.

Tablica informacyjna składa się z:• Menu,• Modułu do wyświetlania Tablic innych Użytkowników (w zależności od uprawnień),• Pogrupowanych tematycznie linków, które zawierają zestaw zadań i informacji/komunikatów

dla Użytkownika.

Każdy komunikat na Tablicy informacyjnej jest rozwijalną listą linków, które kierują Użytkownika do odpowiedniego miejsca w systemie, gdzie ma możliwość realizacji zadań z Tablicy (jak poniżej).

Strona 13

Galactica Virgo


Wygląd przykładowego komunikatu na Tablicy informacyjnej:

Filtr powiadomień.

Po kliknięciu na pasku ikon tablicy informacyjnej ikony Ustaw filtrowanie powiadomień o nowych ofertach otworzy się sekcja, w której można wybrać powiadamianie o wszystkich bądź tylko wybranych typach ofert. Można również wybrać dział, z którego nowości będą wyświetlane (tylko w przypadku agencji wielooddziałowych).Aby zatwierdzić zmiany należy kliknąć [Zapisz] w dole sekcji.

Strona 14

Rozwijalny komunikat z linkami do zadań i ich ilością. Poniżej widok rozwiniętego komunikatu.

Podpowiedź systemu w jaki sposób zrealizować dane zadanie

Możliwość oznaczenia zadania jako zrealizowane

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.1.2. Rodzaje komunikatów na Tablicy informacyjnej

Oferty niedokończone, w statusie projekt.Gdy Użytkownik zaczął wpisywać ofertę sprzedaży bądź wynajmu i tego nie skończył, Tablica przypomina mu o uzupełnieniu informacji o ofercie i zmianie jej statusu z projekt na aktualna.

Dokończ ich wprowadzanie, zmień status na aktualną lub wycofaj.

Należy kliknąć w komunikat i poczekać aż się rozwinie.

W rozwiniętej liście będą znajdowały się linki do ofert w statusie projekt. Kliknięcie w czerwony numer oferty gwarantuje przejście do oferty, gdzie można uzupełnić informacje o niej, a także zmienić status z projekt na aktualna. Po zmianie statusu oferty, komunikat dotyczący oferty zniknie z Tablicy informacyjnej po odświeżeniu.

Oferty wymagające odświeżenia.Poniższy wpis informuje o potrzebie aktualizacji oferty sprzedaży lub wynajmu poprzez kontakt z klientem oferującym.

Odnotuj aktualizację w metryce oferty lub zmień status na wycofana.

Należy kliknąć w komunikat i poczekać aż się rozwinie (jak poniżej).

W rozwiniętej liście będą znajdowały się linki do ofert, które należy zaktualizować. Kliknięcie w czerwony numer oferty gwarantuje przejście do tej oferty (druga zakładka).

Należy kliknąć czerwone strzałki przy polu Klient (przejście do metryki klienta) i skontaktować się z właścicielem nieruchomości. W zależności od uzyskanej informacji należy odnotować aktualizację lub zmienić status oferty. Po dokonaniu aktualizacji komunikat zniknie z Tablicy informacyjnej (po odświeżeniu). Ilość dni, po upływie których na Tablicy informacyjnej wyskakuje komunikat przypominający o aktualizowaniu oferty ustala administrator systemu.

Strona 15

Zaznacz pole Odnotuj aktualizację i potwierdź przyciskiem [Zapisz]

Przejście do metryki Klienta (dane właściciela nieruchomości)

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Okresy aktualizacji ofert.Okres aktualizacji oferty może wynikać z trzech parametrów:

- w pierwszej kolejności sprawdzane jest pole na metryce oferty (okres aktualizacji)

po zmianie ilości dni na metryce oferty, nowy okres zawsze jest stosowany od kolejnego odświeżenia oferty

- jeśli pole okresu aktualizacji jest puste, to w drugiej kolejności sprawdzana jest domyślna ilość dni na aktualizację z oddziału (którą można sobie samemu dopasować), aby ustawić ilość dni wybieramy w zależności od wersji oprogramowania:1) MENU > NARZĘDZIA > PARAMETRY I LISTY WYBORU > zakładka Parametry > Odświeżanie2) MENU > ADMINISTRACJA > ODDZIAŁY, wchodzimy do metryki oddziału na zakładkę Opis (sekcja znajduje się na dole)

- jeśli natomiast ani oferta ani ustawienia oddziału nie mają zdefiniowanej liczby dni to wtedy pobierana jest wartość systemowa i obecnie jest to 7 dni.

Poszukiwania wymagające odświeżenia.Ten wpis informuje o potrzebie aktualizacji oferty kupna lub najmu poprzez kontakt z klientem poszukującym.

Odnotuj aktualizację w metryce poszukiwania lub zmień status na archiwalna.


W rozwiniętej liście będą znajdowały się linki do poszukiwań, które należy zaktualizować. Kliknięcie w czerwony numer poszukiwania gwarantuje przejście do niego.

Strona 16

Galactica Virgo


Należy kliknąć czerwone strzałki przy polu Poszukujący (przejście do metryki klienta) i skontaktować się z klientem. W zależności od uzyskanej informacji należy odnotować aktualizację lub zmienić status Poszukiwania. Po dokonaniu aktualizacji komunikat zniknie z Tablicy informacyjnej (po odświeżeniu). Ilość dni, po upływie których na Tablicy informacyjnej wyskakuje komunikat przypominający o aktualizowaniu Poszukiwania ustala administrator systemu.

Nowe skojarzenia dla twoich klientów.System Galactica Virgo posiada moduł automatycznego kojarzenia ofert nieruchomości z kryteriami poszukiwania klientów poszukujących. Poniższy wpis informuje o nowych, pasujących do kryteriów klientów poszukujących, ofertach.

Wejdź do poszukiwań i zaproponuj klientom nowe oferty.


W rozwiniętej liście będą znajdowały się linki do poszukiwań, do których system automatycznie dopasował oferty. Kliknięcie w czerwony numer poszukiwania gwarantuje przejście do niego i daje możliwość sprawdzenia jakie oferty zostały przyporządkowane klientowi przez system.

Strona 17

Zaznacz pole Odnotuj aktualizację i potwierdź przyciskiem [Zapisz]

Przejście do metryki Klienta

Galactica Virgo


Po przejściu do Poszukiwania, system kieruje nas do zakładki Oferty. Należy zapoznać się z treścią ofert i zaproponować je klientowi.

Masz nowe wiadomości na poczcie e-mail.Powiadomienie o nowych wiadomościach na poczcie email.

Kliknij w konto e-mail i przeczytaj wiadomości.

Należy kliknąć w komunikat i poczekać aż się rozwinie. W rozwiniętej liście będą znajdowały się linki do kont pocztowych, do których użytkownik ma dostęp. Kliknięcie w czerwony adres e-mail gwarantuje przejście do skrzynki pocztowej, gdzie można odczytać nowe wiadomości.

Przypomnienia z kalendarza.Przypomnienie z kalendarza o zadaniach i wydarzeniach zaplanowanych przez Użytkownika.

Oznacz jeśli zadania są wykonane a wydarzenia się odbyły lub zostały odwołane.


W rozwiniętej liście będą znajdowały się linki do zaplanowanych wydarzeń w kalendarzu. Kliknięcie w czerwoną datę przeniesie nas do okna podglądu wydarzenia, gdzie można zapoznać się ze szczegółami (jak poniżej):

Strona 18

Galactica Virgo


Kliknięcie w przycisk [Zakończ i zapisz] powoduje, że komunikat przypomnienia z Tablicy informacyjnej znika (po odświeżeniu), a wydarzenie zmienia swój status na Zrealizowane.

Masz nowe zaplanowane wydarzenia/zadania.Przypomnienie z kalendarza o zadaniach i wydarzeniach zaplanowanych Użytkownikowi przez Przełożonego.

Kliknij w powiadomienie aby zapoznać się ze szczegółami.

Wzór postępowania z tym komunikatem jest identyczny jak w przypadku Przypomnienia z kalendarza, który został szczegółowo omówiony powyżej.

Masz powiadomienia od Twoich współpracowników.Powiadomienie o nowych wiadomościach od innych Użytkowników systemu wysłanych za pomocą poczty wewnątrzsystemowej.

Kliknij w powiadomienie aby zapoznać się ze szczegółami.

Należy kliknąć w komunikat i poczekać aż się rozwinie. Po przeczytaniu wiadomości komunikat znika z Tablicy informacyjnej.

Oferty nieprzypisane z Internetu.Taki komunikat jest widoczny, gdy klient zgłosi ofertę do biura nieruchomości poprzez formularz zamieszczony na stronie WWW biura. Komunikat widzą na Tablicy informacyjnej wszyscy Użytkownicy systemu do momentu, gdy któryś z Użytkowników przypisze oferty do siebie na zasadzie „kto pierwszy ten lepszy”.

Wejdź do oferty aby przypisać jej agenta.


Strona 19

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika W rozwiniętej liście będą znajdowały się linki do nieprzypisanych nikomu ofert, które klient zgłosił na stronie WWW biura. Kliknięcie w czerwony numer oferty przeniesie nas do okna podglądu nieprzypisanej oferty, gdzie można przypisać ją do siebie (przycisk [Przypisz do mnie]). Następnie należy skontaktować się z właścicielem nieruchomości i uzupełnić wszystkie informacje o ofercie.Po przypisaniu oferty do siebie, komunikat znika wszystkim z Tablicy informacyjnej (po odświeżeniu).

Oferty nieprzypisane.Komunikat o nieprzypisanych ofertach zamieszczonych przez użytkowników systemu.

Wejdź do oferty aby przypisać jej agenta.


Taki komunikat jest widoczny, gdy podczas wpisywania nowej oferty użytkownik wybierze opcję pozostaw nieprzypisaną (rys. poniżej). Komunikat pojawia się wszystkim na Tablicy informacyjnej i jest tam widoczny do momentu, gdy któryś z Użytkowników przypisze oferty do siebie na zasadzie „kto pierwszy ten lepszy”. Sposób przypisania oferty do siebie został szczegółowo omówiony powyżej w dziale Oferty nieprzypisane z Internetu.Po przypisaniu oferty do siebie, komunikat znika wszystkim z Tablicy informacyjnej (po odświeżeniu).

Oferty zawieszonePowiadomienie o końcu daty zawieszenia oferty. Gdy Użytkownik zmieni status oferty na Zawieszona i oznaczy datę, po upływie tej daty na Tablicy informacyjnej pojawi się komunikat:

Zweryfikuj oferty, zmień status na aktualną lub wycofaj.Strona 20

Żeby przypisać do siebie ofertę wystarczy kliknąć w ten przycisk

Galactica Virgo


Należy kliknąć w komunikat i poczekać aż się rozwinie. W rozwiniętej liście będą znajdowały się linki do ofert, których termin zawieszenia minął. Kliknięcie w czerwony numer oferty gwarantuje przejście do tej oferty (druga zakładka).

Należy kliknąć czerwone strzałki przy polu Klient (przejście do metryki klienta) i skontaktować się z właścicielem nieruchomości. Następnie zmienić status oferty lub przedłużyć datę jej zawieszenia.

Oferty na wyłączność.Powiadomienie o końcowej dacie umowy na wyłączność. Gdy Użytkownik zapisał w ofercie datę końcową umowy na wyłączność, po upływie tej daty na Tablicy informacyjnej pojawi się komunikat:

Zweryfikuj oferty, zmień status na aktualną lub wycofaj.

Należy kliknąć w komunikat i poczekać aż się rozwinie. W rozwiniętej liście będą znajdowały się linki do ofert, których termin umowy na wyłączność minął. Kliknięcie w czerwony numer oferty gwarantuje przejście do tej oferty (druga zakładka). Należy skontaktować się z właścicielem nieruchomości i ustalić nowe warunku współpracy. Po przedłużeniu lub usunięciu daty w polu Wyłączność do komunikat zniknie z Tablicy informacyjnej (po odświeżeniu).

Strona 21

Galactica Virgo


Powiadomienia od administratoraTen komunikat informuje o istotnych zmianach lub nowościach w systemie.

Zapoznaj się z informacjami lub oznacz jako przeczytane.

Należy kliknąć w komunikat i poczekać aż się rozwinie. Następnie wystarczy kliknąć w czerwony tytuł i zapoznać się z treścią powiadomienia. Po zamknięciu okna komunikat zniknie z Tablicy informacyjnej (po odświeżeniu).

II.1.3. Menu Tablicy informacyjnej

Funkcjonalność ikon menu Tablicy informacyjnej (od lewej):• Odśwież,• Moje oferty sprzedaży,• Moje oferty wynajmu,• Moje poszukiwania sprzedaży,• Moje poszukiwania wynajmu,• Kalendarz/Terminarz,• Automatyczne odświeżanie Tablicy – cykliczne odświeżanie co kilka minut,• Zwiń/rozwiń wszystkie sekcje – rozwija wszystkie komunikaty Tablicy pokazując wszystkie

linki.

Strona 22

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.2. Lista ofert sprzedaży, wynajmu

Jest to lista ze wszystkimi ofertami sprzedaży jakimi dysponuje biuro. Aby wejść w Listę ofert sprzedaży lub wynajmu z menu Nieruchomości należy wybrać odpowiednią pozycję lub skorzystać z menu ikon.Użytkownik może również wyświetlić tylko swoje oferty. Wówczas w menu Nieruchomości należy przejść do sekcji Moje oferty sprzedaży lub Moje oferty wynajmu.

Lista ofert składa się z:• Ikon do pracy grupowej na ofertach,• Zakładek, w których znajdują się pogrupowane rodzajowo oferty (mieszkania, domy etc.),• Dodatkowych ikon narzędziowych do pracy na Liście ofert,• Wiersza filtracyjnego,• Ofert, o których podstawowe informacje wyświetlane są w kolumnach (nr, status, agent,

sprzedający, cena etc.)

II.2.1. Ikony do pracy grupowej na ofertach

Znaczenie ikon można szybko poznać po najechaniu kursorem myszki na wybraną ikonę i odczekaniu krótkiej chwili. Po wykonaniu tej czynności, pojawi się chmurka z informacją do czego służy dany przycisk. Dostępność ikon zależy od uprawnień użytkownika w systemie.Poniżej omówienie funkcjonalności ikon na Liście ofert.

kliknięcie tej ikony pozwala na odświeżenie zawartości tabelki.

ikonka filtr; gdy niniejszy przycisk jest „wciśnięty” (pojawia się wokół niego czarna ramka) wyświetlane są dodatkowo oferty archiwalne.

ikonka filtr; gdy jest „włączona” Użytkownik widzi tylko swoje oferty.

ikonka filtr; gdy jest „wciśnięty” na Liście ofert pojawia się dodatkowo miniaturka zdjęcia przy każdej ofercie.

Strona 23

Galactica Virgo


kliknięcie tej ikony pozwala na zaznaczenie wszystkich pozycji na stronie wyświetlanej listy

(zaznaczane są wszystkie checkboxy widoczne w ostatniej kolumnie).

kliknięcie ikony gwiazdki pozwala na dodanie nowej oferty; szczegółowe informacje opisane zostały w dziale: Jak zarejestrować ofertę sprzedaży, wynajmu.

ta ikona pozwala na dodanie zaznaczonych ofert do Notatnika, gdzie można poprzenosić oferty z różnych działów a następnie wysłać je mailem lub wydrukować.

klikniecie ikony kosza usuwa trwale zaznaczone oferty z systemu (nie są przenoszone do ofert archiwalnych)

kliknięcie tej ikony pozwala na wysłanie wskazanych ofert za pomocą wiadomości e-mail. Więcej w dziale wysyłanie oferty na e-mail .

ikona ta pozwala na wysłanie wiadomości e-mail do właścicieli zaznaczonych ofert.

Ikona pozwala na zmianę agenta w zaznaczonych ofertach

kliknięcie tej ikony umożliwia zmianę daty ważności ofert; w oknie pojawi się dodatkowy komunikat:

kliknięcie niniejszej ikony pozwala na zmianę statusów ofert:

Należy zaznaczyć ofertę (lub kilka ofert), następnie kliknąć przycisk, który spowoduje wyświetlenie listy dostępnych statusów. Potem należy wskazać na właściwy status, a następnie kliknąć przycisk [Zastosuj].Alternatywnie można wyszukać oferty za pomocą „wiersza filtracyjnego”, wybrać nowy status i użyć opcji zastosuj do wszystkich wyszukanych.

Strona 24

Alternatywnie można też wyszukać oferty za pomocą „wiersza filtracyjnego”, wybrać nową datę ważności oferty i użyć opcji zastosuj do wszystkich wyszukanych.

Galactica Virgo


za pomocą tej ikony można zmienić zakres publikacji wybranych ofert.

przycisk ten pokazuje wybrane nieruchomości na mapie Google za pomocą kolorowych markerów. Kliknięcie w marker powoduje wyświetlenie chmurki z widokiem oferty.

II.2.2. Dodatkowe ikony w Liście ofert

Jak wspomniano wcześniej, oferty nieruchomości na Liście ofert pogrupowane są rodzajowo w zakładki (mieszkania, domy etc.). Bezpośrednio pod tymi zakładkami znajdują się małe ikonki:

, których funkcjonalność omówiono poniżej.Pierwsza ikona z lewej przenosi użytkownika do zaawansowanego, dodatkowego filtra, w którym można filtrować oferty po niestandardowych kryteriach, np. wyszukać wszystkie nieruchomości,

Strona 25

Należy zaznaczyć ofertę (lub kilka ofert), zmienić zakres publikacji, a następnie kliknąć przycisk Zastosuj.Alternatywnie można wyszukać oferty za pomocą „wiersza filtracyjnego”, wybrać zakres publikacji i użyć opcji zastosuj do wszystkich wyszukanych.

Kwadraciki te informują o zakresie publikacji oferty. Po najechaniu kursorem myszy wyświetli się chmurka z informacją.

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika którym brakuje zdjęć; wszystkie, gdzie publikowana jest ulica na portalach czy wszystkie oferty, które aktualnie znajdują się na stronie głównej WWW biura (oferty specjalne).

Po zaznaczeniu przez Użytkownika odpowiednich kryteriów, należy kliknąć przycisk Zastosuj.

Następna ikona to ikona zarządzanie kolumnami. Dzięki temu można samodzielnie kontrolować ustawienie kolumn poprzez dodawanie, usuwanie lub przestawianie kolejności wyświetlania kolumn. Dodatkowo można zmieniać ich szerokość.

Po kliknięciu w ikonę, pojawi się spis wszystkich kolumn w Liście ofert:

Ikona drukarki umożliwi wydruk ofert z listy. Użytkownik ma do wyboru kilka szablonów wydruku. Należy wybrać zakres drukowania oraz szablon (poprzez kliknięcie w ikonę HTML – otwartą stronę internetową można wydrukować).

Strona 26

Żeby wył./wł. daną kolumnę wystarczy kliknąć w odpowiedni checkbox, a następnie w przycisk Zastosuj.

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Regulacja ilości wyświetlanych ofert

Do regulacji ilości wyświetlanych ofert w Liście ofert służą małe kwadraciki znajdujące się w prawej górnej części okna. Im więcej jest ich zaznaczonych na czerwono, tym więcej ofert jest wyświetlanych (zakres wyświetlania od 5 do 30).Użytkownik może również sam zdecydować o ilości wyświetlanych ofert, innej niż standardowa. W tym celu należy kliknąć pierwszy kwadracik z lewej i wpisać żądaną ilość wierszy.

II.2.3. Wiersz filtracyjny

Z wierszem filtracyjnym użytkownik styka się bardzo często podczas pracy z programem. Dzięki niemu nie ma potrzeby przeszukiwania „ręcznego” bazy danych – potrzebne Użytkownikowi informacje można bardzo szybko odnaleźć wpisując w odpowiednie miejsce część interesującej nas frazy.

Np. żeby zobaczyć jakie oferty posiada Administrator w Warszawie, wystarczy w wierszu filtracyjnym w kolumnie Agent wpisać część słowa Administrator, a w kolumnie Lokalizacja część słowa Warszawa. Wynik widoczny jest poniżej. Warunki wyszukiwania można dowolnie łączyć.

W wierszu filtracyjnym można również wyszukiwać z uwzględnieniem zakresów „od do”:• Zakres wyszukiwania „do”, czyli wyszukiwanie np. do 500000, do 5 pietra, do 50m2 – w

odpowiedniej kolumnie należy wpisać średnik i żądaną liczbę, np. ;500000 – wówczas wyszukają się nieruchomości do 500000 pln.

• Zakres wyszukiwania „od do”, czyli wyszukiwanie np. od 500000 do 700000 – w odpowiedniej kolumnie należy wpisać: wartość „od” średnik wartość „do”, np. 500000;700000 – wówczas wyszukają się nieruchomości z tego przedziału cenowego.

• Zakres wyszukiwania „od”, czyli wyszukiwanie np. od 500000 – w odpowiedniej kolumnie należy wpisać: żądną wartość i średnik, np. 500000; - wówczas wyszukają się nieruchomości powyżej 500000 pln.

Strona 27

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.3. Lista ofert kupna, Lista poszukiwań wynajmu

Aby wejść do Listy ofert kupna czy Listy poszukiwań wynajmu, należy z menu Nieruchomości wybrać odpowiednią pozycję. Budowa okna w przypadku obu List jest taka sama. Użytkownik może również wyświetlić tylko swoje poszukiwania. Wówczas w menu Nieruchomości należy przejść do sekcji Moje poszukiwania lub Moje poszukiwania – najem.

Budowa i wygląd tej Listy jest analogiczny do Listy ofert sprzedaży, która została szczegółowo omówiona powyżej. Ikony tu występujące posiadają tą samą funkcjonalność, poszukiwania nieruchomości zostały pogrupowane w zakładkach a podstawowe informacje o poszukiwaniu wyświetlane są w kolumnach (nr, przedmiot, agent, status etc.)

Poniżej widok metryki poszukiwania:

Więcej o poszukiwaniach w dziale Jak zarejestrować ofertę kupna, wynajmu: Nowe poszukiwanie .

Strona 28

Klikając ID poszukiwania można zobaczyć jego szczegóły

Informacje o poszukiwaniu pogrupowane są w zakładkach

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.4. Wyszukiwanie zaawansowane ofert

Aby wejść do Wyszukiwarki ofert należy z menu Nieruchomości wybrać odpowiednią pozycję. Jak widać powyżej, w systemie występują dwa typy wyszukiwarek: Wyszukiwarka ofert i Wyszukiwarka poszukiwań.

Poniżej widok wyszukiwarki ofert (na przykładzie wyszukiwarki mieszkań):

W górnej części okna istnieje możliwość wpisania parametrów szukania „od - do”.

Strona 29

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Wpisywanie lokalizacji

Aby wybrać interesująca nas pozycję, należy obok wybranego pola kliknąć przycisk .Następnie wybieramy z listy zaznaczając odpowiednie checkboxy i klikamy [Dodaj].

Gdy chcemy zmienić wybrane pozycje na inne, można kliknąć przycisk kasowania zawartości okienka:

i ponownie wybrać odpowiednią lokalizację. Uwaga: przycisk ten usunie wszystkie lokalizacje z listy. Aby usuwać pojedyncze lokalizacje należy używać przycisku czerwonego [x] przy nazwie lokalizacji.

Podstawowa sekcja wyszukiwania lokalizacji jest przedstawiona na rysunku poniżej:

Strona 30

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Poniżej sekcji wyboru lokalizacji mamy możliwość wyboru rynku (pierwotny – wtórny).

Rubryka Pola opisowe pomaga szukać po niestandardowych kryteriach, ponieważ bierze pod uwagę słowa użyte w opisach ofert nieruchomości. Przykładowo, gdy wpiszemy słowo „słoneczne”, wyszukiwarka znajdzie wszystkie nieruchomości, które posiadają w opisie to słowo. Można wpisywać kilka słów, wystarczy oddzielić je średnikiem.

W dolnej części okna wyszukiwarki znajdują się pola dodatkowych kryteriów wyszukiwania takie jak:Rodzaj budynku, Usytuowanie, Okna, Technologia budowlana, Garaż, Rodzaj mieszkania, Stan lokalu, Ogródek (zaznaczamy jeśli jest), Data aktualizacji od-do, Data ważności od-do, Data wprowadzenia od-do, Ulica (można zaznaczyć wykluczenie poszukiwań na wpisanej ulicy), Sygnatura (możliwość wyszukiwania po numerze oferty), Klient (wyszukiwanie po nazwie klienta), Kod MLS (wyszukiwanie po kodzie MLS), Tylko ze zdjęciem.

Po wybraniu wszystkich kryteriów wyszukiwania należy kliknąć przycisk [Szukaj] znajdujący się w dolnej części okna. Szukanie odbywa się na dwa sposoby:

• Pokaż na liście• Pokaż przeglądarkę

Wyniki wyszukiwania

Po wybraniu opcji Pokaz na liście i kliknięciu [Szukaj], wyszukają nam się oferty i będą widoczne jak na rys. poniżej (forma listy).

Szukanie po wybraniu opcji Pokaż przeglądarkę. Oferty wyświetlają się razem ze szczegółami.

Strona 31

Najniższa i najwyższa cena/m2 wśród wyszukanych ofert.

Powrót do kryteriów wyszukiwania.

Zaznacz kilka nieruchomości i wyślij poprzez e-mail.

Galactica Virgo


UWAGA: Jeśli szukamy ofert dla konkretnego Klienta, powinniśmy korzystać z opcji dodania nowego poszukiwania, a nie z wyszukiwania zaawansowanego. Wyszukiwanie zaawansowane pozwala na zdefiniowanie warunków i znalezienie listy nieruchomości spełniających zadane kryteria, zaś nowe poszukiwanie będzie automatycznie na bieżąco śledziło wszystkie nieruchomości odpowiadające danemu klientowi.

II.5. Lista Klientów

Wybierając z menu Nieruchomości pozycję Lista klientów, wyświetli się okno ze wszystkimi klientami z bazy. Pogrupowani są oni w zakładki: Wszyscy, Poszukujący, Oferujący.

Klikając ikonę gwiazdki można dodać nowego Klienta. Aby zobaczyć szczegóły dotyczące wybranego Klienta, bądź zmodyfikować informacje o nim należy kliknąć jego ID. Więcej informacji na temat rejestrowania nowych klientów znajduje się w następnym punkcie: Nowy klient.

Strona 32

Sortowanie po różnych kryteriach:np. cena, ilość pokoi etc.

Przenieś zaznaczone oferty do notatnika.

Przenosi automatycznie kryteria wyszukiwania do metryki Poszukiwania.

Galactica Virgo


Klikając tę ikonę zaznaczamy wszystkie pozycje na liście.

Ta ikona oznacza: wyślij wiadomość e-mail do zaznaczonych klientów.

Wyślij wiadomość e-mail do wszystkich klientów na liście. Klikając tę ikonę możemy bezpośrednio z aplikacji wysłać e-mail do wszystkich klientów z listy. Po wybraniu ikon z kopertą otworzy się okno do wysyłania wiadomości e-mail.

Gdy wiadomość jest kompletna, wystarczy kliknąć przycisk [Wyślij wiadomości]. Każdy z klientów wymienionych w polu adresowym otrzyma wiadomość e-mail.

ikony filtry – pokaż tylko osoby / pokaż tylko firmy.

Uwaga!Stosując poprawną politykę ochrony danych osobowych wyłączyliśmy możliwość wyświetlania kolumny z numerem telefonu klienta. Wyświetlenie numeru wymaga wejścia w metrykę klienta, co powoduje zarejestrowanie zdarzenia podglądu danych adresowych.

Wyszukiwać po numerze telefonu można stosując pole filtracyjne Szukaj w bazie: .

Strona 33

Klikając ten przycisk można skorzystać z edytora HTML, dzięki któremu w łatwy sposób formatuje się treść wiadomości.

Galactica Virgo


II.6. Nowy klient

W menu Nieruchomości znajduje się opcja Nowy klient. Kliknięcie w ten link pozwala na wywołanie metryki i zarejestrowanie nowego Klienta – poszukującego lub oferującego. Bezpośrednio z tej metryki można też rozpocząć rejestrację nowej oferty lub nowego poszukiwania.

Metryka klienta podzielona jest na zakładki:• Dane klienta – tu należy wpisać dane i zaakceptować przyciskiem [Zapisz],• Oferuje – tu widoczne są wszystkie nieruchomości jakie aktualnie oferuje klient,• Poszukuje – ta zakładka pokazuje wszystkie poszukiwania klienta,• Kontakty – historia wszystkich kontaktów zaplanowanych i zrealizowanych w Terminarzu z

udziałem danego klienta,• Korespondencja – widok historii korespondencji mailowej z klientem,• Dokumentacja – w tym miejscu można gromadzić w postaci plików wszelką dokumentację

dostarczoną przez klienta,• Dziennik – w dzienniku rejestrują się wszystkie zmiany w metryce klienta jak i w jego ofertach

wprowadzone przez Użytkowników systemu, np. zmiana ceny, podgląd danych adresowych, zmiana danych, podgląd danych. Do wyszukania potrzebnych informacji służy Wiersz filtracyjny.

W zakładce Oferuje istnieje możliwość dodania nowej oferty, a w zakładce Poszukuje – nowego poszukiwania nieruchomości. Służy do tego przycisk znajdujący się w dolnej prawej części okna każdej z zakładek.

Strona 34

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Maski numerów telefonów.

Przy wprowadzaniu numerów telefonów należy kliknąć na przycisk aby uruchomić okno edycji telefonu:

Po uruchomieniu okienka będzie dostępny jeden pusty formularz. Po wypełnieniu go należy kliknąć [Zapisz]. Aby dodać kolejny numer (opcjonalnie) należy kliknąć [Dodaj]. Można dodać maksymalnie dwa numery telefonów.

Gdy numery zostały dodane wystarczy najechać kursorem myszy na wiersz numeru telefonu, a pojawi się lista dostępnych numerów:

W celu wyłączenia masek numerów telefonów wystarczy wejść w:MENU > ADMINISTRACJA > PANEL ADMINISTRACYJNY > OPCJE > zakładka Konfiguracja – Virgo, odznaczyć funkcję Domyślne numery telefonów i potwierdzić zmianę przyciskiem [Zapisz].Po dokonaniu zmiany będzie możliwość bezpośredniego wprowadzania numeru telefonu do wiersza.

Strona 35

Galactica Virgo


II.7. Jak zarejestrować ofertę sprzedaży, wynajmu

Z menu Nieruchomości należy wybrać pozycję Nowa oferta nieruchomości. Pojawi się okno jak poniżej. Klikając przyciski obok pól tekstowych wywołujemy listy wyboru.

Strona 36

Aby wskazać klienta należy kliknąć przycisk. Spowoduje to wyświetlenie listy klientów jak poniżej.

Najpierw za pomocą wiersza filtracyjnego należy sprawdzić czy klienta nie ma już w bazie. Jeśli nie ma, należy go dodać: kliknąć ikonę złotej gwiazdki i uzupełnić dane o kliencie (jak poniżej).

Galactica Virgo


Po wybraniu rodzaju, przedmiotu oferty i klienta, w dolnej części okna należy kliknąć przycisk [Zapisz]. Spowoduje to wyświetlenie nowej metryki oferty podzielonej na zakładki, w których będzie można szczegółowo zdefiniować właściwości oferty.

II.7.1. Wprowadzanie opisu oferty

W metryce oferty zakładki umieszczone są po lewej stronie. Przy definiowaniu opisu oferty często korzysta się z list wyboru. Poniżej szczegółowy opis metryki oferty.

Strona 37

Wybieramy rodzaj klienta, wpisujemy pozostałe dane (przynajmniej jeden nr telefonu jest wymagany). Po uzupełnieniu danych naciskamy przycisk [Zapisz]. Klient zostanie dodany do bazy i wstawiony do metryki oferty.

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Ramka 1Są tu widoczne informacje zamieszczone wcześniej, tzn. rodzaj i przedmiot oferty, dane właściciela nieruchomości (Klient) oraz dane agenta prowadzącego ofertę.

Przy polu Klient widnieją dwie małe strzałki i przycisk. Kliknięcie w strzałki przenosi do metryki klienta, gdzie zamieszczone są szczegółowe informacje o nim. Kliknięcie w przycisk otwiera Listę klientów.

Przy polu Agent widoczny jest przycisk dzięki któremu istnieje możliwość zmiany agenta w ofercie oraz drugi przycisk Klikając w niego, można w szybki sposób wysłać wiadomość z linkiem do oferty agentowi prowadzącemu ofertę za pośrednictwem Poczty wewnątrzsystemowej (jak poniżej):

Ramka 2 Status oferty

Status sprzedana – status archiwalny oferty – oznacza, że oferta została sprzedana w obrębie biura.

Status projekt – oferta w trakcie tworzenia (w projekcie). Nie jest wysyłana się do Internetu, nie kojarzy się klientom poszukującym. O tym, że oferta jest w statusie projekt przypomina Tablica informacyjna.

Status aktualna – oferta pełna, ze wszystkimi potrzebnymi informacjami. Jest wysyłana do Internetu, kojarzy się klientom poszukującym. Oferty w statusie aktualna trzeba aktualizować co określoną przez administratora liczbę dni.

Status umowa przedwstępna własna – oznacza, że na nieruchomość została podpisana umowa przedwstępna w obrębie biura. Po wybraniu tego statusu pojawia się dodatkowe pole z możliwością wyboru rodzaju umowy. Nieruchomość jest już zarezerwowana, od tego momentu nie kojarzy się już w poszukiwaniach i nie jest publikowana na stronie WWW.

Status zawieszona – po wybraniu statusu zawieszona, istnieje możliwość zaznaczenia w systemie daty, do jakiej oferta ma w takim statusie pozostawać.

Informacja o zbliżającym się końcu daty zawieszenia oferty pojawi sie na Tablicy informacyjnej poprzez odpowiedni komunikat.

Status wycofana/sprzedana – status archiwalny oferty – oznacza się go, gdy właściciel wycofuje ofertę z biura lub w momencie, gdy nieruchomość zostaje sprzedana bez pośrednictwa naszego biura.

Strona 38

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Publikacja ofertyTu określa się zakres publikacji oferty, czyli to gdzie ma się wysyłać i w jakiej formie.Poszczególne opcje wybiera się zaznaczając odpowiednie checkboxy.

1 str. WWW – oferta znajdzie się na stronie głównej biura w dziale „oferty specjalne” Strona WWW – oferta jest wysyłana na stronę WWW biura Publikacja ulicy na stronie WWW – nazwa ulicy będzie widoczna na stronie WWW biura Kategoria – tu możemy wybrać kategorię nieruchomości (jeśli funkcja kategorii jest włączona

w panelu administracyjnym) Publikacja mapy – z systemem zintegrowana jest mapa Google. Zaznaczając checkbox przy

opcji, Użytkownik decyduje o publikacji mapy z wybraną przez siebie lokalizacją przy ofercie. Oferta do wymiany – w systemie Galactica Virgo istnieje możliwość wymieniania się ofertami z

innymi agencjami posiadającymi ten system. W razie działania takiej funkcjonalności, użytkownik samodzielnie przy wpisywaniu oferty określa, czy jego oferta jest ofertą do wymiany czy nie.

Publikuj w portalach ogłoszeniowych – oferta jest wysyłana na portale skonfigurowane w systemie

Publikuj ulicę w portalach ogłoszeniowych – na portalu w ofercie oprócz lokalizacji , widoczna jest również ulica

Publikacja w portalach ogłoszeniowych – zaawansowane – kiedy opcja nie jest zaznaczona, oferta jest wysyłana do wszystkich portali. Po zaznaczeniu opcji można wybrać konkretne portale, w których oferta ma być publikowana.

Prezentacja oferty na TV - jeżeli mamy aktywny moduł prezentacji, tutaj wybieramy odbiornik (TV)

Publikacja tekstowa – możemy zaznaczyć, w jakiej prasie oferta będzie publikowana,

Rynek - Możliwość wyboru z jakiego rynku pochodzi nieruchomość. Standardowo wybrany wtórny.

Klucze - To pole należy zaznaczyć, jeżeli posiada się klucze do danej nieruchomości.

Czy egzekw. Pola wym. – domyślnie zaznaczone. Opcję może wyłączyć tylko menedżer. Określa ona, czy pola wymagane zdefiniowane w systemie mają być egzekwowane w danej ofercie. Jeśli oferta będzie zawierała pola wymagane, dla których nie chcemy wpisać danych (np. rok budowy), należy zgłosić ten fakt menedżerowi, aby wyłączył opcję w metryce oferty.

Baner reklamowy – tu można opisać baner reklamowy dla nieruchomości (gdzie się znajduje, etc.).

Nazwa złożona – pole to może mieć wiele zastosowań, standardowo jest polem tekstowym bez konkretnego przeznaczenia. Można tu wpisać dodatkową nazwę własną nieruchomości. Treść tego pola może być również wykorzystywana do różnych celów na stronie WWW biura, po uprzednim jej oprogramowaniu.

Link do video – pole to można wykorzystać do wstawienia adresu internetowego prowadzącego do prezentacji video. Trzeba jednak wcześniej dostosować do tego stronę WWW.

Ramka 3 Data wprowadzenia – automatycznie uzupełniająca się data z chwilą pierwszego zapisania oferty

Data aktualizacji – pokazuje ostatnią datę aktualizowania oferty

Rodzaj aktualizacji – lista wyboru, której typ aktualizacji oferty

Oferta ważna od – gdy zaznaczy się tą datę, oferta staje się aktywna od tego dnia: wysyła się do Internetu i kojarzy się klientom poszukującym.

Data ważności – w systemie ustawiony jest przez administratora okres (ilość dni) co jaki trzeba aktualizować oferty, np. 30 dni. Data ważności pokazuje końcową datę tego okresu.

Okres aktualizacji (dni) – tu można samodzielnie określić liczbę dni, co jaką trzeba będzie aktualizować ofertę. Należy wpisać odpowiednią liczbę dni.

Data podpisania umowy pośrednictwa

Data podpisania umowy przedwstępnej

Sygnatura – tu można podać stary numer oferty (gdy np. przepisujemy oferty do programu).

Kod MLS – można podać kod oferty z sieci wymiany MLSStrona 39

Galactica Virgo


Ramka 4 Wyłączność od – należy tu zaznaczyć początek trwania umowy na wyłączność

Wyłączność do – należy tu zaznaczyć koniec trwania umowy na wyłączność. Przed upływem końcowej daty, Tablica informacyjna przypomni odpowiednim komunikatem o końcu wyłączności na daną nieruchomość.

Sposób przyjęcia – w tym miejscu wybieramy z listy sposób przyjęcia nieruchomości

Weryfikacja umowy – pole do weryfikacji dokumentu umowy pośrednictwa. Agent podczas wpisywania umowy zaznacza sposób przyjęcia, a jego przełożony po okazaniu przez agenta dokumentu umowy, zaznacza to pole.

Kto podpisał umowę – informacja o osobie podpisującej umowę pośrednictwa. Osoby uprawnione mogą edytować to pole.

Miejsce przechowywania umowy – pokazuje oddział domyślny wpisującego ofertę.

Wynegocjowane wynagrodzenie/prowizja % - gdy prowizję wpisze się w polu prowizja %, (np. 2,9) po wpisaniu ceny nieruchomości, prowizja ta przeliczy się na kwotę. Istnieje również możliwość wpisania prowizji w kwocie – pole z procentami pozostanie wtedy puste.

Prowizja agencji współpracującej – możemy tu podać prowizję agencji współpracującej

Strona 40

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Ramka 5 Termin wydania – nieruchomości po transakcji. Można zaznaczyć konkretną datę w polu Wolne od

Obciążenia, ograniczeniaW tym miejscu można zapisać wszystkie obciążenia i ograniczenia wynikające z KW nieruchomości.

Można wpisać ręcznie lub wybrać z listy – w tym celu należy kliknąć w przycisk wyświetli się okno. Okno ma budowę przypominającą definiowanie listy, która pozwala na zdefiniowanie ich pozycji. Wystarczy kliknąć na czerwony numer identyfikacyjny rodzaju zobowiązania, aby dodać wpis.

Podstawa nabycia – wybór z listy sposobu nabycia nieruchomości przez właściciela

Źródło informacji o biurze – wybór z listy skąd klient dowiedział się o biurze nieruchomości

Ramka 6 Lokalizacja Lokalizacja nieruchomości definiowana jest za pomocą specjalnej tabelki, która pojawia się po

kliknięciu przycisku przy polu Lokalizacja.

Strona 41

Jeśli w opisach brakuje danej lokalizacji, dzielnicy lub miasta można ją dodać wpisując ją w odpowiednie puste pole umieszczone na dole tabeli i klikając przycisk z plusem (potrzebne odpowiednie uprawnienia)

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Opisy w kolejnych rubrykach pokazują się w miarę wybierania kolejnych stopni uszczegółowienia lokalizacji (powiaty, lokalizacje, dzielnice...). Gdy zdefiniujemy już lokalizację należy kliknąć [Wstaw].Jeżeli szukasz małej miejscowości a nie wiesz w jakim powiecie lub gminie leży, skorzystaj z wyszukania lokalizacji. W dolnej części jest przycisk [Wyszukaj]. Po kliknięciu pojawi się okno:

UlicaPo kliknięciu przycisku przy polu Ulica, wyświetli się dodatkowe okno, w którym należy wyszukać interesująca nas ulicę i dodać ją klikając w jej numer id.

Wskazówki:Ulicę wybieramy po wcześniejszym wskazaniu Lokalizacji.Należy wpisywać same nazwy ulic bez skrótów Ul., Al. itp.Pole do wyszukiwania ulic posiada podobną funkcjonalność jak wiersz filtracyjny: wystarczy wpisać część nazwy ulicy i system znajdzie wszystkie ulice zawierające wpisaną frazę.Jeżeli po wyszukiwaniu nie ma na liście żądanej ulicy, można ją dodać klikając w ikonę żółtej gwiazdki (opcja tylko dla uprawnionych użytkowników).

Strona 42

Zaznacz gdzie chcesz szukać

Wpisz lokalizację i kliknij [Szukaj]

Wpisz nazwę ulicy a następnie kliknij [Szukaj]

Galactica Virgo


PrzecznicaW polu przecznica można umieścić ulice krzyżującą się z wcześniej wybraną ulicę, aby bardziej przybliżyć położenie nieruchomości. Zasada działania tego pola jest identyczna jak opisane wyżej pole Ulica.Uwaga!W systemie jest baza ulic, a nie skrzyżowań. Istnieje możliwość wpisania i zapisanie ulicy, i przecznicy (skrzyżowania), które nie istnieje.

Nr budynku – nr budynku należy wpisać „ręcznie”, jeśli przy nr jest litera można ją wybrać z listy

Nr lokalu – należy wpisać

Opcja Wysyłaj dzielnicę jako miejscowość do portali ogłoszeniowych – może się zdarzyć, że dawna wioska jest już teraz dzielnicą większej miejscowości. Klienci szukający w tej lokalizacji nieruchomości mogą jednak z przyzwyczajenia nadal określać tę dzielnicę jako wieś. W ten sposób będą też szukali nieruchomości na portalach ogłoszeniowych. Aby ubezpieczyć się na taką możliwość, możemy zaznaczyć tę opcję. Po nakierowaniu kursora myszy na niebieski pytajnik otrzymamy podpowiedź.

Status własności – wybór z listy

Stan prawny – wybór z listy

Rok budowy – rok budowy nieruchomości

Nr KW – pole tekstowe do wpisania numeru Księgi Wieczystej

Spółdzielnia – tu można umieścić nazwę spółdzielni lub zarządcę budynku. Kliknij w przycisk , a następnie w nowym okienku wyszukaj żądaną pozycję lub dodaj nową klikając w ikonę żółtej gwiazdki.

Ramka 7 Uwagi poufne i Uwagi dla obcych biur – pola na notatki, które nigdzie nie będą publikowane. Są widoczne jedynie dla użytkowników mających uprawnienia do przeglądania wszystkich ofert lub dla biur obcych – czyli pozostałych biur w aplikacjach sieciowych.

Dodaj współwłaścicieli – w razie potrzeby do oferty można dodać współwłaścicieli nieruchomości.Żeby tego dokonać, klikamy na czerwony napis „Dodaj współwłaścicieli”. Spowoduje to automatyczne przejście do górnej części okna. Pod rubryką Klient będzie widoczne dodatkowe pole Współwłaściciele oferty. Po kliknięciu w przycisk otworzy się lista klientów, gdzie istnieje możliwość dodania współwłaścicieli nieruchomości.

Strona 43

Kliknij na Id ulicy aby dodać ją do oferty

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.7.2. Korzystanie z kalendarza

Niektóre pola opisujące ofertę, zawierają pole daty w formacie

Do jej wstawienia używamy kalendarza, który staje się widoczny po kliknięciu przycisku przy rubryce daty:

Aby wstawić żądaną datę należy użyć strzałek, by ustawić właściwy miesiąc i rok, a następnie dwa razy kliknąć wybrany dzień. Data zostanie wstawiona w rubrykę.Skróty na klawiaturze:

Wstawienie w pole daty litery „w” spowoduje wstawienie daty wczorajszego dnia, Wstawienie w pole daty litery „d” spowoduje wstawienie daty bieżącego dnia, Wstawienie w pole daty litery „j” spowoduje wstawienie daty jutrzejszego dnia.

II.7.3. Uzupełnianie informacji o ofercie

Po uzupełnieniu zakładki omówionej powyżej, należy przechodzić do kolejnych i uzupełniać tam informacje o ofercie. Umieszczanie informacji w ofercie odbywa się zazwyczaj na podstawie wyboru opcji z listy wyboru:

Pozycje na listach wyboru w ofertach można dowolnie konfigurować, czyli dodawać nowe pozycje, zmieniać już istniejące itp. Ma do tego dostęp uprawniony Użytkownik systemu. Można w ten sposób dopasować treści ofert do swoich potrzeb.

Definiowanie pozycji na liście

Niektóre pola opisujące ofertę, mają budowę przypominającą definiowanie listy, która pozwala na zdefiniowanie ich pozycji. Przykładowo:

Strona 44

Opcje do wyboru

Aby dodać pozycję na liście należy kliknąć niniejszą ikonę. Wyświetli się okienko pozwalające na zdefiniowanie nowej pozycji na liście. Należy pamiętać o kliknięciu przycisku [Zapisz].

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Pola tekstowe w ofercie

Jeżeli przy jakiejś rubryce nie będzie takiego przycisku: , wówczas należy samemu wpisać treść.W pola typu odległość od lub powierzchnia ... należy wpisać same liczby bez m2 czy m. W polach dotyczących odległości należy wpisywać wartości w metrach.

Uwaga! W przypadku przedmiotu oferty - lokal na wynajem, mają Państwo możliwość zastąpienia pola Pow. całkowita [m2] polami Pow. całkowita od oraz Pow. całkowita do – tzn jeśli jest biurowiec o powierzchni całkowitej 2000m2 możemy wprowadzić zakres wynajmu od 40m2 do 2000m2. Należy zwrócić uwagę, by zawsze wprowadzać pełen zakres, pominięcie pola powierzchnia "do" skutkuje tym, że oferta kojarzy się w poszukiwaniach dla całego zakresu od 0 do wartości pola "od". Opcja ta rozszerza możliwości opisu, bowiem, gdy chcemy wprowadzić powierzchnię całkowitą wystarczy wpisać od 600m2 do 600m2 – zostanie to zdefiniowane jako jedna wartość. Opcja odpowiedzialna za zmianę nazywa się "Czy pokazać w ofercie pole powierzchnia do" i jest dostępna w opcjach administracyjnych Państwa oddziału [menu Administracja>Oddziały] na zakładce Opcje (opcję włączy dla Państwa serwisant Galactica).

Wpisywanie informacji o pomieszczeniachW zależności od włączonej opcji w systemie Galactica Virgo istnieje możliwość opisywania pokoi w nieruchomości na dwa sposoby:

Wszystkie grupowo Każde pomieszczenie oddzielnie

Pomieszczenia grupowo:W tej opcji wszystkie pokoje są umieszczone w jednej sekcji. Powierzchnie pokoi należy wpisać po kolei jeden za drugim używając np. znaku /. Jeżeli w pokojach znajdują się różne typy podłóg, należy zaznaczyć kilka opcji na raz. Kuchnia, łazienki i przedpokój opisuje się oddzielnie w zależności od rodzaju mieszkania.

Strona 45

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Pomieszczenia opisywane oddzielniePrzy włączonej opcji tzw. pomieszczeń zaawansowanych, mamy możliwość opisania każdego pomieszczenia oddzielnie oraz wskazania położenia na danej kondygnacji.

Po kliknięciu [Dodaj pomieszczenie] pokażą się rubryki do uzupełnienia informacji o pomieszczeniu.

UWAGA! Nazwy poziomu/kondygnacji muszą być identyczne, tylko wtedy przy kolejnym dodawaniu pomieszczenia system przyporządkuje pomieszczenie pod dany poziom. Przykład: wpisujemy pokój, w polu poziom/kondygnacja piszemy np. parter; wpisujemy potem kuchnię i jeżeli chcemy ja umieścić również na parterze, przy dodawaniu kuchni należy również wpisać w rubryce poziom/kondygnacja: parter

Strona 46

1. wybierz pomieszczenie z listy2. wpisz nazwę poziomu/kondygnacji3. kliknij [Dodaj pomieszczenie]4. uzupełnij dane o pomieszczeniu

Po wpisaniu nazwy poziomu utworzy się zakładka o tej nazwie, w której można zdefiniować wszystkie pomieszczenia z danego poziomu.

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.7.4. Załączanie zdjęć i dokumentów do oferty

Załączanie zdjęć odbywa się w zakładce Zdjęcia i pliki. Zakładka ta jest podzielona 6 zakładek, w których umieszcza się poszczególne typy plików. System Galactica Virgo umożliwia łatwe załączanie zdjęć do ofert - sam je skaluje, dodaje do nich znak wodny i zamieszcza na stronie internetowej. Treść znaku wodnego definiuje się w:

MENU > NARZĘDZIA > PARAMETRY I LISTY WYBORU > zakładka Parametrylub w aplikacjach wielooddziałowych (ma wartość nadrzędną):

MENU > ADMINISTRACJA > ODDZIAŁY > kliknąć w ID oddziału > zakładka OpisJest to pole tekstowe (można również załadować grafikę, wcześniej czyszcząc pole tekstowe).

Dodawanie zdjęć odbywa się w dwojaki sposób:• Pojedynczo• Grupowo

Aby załączyć pojedyncze zdjęcie należy w metryce oferty wybrać przycisk [Dodaj zdjęcie], umieszczony w dolnym lewym rogu okna. W górnej części okna pojawią się trzy wiersze. Możemy ustawić typ zamieszczanej grafiki. Po kliknięciu na [kliknij aby dodać pliki] należy na swoim komputerze odnaleźć zdjęcie do załączenia.

Strona 47

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Aby załączyć kilka lub kilkanaście zdjęć na raz, należy spakować pliki za pomocą ZIP (nie RAR).

• Najpierw trzeba odnaleźć interesujące nas zdjęcia na komputerze,• Następnie zaznaczyć te, które chcemy załączyć do oferty,• Później należy kliknąć w zaznaczone zdjęcia prawym przyciskiem myszy > Wyślij do >

Folder skompresowany (zip).

Tym sposobem utworzymy plik ZIP ze zdjęciami. Teraz wystarczy dodać do Galactica Virgo utworzony przez nas plik ZIP tym samym sposobem jak pojedyncze zdjęcie:Dodaj zdjęcie > Przeglądaj > Wybieramy plik ZIP > Zapisz.Zdjęcia można również załączać poprzez moduł FotoEdytor (patrz punkt II.7.6. FotoEdytor).

W podobny sposób można dodawać dokumenty do oferty wchodząc w zakładkę Dokumenty i klikając w przycisk [Dodaj dokument].

Opcjonalnie można zaznaczyć Czy poufny oraz/lub Czy na WWW.Pierwsza opcja ogranicza dostęp do dokumentu do menadżera i agenta opiekującego się ofertą.Opcja druga umożliwia prezentowanie dokumentu w podsumowaniu oferty, jak poniżej:

W analogiczny sposób możemy dodawać do oferty pozostałe typy plików.

W zakładce Rzuty przechowywane są plany pomieszczeń. Można je edytować w edytorze planów pomieszczeń.

Zakładka Odpisy KW jest dostępna tylko w przypadku aktywnej funkcji odpisów ksiąg wieczystych. Wypełnia się ona automatycznie, gdy takie odpisy dla danej nieruchomości istnieją.

Zakładka filmów umożliwia załadowanie plików w formatach wideo.

Zakładka prezentacji Flash umożliwia załadowanie plików prezentacji, które można później wyświetlać na podsumowaniu oferty.

Strona 48

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Poniżej widok tworzenia pliku ZIP:

Zaznaczamy myszką kilka plików i klikając prawym na grupę wybieramy Wyślij do > Folder skompresowany (zip).

Strona 49

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.7.5. Foto Zmniejszacz

Foto Zmniejszacz to darmowy program pomocny przy umieszczaniu zdjęć w systemie. Jego podstawową funkcjonalnością jest zmniejszanie zdjęć wizualnie ale i tak, żeby zajmowały mniej miejsca na twardym dysku (ma to duże znaczenie przy wysyłaniu zdjęć na serwer).

Dodatkowymi funkcjami są: pakowanie zdjęć w folder skompresowany ZIP oraz wysyłanie zdjęć na serwer do oferty, bez potrzeby logowania się do systemu. Obecnie dostępną wersją programu jest Foto Zmniejszacz 2.0. Można go pobrać ze strony http://pliki.galactica.pl/FotoZmniejszacz.zip

Po kliknięciu przycisku „Rozpocznij konwersję”, w miejscu wybranym w drugiej kolumnie będą się znajdować zmniejszone przez program zdjęcia, które można dodać do systemu.

Opcja Spakuj plikiPo wybraniu opcji Spakuj pliki, w wybranej w drugiej kolumnie lokalizacji na dysku, pojawi się folder skompresowany o nazwie foto. Można wtedy grupowo dodać zdjęcia do systemu.

Opcja Wyślij na serwerPo wybraniu opcji spakuj pliki i wyślij na serwer, klikamy [Rozpocznij konwersję]. Pojawi się okienko przypominające okno logowania.Należy tu podać: adres swojej aplikacji, login, hasło oraz symbol oferty (numer). Po czym kliknąć [dalej]. Do oferty o wpisanym numerze zostaną dodane zdjęcia.

Strona 50

Jedna strzałka przenosi do drugiej kolumny zaznaczone zdjęcie, dwie strzałki wszystkie wyświetlone.

Wybierz folder docelowy gdzie maja się znaleźć pliki po zmniejszeniu.

Wybierz zdjęcia do zmniejszenia klikając w Przeglądaj. Wyświetli się zawartość Twojego komputera.

Wybierz rozmiar zdjęć i kliknij Rozpocznij konwersję

http://www.galactica.pl/webi.ashx?216.zip

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.7.6. FotoEdytor

FotoEdytor jest to narzędzie do wgrywania i modyfikacji zdjęć. Znajduje się w metryce oferty na zakładce Zdjęcia.

Po wywołaniu tej opcji po raz pierwszy trzeba poczekać kilkanaście sekund, aż oprogramowanie się załaduje na komputer agenta. Jeśli aplikacja się nie wyświetli, konieczne jest zainstalowanie aktualnej wtyczki Flash do przeglądarki internetowej, można to zrobić na stronie internetowej:

http://get.adobe.com/flashplayer

Prawidłowo uruchomiona aplikacja FotoEdytor powinna wyglądać jak poniżej (jeśli oferta ma zdjęcia):

Strona 51

http://get.adobe.com/flashplayer

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Edycja zdjęcia (po kliknięciu w zdjęcie):

Dodawanie nowych zdjęć.

Aplikacja FotoEdytor doskonale nadaje się do dodawania zdjęć do oferty, oczywiście nadal można dodawać zdjęcia „starym sposobem, zdjęcie po zdjęciu”. FotoEdytor umożliwia jednak wybranie więcej niż jednego zdjęcia na raz (zaznaczenie myszką lub z klawiszem CTRL), dodatkowo FotoEdytor skaluje zdjęcia przed wysłaniem, co zdecydowania zmniejsza obciążenie łącza internetowego.

Uwaga! Zawsze po wczytaniu zdjęć przez FotoEdytor, po zamknięciu tego programu, konieczne jest ponowne kliknięcie w zakładkę zdjęć w metryce oferty, będą wtedy widoczne zmiany i nowe zdjęcia.

Strona 52

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.7.7. Edytor planów pomieszczeń

Narzędzie edytor planów pomieszczeń umożliwia narysowanie planu nieruchomości. Plan zapisany do konkretnej oferty będzie dostępny z poziomu zakładki Zdjęcia i pliki w podzakładce Rzuty.

Aby uruchomić edytor należy w metryce oferty na zakładce Zdjęcia i pliki kliknąć ikonę edytora:

Użytkownik ma do wyboru wiele elementów budowlanych, z których układa plan pomieszczenia.

Widok panelu projektowania:

Panel podzielony jest na pasek ikon, przybornik z elementami budowlanymi oraz sekcję płótna z planami.W sekcji płótna można włączyć widok siatki oraz przyciąganie elementów do siatki.

Aby wstawić element na płótno wystarczy kliknąć na niego w przyborniku.

Opcja „trzymaj SHIFT” umożliwia obracanie elementów o zdefiniowane w programie kolejne kąty:

0, 30, 45, 60, 90.

Opcje „trzymaj w poziomie/pionie” ułatwiają rysowanie elementów w tych dwóch płaszczyznach z pominięciem kątów.

Aby przenieść układ elementów w inne miejsce, należy zaznaczyć te elementy przytrzymując klawisz SHIFT. W celu przemieszczenia elementów, przeciągamy dowolny spośród zaznaczonych.

Strona 53

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Każdy element posiada punkty zaczepienia, które umożliwiają modyfikację rozmiarów i kąta ułożenia elementu na płótnie:

Dwukrotne kliknięcie na zakładkę pozwala zmienić jej nazwę.

W celu zapisania zmian należ kliknąć ikonę dyskietki. Aplikacja umożliwia również zapisanie planu jako wzoru (ikona „zapisz jako nowy wzór”). Wzór taki można później wykorzystać w innych ofertach. W tym celu w nowej ofercie klikamy ikonę „nowy ze wzoru” i wskazujemy szablon do wczytania.

Szablony rzutów nieruchomości można również zdefiniować odgórnie i potem używać ich w ofertach.

W tym celu należy wybrać:MENU NARZĘDZIA > SZABLONY RZUTÓW NIERUCHOMOŚCI

Za pomocą złotej gwiazdki dodajemy nowy szablon.Aby edytować istniejący szablon, wystarczy kliknąć w ikonę karteczki obok nazwy szablonu.

Strona 54

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.7.8. Galeria zdjęć.

Na metryce oferty w zakładce Podsumowanie znajduje się galeria zdjęć. Po kliknięciu na któreś ze zdjęć zostanie uruchomiona aplikacja do prezentacji fotografii. Wprowadzony został nowy element o prezentacji zdjęć, który ma dodatkowo:

Prezentacja jest w trybie pełnoekranowym, aby opuścić ten tryb naciskamy na klawiaturze ESC.

Aby domyślnie używać dawnego sposobu prezentacji zdjęć, należy wyłączyć galerię:MENU > ADMINISTRACJA > PANEL ADMINISTRACYJNY > OPCJE > zakładka Konfiguracja – Virgo i odznaczyć opcję Galeria zdjęć flash.

II.7.9. Pokazywanie nieruchomości na mapie

System Galactica Virgo zintegrowany jest z mapą Google. Pokazuje lokalizację nieruchomości na mapie. Po naciśnięciu przycisku [Wstaw marker], system pokaże dokładną lokalizację nieruchomości zgodną z jej adresem wpisanym wcześniej przez Użytkownika.

Strona 55

Przybliżenie/oddalenie mapy

Aby samemu wstawić znacznik wystarczy kliknąć w mapę. Aby usunąć znacznik- należy kliknąć na znaczniku. UWAGA: Aby zachować zmiany Koniecznie kliknij przycisk [Zapisz].

Kasuje wszystkie znaczniki z mapy

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.7.10. Śledzenie zainteresowania ofertą

System Galactica Virgo w zakładce Zainteresowanie daje możliwość śledzenia zainteresowania ofertą przez klientów kupujących oraz wyświetla listę potencjalnych poszukiwań (klientów kupujących) do których pasuje ta oferta. Wybór listy w górnej części okna.

Lista poszukiwań, w których interesowano się tą ofertą.Tu zobaczysz:

Kto interesował się Twoją ofertą – imię i nazwisko klienta poszukującego Kto zaproponował Twoją ofertę – imię i nazwisko agenta proponującego ofertę Kto prowadzi klienta poszukującego – imię i nazwisko agenta Jaką decyzję podjął klient w związku z ofertą (do obejrzenia, niezainteresowany, do decyzji) Datę propozycji Datę oglądania nieruchomości (data prezentacji) Uwagi sporządzone przez agenta po oglądaniu nieruchomości

Lista potencjalnych poszukiwań do których pasuje oferta.Po wpisaniu oferty do systemu, użytkownik ma możliwość natychmiastowego sprawdzenia potencjalnych zainteresowanych klientów jego ofertą.Zobaczysz tu:

Kto jest potencjalnie zainteresowany Twoją ofertą – imię i nazwisko klienta poszukującego Kto prowadzi klienta poszukującego – imię i nazwisko agenta Datę ważności poszukiwania

Strona 56

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.7.11. Dziennik i kontakty oraz Menu metryki oferty

Ostatnia zakładka metryki oferty to Dziennik i kontakty. Znajduje się tu również wiele ikon narzędziowych, które tworzą Menu metryki oferty.

Zakładka Dziennika podzielona jest na 4 zakładki:

– Dziennik zdarzeń – w dzienniku rejestrują się wszystkie wpisy i zmiany dotyczące metryki oferty wprowadzone przez Użytkowników systemu, np. zmiana ceny, podgląd danych adresowych, zmiana danych, podgląd danych. Do wyszukania potrzebnych informacji służy m.in. Wiersz filtracyjny.

– Eksporty – znajdują się tu wszystkie zdarzenia związane z eksportami oferty do portali internetowych.

– Kontakty – tutaj możemy zobaczyć listę zaplanowanych i zakończonych kontaktów dotyczących danej oferty.

– Statystyki – to funkcja, która pozwala na monitorowanie dokładnej ilości odwiedzin oferty na stronie internetowej biura (szczegółowe statystyki: MENU > SERWISY > STATYSTYKI).

W pierwszej zakładce dziennika dodatkowo można wyfiltrować zdarzenia związane z publikacją na WWW oraz z dostępem do metryki oferty, czy publikacją tekstową.

Do dyspozycji mamy również szczegółowy filtr zdarzeń, do zaawansowanego wyszukiwania.

Omówienie funkcjonalności ikon z lewej części okna:

Nowa notatka: za pomocą tej ikony tworzy się notatkę dotyczącą oferty. Jej zaletą jest to, że jest widoczna dla innych Użytkowników w pierwszej zakładce metryki oferty – Podsumowanie.

Widok notatek w podsumowaniu oferty:

Strona 57

Galactica Virgo


Kopiowanie oferty. Jeśli mamy dwie lub trzy podobne oferty lub tą samą ofertę na sprzedaż i wynajem, można skorzystać z funkcji kopiowania ofert.Więcej o kopiowaniu ofert w punkcie II.7.14. Kopiowanie oferty.

Omówienie funkcjonalności ikon z prawej części okna:

Odnotuj kontakt z klientem. Po kliknięciu pokaże się okno, w które należy wpisać treść. Wybierz odpowiednie opcje i potwierdź przyciskiem [Zapisz]. Więcej o odnotowywaniu kontaktu z klientem w punkcie #5.8.7.II.7.13. Odnotowywanie kontaktu z klientem.|outline.

Dodaj ofertę do Notatnika.

Kliknięcie tej ikony pozwala zaplanowanie w Terminarzu kontaktu z właścicielem nieruchomości.Więcej o planowaniu w Terminarzu w dziale: Terminarz.

Kliknięcie tej ikony pozwala przesłać ofertę e-mailem. Więcej w dziale wysyłanie oferty na e-mail.

Ta ikona otwiera Kalkulator kosztów. Umożliwia podgląd i wydruk kalkulacji kosztów związanych z zakupem nieruchomości. Kalkulacja uwzględnia wszystkie podstawowe koszty i opłaty.

Kliknięcie tej ikony wywołuje podgląd standardowego wydruku oferty i umożliwia jej wydruk.

Za pomocą tej ikony można drukować z wcześniej stworzonego szablonu dokumentu.

II.7.12. Podsumowanie informacji o ofercie

Pierwsza zakładka metryki oferty zawiera podsumowanie informacji - zestawienie wszystkich danych o ofercie. Znajdują się tu wszystkie informacje jakie zamieścił Użytkownik podczas wpisywania oferty.Pozycje: Galeria zdjęć, Notatki oraz Dane adresowe standardowo nie są wyświetlane – dopiero po kliknięciu w wybraną pozycję wyświetli się jej zawartość.

Strona 58

Wybierz odpowiednią opcję zgodnie ze stanem prawnym nieruchomości i wysokość prowizji.

Kalkulator można wydrukować lub wysłać mailem.

Galactica Virgo


II.7.13. Odnotowywanie kontaktu z klientem.

Funkcja umożliwia zapisanie notatki z kontaktu z klientem.

W metryce oferty należy wybrać ikonę z górnego paska ikon.Uruchomi się okienko Kontakt z klientem.

Należy wybrać rodzaj kontaktu, datę oraz opis. Wciśnięcie [Zapisz] powoduje odnotowanie kontaktu w dzienniku zdarzeń.

Po uruchomieniu dziennika zdarzeń z bocznych zakładek metryki oferty zobaczymy odnotowany kontakt w liście zdarzeń:

Strona 59

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.7.14. Kopiowanie oferty

Po naciśnięciu ikony kopiowania oferty (dostępna na wszystkich zakładkach oferty poza zakładką Podsumowanie), wybieramy rodzaj i przedmiot oferty i klikamy w przycisk [Kopiuj ofertę].W ten sposób powstanie bliźniacza oferta o nowym numerze i statusie projekt.

Nowo utworzona oferta będzie miała w podsumowaniu link do oferty bazowej:

UWAGA: Kopia oferty będzie ponownie kojarzyć się w poszukiwaniach, w których kojarzyła się oferta bazowa (ponieważ będzie zawierać te same parametry opisowe – chyba, że je zmienimy).

Kopiowanie stosujemy do przywracania ofert archiwalnych – w ten sposób zachowamy w bazie starą ofertę jako archiwalną wraz z jej całą historią operacji, a jej kopię wprowadzimy do systemu jako świeżą ofertę o tych samych parametrach. Ze świeżej oferty możemy przenosić się do bazowej poprzez link Oferta bazowa w podsumowaniu.

Kopiowanie możemy stosować również w przypadku, gdy mamy kilka podobnych działek tego samego właściciela, lub w przypadku ofert deweloperskich (jak tworzyć oferty deweloperskie dowiesz się w punkcie II.16. Inwestycje) – wystarczy, że w każdej następnej kopii zmienimy dane opisowe.

Strona 60

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.8. Jak zarejestrować ofertę kupna, wynajmu: Nowe poszukiwanie

Aby zarejestrować nowe poszukiwanie należy wybrać:MENU > NIERUCHOMOŚCI > NOWE POSZUKIWANIE. Pojawi się okno:

Strona 61

Aby wskazać klienta należy kliknąć przycisk. Spowoduje to wyświetlenie listy klientów (jak poniżej)

Po wybraniu powyższych opcji – [Zapisz]

Najpierw za pomocą wiersza filtracyjnego należy sprawdzić czy klienta nie ma już w bazie. Jeśli nie ma, należy go dodać: kliknąć ikonę złotej gwiazdki i uzupełnić dane o kliencie (jak poniżej).

Galactica Virgo


Po wybraniu rodzaju, przedmiotu poszukiwania i klienta, w dolnej części okna należy kliknąć przycisk [Zapisz]. Po kliknięciu otwiera się okno przypominające wyglądem wyszukiwarkę ofert, gdzie należy umieścić kryteria klienta co do poszukiwanej nieruchomości.

W górnej części okna należy wpisać kryteria, natomiast w dolnej części okna jest miejsce na uwagi oraz informacje związane z poszukiwaniem typu: wysokość prowizji, data podpisania umowy, data wprowadzenia, miejsce na wpisanie dodatkowych osób oglądających nieruchomość z poszukującym.(jak poniżej)

Strona 62

Należy wypełnić tylko tą zakładkę i kliknąć [Zapisz].

Wybieramy rodzaj klienta, wpisujemy pozostałe dane (przynajmniej jeden nr telefonu jest wymagany). Po uzupełnieniu danych naciskamy przycisk [Zapisz]. Klient zostanie dodany do bazy i wstawiony do metryki poszukiwania.

Galactica Virgo


Po uzupełnieniu kryteriów poszukiwania i kliknięciu [Zapisz], system automatycznie skojarzy wszystkie nieruchomości spełniające określone wymagania Klienta. Są one widoczne w zakładce Oferty. Można tam szybko przejść naciskając przycisk [Pokaż skojarzenia] w dolnej części okna.

UWAGA: Jeśli w chwili obecnej nie ma nieruchomości spełniających warunki postawione przez Klienta, można zmodyfikować kryteria wyszukiwania. Jeśli zmiana kryteriów nie daje rezultatu, to gdy w późniejszym czasie zarejestrowana zostanie jakaś nowa oferta spełniająca wymagania Klienta, system automatycznie poinformuje o tym Użytkownika na Tablicy Informacyjnej (komunikat: Nowe skojarzenia dla twoich klientów).

Strona 63

Galactica Virgo


II.8.1. Prowadzenie klienta poszukującego

Po określeniu kryteriów poszukiwania i przejściu do zakładki Oferty należy zaproponować klientowi skojarzone przez system nieruchomości. Można tego dokonać w dwojaki sposób:

• Zadzwonić do Klienta i poinformować go o szczegółach ofert, wchodząc do nich przez ID,• Wysyłając e-mail z ofertami.

Klient po zapoznaniu się ze szczegółami ofert decyduje, które mu się podobają, a które nie.Użytkownik kwalifikuje oferty w zależności od zainteresowania klienta:

• [Do obejrzenia] (klient wyraża chęć obejrzenia nieruchomości)• [Niezainteresowany] (klient nie jest zainteresowany oglądaniem nieruchomości)

Aby zakwalifikować oferty do obejrzenia należy zaznaczyć oferty i kliknąć przycisk [Do obejrzenia] (lub ikonę domku ze strzałką przy wybranej ofercie).

Te oferty, którymi Klient jest niezainteresowany należy zaznaczyć i kliknąć przycisk [Niezainteresowany] (lub ikonę kosza na śmieci ze strzałką).

Powyższe działania przekierowują oferty do kolejnych zakładek: Do obejrzenia lub Odrzucone.

II.8.2. Dodawanie ofert spoza kryteriów

Jeżeli klient chce zobaczyć ofertę, która nie pasuje do jego kryteriów zapisanych w systemie, nie chce zmieniać kryteriów poszukiwania, a po prostu obejrzeć jedną nieruchomość – wtedy dodajemy samodzielnie nieruchomość do zakładki Do obejrzenia.W dolnej części okna widnieje przycisk [Dodaj spoza kryteriów]. Po kliknięciu w przycisk, w górnej części okna pojawi się pole do wpisania numeru oferty. Należy go wpisać i zapisać zmiany. Oferta zostanie dodana do listy.

Strona 64

Kliknij ID oferty, żeby zobaczyć szczegóły oferty.

Wysyłanie zaznaczonych ofert na e-mail do klienta.

Koperta przy ofercie oznacza, że oferta została już wysłana mailem do klienta.

Pasek informujący o najniższej i najwyższej cenie za m2 spośród wyświetlonych ofert.

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Opcja Dopisz oferty do poszukiwań klientów, do których wysyłane są oferty mailem w panelu administracyjnym umożliwia rejestrowanie ofert wysłanych do klienta i przypisanie ich do jego poszukiwania. Opcja znajduje się w:MENU > ADMINISTRACJA > PANEL ADMINISTRACYJNY > OPCJE > zakładka Konfig. - Virgo

Opcja jest domyślnie nieaktywna. Aby aktywować, należy zaznaczyć Checkbox przy nazwie opcji.Funkcjonalność działa jedynie w aplikacjach niesieciowych.

Jeśli mamy interesującą ofertę, która nie odpowiada wymogom poszukiwania danego klienta, ale uważamy, że warto, aby się z nią zapoznał, możemy wysłać tę ofertę poprzez pocztę e-mail do tego klienta. Robimy to z poziomu metryki oferty:

W nowym oknie wybieramy odbiorcę (z listy wszystkich klientów dodajemy naszego klienta, można dodać kilku), następnie klikamy [Wyślij oferty]. Możemy podejrzeć wiadomość klikając [Podgląd].

Przy wysyłaniu oferty do klienta (jeśli aktywowaliśmy opcję Dopisz oferty do posz…) system wyświetli okienko:

W oknie tym dla każdego klienta ustala się poszukiwanie, do którego będzie dodana oferta (jeśli klient ma więcej niż jedno poszukiwanie, możemy rozwinąć listę i wybrać właściwe).Po zatwierdzeniu oferta zostanie wysłana do klienta.

Strona 65

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Wynikiem będzie dodanie wysyłanej oferty do poszukiwania klienta (w zakładce Do obejrzenia):

Po wysłaniu oferty w jej metryce w zakładce Zainteresowanie zostanie odnotowana ta operacja.

Strona 66

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.8.3. Oferty Do obejrzenia

Tutaj Użytkownik wybiera ofertę i planuje datę prezentacji nieruchomości.

Po wybraniu daty prezentacji należy kliknąć przycisk [Zapisz]. Spowoduje to zapisanie zmian, ale też automatycznie wywoła okienko z Terminarza, w którym trzeba zaplanować wizytę.

Strona 67

Kliknij ID oferty, żeby ją wybrać.

Należy uzupełnić pola, można dopisać treść w opisie i na dole przycisk [Uruchom i zamknij]

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Gdy data prezentacji jest ustalona a wydarzenie zaplanowane w Terminarzu, czekamy aż Tablica informacyjna wyświetli przypomnienie o prezentacji nieruchomości i o zaplanowanej godzinie jedziemy na spotkanie.

Po obejrzeniu nieruchomości z klientem, Użytkownik na Tablicy informacyjnej wchodzi poprzez czerwony link do zaplanowanego wydarzenia. Otwiera się okno:

W pierwszej kolejności należy potwierdzić, że spotkanie się odbyło > przycisk [Zakończ i zapisz].

Następnie w górnej części okna klikamy w [Przejdź do poszukiwania aby uzupełnić informacje o spotkaniu]. System kieruje Użytkownika z powrotem do zakładki Do obejrzenia.Tutaj można uzupełnić informacje po spotkaniu (pole: Uwagi po prezentacji) a następnie:

Użytkownik kwalifikuje ofertę w zależności od dalszego zainteresowania klienta:• [Zapisz – do decyzji] (w razie pozytywnych odczuć klienta)• [Zapisz – Odrzuć] (w razie braku dalszego zainteresowania)

Powyższe działanie przekierowuje ofertę do kolejnej zakładki: Do decyzji lub Odrzucone.

Strona 68

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.8.4. Oferty Do decyzji

Tutaj Użytkownik kwalifikuje ofertę w zależności od dalszego zainteresowania klienta:• [Sprzedane] (naciskamy dopiero po Akcie Notarialnym)• [Zapisz] – odrzuć (jeśli klient ostatecznie odrzuca)

Jeśli Klient kupi nieruchomość, edycja kartoteki poszukiwania zostanie zablokowana, a oferta, którą wybrał zostanie automatycznie przekierowana do statusu Sprzedana i przestanie być wyświetlana na stronie internetowej firmy, a przy kolejnej aktualizacji jest automatycznie usuwana z portali ogłoszeniowych.

II.8.5. Oferty Odrzucone

Wszystkie odrzucone przez klienta oferty wyświetlane są na liście widocznej na zakładce Odrzucone.W razie potrzeby można usunąć stąd wybraną ofertę. Wróci ona wtedy z powrotem do zakładki Oferty i będzie można umówić się na jej obejrzenie.

Strona 69

Kliknij w ID oferty aby ją „pogrubić” a następnie kliknij przycisk [Usuń]

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.9. Kalkulator kosztów

Wybierz w MENU > NARZĘDZIA > KALKULATOR KOSZTÓW. Kalkulator dostępny jest również w metryce każdej oferty sprzedaży. Pozwala na szybkie skalkulowanie całkowitego kosztu zakupu nieruchomości. Umożliwia również wyliczenie cen w walutach obcych: EUR, CHF, USD. Kursy walut są pobierane automatycznie z NBP.

Kalkulator można wydrukować bądź wysłać do klienta.

Obliczanie kosztów transakcji:• Wybierz opcję pasującą do nieruchomości,• Wpisz cenę nieruchomości,• Wpisz prowizję agencji.

Strona 70

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.10. Kalkulator kredytowy

Wybierz w MENU > NARZĘDZIA > KALKULATOR KREDYTOWY.Umożliwia na podstawie kilku parametrów ustalić plan spłaty kredytu.Ustaw warunki i naciśnij przycisk [Oblicz raty].

Strona 71

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.11. Karty nieruchomości

VIRGO umożliwia drukowanie kart nieruchomości.

Należy wybrać:MENU > NARZĘDZIA > KARTY NIERUCHOMOŚCI.

Karty nieruchomości systemu Virgo są opracowane w taki sposób, aby agentowi łatwo było wprowadzać dane na temat nieruchomości podczas wizyty u klienta.

Pola do wypełnienia są ułożone w sposób odpowiadający kolejności wprowadzania danych do programu, co ułatwia rejestrowanie oferty.

Na szablonie karty znajdują się wszystkie pola wyboru zdefiniowane przez użytkownika w programie.Przykład: Jeśli użytkownik dodał do listy pola opisu widoku z okna swoje własne wpisy, np.: „morze” oraz „góry”, to wpisy te znajdą się na wydruku karty nieruchomości jako wpisy do wyboru (które można zaznaczyć) :

Strona 72

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.12. Statystyki

Po każdym zalogowaniu się do systemu w lewej dolnej części ekranu widoczne jest okno Statystyki.

Strona 73

Tabela statystyk przedstawia liczbę ofert oraz poszukiwań dla wszystkich podmiotów.

Można przełączać się pomiędzy ofertami i poszukiwaniami odpowiednio klikając na wybrany dział.

Można przełączać się również pomiędzy ofertami zalogowanego agenta > Moje lub ofertami całego biura > Wszystkie.Analogicznie można postępować z poszukiwaniami.

Aby przejść do konkretnej listy nieruchomości, należy kliknąć na liczbę obok typu nieruchomości. Kolumna S oznacza „sprzedaż”, kolumna W – „wynajem”.

Tabela Statystyki odświeżana jest po każdym zalogowaniu użytkownika do systemu.

Galactica Virgo


II.13. Zastępstwa agentów

W przypadku gdy jeden agent będzie nieaktywny przez jakiś czas (urlop, choroba), inny agent może przejąć jego obowiązki poprzez zastępstwo.

Aby zdefiniować zastępstwo w systemie należy wybrać:MENU > NARZĘDZIA > ZASTĘPSTWA AGENTÓW. Wyświetli się okno z lista zastępstw.

W celu utworzenia nowego zastępstwa należy kliknąć na ikonę .Otworzy się sekcja, w której należy wprowadzić dane agentów, datę od kiedy następuje zastępstwo, datę do kiedy (w tym terminie nastąpi automatyczna deaktywacja zastępstwa).

Istnieją trzy poziomy zastępstwa. Pierwszy jest domyślnie aktywny, pozwala on agentowi zastępującemu na dostęp do ofert i do ich modyfikacji a także wgląd do tablicy informacyjnej agenta zastępowanego.Drugi poziom (dwa pierwsze zaznaczenia) zawiera także opcje wysyłania informacji o zastępstwie tylko do portali ogłoszeniowych – jako opiekun ofert widnieje wtedy agent zastępujący.Trzeci poziom (wszystkie trzy zaznaczenia) zapewnia na czas zastępstwa zmianę informacji o opiekunie ofert we wszystkich publikacjach ofert.

W celu usunięcia zastępstwa przed czasem zdefiniowanym w zastępstwie należy z listy zastępstw wybrać jedno odpowiednio klikając w czerwony numer identyfikacyjny i kliknąć przycisk [Deaktywuj].

Strona 74

Galactica Virgo


II.14. Publikacje ofert

Funkcja ta umożliwia zarządzanie publikacjami ofert biura. Jeśli użytkownik chce zamieścić ogłoszenie na temat oferty w gazetach, w tym miejscu może zarejestrować taką operację.

II.14.1. Konfiguracja miejsc publikacji

W pierwszej kolejności należy określić miejsca publikacji, wybierając:MENU > NARZĘDZIA > PUBLIKACJE TEKSTOWE > LISTA MIEJSC PUBLIKACJI

W oknie listy należy kliknąć na ikonę aby dodać nową pozycję. Otworzy się sekcja, w której należy podać nazwę, np. „Gazeta nieruchomości”. Opcjonalnie można zdefiniować liczbę porządkową oraz adres e-mail. Aby dodać miejsce należy kliknąć [Zapisz].

II.14.2. Określenie publikacji w metryce oferty

W metryce oferty zlokalizowana jest sekcja Publikacja tekstowa. Należy w tej sekcji ustawić miejsca, w których oferta będzie publikowana. Zmianę zatwierdzić przyciskiem [Zapisz].

Strona 75

Checkbox Pozycja usunięta po zaznaczeniu i kliknięciu na [Zapisz] spowoduje zapisanie miejsca publikacji jako niedostępnego do przyszłych publikacji.

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.14.3. Utworzenie nowej publikacji

Aby opublikować oferty, w których określiliśmy media publikujące należy wybrać:MENU > NARZĘDZIA > PUBLIKACJE TEKSTOWE > NOWA PUBLIKACJA TEKSTOWA

W nowo otwartym oknie należy wybrać miejsce publikacji, datę rozpoczęcia publikacji oraz koszt publikacji. Należy też wybrać rodzaj płatności. Opcjonalnie można podać datę końca publikacji czy dopisać uwagi w sekcji poniżej. Na koniec należy kliknąć na przycisk [Zapisz] w lewym dolnym rogu okna. Po zapisaniu udostępnione zostaną zakładki Oferty i Dziennik, a także nowe przyciski w dole strony.

Po zapisaniu publikacja będzie miała status przygotowanie.

Dodatkowe przyciski: [Klonuj] – tworzy identyczną publikację na wzór danej (w przyszłości będziemy mogli z danej publikacji utworzyć nową o tych samych ustawieniach i zmienić np. tylko datę i koszt – ułatwi to powielanie publikacji, jeśli np. publikujemy oferty regularnie co tydzień).[Wyślij oferty na e-mail] – umożliwia wysyłanie na e-mail.[Drukuj] – umożliwia wydruk ofert z publikacji.

Strona 76

Zapisuj zdarzenie publikacji – domyślnie zaznaczone, powoduje zapisanie zdarzenia publikacji w dzienniku zdarzeń.

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Aby dodać oferty do publikacji należy przejść na zakładkę Oferty. W zakładce tej znajduje się lista wszystkich ofert, którym zdefiniowane zostały miejsca publikacji w metryce oferty w sekcji Publikacja tekstowa.

Każda pozycja na liście posiada Checkbox po prawej stronie. Należy zaznaczyć wybraną ofertę i kliknąć na przycisk [Dodaj] znajdujący się pod listą. Po dodaniu w kolumnie Dodana zapali się zielona dioda dla oferty, którą dodaliśmy.Analogicznie można usunąć ofertę, jeśli nastąpiła pomyłka.

Kolejnym krokiem jest powrót do zakładki Dane i naciśnięcie na przycisk [Opublikuj].Publikacja zostanie zablokowana (nie będzie można już zmienić istotnych informacji), a wybranym ofertom zostanie przypisane zdarzenie publikacji.

Trzecia zakładka Dziennik zawiera informacje na temat zdarzeń dotyczących publikacji.

Na ilustracji widać, że zdarzenie publikacji zostało dodane do Dziennika.

Strona 77

Ważnym elementem jest kolumna Data ostatniej publ. – jeśli oferta była już wcześniej publikowana, w tym miejscu będzie data tej publikacji. Dzięki tej informacji możemy zrezygnować z ponownego publikowania danej oferty.

Galactica Virgo


II.14.4. Lista publikacji

Aby zobaczyć wszystkie publikacje należy wybrać:MENU > NARZĘDZIA > PUBLIKACJE TEKSTOWE > LISTA PUBLIKACJI TEKSTOWYCH

Z poziomu tej listy także można utworzyć nową publikację. Można również filtrować wyświetlanie publikacji w przygotowaniu, aktywnych lub wycofanych za pomocą kwadratów w górze okna,

a także filtrować po miejscu publikacji – poprzez wybór z okienka za pomocą przycisku miejsca publikacji i następnie kliknięcie na przycisk [Odśwież].

Uwaga!

Strona 78

Publikację w czasie tworzenia można pozostawić w statusie przygotowanie i opublikować ją później. W tym celu po zapisaniu danych w formularzu przyciskiem [Zapisz] i dodaniu ofert do publikacji w zakładce Oferty należy po prostu zamknąć okno publikacji.Publikację można później aktywować – należy z Listy publikacji wejść w wybraną publikację poprzez kliknięcie na jej numer Id i w okienku publikacji kliknąć [Opublikuj].

Galactica Virgo


II.14.5. Drukowanie publikacji

W przypadku gdy chcemy dostarczyć oferty do publikacji osobiście do gazety, możemy wydrukować zestawienie.

W oknie publikacji należy kliknąć na przycisk [Drukuj].

W wywołanym okienku trzeba wybrać rodzaj wydruku. Po kliknięciu na ikonę wydruku zostanie wywołany podgląd wydruku. Aby wydrukować należy wybrać z menu okna PLIK > DRUKUJ.

II.14.6. Wysyłanie ofert publikacji na e-mail.

Umożliwia wysłanie ofert w publikacji na adres e-mail miejsca publikacji (można wpisać inny adres). Można wybrać szablon przyciskiem . Aby uzyskać podgląd wysyłanej wiadomości należy kliknąć przycisk [Podgląd] w dole okna.

Strona 79

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.15. Inwestycje

W aplikacji istnieje możliwość wprowadzania inwestycji deweloperskich, dla których można zdefiniować pojedyncze oferty. Przykładowo możemy wprowadzić blok mieszkalny i dla niego zdefiniować kilkanaście mieszkań.

Funkcję inwestycji włącza administrator lub menedżer:MENU > ADMINISTRACJA > PANEL ADMINISTRACYJNY > OPCJE > zakładka Konfiguracja - Virgo > włącz inwestycje - opcję należy zaznaczyć klikając na kwadracik obok.

Aby agenci mogli używać funkcji inwestycji, należy na liście Ról (MENU > ADMINISTRACJA > ROLE) wybrać Agent i dodać mu role podrzędne jak na rys. poniżej:

Strona 80

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Aby wyświetlić listę inwestycji należy wybrać:MENU > NIERUCHOMOŚCI > LISTA INWESTYCJI

Listę można sortować za pomocą kolorowych kwadratów – aktualna, projekt, zakończona, albo standardowo za pomocą małych strzałek przy nazwach kolumn.

W celu utworzenia nowej inwestycji należy kliknąć na ikonę w górze okna.Otworzy się nowe okno z metryką inwestycji:

Ważniejsze pola informacyjne:

Oddział – należy wybrać oddział agencji, domyślnie wstawia się nasz oddział.Sprzedawca – z listy trzeba wybrać sprzedawcę. Jeśli nie jest zarejestrowany w systemie, możemy

utworzyć nowego klikając w nowo otwartym okienku wyboru na ikonę złotej gwiazdki.Nazwa – należy nadać nazwę inwestycji, np. „Osiedle Piaskowe”.Status – działa analogicznie jak przy pojedynczej ofercie.Kategoria – wybieramy kategorię (kategorie dodajemy w Parametry i listy wyboru, np. apartamen-

towiec, osiedle domków, budynek wielorodzinny, etc.).Specjalna – należy zaznaczyć, jeśli inwestycja ma być wyświetlana na stronie WWW jako oferta

specjalna.Termin oddania – termin oddania inwestycji do użytku.

Strona 81

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Po wypełnieniu pól okna należy kliknąć na przycisk [Zapisz] w dole okna. Po zapisaniu zakładki pojawią się w niej jeszcze 2 pola tekstowe:

Dane kontaktowe – można tu wpisać dane agenta, jeśli nic nie wpiszemy, dane zostaną pobrane automatycznie z metryki agenta

Opis inwestycji – tu można podać opis marketingowy, który będzie wyświetlany na stronie WWW.

Wprowadzone dane do pól opisowych należy ponownie zapisać przyciskiem [Zapisz].

Następnym krokiem jest dodanie budynków do inwestycji. Inwestycja może składać się z jednego lub kilku budynków. Budynki dodajemy w zakładce Budynki.

Aby dodać budynek należy kliknąć na przycisk [Dodaj budynek] w dole okna.

Pojawi się sekcja, w której należy wpisać nazwę budynku. Można wpisać też symbol, liczbę pięter oraz termin oddania (jeśli jest inny niż całej inwestycji). Można także dodać opis.Po wypełnieniu sekcji należy kliknąć na [Zapisz].

Kolejny krok to dodanie ofert do inwestycji.

Po wejściu w zakładkę Oferty wyświetlana jest cała lista ofert przypisanych do inwestycji. Możemy filtrować oferty i wyświetlać tylko te, które należą do konkretnych budynków. W górze okna należy wybrać interesujący nas budynek i kliknąć na [Filtruj].

Strona 82

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Oferty można dodawać na dwa sposoby:

Pierwszy sposób to dodanie nowej oferty.Klikamy na [Dodaj nową ofertę]. Wyświetli się sekcja, w której wybieramy budynek, którego będzie dotyczyć, przedmiot i rodzaj oferty. Wystarczy kliknąć [Zapisz] - pojawi się metryka nowej oferty, którą wypełniamy analogicznie jak w dziale Wprowadzanie opisu oferty.

Drugi sposób to wprowadzenie istniejącej oferty.Klikamy na [Dodaj istniejącą ofertę], otworzy się okno wyboru:

W pierwszej kolejności należy wskazać budynek, którego dotyczyć będzie oferta.Następnie z listy ofert istniejących w systemie wybrać właściwą (możemy filtrować oferty za pomocą wierszy filtracyjnych umieszczonych bezpośrednio nad listą ofert) i zaznaczyć checkbox po prawej stronie przy ofercie. Kliknięcie w przycisk [Wstaw oferty] zakończy proces dodawania ofert do inwestycji.

Strona 83

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Następnym krokiem jest dodanie fotografii do inwestycji. W tym celu należy wejść do zakładki Galeria.Po kliknięciu na przycisk [Dodaj zdjęcie] w dole strony uaktywni się sekcja dodawania zdjęć:

Należy podać opis zdjęcia oraz kliknąć [Przeglądaj]. W ten sposób można wybrać plik z dysku komputera lub pamięci masowej i załadować go do galerii. Dla każdego zdjęcia można określić czy ma być publikowane w portalach, na WWW oraz w wiadomościach e-mail zaznaczając odpowiedni checkbox – analogicznie jak przy tworzeniu nowej oferty (zmiany zapisujemy przyciskiem [Do eksportu - zapisz]).

Ostatnim krokiem jest zlokalizowanie inwestycji na mapie (zakładka Mapa). Robi się to analogicznie jak przy tworzeniu nowej oferty.

Wprowadzanie inwestycji kończymy przyciskiem [Zakończ]. W metrykach ofert dodanych do inwestycji pojawia się informacja o przynależności do inwestycji, jak poniżej:

Strona 84

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Istnieje możliwość prezentacji inwestycji na stronie WWW biura. Moduł inwestycji jest standardowo włączony w programie, jednak prezentowanie inwestycji na stronie internetowej jest uzależnione od indywidualnych uwarunkowań strony WWW klienta i w celu jego uruchomienia należy skontaktować się z firmą Galactica.

Poniżej przykład prezentacji inwestycji na stronie jednego z naszych klientów:

Strona 85

Galactica Virgo


II.16. Potencjalne oferty

Funkcja potencjalnych ofert pozwala na rejestrowanie ofert, do których nie mamy umowy.

W przypadku gdy agent przeszukuje ogłoszenia prasowe lub szuka ofert osób prywatnych w internecie z zamierzeniem pozyskania nowych klientów, nie może znalezionych pozycji umieścić w bazie jako oferty aktualne. Powodem tego jest brak umowy o pośrednictwo z ogłaszającą się osobą.Oferty tego typu mogą jednak pasować do poszukiwań klientów danego agenta. Agent będzie wtedy kontaktował się z ogłaszającą się osobą, aby pozyskać nieruchomość.

W celu katalogowania takich potencjalnych ofert Virgo posiada funkcję preofert.Każda z tych potencjalnych ofert może zostać w przyszłości przekształcona w ofertę aktualną, w przypadku, gdy zostanie zawarte porozumienie z osobą ogłaszającą.

Funkcję preofert włącza się:MENU > ADMINISTRACJA > PANEL ADMINISTRACYJNY > OPCJE > zakładka Konfiguracja - Virgo > moduł preofert.

II.16.1. Lista potencjalnych ofert

Aby wywołać listę potencjalnych ofert należy wybrać:MENU > NIERUCHOMOŚCI > POTENCJALNE OFERTY

Lista jest podzielona na zakładki – można dzięki temu przełączać się w widoku wszystkich bądź tylko wybranych rodzajów nieruchomości.

Oferty można również filtrować według nadanych etykiet za pomocą ikony (o etykietach dalej).

Oferty można także sortować za pomocą małych strzałek umieszczonych w każdej kolumnie.Kolumny wyświetlane ustawia się za pomocą ikony .

Strona 86

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.16.2. Nowa potencjalna oferta

W celu utworzenia nowej potencjalnej oferty należy kliknąć na ikonę w górze okna.

Należy zaznaczyć czy jest to sprzedaż, czy wynajem oraz wybrać przedmiot oferty.W pola tekstowe Sprzedający, Namiary i Email można wpisać dowolne wartości.W przypadku, gdy w ofercie prasowej był jedynie numer kontaktowy do sprzedającego, można wpisać ten numer w polu Namiary.

Po kliknięciu w przycisk [Zapisz] rozwinie się sekcja edycji potencjalnej oferty:

Tutaj możemy wpisać podstawowe dane, które były podane w ogłoszeniu, jak Cena, Powierzchnia, Ilość pokoi. Lokalizację wybieramy analogicznie jak przy wprowadzaniu nowej oferty.

Strona 87

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Ważnym elementem są tutaj Etykiety. Możemy przypisać edytowanej preofercie cechy szczególne, np. „Nie można się skontaktować” - jeśli nie możemy się aktualnie dodzwonić do ogłoszeniodawcy.Etykiety można w każdej chwili zmieniać nawet z poziomu listy preofert – wystarczy kliknąć na symbol etykiety w kolumnie Etykiety.

Przycisk [Przelicz] pozwala na określenie liczby klientów poszukujących zarejestrowanych w naszym systemie, które pasują do nowej potencjalnej oferty.

Pole opis pozwala wpisać dowolne frazy, np. „wymienione drzwi, nowa dachówka” itp.Uwagi agenta służą tylko agentowi – np. „koniecznie zdobyć tą ofertę!”.

Aby zaakceptować ofertę należy kliknąć [Zapisz].Przyciskiem [Zapisz i dodaj nową] możemy przejść od razu do edycji kolejnej nowej preoferty.

Do każdej potencjalnej oferty można dodawać zdarzenia, które będą się później przypominać na tablicy informacyjnej. W tym celu należy wejść w zakładkę [Terminy].

Za pomocą ikony można utworzyć nowe wydarzenie, a ikona służy do zapisania notatki, analogicznie jak to się robi w terminarzu.

Potencjalne oferty nie kojarzą się w poszukiwaniach. Opcja przeliczania poszukiwań w systemie, do których pasuje potencjalna oferta daje możliwość określenia, czy warto kontaktować się z właścicielem nieruchomości, aby namówić go na współpracę.

Jeśli liczba poszukujących jest duża, należy skontaktować się z ogłaszającym, bowiem przekształcenie oferty potencjalnej w ofertę aktualną gwarantuje kojarzenie się jej w poszukiwaniach i dalsze działania na ofercie dążące do dokonania transakcji.

Strona 88

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.16.3. Obliczanie liczby poszukiwań pasujących do preoferty

Na liście preofert można obliczyć liczbę poszukiwań z naszego systemu pasujących do danej preoferty. Wystarczy kliknąć na ikonę :

Z listy ofert należy zaznaczyć preofertę, dla której system ma policzyć poszukiwania.Następnie należy kliknąć na przycisk [Zastosuj] w górnej sekcji okna.

Można również obliczyć liczbę poszukiwań dla wszystkich ofert. Nie trzeba wtedy oznaczać tych ofert, a jedynie wcisnąć przycisk [Zastosuj] w linii Dla wszystkich ofert w bazie w górnej sekcji okna.

Pozostałe dwie opcje to obliczanie dla wszystkich ofert z wyświetlanej aktualnie strony listy lub obliczanie dla preofert zarejestrowanych w systemie od podanej przez nas daty.

II.16.4. Import potencjalnych ofert z arkusza kalkulacyjnego

Agent może pobrać gotowy arkusz kalkulacyjny, który przyspiesza zapisywanie potencjalnych ofert. Następnie taki arkusz można zaimportować do systemu i każda pozycja zostanie wpisana jako potencjalna oferta.

Aby pobrać gotowy arkusz należy kliknąć na ikonę Pobierz szablon pliku importu .

Po otwarciu arkusza w programie MS Excel wygląda on następująco:

W pierwszej kolumnie należy wybrać czy jest to ogłoszenie wynajmu czy sprzedaży.Kolejne pola należy wypełnić bezbłędnie stosując identyczną nomenklaturę, jaka jest w programie, tzn nazwy województw, lokalizacji, dzielnic, rodzajów budynków muszą być takie, jakie mamy do wyboru w systemie. Pozostałe pola są dowolne. Nie jest konieczne wypełnianie wszystkich pól – te, które pozostawimy puste, przejdą jako puste do programu.

Po wypełnieniu arkusza kalkulacyjnego należy go zapisać. Można wtedy zaimportować go do programu poprzez kliknięcie na ikonę Importuj oferty znajdującą się w górze listy preofert.

Strona 89

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika II.16.5. Przekształcenie oferty potencjalnej w ofertę aktualną.

Jeśli w wyniku dalszych działań agenta zostanie podpisana umowa z ogłoszeniodawcą, można przekształcić preofertę w normalną ofertę aktualną.

W tym celu z listy potencjalnych ofert należy wejść w interesującą nas pozycję poprzez kliknięcie w numer ID.

W metryce preoferty należy kliknąć na ikonę . W nowo otwartym oknie wybieramy klienta lub wprowadzamy nowego za pomocą ikony złotej gwiazdki.

Po dodaniu klienta do preoferty zostanie ona przekształcona w normalną ofertę – otworzy się metryka nowej oferty. Dalej postępujemy analogicznie jak w przypadku wprowadzania nowej oferty.

Strona 90

Galactica Virgo


III. Poczta e-mail

III.1. Wysyłanie oferty na e-mail

Wysyłanie ofert na e-mail jest możliwe z bardzo wielu miejsc. Można tego dokonać z:

• Metryka Oferty, zestaw ikon narzędziowych z prawej strony

• Metryka Poszukiwania, zakładka Oferty

• Lista ofert, ikona

• Notatnik, ikona

• Wyszukiwarka zaawansowana, zakładka Wyniki wyszukiwania

Po kliknięciu w odpowiednią ikonę, wyświetli się okno:

E-maile z ofertą można wysyłać w różnej formie:• Skrócone oferty – e-mail z podstawowymi informacjami o nieruchomości,• Całe oferty – e-mail z pełną informacją o nieruchomości,• Listy ofert – e-mail z linkiem do oferty na stronie WWW biura.

Przed wysłaniem należy więc wybrać odpowiedni szablon. Można zobaczyć jego podgląd, klikając przycisk w dolnej części okna.

Strona 91

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Poniżej podgląd wiadomości e-mail (szablon skrócone oferty).

Adresy e-mail odbiorców wiadomości można wprowadzać ręcznie, po przecinku.

Można również kliknąć w przycisk , który spowoduje wyświetlenie się Listy Klientów, gdzie można odnaleźć i wybrać danego klienta.Następnie wpisujemy Temat i Treść wiadomości i przechodzimy niżej do opcji wysyłanej wiadomości.

III.1.1. Opcje wysyłanej wiadomości

• Liczba ofert – licznik ofert, które będą wysłane z wiadomością.• Potwierdzenie – odbiorca wiadomości zostanie poproszony o potwierdzenie otrzymania lub

dostarczenia wiadomości.• Dołącz stopkę – dołącza informacje o Użytkowniku z systemu, imię, nazwisko, telefon, adres

e-mail.• Dołącz stopkę z systemu mailowego – dołącza treść sygnatury z konta e-mail.• Pokaż w ofercie foto – niezbędne, by odbiorca dostał zdjęcia.• Pokaż zdjęcia na WWW mimo, że są ukryte – opcja pokazująca wszystkie zdjęcia wgrane do

oferty bez względu na ustawienia wyświetlania zdjęć w ofercie.• Wysyłaj projekty – musi być zaznaczone, gdy wysyłane są oferty w statusie „projekt”.• Wyślij kopię do mnie – wysyła kopie wiadomości do nadawcy.• Załącznik – kliknięcie w [Dodaj załączniki] powoduje otwarcie okna z zawartością dysku

lokalnego komputera.

Po wypełnieniu wszystkich pól wystarczy kliknąć w przycisk [Wyślij oferty].

Strona 92

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika III.2. Skrzynka pocztowa

Wybieramy: MENU > GALACTICA > POCZTA E-MAIL.W wyświetlonym oknie wybieramy żądaną skrzynkę email.Wygląd skrzynki pocztowej uzależniony jest od uprawnień Użytkownika. Poniżej okno skrzynki pocztowej. Niektóre ikony w skrzynce pocztowej to filtry, należy zwrócić uwagę na ich aktywność.

III.2.1. Ikony w Skrzynce pocztowej

Pobierz pocztę – natychmiast pobiera wiadomości.

Wszystkie foldery – otwiera okno gdzie widać wszystkie foldery i ich zawartość. Można tu również tworzyć nowe foldery i filtry do nich.

Zaznacz wszystkie – zaznacza wszystkie wiadomości e-mail na stronie.

Strona 93

1. Kliknij w tą ikonę (tryb edycji) aby dodać nowy folder. 2. Po kliknięciu pojawi się obok żółta ikona (Nowy). 3. Wybierz folder (odebrane, kosz etc.), w którym chcesz stworzyć nowy podfolder, następnie żółtą ikonę Nowy.4. W nowym oknie wpisz nazwę podfolderu (np.: „od_agaty”) i opcjonalnie filtry.Jako filtr możemy wprowadzić: „[email protected]” - dzięki takiemu filtrowi wszystkie wiadomości od Agaty (czyli te, które w polu Od mają adres agaty) trafią do naszego folderu; lub pojedynczą frazę, np.: „agata”, „galactica” lub „sprawozdanie” - wiadomości przychodzące z tą frazą w temacie lub skrócie wiadomości (czyli pierwszych 300 znakach – dotyczy tylko fraz, nie całych adresów e-mail) zostaną osadzone w tym folderze.Należy pamiętać, aby jako filtr NIE wstawić adresu e-mail w postaci: "agata <[email protected]>” .5. Zapisz zmiany i zamknij okno.6. Kliknij ponownie w ikonę Tryb edycji aby go wyłączyć.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Galactica Virgo


Wiadomości zagłębione we wszystkich podfolderach – filtr, pokazuje dodatkowo zawartość podfolderów folderu Odebrane (jeśli jesteśmy w zakładce folderu Odebrane).

Tylko nieprzeczytane – filtr, pokazuje tylko nieprzeczytane wiadomości.

Podgląd skrótu wiadomości – filtr, pokazuje skrót wiadomości na liście e-maili.

Podgląd pełnych adresów e-mail... - filtr, pokazuje pełny adres e-mail w kolumnie Nadawca

Pożądana i nieokreślona – filtr, pokazuje wiadomości pożądane i nieokreślone.

Niechciana – filtr, pokazuje pocztę niechcianą.

Filtrowanie wg etykiet – filtruje wiadomości według dodanych do nich etykiet.

Automatyczne sprawdzanie poczty

Książka adresowa – baza adresów e-mail.

Dziennik – dziennik poczty email.

Nowa – tworzenie nowej wiadomości e-mail.

III.2.2. Wiadomość e-mail

Możemy przeczytać otrzymaną wiadomość na dwa sposoby. Pierwszy sposób to kliknięcie w temat wiadomości – wyświetli się wtedy ona jako nowa strona internetowa.Drugi sposób to kliknąć w ID wiadomości. Ukaże nam się okno jak poniżej.Wiadomość e-mail posiada szereg opcji:Podgląd, Pobierz, Odpowiedz, Odpowiedz wszystkim, Przekaż, Drukuj, Planuj kontakt.

Ponadto każda wiadomość e-mail ma możliwość zaplanowania dla niej kontaktu w terminarzu oraz swój dziennik.

Strona 94

Przejście do następnej wiadomości lub powrót do poprzedniej.

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika III.2.3. Grupy adresów

System umożliwia wysyłanie wiadomości do wielu odbiorców naraz. W przypadku, gdy współpracujemy z kilkoma biurami i chcemy wysłać im wiadomość lub jedną albo kilka ofert, możemy skorzystać z opcji Grupy adresów. Grupę należy najpierw zdefiniować, czyli nadać jej nazwę (np. „Biura współpracujące”) i dodać do grupy konkretne adresy email.

Raz zdefiniowana grupa będzie zapamiętana w systemie i dostępna w każdym przypadku wysyłania wiadomości. Aby utworzyć nową grupę wybieramy: MENU > GALACTICA > POCZTA EMAIL

Na liście skrzynek klikamy ikonę Grupy adresów . Następnie Nowa grupa .Grupa będzie dostępna dla użytkownika, który ją utworzył. Można ją udostępnić dla całego oddziału zaznaczając opcję Dla oddziału.Kolejnym krokiem jest dodanie adresów – należy otworzyć listę adresów i dodać wybrane do grupy.Po uzupełnieniu danych klikamy na ikonę dyskietki – Zapisz.Grupa zostanie utworzona.

Inną metodą uzupełniania adresów email w grupie jest dodawanie ich poprzez książkę adresową z poziomu skrzynki pocztowej użytkownika.

Należy wybrać:MENU > GALACTICA > POCZTA E-MAIL > kliknąć w nazwę swojej skrzynki.

W skrzynce należy kliknąć na ikonę Książka adresowa.Możemy zarządzać książką adresową dodając i usuwając adresy email. Do książki są też automatycznie dodawane adresy email naszych klientów. Jeżeli nie mamy w naszej skrzynce adresów naszych biur współpracujących, możemy adresy takie dodać za pomocą ikony . Podczas dodawania adresu email należy wybrać grupę, do której przynależy adres. Następnie kliknąć ikonę dyskietki w celu zapisania zmian:

Jeśli adres biura współpracującego mamy już w książce adresowej, wystarczy kliknąć na ID tego adresu i przypisać mu grupę wybierając ją z listy (tak samo jak przy dodawaniu nowego adresu).Istnieją dwie metodyki wysyłania wiadomości do grupy:

– wysyłamy konkretną ofertę z poziomu metryki oferty lub kilka ofert z listy ofert– wysyłamy wiadomość email z poziomu skrzynki pocztowej

W momencie, gdy chcemy wysłać ofertę do naszych biur współpracujących, postępujemy tak samo jak przy wysyłaniu do jednego odbiorcy (patrz punkt III.1 Wysyłanie oferty na email) z tym, że odbiorcę wpisujemy w polu Grupa ludzi zamiast w polu Odbiorca.

Strona 95

Galactica Virgo


Po wciśnięciu przycisku otworzy się okno wyboru grupy:

Wybieramy grupę klikając numer ID grupy. Zostanie ona automatycznie wstawiona do formularza.

Aby wysłać wiadomość z poziomu skrzynki pocztowej do biur współpracujących, należy wejść do skrzynki: MENU > GALACTICA > POCZTA E-MAIL > kliknąć w nazwę swojej skrzynki i z górnego menu ikon kliknąć ikonę Nowa .

W oknie wiadomości w polu Do: wstawiamy odbiorców. Aby to zrobić należy kliknąć przycisk .Otworzy się książka adresowa. Możemy dodać wybrane adresy poprzez zaznaczenie ich i kliknięcie na przycisk [Dodaj i zamknij]. Aby wysłać wiadomość tylko do wybranej grupy „Biura współpracujące” należy skorzystać z filtra wyboru grup w dole okna (patrz rys. poniżej). Następnie użyć przycisku [Odśwież]. Aby wysłać wiadomość do wszystkich z danej grupy, należy kliknąć na ikonę Zaznacz wszystkie w górze okna. Przyciskiem [Dodaj i zamknij] kończymy operację dodawania adresów.

Strona 96

Galactica Virgo


IV. Terminarz

Należy w menu Galactica wybrać Terminarz lub kliknąć ikonę w głównym oknie aplikacji.Poniżej widok po otwarciu Terminarza. Standardowo otwiera się na widoku miesiąca.

Można tworzyć wiele Terminarzy i dodawać uprawnienia do korzystania z nich różnym osobom. Żeby tego dokonać, w menu Galactica wystarczy wybrać Terminarz > Terminarze > ikona złotej gwiazdki.

Podzielony jest na zakładki:• Dzień – widok dzienny z widocznością zajętości czasu w ciągu dnia• Tydzień – widok całego tygodnia z widocznością zajętości czasu każdego dnia• Miesiąc – widok miesiąca, pokazany na rys. poniżej• Rok – widok 12 miesięcy• Lista – lista wszystkich wpisów w terminarzu• Użytkownicy – lista Użytkowników uprawnionych do korzystania z Terminarza

W Terminarzu można tworzyć trzy typy wpisów:• Wydarzenie• Notatka• Zadanie

Wpisy stworzone w Terminarzu są związane z Tablica informacyjną, gdyż każdy Użytkownik po zaplanowaniu np. spotkania w Terminarzu dostanie przypomnienie o tym pokazane na Tablicy informacyjnej w postaci takiego komunikatu:

Strona 97

Filtrowanie po użytkowniku, typie terminarza, typie wydarzenia.Po wybraniu opcji potwierdź klikając [Odśwież].

Import/Eksport danych z Terminarza

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Wydarzenie

W Terminarzu należy kliknąć w ikonę: (nowe wydarzenie) otworzy się okno jak poniżej:

Wydarzenie jest najczęściej używanym wpisem przez agentów, gdyż daje możliwość zapisania w Terminarzu wszystkich spotkań, przypomina o wykonaniu telefonów, o wysłaniu e-maila etc.

Opcje zaawansowane omówione są poniżej.

Notatka

W Terminarzu należy kliknąć w ikonę: (nowa notatka) otworzy się okno jak poniżej:

Notatka jest najprostszym wpisem w Terminarzu. Ogranicza się do zapisania daty, czasu i treści.Opcje zaawansowane omówione są na końcu instrukcji.

Strona 98

Należy wypełnić pola oznaczone na czerwono:Data, czas i temat. Potem wybrać z listy Typ wydarzenia. Następnie można dodać opis i potwierdzić klikając [Zapisz].Standardowo jeden dzień przed ustaloną datą Tablica informacyjna wyświetli komunikat z przypomnieniem o wydarzeniu.

Typy wydarzeń: spotkanie, telefon, prezentacja, e-mail, konferencja

Należy wypełnić pola oznaczone na czerwono:Data, czas i temat. Następnie można dodać opis i potwierdzić klikając [Zapisz].

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Zadanie

W Terminarzu należy kliknąć w ikonę: (nowe zadanie) otworzy się okno jak poniżej:

Zadanie jest najbardziej rozbudowanym wpisem w Terminarzu. Służy do planowania wydarzeń, które maja się cyklicznie powtarzać w wybranym okresie czasu. Można przykładowo stworzyć takie zadanie, które wybranej grupie osób będzie przez pół roku przypominało dwa razy w tygodniu o zebraniu pracowników w firmie.

Po wykonaniu czynności zgodnie z instrukcja na rys. powyżej przejdź do sekcji Powtórzenia w opcjach zaawansowanych.Istnieją dwa rodzaje powtórzeń:

• Stałe – powtarzanie co wybraną ilość dni, tygodni lub miesięcy

• Zmienne – powtarzanie w wybrane dni tygodnia

Po wpisaniu całej treści zadania i ustawieniu jego parametrów potwierdź przyciskiem [Zapisz i uruchom].

Strona 99

Wybierz zakres dni, w którym zadanie ma być aktywne.

Wybierz godziny, w których zadanie ma być realizowane.

Wpisz Temat, Opis i przejdź do opcji zaawansowanych do sekcji Powtórzenia.

Galactica Virgo

Instrukcja Użytkownika Opcje zaawansowane

Każdy wpis posiada opcje zaawansowane z których można dodatkowo skorzystać.

• Priorytet – możliwość ustawienia priorytetu i późniejsza możliwość filtrowania wpisów w Terminarzu po priorytecie,

• Miejsce – pole definiujące miejsce zadania, możliwe do wyboru z edytowanej listy,• Osoby – pole umożliwia przypisanie wybranych użytkowników systemu - istnieje możliwość

wyboru użytkownika z listy lub wyszukania po wpisanej nazwie,• Poufne – przy zaznaczeniu tej opcji wpis będzie widoczny tylko dla Ciebie,• Przypomnienie – na Tablicy informacyjnej, możliwość edycji czasu przypomnienia,• Status – możliwość edycji statusu,• Wyślij maila – wysyła maila z przypomnieniem,• Wiadomość e-mail – możliwość stworzenia wiadomości e-mail,• Relacje z innymi obiektami – w tym miejscu wprowadzane są relacje z konkretnymi obiektami

systemu ( takie jak klient, oferta, poszukiwanie ), jeśli wpis dotyczy konkretnego obiektu można go dodać wybierając typ obiektu oraz rekord za pomocą przycisku – korzystamy z

przycisku oraz ikon +/- .

Strona 100

GALACTICA VIRGO - Oprogramowanie dla...

Documents

Transcript of GALACTICA VIRGO - Oprogramowanie dla...