Wprowadzenie

Bardzo często wprowadzenie nowych rozwiązań informatycznych w administracji

publicznej wiąże się z obawami i oporami. Nic dziwnego, bowiem nowe rozwiązania

kojarzą się ze zmianą nawyków i koniecznością uczenia się czegoś „od nowa”. W efekcie

mamy wrażenie, że czynności, które robiliśmy dotąd niemal automatycznie, wydają się

niepotrzebnie wydłużać.

Jak wyglądałaby sytuacja w przypadku wdrożenia platformy, która służy właśnie do

uczenia? Która de facto stanowi jedną, wielką instrukcję obsługi pokazującą jak

maksymalnie uprościć i skrócić czas pracy nad codziennymi zadaniami?

Tak. E-learning jest narzędziem, które może pomóc także w administracji publicznej.

Czym jest e-learning?

• Umożliwia nauczanie na odległość

• Narzędzie do atrakcyjnej formy nauki

• Wykorzystywany w szkolnictwie, biznesie i administracji publicznej

• Pozwala na dopasowanie do indywidualnych potrzeb zarówno osób uczących się jak i nauczycieli /

trenerów

Nowoczesna technologia w połączeniu z potrzebą podnoszenia atrakcyjności materiałów dydaktycznych przyniosła nam elektroniczne platformy

edukacyjne. Imponującymi osiągnięciami w tym zakresie może poszczycić się np. Harvard, w którego wykładach online “na żywo” uczestniczyło

ponad 30 000 osób jednocześnie.

Zastosowanie e-learningu w urzędach

• Upłynnienie przebiegu spraw administracyjnych

• Dostęp do instrukcji i procedur

• Budowa pozytywnego wizerunku urzędu

• Tworzenie repozytoriów dokumentów urzędowych

Urzędy zarządzają sprawami obywateli – zarówno osób prywatnych, jak i firm. Często zdarza się, że obowiązujące procedury nie są im znane,

dlatego ich obsługa wymaga większych nakładów pracy. Konieczne jest instruowanie, przygotowywanie i przyjmowanie wniosków, a w przypadku

pojawienia się błędów – żmudne wprowadzanie korekt itp. Rozwiązaniem są platformy e-learningowe.

Szkolenia pracownicze w administracji publicznej

• Niskie koszty szkolenia pracownika

• Wielokrotne wykorzystanie tych samych materiałów szkoleniowych

• Stały dostęp do szkoleń

• Szybka wymiana informacji

E-learning to nie tylko pomoc w zarządzaniu sprawami obywateli. To także wygodny i efektywny sposób na prowadzenie wewnętrznych szkoleń.

Wdrażanie nowych pracowników, odświeżanie znajomości procedur czy obowiązkowe szkolenia BHP. Mogą być one przeprowadzone przy użyciu

platformy elektronicznej

Zalety platformy e-learningowej

• Przekazywanie i sprawne przechowywanie informacji

• Szybki dostęp do dokumentów, plików i danych

• Pomoc w koordynacji działań instytucji i pracowników

• Spełnia rolę intranetu

Profesjonalnie przygotowane, rozbudowane platformy e-learningowe mogą w zakresie informacyjnym spełniać także rolę intranetu. Umożliwiają

one bowiem przechowywanie i sprawne przekazywanie informacji, w atrakcyjnej dla pracowników formie.

Jak wybrać firmę wdrażająca platformę e-learningową?

• Doświadczenie w pracy z administracją publiczną

• Rozumienie dopasowania modułów do potrzeb pracowników

• Gwarancja zachowania wymogów bezpieczeństwa i WCAG

• Rozumienie uwarunkowania i zależności produktu

Jeśli wdrożenie nowego systemu informatycznego ma okazać się sukcesem, musimy pamiętać o kilku czynnikach. Przy wyborze wykonawców

istotnych jest kilka aspektów.

Podsumowanie

Właściwie przygotowane platformy e-learningowe mogą być ogromną pomocą dla organów

administracji publicznej, począwszy od urzędów gminnych, a kończąc na ministerstwach i

instytucjach o zasięgu międzynarodowym.

Bardzo często zapominamy jednak, że urzędy i instytucje publiczne to zupełnie inna specyfika

działania, odmienne procesy, specyfika prawna czy sposób obsługiwania „klientów”. To także

odmienne potrzeby i oczekiwania użytkowników. Z kolei efektywność wdrażania innowacji zależy

od zadowolenia osób, które na co dzień pracują w danym systemie informatycznym.