„Bycie mentorem w wielu dziedzinach zobowiązuje – tym bardziej musimy sprostać zmianom i cały czas się rozwijać, szukając przy tym nowych możliwości podnoszenia efektywności naszych działań.”

Kalina Grela, Dyrektor Zarządzający Norman Benett Group

Microsoft Office 365 w Norman Benett Group pozwolił usprawnić komunikację pomiędzy pracownikami firmy, zwiększyć efektywność zarządzania czasem dzięki możliwości sprawdzania statusu dostępności danego użytkownika w celu natychmiastowego nawiązania rozmowy czy umówienia spotkań i szkoleń, oraz zoptymalizować pracę zespołową poprzez udostępnianie dokumentów wszystkim zainteresowanym w dowolnym momencie.

Potrzeby biznesowe

Norman Benett Group to grupa firm, w skład której wchodzą: Norman Benett – firma szkoleniowo-coachingowa, Norman Benett Academy – szkoła coachówi trenerów oraz Norman Benett Badania – firma badawcza i doradztwa personalnego. W skład grupy wchodzi również ośrodek sal szkoleniowych Centrum Inspiracje.

Norman Benett Group tworzą specjaliści z zakresu psychologii pracy, coachingu i organizacji przedsiębiorstwa, którzy stanowią największą wartość grupy, elastycznie podchodząc do potrzeb klientów i pracując w oparciu o wypracowane standardy, co zapewnia

wysoką skuteczność ich działania. Firma zatrudnia obecnie 30 pracowników – 16 z nich tworzy stały zespół ekspertów, zaś pozostałe osoby współpracują z firmą projektowo.

Rozwój rynku usług doradczych, a co za tym idzie – konieczność szukania nowych rozwiązań, umożliwiających zapewnienie klientom jeszcze bardziej kompleksowych i skutecznych usług, stały się dla Norman Benett priorytetem. Firma jest ukierunkowana na dalszy rozwój i jeszcze bardziej efektywne działanie. Organizacji zależy na usprawnieniu codziennych zadań swoich współpracowników. Ich czas pracy jest dla firmy bardzo cenny, a każda zaoszczędzona minuta ma wymierną wartość.

Klient: Norman Benett Group

Wielkość firmy: 30 pracowników

Kraj: Polska

Profil klienta: Norman Benett Group to grupa firm doradczo-szkoleniowych, specjalizujących się w zakresie doradztwa organizacyjnego i personalnego, szkoleń biznesowych i psychologicznych, coachingu oraz audytu jakościowego.

Potrzeby biznesowe: Rozwiązanie do usprawnienia codziennej pracy firmy, ułatwiające organizację szkoleń, zapewniające szybki przepływ informacji między członkami zespołu oraz łatwy i bezpieczny dostęp do potrzebnych danych.

Korzyści: Możliwość szybkiej i łatwej

komunikacji z pracownikami firmy przebywającymi poza obrębem biura

Bezpieczny dostęp do poczty i dokumentów z każdego miejsca

Usprawnienie organizacji i zarządzania terminami szkoleń

Eliminacja problemu dublowania maili i wysłania megabajtowych załączników

Możliwość sprawdzania dostępności pracowników w dowolnym momencie

Bezpieczna, kompleksowa i niezawodna platforma hostowana przez Microsoft

Partner wdrożenia: Alior Bank, Ericpol

Case Study

Kompleksowość, rzetelność i skuteczność działania Norman Benett Group wsparta Microsoft Office 365

W rezultacie Norman Benett Group rozpoczął poszukiwania rozwiązania, które ułatwiłoby skupienie się na pracy dla klientów i z klientami. Po zapoznaniu się z ofertą przedstawioną przez Alior Bank i Ericpol oraz uczestnictwie w warsztatach z Office 365, zapadła decyzja o wdrożeniu Microsoft Office 365. „Specyfika naszej działalności powoduje, że jesteśmy otwarci na nowości, szukamy innowacyjnych rozwiązań i na bieżąco obserwujemy zmieniające się otoczenie rynkowe. Znajdując rozwiązania biznesowe dla naszych klientów, rozwijając kompetencje menedżerów, szkoląc kadry czy prowadząc coachingi, jesteśmy w pełni świadomi wyzwań, przed którymi stoją firmy. Bycie mentorem w wielu dziedzinach zobowiązuje – tym bardziej musimy sprostać zmianom i cały czas się rozwijać, szukając przy tym nowych możliwości podnoszenia efektywności naszych działań. Właśnie dlatego, kiedy dowiedzieliśmy się o projekcie Wirtualne Biuro Alior Banku uznaliśmy, że jest to dla nas doskonała okazja.” – mówi Kalina Grela, Dyrektor Zarządzający Norman Benett Group.

Przed migracją do Office 365 Norman Benett Group miał pod względem informatycznym bardzo dobrze zorganizowane środowisko pracy jak na średniej wielkości organizację. Poczta elektroniczna działała w oparciu o jednego z hosterów, zaś pracownicy mieli zdalny dostęp do dokumentów przechowywanych na firmowym serwerze. Wadą ówczesnej infrastruktury informatycznej było natomiast wykorzystywanie różnych wersji pakietu Microsoft Office przy przygotowywaniu ofert i dokumentów.

Rozwiązanie

Norman Benett Group posiada bogate doświadczenie we wprowadzaniu zmian organizacyjnych u swoich klientów, stąd doskonale wie, że czasem nie wszystkie działania idą gładko i zgodnie z planem. Istotne jest to, aby przy reorganizacji przedsiębiorstwa zadbać również o margines czasowy i plan awaryjny. Dlatego wdrożenie Office 365 zostało zaplanowane w taki sposób, aby nie zakłócało codziennej pracy firmy na wypadek, gdyby działania implementacyjne się przedłużyły.

„Nie oczekiwaliśmy, że nie będzie absolutnie żadnych zakłóceń w codziennej pracy – zwłaszcza, że wdrożenie Office 365 potraktowaliśmy jako okazję do

wprowadzenia pewnych zmian w naszej organizacji pracy i usystematyzowania plików i dokumentów.” – mówi Kalina Grela, Dyrektor Zarządzający Norman Benett Group.

Wdrożenie, które trwało jedynie trzy tygodnie, polegało na migracji istniejących w firmie dokumentów do zasobów w SharePoint Online oraz pełnej migracji poczty do Exchange Online – w tym oczywiście migracji domen, co wymagało koordynacji prac prowadzonych przez hostera i związanych z konfiguracją serwerów DNS’owych hostera, oraz prac konfiguracyjnych w samym Office 365. Bezcenna i skuteczna okazała się tutaj pomoc techniczna udzielana przez partnera wdrożeniowego – firmę Ericpol.

Jak to działa?

Do wdrożenia zakończonego sukcesem przyczyniło się nie tylko bogate doświadczenie i profesjonalizm działania partnera wdrożeniowego, ale również – co ważne – zaangażowanie i otwartość na projekt ze strony całego zespołu Norman Benett.

Zarząd firmy zdawał sobie sprawę, że jednym z czynników sukcesu implementacji jest szkolenie pracowników w zakresie korzystania oraz możliwości, jakie oferuje pakiet Office 365. Dlatego też wdrożenie zostało poprzedzone szkoleniem oraz zebraniem uwag i oczekiwań pracowników co do nowego rozwiązania. Postępy w projekcie były natomiast na bieżąco omawiane w szerokim gronie podczas cotygodniowych zebrań firmowych. Dzielenie się bieżącymi informacjami i doświadczeniami sprawiło, że użytkownicy nowego rozwiązania bez obaw zaczęli z niego korzystać.

Pracownicy Norman Benett zyskali kompleksowe, bezpieczne i niezawodne rozwiązanie ułatwiające realizację codziennych obowiązków i umożliwiające efektywną współpracę pomiędzy sobą oraz z klientami firmy.

Bardzo przydatna okazała się funkcja kalendarza w Exchange Online, która pozwala na bieżący podgląd kalendarza współpracowników i ustalenie, czy wszystkie osoby, które powinny pojawić się na spotkaniu, będą w danym czasie dostępne. Dodatkowo funkcja ta pozwala sprawdzić status danego pracownika – czy jest on przy biurku czy też na spotkaniu,

i w każdym momencie połączyć się z nim przy pomocy komunikatora Lync Online poprzez rozmowę tekstową, telefon lub wideokonferencję. W ten sposób każdy pracownik firmy staje się częścią „wirtualnego biura” – nieważne, w jakim miejscu się znajduje, wystarczy, że ma przy sobie telefon komórkowy czy laptop oraz dostęp do Internetu.

Korzyści

Jakie są wnioski z wdrożenia? Efekty, które osiągnęła firma, najlepiej widać w opiniach pracowników korzystających z pakietu Office 365:

Usprawnienie pracy zespołowej i komunikacji, mimo przebywania pracowników w różnych lokalizacjach

„Komunikator Lync z opcją korzystania z wideo okazał się bardzo dobrym narzędziem do komunikacji z trenerami i coachami przebywającymi na szkoleniach wyjazdowych lub pracującymi w danej chwili poza biurem Norman Benett. Świetnie sprawdza się też możliwość udostępniania prezentacji i dokumentów na pulpicie komputera innej osoby poprzez komunikator Lync. Dzięki temu, opracowując nowe programy szkoleniowe i modyfikując je, często pracujemy w trybie telekonferencji. Jest to dla nas bardzo wygodne i efektywne narzędzie współpracy.” – mówi Maciej Bennewicz, Dyrektor Rozwoju Norman Benett Group.

Efektywne zarządzanie czasem

„Poruszając się po witrynie naszej firmy, od razu wiem, które osoby są obecne i dostępne, a które zajęte.” – mówi Emilia Kamińska, Manager ds. Organizacji Projektów, Norman Benett Group. – „Podczas swojego codziennego dnia pracy na bieżąco kontaktuję się ze współpracownikami. Komunikator Lync bardzo mi w tym pomaga i pozwala zaoszczędzić czas tracony do tej pory na telefony do osób, których nie ma w danej chwili w biurze.” – dodaje.

„Office 365 w chmurze scala wszystkie dane, które do tej pory były rozproszone, w tym informacje o dostępności sal szkoleniowych. Przykładowo, gdy organizujemy szkolenie dla klienta w naszym ośrodku Centrum Inspiracje, Office 365 pozwala nam na wyszukanie właściwego terminu, aby wszyscy zainteresowani mogli w nim uczestniczyć.

© 2010 Microsoft Corporation. Wszelkie prawa zastrzeżone. Niniejsze studium przypadku ma charakter wyłącznie informacyjny. Firma Microsoft nie udziela w niniejszym dokumencie jakichkolwiek wyraźnych lub dorozumianych gwarancji. Microsoft [lista innych użytych znaków towarowych} są zarejestrowanymi znakami towarowymi lub znakami towarowymi Korporacji Microsoft w Stanach Zjednoczonych i/lub innych krajach. Wszystkie pozostałe znaki towarowe należą do ich właścicieli.Dokument opublikowany w dniu ………

Narzędzie oferuje także możliwość wyboru odpowiedniej i dostępnej w tym terminie Sali.” – komentuje Kalina Grela, Dyrektor Zarządzający Norman Benett Group. – „Bardzo ważna jest łatwość dostępu i naturalność korzystania z informacji.” – dodaje.

Praca zdalna

„Bardzo użyteczny jest dostęp do dokumentów i poczty z każdego dowolnego miejsca. Będąc w kawiarni z dostępem do Wi-Fi, mogę bezpiecznie połączyć się z pocztą, załączyć dokument z biblioteki firmowej i wysłać mail do klienta. Jest to proste i szybkie.” – komentuje Dorota Paszyńska, Dyrektor Sprzedaży i Marketingu, Norman Benett Group.

Optymalizacja procesu obiegu dokumentów i zarządzania dokumentacją firmową

„Bardzo przydatne okazały się dla mnie alerty. Po wprowadzeniu zmian w dokumencie – np. w pliku z płatnościami, który musi zaakceptować moja przełożona, od razu otrzymuję powiadomienie o jego zatwierdzeniu.” – mówi Agnieszka Gutowska, Manager ds. Administracji i Finansów, Norman Benett Group.

„Rozwiązanie wyeliminowało problem powielania maili i dołączania megabajtowych załączników. Korzystamy z opcji wersjonowania dokumentów oraz wysyłania linków do dokumentów zamiast załączników. Jest to bardzo użyteczne i wcale nie takie trudne do wykorzystania.” – mówi Agnieszka Gutowska, Manager ds. Administracji i Finansów, Norman Benett Group. – „Z kolei trudniejsze jest teraz usunięcie dokumentu, co pozwala uniknąć niepotrzebnych i przykrych pomyłek, oraz przypadkowego skasowania pliku.” – dodaje.

Bezpieczeństwo i gwarancja dostępności

„Nasza poczta i dokumenty są teraz umieszczone w „chmurze”. W przypadku jakiejkolwiek awarii łącza internetowego w biurze, nasi klienci i pracownicy będący w terenie zyskują niezakłócony dostęp do wymaganych informacji.” – komentuje Kalina Grela, Dyrektor Zarządzający Norman Benett Group.

Reorganizacja procesów i usystematyzowanie zasad dotyczących przechowywania pracy nad projektami

„W niedługim czasie planujemy wykorzystanie strony projektu do wewnętrznej organizacji pracy nad projektami szkoleniowymi. Chcemy również udostępnić witryny projektów szkoleniowych naszym klientom oraz prowadzić dla nich konsultacje i coaching on-line przy użyciu komunikatora Lync.” – mówi Maciej Bennewicz, Dyrektor Rozwoju Norman Benett Group.

Minimalizacja kosztów, elastyczność i zero inwestycji

Subskrypcyjny model Office 365 pozwala zupełnie swobodnie i bez dodatkowych inwestycji uruchamiać nowe stanowiska pracy lub też je ograniczać. Taka operacja trwa zaledwie 15 minut. Oznacza to, że firma płaci jedynie za te funkcjonalności i taką liczbę licencji, z których faktycznie korzysta.

„Według naszych wyliczeń, wdrożenie Office 365 osiąga próg opłacalności po około roku od wdrożenia. Ale przez ten rok firma z pewnością będzie się rozwijała, a jej potrzeby zmieniały. W tradycyjnym modelu zakupu oprogramowania i tworzenia złożonych usług informatycznych wywołałoby to z pewnością nowe potrzeby inwestycyjne. Liczymy więc na to, że Office 365 zapewni nam łatwiejszy rozwój, a jego wykorzystywanie okaże się bardziej opłacalne.” – podsumowuje Kalina Grela, Dyrektor Zarządzający Norman Benett Group.

© 2010 Microsoft Corporation. Wszelkie prawa zastrzeżone. Niniejsze studium przypadku ma charakter wyłącznie informacyjny. Firma Microsoft nie udziela w niniejszym dokumencie jakichkolwiek wyraźnych lub dorozumianych gwarancji. Microsoft [lista innych użytych znaków towarowych} są zarejestrowanymi znakami towarowymi lub znakami towarowymi Korporacji Microsoft w Stanach Zjednoczonych i/lub innych krajach. Wszystkie pozostałe znaki towarowe należą do ich właścicieli.Dokument opublikowany w dniu ………