3. Rozwiązanie ELO ECM. · 2018-09-03 · Zarządzanie procesami ( Workflow Management ) ... -...

Seite 1Wprowadzenie do zarządzania dokumentami, ELO ECM Kongres 2013, Warszawa, 2013-04-24Managementberatung HBB – doradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania procesami biznesowymi – dr Hans-Bernd Boettger

2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

Rozwiązanie ELO ECM.Jak należy przygotować

wprowadzenie systemu ECM.dr Hans-Bernd Böttger

Managementberatung HBB


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

strategia przedsiębiorstwaTrzecia Księga Mojżesza Starego Testamentu nazywa się też Leviticus

po niem. „ jemandem die Leviten lesen ” = po polsku „ prawić komuś kazanie ”

zebranie menadżerów

Pozwoję sobie prawić wam drobne kazanie ...


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

procesy biznesowe

oprogramowanie ECM

projekty

Co to jest ECM ?

rozdziały

aspekty użytkowania


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

EIM= Enterprise Information Management= zarządzanie informacjami w przedsiębiorstwie

Co to jest ECM ?

ECM= Enterprise Content Management= zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

Zarządzanie treścią ( Enterprise Content Management )

Zarządzanie wiedzą ( Knowledge Management )

Zarządzanie procesami ( Workflow Management )

Zarządzanie dokumentami ( Document Management )

Archiwizacja

System Zarządzania Zasobami Informacyjnymi ( SZZI )

Zarządzanie udostępnianiem ( Output Management )

model warstwowy


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

piramida wiedzy


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

ogólna struktura systemów


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

model AIIM ( Association for Information and Image Management )

źródło: U. KAMPFFMEYER: ECM Enterprise Content Management. Project Consult, Hamburg 2006, str. 15


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

architektura SZZI


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

systemy bazowe


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

BPR – organizacja procesów

kierownikdziału 1

kierownikdziału 2

kierownikdziału 3

odpowiedzialnyza proces 1



funkcja 1 funkcja 2 funkcja 3

proces 1

proces 2

proces 3

kierownictwo przedsiębiorstwa

organizacja macierzowa


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

BPR – projektowanie procesów

Org./IT projektowanie nowego procesu( na bazie obecnego procesu )

walidacja / weryfikacja

modelowanie np. w SYCAT

osoba odpowiedzialna za proces

walidacja / weryfikacja

zatwierdzenie procesu

QM projektowanie metodykii instrukcji pracy

drukowanie / komunikowanie

pracownik

czytający dostęp doksięgi zarządzania jakością

przejęcie do księgi zarządzania jakością

macierz z przyporządkowaniem procesów do metodyk i instrukcji


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

BPR – późna archiwizacja faktur


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

BPR – wczesna archiwizacja faktur 1


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

BPR – wczesna archiwizacja faktur 2


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

BPR – cykl Deminga


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

BPR – model MITO dr Binneraźródło: Prof. Binner Akademie, Hannover, 9.9.2011


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

projekty

- jasna strategia, definicja celów i wyników projektu- określone budżety, zasoby i czasy realizacji

wymagania ogólne

- analiza procesów istniejących i określenie nowych procesów oraz sposobu migracji

- założenia organizacyjne, struktura organizacyjna, struktura dokumentów i zasobów informacyjnych

- pisemny plan projektu, katalog wymagań i katalogobowiązków

- zdefiniowane obowiązki zleceniodawcy, doradcy i zleceniobiorcy oraz wyniki poszczególnych faz

- wsparcie dla użytkowników w nowych procesach


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

o sukcesie projektów decyduje początek

niejasne cele

niedokładnie określone wymagania

niedokładnie określone interfejsy

brak odpowiedniej komu-nikacji między działami przedsiębiorstwa

brak detalicznego planu projektu

nie wystarczające zasoby wewnętrzne

cele / strategia

niesystematyczny proces wyboru oprogramowania

nieodpowiednia organizacja przedsiębiorstwa

spojrzenie od wewnątrz zamiast orientacji na klienta

rama czasowa

brak akceptacji

niewystarczające szkolenie użytkowników

gorsza marża

potrzebne są znacznie większe zasoby

cele projektu nie zostają osiągnięte

krzywa kosztów

organizacja realizacja

CRM jako czysty projekt oprogramowania

niewystarczające uwzględnienie potrzeb użyt-kowników

oprogramowanie i organizacja nie pasują do siebie

więcej koordy-nacji inter-fejsów

źródło: U. Krumb, VMS, 24.03.2004


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

fazy projektu


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

interfejsy integracyjne


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

instalacja rozproszona


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

przestrzeganie reguł – przepisy prawne

- informatyzacji instytucji państwowych ( por. Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne ),

- ochrony informacji niejawnych( por. Ustawy z 22 stycznia 1999 r. oraz z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych ),

- wymiany danych z instytucjami państwowymi( por. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi oraz Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych ),

- sposobu prowadzenia biznesu pewnego rodzaju( por. Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. oraz z dnia 7 listopada 2008 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną ),

- dokumentacji biznesowej ( faktur, ... )( por. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. oraz z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, ... ),

- niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych( por. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych ),

- podpisu elektronicznego( por. Ustawa z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym ) itd.

przepisy prawne dotyczące ...


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

przestrzeganie reguł – inne wymogi

- wymogi wynikające z norm ( polskich, europejskich i między-narodowych ),

- ustalone okresy obowiązkowego przechowania różnego rodzaju dokumentów, np. dokumentów księgowych,

- reguły związane ze sposobem pracy, np. organów administracji państwowej lub księgowości przedsiębiorstw,

- przepisy dotyczące przedawnienia, np. zobowiązań podatkowych,

- wymogi wynikające z zarządzania jakością ( np. ISO 9001 ), zarządzania środowiskiem ( ISO 14001 ) i zarządzania bezpieczeństwem informacji ( ISO 27001 ),

- przestrzeganie praw autorskich przy udostępnianiu dokumentów itd.

dalsze wymogi jak np. ...


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

przestrzeganie reguł – przechowanie 1

- zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu,( por. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Art. 74, Pkt. 1 )

- listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, należy przechować przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika,( por. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, Art. 125a, Pkt. 4 )

- pozostałe dowody księgowe (poza rocznymi sprawozdaniami finansowymi) należy przechować odpowiednio:( por. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Art. 74, Pkt. 2 )- księgi rachunkowe - 5 lat,- karty wynagrodzeń pracowników - nie krócej niż 5 lat,- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia

zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, - dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji, ... - 5 lat,

okresy obowiązkowego przechowania


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

przestrzeganie reguł – przechowanie 2

- pozostałe dowody księgowe ...( por. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Art. 74, Pkt. 2 )- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres

nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,- dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi

lub rozliczeniu reklamacji,- dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,- pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat,

- deklaracje rozliczeniowe składek na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych przez okres 5 lat,( por. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, wypłaconych zasilków z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego, zasilków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz kolejności zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze z dnia 30 grudnia 1998 r., § 3, Pkt. 6 ),

- zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych - 5 lat( por. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Art. 36, Pkt. 8 ),

- kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty - 10 lat( por. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Art. 47, Pkt. 3c ).

okresy obowiązkowego przechowania


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura Dziękujęza uwagę!

podziękowanie


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

kontakt

Managementberatung HBBdoradztwo w dziedzinach informatyki i zarządzania

procesami biznesowymi

dr Hans-Bernd Boettger

Bromberger Strasse 8318484 Bad Muender

telefon +49/ 5151/ 52423komórka +49/ 176/ 22626297

e-mail [email protected]

prezentacja firmowa MB HBB


2.

procesy

3.

projekty

4.

importdokumen-tów

5.

użytko-wanie

lit. end

1.

struktura

Systemy Zarządzania Zasobami Informacyjnymi –Enterprise Information Management.książka, H.-B. Böttger, Wyd. VEASoft, Lublin, 2013 ( w druku )

literatura

Handbuch der prozessorientierten Arbeitsorganisation. Methoden und Werkzeuge zur Umsetzung. ( REFA-Fachbuchreihe Unternehmensentwicklung ) książka, H. F. Binner, Carl Hanser Verlag, München – Wien, 2005 ( wyd. 3 )

Prozessmanagement von A bis Z. ( REFA-Fachbuchreihe Unternehmensentwicklung ) książka, H. F. Binner, Carl Hanser Verlag, München – Wien, 2010

Systemy Zarządzania Zasobami Informacyjnymi –Enterprise Content Management.podręcznik, H.-B. Böttger, M. Kufel, Wyd. UMCS, Lublin, 2012

3. Rozwiązanie ELO ECM. · 2018-09-03 · Zarządzanie procesami ( Workflow Management ) ... -...

Documents

Transcript of 3. Rozwiązanie ELO ECM. · 2018-09-03 · Zarządzanie procesami ( Workflow Management ) ... -...