Zastosowania systemu BCC ECM
22
Zarządzanie dokumentami w systemie SAP ECC
Transcript of Zastosowania systemu BCC ECM
Zarządzanie dokumentami w systemie SAP ECC
2
Różne typy dokumentów
Faktury, umowy, grafiki, plany, e-maile…
Wsparcie dowolnego przebiegu
procesów i organizacji pracy
Integracja z innymi systemami
(ERP, HR, CRM…)
Elektroniczne archiwum dokumentów
+
obieg dokumentów i wsparcie przebiegu
procesów biznesowych
3
KIEDY WARTO WDROŻYĆ
SYSTEM ECM?
4
Kiedy wdrożenie ECM przynosi największe korzyści?
rozproszona wiedza i zdecentralizowane zarządzanie informacją
(wiele lokalizacji geograficznych, wysoki poziom zatrudnienia, duża skala działania, opóźnienia)
duża i rosnąca ilość dokumentów (formularzy/wzorów) w procesach biznesowych, które często muszą
być współdzielone, aktualizowane, wersjonowane, przechowywane i dobrze zabezpieczone
czas zarządzania (administracji) dokumentami przekracza czasu realizacji całego procesu
szczególne wymagania prawne lub regulacje branżowe w obszarze zarządzania dokumentami i
potrzeba zabezpieczenia dokumentów i zapisów (np. na potrzeby kontroli lub audytów), potrzeba
kontroli nad przepływem dokumentów
skrócenie czasu dostępu do informacji i optymalizacja kosztów
realizacji procesów biznesowych
spadek wydajności systemów IT, które gromadzą dokumenty
a nie są do tego zaprojektowane
5
W jakich obszarach biznesowych zastosowanie ECM przynosi największe korzyści?
6
Case management
Zarządzanie sprawami
Dynamiczne przydzielanie zadań ad-hoc
Kontrola kompletności dokumentów w sprawie
Wszelkie procesy nieustrukturyzowane, trudne do zaprogramowania z uwagi na ilość wyjątków
ECM – zastosowania w obszarach biznesowych
Procesy finansowe
Obieg zamówień, wniosków zakupowych, zapotrzebowani wewnętrznych
Obieg faktur kosztowych i materiałowych
Archiwizacja i obieg umów
Archiwizacja faktur sprzedażowych w SAP
Procesy Kadrowe
Elektroniczne teczki pracownicze
Rekrutacja nowych pracowników (workflow)
Derekrutacja pracowników
Wnioski urlopowe
Delegacje
Ocena pracowników
Procesy IT
Zarządzanie zgłoszeniami/helpdesk
Nadawanie/zmiana uprawnień do systemów IT
Procesy ITIL/ISO 20000
Analiza ryzyka w bezpieczeństwie informacji
Zakupy IT
Procesy obszaru sprzedaży
Obsługa zapytań ofertowych
Proces obsługi zamówień publicznych
Proces zawierania umowy z kontrahentami
Reklamacje
Badanie satysfakcji klientów
Procesy zarządzania projektami
Zarządzanie zadaniami w projektach
Archiwizacja dokumentacji projektowej
Raportowanie i analizy projektów
Zarządzanie przydzielaniem zasobów
Realizacja i nadzór nad inwestycjami
Procesy zakupowe
Organizacja i prowadzenie przetargów
Ocena ofert
Proces zawierania umowy
Procesy oceny dostawców
Repozytorium dokumentów zw. z dostawcami
Procesy ISO
Zarządzanie dokumentacją procesów
Zarządzanie audytami
Działania korygujące i zapobiegawcze – nadzór nad realizacją
Analiza ryzyka
Automatyczny obieg formularzy i wniosków
Procesy R&D
Projektowanie nowych produktów i wprowadzanie na rynek (PTM)
Badania marketingowe
7
Dlaczego BCC ECM jest inny niż inni ?
8
Przewaga konkurencyjna BCC ECM
Integracja z systemem SAP ERP z wykorzystaniem standardów SAP
Jeden system obsługujący zarówno dokumenty jak i procesy
(dokumenty umieszczone w kontekście realizacji procesów biznesowych i spraw)
Architektura zapewniająca wysoki poziom bezpieczeństwa,
wygodę wdrożenia oraz bardzo zaawansowane zarządzanie uprawnieniami
Ten sam proces w wielu językach – obsługa wielojęzyczności
Praca grupowa, zastępstwa, eskalacja zadań, powiadomienia,
środowisko pracy użytkownika dopasowane do jego indywidualnych potrzeb
Budowa procesów workflow bez wiedzy programistycznej
– skrócenie czasu dostarczenia rozwiązania dla biznesu
Dostępny w chmurze bez konieczności angażowania IT w projekt
(model saas, usługa zarządzana w 100% przez BCC)
9
10
Korzyści z zastosowania BCC ECM
Przyspieszenie realizacji procesów, dzięki:
optymalizacji i redukcji zbędnych zadań w procesie
ograniczeniu czasu potrzebnego na zdobywanie informacji do wykonania zadania vs. czasu potrzebnego na wykonanie samego zadania
automatyzacji czynności na poziomie różnych systemów IT w tym samym czasie
możliwości równoległej realizacji zadań i pracy grupowej i wyeliminowaniu ryzyka popełnienia błędów przez pracowników
jednoznacznemu przypisaniu osób odpowiedzialnych za zadania
Pełna kontrola nad realizacją procesów i edycją dokumentów
szczegółowa analiza historii i audyt procesu
możliwość natychmiastowego ustalenia osób odpowiedzialnych za zadania i decyzje
bezpieczeństwo przechowywanych danych, uprawnienia dopasowane do obowiązków
Pełna wiedza o procesie – raporty i zestawienia – umożliwiająca optymalizację i doskonalenie
11
Alternatywa dla SAP Content Server
12
Zarządzanie dokumentami w systemie SAP z wykorzystaniem BCC ECM
wygodny dostęp do dokumentów przez przeglądarkę www z każdego miejsca
szybkie, pełno tekstowe wyszukiwanie załączników i dokumentów
przechowywanie metadanych dokumentów (informacji o dokumentach) w ścisłym
powiązaniu z samymi dokumentami
fizyczne oddzielenie danych o dokumentach od skanów na potrzeby archiwizacji
wzrost wydajności SAP i obniżenie kosztów jego utrzymania dzięki przechowywaniu
dokumentów na zasobach sieciowych i odciążeniu bazy danych systemu SAP ERP
współpraca z profesjonalnymi aplikacjami skanującymi i narzędziami automatycznego
rozpoznawania tekstu (OCR)
13
Wsparcie BCC ECM dla systemu SAP ERP
Archiwizacja dokumentów dowolnego typu na potrzeby systemu SAP
dokumentacja projektowa dla procesów produkcyjnych
dokumenty finansowe (faktury, zamówienia)
dokumenty HR
dokumenty sprzedażowe
…
Projektowanie procesów workflow zintegrowanych z SAP ECC
Faktury kosztowe, materiałowe, zamówienia, wnioski hr, …
Integracja out-of-the-box dzięki zastosowaniu natywnych mechanizmów SAP
Kompetencje BCC w zakresie SAP -> niższe ryzyko projektu wdrożeniowego
14
(1) Edycja dokumentu wraz z załącznikiem w systemie BCC ECM
15
(2) Podgląd dokumentu z systemu BCC ECM w systemie SAP
16
Brak budżetu do zrealizowania projektu w obliczu pilnej potrzeby?
Brak zasobów i budżetu w IT do wsparcia biznesu w realizacji projektu ECM?
Potrzeba gwarancji ciągłości działania i transferu ryzyka IT na zewnątrz?
17
BCC ECM – software as a service
Czyli propozycja dla tych, którzy chcą
przyspieszyć zwrot z inwestycji
18
Wyspecjalizowany ośrodek kompetencyjny BCC,
świadczący usługi outsourcingu IT, przetwarzania danych,
cloud computingu oraz doradztwa IT
Podwójnie bezpieczna infrastruktura
Dwa własne centra przetwarzania danych
w różnych lokalizacjach
Standardy pracy
Wydzielona organizacja serwisowa
pracująca według standardów ISO i ITIL
Wszechstronny zespół ekspertów od IT
Architekci, kierownicy projektów, specjaliści od
aplikacji, sieci i sprzętu, eksperci od bezpieczeństwa
Doświadczenie
Outsourcing IT od 1999 r.
Ponad 200 aktywnych kontraktów SLA
Usługi klasy premium
Hosting zarządzany: więcej niż tradycyjny hosting
Proaktywny model świadczenia usług wsparcia
Usługi doradcze
Rozwój i optymalizacja środowiska IT
Bezpieczeństwo IT, bezpieczeństwo informacji
19
Standardy pracy
System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji – ISO 27001
Bezpieczeństwo danych i systemów
Bezpieczeństwo fizyczne infrastruktury IT
Światowy poziom administracji i zarządzania systemami
Ciągłość działania
Poufność i niezawodność
System Zarządzania Usługami IT – ISO 20000 / ITIL
Procedury obsługi zgłoszeń serwisowych
Zachowanie parametrów SLA
Wykorzystanie aplikacji serwisowej
Raportowanie poziomu usług
Zarządzanie dostępnością, pojemnością i ciągłością działania
Zarządzanie konfiguracją i zmianą
System Zapewnienia Jakości - ISO 9000
Uporządkowany model realizacji projektów
Gwarancja realizacji projektów w uzgodnionym czasie, budżecie i zakresie
Planowanie, realizowanie i kontrola przebiegu projektów
Transfer wiedzy do klienta
Certyfikaty i statusy
partnerskie
20
Porównanie licencji z usługą SaaS
Software as a service (saas) Licencja
Sposób wnoszenia opłatyAbonament miesięczny
bez dodatkowych opłat
Opłata jednorazowa+ maintenance, sprzęt IT,
administracja
Finansowy próg wejścia w projekt wdrożeniowy (nakład inwestycyjny)
Nie istniejeWymaga budżetu i
planowania
Rozpoczęcie pracy z aplikacją (czas instalacji) NatychmiastWymaga instalacji i
przygotowania infrastruktury IT
Zarządzanie infrastrukturą IT wymaganą do poprawnej pracy BCC ECM (sieć, serwery, macierze dyskowe, wirtualizacja, pomieszczenia)
BCC Administratorzy Klienta
- I linia wsparcia
Utrzymanie i zapewnienie aktualizacji warstwy technicznej BCC ECM(system operacyjny, baza danych, serwer aplikacji, itp.)
BCCPo stronie Klienta- I linia wsparcia
Tworzenie kopii zapasowych i odtwarzanie po awariachBCC
(najnowocześniejszetechnologie)
Po stronie Klienta
Zapewnienie bezpieczeństwa, wydajności, dostępności ECM, monitorowanie i zarządzanie ryzykiem dla aplikacji BCC ECM
BCC- w oparciu o umowę SLA
Podział pomiędzy Klienta a BCC
Zaangażowanie zasobów osobowych IT Klienta w projekt
Nie ma potrzeby Znaczne
Zarządzanie/wpływ na koszty organizacji OPEX CAPEX
21
lat doświadczeń
od 1995 r. na rynku
specjalistów
konsultanci, programiści,
kierownicy projektów
przedsięwzięć
wspieranych dla
ponad 400 klientów
krajów
klienci i projekty na
całym świecie
kontraktów
outsourcingowych
Hosting, administracja, serwis,
wsparcie użytkowników
centra przetwarzania
danych
systemy i dane klientów
podwójnie bezpieczneświatowe standardy pracy i
obsługi klienta
mln PLN
przychodów w 2013
niemal 100% z usług IT
SAP Competence Center BCC Data Centers BCC Software Factory
