ELO ECM Suite 8 (E LO ECM Suite 2011) - …workflowtrends.pl/pdf/Prezentacja4.pdf · ELO ECM Suite...

ELO ECM Suite 8(ELO ECM Suite 2011)

Przyjmowanie dokumentów doArchiwum i ich obieg pod ELO(Nowości wprowadzone w Europie zachodniej)

Przyjmowanie dokumentów doArchiwum i ich obieg pod ELO(Nowości wprowadzone w Europie zachodniej)

Elke Schönemann,ELO Digital Office Sp. z [email protected]

2323ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl

ELOprofessional i ELOenterprise 72009

O nas - Innowacja z tradycją

Wprowadzenie ELOenterprise2004Wprowadzenie ELOprofessional1998Powstanie ELO Digital Office GmbH1996Pierwszy Elektroniczny Segregator Leitz (ELOoffice)1995Louis Leitz założył swoją pierwszą firmę1871

Nowa strona web, ELOoffice 82008

ELOoffice 92010ELOprofessional/enterprise 2011 (ELO 8)2011ELOoffice 102014ELOprofessional/enterprise 92014


O nas(Liczby, dane fakty)

• 450 pracowników, 200 w Niemczech,

• 500 Partnerów na świecie

• ELO jest w krajach: Niemiec, Austria, Szwajcaria, Czechy, Węgry, Polska, Asia

(Singapur), Australia

• Ca. 600.000 produktywne licencje w użyciu

• Ca. 15000 zrealizowanych projektów ELOprofessional / ELOenterprise,

z tego 6000 w Niemczech

• ciągły wzrost coroczny

• Leader rynku w Niemczech (na podstawie użytkowników)


ELOProducent ECM roku 2013

Pentadoc Consulting presented ELO Digital Office with the ECM Award at this year's DMSExpo.The independent consulting firm specializing in Enterprise Content Management (ECM)honored ELO in the category of "ECM Manufacturer of the Year".

ELO received the prize for the first time since the company's founding 15 years ago – andprevailed against two renowned competitors in the finals.The title was awarded to ELO following an online vote. ELO also made it into the top three inthe category of "Innovative Project Implementation".

ELO receives "ECM Manufacturer of the Year" awardPentadoc Consulting presented ELO Digital Office with the ECMAward 2013 at this year's DMS Expo. For ELO, the ECM Award –determined based on an online customer poll – is a recognition ofits successful work. The ECM Award also underscores customersatisfaction with ELO ECM and their loyalty to the company.


O nasPartnerzy technologiczne

3535ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl1.2

Szef wydziału –Drugi podpis

OtwarcieRejestracjaSortowanieDystrybucja

Poczta wejście

Specjalista

Supervisor

Wydział, Oddział

Specjalista

Poczta wyjście

Często bałagan, wolne tempozałatwiania spraw!!

Jak (tradycyjnie) wygląda praca?


SkanowanieIndeksowanie

Poczta wyjście

Specjalista

Do archiwizacji

Szef działu

Jak może wyglądać praca pod ELO?

Wszystkie dokumenty „pod ręką”,szybkie tempo załatwiania spraw.


SkanowanieDodawanie Słówkluczowych

Poczta wyjście

Specjalista

Szef działu

Jak może wyglądać praca pod ELO w przyszłości?

Wszystkie dokumenty „pod ręką”,szybkie tempo załatwiania spraw.

Do archiwizacji, aw przyszłościbezpośredniodo niszczarki


Zarządzanie dokumentami z ELOZarządzanie dokumentami z ELO

Papierfaks Aplikacje

ERP, CRM, CAD, Dicom

E-Mail Archiwizowanieplików, Fileserver

PracownikPracownik Pracownik


ECM / DMS – ERP – CRM

ERP CRM

ELO


ELO Linie produktowe

„Out of the Box“-Produkt DB Access (Jet Engine) Fileserver Architecture Maks.10 miejsc prac w sieci maks. 200.000 dokumenty /

Archiwum 4 Archiwa, Fulltext zawarte Analiza OCR synchroniczny Rozpoznanie Barcode VB Script interfejs programist. Tylko do Windows

Client-/Server- Architektura MS SQL / Oracle / IBM DB2 Maks 2.000.000.000 dok. Maks. 1000 użytkowników Nielimitowana ilość archiwów Architektura modularna All-in-One 1-Server-Solution Java-Technology (J2EE) Analiza OCR asynchroniczny Workflow zawarte VB i Java Scripting na Klienta Automation Server zawarte Strategia multiklient Serwer tylko pod Windows

Wysoko skalowalnyy Wysoka wydajność Różne Accessmanager-y Możliwość instalacji w clustrach Wysoka dostępność Nielimitowana ilość

użytkowników Nielimitowana ilość dokumentów MS SQL / Oracle / IBM DB2 Niezależnie od platformy

Różnice

migracja możliwa53


ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu

Windows KlientWindows Klient




Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)







Web AccessWeb Access







ELO FilesystemELO Filesystem








Outlook KlientOutlook Klient









MicrosoftOffice Klient










MicrosoftSharePoint

MicrosoftSharePoint











MicrosoftSharePoint

MicrosoftSharePoint



ELO forLotus Notes

ELO forLotus Notes









MicrosoftSharePoint

MicrosoftSharePoint

SmartPhone, Tablet,iPhone, iPad

SmartPhone, Tablet,iPhone, iPad



ELO forLotus Notes

ELO forLotus Notes


Rewolucja w e-fakturowaniu –Dyrektywa Rady 2010/45/UE z 13.07.2010

Dyrektywa ta pozwala na stosowanie dowolnej technologii , która zapewnia autentyczność pochodzeniaintegralność treści i czytelność.

Fakturą elektroniczna jest każda faktura, która zawiera wymagane dane jako faktura i spełnia ww. wymogi.

Uwaga: W pełni wprowadzone musiało być do końca 2012 roku, w Polsce zostały dodatkowe zmiany w2013 roku wprowadzone

Autentyczność pochodzenia: Przez kogo została wystawiona, ewentualne dane zawarte wwłaściwościach pliku, plus ewentualne archiwizowanie mailaIntegralność treści: w fakturze nie można zmienić dane, nieedytowalny plik, ewentualnie archiwizowaniejako read only (Revisionsecurity)Czytelność faktury: np. jako PDF/A, trzeba posiadać oprogramowanie do oglądania, ale taka faktura niemoże podlegać zmianom w trakcie przechowywania


ITPP3/443-51/13/MD - Możliwość archiwizowania fakturotrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formieelektronicznej (skanów zapisanych na serwerze …..)

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy - 3 kwietnia 2013 r.……….Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób:• kontrahent wysyłał będzie fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki,• oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) skanowana będzie w dniu otrzymania jej przez Spółkę,• skan faktury potwierdzany będzie za zgodność z wersją papierową przez zarząd lub osobę upoważnioną, przy użyciu podpisu elektronicznego oraz znacznika czasu,• wersja elektroniczna (skan) przechowywana będzie na serwerze, kolokowanym w zewnętrznej firmie, z którą Spółka posiada podpisana umową dotyczącą

kolokowania serwera,• po wprowadzeniu faktury VAT na serwer, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniającautentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostępdo faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą możliwości archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej(skanów zapisanych na serwerze podmiotu trzeciego) w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane regulacje z zakresu podatku od towarów i usług potwierdzić należy, żeSpółka będzie mogła przechowywać faktury otrzymane w formie papierowej tylko w postaci elektronicznej (skany zapisane na serwerzepodmiotu trzeciego), pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ichwystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający nałatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nichzawartych. Potwierdzeniem powyższego jest fakt, że krajowy ustawodawca nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, tj.ustanowienia wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione……..Tym samym Spółka będzie mogła dokonywać odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur VAT otrzymanych w formie papierowej, aleprzechowywanych w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynnościopodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.


Workflow

DMS-Client

Serwer Archiwum

Modularność

Barcode-/Rozpoznanie…

formularze

Fulltext / OCR

COLD-XMLImport

ERPArchivlink

BackupSerwer

Click & ViewDostęp doarchiwum

MobilReplikacja

EmailIntegracja Government

Multi CAD

Podpiselektroniczny

Web Access


ELO Digital Office sp. z o.o.

Faktury kosztoweELO Digital Office sp. z o.o.

Faktury kosztowe


Faktury kosztoweRozwiązanie

SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforCOM,…

ELO

COLDBLP

XML EDIWymiana danych elektr.

Skrzynkawejściowa Archiwum

ERP

PDFELO XC

DocXtractorDokumenty elektroniczne

ELO Notes

półautomatBarcode

OCR

Dokumenty-PapierRęcznie

DocXtractor


Faktury kosztowePrzyjmowanie

COLDBLP

XML EDIWymiana danych elektr.

PDFELO XC


ELO Notes

półautomatBarcode

OCR

Dokumenty-PapierRęcznie

DocXtractor

Skanowanie lub przyjmowanie elektroniczne

Opisanie:• Ręcznie• Rozpoznanie Barcode• Click-OCR• Automatyczne rozpoznanie dokumentów• PDF/A i PDF/A-3

Rozszerzenie danych ze wczytaniem danych


Faktury kosztoweStandard pod PDF/A-3

Standard opracowane Niemczech

Dane z faktury Wizualizacja

Faktury elektroniczneFormaty: dowolny plik, EDI , PDF/A,…

Problem przy fakturach2 strony medalu

Oferent Typ Wizualizacja Dane nettoObróbkacyfrowa

PDF/A zesygnaturą

Non-coded Tak -

EDIFACT Coded Nie Tekst / binarny/ XML

papier Non-coded Tak -

PDF/ANon-coded Tak -

Mail Non-coded Tak -

Pliki Officelub tekst

Non-coded Tak -

PDF/A-3 hybryd Tak XML

PDF/A-3 zesygnaturą hybryd Tak XML


FakturyStandard pod PDF/A-3

http://www.ferd-net.de


Faktury kosztoweStandard pod PDF/A-3

Prosta integracja w ERP możliwe !!!


ELO Digital Office sp. z o.o.Obiegi oparte na formularzachELO Digital Office sp. z o.o.Obiegi oparte na formularzach


Obieg oparte na formularzach –Wniosek urlopowy


BANF – Złożenie wniosku o realizowaniuzamówienia


Sprawdzenie faktur(formularz plus dokument)


ELO Digital Office sp. z o.o.KancelariaELO Digital Office sp. z o.o.Kancelaria


KancelariaRozwiązanie

SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforCOM,…

ELO

COLDBLP

XML EDIWymiana danych

Skrzynkawejściowa Archiwum

ERP/CRM

PDFELO XC


ELO Notes

półautomatBarcode

OCR

Dokumenty papieroweręcznie

DocXtractor


ELO Digital Office Sp. z o.o.

Zarządzanie aktamiELO Digital Office Sp. z o.o.

Zarządzanie aktami


Zarządzanie Teczkami /SegregatoramiRozwiązanie

Archiwum(ELO)

Archiwum(Papier)



Zarządzanie umowamiELO Digital Office Sp. z o.o.

Zarządzanie umowami


Zarządzanie umowamiRozwiązanie(Przykład: Ponowne przełożenie przed terminem zakończenia)

Archiv

#Ponowne przeł. = 01.10.2014#Termin zakończ. = 30.11.2014#Przedmiot umowy = ….

Dane indeksowe



Zarządzanie e-MailamiELO Digital Office Sp. z o.o.

Zarządzanie e-Mailami


E-Mail ManagementRozwiązanie

ArchiwumGateway

Mailserwer

Po stronie klienta(Mailbox)Po stronie serwera(Mailbox)Dziennik

Mailboksy

Mailboks

Możliwe szenariusze:


Uprawnienia do dokumentów i elementów struktury(folderów)

Pan Kowalski Pan Schmidt

Księgowość, Dział Kadrowy Księgowość

Podanie oprace

Zarobki

Zamówienia

Potw. dostawy

FakturyPotw. dostawy

Zamówienia Faktury


Przy założeniu iż przy codziennej pracy : 6 minut/godzinę każdy pracownikzajmuje się szukaniem, archiwizowaniem, uporządkowaniem, …..

To jest : 10% czasu pracy !!!

Każdy pracownik kosztuje bez uwzględnienia kosztów miejsce pracy ……PLN/rok

10% z tego są ………PLN !!!

Argumentacja pożyteczności:„Rachunek 6-minutowy“


Archiwum papierowe

1 segregator = 500 arkuszy1 metr półki = 12 segregatorów = 6.000 arkuszy

6 metrowych półek do wysokości 1,80 m = 1 metr regału1 metr regału = 70 segregatorów = 35.000 arkuszy

Archiwum elektroniczne ELO1 dokument = ca. 60 KB1 dyskietka = 1,4 MB = ca. 28 dokumentów

1 CD-ROM = 650 MB = 13.000 dokumentów = 26 segregatorów

1 Hard Disk = 20 GB = 400.000 dokumentów = 800 segregatorów= 66,67 metry półek = 11,1 m Regału

Porównanie objętości archiwów


Wybrane nowe Referencje 2012Wybrane nowe Referencje 2012


Z listy klientów w Polsce

• PKP Cargo• PGE Rzeszów• NFZ Szczecin• Zarząd dróg wojewódzkich w Krakowie• Powiatowy Urząd Pracy w Stargardzie

Szczecinskim• Eurobank• Bank Spółdzielczy w Skierniewicach• PIU Warszawa• Zarząd Morskich Portów Szczecin i

Świnoujście S.A.• Wirtualna Polska S.A.

• Muzeum historyczne m.st. Warszawy• Zarząd portu Gdańsk• Bertelsmann Arvato• Weltbild Polska• Workservice• Centrum Nauki Kopernik w Warszawie• Home.pl• Marvipol S.A.


Zarządzanie Dokumentami z ELOZarządzanie Dokumentami z ELO

LiveDemoLiveDemo


Pytania & Odpowiedzi

Dziękujemy za uwagę……


ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D-70191 StuttgartELO Digital Office Sp. z o.o., ul. Kombatantów 34, PL 66-400 Gorzów Wlkp.

ELO Digital Office, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach.Microsoft®, MS®, Windows®, Word® i Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innychkrajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępujeszczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególnościwłaściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy icen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i / lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o pro- duktach są zgodne zaktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność zokreślonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego imiędzynarodowego. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELODigital Office GmbH, bądź spółek powiązanych.

© Copyright ELO Digital Office GmbH 2014. Wszelkie prawa zastrzeżone

ELO ECM Suite 8 (E LO ECM Suite 2011) - …workflowtrends.pl/pdf/Prezentacja4.pdf · ELO ECM Suite...

Documents

Transcript of ELO ECM Suite 8 (E LO ECM Suite 2011) - …workflowtrends.pl/pdf/Prezentacja4.pdf · ELO ECM Suite...