Platforma Comarch DMS Infostore Moduł Zamówienia

Zamówienia W ramach obszaru biznesowego związanego z zarządzaniem kosztami w firmie platforma Comarch DMS Infostore udostępnia moduły funkcjonalne obsługujące pełen obieg procesów i dokumentów kosztowych, takich jak:

Zamówienia kosztowe Faktury kosztowe

Zamówienia inwestycyjne Faktury inwestycyjne

Kontrakty Dostawcy

Recepcje Artykuły

Połączenie funkcjonalności wszystkich wyżej wymienionych modułów platformy zapewnia obsługę całego procesu zakupowego w firmie, od momentu rejestracji zamówienia w dowolnej jednostce organizacyjnej firmy, aż do uruchomienia płatności w systemie finansowo-księgowym na podstawie otrzymanej od dostawcy faktury.

Moduł Zamówienia koncentruje się na obsłudze pełnego procesu obiegu zamówienia zakupowego, z uwzględnieniem różnic pomiędzy procesowaniem zamówień o charakterze administracyjnym (zamówienia kosztowe) i o charakterze inwestycyjnym (zamówienia inwestycyjne).

Procesowanie zamówień może funkcjonować w ramach systemu jako samodzielny moduł lub w powiązaniu z pozostałymi procesami kosztowymi - rejestracją i ewidencją Kontraktów, Artykułów i Dostawców oraz procesowaniem Recepcji i Faktur Zakupowych.

Podstawowe funkcjonalności Modułu to przede wszystkim automatyzacja procedur związanych z rejestracją i zatwierdzaniem składanego zamówienia oraz wsparcie przepływu pracy pomiędzy pracownikami. Mechanizmy te wspierają nawet najbardziej złożone procesy rejestracji i akceptacji zamówień w organizacji.

Zestaw dedykowanych raportów i automatycznych powiadomień pozwala na szybką identyfikację wąskich gardeł procesu i optymalizację stosowanych procedur obiegu dokumentów.

Dla każdego kroku w procesie tworzone są mechanizmy obsługi błędów, które kierują dokument na odpowiednie ścieżki procesowania wraz z niezbędnymi informacjami dla kolejnych uczestników procesu.

Rozbudowany system zarządzania uprawnieniami, w połączeniu z mechanizmami uwierzytelniania dostępu do poszczególnych elementów systemu, gwarantują pełne bezpieczeństwo wrażliwych danych.

Administratorzy biznesowi i kadra zarządzająca ma możliwość ciągłego monitorowania statusu realizacji poszczególnych zadań przez użytkowników systemu.

Standardowe komponenty systemu Comarch DMS Infostore, z których korzysta Moduł Zamówienia:

Workflow – mechanizm definiowania przebiegu procesów oraz reguł przydzielania zadań użytkownikom, zgodnie z procedurami biznesowymi obowiązującymi w firmie

Panel administratora biznesowego – moduł kompleksowego zarządzania regułami przepływu dokumentów i zadań w systemie

Zamówienie składane jest w kontekście konkretnego Dostawcy i w zakresie przypisanych do niego Artykułów.

Baza Dostawców (adresatów zamówień) oraz baza Artykułów (towarów i usług stanowiących przedmiot zamówienia) może być importowana z innych systemów wewnętrznych firmy (ERP, FK) lub definiowana z poziomu platformy DMS.

Jeżeli to w Comarch DMS Infostore następuje rejestracja i edycja danych Dostawców i Artykułów, jest ona obsługiwana przez dedykowany proces workflow w Module Dostawcy i Module Artykuły.

Rejestracja Dostawcy Moduł Dostawcy, poza rejestracją szczegółowych danych opisowych, umożliwia przypisanie do dostawcy wszystkich jednostek organizacyjnych (lokalizacji) firmy, na które będą później domyślnie dekretowane koszty wynikające z wygenerowanych dla tego dostawcy zamówień.

Już na poziomie rejestracji dostawcy można zdefiniować:

obowiązujące dla danego dostawcy parametry zamówień (np. minimalna i maksymalna wartość zamówienia)

preferowany przez dostawcę sposób doręczania zamówień (fax, e-mail, EDI, etc.)

domyślny priorytet nadawany fakturom wystawianym przez dostawcę (media, czynsze, zwykłe, etc.)

Dostawcy rejestrowani są w systemie za pomocą dedykowanej formatki: Przykładowy formularz rejestracji dostawcy:

► lewy panel decyzyjny umożliwia użytkownikowi podjęcie decyzji co do dalszego procesowania danych dostawcy

► prawy i dolny panel danych szczegółowych umożliwia edycję podstawowych danych i parametrów dostawcy

Formularz rejestracji dostawcy umożliwia załączenie dowolnego pliku związanego z dostawcą (np. potwierdzenie konta bankowego).

Zarejestrowanie w systemie nowego Dostawcy uruchamia zadania dla pracowników - uczestników procesu zatwierdzania dostawcy. Za generowanie tych zadań odpowiedzialny jest silnik workflow.

Decyzja o przypisaniu zadania do wybranego pracownika dokonywana jest automatycznie na podstawie:

struktury organizacyjnej firmy

reguł zaszytych w procesach workflow

typu dostawcy (kosztowy, inwestycyjny, należnościowy, etc.)

innych parametrów (np. priorytetu)

Użytkownicy biorący udział w procesie zatwierdzania dostawcy mogą (w zależności od posiadanych uprawnień):

zatwierdzić wprowadzone dane dostawcy

zwrócić zadanie do wcześniejszego etapu procesu zatwierdzania

przekazać sprawę do zaopiniowania wybranemu z listy użytkownikowi

odrzucić rejestrację dostawcy

zawiesić rejestrację dostawcy

Rejestracja Artykułu Moduł Artykuły, poza rejestracją szczegółowych danych opisowych, umożliwia przypisanie do artykułu odpowiedniej kategorii kosztowej (konta księgowego), na którą będą później domyślnie dekretowane koszty wynikające z utworzonych dla tego artykułu zamówień.

Już na poziomie rejestracji artykułu można zdefiniować:

dostępność artykułu przy tworzeniu zamówień (przedział dat od - do)

symbol artykułu obowiązujący u dostawcy

Artykuły rejestrowane są w systemie za pomocą dedykowanej formatki:

Przykładowy formularz rejestracji artykułu:

► lewy panel decyzyjny umożliwia użytkownikowi podjęcie decyzji co do dalszego procesowania danych artykułu

► prawy i dolny panel danych szczegółowych umożliwia edycję parametrów, atrybutów i powiązań artykułu z dostawcą

Każda akcja/decyzja odnośnie artykułu jest zapisywana w historii dokumentu.

Zarejestrowanie w systemie nowego Artykułu uruchamia zadania dla pracowników - uczestników procesu zatwierdzania artykułu. Za generowanie tych zadań odpowiedzialny jest silnik workflow.

Decyzja o przypisaniu zadania do wybranego pracownika dokonywana jest automatycznie na podstawie:

struktury organizacyjnej firmy

reguł zaszytych w procesach workflow

typu artykułu (kosztowy, inwestycyjny, etc.)

Użytkownicy biorący udział w procesie zatwierdzania artykułu mogą (w zależności od etapu procesowania):

zatwierdzić artykuł w systemie

zwrócić zadanie do wcześniejszego etapu zatwierdzania

odrzucić rejestrację artykułu

zawiesić rejestrację artykułu

Rejestracja Zamówienia Moduł Zamówienia umożliwia automatyzację całego procesu rejestracji i obiegu zamówienia - od zgłoszenia zapotrzebowania na zamówienie przez pracownika, przez jego akceptację na różnych poziomach zatwierdzania, aż po potwierdzenie recepcji (odbioru) towarów i usług będących przedmiotem złożonego zamówienia.

Zamówienia rejestrowane są w systemie za pomocą dedykowanej formatki:

Przykładowy formularz rejestracji zamówienia:

► sekcja danych szczegółowych zamówienia umożliwia m.in. wybór dostawcy i wprowadzenie dowolnej informacji dla niego

► sekcja artykułów opisowych umożliwia wprowadzenie artykułu, którego nie ma w bazie DMS

► sekcja artykułów z bazy umożliwia wybór artykułów przypisanych w bazie DMS do danego dostawcy

Podczas rejestracji zamówienia ustalane są m. in. następujące parametry:

Typ zamówienia (kosztowe, inwestycyjne)

Dane dostawcy (dane pobierane z bazy systemu)

Uwagi dla dostawcy

Lista zamawianych artykułów (dane pobierane z bazy systemu lub wpisywane ręcznie przez użytkowników, jeśli artykuł nie został zarejestrowany w bazie DMS lub zamawiana jest np. usługa wymagająca szczegółowego opisu)

Ilość zamawianych jednostek

Wartość zamówienia (wyliczana automatycznie przez system na podstawie listy artykułów i ilości)

Alokacja kosztów zamówienia na lokalizacje i jednostki organizacyjne firmy.

Formularz alokacji kosztów ma postać macierzy, w której kojarzona jest dowolna ilość jednostek organizacyjnych z dowolną ilością departamentów firmy.

Pozycje wybrane na listach 'Lokalizacje' i 'Departamenty' łączone są w pary na zasadzie 'każdy z każdym'.

Obieg zamówienia - Workflow Zarejestrowanie w systemie nowego Zamówienia uruchamia zadania dla poszczególnych pracowników - uczestników procesu akceptacji zamówienia. Za generowanie tych zadań odpowiedzialny jest silnik workflow.

Decyzja o przypisaniu zadania akceptacji do wybranego pracownika dokonywana jest automatycznie na podstawie:

struktury organizacyjnej firmy

reguł zaszytych w procesach workflow

typu zamówienia

wartości zamówienia

danych dostawcy

wybranych artykułów

dekretacji zamówienia

innych parametrów (np. priorytetu)

Na podstawie tych danych ustalana jest (również automatycznie) wymagana ilość i struktura poziomów akceptacji zamówienia.

Jednocześnie w każdym z kroków procesowania zamówienia pracownik ma możliwość manualnego wyboru konkretnego użytkownika, do którego chce przekierować zadanie akceptacji. Lista możliwych do wyboru użytkowników jest podpowiadana przez system.

Przykładowy proces akceptacji zamówienia kosztowego może być zdefiniowany w systemie następująco:

Przykładowy proces akceptacji zamówienia inwestycyjnego może być zdefiniowany w systemie następująco:

W każdym z kroków akceptacji zamówienia decydent:

Sprawdza prawidłowość dekretacji zamówienia na podstawie wcześniej zarejestrowanych danych

Ma dostęp do zebranych w historii zamówienia informacji o poprzednich krokach jego procesowania

Ma możliwość przekierowania zamówienia ze standardowej ścieżki procesowania do zaopiniowania przez innego uczestnika procesu akceptacji

Ma możliwość zwrotu zadania akceptacji do któregoś z wcześniejszych kroków procesowania

Po podjęciu decyzji o dalszym procesowaniu zamówienia (akceptacja/odrzucenie), użytkownik może śledzić aktualny status zamówienia korzystając z własnego zasobnika 'Moje zamówienia' lub przy użyciu specjalnej wyszukiwarki zamówień.

Ostatecznie zaakceptowane zamówienia mogą być eksportowane do systemu zewnętrznego lub wysyłane do dostawców bezpośrednio z poziomu platformy Comarch DMS Infostore.

Rejestracja recepcji Moduł Zamówienia udostępnia formularz wyszukiwania linii zatwierdzonych zamówień, na których możliwe jest rejestrowanie Recepcji - potwierdzenia odbioru dostarczonych przez dostawcę towarów i usług. Rejestracja może być pełna (jeśli ilość i wartość dostarczonych artykułów zgadza się z zamówieniem) i częściowa (jeśli ilość i wartość dostarczonych artykułów jest niezgodna z zamówieniem).

Zarządzanie obiegiem zamówień - Panel administracyjny Panel administracyjny platformy Comarch DMS Infostore, umożliwia administratorowi biznesowemu kompleksowe zarządzanie zdefiniowanym w systemie procesem. Do typowych zadań administratora należy:

Konfigurowanie uprawnień użytkowników

Tworzenie ról w procesie i przypisywanie do nich użytkowników

Zarządzanie grupami użytkowników

Tworzenie i edycja reguł akceptacji

Aby umożliwić dynamiczne reagowanie na zmiany w procedurach biznesowych firmy, administrator biznesowy systemu otrzymuje narzędzie do szybkiego i prostego definiowania reguł.

Reguły akceptacji wykorzystywane są w procesie podczas wybierania akceptantów zamówienia.

Po zdefiniowaniu reguły dostępna jest symulacja, w której system pokaże ścieżkę procesowania dokumentu według reguły.

Prawidłowe zdefiniowanie ról w sposób znaczący usprawnia przepływ zadań w procesie oraz umożliwia szybkie i proste zarządzanie kompetencjami użytkowników. Możliwość przydzielenia wielu osób do jednej roli eliminuje problem blokowania procesu przez nieobecność lub opieszałość pojedynczych użytkowników.

System pozwala również na definiowanie zastępstw, aby ewentualna nieobecność użytkowników nie wpływała na spowolnienie lub zatrzymanie procesu.

Integracje Moduły platformy Comarch DMS Infostore łatwo integrują się z dowolnymi systemami zewnętrznymi.

Import Dane słownikowe takie, jak artykuły, dostawcy, pozycje kosztowe (podział kont) czy dane o strukturze organizacyjnej firmy, mogą być zaimportowane do systemu Comarch DMS Infostore z dowolnego systemu informatycznego firmy.

Eksport Po uzyskaniu wszystkich akceptacji wymaganych przez procedury workflow, dane i aktualny status zamówień są eksportowane do systemu finansowo-księgowego. Eksport ten może zainicjować wysłanie zamówienia do dostawcy (w formie i technologii zdefiniowanej wcześniej, jako jeden z atrybutów dostawcy).

Moduł Zamówienia Comarch DMS Infostore łatwo integruje się z:

systemami księgowymi i ERP - SAP, PeopleSoft, Oracle, Lotus Notes, GIM (Gold Invoice Matching System), Macrologic, Comarch Altum, Comarch CDN, etc.

systemem elektronicznej wymiany danych (EDI) Comarch ECOD

dowolnymi serwerami katalogowymi, dowolnymi bazami danych, serwerami aplikacji, Portalami, Active Directory

Raporty

Informacje zebrane w Comarch DMS Infostore w trakcie procesowania dokumentów powiązanych z procesami zakupowymi, stanowią doskonałe źródło danych do konstrukcji analiz i raportów.

Przykładowe raporty w zakresie wydajności obsługiwanych procesów biznesowych:

raport czasu przetwarzania dokumentów od momentu uruchomienia procesu (rejestracja/wygenerowanie dokumentu) po jego zakończenie (ostateczna akceptacja/wysłanie do kontrahenta/zaksięgowanie)

raport czasu przetwarzania dokumentów przez pojedynczych/grupy uczestników procesu - ocena wydajności pracy użytkowników w zadanym przedziale czasowym

raport ilości dokumentów przetwarzanych przez pojedynczych/grupy użytkowników w poszczególnych krokach procesu i w zadanym przedziale czasowym

raport opóźnień - bieżące podsumowanie dokumentów/zadań zalegających w wybranych krokach procesu dla zadanej wielkości opóźnienia (np. 'starsze niż: 10 dni')

Przykładowe raporty w zakresie analizy danych:

raport wysokości i struktury (dekretacja) planowanych kosztów wynikających z zarejestrowanych zamówień kosztowych i inwestycyjnych

raport kompletności realizacji zamówień - zestawienie zatwierdzonych zamówień ze zrealizowanymi recepcjami

raport dywersyfikacji zamówień - zestawienie wartości zamówień w kontekście poszczególnych dostawców

Moduły platformy umożliwiają ponadto użytkownikom samodzielne konstruowanie raportów, wykorzystujących jako parametry konfiguracyjne wszystkie zgromadzone w systemie dane.

kontakt: dms_consulting@comarch.pl