Wprowadzanie faktury bez zamówienia-workflow

Tytuł:Wprowadzanie faktury bez zamówienia-workflow

Nazwa pliku: ~WPROWADZANIE FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA-WORKFLOW-1 Nr ref.:

Wersja: Preliminary Ostatnia zmiana: 2021-09-21 10:31

Instrukcja roboczaStrona 1 / 21

Instrukcja robocza

Wprowadzanie faktury bez zamówienia-workflow

FV60

Cel

Zastosuj tę procedurę, aby wprowadzić (zarejestrować) fakturę i wysłać ją do elektronicznej akceptacji.

Wymagania wstępne

• Przed wprowadzeniem faktury należy zrobić obligo (blokada środków) w transakcji FMX1 • Przygotowane skany faktur lub innych dokumentów powiązanych z zakupem – wymagane

nazewnictwo załączników wg przyjętej konwencji: FV_nr, nota_nr, umowa_nr, wniosekDZP_nr, protokol_odbioru_nr, zobowiązanie_nr, oferta_nr, inne_nr

• Po wejściu do transakcji sprawdź w : 1. Czy zaznaczona jest opcja „Kopiow. tekstu przy wpr. danych kont KG” oraz

„Podatki obliczane netto” – jeśli nie, zaznacz! 2. W polu „Opcja rodz.dok.” wybierz z listy „wprowadzanie z krótkim oznaczeniem”.

Zapisz zmiany za pomocą i wróć do wprowadzania faktury przez .

Ścieżka menu

Użyj poniższych ścieżek menu, aby rozpocząć tę transakcję:

• Wybierz Rachunkowość Rachunkowość finansowa Dostawcy Księgowanie Wprowadzanie wstępne, aby przejść do ekranu „Wstępne wprowadzenie faktury dostawcy”.

Kod transakcji

FV60

Wskazówki

• Symbol „ * ” zastępuje dowolny ciąg znaków. Najczęściej stosowany przy opcji wyszukiwania.

• Wskazówki dotyczące wyboru odpowiedniego rodzaju dokumentu, formy płatności, warunków płatności oraz blokady płatności znajdziesz w pliku Wstępne wprowadzanie dokumentów do SAP-a(www.sapiens.uj.edu.pl/pliki_finanse)

• Oznaczenia pól: R – pole wymagane, O – pole opcjonalne, C – pole warunkowe.





1. Rozpocznij transakcję, korzystając z powyższej ścieżki menu lub kodu transakcji.

SAP Easy Access

2. Wypełnij poniższe pole w odpowiedni sposób:

Nazwa pola R/O/C Opis

Kod transakcji R Kod transakcji wpisujemy w okno dialogowe w lewym górnym rogu ekranu. Przykład: fv60

3. Kliknij lub zatwierdź klawiszem ENTER.





Wstępne wprow. faktury dostawcy: Jedn. gosp. UJKR

4. Wypełnij poniższe pola w odpowiedni sposób:


Operacja R Operacja – typ wprowadzanej faktury: zwykła(faktura) lub korekta (nota uznaniowa). Przykład: R Faktura

Dostawca R Dostawca – numer dostawcy

Jeśli nie znajdziesz kontrahenta w bazie, zapoznaj się z Procedurą zgłaszania dostawcy na stronie www.sapiens.uj.edu.pl w dziale Finanse i Księgowość -> Pytania i odpowiedzi SAP Przykład: 1001425





5. Kliknij w polu „Dostawca”, aby skorzystać z pomocy wyszukiwania i wybierz kryterium Dostawcy wg NIP.

Ograniczenie zakresu wartości

Najczęstszym kryterium wyszukiwania jest Numer podatku 1(NIP) – szukaj wg wzoru: „000-000-00-00”. W przypadku kontrahentów zagranicznych – kryterium Nr id.pod.VAT, dla pracowników Numer podatku 2. Dodatkowo sprawdź dostępność po fragmencie nazwy Dostawcy(np. *Ikea*).

6. Kliknij , aby rozpocząć wyszukiwanie.





Konto lub klucz wyszukiwania dla następnej pozycji

7. Kliknij dwukrotnie szukany element, np. .



Data faktury R Data faktury – data wystawienia faktury. Przykład: 01.07.2021

Referencja R Referencja – numer faktury(jeśli numer faktury nie mieści się w tym polu, kontynuuj wprowadzanie go w polu opis poprzedzone”*”). Przykład: 17/07/2021

Rodz. dokumentu R Rodzaj dokumentu – jednoznaczny dwuznakowy kod przypisany do każdego księgowanego dokumentu.

Wskazówki dot. wyboru odpowiedniego rodzaju dokumentu znajdziesz w pliku Wstępne wprowadzanie dokumentów do SAP-a(www.sapiens.uj.edu.pl/pliki_finanse).

Jeśli to pole nie jest widoczne patrz Wymagania wstępne na 1 stronie tej instrukcji. Przykład: P1 P1(DzPods FK przele)

Waluta O Waluta – w tym polu domyślnie jest waluta PLN, jeśli faktura wystawiona w innej walucie wpisz właściwą.

Przykład: PLN

Kwota R Kwota – kwota brutto z faktury. Przykład: 123

Opis R Opis – informacja o fakturze (za co faktura jest wystawiona). Przykład: Usługa transportowa






Tryb post. R Wybierz właściwy tryb wg rodzaju zakupu (dostawa, usługa, robota budowlana). W przypadku wątpliwości kontakt z DZP.

Przykład: U1A – Usługa 2021 - art. 2 ust. 1 pkt

Data wpł. fakt R Data wpływu faktury – data wpływu faktury na Uniwersytet.

Przykład: 07.07.2021 Wstępne wprowadzenie dostawcy

9. Zaznacz pole .

10. Kliknij zakładkę .








War. płat. R Warunek płatności – kliknij , aby wybrać z listy odpowiedni warunek.

Wskazówki dot. wyboru odpowiedniego warunku płatności znajdziesz w pliku Wstępne wprowadzanie dokumentów do SAP-a (www.sapiens.uj.edu.pl/pliki_finanse). Przykład: DW14

12. Potwierdź wybór klawiszem ENTER.





Jeśli terminu płatności nie można ująć za pomocą powyższych warunków płatności, należy w polu „Data pods.” wpisać odpowiednią datę i potwierdzić klawiszem „Enter”. Pamiętaj, aby wówczas pominąć pole „War.Płat”!



For. płat. R For. płat. – forma płatności, którą odczytujemy z faktury.

Kliknij , aby wybrać z listy odpowiednią formę płatności. Wskazówki dot. wyboru odpowiedniej formy płatności znajdziesz w pliku Wstępne wprowadzanie dokumentów do SAP-a(www.sapiens.uj.edu.pl/pliki_finanse). Przykład: Przy przelewie elektronicznym nie wypełniamy formy płatności.







Bank part. O Rachunek bankowy dostawcy (kliknij , żeby wybrać z listy).Przykład: 9126

Bank własny R Bank własny – bank, z którego ma być zapłacona faktura. Przykład: UB001










Tekst nag. O Tekst nagłówka – oznaczenie instytutu/ jednostki.

Przykład: CRSZ

K.ref.1 O K.ref.1 – pole to możemy wypełnić w celu identyfikacji dokumentu (faktury) ze względu na dział, instytut, osobę, projekt badawczy, itp. Przykład: Sekcja Systemów Zarządzania Uczelnią

Pola „Tekst nag.”i „K.ref.1” można wykorzystać w transakcji FBL1N jako klucz do wyszukiwania dokumentów.









Data dekl. R Data dekl. – należy wprowadzić datę wpływu faktury na Uniwersytet. Jeżeli nie będzie to możliwe, np. ze względu na późne wprowadzenie faktury do SAP, wpisujemy datę bieżącą. Przykład: 12.07.2021





19. Wypełnij dane w dolnej tabeli


Konto KG R Konto KG – wpisz numer technicznego konta Księgi Głównej 4860000000 z wyjątkiem:

0819999998 – dla inwestycji (gdy wybierany rodz. dok. I*)

8529999999 – ZFŚS (dotyczy Centrum Zysku z Działu Socjalnego, gdy wybierany rodz. dok. T*)

8549999999 – FWON (dotyczy Funduszu osób niepełnosprawnych, gdy wybierany rodz. dok. H*) Przykład: 4860000000

Kwota wal.dokum. R Kwota wal.dokum. – kwota netto.

Jeżeli w nie jest zaznaczony element „Podatki obliczane netto”, to wpisujemy kwotę brutto!

Przykład: 100

K-kod podatku R Kod podatku – kliknij w polu „K”, aby wybrać odpowiedni rodzaj podatku.

W przypadku wprowadzania faktur zagranicznych należy wybrać kod zgodnie z plikiem na stronie Sapiens (www.sapiens.uj.edu.pl/pliki_finanse). W razie wątpliwości prosimy o kontakt z Dz. Podatków.

Przykład: N0

Jeśli na fakturze są rożne stawki Vat, to w dolnej tabelce wprowadzamy kwoty z podziałem na te stawki (tyle pozycji ile stawek Vat).

Rezerwacja środków R Podaj numer rezerwacji środków(obliga). Przykład: 300964421

Pozycja dok.: Rezerwacja śr.

R Kliknij , aby wybrać z listy pozycję rezerwacji środków (obliga).

Przykład: 001






20. Zatwierdź wprowadzone dane klawiszem ENTER i przesuń w tabeli, aby sprawdzić czy zostały zaczytane elementy dekretacji, np. MPK/ PSP/ Centrum Zysku.

Jeśli nie wyprowadziły się elementy dekretacji, np. MPK/ PSP/ Centrum Zysku należy te elementy wprowadzić w odpowiedniej kolumnie.





21. Sprawdź czy saldo dokumentu jest równe 0,00 .

22. Po wprowadzeniu danych, przejdź do zakładki i kliknij przycisk

.

Jeśli chcesz zapisać dokument bez wysłania do elektronicznej akceptacji kliknij .

23. Kliknij „Kompletne zapamiętanie wst. wprowadzonego dokumentu” , aby zapisać dokument i rozpocząć proces elektronicznej akceptacji.





24. Kliknij , żeby uzupełnić informacje konieczne do wysłania dokumentu do elektronicznej akceptacji:







Osoba merytorycznie odpowiedzialna

R Osoba merytorycznie odpowiedzialna za zakup - wpisz numer

osobowy lub kliknij , żeby wyszukać wybraną osobę. Wyszukaj po fragmencie nazwiska lub pełnym numerze PESEL. Przykład: 12019245

Data wykonania usługi/odbioru towaru

R Wpisz datę wykonania usługi lub odbioru towaru. Przykład: 01.07.2021

Nr dokumentu OT O Jeśli faktura dotyczy zakupu środka trwałego wpisz numer

dokumentu OT lub kliknij , aby wyszukać dokument. Przykład: 1007/P/2021/UJKR

Jeśli faktura dotyczy więcej niż jednego środka trwałego pozostałe numery należy wpisać w opisie merytorycznym.

Opis merytoryczny R Ogólne zasady opisu dokumentu:

– opis zakupionego towaru/usługi oraz wskazanie celu dokonania zakupu (określenie związku zakupu z określona działalnością jednostki/realizacja celu projektu/realizacja zadania badawczego, a w przypadku projektów – potwierdzenie zgodności zakupu z kosztorysem projektu)

– jeśli zakup z umowy – numer umowy z Centralnego Rejestru Umów

– jeśli zakup licencji/oprogramowania – okres trwania praw do korzystania

W przypadku zakupu książek – obowiązkowy załącznik z potwierdzeniem wpisu do katalogu bibliotecznego jednostki podpisany przez kierownika Biblioteki.

Opodatkowane-PIT O Pole powinno być zaznaczone w sytuacji, gdy: – wypłacamy pracownikowi np. nadwyżkę z tytułu podróży służbowej(ponad wartość określoną w tzw. rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej) – faktura dotyczy szkolenia/kursu osoby nie będącej pracownikiem . – dotyczy refundacji za godziny ponadwymiarowe






Dział zaopatrzenia R Dział zaopatrzenia - kliknij , żeby wybrać odpowiedni dział z listy.

W przypadku, gdy zakup realizuje Dział Zakupów wybierz UJA, w pozostałych przypadkach UJX.

Przykład:

W przypadku faktur wprowadzanych przez niektóre Jednostki Centralne (np. DAN, DAK, Pion Techniczny, Dział Organizacji, Biuro Kanclerza) w polu Faktura zbiorcza wybieramy odpowiedni scenariusz.

26. W celu podpięcia skanów dokumentów kliknij .

Wymagane nazewnictwo załączników wg przyjętej konwencji: FV_nr, nota_nr, umowa_nr, wniosekDZP_nr, protokol_odbioru_nr, zobowiązanie_nr, oferta_nr, inne_nr





27. Wybierz dokument, który chcesz dodać i kilknij .

28. Potwierdź przyskiem .

Jeśli został podpięty błędny załącznik należy kliknąć przycisk – wówczas dokument zostanie tylko wstępnie wprowadzony

• Należy wejść do transakcji FBV2 i wybrać -Lista załączników:





• Następnie usunąć dokument (wcześniej zaznaczony na liście) klikając ikonkę :

• Po usunięciu należy wykonać ponownie kroki od 22 do 28.

29. W celu wysłania dokumentu do elektronicznej akceptacji kliknij przycisk

.

30. System wyświetla komunikat:





31. W celu zakończenia transakcji kilknij przycisk .

Dokument 1001011892 UJKR został wstępnie wprowadzony

Wynik

Faktura została wprowadzona i proces elektronicznej akceptacji dla dokumentu został uruchomiony.

Komentarz

• Po wysłaniu do elektronicznej akceptacji można sprawdzić na jakim etapie znajduje się dokument w transakcji FV60 lub FBV3:

• W transakcji FBV3 można sprawdzić status większej ilości dokumentów.





Należy kilknąć , a następnie wprowadzić kryteria wyszukiwania dokumentów, np. „Wprowadził(a)”.

W kolumnie „Status WF” można sprawdzić na jakim etapie elektronicznej akceptacji znajdują się dokumenty:

Wprowadzanie faktury bez zamówienia-workflow

Documents

Transcript of Wprowadzanie faktury bez zamówienia-workflow