Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące...

19
Elektroniczne Faktury Kompendium

Transcript of Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące...

Page 1: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

Elektroniczne Faktury Kompendium

Page 2: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

Spis treści

Page 3: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

Co to jest faktura elektroniczna?

Faktura elektroniczna (e-faktura) to pełnoprawny odpowiednik faktury papierowej – dowód transakcji sprzedaży, utworzony i zapisany w formie pliku cyfrowego. W świetle obowiązujących przepisów e-faktura powinna zawierać dokładnie takie same dane jak faktura papierowa. W mocy prawa e-faktura uprawnia przedsiębiorcę do wyliczenia podstawy podatku dochodowego i rozliczenia VAT.

Przez ostatnie lata w Polsce dalece zliberalizowano przepisy regulujące posługiwanie się e-fakturami w obrocie gospodarczym. Jeszcze kilka lat temu do przesyłania

e-faktur niezbędne było posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub specjalnego systemu EDI. Od ponad dwóch lat nie jest to konieczne. Wystarczy, że przedsiębiorca zapewni autentyczność pochodzenia e-faktury, integralność jej treści oraz czytelność, stosując wybrane przez siebie kontrole biznesowe. Przepisy zmieniły się też na tyle, że sprzedawca może uzyskać dowolną formę zgody kupującego na przesyłanie e-faktury. Może być to nawet zgoda ustna lub tzw. domniemana, w przypadku której wyrażeniem zgody jest zapłata za e-fakturę.

W Unii Europejskiej zostaną wprowadzone standardy e-fakturowania, tak by do roku 2020 w całej Unii były one dominującą formą fakturowania.

3

Page 4: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

PDF a standard e-faktury

Opracowany przez Sage format e-faktury (PDF z metadanymi) jest od 2014 roku pierwszym w Polsce standardem faktury elektronicznej, rekomendowanym wszystkim przedsiębiorcom.

Sage jest twórcą pierwszego w Polsce standardu e-fakturyW Sage stworzyliśmy standard „prawdziwej e-faktury”. Ma on również format PDF (dzięki czemu może zostać otwarty na każdym komputerze), z tym, że w pliku zawarte są metadane, które mogą być automatycznie odczytywane przez programy komputerowe. Standard ten jest domyślnym formatem e-faktury udostępnianym w każdym rodzaju oprogramowania Sage Symfonia.

PDF bez metadanych nie wspiera odbiorców e-faktur!Najpowszechniejszym formatem e-faktury jest PDF. Jednak sam PDF dla oprogramowania finansowo-księgowego jest tylko obrazem dokumentu. System nie potrafi odczytać danych z takiego pliku. W rezultacie odbiorca takiej e-faktury zmuszony jest obsłużyć

ją podobnie, jak robi to z tradycyjnym dokumentem papierowym – musi ręcznie przepisać dane z e-faktury do programu księgowego.

Przedsiębiorca otrzymujący e-faktury w formie zwykłych PDF-ów nie odnosi wielu korzyści, podobnie jak biura rachunkowe, które obsługują takie dokumenty. Dlatego też za standard e-faktury uznaje się taki format pliku, który oprócz obrazu dokumentu, zawiera elektroniczny zapis wszystkich tych danych (nazywanych metadanymi), które są niezbędne do przeprowadzenia automatycznego księgowania, ewidencji płatności i rozliczenia podatków. Taki plik z metadanymi ma dwie warstwy: obraz i zdefiniowane kategorie danych, które powinny zostać odczytane przez dowolny system komputerowy.

4

Page 5: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

Jakie warunki musi spełniać faktura elektroniczna?

E-faktury można przesyłać przy zachowaniu trzech warunków. Podatnik zobowiązany jest do zapewnienia: autentyczności pochodzenia faktury, integralności jej treści oraz czytelności faktury (zawartych w niej danych).

Autentyczność pochodzenia odnosi się do poprawności danych zawartych na fakturze. Przedsiębiorca gwarantuje, że jest uprawniony do wystawienia dokumentu oraz że zawarte w nim dane klienta są prawdziwe.

Integralność treści odnosi się do gwarancji, że w przechowywanej e-fakturze nie dokonano żadnych zmian. To właśnie dlatego dla wielu użytkowników najbardziej naturalnym formatem wykorzystywanym do zapisu e-faktur jest PDF, który uniemożliwia wprowadzenie zmian w raz utworzonych treściach.

Wymóg czytelności faktury polega na spełnieniu warunków, które pozwalają swobodnie czytać dokument.

Kontrole biznesowe. Według obowiązujących przepisów, od 2013 r. podatnicy zapewniają autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur (wszystkich – papierowych i elektronicznych) „za pomocą

dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”. Ustawodawca ani fiskus nie precyzują, w jaki sposób podatnik powinien organizować kontrole biznesowe. W praktyce ważne jest, by stosować takie procedury i narzędzia, które w przypadku kontroli pozwolą wykazać logiczne

powiązania archiwizowanych e-faktur z konkretnymi płatnościami, sprzedażą produktów lub usług. Przedsiębiorca ma powiązać przechowywane faktury z pozostałą dokumentacją z prowadzonej działalności gospodarczej – umowami, zamówieniwami, zleceniami lub np. korespondencją z kontrahentami.

5

Page 6: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i wystawiasz faktury elektroniczne, powinieneś wiedzieć, że:

• Faktury elektroniczne są odpowiednikiem faktur papierowych. Na ich podstawie masz m.in. prawo obliczać podstawę podatku dochodowego oraz VAT. Jednocześnie, jesteś zobowiązany do właściwego archiwizowania tych dokumentów oraz zapewnienia ich autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności.

• Wysyłanie e-faktur kontrahentom wymaga uzyskania od nich na to zgody, przy czym nie ma wymogów formalnych wobec formy jej wyrażania. Np. zapłata za fakturę może być uznana za zgodę na formę, w jakiej faktura została przekazana. Wystarczy również uzyskanie zgody ustnej. Dopiero zgłoszony przez kontrahenta sprzeciw uniemożliwi Tobie przesłanie mu e-faktury.

• Możesz ułatwić swoim kontrahentom zarządzanie dokumentami i rozliczeniami, jeśli zamiast zwykłego PDF będziesz stosował standard e-faktury. Umożliwi on systemom informatycznym odbiorców automatycznie odczytanie zawartych w fakturze danych.

Wystawiasz e-faktury? To powinieneś wiedzieć!

6

Page 7: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

• Standard e-faktury jest w zasięgu Twojej ręki! Zweryfikowany w 2014 r. przez Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania standard faktury elektronicznej jest dostępny w każdej wersji oprogramowania Sage – w Sage Symfonia Start, Sage Symfonia i Sage Symfonia ERP. Mogą z niego korzystać wszyscy przedsiębiorcy bez żadnych opłat.

• E-faktury możesz przesyłać do swoich kontrahentów za pośrednictwem specjalnego serwisu internetowego miedzyfirmami.pl. To bezpieczny sposób wymiany dokumentów elektronicznych (e-listonosz), który jednocześnie wspiera kontrolę obiegu e-faktur między Tobą i Twoimi kontrahentami. Serwis umożliwia integrację procesów obsługi dokumentów – od wystawienia e-faktury w Twoim systemie sprzedażowym, po jej zaksięgowanie w systemie finansowo-księgowym kontrahenta. Dla Ciebie (poza lepszą kontrolą procesu) oznacza to potencjalnie szybszą zapłatę należności i ewidentne oszczędności w obsłudze wysyłki Twoich e-faktur.

Wystawiasz e-faktury? To powinieneś wiedzieć!

7

Page 8: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i odbierasz faktury w formie elektronicznej, powinieneś wiedzieć, że:

• Są one odpowiednikiem faktur papierowych. Na ich podstawie masz m.in. prawo obliczać podstawę podatku dochodowego oraz VAT. Jednocześnie, jesteś zobowiązany do właściwego archiwizowania tych dokumentów oraz udostępniania dla potrzeb kontroli. Faktury powinieneś objąć kontrolą biznesową, by zapewnić autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.

• Jeśli chcesz odnosić prawdziwe korzyści z automatyzacji procesów księgowania, ewidencji dokumentów oraz rozliczania kosztów i podatków, powinieneś wymagać od swoich dostawców wystawiania e-faktur w standardzie, który umożliwia Twoim systemom informatycznym automatyczny odczyt zawartych w e-fakturach danych.

Standard taki jest domyślnie dostępny w systemach Sage: Sage Symfonia Start, Sage Symfonia i Sage Symfonia ERP. Nasz standard jako pierwszy w Polsce został zatwierdzony przez Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania i jest polecany wszystkim przedsiębiorcom zainteresowanym optymalizacją obiegu e-faktur w swojej organizacji.

• Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden sposób nie wspierają Twojego elektronicznego obiegu dokumentów. Obsługa zwykłych PDF-ów wymaga takich samych nakładów pracy, jak obsługa faktur papierowych (niezależnie od tego, czy księgujesz faktury w swoim biurze czy w biurze rachunkowym). Użytkownik oprogramowania finansowo-księgowego zmuszony jest ręcznie przepisać dane z pliku PDF do systemu – to czysta strata czasu i pieniędzy.

Odbierasz e-faktury? To powinieneś wiedzieć!

8

Page 9: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

W dobie obiegu elektronicznych dokumentów wszyscy jesteśmy narażeni na coraz częstsze cyberataki. Z roku na rok rośnie liczba fałszywych faktur przesyłanych pocztą elektroniczną. Fałszywe dokumenty są zazwyczaj nośnikami złośliwego oprogramowania. Jako odbiorca e-faktur wystawianych przez różnych kontrahentów, możesz zminimalizować ryzyko. Wystarczy że skorzystasz z serwisu miedzyfirmami.pl, który wymaga od nadawcy e-faktury autoryzacji. Korzystając z serwisu miedzyfirmami.pl eliminujesz kanał poczty elektronicznej. Odbierasz e-faktury wprost z serwisu, dzięki czemu do Twojego komputera nie trafią niebezpieczne, fałszywe pliki.

• Posługując się standardem e-faktury (z zawartymi w pliku metadanymi) oraz serwisem miedzyfirmami.pl masz otwartą drogę do wygenerowania prawdziwych oszczędności! Można je uzyskać poprzez automatyzację obiegu dokumentów w Twojej firmie i usprawnienie różnych procesów biznesowych. Serwis miedzyfirmami.pl

możesz zintegrować z użytkowanymi systemami (np. finansowo-księgowym), dzięki czemu do minimum zostaje zredukowany czas potrzebny na obsługę przychodzących e-faktur. Docelowo e-faktury mogą być księgowane automatycznie już w chwili ich wgrywania do serwisu przez Twoich kontrahentów!

• W świetle obowiązujących przepisów możesz nie wyrazić zgody na otrzymywanie od dostawcy faktur w formie elektronicznej. Wyrażenie takiego sprzeciwu oznacza, że Twój kontrahent zobowiązany będzie przesyłać Tobie faktury papierowe. Zastanów się jednak, zanim taki sprzeciw wyrazisz. Pamiętaj, że Komisja Europejska pracuje nad upowszechnianiem standaryzacji e-fakturowania w całej Unii. Nie ma przed tym odwrotu i za kilka lat e-faktura stanie się dominującą formą fakturowania także w Polsce. Dlatego lepiej już dziś myśleć o usprawnianiu procesów biznesowych. Utrzymywanie w firmie papierowego obiegu faktur to tylko spowolni.

Odbierasz e-faktury? To powinieneś wiedzieć!

9

Page 10: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

Prawdziwe oszczędności z wykorzystywania e-faktur

• Nie ponoszę kosztów druku, zakupu papieru, kopert i znaczków, nie tracę czasu na nadawanie listów z fakturami papierowymi.

• Wgranie e-faktury do serwisu miedzyfirmami.pl jest równoznaczne z uzyskaniem przeze mnie potwierdzenia jej odbioru przez zarejestrowanych w serwisie kontrahentów.

• Wiem, kiedy dokładnie kontrahent odebrał moją e-fakturę.

• Potencjalnie skracam czas uzyskania należności (lepsze cash flow).

• Nie muszę archiwizować papierowych kopii wystawionych faktur.

• W przypadku użytkowania systemów Sage Symfonia wystawiona przeze mnie e-faktura może być natychmiast wprowadzona do firmowego elektronicznego obiegu dokumentów.

Generuję e-Faktury Serwis miedzyfirmami.pl Moi Klienci

10

Page 11: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

Prawdziwe oszczędności z wykorzystywania e-faktur

• O ile e-faktura zawiera metadane (wystawiono ją zgodnie ze standardem e-faktury), mogę do minimum skrócić czas potrzebny na jej obsługę – zaewidencjonowanie w systemie finansowo-księgowym, rozliczenie, zaksięgowanie i przekazanie do zapłaty.

• Wraz ze wzrostem liczby odbieranych dokumentów moje realne oszczędności rosną.

• Oszczędzam na archiwizacji papierowych dokumentów.

• Nie borykam się z konsekwencją błędów ręcznego przepisywania danych z faktur papierowych do systemu informatycznego. W obszarze ewidencji faktur, księgowania i rozliczeń podatkowych moi pracownicy nie wykonują już zbędnych czynności.

• Korzystając z serwisu miedzyfirmami.pl unikam ryzyka odbioru zainfekowanych, fałszywych faktur.

Moi Dostawcy Serwis miedzyfirmami.plOdbieram e-faktury

w standardzie Sage i rejestruję automatycznie w programie finansowo-księgowym

11

Page 12: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

Przezorny zawsze ubezpieczony

Wraz z upowszechnianiem się w obiegu gospodarczym faktur elektronicznych, rośnie skala przestępstw, które polegają na przesyłaniu do użytkowników Internetu fałszywych e-faktur.Jak skutecznie obronić się przed cyber przestępcami?

Atak poprzez fałszywą fakturę – na czym to polega?Mówimy o taktyce Konia Trojańskiego. W typowym ataku wykorzystywany jest kanał poczty elektronicznej – czyli cyfrowa brama do naszych firm. Do bramy trafiają zarówno pożądane, jak i niepożądane maile. Niestety, nigdy nie mamy wpływu na to, kto i kiedy przesyła do nas mail z „Koniem Trojańskim”. Historia uczy, że koń-pułapka musi wzbudzać zaufanie odbiorcy. Dlatego maile z fałszywymi fakturami łudząco przypominają wyglądem korespondencję od powszechnie znanych firm, np. operatorów usług telekomunikacyjnych czy dostawców energii. Maile wysyłane są najczęściej z domeny łudząco podobnej do tej, którą posługuje się prawdziwa firma, choć zdarzają się także przypadki

rozsyłania maili z fałszywymi fakturami z właściwych domen operatorów. Stąd już tylko krok do otwarcia załącznika…

Fałszywe e-faktury rozsyłane są przede wszystkim po to, by zainfekować złośliwym oprogramowaniem komputery odbiorców. Warto wiedzieć, że do infekcji może dojść bez wiedzy użytkownika (np. jeśli celem złośliwego oprogramowania jest kradzież tożsamości lub haseł użytkownika). Warto też wiedzieć, że nawet jeśli korzystamy z powszechnie dostępnych rozwiązań antywirusowych, nie zawsze są one zdolne uchronić nas przed skutkami takich ataków.

Ryzyko można wyeliminowaćNajprostszym sposobem na całkowitą eliminację ryzyka związanego z odbieraniem fałszywych faktur, jest zamknięcie bramy. Możemy doprowadzić do sytuacji, w której będziemy mogli ignorować wszystkie maile z przychodzącymi fakturami. Jest to możliwe, jeśli nadawcy e-faktur będą je wysyłać do nas za pośrednictwem serwisów internetowych. Wielkie firmy

i operatorzy usług często wykorzystują do tego celu własne e-Bok-i (portale), w których po zalogowaniu możemy pobrać dokumenty. Do wymiany faktur między pozostałymi kontrahentami można wykorzystywać usługi serwisu miedzyfirmami.pl, który pełni funkcję elektronicznego listonosza z całkowitym pominięciem kanału poczty elektronicznej. W miedzyfirmami.pl e-faktury pobiera się wprost z serwisu, a ich wgranie wymaga od nadawcy autoryzacji. Wystarczy, że z dostawcą umówimy się na to, by wysyłał do nas swoje e-faktury przez taki serwis.

12

Page 13: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

Jak dodatkowo się chronić?

Korzystanie z usług serwisu miedzyfirmami.pl czy dedykowanych e-Bok-ów nie oznacza, że na nasz adres e-mail przestępcy nie będą nadal wysyłać złośliwego oprogramowania „opakowanego” w rzekome faktury.

Nade wszystko wskazana jest czujność i zdrowy rozsądek. Zbyt pospieszne otwarcie bramy może być fatalne w skutkach, a cyfrowy Koń Trojański porusza się znacznie szybciej niż ten prawdziwy.

Jeżeli rzekoma faktura pochodzi od znanego nam kontrahenta, który oferuje usługi pobierania faktur przez e-Bok, korzystajmy z kanału e-Bok, a otrzymywane maile z fakturami ignorujmy, nie otwierając załączników.

Jeżeli nadawca nie udostępnia opcji poboru faktury z e-Bok, należy zachować niezbędną czujność. Prawdziwe faktury najczęściej zapisywane są w formacie PDF. Zarażone pliki mają zazwyczaj inne formaty, często zip lub exe. Pod żadnym pozorem nie należy otwierać tych plików.

Jeżeli od poszczególnych nadawców (dużych firm) chcemy odbierać faktury mailem, sprawdzajmy dokładnie domenę, z jakiej zostały nadane i moment ich nadania. Duże firmy wysyłają do odbiorców faktury konkretnego dnia miesiąca. Odebrane pliki skanujmy posiadanym programem antywirusowym.

Maile z załącznikami (e-fakturami) od nieznanych nam nadawców (kontrahentów) lepiej ignorować, a jeżeli nie jest to możliwe, najpierw upewniajmy się u poszczególnych pracowników, że oczekujemy przesłania do nas faktury od danego kontrahenta.

Kilka sposobów na minimalizację ryzyka związanego z otrzymywaniem fałszywych e-faktur.

13

Page 14: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

Wystawiane e-faktury trzeba jakoś przekazać odbiorcom. Najlepszym sposobem wcale nie jest poczta elektroniczna, lecz właśnie elektroniczny listonosz.

Za jego pośrednictwem użytkownik może przesyłać do wskazanych przez siebie kontrahentów dowolne dokumenty elektroniczne, w tym oczywiście e-faktury. W przekazywaniu e-faktur całkowicie pomijany jest kanał poczty elektronicznej, co zwiększa poziom bezpieczeństwa odbiorców dokumentów. Nadawca zaś, dzięki usługom e-listonosza ma lepszy wgląd w proces odbioru i akceptacji faktury przez swojego klienta.

Funkcję elektronicznego listonosza pełni serwis miedzyfirmami.pl, stworzony przez Sage.

Jak działa elektroniczny listonosz?

Jak działa miedzyfirmami.plBy skorzystać z usługi serwisu, użytkownicy muszą przejść szybki etap rejestracji. Jest on niezbędny m.in. ze względu na gwarancję, że przesłany do odbiorcy plik został autoryzowany przez nadawcę.

Przesyłanie dokumentów jest bardzo łatwe: wystarczy w panelu serwisu wybrać konkretny dokument zapisany na dysku i zatwierdzić wysyłkę. To wszystko. Wskazany plik jest wczytywany na serwer i natychmiast do odbiorcy wysyłana jest wiadomość e-mail z informacją o oczekującej przesyłce. Odbiorca również w łatwy sposób odbiera plik – korzystając z panelu serwisu wczytuje go na swój dysk. Jednocześnie nadawca otrzymuje mailem powiadomienie o odbiorze przez adresata konkretnego dokumentu (dodatkowe potwierdzenie odbioru).

Elektroniczny listonosz to serwis internetowy do bezpiecznej wymiany e-faktur. Funkcję e-listonosza pełni opracowany przez Sage serwis miedzyfirmami.pl. Po zarejestrowaniu się, firmy mogą nadawać do swoich kontrahentów i odbierać od nich dowolne dokumenty elektroniczne.

14

Page 15: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

Jak działa elektroniczny listonosz?

Co zyskujesz dzięki usługom miedzyfirmami.pl:• Wysłanie e-faktury przez serwis miedzyfirmami.pl

jest równoznaczne z potwierdzeniem jej odbioru u Twojego klienta!

• Po nadaniu e-faktury w trybie on-line jesteś informowany mailem o statusie jej doręczenia (odbiór i akceptacja po stronie klienta).

• Twój klient może odebrać e-fakturę już w chwili jej nadania. Maksymalne skrócenie transferu e-faktur do odbiorców przyspiesza zapłatę Twoich należności.

• Za pośrednictwem serwisu możesz wysyłać e-faktury dowolnym kontrahentom, nawet tym, którzy nie zostali zarejestrowani w serwisie.

• Twój klient nie będzie mógł już powiedzieć, że wysłany do niego mail z fakturą nie dotarł, został przypadkiem usunięty lub trafił do spamu.

• Elektroniczny listonosz to najbezpieczniejszy kanał do wymiany e-dokumentów. Korzystając z jego usług eliminujesz ryzyko związane z krążącymi w sieci fałszywymi e-fakturami i mailami od nieautoryzowanych nadawców.

• Usługi serwisu miedzyfirmami.pl są bezpłatne dla przedsiębiorców wysyłających w ciągu miesiąca do 5 e-faktur.

Miedzyfirmami.pl w obiegu dokumentów to spore oszczędności!Serwis miedzyfirmami.pl może być integralnym ogniwem elektronicznego obiegu dokumentów między Twoją firmą i kontrahentami. Przychodzące e-faktury mogą być pobierane automatycznie (bez udziału człowieka) do Twojego systemu finansowo-księgowego, wchodząc w ustalony w firmie proces rozliczania kosztów, podatków i księgowania. Podobnie e-faktury wystawione w Twoim oprogramowaniu mogą być automatycznie wysyłane do klientów – bez potrzeby logowania się do serwisu.

15

Page 16: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

Co nas czeka w zakresie zmian prawnych? Oto kilka faktów:

e-Faktury to konieczność, ale jednocześnie szansa na konkretne oszczędności!

Przyszłość e-faktur w Polsce i UE

Coraz popularniejsze stosowanie e-faktur w obiegu gospodarczym to jedna z konsekwencji rozwoju technologii. Mimo że Polacy zazwyczaj szybko przyjmują innowacje, Polska wśród krajów Unii Europejskiej jest na szarym końcu w zakresie stosowania faktur elektronicznych. Wynika to

z ograniczeń prawnych, które niestety aż do końca 2012 r. utrudniały przedsiębiorcom posługiwanie się e-fakturami. Teraz możemy nadrabiać dystans, tym bardziej, że prawo w UE i w Polsce będzie dalej ewoluować w stronę upowszechniania e-faktur.

• w maju 2014 r. Parlament Europejski ogłosił Dyrektywę w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (2014/55/EU). Dyrektywa narzuci do 2017 r. całej administracji państw członkowskich oraz wszystkim przedsiębiorstwom realizującym zamówienia publiczne i wykorzystującym środki unijne obowiązek wymieniania się fakturami wyłącznie w postaci elektronicznej, w standardzie pozwalającym systemom informatycznym automatycznie przetwarzać zawarte w e-fakturach dane. Nie będzie więc można stosować np. zwykłych plików PDF lub obrazów skanowanych faktur papierowych.

• W maju 2014 r. Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania (KWFEF), działające pod patronatem resortów gospodarki i finansów, zarejestrowało pierwszy w Polsce standard elektronicznej

faktury zgodny z unijną dyrektywą. Standard ten został opracowany przez Sage i jest udostępniany za darmo wszystkim zainteresowanym przedsiębiorcom!

• Zarówno Ministerstwo Gospodarki jak i Ministerstwo Finansów zapowiedziały, że w Polsce Dyrektywa 2014/55/EU ma zostać zaimplementowana możliwie szybko.

• Komisja Europejska chce do roku 2018 wypracować rekomendowany w UE standard e-faktury. Jego stosowanie ma m.in. ułatwić międzynarodową współpracę gospodarczą.

• Komisja Europejska chce, by do roku 2020 fakturowanie elektroniczne było w UE dominująca formą fakturowania.

16

Page 17: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

Źródło: Krajowa Izba Rozliczeniowa

Wielka Brytania

0% 30%10% 40% 60% 80%20% 50% 70% 90%

Łotwa

Estonia

Litwa

Dania

Węgry

Czechy

Niemcy

Rosja

Szwecja

Austria

Rumunia

Słowacja

Finlandia

Noregia

Polska

Przedsiębiorstwa wysyłające e-faktury w UE

1,5 mldWłaśnie tyle faktur w ciągu roku jest w Polsce wystawianych przez wszystkie podmioty gospodarcze i organizacje.

17

Page 18: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

Dołącz do Strefy dla Księgowych i skorzystajz atrakcyjnych przywilejów:

promocja Twojego biurawsparcie merytorycznezniżki na oprogramowanie Sageinspiracje do rozwoju zawodowegozniżki na szkolenia i prenumeratę prasy fachowejprezenty dla Ciebie i Twoich klientów

Więcej na www.sage.com.pl/strefa-dla-ksiegowychlub zadzwoń na +48 22 417 93 33

Page 19: Elektroniczne Faktury/media/markets/pl/files/... · • Upowszechniające się PDF-y będące jedynie cyfrowym obrazem faktury nie zawierają w sobie metadanych, przez co w żaden

Sage sp. z o.o.ul. Kolejowa 5/701-217 WarszawaT. +48 22 455 56 00F. +48 22 455 57 00www.sage.com.pl