Yin i Yang czy Mars i Wenus? ECM a Digital Workplace
36
Yin i Yang czy Mars i Wenus? Grzegorz Rudno-Rudziński ECM a Digital Workplace
-
Upload
unity-sa -
Category
Social Media
-
view
218 -
download
0
description
Obecnie usługi Contium w zakresie SharePoint świadczone są pod markę Intratic. www.intratic.eu Ostatnio kilka osób pytało mnie o genezę używanych przez Grupę Unity pojęć i terminów. Czym jest właściwie Digital Workplace i dlaczego w artykułach na naszym blogu używamy tego terminu skoro nie istnieje taka klasa systemu informatycznego? Pytań było więcej. Jak mają się do tego wdrażane przez nas platformy SharePoint i Office365? Czy zaliczymy je do Digital Workplace, czy może do Enterprise Content Management System? A nasz intranet – jakie zajmuje miejsce w tej klasyfikacji? Kiedy już mówimy o Digital WorkPLACE to dlaczego nie używamy pojęcia Digital WorkSPACE? Faktycznie, pojęcia ECM oraz Digital Workplace w Polsce nie są powszechnie używane i rozumiem, że wciąż mogą budzić konsternacje. Dlatego uznałem, że warto spróbować uporządkować tę terminologię. Część z tych pojęć pochodzi ze świata producentów systemów IT, a część od ekspertów zajmujących się komunikacją i często nachodzą na siebie znaczeniowo. Zacznijmy od pojęć ze świata IT 1 Podstawowym pojęciem w tym obszarze jest Enterprise Content Management (ECM), czyli strategie, metody i narzędzia wykorzystywane do gromadzenia, zarządzania, przechowywania, utrzymania i dostarczania treści i dokumentów związanych z procesami organizacyjnymi. Narzędzia i strategie ECM umożliwiają zarządzanie nieustrukturyzowaną informacją organizacji, wszędzie tam, gdzie istnieją takie informacje (więcej na ten temat znajdą Państwo na stronach Association for Information and Image Management). Pojęciem tym posługuje się także Gartner w badaniach rynku na temat rozwiązań ECM. Gartner porównuje nie tylko pojedyncze rozwiązania, ale wszystkich producentów, których zestaw oprogramowania zapewnia ECM w pełnym zakresie i jest oferowany w dużej globalnej skali. Dla Gartnera rozwiązanie ECM musi zawierać następujące komponenty: ◾Social Content ◾Extended components ◾Document management ◾Image-processing applications ◾Workflow/BPM ◾Records management ◾Web CM Poniższe procenty to wagi elementu w końcowej ocenie systemu. 2 Gartner analizuje także zamiany jakie zachodzą na tym rynku, co widać w raporcie o rynku ECM na 2013. 3 Magic Quadrant for Enterprise Content Management 2013 W powyższym zestawieniu widać firmy oferujące rozwiązania ECM, których jest obecnie ponad 20. Na przykład firma Microsoft posiada kilka produktów ECM, które zapewniają jej wysoką pozycję w tym rankingu. Są to: ◾SharePoint ◾Exchange ◾Yammer ◾Skype ◾Lync ◾Office 365 reszta na http://www.microsoftblog.pl/2013/12/yin-i-yang-czy-mars-i-wenus-o-roznicy-miedzy-ecm-a-digital-workplace/
Transcript of Yin i Yang czy Mars i Wenus? ECM a Digital Workplace
Yin i Yang czy Mars i Wenus?
Grzegorz Rudno-Rudziński
ECM a Digital Workplace
www.unity.pl
Agenda
ECM – co to jest?
ECM – kierunki rozwoju
ECM a Digital Wokplace
Dlaczego SharePoint?
Kliknij, aby edytować style wzorca tekstu
Kliknij, aby edytować style wzorca tekstu
ECM – co to jest?
www.unity.pl
Enterprise Content Management (ECM)
Enterprise Content Management (ECM) to strategie, metody i narzędzia wykorzystywane do gromadzenia, zarządzania, przechowywania, utrzymania i dostarczania treści i dokumentów związanych z procesami organizacyjnymi. Narzędzia i strategie ECM umożliwiają zarządzanie nieustrukturyzowaną informacją organizacji, wszędzie tam, gdzie istnieją takie informacje.AIIM (Association for Information and Image Management)
www.unity.pl
ECM – zakres oprogramowania
Źródło: http://www.gartner.com/
Document management; 15%
Image-processing ap-plications; 18%
Workflow/BPM; 22%
Records management; 13%
Web CM; 7%
Social content; 15%
Extended components; 10%
www.unity.pl
Źródło: http://www.gartner.com/
Magic Quadrant for Enterprise Content Management 2013
Główne aspekty rozwoju ECM
www.unity.pl
To najczęściej wspierany technologią zakres, ponieważ daje policzalne korzyści w postaci: oszczędności czasu; usprawnienia procesów; redukcji kosztów; przyspieszenia procesu wprowadzania zmian i produktów. Główne funkcjonalności: wsparcie zdalnej komunikacji – np. czaty, komunikatory, udostępnianie aplikacji i obrazu; zarządzanie cyklem życia treści w procesie biznesowym – np. życie umów, wzorców
dokumentów, procedur; zarządzanie i komunikacją w projekcie – witryny projektowe, pulpity kierownicze.
(1) Współpraca
www.unity.pl
duża zmienność organizacji powoduje, że papierowe procedury nie nadążają za trendami
wiele firm przenosi swoje procesy na platformę pozwalają na prototypowanie i ciągły rozwój szybsze wejście do ludzi do organizacji unikalna wiedza zamknięta w procesach, a nie ludziach
(2) Workflow/BPM
www.unity.pl
wzrost ilości dokumentów = wzrost krytyczności
Możemy skalkulować optymalny poziom dostępności tzn. które treści są krytyczne, a które nie – nie
musi być ten sam ile kosztuje nas zapewnienie SLA –
wirtualizacja, redundnatność ile kosztuje nas brak SLA – np. system
nie jest dostępny przez dzień roboczy bezpieczeństwo, a dostępność zdalna
(3) Zapewnienie ciągłości działania
www.unity.pl
Kategoryzacja treści (obrazów, dokumentów, e-maili, dokumentów tekstowych, tzn. wszystkich treści elektronicznych) do przyszłego użycia w oparciu o taksonomię
Wyszukiwarka jedną z największych korzyści z silnego systemu ECM
(4) Taksonomia i Nawigacja Taksonomia = narzędzie organizacji informacji, na podstawie indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa
www.unity.pl
Duże dedykowane rozwiązania na prywatnych lub dedykowanych chmurach
Lekkie rozwiązania i dla małych organizacji – SaaS
SaaS narzuca podeście dostosowania się do systemy, a nie użytkownika
Producenci ECM „wepchną” nas do chmury szybciej niż chcemy
(5) Chmura
www.unity.pl
duże organizacje chcą coraz częściej wdrażać podobnie jak średnie – szybko i prosto; w średnich firmach ludzie chcą mieć wszystko, jak w prywatnych
społecznościówkach? portalach społecznościowych? – prosto i intuicyjnie; przy projektach przechodzą na kopiowanie plików do prywatnych chmur itp. – szybko i
zwinnie.
(6) Prostota
Man
aged Document &
Record Management
Stru
ctru
red Collabortion
& Workflow
Unm
anag
ed File Management jako SaaS
www.unity.pl
Interfejsy Balans pomiędzy powtarzalnymi procesami, a wsparciem ważnych wyjątków
(7) Jednolita platforma dostępu
Jednak sam system to nie wszystko!
www.unity.pl
Badania 4th Annual IT Adoption Insight Report zrobione przez Oracle, w 2012 roku wykazały, że:
efektywność wykorzystania oprogramowania przez przedsiębiorstwa spadła w porównaniu do dwóch ostatnich lat
użytkownicy doświadczają straty wydajności na poziomie około 17%, co oznacza tyle, że każdy piątek mają w teorii wolny
Annual IT Adoption Insight Report
www.unity.pl
Środowisko cyfrowe pracy, która nie jest fizyczna.Agreguje zestaw technologii, w których pracujemy jak np. intranet komunikacyjny, collaboration wokspace, komunikatory i videokonferencje, mikroblogi, systemy HR, e-mail, aplikacje mobilne, CRM itp.
Digital Workplace
www.unity.pl
Intranet czy social networking?
Czy powinniśmy zastąpić nasz intranet platformą social networking ?
www.unity.pl
1 2User Centric Design - korzyści
Podejście zorientowane na użytkownika podnosi satysfakcję Klientów o 40 %. Końcowi użytkownicy i klienci są bardziej zadowoleni, jeśli system oferuje adekwatne usługi dostosowane do ich potrzeb i oczekiwań (Gartner Group).
Koszt rozwiązania problemów użyteczności w fazie projektowej to1 dolar, 10 USD w fazie wdrażania, a 100 USD, kiedy produkt ujrzy światło dzienne" (IBM za Robert Pressman “Software Engineering: A Practitioner's Approach”)
www.unity.pl
Dlaczego inwestujemy w Digital Workplace
Jane McConnell, Digital Workplace Trends 2013http://www.digital-workplace-trends.com/
www.unity.pl
Najczęściej oferowany Najszybciej daje korzyści
(1) Koordynacja współpracy zespołowej
Collaboration Wokspace to rozwiązania umożliwiające zdalną współpracę
www.unity.pl
„Nasze systemy powinny przynajmniej pomóc nam odnaleźć siebie wzajemnie”Ross Mayfield, założyciel Socialtext
znalezienie właściwych ludzi rosną organizacje i liczba kontaktów potrzebne pełne profile, łączenie
ludzi z treścią, umiejętnościami, … identyfikacja także po prywatnych
zainteresowaniach
(2) Wyszukiwanie ludzi
www.unity.pl
73% z najmniej udanych inicjatyw zmian prowadzone były przez ludzi ze słabym networkingiem
93% udanych inicjatyw zmian były prowadzone przez liderów z silnych networkingiem Badanie NEHRA and Partnering Resources, 2009
Dyfuzja informacji w organizacji opiera się na strukturze naszych relacji
Sieć pozytywnie wpływa na komunikację i wydajność
Czym większa organizacja lub sieć partnerska, tym system wspierającybardziej krytyczny
(3) Networking
www.unity.pl
Digital Workplace zakres
Jane McConnell, Digital Workplace Trends 2013http://www.digital-workplace-trends.com/
www.unity.pl
im większa specjalizacja, tym ciężej się spotkać;
zadania wypełniają nasze kalendarze, a mamy mniej czasu na spotkania;
paradoksalnie, im większa specjalizacja, tym większa współzależność i konieczność komunikacji;
jedyne rozwiązanie spotkania wirtualne;
digital workplace musi wspierać ludzi w spotkaniach, rozmowie, poznawaniu się i współpracy, w stałych i zmiennych zespołach
.
(4) Spotkania
www.unity.pl
oddaleni powyżej 50 metrów specjaliści przestają się komunikować;
Digital Workplace jest substytutem bliskości;
(5) Komunikacja
ECMy długo skupiały się na komunikacji formalnej, procesowej
brak wsparcia wymiany 2 kierunkowej przyczynił się do nadużywania e-maili, które są tak powszechne w organizacji .
www.unity.pl
Dependencies Goal
Device Environment
The right capabilitiesprovided in the right way
Business context/usage situation
Services
Capabilities
Products
Meeting Communicating Sharing
Coordinating Finding peoplePerforming
tasks
Networking CreatingFinding
information
Service Service
Collaborationplatform
UC tools CRM systemProductivity
tools
Task
Jak sprawić, aby Digital Workplace zadziałał?
www.unity.pl
Opór przed procesem Digital Workspace, a nie projektem ECM wychodzi głównie ze strony managerów średniego stopnia;
Różna perspektywa czasowa decyzji Specjalista – myśli o tym, co go otacza – mobile i web 2.0 Senior manager – myśli z perspektywą strategii za 5 lat, gdy mobile i
social będę wszędzie i zaczniemy myśleć, jak wykorzystać Web 3.0 Manager średniego stopnia musi uzyskać efektywność w skali roku, gdzie
nie ma korzyści, a jedynie koszty zmiany
Opozycja do zmian
A jak w Polsce?
www.unity.pl
Platformy ECM – popularność w Polsce
www.google.com/trends
www.unity.pl
Konkurenci spoza listy top ECM
www.google.com/trends
www.unity.pl
Microsoft, a ECM i DW
www.unity.pl
ECM, a dalszy ciąg konferencji
Document management;
15%
Image-processing applications; 18%
Workflow/BPM; 22%
Records management;
13%
Web CM; 7%
Social content; 15%
Extended components; 10%
Maciej Pondel, Grupa Unity Workflow – obieg możliwości
Simon Wright, Nintex Nintex –Workflow for everyone, anywhere, anytime
Jarosław Sokolnicki, Microsoft Informacja pod kontrolą – Usługa SharePoint Online Office 365
Maciej Witkowski, Kodak alaris Przechwytywanie i organizowanie informacji w celu usprawnienia procesów biznesowych – Kodak Info Activate Solution.
www.unity.pl
Marek Witkowski, Suedzucker Polska SharePoint w Suedzucker Polska
Jacek Szczepiński, Viacon Polska Wykorzystanie SharePointa w procesach Viacon
Maciej Pondel, Grupa Unity, Katarzyna Grzelak, Wydawnictwo Nowa Era Case Study wdrożenia system obiegu umów
Digital Workplace – przykłady
Kurt Kragh Sørensen, IntraTeam– Best Practices for Enterprise Search
Dziękuję za uwagę!
