2IK0007

www.PortalKadrowy.pl

12 bdw ewidencji czasu pracy

Dominik Wajda

PE

RS

ON

EL

2 www.PortalKadrowy.pl


Spis treci

Bd 1: pomijanie niektrych okresw zaliczanych do czasu pracy ................................................... 3Bd 2: niezaznaczanie rodzajw dni wolnych oraz pomijanie pracy w te dni .................................... 3Bd 3: pomijanie pojedynczych godzin pracy w nocy ...................................................................... 4Bd 4: pomijanie godzin nadliczbowych ......................................................................................... 4Bd 5: niezaczanie wniosku o oddanie czasu wolnego ................................................................. 5Bd 6: wykazywanie zawsze 8-godzinnej pracy, nawet w systemie rwnowanym ......................... 6Bd 7: pomijanie niektrych dyurw ............................................................................................. 6Bd 8: bdne ewidencjonowanie urlopu w systemie rwnowanym .............................................. 6Bd 9: brak wyszczeglnienia rodzaju zwolnienia od pracy ........................................................... 6Bd 10: wypoyczanie pracownikom oryginau karty ...................................................................... 7Bd 11: uzupenianie ewidencji z duym opnieniem lub na zapas ........................................... 7Bd 12: zbyt krtkie lub niewaciwe przechowywanie ewidencji ................................................... 8

AutorDominik Wajda

WydawcaPiotr Gawroski

Redaktor prowadzcyAnna Makarczuk

Symbol 2IK0007

ISBN 978-83-269-0916-0

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.Warszawa 2011

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.03-918 Warszawa, ul. otewska 9a,www.wip.pltel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

Publikacja 12 bdw ewidencji czasu pracy chroniona jest prawem autorskim. Przedruk mate-riaw bez zgody wydawcy zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powoaniem si na rdo. Zaproponowane w tym poradniku wskazwki, porady i interpretacje dotycz sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku moe wymaga dodatkowych pogbio-nych konsultacji. Publikowane rozwizania nie mog by traktowane jako oficjalne stanowisko organw i urzdw pastwowych. W zwizku z powyszym redakcja nie moe ponosi odpowie-dzialnoci prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazwek, przykadw, informacji itp. do konkretnych przypadkw.

Zamwienia: tel. 22 518 29 29, e -mail: [email protected]

3www.PortalKadrowy.pl


Bd 1: pomijanie niektrych okresw zaliczanych do czasu pracy

Do czasu pracy zaliczane s nie tylko okresy wykonywa nia pracy. Czasem pracy jest te np. czas prze-kazywania stanowiska pracy innemu pracownikowi. Gdy inspektor PIP stwierdzi rozbienoci pomi-dzy kart ewidencji czasu pracy a pozostaymi dokumentami powiadczajcymi czas wykonywanej pracy (np. kart zegarow, tarcz tachografu kierowcy, zestawieniem godzin logowania si w syste-mie komputerowym), zbada zwykle, dlaczego nie wszystkie godziny uwzgldniono w karcie. Zada wyjanie, gdy np. z karty zegarowej wynika, e pracownik przebywa w zakadzie przez 9 godzin, a w ewidencji zapisanych zostao tylko 8 godzin.

Naley ewidencjonowa faktyczny czas pracy, a nie wpi sywa do karty zawsze 8 godzin. Nie znaczy to jednak, e w karcie uwzgldnia si rwnie np. czas, przez jaki pracownik oczekiwa w firmie na transport do domu nie wykonujc adnych zada. W typowym przypadku czasu oczekiwania na transport do domu czy te oczekiwania na prac w szatni bd stowce zakadowej nie zalicza si bowiem do czasu pracy. Nie trzeba wic tego czasu ewidencjonowa i za niego paci.

Gdyby jednak w czasie oczekiwania na godzin rozpo czcia pracy pracodawca zleci osobom przeby-wajcym w zakadzie pracy jakie czynnoci (np. napraw urz dzenia na stanowisku pracy itp.), wwczas naleaoby przyj, e z t chwil czas pracy rozpocz si i naley go ewidencjonowa.

Na wypadek kontroli PIP warto gromadzi odpowiednie dowody, np. dokumenty, wydruki doty-czce liczby godzin, w jakich pracownik by zalogowany w systemie informatycznym firmy. Dziki temu pracodawca bdzie mg udowodni, e np. przebywanie pracownika w zakadzie po go-dzinach nie wizao si ju z wykonywaniem pracy.

Bd 2: niezaznaczanie rodzajw dni wolnych oraz pomijanie pracy w te dni

W niektrych zakadach pracy w ewidencji uwzgld niany jest tylko czas pracy wynikajcy z rozkadu (har monogramu) czasu pracy. Brak natomiast informacji, e pracownik zosta wezwany do pracy w niedziel lub wito, ktre nie byo dla niego normalnym dniem pracy czy te w tzw. woln sobot. Wie si to czsto z bra kiem wyszczeglnienia, z jakiego tytuu zosta udzielony pracownikowi dany dzie wolny.

W karcie ewidencyjnej naley uwzgldni rwnie prac w wolne niedziele i wita oraz w dniu wolnym z tytuu 5-dniowego tygodnia pracy (s to najczciej tzw. wolne soboty), i to niezalenie od tego, czy pniej zosta pracownikowi udzielony w zamian za to inny dzie wolny.

Trzeba rwnie zaznaczy, w ktrym dniu pracownik otrzyma w zamian dzie wolny, a jeeli doszo do pracy nadliczbowej (np. ponad 8 godzin na dob) rwnie fakt pracy nadliczbowej.

Zamiast oglnego oznaczania dni wolnych (np. jako W) wskazane jest zaznaczanie, z jakiego tytuu przysugiwa dany dzie wolny, np.: Wn wolne z tytuu niedzieli, W5 wolne z tytuu 5-dniowego tygodnia pracy,



Wh dzie wolny harmonogramowo, wynikajcy np. z faktu, e w inne dni pracownik pra-cuje po 12 godzin (np. w systemie rwnowanym).

Dziki temu wiadomo, czy normy czasu pracy s zachowane. Jasne bdzie te, jak rozlicza pra-cownikowi nadgodziny (np. nadgodziny dobowe powstajce w dniu wolnym oznaczonym jako Wn musz by rozli czane dodatkiem 100%, a nadgodziny dobowe, ktre wystpiy w dniu wolnym oznaczonym jako Wh, mog by rozliczane wynagrodzeniem z dodatkiem 50% jeli nie wystpuj w nocy).

Bd 3: pomijanie pojedynczych godzin pracy w nocy

Zdarza si, e godziny nocne ewidencjonowane s tylko wtedy, gdy cay czas pracy przypada w porze nocnej. Natomiast pomija si pojedyncze godziny. Przykadowo, gdy u pracodawcy pora nocna usta-lona zostaa w godzi nach od 22.00 do 6.00, a pracownik rozpoczyna prac o godzinie 5.00, do karty czsto nie jest wpisywana ta 1 godzina pracy nocnej.

Koniecznie naley uwzgldni w karcie wszystkie nawet pojedyncze godziny pracy nocnej.

Bd 4: pomijanie godzin nadliczbowych

U niektrych pracodawcw w ewidencji wpisywany jest jedynie czas pracy wynikajcy z rozkadu (np. zawsze 8 godzin). Tymczasem podczas kontroli PIP okazuje si, e istniej inne dokumenty potwierdzajce dusz prac, ni to wykazano w karcie ewidencji. Niektrzy pracodawcy ewidencjo-nuj bowiem nadgodziny w osobnych zeszytach i wypacaj dodatkowe wynagrodzenie w formie premii uznaniowej lub podwyszaj podstawowe wynagrodzenie, uzgadniajc z pracownikiem, e nie bd paci osobno za nadgodziny. Takie rozwizania nie s jednak zgodne z prawem, a nawet bywaj obarczone sporym ryzykiem. Wielu pracownikw kieruje bowiem w tym zakresie spra wy do PIP oraz do sdw pracy.

Naley ewidencjonowa nie tylko normalne godziny pracy pracownikw, ale take czas przepracowany w nadgodzi nach. Nie wolno pomija nadgodzin w ewidencji nawet wwczas, gdy s prawidowo rekompensowane. Przy okazji warto zaznaczy, e nadgodziny mona rozlicza i wyna gradza wy-cznie w sposb okrelony w Kodeksie pracy, a nie np. za pomoc premii uznaniowych, co potwierdza Sd Najwyszy.

Zdaniem Sdu Najwyszego

Uzgodnienie z pracownikiem wynagrodzenia za prac w godzinach nadliczbowych w formie premii uznanio wej nie zwalnia pracodawcy z obowizku zapaty za prac faktycznie wykonan w tych godzinach.Wyrok SN z 18 lipca 2006 r., I PK 40/06

Ponadto naley pamita, e w postpowaniu sdowym w sprawie o zapat wynagrodzenia za prac w godzinach nadliczbowych sd pracy bardzo czsto da od pracodaw cy przedstawienia ewidencji czasu pracy z uwzgldnieniem przepracowanych nadgodzin. Jej nierzetelne prowadzenie w tym



zakresie lub zupeny brak ewidencjonowania nad godzin (np. zagubienie przez pracodawc kart ewidencji czasu pracy) bdzie wwczas okolicznoci obciajc pracodawc.

Nie mona przyj, e ciar dowodu w zakresie czasu pracy obarcza wycznie pracownika, ktry dochodzi roszcze z tym zwizanych. To bowiem pracodawca jest obowizany prowadzi ewi-dencj czasu pracy, z uwzgldnieniem pracy w godzinach nadliczbowych, ktr udostpnia na danie pracownika. Sd powi nien zatem wymaga od pracodawcy przedoenia takiej doku-mentacji, a w przypadku jej braku uzyska szczegowe wyjanienia odnonie zgaszanych przez pracownikw roszcze.Z uzasadnienia wyroku SN z 23 listopada 2001 r., I PKN 678/00

Przykad Pracownik pozwa pracodawc o zapat za nadgodziny. Sd pracy zada od pracodawcy przedsta-wienia ewidencji czasu pracy, jednak ten owiadczy, e ewidencja zagina.

Sd uzna, e w takiej sytuacji naley zbada wszystkie dostpne dokumenty potwierdzajce liczb przepracowanych godzin (np. zapiski dokonywane przez pracownika, zeszyty wyj i wej, elek-troniczny system potwier dzania obecnoci). Stwierdzi te, e zagubienie dokumentacji obcia pra-codawc, a ju na pewno nie moe dziaa na niekorzy pracownika. To na pracodawcy spoczywa przecie obowizek prawidowego prowa dzenia ewidencji czasu pracy.

Bd 5: niezaczanie wniosku o oddanie czasu wolnego

Jeeli pracodawca udziela pracownikom czasu wolnego za przepracowane nadgodziny w proporcji 1:1, ma obowizek najpierw uzyska pisemny wniosek w tej sprawie od pra cownika. Typowe bdy to rekompensowanie nadgodzin w proporcji 1:1 (zamiast w proporcji 1:1,5) bez pisem nego wniosku czy te pozyskiwanie takich wnioskw po dacie odbioru nadgodzin lub przechowywanie wnioskw w innym miejscu ni razem z kart. W niektrych dziaach kadr wnioski takie s bowiem umieszczane np. w aktach osobowych. Nie jest to prawidowe, gdy obowizujce przepisy wyranie nakazuj do-cza je do indywidualnej karty ewidencji czasu pracy. Zreszt gdy pracodawca dostosuje si do tego przepisu, czeka go mniejszy stres w trakcie kontroli PIP, jeli inspektor bdzie chcia spraw dzi, czy ma wszystkie wymagane wnioski. Pracodawcy bdzie te atwiej kontrolowa, czy waciwie udzielono pracownikom czasu wolnego za nadgodziny.

UWAGA!

Bdem jest te czekanie z przyjciem od pracownika wniosku o odbir godzin nadliczbowych po zako czeniu okresu rozliczeniowego, w ktrym nadgodzi ny powstay. Jeli bowiem w momencie zakoczenia okresu rozliczeniowego pozostaj jakie nieodebrane nadgodziny, co do ktrych pracownik nie wnioskowa o termin ich odbioru (choby wykraczajcy poza ten okres rozliczeniowy), naley zrekompensowa je jak najszybciej wynagrodzeniem wraz z dodatkiem, bez dalszego cze-kania na wniosek pracownika.

Wniosek o oddanie czasu wolnego za godziny nadlicz bowe trzeba pobra od pracownika przed udzieleniem tego czasu i przed zakoczeniem okresu rozliczeniowego, w ktrym powstay nadgodziny, a take od razu zaczy go do jego karty ewidencji czasu pracy.



Bd 6: wykazywanie zawsze 8-godzinnej pracy, nawet w systemie rwnowanym

W systemie rwnowanym czas pracy mona wydua powyej 8 godzin, np. do 10, a nawet 12 godzin, odpo wiednio skracajc go w innych dniach. W niektrych firmach nie jest to jednak uwzgldniane w karcie ewidencji czasu pracy. Zamiast tego pojawia si tam informacja, e pracownik wiadczy prac codziennie przez 8 godzin. Nie jest to prawidowe!

Naley ewidencjonowa zawsze faktyczne godziny pracy pracownika.

Bd 7: pomijanie niektrych dyurw

W niektrych zakadach ewidencjonowane s jedynie takie dyury, w trakcie ktrych pracownik wy-konywa prac.

Tymczasem przepisy nakazuj ewidencjonowa wszyst kie rodzaje dyurw. Jeeli w trakcie dyuru pracow nik wykonywa prac, wwczas trzeba odpowiednio rozbi czas pracy i czas dyuru, wpisujc we waciwe rubryki (czy oznaczajc w inny sposb) liczb godzin faktycznego dyurowania oraz godzin zaliczanych do czasu pracy.

Bd 8: bdne ewidencjonowanie urlopu w systemie rwnowanym

Zdarzaj si przypadki rozbienoci pomidzy liczb go dzin pracy zaplanowan w rozkadzie czasu pracy a liczb godzin wykorzystanego urlopu wpisan do karty ewidencji czasu pracy. Problem doty-czy zwaszcza pracownikw pracujcych w systemie rwnowanym, ktrych liczba godzin pracy w poszczeglnych dniach bywa rna.

Aby prawidowo wpisa do karty liczb godzin urlopu wykorzystanego, naley zajrze najpierw do rozkadu (harmonogramu) czasu pracy danego pracownika. Na stpnie w karcie trzeba wpisa tak liczb godzin urlopu, jak pracownikowi zaplanowano do przepracowania.

Przykad Jeli pracownik mia przepracowa danego dnia 12 godzin, ale skorzysta z urlopu wypoczynkowego, trzeba zaznaczy wykorzystanie 12 godzin urlopu (a nie 8 godzin). Dlatego najlepiej sporzdza har-monogramy rwnie na te okresy, w ktrych zaplanowano urlop nawet jeli i tak z gry wiadomo, e nie bdzie wtedy wykonywana praca.

Bd 9: brak wyszczeglnienia rodzaju zwolnienia od pracy

Zdarza si, e w niektrych kartach ewidencji czasu pracy znajduje si informacja, i pracownik ko-rzysta z innej usprawiedliwionej nieobecnoci. Brak jest natomiast roz rnienia, czy by to np. urlop okolicznociowy, urlop szkoleniowy bd te tzw. opieka nad dzieckiem.



Z uwagi na rne zasady wynagradzania poszczeglnych okresw niewykonywania pracy konieczne jest wskazywa nie, z jakiego konkretnego rodzaju zwolnienia od pracy pracownik korzysta.

Aby nie mnoy niepotrzebnie dodatkowych rubryk w karcie ewidencji czasu pracy, mona sto-sowa na szerok skal rne symbole np. skrty literowe z objanieniem ich na dole karty ewi-dencji, pod tabel. W ten sposb da si wyrni wiele rodzajw nieobecnoci, dni wolnych itp.

Bd 10: wypoyczanie pracownikom oryginau karty

Zdarza si, e pracownik przychodzi do dziau kadr i prosi o udostpnienie jego karty ewidencji czasu pracy z danego miesica, kwartau itp. Wwczas czsto pracodawca po prostu daje mu orygina karty i nie zawsze kontrolu je, czy pracownik po przejrzeniu karty j zwrci. Jest to bardzo czsty powd zaginicia kart ewidencji, co moe mie negatywne konsekwencje dla pracodawcy (zob. str. 1718).

Pracodawca ma obowizek udostpni pracownikowi imienn kart ewidencji czasu pracy na jego danie (art. 149 1 kp). Jednak orygina tego dokumentu jest wasnoci pracodawcy i to on musi go przechowywa. Nie naley wic wydawa pracownikowi oryginau karty ewidencji. Mona co naj-wyej umoliwi mu wgld do karty lub jej powielenie, np. skserowanie. Trzeba jednak mie nad tym pen kontrol!

Bd 11: uzupenianie ewidencji z duym opnieniem lub na zapas

Zdarza si, e pracodawca wpisuje stosowne dane do ewi dencji dopiero po pewnym czasie, lub co gorsza ma przygotowan ewidencj na czas, ktry jeszcze nie nasta.

Ewidencja musi by stale aktualizowana. W zalenoci od konkretnego przypadku (wielkoci zakadu pracy, liczby zatrudnionych) naley to robi codziennie lub rzadziej, np. raz na kilkakilkanacie dni. Trzeba j prowadzi oddzielnie dla kadego pracownika od samego pocztku jego zatrudnienia.

Ewidencja nie jest harmonogramem, nie polega na plano waniu pracy, lecz ma odzwierciedla faktycznie wykonan prac. Nie mona wic jej uzupenia na zapas. Poza tym pracownik moe np. w ostatniej chwili zachorowa, co i tak wymagaoby zmiany zapisu w ewidencji.

UWAGA!

Jeli pracodawca chce unikn pomyki przy wypenia niu karty ewidencji czasu pracy, zwaszcza gdy godzi ny pracy w firmie podlegaj duym zmianom, moe w ustalonych odstpach czasu (np. raz na miesic) pokazywa kademu pracownikowi jego kart, aby sprawdzi, czy dane si zgadzaj. Po przejrzeniu karty przez pracownika warto uzyska jego podpis, ktry bdzie stano-wi dowd, e pracownik nie zgasza zastrzee. Podpisywane co miesic przez pracownika karty ewidencji czasu pracy mog okaza si bardzo przydatnym dokumentem w razie sporu z pracowni-kiem dotyczcym np. zapaty za nadgodziny.



Bd 12: zbyt krtkie lub niewaciwe przechowywanie ewidencji

Pracodawcy niekiedy szybko pozbywaj si starych kart ewidencji czasu pracy. Zdarza si te, e prze-chowuj je w nieodpowiednich do tego warunkach w miejscu oglnodostpnym (np. szafce nieza-mykanej na klucz, do ktrej dostp ma wielu pracownikw, take spoza dziau kadr) lub niewaci-wym (np. w aktach osobowych pracownikw).

Imienne karty ewidencji czasu pracy wszystkich pracow nikw wraz z ich wnioskami o odbir czasu wolnego za prac w godzinach nadliczbowych mog by gromadzone w odrbnym segregatorze. Nie mona przechowywa natomiast tych dokumentw w aktach osobowych po szczeglnych pra-cownikw. Naley przechowywa do kumentacj w sprawach zwizanych ze stosunkiem pracy a wic take karty ewidencji czasu pracy w warunkach niegrocych uszkodzeniem lub zniszcze-niem. Nie mona trzyma wic kart ewidencji w miejscu, w ktrym mogy by by np. skradzione. Za niewaciwe przechowywanie dokumentacji kadrowej grozi kara grzywny.

Przepisy prawa pracy nie przewiduj okresu, w jakim na ley przechowywa karty ewidencji czasu pracy. Przyjmuje si, e naley przechowywa te karty przez co najmniej 3 lata. Wynika to z faktu, e po tym okresie roszczenia ze stosunku pracy, w tym te, ktre dotycz czasu pracy, ulegaj przedaw-nieniu. Po tym okresie, gdyby pracownik chcia skutecznie dochodzi swoich roszcze, np. o wypa-t wynagrodzenia za prac w godzinach nadliczbowych, pracodawca moe skutecznie broni si przed sdem pracy, podnoszc zarzut przedawnienia.

Podstawa prawna: art. 94 pkt 9a i pkt 9b, art. 128, art. 149, art. 281 pkt 5 i pkt 6, art. 2981, art. 2982 Kodeksu pracy, rozporzdzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadze-

nia przez pracodawcw dokumentacji w sprawach zwi zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadze nia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.),

rozporzdzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawie-dliwiania nieobecnoci w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnie od pracy (Dz.U. z 1996 r. nr 60, poz. 281 ze zm.),

art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracownikw tymczasowych (Dz.U. z 2003 r. nr 166, poz. 1608 ze zm.).

2IK0007

Documents

Transcript of 2IK0007