Post on 19-Mar-2016
description
Skawina, 20 czerwca 2012 r. 1
Księgowość w organizacji pozarządowej ze szczególnym uwzględnieniem księgowości
projektów realizowanych w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013.
Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie.Organizacja szkolenia pt. „Księgowość w organizacji pozarządowej ze szczególnym uwzględnieniem księgowości projektów realizowanych w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013.” w dniu 20-06-2012 r. Jest współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Działania 431 Funkcjonowanie LGD, objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013. Instytucja Zarządzająca Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013 — Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi.
2
Przepisy prawne• USTAWA o fundacjach Obwieszczenie
Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 maja 1991 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach. (Dz.U. 1991 nr 46 poz. 203 z późn. zm.)
• USTAWA z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz.U. z 1989 r. Nr 20, poz. 104, z późn. zm.)
3
Przepisy prawne• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości (Dz.U. 2009 nr 152 poz. 1223 z późn. zm.) - przepisy dotyczą każdej organizacji, która ma osobowość prawną, czyli jest zarejestrowana w KRS, a także organizacji bez osobowości prawnej, np. stowarzyszeń zwykłych lub klubów sportowych. Kluby sportowe i uczniowskie kluby sportowe, pomimo iż nie są rejestrowane w KRS to – zgodnie z ustawą o kulturze fizycznej – mają osobowość prawną i w związku z tym podlegają wymogom ustawy o rachunkowości.
4
Przepisy prawne• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15
listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr. 137, poz. 1539)
• Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz. U. 2011 Nr 74, poz. 397)
• Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. (Dz. U. Nr. 157, poz. 1240)
5
Przepisy prawne
• Ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.)
• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (Dz. U. 2010 Nr 51, poz. 307)
• Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 (Dz. U. 2011 nr 177 poz. 1054)
6
Przepisy prawne
• Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 8 lipca 2008 w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej w ramach działania „Wdrożenia lokalnych strategii rozwoju objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 - 2013
7
Przepisy prawne• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki
Społecznej w sprawie rocznego sprawozdania merytorycznego z działalności organizacji pożytku publicznego z dnia 23 marca 2011 r. (Dz. U. Nr 80, poz. 434)
• Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie
obowiązku badania sprawozdań finansowych organizacji pożytku publicznego z dnia 23 grudnia 2004 r. (Dz. U. Nr 285, poz. 2852)
8
Księgowość projektu• Księgowość to nie tylko ewidencjonowanie
wydatków, to również sporządzanie sprawozdań i wniosków o zwrot kosztów kwalifikowanych w projekcie
• Zadaniem księgowości jest również analiza finansów projektu i czuwanie nad płynnością finansową projektu (ewentualne zmiany harmonogramu)
9
Księgowość projektu• Za wykonanie obowiązków w zakresie
rachunkowości odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki
• Jednostka powinna posiadać dokumentacje opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, instrukcje sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów uwzględniającą specyfikę dokumentacji związanej z PROW, inne dokumenty wewnętrzne (regulaminy, uchwały, decyzje)
10
Księgowość projektu• Polityka rachunkowości – świadomy wybór
(przyjęcie) zasad rachunkowości, które dopuszczają przepisy prawa
• Żadna przyjęta zasada nie może być sprzeczna z obowiązującymi przepisami prawa
• Księgowość stanowi podstawowy element w procesie zarządzania powierzoną własnością, oraz osiągania największych korzyści z zainwestowanych środków PROW
11
Polityka rachunkowości• Księgowość wymaga ścisłej współpracy służb
finansowo-księgowych z pionami merytorycznymi
• Ustawa o rachunkowości nakłada na wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe obowiązek posiadania dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości
• Zakres polityki wynika z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości i w szczególności powinna zawierać:
12
Polityka rachunkowości• określenie roku obrotowego i jego okresów
sprawozdawczych; • metody wyceny aktywów i pasywów oraz
ustalania wyniku finansowego;• podział kosztów na działalność programową i
administracyjną; • dokumentowanie operacji dowodami
księgowymi; • archiwizacja dokumentów i okres ich
przechowywania; udostępnianie danych oraz dokumentów osobom trzecim;
13
Polityka rachunkowości• zasady amortyzacji; • sposób inwentaryzacji; • sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
(wykaz kont księgi głównej oraz ewidencji analitycznej czyli plan kont);
• metody prowadzenia ewidencji zapasów; • zasady wyceny aktywów i pasywów oraz
ustalenia wyniku finansowego; • opis systemu przetwarzania danych (przy
korzystaniu z systemów komputerowych) oraz system zabezpieczania dokumentów
14
Polityka rachunkowości
W polityce rachunkowości powinna zostać także wskazana osoba odpowiedzialna za przestrzeganie wszystkich procedur określonych w polityce rachunkowej organizacji i odpowiednich przepisach. Każda zmiana zasad powinna znaleźć się w aneksie, podpisanym przez osoby do tego upoważnione.
Prawidłowe sporządzenie polityki ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczania środków w ramach projektów PROW.
15
Zakładowy plan kont• jest integralnym elementem polityki
rachunkowości
• ustala:- wykaz kont księgi głównej- zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych
(ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami księgi głównej
- należy w nim określić sposób wyodrębnienia ewidencji projektu PROW (może to polegać na wyodrębnieniu kont na poziomie syntetycznym lub analitycznym)
16
Wyodrębnienie ewidencji księgowej
• Konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów realizowanych w ramach PROW wynika wprost art. 75 ust. 1 lit.c) pkt i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 2005 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW)
• Obowiązek powyższy został również wskazany w obowiązujących od dnia 17 maja 2010 roku instrukcjach do wypełniania wniosku o płatność dla poszczególnych działań PROW 2007-2013.
17
Wyodrębnienie ewidencji księgowej
• Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i możliwości jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z projektami PROW beneficjentów dzielimy na:
- Prowadzących pełną księgowość,
- Pozostałych nieprowadzących pełnej księgowości.
18
Wyodrębnienie ewidencji księgowej
• Wymóg zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej nie zaś odrębnych ksiąg rachunkowych
• Jednostka może tego dokonać poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające na:
19
Wyodrębnienie ewidencji księgowej
• Wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, w układzie umożliwiającym uzyskanie informacji wymaganych w zakresie sprawozdawczości i kontroli oraz w zakresie sporządzania zestawienia z komputerowego systemu księgowego. Wyodrębnienie obowiązuje dla wszystkich zespołów kont, na których będzie dokonywana ewidencja zdarzeń związanych z operacją.
20
Wyodrębnienie ewidencji księgowej
lub• Wprowadzenie wyodrębnionego kodu
księgowego dla wszystkich transakcji oraz kont księgowych związanych z danym projektem. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawień, lub rejestru dowodów księgowych w tym komputerowych, w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie zdarzenia związane tylko z daną operacją.
21
Wyodrębnienie ewidencji księgowej
• Wyodrębniony kod księgowy powinien umożliwić sporządzenie zestawienia obejmującego przynajmniej następujący zakres danych:
- nr dokumentu źródłowego,- nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu- datę wystawienia dokumentu,- kwotę brutto netto dokumentu,- kwotę kwalifikowaną dotyczącą projektu,
22
Wyodrębnienie ewidencji księgowej
• Beneficjent stosując rozwiązanie polegające na wprowadzeniu kodu księgowego zobowiązany jest przy składaniu wniosku o płatność (zwrotu kosztów) do sporządzenia techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego (oraz załączenia wydruku) Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem
23
Wyodrębnienie ewidencji księgowej
• W przypadku beneficjentów którzy nie są zobowiązani na podstawie aktualnych przepisów do prowadzenia pełnej ewidencji księgowej wymóg zapewnienia wyodrębnionej dla projektu ewidencji może być spełniony poprzez comiesięczne sporządzanie w postaci arkusza kalkulacyjnego Zestawienia wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji.
24
Wyodrębnienie ewidencji księgowej
• Dokument należy sporządzić zgodnie z wzorem ustalonym we wniosku dla Wykazu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty.
• Zestawienie to powinno obejmować wszystkie koszty poniesione w związku z realizacją operacji w ramach projektu PROW (kwalifikowane i niekwalifikowane).
25
Wyodrębnienie ewidencji księgowej
• Zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji powinno być przechowywane przez Beneficjenta przez okres realizacji operacji oraz w tzw. okresie związania celem.
26
Wyodrębnienie ewidencji księgowej
• Należy tu przypomnieć iż Stowarzyszenia i Fundacje jako osoby prawne zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) i z uwzględnieniem rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 137, poz. 1539 z późn. zm.).
27
Wyodrębnienie ewidencji księgowej
• złożone wraz z wnioskiem o płatność faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, oprócz dotychczas zamieszczanych opisów dodatkowo muszą być opatrzone na odwrocie adnotacją wskazującą numer odrębnego konta (syntetycznego lub analitycznego lub pozabilansowego) albo kodu rachunkowego lub numer pozycji z „Zestawienia wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji” dokonanych w ramach programu PROW.
28
Wyodrębnienie ewidencji księgowej
• Zalecane jest zastosowanie się do powyższej informacji celem sprawnej oceny wniosków o płatność.
29
Instrukcja obiegu dokumentów
W ramach programu PROW Obejmuje:• Podział obowiązków przy realizacji projektu,• opis zależności pomiędzy działaniami osób
realizujących projekt,• obieg dokumentów w tym finansowo
księgowych) pomiędzy osobami/komórkami realizującymi projekt,
• Formy: tabelaryczna, opisowa, mieszana,
30
Zarządzanie projektem a finanse projektu
• Procedury zarządzania jednostką (zarządzenia, uchwały, polecenia służbowe)
• Specyfika realizacji projektu (zespoły zadaniowe z różnych komórek jednostki)
• Procedura zarządzania projektem a inne procedury (obiegu dokumentów, polityka rachunkowości, archiwizacyjna)
31
Dokumentowanie wydatków• W zależności od zakresu operacji oraz kosztów
kwalifikowanych przypisanych do danego działania Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013, w trakcie autoryzacji wniosku o płatność akceptowane będą w szczególności następujące dokumenty:
1. Faktury VAT; 2. Faktury VAT RR; 3. Faktury VAT MP; 4. Faktura VAT marża, 5. Rachunki;
32
Dokumentowanie wydatków6. Faktury korygujące (wraz z fakturami, których
dotyczą); 7. Noty korygujące (wraz z dokumentami, których
dotyczą); 8. Dokumenty celne (wraz z dowodami zakupu,
których dotyczą);9. Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy
cywilnoprawne, jeżeli koszty z nimi związane mogą być kosztami kwalifikowanymi, wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku.
33
Dokumentowanie wydatków
Do umów zlecenia oraz o dzieło, jeżeli zostały zawarte z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, należy dołączyć rachunek określający wysokość podatku dochodowego oraz dokument stwierdzający istnienie obowiązku podatkowego (np. kopia deklaracji PIT-4) wraz z dowodem zapłaty podatku, a także dokument wskazujący wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (np. kopia załącznika do ZUS/DRA) wraz z dowodem ich zapłaty,
34
Dokumentowanie wydatków10. Dokumenty, które mogą być sporządzone dla
udokumentowania zapisów w dokumentacji księgowej dotyczących niektórych kosztów (wydatków), zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) – na zasadach określonych w § 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152 poz. 1475 z późn. zm.).
35
Dokumentowanie wydatków
11. W przypadku, gdy przedmiot umowy został nabyty poprzez leasing:
• faktury wystawione przez finansującego na rzecz Beneficjenta wraz z dowodami zapłaty rat leasingowych, lub
• noty obciążeniowe wystawione przez finansującego na rzecz Beneficjenta wraz z dowodami zapłaty – w takim przypadku do wniosku o płatność pośrednią, w ramach którego po raz pierwszy rozliczane będą koszty leasingu, należy dołączyć także fakturę wystawioną przez finansującego na rzecz Beneficjenta na całkowitą kwotę przedmiotu leasingu;
• dokumenty potwierdzające przeniesienie prawa własności (np. dokumenty potwierdzające zapłatę wartości rezydualnej przedmiotu umowy leasingu) – należy dołączyć do wniosku o płatność, w ramach którego rozliczana będzie ostatnia rata leasingu.
36
Dokumentowanie wydatków• Przepływy środków musza być przejrzyste
oraz łatwe do zweryfikowania
• Informacje dotyczące opisu dokumentów znajdują się w Ustawie o rachunkowości oraz Instrukcji do wniosku o płatność dla działań inwestycyjnych 413_311„Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju" dla operacji, które odpowiadają warunkom przyznania pomocy w ramach działania „Różnicowanie w kierunki działalności nierolniczej",
37
Cechy dokumentu księgowego• Zgodnie z ww. ustawą dowód księgowy
powinien zawierać co najmniej: - określenie rodzaju dowodu i jego numeru
identyfikacyjnego,- określenie stron dokonujących operacji
gospodarczej, - opis operacji oraz jej wartość,- datę dokonania operacji, a gdy dowód został
sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, ustawy).
38
Cechy dokumentu księgowego- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której
wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),
- podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1a ww. ustawy)
39
Cechy dokumentu księgowego• Do przedstawionych faktur i dokumentów o
równoważnej wartości dowodowej należy dołączyć potwierdzenie poniesienia wydatku, czyli zapłaty należności tj. dowody płatności bezgotówkowej i gotówkowej (do 1 000,-zł).
W razie wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości związanych z dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków, Agencja może zażądać od Beneficjenta dodatkowych dokumentów potwierdzających dokonanie płatności adekwatnych do sposobu dokonania zapłaty.
40
Cechy dokumentu księgowego• Ponadto na dokumencie potwierdzającym
wydatek dokonany w ramach projektu PROW winien się znaleźć zapis:Dokument nr ……………… z dnia ……………… na kwotę ……………… dotyczy w kwocie …….. Umowy przyznania pomocy z dnia (TU DATA PODPISANIA I NUMER PODPISANEJ UMOWY) w ramach działania 413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju objętego PROW na lata 2007–2013. Wydatek współfinansowany ze środków EFRROW objętych PROW na lata 2007–2013, oś 4 Leader.
41
Sprawozdawczość• wprowadzenie do bilansu, bilans, wynik
finansowy, informacja dodatkowa – na podstawie ustawy o rachunkowości.
• Wniosek o płatność na podstawie umowy przyznania pomocy nr…… na operację z zakresu małych projektów w ramach działania 413 „Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju” objętego PROW na lata 2007 – 2013 wraz z wymaganymi załącznikami (oryginały faktur i innych dokumentów księgowych)
42
Archiwizacja dokumentów• Dokumenty należy archiwizować w siedzibie
beneficjenta w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo.
• Beneficjent zobowiązany jest udostępniać dokumentację projektową w trakcie kontroli na miejscu.