Przepisy prawne

Skawina, 20 czerwca 2012 r. 1

Księgowość w organizacji pozarządowej ze szczególnym uwzględnieniem księgowości

projektów realizowanych w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013.

Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie.Organizacja szkolenia pt. „Księgowość w organizacji pozarządowej ze szczególnym uwzględnieniem księgowości projektów realizowanych w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013.” w dniu 20-06-2012 r. Jest współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Działania 431 Funkcjonowanie LGD, objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013. Instytucja Zarządzająca Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013 — Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi.

2

Przepisy prawne• USTAWA o fundacjach Obwieszczenie

Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 maja 1991 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach. (Dz.U. 1991 nr 46 poz. 203 z późn. zm.)

• USTAWA z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz.U. z 1989 r. Nr 20, poz. 104, z późn. zm.)

3

Przepisy prawne• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o

rachunkowości (Dz.U. 2009 nr 152 poz. 1223 z późn. zm.) - przepisy dotyczą każdej organizacji, która ma osobowość prawną, czyli jest zarejestrowana w KRS, a także organizacji bez osobowości prawnej, np. stowarzyszeń zwykłych lub klubów sportowych. Kluby sportowe i uczniowskie kluby sportowe, pomimo iż nie są rejestrowane w KRS to – zgodnie z ustawą o kulturze fizycznej – mają osobowość prawną i w związku z tym podlegają wymogom ustawy o rachunkowości.

4

Przepisy prawne• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15

listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr. 137, poz. 1539)

• Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz. U. 2011 Nr 74, poz. 397)

• Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. (Dz. U. Nr. 157, poz. 1240)

5

Przepisy prawne

• Ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.)

• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (Dz. U. 2010 Nr 51, poz. 307)

• Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 (Dz. U. 2011 nr 177 poz. 1054)

6

Przepisy prawne

• Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 8 lipca 2008 w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej w ramach działania „Wdrożenia lokalnych strategii rozwoju objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 - 2013

7

Przepisy prawne• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki

Społecznej w sprawie rocznego sprawozdania merytorycznego z działalności organizacji pożytku publicznego z dnia 23 marca 2011 r. (Dz. U. Nr 80, poz. 434)

• Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie

obowiązku badania sprawozdań finansowych organizacji pożytku publicznego z dnia 23 grudnia 2004 r. (Dz. U. Nr 285, poz. 2852)

8

Księgowość projektu• Księgowość to nie tylko ewidencjonowanie

wydatków, to również sporządzanie sprawozdań i wniosków o zwrot kosztów kwalifikowanych w projekcie

• Zadaniem księgowości jest również analiza finansów projektu i czuwanie nad płynnością finansową projektu (ewentualne zmiany harmonogramu)

9

Księgowość projektu• Za wykonanie obowiązków w zakresie

rachunkowości odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki

• Jednostka powinna posiadać dokumentacje opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, instrukcje sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów uwzględniającą specyfikę dokumentacji związanej z PROW, inne dokumenty wewnętrzne (regulaminy, uchwały, decyzje)

10

Księgowość projektu• Polityka rachunkowości – świadomy wybór

(przyjęcie) zasad rachunkowości, które dopuszczają przepisy prawa

• Żadna przyjęta zasada nie może być sprzeczna z obowiązującymi przepisami prawa

• Księgowość stanowi podstawowy element w procesie zarządzania powierzoną własnością, oraz osiągania największych korzyści z zainwestowanych środków PROW

11

Polityka rachunkowości• Księgowość wymaga ścisłej współpracy służb

finansowo-księgowych z pionami merytorycznymi

• Ustawa o rachunkowości nakłada na wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe obowiązek posiadania dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości

• Zakres polityki wynika z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości i w szczególności powinna zawierać:

12

Polityka rachunkowości• określenie roku obrotowego i jego okresów

sprawozdawczych; • metody wyceny aktywów i pasywów oraz

ustalania wyniku finansowego;• podział kosztów na działalność programową i

administracyjną; • dokumentowanie operacji dowodami

księgowymi; • archiwizacja dokumentów i okres ich

przechowywania; udostępnianie danych oraz dokumentów osobom trzecim;

13

Polityka rachunkowości• zasady amortyzacji; • sposób inwentaryzacji; • sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

(wykaz kont księgi głównej oraz ewidencji analitycznej czyli plan kont);

• metody prowadzenia ewidencji zapasów; • zasady wyceny aktywów i pasywów oraz

ustalenia wyniku finansowego; • opis systemu przetwarzania danych (przy

korzystaniu z systemów komputerowych) oraz system zabezpieczania dokumentów

14

Polityka rachunkowości

W polityce rachunkowości powinna zostać także wskazana osoba odpowiedzialna za przestrzeganie wszystkich procedur określonych w polityce rachunkowej organizacji i odpowiednich przepisach. Każda zmiana zasad powinna znaleźć się w aneksie, podpisanym przez osoby do tego upoważnione.

Prawidłowe sporządzenie polityki ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczania środków w ramach projektów PROW.

15

Zakładowy plan kont• jest integralnym elementem polityki

rachunkowości

• ustala:- wykaz kont księgi głównej- zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych

(ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami księgi głównej

- należy w nim określić sposób wyodrębnienia ewidencji projektu PROW (może to polegać na wyodrębnieniu kont na poziomie syntetycznym lub analitycznym)

16

Wyodrębnienie ewidencji księgowej

• Konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów realizowanych w ramach PROW wynika wprost art. 75 ust. 1 lit.c) pkt i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 2005 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW)

• Obowiązek powyższy został również wskazany w obowiązujących od dnia 17 maja 2010 roku instrukcjach do wypełniania wniosku o płatność dla poszczególnych działań PROW 2007-2013.

17


• Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i możliwości jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z projektami PROW beneficjentów dzielimy na:

- Prowadzących pełną księgowość,

- Pozostałych nieprowadzących pełnej księgowości.

18


• Wymóg zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej nie zaś odrębnych ksiąg rachunkowych

• Jednostka może tego dokonać poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające na:

19


• Wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, w układzie umożliwiającym uzyskanie informacji wymaganych w zakresie sprawozdawczości i kontroli oraz w zakresie sporządzania zestawienia z komputerowego systemu księgowego. Wyodrębnienie obowiązuje dla wszystkich zespołów kont, na których będzie dokonywana ewidencja zdarzeń związanych z operacją.

20


lub• Wprowadzenie wyodrębnionego kodu

księgowego dla wszystkich transakcji oraz kont księgowych związanych z danym projektem. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawień, lub rejestru dowodów księgowych w tym komputerowych, w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie zdarzenia związane tylko z daną operacją.

21


• Wyodrębniony kod księgowy powinien umożliwić sporządzenie zestawienia obejmującego przynajmniej następujący zakres danych:

- nr dokumentu źródłowego,- nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu- datę wystawienia dokumentu,- kwotę brutto netto dokumentu,- kwotę kwalifikowaną dotyczącą projektu,

22


• Beneficjent stosując rozwiązanie polegające na wprowadzeniu kodu księgowego zobowiązany jest przy składaniu wniosku o płatność (zwrotu kosztów) do sporządzenia techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego (oraz załączenia wydruku) Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

23


• W przypadku beneficjentów którzy nie są zobowiązani na podstawie aktualnych przepisów do prowadzenia pełnej ewidencji księgowej wymóg zapewnienia wyodrębnionej dla projektu ewidencji może być spełniony poprzez comiesięczne sporządzanie w postaci arkusza kalkulacyjnego Zestawienia wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji.

24


• Dokument należy sporządzić zgodnie z wzorem ustalonym we wniosku dla Wykazu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty.

• Zestawienie to powinno obejmować wszystkie koszty poniesione w związku z realizacją operacji w ramach projektu PROW (kwalifikowane i niekwalifikowane).

25


• Zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji powinno być przechowywane przez Beneficjenta przez okres realizacji operacji oraz w tzw. okresie związania celem.

26


• Należy tu przypomnieć iż Stowarzyszenia i Fundacje jako osoby prawne zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) i z uwzględnieniem rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 137, poz. 1539 z późn. zm.).

27


• złożone wraz z wnioskiem o płatność faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, oprócz dotychczas zamieszczanych opisów dodatkowo muszą być opatrzone na odwrocie adnotacją wskazującą numer odrębnego konta (syntetycznego lub analitycznego lub pozabilansowego) albo kodu rachunkowego lub numer pozycji z „Zestawienia wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji” dokonanych w ramach programu PROW.

28


• Zalecane jest zastosowanie się do powyższej informacji celem sprawnej oceny wniosków o płatność.

29

Instrukcja obiegu dokumentów

W ramach programu PROW Obejmuje:• Podział obowiązków przy realizacji projektu,• opis zależności pomiędzy działaniami osób

realizujących projekt,• obieg dokumentów w tym finansowo

księgowych) pomiędzy osobami/komórkami realizującymi projekt,

• Formy: tabelaryczna, opisowa, mieszana,

30

Zarządzanie projektem a finanse projektu

• Procedury zarządzania jednostką (zarządzenia, uchwały, polecenia służbowe)

• Specyfika realizacji projektu (zespoły zadaniowe z różnych komórek jednostki)

• Procedura zarządzania projektem a inne procedury (obiegu dokumentów, polityka rachunkowości, archiwizacyjna)

31

Dokumentowanie wydatków• W zależności od zakresu operacji oraz kosztów

kwalifikowanych przypisanych do danego działania Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013, w trakcie autoryzacji wniosku o płatność akceptowane będą w szczególności następujące dokumenty:

1. Faktury VAT; 2. Faktury VAT RR; 3. Faktury VAT MP; 4. Faktura VAT marża, 5. Rachunki;

32

Dokumentowanie wydatków6. Faktury korygujące (wraz z fakturami, których

dotyczą); 7. Noty korygujące (wraz z dokumentami, których

dotyczą); 8. Dokumenty celne (wraz z dowodami zakupu,

których dotyczą);9. Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy

cywilnoprawne, jeżeli koszty z nimi związane mogą być kosztami kwalifikowanymi, wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku.

33

Dokumentowanie wydatków

Do umów zlecenia oraz o dzieło, jeżeli zostały zawarte z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, należy dołączyć rachunek określający wysokość podatku dochodowego oraz dokument stwierdzający istnienie obowiązku podatkowego (np. kopia deklaracji PIT-4) wraz z dowodem zapłaty podatku, a także dokument wskazujący wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (np. kopia załącznika do ZUS/DRA) wraz z dowodem ich zapłaty,

34

Dokumentowanie wydatków10. Dokumenty, które mogą być sporządzone dla

udokumentowania zapisów w dokumentacji księgowej dotyczących niektórych kosztów (wydatków), zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) – na zasadach określonych w § 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152 poz. 1475 z późn. zm.).

35

Dokumentowanie wydatków

11. W przypadku, gdy przedmiot umowy został nabyty poprzez leasing:

• faktury wystawione przez finansującego na rzecz Beneficjenta wraz z dowodami zapłaty rat leasingowych, lub

• noty obciążeniowe wystawione przez finansującego na rzecz Beneficjenta wraz z dowodami zapłaty – w takim przypadku do wniosku o płatność pośrednią, w ramach którego po raz pierwszy rozliczane będą koszty leasingu, należy dołączyć także fakturę wystawioną przez finansującego na rzecz Beneficjenta na całkowitą kwotę przedmiotu leasingu;

• dokumenty potwierdzające przeniesienie prawa własności (np. dokumenty potwierdzające zapłatę wartości rezydualnej przedmiotu umowy leasingu) – należy dołączyć do wniosku o płatność, w ramach którego rozliczana będzie ostatnia rata leasingu.

36

Dokumentowanie wydatków• Przepływy środków musza być przejrzyste

oraz łatwe do zweryfikowania

• Informacje dotyczące opisu dokumentów znajdują się w Ustawie o rachunkowości oraz Instrukcji do wniosku o płatność dla działań inwestycyjnych 413_311„Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju" dla operacji, które odpowiadają warunkom przyznania pomocy w ramach działania „Różnicowanie w kierunki działalności nierolniczej",

37

Cechy dokumentu księgowego• Zgodnie z ww. ustawą dowód księgowy

powinien zawierać co najmniej: - określenie rodzaju dowodu i jego numeru

identyfikacyjnego,- określenie stron dokonujących operacji

gospodarczej, - opis operacji oraz jej wartość,- datę dokonania operacji, a gdy dowód został

sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, ustawy).

38

Cechy dokumentu księgowego- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której

wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),

- podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1a ww. ustawy)

39

Cechy dokumentu księgowego• Do przedstawionych faktur i dokumentów o

równoważnej wartości dowodowej należy dołączyć potwierdzenie poniesienia wydatku, czyli zapłaty należności tj. dowody płatności bezgotówkowej i gotówkowej (do 1 000,-zł).

W razie wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości związanych z dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków, Agencja może zażądać od Beneficjenta dodatkowych dokumentów potwierdzających dokonanie płatności adekwatnych do sposobu dokonania zapłaty.

40

Cechy dokumentu księgowego• Ponadto na dokumencie potwierdzającym

wydatek dokonany w ramach projektu PROW winien się znaleźć zapis:Dokument nr ……………… z dnia ……………… na kwotę ……………… dotyczy w kwocie …….. Umowy przyznania pomocy z dnia (TU DATA PODPISANIA I NUMER PODPISANEJ UMOWY) w ramach działania 413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju objętego PROW na lata 2007–2013. Wydatek współfinansowany ze środków EFRROW objętych PROW na lata 2007–2013, oś 4 Leader.

41

Sprawozdawczość• wprowadzenie do bilansu, bilans, wynik

finansowy, informacja dodatkowa – na podstawie ustawy o rachunkowości.

• Wniosek o płatność na podstawie umowy przyznania pomocy nr…… na operację z zakresu małych projektów w ramach działania 413 „Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju” objętego PROW na lata 2007 – 2013 wraz z wymaganymi załącznikami (oryginały faktur i innych dokumentów księgowych)

42

Archiwizacja dokumentów• Dokumenty należy archiwizować w siedzibie

beneficjenta w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo.

• Beneficjent zobowiązany jest udostępniać dokumentację projektową w trakcie kontroli na miejscu.

Przepisy prawne

Documents

Transcript of Przepisy prawne