Mapowanie procesów

Agenda

• Proces i charakterystyka procesu• Mapy i mapowanie procesów• Notacja a modelowanie• Charakterystyka notacji graficznych• Charakterystyka wybranych notacji • BPMN• Przykład

PROCES

PROCES to seria kroków i działań, która przetwarza dostarczone przez dostawców wejścia w odbierane przez klientów „wyjścia”

G. Eckers, Rewolucja SIX SIGMA, s 45.

PROCES to ciąg (sekwencja) logicznie uporządkowanych czynności, w wyniku których powstaje określony efekt (rezultat) działania (produkt, usługa), z którego korzysta klient (zewnętrzny lub wewnętrzny).

Nosowski A., Modelowanie procesów - wyzwania, zasady, pułapki, materiał dydaktyczny

CHARAKTERYSTYKA PROCESU:

• jest zbiorem powiązanych działań,• posiada określone wejście i wyjście,• wykonywany jest przez jednostki organizacyjne usytuowane w różnych obszarach

struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa,• proces składa się z działań (funkcji) w wyniku których powstaje wartość dla

klienta,• posiada wewnętrzną strukturę działań,• proces powinien być mierzalny,• proces powinien być ciągle doskonalony,• procesowi podlega obiekt działania (np. informacje, surowce, itp.),• odbiorcami efektów procesu są klienci wewnętrzni oraz zewnętrzni,• w procesie wykorzystywane są różne zasoby, a w tym ludzkie i techniczne.

CEL OPISYWANIA PROCESU:

• Jak działa przedsiębiorstwo?• Identyfikacja procesów i zasobów• Jakie są obszary uprawnień i odpowiedzialności?• Analiza efektywności - jak można usprawnić realizowane czynności?

• Specyfikacja wymagań narzędzi informatycznych

Mapy procesów wykorzystywane są do przeprowadzenia przekształceń w działaniu systemu gospodarczego w następujących sytuacjach:− wdrażania systemów zarządzania jakością,− wdrażania zarządzania procesowego,− wdrażania Lean manufacturing,− modelowania struktury organizacyjnej,− organizowania funkcjonowania firmy podczas restrukturyzacji,− skracania czasu wykonywania procesów,− zmniejszania kosztów wykonywania procesów,− wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych,− przechodzenia na działalność gospodarczą w oparciu o Internet,− tworzenia zintegrowanych łańcuchów dostaw. (Szymonik A. 2011, s.153)

MAPY PROCESÓW

− procesy rysujemy od strony lewej do prawej,− każdy diagram procesu/działalności powinien rozpoczynać się i kończyć się

symbolem początek/koniec,− wszystkie symbole połączone są strzałkami,− kierunek strzałek musi być zgodny z przepływem procesu,− wszystkie linie opisujące proces muszą być przyłączone do symboli,− należy unikać sytuacji, w której schemat/działalność dzieli się na kilka stron,− schemat musi być prosty (należy unikać szczegółowości),− powinny być widoczne granice procesu,− w schemacie winno być widoczne centralne (najważniejsze) miejsce.

MAPY PROCESÓW

(Szymonik A. 2011, s.155)

MAPOWANIE PROCESÓW

I etap - identyfikacja procesów, do odbycia której wykorzystuje się metody:

• metoda odgórna (top-down), gdzie w pierwszej kolejności określa się ogólną działalność organizacji wraz z jej celami, a następnie przechodzi się do uszczegółowienia wskazanych elementów,

• metoda oddolna (bottom-up), bardziej czasochłonna, jednak dokładniejsza, która polega na analizie wykonywanych w organizacji czynności i na ich podstawie formułowanie przebiegających procesów.

(Szymonik A. 2011, s.153)

II etap – obejmuje:1.podział procesów na wykonawcze (główne) i wspierające (pomocnicze),2.wyróżnienie procesów kluczowych z punktu widzenia realizacji celów

biznesowych,3.odzwierciedlenie przebiegu procesów w ramach poszczególnych działów.

(Szymonik A. 2011, s.153)

MAPOWANIE PROCESÓW

Do mapowania procesów zazwyczaj stosuje się poniższą procedurę:• identyfikowanie głównych uczestników procesu z wykorzystaniem

techniki określanej mianem mapowanie relacji,• tworzenie szczegółowej mapy procesu, prezentującej wszystkie

czynności składające się na proces.• Mapowanie relacji stosuje się w celu „zmniejszenia barier funkcjonalnych i hierarchicznych, poprawę współpracy pomiędzy poszczególnymi ogniwami w relacji nadawca-odbiorca, a także na ustaleniu osób funkcyjnych, które mają uczestniczyć w dalszym doskonaleniu analizowanych procesów.”

MAPOWANIE PROCESÓW

(Szymonik A. 2011, s.154)

TWORZONE MODELE POZWALAJĄ NA:

• ujęcie skomplikowanych procesów na różnych poziomach szczegółowości, co umożliwia skupienie się na poziomie najbardziej adekwatnym do potrzeb, bez rozpraszania na tworzone modele pozwalają na szczegóły;

• bardziej precyzyjny zapis procesu (dzięki notacji graficznej) niż wyrażany przy pomocy języków naturalnych;

• wykorzystanie informatycznych narzędzi wspomagających przede wszystkim w symulacjach i analizach, co pozwala przetestować nowe koncepcje i ich wpływ na organizację;

• wykorzystanie baz modeli jako zasobów wiedzy biznesowej danej firmy czy organizacji;

• użycie systemów informatycznych automatyzujących procesy np. systemów zarządzania przepływami pracy, przetwarzanie bezpośrednie.

Czy standard modelowania jest potrzebny?Jakie standardy modelowania znamy?

Czy standard modelowania jest potrzebny?

KAŻDY PROJEKT ZACZYNAMY OD PUSTEJ KARTKIBRAK KOMUNIKACJIBRAK ZROZUMIENIA

KOSZTOWNE PROJEKTY

Biernacki P., BPMN – rola standardu modelowania procesów w Administracji Publicznej, IT w Administracji GigaCon, 2010]

NOTACJA a MODELOWANIENotacja to określony zestaw symboli (język graficzny) oraz zasady ich

użycia, służący wizualizacji przebiegu procesu i innych związanych z nim

elementów

Modelowanie procesów biznesowych to działania związane z

transformacją wiedzy o funkcjonowaniu wybranego obszaru (biznesowego)

w modele odwzorowujące procesy realizowane w organizacji.

CHARAKTERYSTYKA NOTACJI GRAFICZNYCH• zróżnicowane źródła pochodzenia (i różne lobby za nimi stojące);• różny stopień wspierania aspektów procesowych;• faworyzowanie niektórych kontekstów modelowania;• istnienie notacji rdzennych – zależność od dostawcy metodyki i najczęściej

narzędzia modelowania;• wysiłki standaryzacyjne – BPMN,• zróżnicowana „siła” modelowania – różny poziom szczegółowości i

dokładności odwzorowania;

CECHY DOBREJ NOTACJINotacja powinna:

być jednoznaczna podatna walidacji• mieć swoją „gramatykę” czyli zasady dopuszczalności połączeń pomiędzy

symbolami (syntaktykę) Gramatyka notacji musi mieć sens biznesowy (np. sterowanie oznaczadostarczenie produktu do następnego procesu)

• mieć swój słownik (semantykę) : oznacza ścisłą zależność tzn. jeden symbol – jedno znaczenie mające sens biznesowy

Notacja to język komunikacji więc nie może być:niezrozumiała a nawet zbyt trudna

RÓŻNE NOTACJE

GŁÓWNY CEL BPMNprostota zapisu procesów biznesowych, zapis

niezbędnych informacji o procesie

STWORZENIE BPMN Wspólnego języka pomiędzy osobami mającymi

kompetencje tematyczne i informatyczne

Cele BPMN• Zminimalizowanie technicznych ograniczeń nakładanych na użytkownika

biznesowego modelującego procesy.• Zbudowanie pomostu pomiędzy projektem procesu biznesowego a fazą jego

implementacji,• W czasie projektu procesu uwzględniamy informację o komponentach

odpowiedzialnych za jego realizację/wykonanie,• Stworzenie standardu akceptowanego przez całą społeczność biznesową,• Wspieranie tylko tych pojęć, które służą modelowaniu procesów

biznesowych• Stworzenie możliwość zamodelowania bardzo skomplikowanych, złożonych

procesów,• Notacja BPMN dla procesów biznesowych musi być jednoznaczna i spójna

Dlaczego BPMN jest tak istotny?

• Symulacje• Precyzyjny opis standardu nie

wyklucza parametryzacji czynności i zadań

• W pewnym sensie wymusza parametryzację komunikatów i bramek

• Tak przygotowany model może podlegać symulacji:

• koszty• czas

• usterki• wąskie gardła• wykorzystanie zasobów• relacje z innymi procesami

• BPMN nie narzuca „modelu symulacji”

BPMN może być standardem dla analityki

Dla kogo BPMN?

BPMN jest kierowany przede wszystkim do szeroko pojętych:• analityków biznesowych.• szefowie różnych szczebli zarządzania,• piony pełnomocników ds. Systemów Zarządzania Jakością• konsultanci zewnętrzni i wewnętrzni,• analitycy procesów biznesowych (np. Six Sigma Black Belts i Six Sigma

Green Belts, Lean Manufacturing),• analitycy Rachunku Kosztów Działań (ABC),• grupy wdrożeniowe rozwiązań działających w architekturze SOA

WŁAŚCIWOŚCI BPMN

• Jeden rodzaj diagramu BPD (Business Process Diagram)• Służy jedynie do modelowania procesów biznesowych• Nie modeluje przepływu danych, a jedynie przepływ sterowania (dane

mogą być opisywane dodatkowo)• Nic nie mówi o strukturze i dostępie do danych (zwłaszcza w przekroju

bezpieczeństwa)• Nie najlepiej odwzorowuje organizację firmy

BPMN ma uwidaczniać logikę biznesową procesu, a nie całościowy opis systemu informatycznego.

Aplikacje pakietu BOC Management Office

Znaczniki stosowane w przypadku zdarzeń