W SANDOMIERZU z dnia 29.12.2011 O w...

ZARZADZENIE NR OPS 0152/ 81 /11

DYREKTORA OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ

W SANDOMIERZU

z dnia 29.12.2011

w sprawie przyjęcia procedur kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej

w Sandomierzu

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach

publicznych (Dz. U. z 2009 roku nr 157, poz. 1240 z poźn. zm.) oraz Komunikatu Nr 23

Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku w sprawie standardów kontroli zarządczej

dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. M.F. nr 15, poz. 84), zarządzam co następuje:

§ 1

Zatwierdzam procedury kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu

stanowiące załącznik do zarządzenia.

§ 2

Traci moc Zarządzenie Nr OPS.0152/15/10 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej

w Sandomierzu z dnia 26.01.2010 roku w sprawie przyjęcia procedur kontroli zarządczej

w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2012 roku.

Załącznik do Zarządzenia Nr 0152/ /2011

Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej

w Sandomierzu z dnia ……………….

Procedury kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

§ 1

Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu realizuje swoje cele i zadania w sposób zgodny

z prawem, a przede wszystkim zgodny z przepisami:

1) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 roku nr 157,

poz. 1240 z póżn. zm.);

2) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 roku nr 152,

poz. 1223 z późn. zm.);

3) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U.

z 2010 roku nr 113, poz. 759 z późn. zm.).

§ 2

Procedury kontroli zarządczej zostały opracowane na podstawie art. 69, ust. 1 pkt 3 w

powiązaniu z art. 68 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2009 Nr 157, poz. 1240z

późn. zm.) oraz na podstawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów

publicznych zawartych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku

w sprawie „Standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. M.F.

nr 15, poz. 84)

ROZDZIAŁ II

Cel i zakres kontroli

§ 3

1. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji

celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) zarządzania ryzykiem.

3. W celu przestrzegania działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

pracownicy są zobowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań

z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, aktami administracyjnymi,

orzeczeniami sądowymi, zawartymi umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami

wewnętrznymi Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a także niedopuszczenia do

zaniechania ich stosowania. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych

obowiązujących w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę

zarządczą stanowi załącznik nr 1 do procedury.

4. Kryterium skuteczności i efektywności działania wymaga wypełniania przez pracowników

Ośrodka swoich obowiązków z należytą starannością, sumiennością i terminowo,

należytego wypełniania zadań przez wszystkie komórki organizacyjne, dokumentowanie

określonych działań lub stanów faktycznych, zgodnie z rzeczywistością, w wymaganych

terminach z uwzględnieniem faktów i okoliczności.

5. Zapewnienie wiarygodności sprawozdań wymaga sporządzania ich zgodnie ze stanem

faktycznym, rzetelnie i sumiennie ze szczególnym uwzględnieniem obowiązujących,

w tym zakresie przepisów prawa.

6. Kryterium ochrony zasobów wymaga od wszystkich pracowników należytego

przestrzegania określonych w jednostce standardów bezpieczeństwa.

7. Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania wymaga wpajania

świadomości wartości etycznych przyjętych w Ośrodku oraz ich przestrzegania przy

wykonywaniu powierzonych zadań.

8. Zapewnienie efektywności i skuteczności przepływu informacji wymaga od pracowników

Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a zwłaszcza od Kierowników Sekcji

odpowiedzialności za bieżące monitorowanie i jakość przetwarzanych i przekazywanych

informacji oraz systemu ich komunikowania pod względem przydatności ich do realizacji

celów jednostki.

9. Kryterium zarządzania ryzykiem polega na systematycznym, nie rzadziej niż raz do roku,

dokonywaniu identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego

z osiąganiem wyznaczonych dla Ośrodka celów i zadań.

§ 4

Kontrola zarządcza swoim działaniem obejmuje pięć elementów. Są to:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informacja i komunikacja;

5) monitorowanie i ocena.

§ 5

1. Zgodnie z art. 3 pkt. 1 i 2. w powiązaniu z art. 68 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z

r. 2009 Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) zakres kontroli zarządczej obejmuje wszystkie

zdarzenia gospodarcze dotyczące gospodarki finansowej:

1) gromadzenie dochodów i przychodów publicznych,

2) wydatkowanie środków publicznych,

Zakres kontroli zarządczej obejmuje przede wszystkim system wyznaczania celów i zadań dla

Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a także system monitorowania wyznaczonych

celów i zadań.

1. Kontrola zarządcza powinna być:

a) adekwatna – to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach

prawnych oraz regulacjach wewnętrznych przyjętych do stosowania w Ośrodku;

b) skuteczna – to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem

zaleceń bądź wniosków pokontrolnych;

c) efektywna – to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie założonych

celów.

3. Podstawową funkcją kontroli zarządczej jest:

1) sprawdzenie czy wydatki publiczne są dokonywane:

a) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;

optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;

2) porównaniu stopnia realizacji podjętych zadań z przyjętymi założeniami;

3) ocenianie prawidłowości pracy;

4) wydawanie zaleceń i wniosków pokontrolnych.

ROZDZIAŁ III

Zasady sprawowania kontroli zarządczej.

§ 6

1. Kontrola procesów finansowych sprawowana jest poprzez:

− kontrolę wstępną,

− kontrolę bieżącą,

− kontrolę następczą.

2. Kontrola wstępna ma na celu zapobieżenie powstawaniu zjawisk odbiegających

od przyjętych procedur. Przeprowadzana jest przed rozpoczęciem danego procesu, zanim

zostaną wdrożone konkretne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe.

Ma na celu przeciwdziałanie podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych

i powinna zabezpieczać przed wystąpieniem zjawisk marnotrawstwa, niegospodarności lub

nadużyć.

3. Kontrola bieżąca przeprowadzana jest na każdym etapie danego procesu w celu

wyeliminowania przed zakończeniem każdego etapu tych zjawisk, które mogą negatywnie

wpłynąć na jego wynik końcowy. Kontrola bieżąca polega m.in. na:

1) sprawdzeniu operacji gospodarczej lub finansowej określonej w dokumencie

księgowym (faktura VAT, rachunek lub inny dokument rozliczeniowy) pod względem

zgodności z prawem, gospodarności i pod względem formalno-rachunkowym;

2) sprawdzeniu, czy wydatek mieści się w planie finansowym;

3) opisaniu dokumentu księgowego.

Złożenie podpisu na fakturze VAT, rachunku lub innym dokumencie rozliczeniowym

oznacza, że pracownik dokonał kontroli bieżącej operacji przedstawionej w dokumencie

księgowym.

4. Kontrola bieżąca sprawowana przez głównego księgowego polega w szczególności na:

1) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi,

2) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie dokonywanych wydatków.

Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez głównego księgowego, obok podpisu

pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:

1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez pracownika właściwego rzeczowo oceny

prawidłowości operacji objętej dokumentem księgowym i jej zgodności z prawem,

2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności

i prawidłowości dokumentów,

3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym, a jednostka

ma środki finansowe na ich pokrycie.

W razie ujawnienia nieprawidłowości główny księgowy zwraca dokument właściwemu

dysponentowi środków publicznych, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia

jego podpisania.

5. Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych została wprowadzona odrębnym

zarządzeniem.

6. Kontrola bieżąca przeprowadzana jest na każdym etapie danego procesu, celem

wyeliminowania przed zakończeniem każdego etapu danego procesu, tych zjawisk, które

mogą negatywnie wpłynąć na jego wynik końcowy. Kontrolę bieżącą sprawują

Kierownicy Sekcji. Polega ona na:

bieżącej kontroli przebiegu procesów oraz realizacji postawionych celów i zadań;

sprawdzaniu zgodności postępowania z aktualnie obowiązującymi przepisami

prawa oraz regulacjami wewnętrznymi;

kontroli merytorycznej wychodzących dokumentów, poprzez złożenie podpisu

i wpisaniu daty dokonania sprawdzenia.

7. Kontrola następcza przeprowadzana jest po zakończeniu danego procesu. Polega

na analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania oraz porównaniu ich

z założonymi celami. Obejmuje również sprawdzanie, czy dany proces przebiegał zgodnie

z założeniami i w ustalonej kolejności, a także czy został objęty kontrolą wstępną

i bieżącą oraz czy była ona skuteczna. Kontrola ta powinna dostarczać także informacji

o tym, co, w jakim zakresie i na którym etapie działań należy zmienić, aby osiągnąć

założone cele.

8. Przeprowadzenie kontroli zarządczej ma na celu uzyskanie zapewnienia, że Ośrodek

Pomocy Społecznej w Sandomierzu:

osiąga swoje cele w sposób oszczędny, wydajny i efektywny;

działa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi

i wytycznymi kierownictwa;

zasoby rzeczowe i informacyjne jednostki są chronione;

zapobiega się i wykrywa błędy i nieprawidłowości;

informacje finansowe i zarządcze są rzetelne i tworzone terminowo.

ROZDZIAŁ IV

Środowisko wewnętrzne.

§ 7

Środowisko wewnętrzne w zasadniczy sposób wpływa na jakość kontroli zarządczej.

Standardy kontroli zarządczej w tym zakresie obejmują:

a) przestrzeganie wartości etycznych;

b) kompetencje zawodowe;

c) strukturę organizacyjną;

d) delegowanie uprawnień.

§ 8

1. Kryterium przestrzegania wartości etycznych wyraża się tym, że pracownicy Ośrodka

Pomocy Społecznej w Sandomierzu działają w oparciu o zasady osobistej i zawodowej

uczciwości, która zapewnia osiągnięcie celów kontroli zarządczej. Zatrudniani pracownicy

zostają zapoznani z zasadami zawartymi w aktach wewnętrznych normujących

przestrzeganie przepisów prawa, w tym dyscypliny pracy i potwierdzają ich znajomość

składanym podpisem.

2. Pracownicy winni mieć świadomość konsekwencji, jakie może wywołać nieetyczne

zachowanie lub działanie niezgodne z prawem. Każde zauważone nieetyczne zachowanie

pracownika musi zostać natychmiast zgłoszone kierownikowi jednostki organizacyjnej.

Przypadki nieetycznego zachowania podlegają analizie przez Dyrektora oraz

Kierowników Sekcji. Ujawnione przypadki nieetycznego zachowania mają wpływ na

okresową ocenę pracownika.

Szczegółowe zasady postępowania etycznego zostały określone w Załączniku nr 2 do

procedury.

3. Kryterium kompetencji zawodowych charakteryzuje się tym, że osoby zarządzające

i pracownicy Ośrodka posiadają wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające

skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania i obowiązki, a także rozumieć

znaczenie rozwoju kontroli zarządczej. Proces rekrutacji pracowników jest prowadzony w

sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Ponadto

pracownikom zatrudnionym zapewniony jest równy dostęp do szkoleń podnoszących

kwalifikacje.

4. Kryterium struktury organizacyjnej polega na tym, że struktura organizacyjna Ośrodka

jest dopasowana do aktualnych celów i zadań jednostki. Zakres zadań, uprawnień

i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych (sekcji) Ośrodka oraz

zakres podległości pracowników jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i

spójny. Dla każdego pracownika jest określany na piśmie aktualny zakres obowiązków,

uprawnień i odpowiedzialności. Każde stanowisko pracy ma sporządzony na piśmie

zakres niezbędnych wymagań kwalifikacyjnych dotyczący wykształcenia i liczby lat pracy

do zajmowania danego stanowiska pracy. Struktura organizacyjna Ośrodku w

Sandomierzu jest okresowo oceniana, w celu dostosowania jej do zmieniających się

warunków działania.

5. Kryterium delegowania uprawnień wyraża się tym, że precyzyjnie został określony zakres

uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym i pracownikom. Zakres

tych uprawnień jest odpowiednio dobrany do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich

skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień jest

potwierdzane podpisem.

6. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy

Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę zarządczą stanowi załącznik nr 1.

ROZDZIAŁ V

Cele i zarządzanie ryzykiem.

§ 9

1. Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu określa misję, która sprzyja

ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Misja stanowi

załącznik nr 3 do procedury.

2. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów

i realizacji zadań. Proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany.

3. Cele i zadania są wyznaczone jasno, w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie

jest monitorowane za pomocą wyznaczonych mierników. Kryterium monitorowania

realizacji zadań polega na przygotowaniu rocznego planu pracy Ośrodka, zawierającego

poszczególne cele i zadania oraz komórki organizacyjne odpowiedzialne za ich realizację

oraz zasoby (np. osobowe, finansowe, rzeczowe) przeznaczone do ich realizacji. Osoby

odpowiedzialne za realizację celów szczegółowych, zobowiązane są w trakcie roku do

dokonywania okresowych przeglądów celów i zadań, uwzględniając kryterium

oszczędności, efektywności i skuteczności, w celu ich weryfikacji i dostosowania do

aktualnych warunków. Dyrektor prowadzi bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań za

pomocą mierzalnych wskaźników lub precyzyjnie zdefiniowanych kryteriów.

4. Identyfikacja ryzyka polega na tym, że nie rzadziej niż raz w roku, dokonuje się

identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z osiąganiem celów oraz

szacunek kosztów z nim związanych, dotyczącego zarówno działania całego Ośrodka,

jak i prowadzonych przez niego konkretnych programów, projektów czy zadań. W

przypadku zmiany warunków, w których funkcjonuje Ośrodek, identyfikacja ryzyka

powinna być ponawiana. Za identyfikację odpowiedzialny jest podmiot podejmujący

decyzję o zmianie celu, jak i realizator celu.

5. Analiza ryzyka i podejmowanie działań zaradczych polega na tym, że zapewnia się

systematyczne poddawanie zidentyfikowanego ryzyka analizie mającej na celu określenie

możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka związanego

z realizacją celu. Należy określić akceptowany poziom ryzyka. W procesie tym rozważane

są czynniki wynikające w szczególności z:

a) czynników zewnętrznych, w tym: zmiany w przepisach prawnych, zagrożenia

przestępczością, presję społeczną, zmiany polityczne, zmiany i zakłócenia działania

infrastruktury, zmiany demograficzne, zapotrzebowanie społeczne;

b) czynników o charakterze finansowym, w tym: możliwe zmiany wysokości dochodów,

zakłócenia w działalności inwestycyjnej, czynniki mogące spowodować utratę

płynności finansowej;

c) czynników wynikających z charakteru prowadzonej działalności, w tym: utrzymanie

minimów kadrowych w poszczególnych sekcji;

d) czynników związanych z zarządzaniem w tym: możliwe zmiany na stanowiskach

kierowniczych wynikające np. z kadencyjności, konieczności reorganizacji wydziałów;

e) innych czynników w szczególności związanych z występującymi w przeszłości

nieprawidłowościami oraz niepowodzeniem w osiąganiu zamierzonych celów.

6. Dla każdego określonego ryzyka określa się rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie,

wycofanie się, działanie). Za wdrożenie tych mechanizmów odpowiedzialne są osoby,

które realizują działania związane z danym ryzykiem. Określa się działania, które są

podejmowane w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.

7. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy


ROZDZIAŁ VI

Mechanizmy kontroli zarządczej

§ 10

1. Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków,

uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne stanowią

dokumentację system kontroli zarządczej Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w

zakresie realizacji celów i zadań. Dokumentacja ta jest spójna, prowadzona w sposób

rzetelny, jest dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

2. Wszelkie znaczące zdarzenia związane z realizacją celów i zadań Ośrodka są rzetelnie

dokumentowane. Prowadzona dokumentacja jest rzetelna, kompletna, wiarygodna i łatwo

dostępna dla upoważnionych osób oraz umożliwia prześledzenie każdego zdarzenia od

samego początku, w trakcie trwania oraz po zakończeniu. Wszystkie operacje powinny

być bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane, w szczególności:

wszelkie wydatki oparte są o prawnie wiążące umowy zawierane zgodnie

z obowiązującymi zasadami i przepisami prawa oraz ze szczególnymi unormowaniami

dotyczącymi poszczególnych zadań;

przedsięwzięcia są realizowane zgodnie z zawartymi umowami;

zestawienia wydatków są dokładne, a wyniki są uzyskiwane z systemów księgowania,

które zapewniają odzwierciedlenie relacji każdej transakcji z operacją;

poczynione wydatki dotyczą operacji faktycznie wykonanych i udokumentowanych

fakturami lub dowodami księgowymi o równoważnej wartości;

wydatki dotyczą operacji realizowanych zgodnie z przepisami prawa krajowego

i wspólnotowego w zakresie prawa konkurencji, pomocy publicznej, zamówień

publicznych, ochrony środowiska;

monitorowany jest rzeczowy i finansowy postęp wykonania umowy;

płatności na rzecz wykonawcy/dostawcy dokonywane są w sposób prawidłowy

i terminowy;

3. Prowadzony jest ciągły nadzór nad wykonywanymi zadaniami w celu ich oszczędnej,

efektywnej i skutecznej realizacji. Wprowadzenie odpowiednich procedur gwarantuje,

iż wszystkie przypadki odstępstw od procedur, instrukcji czy wytycznych będą

dokumentowane i eliminowane.

4. Na bieżąco podejmowane są działania mające na celu utrzymanie ciągłości działalności

Ośrodka, w szczególności jeśli chodzi o operacje finansowe i gospodarcze związane

z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych.

5. Ochrona zasobów polega na tym, że:

o w Ośrodku zostały wyznaczone osoby odpowiedzialne za ochronę i właściwe

wykorzystanie zasobów jednostki;

o prowadzone są okresowe porównania rzeczywistego stanu zasobów z zapisami

w odpowiednich rejestrach;

o wdrożono system zabezpieczeń fizycznego i technicznego (w przypadku

systemów informatycznych) dostępu do zasobów objętych ochroną.

§ 11

1. W Ośrodku zostały opracowane i wdrożone do stosowania szczegółowe mechanizmy

kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, polegające na:

a) rzetelnym i pełnym dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych

i gospodarczych;

b) zatwierdzaniu (autoryzacji) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub

osoby przez niego upoważnione;

c) podziale kluczowych obowiązków;

d) weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Określone zostały mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów

informatycznych .

§ 12

Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy


ROZDZIAŁ VII

Informacja i komunikacja

§ 13

1. Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za bieżące monitorowanie i jakość przetwarzanych i

przekazywanych informacji oraz systemu ich komunikowania, pod względem

przydatności ich do realizacji celów jednostki i celów kontroli zarządczej.

2. Wszystkie osoby odpowiedzialne za dostarczanie informacji powinny dbać, aby

informacje te były:

a) aktualne – umożliwiające podjęcie przez nich odpowiednich działań w odpowiednim

czasie;

b) rzetelne;

c) kompletne – zawierają wszystkie potrzebne dane i szczegóły, stosownie do oczekiwań

odbiorcy danych;

d) odpowiednio przetworzone i pogrupowane;

e) zrozumiałe dla odbiorców informacji.

3. Każdy z odbiorców informacji odpowiedzialny jest za identyfikację nowych potrzeb

informacyjnych oraz odpowiednią modyfikację wymagań odnośnie dostarczanych mu

danych, a także przekazania nowych wytycznych osobom odpowiedzialnym za

dostarczanie informacji.

4. Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za takie zorganizowanie systemu komunikacji

wewnętrznej w podległych jednostkach, aby każdy pracownik mógł zrozumieć cele

systemu kontroli zarządczej, sposób jego funkcjonowania, a także swoją rolę i

odpowiedzialność w tym systemie.

5. Bezpośredni przełożony zobowiązany jest przedstawić podległym pracownikom ich

obowiązki, a także wyjaśnić, w jaki sposób te obowiązki oraz obowiązki innych

pracowników oddziaływają na siebie.

6. Wszyscy pracownicy Ośrodka zobowiązani są do zapewnienia takich warunków, by żadną

z osób przekazujących informację o niewłaściwym postępowaniu lub obejściu procedur

kontroli zarządczej, nie spotkało negatywne traktowanie.

7. Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za prawidłowe funkcjonowanie systemu

przekazywania niezbędnych informacji wewnątrz ich sekcji.

ROZDZIAŁ VIII

Monitorowanie i ocena

§ 14

1. System kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu oraz jego

poszczególne elementy podlegają monitorowaniu i ocenie, co umożliwia na bieżące

rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.

2. Co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej

przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. Kierownicy poszczególnych komórek

przekazują podległym pracownikom ankiety do samooceny kontroli zarządczej-

pracowników jednostki- stanowiącej Załącznik Nr 5 do zarządzenia oraz dokonują

samooceny kontroli zarządczej poprzez wypełnienie ankiety do samooceny kontroli

zarządczej – kierowników komórek organizacyjnych stanowiącej Załącznik Nr 4 do

zarządzenia. Przewodniczący grupy ds. ryzyka analizuje ankiety od pracowników i

kierowników, sporządza zestawienie zbiorcze. Sprawozdanie z samooceny przedstawiane

jest Dyrektorowi Ośrodka w celu zatwierdzenia.

3. Osoby przeprowadzające kontrolę zarządczą zobowiązane są do przekazywania na

bieżąco Dyrektorowi Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu wszelkich informacji,

które mogą wpływać na ocenę działania kontroli w Ośrodku, w szczególności:

a) różnic inwentaryzacyjnych;

b) wykrytych oszustw i manipulacji;

c) uwag zewnętrznych organów nadzoru lub kontroli;

d) skarg pracowników, radnych miasta, oferentów i dostawców.

3. Każdy pracownik ma możliwość zgłaszania uwag na temat funkcjonowania kontroli

zarządczej oraz sugestii dotyczących jej usprawnienia lub modyfikacji.

4. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Dyrektora Ośrodka

Pomocy Społecznej w Sandomierzu, są w szczególności wyniki:

monitorowania;

samooceny,

kontroli zewnętrznych.

\

ZAŁACZNIK NR 1

SZCZEGÓŁOWY WYKAZ UREGULOWAŃ WEWNETRZNYCH OBOWIAZUJĄCYCH

W OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU W RAMACH KONTROLI

ZARZĄDCZEJ

1. Statut Ośrodka Pomocy Społecznej będący załącznikiem NR 1 do Uchwały Nr XIX/ 167/2008

Rady Miasta Sandomierza z dnia 19 marca 2008 ze zmianą uchwałą RM XXIV/214/08 Rady Miasta

Sandomierza z dnia 28.08.2008

2. Statut Środowiskowego Domu Samopomocy będący załącznikiem do uchwały Nr VII/69/2003

Rady Miasta Sandomierza z dnia 28.08.2003 w sprawie utworzenia Środowiskowego Domu

Samopomocy, zmienionym uchwałą NR XXXI/292/2005 z dnia 30.11.2005, NR XXXIX/384/2006

z dnia 18.10.2006, uchwałą NR XXVI/240/2008 z dnia 29.10.2008 oraz uchwałą NR

XXXIV/303/2009 z dnia 27.05.2009

3. Zarządzenie Nr 0152/77/11 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 16.12.2010 w sprawie

wprowadzenia zmiany Regulaminu Pracy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu i

wprowadzenia tekstu jednolitego

4. Zarządzenie Nr 0152/2/09 z dnia 09.01.2009 w sprawie wprowadzenia Regulaminu

przeprowadzania okresowych ocen pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu.

5. Zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 09.01.2009 r. Nr OPS 0152/ 1/ 2009

w sprawie wprowadzenia regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze w tym kierownicze

urzędnicze w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmiana zarządzeniem Nr

0152/65/2011 z dnia 04.10.2011

6. Zarządzenie Nr 0152/80/2011 z dnia 22.12.2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w

Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Ośrodka Pomocy społecznej

z późn. zm.

7. Zarządzenie Nr 0152/5/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 04

.01.2011 w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu

Samopomocy w Sandomierzu z późn. zm.

8. Zarządzenie Nr 0152/34/2010 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia

10.06.2010 w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych

z późn. zm.

9. Zarządzenie NR 27/2007 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia

04.06.2007 w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierzu z

późn. zm.

10. Zarządzenie Nr 0152/35/2009 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 28.05.2009 r. w

sprawie wprowadzenia regulaminu wynagradzania pr4acowników Ośrodka Pomocy Społecznej w

Sandomierzu

11. Strategia Rozwiązywania Problemów Społecznych Gminy Miejskiej Sandomierz

wprowadzona uchwałą Nr XV/138/2007 Rady Miasta Sandomierza z dnia 28.11.2007

12. Zarządzenie Nr OPS 0152/28/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z

dnia 02.06.2011 w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa danych osobowych w Ośrodku

Pomocy Społecznej w Sandomierzu


dnia 02.06.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania systemami informatycznymi w

Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu

14.Zarządzenie Nr OPS 0152/68/09 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia

27.11.2009 w sprawie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych


dnia 31.03.2010 we sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla budynku przy ul. Żydowskiej 6c z

późn. zm.

16. Zarządzenie Nr OPS 0152/51/09 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w

sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla ŚDS z późn. zmianami


dnia 08.07.2009 w sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla budynku przy ul. Słowackiego 17a z

późn. zm.


dnia 28.06.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji bezpieczeństwa pożarowego dla pomieszczeń

świetlicy socjoterapeutycznej Przystań Sandomierz ul. Słowackiego 15

19. Zarządzenie Nr OPS 0152/38//2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z

dnia 28.06.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji bezpieczeństwa pożarowego dla pomieszczeń

świetlicy socjoterapeutycznej Bajka Sandomierz ul. Portowa 24 Zarządzenie Nr 0152/16/2011

Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 16.03.2011 w sprawie

wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu.


16.03.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej w OPS.


dnia 08.02.2010 w sprawie wprowadzenia regulaminu zamówień publicznych

22. Zarządzenie Nr OPS nr 0152/76/10 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z

dnia 31.12.2010 w sprawie wprowadzenia Polityki rachunkowości oraz planu kont dla Ośrodka

Pomocy społecznej w Sandomierzu


10.03.2011 w sprawie wprowadzenia procedury przyjmowania skarg i wniosków

24. zarządzenie Nr 0152/42/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia

30.06.2011 w sprawie zasad kierowania na szkolenia i ich oceny z późn. zm.

25. Zarządzenie Nr OPS 0152/18/2010 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia

05.02.2010 w sprawie wprowadzenia Polityki rachunkowości dla projektu współfinansowanego ze

środków Unii Europejskiej realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki


dnia 26.01.2010 w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli wewnętrznej i archiwizacji

dokumentów finansowo- księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu z późn. zm.


18.02.2009 w sprawie wprowadzenia regulaminu gospodarowania środkami Zakładowego

Funduszu Świadczeń Socjalnych Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z póxn. zm.

28. Zarządzenie Nr 0152/43/2011 z dnia 30.06.2011 w sprawie ustalenia zasad udostępniania

informacji publicznej


08.09.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z telefonów stacjonarnych i

komórkowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu

30. Zarządzenie Nr 0152/53/2011 z dnia 08.09.2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w

Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z służbowego samochodu w

Ośrodku pomocy Społecznej w Sandomierzu

31. Plan roczny pracy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu – ustalany corocznie

32. Roczny plan finansowy ustalany corocznie

33. Procedura zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy społecznej w Sandomierzu, wprowadzona

zarządzeniem Nr 79/2011 z dnia 22.12.2011

Załącznik nr 2

Kodeks Etyki pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej

w Sandomierzu

Mając na względzie podstawowe kryteria wykonywania zadań powierzonych

pracownikom Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu oraz dostrzegając

konieczność pełnej ich realizacji w praktyce, ustanawia się Kodeks Etyki

Pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu.

Celem niniejszego Kodeksu jest sprecyzowanie wartości i standardów

zachowania pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej, związanych z

pełnieniem przez nich obowiązków oraz poinformowanie obywateli o

standardach zachowania jakich mają prawo oczekiwać od pracowników

tutejszego Ośrodka.

Kodeks Etyki pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w

Sandomierzu oparty został na fundamentalnych wartościach: uczciwości,

sprawiedliwości, szacunku, prawdzie, godności i lojalności.

POSTANOWIENIA WSTĘPNE

Ilekroć w niniejszym kodeksie jest mowa o:

1. Ośrodku – należy przez to rozumieć Ośrodek Pomocy Społecznej

w Sandomierzu;

2. Kodeksie – należy przez to rozumieć kodeks Etyki pracowników Ośrodka

Pomocy Społecznej w Sandomierzu;

3. Pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika Ośrodka Pomocy

Społecznej w Sandomierzu posiadającego status pracownika

samorządowego , o którym mowa w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r.

o pracownikach samorządowych (j. t. Dz. U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1458

z późn zm.).

ROZDZIAŁ I

ZASADY OGÓLNE

Artykuł 1

1. Kodeks wyznacza zasady postępowania pracowników samorządowych

zatrudnionych w związku z wykonywaniem przez nich zadań

publicznych tj. pełnieniem służby publicznej.

2. Zasady określone w niniejszym Kodeksie mają być stosowane przez

wszystkich pracowników posiadających status pracownika

samorządowego, o którym mowa w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r.

o pracownikach samorządowych.

3. Pracownik samorządowy traktuje pracę jako służbę publiczną,

na zajmowanym stanowisku służy państwu i społeczności lokalnej,

przestrzega porządku prawnego i wykonuje powierzone zadania.

4. Pracownik samorządowy obowiązany jest przestrzegać norm prawnych,

etycznych i moralnych, w tym zawartych w niniejszym Kodeksie.

5. Normy niniejszego Kodeksu naruszają pracownicy samorządowi, którzy

wskutek postępowania, zarówno w miejscu pracy jak i poza nim

ryzykują utratę zaufania niezbędnego przy wykonywaniu zadań

publicznych.

ROZDZIAŁ II

ZASADY POSTĘPOWANIA

Artykuł 2

1. Pracownik samorządowy pełniący służbę publiczną zobowiązany jest

dbać o wykonywanie zadań publicznych oraz o środki publiczne

z uwzględnieniem interesu państwa, interesu gminy oraz

indywidualnego interesu obywateli.

2. Pracownik samorządowy powinien przy wykonywaniu swoich

obowiązków w szczególności przestrzegać i stosować następujące

zasady:

1) praworządności,

2) sumienności,

3) bezstronności i bezinteresowności,

4) uczciwości i rzetelności,

5) odpowiedzialności,

6) obiektywności i równego traktowania,

7) jawności postępowania,

8) dbałości o dobre imię Ośrodka i jego pracowników,

9) godnego zachowania w miejscu pracy i poza nim,

10) uprzejmości i życzliwości w kontaktach z obywatelami,

zwierzchnikami, radnymi, podwładnymi i współpracownikami.

ROZDZIAŁ III

WYKONYWANIE ZADAŃ

Artykuł 3

1. Służba publiczna opiera się na zaufaniu publicznym i wymaga

od pracowników poszanowania Konstytucji i prawa oraz stawiania

interesu publicznego ponad interes osobisty. Obywatele oczekują

od pracowników wysokich standardów etycznych zachowań.

2. Pracownik samorządowy wykonuje swoje zadania i kompetencje

w ramach prawa i działa zgodnie z prawem, kierując się obiektywnymi

przesłankami merytorycznymi, przy zaangażowaniu całej swojej wiedzy

i woli oraz z należytą starannością.

Artykuł 4

1. Pracownik samorządowy działa bezstronnie i bezinteresownie.

2. Pracownik samorządowy nie uczestniczy w podejmowaniu decyzji,

naradach, opiniowaniu i głosowaniu w sprawach, w których

ma bezpośredni lub pośredni interes osobisty.

3. Pracownik nie wykorzystuje i nie pozwala na wykorzystanie

powierzonych mu zasobów, kadr i mienia publicznego w celach

prywatnych.

4. Pracownik samorządowy nie podejmuje prac ani zajęć kolidujących

z pełnionymi obowiązkami służbowymi.

5. Pracownik samorządowy nie podejmuje decyzji, które mogą mieć

negatywny wpływ na sytuację obywateli oraz powstrzymuje się

od wszelkich form faworyzowania.

6. Pracownik nie ulega wpływom i naciskom politycznym, które mogą

prowadzić do działań stronniczych lub sprzecznych z interesem

publicznym.

7. Pracownik samorządowy pełniąc obowiązki kieruje się interesem

wspólnoty samorządowej i nie czerpie korzyści materialnych

ani osobistych z tego tytułu, nie działa też w prywatnym interesie osób

lub grup osób.

Artykuł 5

1. Pracownik samorządowy nie dopuszcza do powstania konfliktu

interesów między interesem publicznym a prywatnym. W sytuacji

powstania konfliktu interesów dba, aby został on rozstrzygnięty

na korzyść interesu publicznego.

2. Pracownik korzysta z uprawnień wyłącznie dla osiągnięcia celów,

dla których uprawnienia te zostały mu powierzone mocą odnośnych

przepisów.

3. Pracownik nie angażuje się w działania, które zagrażają prawidłowemu

wypełnianiu obowiązków służbowych lub wpływają negatywnie

na obiektywizm podejmowanych decyzji.

Artykuł 6

1. Pracownik samorządowy wykonuje obowiązki rzetelnie, sumiennie,

z szacunkiem dla innych i poczuciem godności własnej.

2. W prowadzonych sprawach równo traktuje wszystkich mieszkańców

społeczności lokalnej, nie ulega żadnym naciskom, nie przyjmuje

żadnych zobowiązań wynikających z pokrewieństwa lub znajomości,

nie przyjmuje żadnych korzyści materialnych ani osobistych .

Artykuł 7

1. Pracownik samorządowy ponosi odpowiedzialność za decyzje

i działania nie unikając trudnych rozstrzygnięć. Zarządzając

powierzonym majątkiem i środkami publicznymi winien wykazywać

należytą staranność i gospodarność .

2. Pracownik ujawnia próby marnotrawstwa, defraudacji środków

publicznych, nadużywania władzy lub korupcji bezpośrednim

przełożonym.

3. Pracownik samorządowy zgłasza wątpliwości dotyczące celowości

lub legalności podejmowanych w Ośrodku decyzji swojemu

bezpośredniemu przełożonemu.

Artykuł 8

Pracownik nie ujawniają informacji poufnych ani nie wykorzystuje ich

dla korzyści finansowych lub osobistych, zarówno w trakcie jak i po

zakończeniu zatrudnienia. Zobowiązany jest do zachowania tajemnicy

państwowej i służbowej w zakresie przez prawo przewidzianym.

Artykuł 9

1. W kontaktach z obywatelami pracownik zachowuje się uprzejmie,

jest pomocny i udziela odpowiedzi na skierowane do niego pytania

wyczerpująco i dokładnie.

2. Pracownik samorządowy dba o dobre stosunki międzyludzkie,

przestrzega zasad poprawnego zachowania właściwych człowiekowi

o wysokiej kulturze osobistej w miejscu pracy i poza nim.

3. W czasie wykonywania obowiązków służbowych pracownika obowiązuje

skromny i schludny wygląd, noszenie identyfikatora oraz zakaz palenia

tytoniu na stanowisku pracy.

ROZDZIAŁ IV

ODPOWIEDZIALNOŚĆ DYSCYPLINARNA I PORZADKOWA

Artykuł 10

Pracownicy za nieprzestrzeganie niniejszego Kodeksu ponoszą

odpowiedzialność porządkową lub dyscyplinarną określona w Kodeksie

Pracy.

ROZDZIAŁ V

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Artykuł 11

1. Postanowienia niniejszego Kodeksu obowiązują wszystkich

pracowników, bez względu na rodzaj wykonywanej pracy, wymiar czasu

pracy oraz zajmowane stanowisko.

2. Pracodawca zapoznaje z treścią Kodeksu każdego przyjmowanego

do pracy pracownika przed rozpoczęciem przez niego pracy, a

pracownik potwierdza znajomość Kodeksu swoim podpisem pod

odpowiednim oświadczeniem, które zostaje załączone do jego akt

osobowych.

……………………….………….…… Sandomierz, dn. ..................

(imię i nazwisko pracownika)

……………………………….……….

(stanowisko)

Oświadczenie

Oświadczam, że zapoznałam się z:

- Kodeksem Postępowania Etycznego

- Procedurą kontroli zarządczej

Wprowadzonych zarządzeniem Dyrektora OPS z dnia ……………… Nr .……..……………

oraz Polityką zarządzania ryzykiem wprowadzonym zarządzeniem Dyrektora OPS

z dnia …………….… Nr ……….………….

........................................

Podpis pracownika

Załącznik Nr 5 Ankieta do samooceny kontroli zarządczej- pracownicy jednostki

L.p. PYTANIE TAK NIE Trudno to ocenić

a). Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedz TAK albo b). uzasadnienie odpowiedzi NIE; inne UWAGI

1. Czy Pani/Pan wie jakie zachowania pracowników uznawane są w Ośrodku za nieetyczne?

2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Ośrodku?

3. Czy Pani/Pan zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych przestrzegają i promują własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie?

4. Czy bierze Pani/Pana udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania?

5. Czy szkolenia, w których Pan/Pani uczestniczył/a były przydatne na zajmowanym stanowisku?

6. Czy jest Pani/Pan informowany przez bezpośredniego przełożonego o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy?

7. Czy istnieje dokument, w którym zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na Pani/Pana stanowisku pracy (np. zakres obowiązków, opis stanowiska pracy)?

8. Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie lub inny dokument o takim charakterze?

9. Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań?

10. Czy bezpośredni przełożeni w wystarczającym stopniu monitorują na bieżąco stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań?

11. Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia Ośrodka?

12.

Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)?

13. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej?

14. Czy posiada Pani/Pana bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Ośrodku (np. poprzez Internet, sieć lokalną)?

15. Czy istniejące procedury w wystarczającym stopniu opisują zadania realizowane przez Panią/ Pana?

16. Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/instrukcje są aktualne, tzn. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (np. regulaminem organizacyjnym, innymi procedurami)?

17. Czy nadzór ze strony przełożonych zapewnia skuteczną realizację zadań?

18. Czy wie Pani/Pan jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej np. pożaru, powodzi, poważnej awarii?

19. Czy dokumenty/ materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem?

20. Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych do realizacji powierzonych Pani/Panu zadań?

21. Czy w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zadań zwraca się Pani/Pan w pierwszej kolejności do bezpośredniego przełożonego z prośbą o pomoc?

22. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej?

23. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Ośrodku?

24. Czy zna Pani/Pan zasady kontaktów pracowników Ośrodka z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami) oraz swoje uprawnienia i obowiązki w tym zakresie?

25. Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)?

26. Czy przełożeni na co dzień zwracają wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących w Ośrodku zasad, procedur, instrukcji, itp.?

Załącznik Nr 4 Ankieta do samooceny kontroli zarządczej- kierownicy komórek organizacyjnych

L.p. PYTANIE TAK NIE Trudno to ocenić

a). Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedz TAK albo b). uzasadnienie odpowiedzi NIE; inne UWAGI

1. Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postepowania?

2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Ośrodku?

3. Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania?

4. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)?

5. Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy pracowników z Pani/Pana komórki organizacyjnej?

6. Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań?- należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 5 brzmi TAK

7. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy?

8. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań

9. Czy istniejące w Ośrodku procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności?

10. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań?

11. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana?

12. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki?

13. Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana komórki organizacyjnej?

14. Czy został określony ogólny cel istnienia Ośrodka np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)?

15. Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań?

16. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? (jeśli TAK- proszę przejść do następnych pytań, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 19)

17. Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować?

18. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej?

19. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Ośrodku (np. poprzez Internet, sieć lokalną)?

20. Czy w Ośrodku zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)? (jeśli TAK –proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 23)

21. Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii?

22. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej?

23. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Ośrodku?

24. Czy w Ośrodku funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej?

25. Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)?

26. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach obowiązujących w Ośrodku w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami)?

27. Czy zachęca Pani/Pan pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji powierzonych im zadań?

W SANDOMIERZU z dnia 29.12.2011 O w...

Documents

Transcript of W SANDOMIERZU z dnia 29.12.2011 O w...