Zarządzanie ryzykiem projektu*ksz.pwr.edu.pl/wp-content/uploads/agakla1283/pdf/PZP_W5.pdf ·...

Zarządzanie ryzykiem projektu*

Dr inż. Agata Klaus-Rosińska

* Materiały opracowane przez dr inż. Ewę Marchwicką (K6/W8)

Plan zajęć

1. Wprowadzenie do zarządzania ryzykiem w projekcie

2. Wybrane metody identyfikacji ryzyka w projekcie

3. Wybrane metody estymacji/oceny ryzyka w projekcie

4. Wybrane sposoby reagowania na ryzyko w projekcie

5. Opłacalność projektu z uwzględnieniem ryzyka

2

1. Wprowadzenie do zarządzania

ryzykiem w projekcie

3

Percepcja ryzyka Czynnik:

Nadwaga 20%

Wypadki z bronią palną

Palenie fajki

Niezamężność

Doustne środki antykoncepcyjne

Bezżenność

Palenie cygar

Niebezpieczne zawody

Palenie papierosów (mężczyźni)

Palenie papierosów (kobiety)

Prześwietlenia rentgenowskie

Leworęczność

Picie alkoholu

Picie kawy

Nadwaga 30%

Percepcja ryzyka Czynnik:

Nadwaga 20% 6

Wypadki z bronią palną 12

Palenie fajki 9

Niezamężność 4

Doustne środki antykoncepcyjne 15

Bezżenność 1

Palenie cygar 8

Niebezpieczne zawody 11

Palenie papierosów (mężczyźni) 3

Palenie papierosów (kobiety) 7

Prześwietlenia rentgenowskie 14

Leworęczność 2

Picie alkoholu 10

Picie kawy 13

Nadwaga 5

6

ZARZĄDZANIE RYZYKIEM ZAMIAST:

Wszyscy tak mają … Nie dało się przewidzieć

Tak bywa

Zrobiłem, co się dało

Mówi się - trudno

Jakoś to przeżyjemy

Nie ma co krakać

Korzyści z zarządzania ryzykiem

Zmiany w zakresie, budżecie czy terminie często chroniące

przed klęską

Wzmocnienie moralne zespołu – poczucie bezpieczeństwa

Ochrona przed stratami dzięki odpowiednim

zabezpieczeniom

Argumenty dla Sponsora projektu do wykorzystania

środków dodatkowych

7

Zgłaszaj, abyśmy wspólnie mogli rozwiązać problem

Budżet na ryzyko

to nie rezerwa kierownicza

8

Tyle na pewno

wydamy

Rezerwa na „kryzysy”

Budżet na plan zarządzania ryzykiem

Koszty wynikające z zakresu projektu

Korzyści z zarządzania ryzykiem

Zmiany w zakresie, budżecie czy terminie często chroniące

przed klęską

Wzmocnienie moralne zespołu – poczucie bezpieczeństwa

Ochrona przed stratami, dzięki odpowiednim

zabezpieczeniom

Argumenty dla Sponsora projektu do wykorzystania

środków dodatkowych

Realne oszczędności wobec zarządzania kryzysowego

9

Zarządzanie ryzykiem a zarządzanie kryzysem

10

KRYZYS

RYZYKO

Zarządzanie ryzykiem

Symptomy zbliżającego się kryzysu

w kontekście procesu zarządzania ryzykiem

Nikt nie zgłasza ryzyk

Gwałtownie powiększa się liczba zgłaszanych bieżących ryzyk

Zgłaszane są problemy do rozwiązania, które wcześniej nie

były zgłaszane jako ryzyka

11

12

„Jeśli aktywnie nie uderzysz w czynniki ryzyka,

one aktywnie uderzą w Ciebie” (Tom Gilb)

„Dużymi problemami trzeba się zająć, kiedy jeszcze są małe”

(przysłowie chińskie)

Definicja ryzyka projektu

możliwość wystąpienia zdarzenia,

które będzie miało wpływ na realizację projektu

i osiągnięcie jego celu

13

Ryzyko może być:

pozytywne (szansa)

negatywne (zagrożenie)

Części składowe ryzyka

Zdarzenie – konkretne zdarzenie, do którego

może dojść podczas realizacji projektu

Okoliczności – czynniki, które inicjują zdarzenie

Skutek – realny i mierzalny wpływ zdarzenia na

projekt lub otoczenie

Atrybuty ryzyka

prawdopodobieństwo wystąpienia danego zdarzenia

wielkość konsekwencji wystąpienia danego zdarzenia

zdolność wczesnego wykrycia danego zdarzenia

15

WARTOŚĆ RYZYKA:

-> (prawdopodobieństwo wystąpienia) x (konsekwencje)

-> (prawdopodobieństwo wystąpienia) x (konsekwencje) x (zdolność do wczesnego wykrycia)

Zadanie: Ocenić wartość ryzyk nie udania się niedzielnej wycieczki rowerowej. Identyfikacja ryzyka doprowadziła do identyfikacji 3 ryzyk:

złapiemy gumę (G)

potrąci nas samochód (S)

będzie brzydka pogoda (P)

Ryzyko Prawdopodobieństwo

(0-100%)

Konsekwencje

(0-100%)

Zdolność do

wczesnego wykrycia

(0-100%)

Wartość

ryzyka

G

S

P

Rodzaje ryzyk

Ryzyko projektu – ryzyko operacyjne, możliwość

wystąpienia zdarzeń, które zakłócą pracę PM`a,

zespołu i wpłyną na osiągnięcie celu projektu.

Ryzyko produktu – ryzyko strategiczne, wynika

z samego faktu realizacji projektu w organizacji,

z wpływu projektu na interesariuszy.

17

Kategorie ryzyk

Ryzyka techniczne – wydajnościowe, technologiczne,

jakościowe

Ryzyka organizacyjne – sprawność organizacji,

usprawnienia, struktura, dostępność zasobów

Ryzyka zewnętrzne – prawne, finansowe, tzw. „siła

wyższa”

Ryzyka zarządzania projektem – błędy w założeniach,

błędnie skonstruowany harmonogram, budżet

18

PMBoK

19

PRINCE2

Planowanie zarządzania ryzykiem

Wybierz metody pracy z ryzykiem:

kto w zespole jest za to odpowiedzialny

budżet na zarządzanie ryzykiem (czas i pieniądze)

metody identyfikacji

narzędzia pomiaru

progi dopuszczalności ryzyk

formularze dokumentacji

20

Karta projektu

1. Cel biznesowy – po co?

2. Cel główny (produkt końcowy) – co?

3. Produkty cząstkowe projektu – z czego to się składa?

4. Budżet – ile chcemy na to wydać?

5. Zespół, zasoby – kto będzie robił a kto nadzorował?

6. Interesariusze – kogo jeszcze dotyczy projekt?

7. Zagrożenia

8. Plan Realizacji Przedsięwzięcia – jaki jest harmonogram?

21

2. Wybrane metody identyfikacji

ryzyka w projekcie

22

Metody identyfikacji - propozycje

1. Listy kontrolne

2. Analiza SWOT

3. Burza mózgów

4. Fiszki Crawforda

5. Metoda delficka

6. Diagram Ishikawy

23

Typowe błędy w opisie ryzyk

Zbyt ogólne

Zdarzy się coś złego i będziemy mieli problem

Opisujące tylko skutek końcowy

Nie zmieścimy się w budżecie projektu

Opisujące tylko zdarzenie

Spali nam się serwer

24

Poprawny opis ryzyk

Opis jest przejrzysty, klarowny i składa się ze zdarzenia

oraz skutku:

Spali nam się serwer, stracimy część danych z projektu,

opóźni to projekt o 3 dni i wygeneruje dodatkowych

50 osobo-godzin pracy

Można dodać okoliczności:

Serwer ulokowany jest w siedzibie firmy, ma już 4 lata, ale

jest regularnie serwisowany. Dane z komputerów są

buckupowane w każdy piątek.

25

Lista kontrolna

wiedza zebrana i nadal zbierana z dotychczas

realizowanych projektów i operacyjnej

działalności organizacji

wskazuje miejsca, które mogą być okolicznością

powstania ryzyka

zawiera pytania zamknięte „tak” / „nie”

26

Analiza SWOT

STRENGTHS – SILNE STRONY

WEAKNESSES – SŁABE STRONY

OPPORTUNITIES – SZANSE, OKAZJE

THREATS – ŻAGROŻENIA, TRUDNOŚCI

Burza mózgów

Zasady:

jasno określamy cel i temat warsztatu

grupa osób – optymalna liczba 5-9, najlepiej

interdyscyplinarna

potrzebny moderator pilnujący struktury warsztatu

ograniczony czas: 20-30 minut

zapisujemy WSZYSTKO

zakaz krytyki zgłaszanych pomysłów i dyskusji

nie autoryzujemy własnych pomysłów

28

Metoda Fiszek Crawforda

Polega na zadawaniu poszczególnym uczestnikom

grupy tego samego wcześniej przygotowanego

pytania. Pytanie powtarza się kilka razy (5-10).

Wymaga zebrania uczestników dobrze znających

danych obszar problemu.

Modyfikacją metody jest praca w zespole

wirtualnym.

29

Metoda Delficka

Metoda oparta na opinii ekspertów uzyskiwanej na zasadzie „ugody”

1. Prezentacja formularza.

2. Anonimowe wypełnienie formularzy.

3. Prezentacja wyników.

4. Dyskusja ekspertów ze szczególnym uwzględnieniem

największych różnic w wypełnionych formularzach.

5. Ponowne anonimowe wypełnienie formularzy.

Punkty 3-5 są powtarzane do momentu uzyskania porozumienia.

30

Diagram Ishikawy

31

Diagram Ishikawy dla ryzyka

Będzie dużo

korekt w treści

Słaba obsługa komputera

Małe

doświadczenie

w pisaniu

AUTORZY DRUKARNIA

SKŁAD GRAFICZNY

Mają ważniejsze obowiązki

Nie są zmotywowani finansowo

Część prześle

z opóźnieniem

Niekompetentni drukarze

Kiepskie farby

Stary sprzęt

Wadliwy wydruk

Awaria maszyny

Problemy

z edycją grafiki

Neurotyczny grafik

Niezgodność formatów

Utrata danych

z serwera

Backup raz

na tydzień

Wszystko trzymane

na jednym FTP

Przekroczenie terminu

zakończenia projektu

Struktura Podziału Ryzyk (RBS)

OPÓŹNIENIE PROJEKTU

Brzydka pogoda Opóźnienia

w przekazaniu terenu

Wadliwe prace i przeróbki

Nieodpowiednie metody prac budowlanych

Brak sprzętu

Niedostateczne doświadczenie

wykonawcy

Brak kompetentnego

inspektora

Niedostateczne kompetencje konstruktora

Czas na porządki – Rejestr ryzyk

Zbierz wszystkie ryzyka

Wyczyść te, które się powtarzają bądź w sobie

zawierają

Pogrupuj według kategorii

Rozdziel zagrożenia i szanse

Opisz „wyzwalacze” (trigery) ryzyk

34

3. Wybrane metody estymacji/oceny

ryzyka w projekcie

35

Metody oceny ryzyka

1. Jakościowe: oszacowanie ryzyka za pomocą

metod nienumerycznych, pomagające

zorganizować i uporządkować zidentyfikowane

rodzaje ryzyk

2. Ilościowe: mogą być stosowane, gdy ma się do

dyspozycji odpowiednią liczbę danych

statystycznych.

36

Jakościowa ocena prawdopodobieństwa

Duże

Zdarzenie występowało we wcześniejszych projektach, obecny jest realizowany w warunkach, które sprzyjają wystąpieniu zdarzenia.

Średnie

Zdarzenie występowało we wcześniejszych projektach, obecny projekt prowadzony jest w innych warunkach, lecz wystąpienie zdarzenia jest możliwe.

Małe

Zdarzenie nie występowało w przeszłości, warunki projektu nie sprzyjają jego zajściu, lecz nie można go zupełnie wykluczyć.

Jakościowa ocena skutków

1. Określenie obszarów, w których występują skutki ryzyka:

HARMONOGRAM, KOSZTY, JAKOŚĆ, WYMAGANIA

2. Określenie skali skutków w każdym z rozpoznanych obszarów

KOSZTY

Duże – przekroczenie budżetu projektu powyżej 20%

Średnie – przekroczenie budżetu projektu o 10-20%

Małe – przekroczenie budżetu projektu o 5-10%

HARMONOGRAM

Duże – wydłużenie czasu trwania projektu powyżej 2 miesięcy

Średnie – wydłużenie czasu trwania projektu do 2 miesięcy

Małe – wydłużenie czasu trwania projektu do 2 tygodni

WYMAGANIA

Duże – nieodebranie wyrobu przez klienta – niezgodność z przyjętymi normami i ustaleniami jest niemożliwa do usunięcia

Średnie – możliwość reklamacji – niezgodność z przyjętymi normami i ustaleniami możliwa do usunięcia

Małe – niezgodność możliwa do wykrycia i usunięcia w trakcie realizacji projektu

Mapa (macierz) ryzyka projektu

Prawdop. Skutki

Mało prawdopodobne

Prawdopodobne Wysoce prawdopodobne

Małe

MAŁE

MAŁE

ŚREDNIE

Średnie

MAŁE

ŚREDNIE

DUŻE

Duże

ŚREDNIE

DUŻE

DUŻE

39

Ocena ilościowa

Zagrożenie 1

WO1 = 0,4 x 100 000 zł

WO1 = 40 000 zł

Zagrożenie 2

WO2 = 0,2 x 70 000 zł + 0,2 x 20 dni

WO2 = 14 000 zł + 4 dni

Wprowadzając przelicznik 9 000 zł / dzień

WO2 = 14 000 zł + 4 x 9 000 zł

WO2 = 50 000 zł

Tak więc zagrożenie 2 jest większe niż Zagrożenie 1

40

Wybrane metody ilościowej oceny ryzyka

Ankiety

Analiza wrażliwości

Analiza drzew decyzyjnych

Symulacje (najczęściej Metoda Monte Carlo) -

aby określić prawdopodobieństwo osiągnięcia określonego celu projektu i dokonać

ilościowego pomiaru wpływu potencjalnych niekorzystnych zdarzeń na projekt, co ma pozwolić na ustalenie wielkości kosztowych i harmonogramowych rezerw, które mogą okazać się niezbędne w trakcie realizacji przedsięwzięcia

41

4. Wybrane sposoby reagowania na

ryzyko w projekcie

42

unikanie

przeniesienie

minimalizacja

akceptacja

REAKCJE

NA RYZYKO

Unikanie ryzyka

- zmiany planu projektu w celu eliminacji ryzyka lub

ochrony celów projektu przed jego wpływem

Przykłady:

ograniczenie zakresu

zwiększenie zasobów

unikanie nieznanych podwykonawców

wykorzystanie jedynie znanych rozwiązań

45

Udanie się na niedzielną wycieczkę rowerową.

Identyfikacja ryzyka doprowadziła do identyfikacji 3 ryzyk:

złapiemy gumę (G)



Przeniesienie ryzyka

- przeniesienie konsekwencji wystąpienia ryzyka na inny

zespół/firmę wraz z odpowiedzialnością za zarządzanie

nim; najbardziej skuteczne w zarządzaniu ryzykiem

finansowym

Przykłady:

ubezpieczenie

gwarancje i rękojmie

wybór kontraktu np. kontrakt fixed price przenosi

większość ryzyka na sprzedającego

47



złapiemy gumę (G)



Minimalizacja ryzyka

- działania związane z minimalizacją prawdopodobieństwa

i/lub konsekwencji wystąpienia ryzyka do akceptowanego

poziomu

Przykłady:

- przeprowadzenie większej liczby testów

- prototypowanie

49



złapiemy gumę (G)



Akceptacja ryzyka

- zdarza się, że nie jest możliwe zastosowanie innej

strategii postępowania z rykiem poza jego

akceptacją – plany rezerwowe i/lub bieżące

działania związane z ryzykiem

51



złapiemy gumę (G)



L.p. Ryzyko Reakcja

1 Dostawca serwera nie dostarczy serwera zgodnie ze specyfikacją

Przeniesienie. Zawarcie w umowie klauzuli o przeniesieniu odpowiedzialności na firmę dostarczającą GUI.

2 Zewnętrzna firma dostarczy GUI niezgodne ze specyfikacją


3 Zewnętrzna firma spóźni się z dostarczeniem GUI


4 Zewnętrzna firma błędnie oszacuje wartość projektu GUI i zażąda dodatkowych funduszy

Przeniesienie. Zawarcie umowy fixed price znosi ryzyko.

5 Błędnie oszacowany koszt projektu

Minimalizacja. Zostawić trochę funduszy na nieprzewidziane koszty.

6 Konflikty między pracownikami

Minimalizacja. Wybrać do projektu osoby, które już ze sobą pracowały i nie miały w przeszłości konfliktów.

Rejestr ryzyk

Uzupełnij rejestr ryzyk

Przeanalizuj skale ryzyk po Twoich reakcjach

Poszukaj ryzyk wtórnych, wygenerowanych na skutek

działań mitygujących ryzyka. Powtórz analizę dla

nowych, czy przypadkiem nie zafundowaliście sobie

większego problemu

53

Rejestr ryzyk - przykład

Zdarzenie Skutek P S P x S

Nr WBS

Podjęte działania

Odpowiedzialny Status

Wydłuży się programowanie

Opóźnienie prac i wzrost

kosztów

3 1 3 H2.2.3 Rezerwa budżetowa i czasowa

dla zadania

Arek - programista

1

Klient będzie eskalował

wymagania

Wzrost kosztów i

opóźnienie

3 2 6 H2.1.2 Zapisy w umowie

PM 2

Wystąpią problemy z akceptacją i

odbiorami prac po stronie

klienta

Opóźnienie 2 3 6 H2.2.5 H2.2.3 H2.2.4

Zapisy w umowie

Jacek - sprzedawca

1

54

Proces zarządzania ryzykiem trwa

przez CAŁY CZAS REALIZACJI PROJEKTU

Co jakiś czas trzeba zadawać następujące pytania

i uzyskiwać odpowiedzi na nie:

czy któreś z ryzyk stało się bądź na pewno stanie się

rzeczywistością?

czy jakieś ryzyko już przestało nam grozić?

czy pojawiły się nowe ryzyka?

co z tego wynika (koszty, czas, jakość, wykorzystanie

rezerw)?

49

KONTAKT

DR INŻ. AGATA KLAUS-ROSIŃSKA KATEDRA SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA

WYDZIAŁ INFORMATYKI I ZARZĄDZANIA POLITECHNIKA WROCŁAWSKA

AGATA.KLAUS-ROSIŃ[email protected]

mailto:AGATA.KLAUS-ROSIŃ[email protected]



Zarządzanie ryzykiem projektu*ksz.pwr.edu.pl/wp-content/uploads/agakla1283/pdf/PZP_W5.pdf ·...

Documents

Transcript of Zarządzanie ryzykiem projektu*ksz.pwr.edu.pl/wp-content/uploads/agakla1283/pdf/PZP_W5.pdf ·...